Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở đƣợc phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tƣơng tự nhƣ Microsoft Office. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thƣờng xuyên đƣợc cập nhật và nâng cấp. Phiên bản OpenOffice.org 3.1 kế thừa toàn bộ những tính năng ƣu việt của những phiên bản trƣớc, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tƣợng đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, tăng cƣờng khả năng đồ họa bằng việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mƣợt mà hơn nhƣng tốc độ xử lý lại nhanh hơn so với các phiên bản cũ. Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hƣớng dẫn sử dụng và đĩa chƣơng trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ, ngành, địa phƣơng, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu. Đầu năm 2009, chúng tôi tiếp tục biên soạn bộ sách OpenOffice.org 3.0 để giúp các đơn vị tiếp cận với phiên bản mới của các phần mềm. Đến nay, với bộ sách OpenOffice.org 3.1, chúng tôi hy vọng phần mềm này sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn nữa với ngƣời sử dụng. Các tính năng đƣợc nâng cấp của OpenOffice.org 3.1 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử dụng của đông đảo ngƣời dùng.

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC Cách khởi động Calc Màn hình làm việc Calc Tạo bảng tính 11 Lƣu bảng tính lên đĩa 12 Mở bảng tính tồn đĩa 14 Đóng bảng tính khỏi Calc 15 CHƢƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH 17 Thêm xố trang tính 17 Đổi tên trang tính 19 Sao chép/Di chuyển trang tính 19 Ẩn lại trang tính 20 Bảo vệ trang tính 21 Chọn nhiều trang tính 23 CHƢƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH 25 Các kiểu liệu 25 1.1 Dạng chuỗi (Text) 25 1.2 Dạng số (Number) 26 1.3 Dạng công thức (Formulas) 26 1.4 Dạng ngày (Date), (Time) 26 Các tốn tử cơng thức 27 2.1 Toán tử số 27 2.2 Toán tử chuỗi 27 2.3 Toán tử so sánh 27 Nhập liệu 28 3.1 Dữ liệu 28 3.2 Dữ liệu ô tuân theo quy luật 28 3.3 Dữ liệu kiểu công thức 31 3.4 Công thức mảng 33 Sửa, xóa liệu 34 Các thao tác với ô 34 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 5.1 Chọn ô 34 5.2 Di chuyển ô 36 5.3 Cắt, chép dán ô 38 Xử lý ơ, hàng cột bảng tính 39 6.1 Điều chỉnh kích cỡ hàng cột 39 6.2 Chèn ô, hàng cột 41 6.3 Xóa ơ, hàng cột 42 6.4 Chuyển hàng thành cột ngƣợc lại 43 6.5 Ẩn/hiện hàng, cột 45 6.6 Cố định bỏ cố định hàng, cột 45 Định dạng liệu 46 7.1 Định dạng ký tự 46 7.2 Định dạng số 48 7.3 Canh biên (dóng hàng) 48 7.4 Kẻ khung 50 7.5 Tô màu 51 7.6 Định dạng tự động 52 Đặt tên cho ô miền 53 8.1 Đặt tên cho ô miền tay 53 8.2 Đặt tên theo tiêu đề cột hay hàng (tự động) 54 8.3 Dán tên vào công thức 55 8.4 Về nhanh ô miền đƣợc đặt tên 55 8.5 Xóa tên miền 56 Ghi cho ô 56 10 Bảo vệ ô miền 57 11 Theo dõi thay đổi liệu 58 CHƢƠNG 04: HÀM TRONG CALC 61 Quy tắc chung 61 Xây dựng công thức 62 Các hàm Calc 64 3.1 Hàm ngày tháng 64 3.2 Hàm ký tự 70 3.3 Hàm toán học 73 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 3.4 Hàm logic 77 3.5 Hàm thống kê 78 3.6 Hàm tìm kiếm tham chiếu 79 CHƢƠNG 05: ĐỒ THỊ 85 Tạo đồ thị 85 Chỉnh sửa đồ thị 89 2.1 Thay đổi vị trí đồ thị 89 2.2 Thay đổi kích thƣớc đồ thị 90 2.3 Thay đổi loại đồ thị 90 2.4 Thay đổi miền liệu đầu vào cho đồ thị 90 2.5 Chỉnh sửa đối tƣợng 91 2.6 Bổ sung/bỏ đƣờng kẻ lƣới 91 CHƢƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 93 Khái niệm sở liệu 93 Sắp xếp liệu 94 Lọc liệu 95 3.1 Các yếu tố 95 3.2 Lọc tự động (AutoFilter) 96 3.3 Lọc nâng cao (Advanced Filter) 97 Tổng kết theo nhóm 98 4.1 Tổng kết theo loại nhóm (Subtotals): 98 4.2 Tổng kết theo nhiều loại nhóm 100 CHƢƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN 103 Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề 103 Tạo tiêu đề đầu trang cuối trang 105 Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang 107 In 108 BÀI TẬP 111 PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL 125 MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP 131 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc GIỚI THIỆU OpenOffice.org phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở đƣợc phát triển Sun Microsystems cộng đồng nguồn mở, có tính tƣơng tự nhƣ Microsoft Office OpenOffice.org chạy nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong có phiên tiếng Việt), thƣờng xuyên đƣợc cập nhật nâng cấp Phiên OpenOffice.org 3.1 kế thừa tồn tính ƣu việt phiên trƣớc, đồng thời cải tiến giao diện biểu tƣợng đẹp hơn, trực quan sinh động hơn, tăng cƣờng khả đồ họa việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mƣợt mà nhƣng tốc độ xử lý lại nhanh so với phiên cũ Năm 2008, Bộ Khoa học Công nghệ biên soạn sách hƣớng dẫn sử dụng đĩa chƣơng trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho Bộ, ngành, địa phƣơng, tổ chức doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu Đầu năm 2009, tiếp tục biên soạn sách OpenOffice.org 3.0 để giúp đơn vị tiếp cận với phiên phần mềm Đến nay, với sách OpenOffice.org 3.1, hy vọng phần mềm trở nên gần gũi, thân thiện với ngƣời sử dụng Các tính đƣợc nâng cấp OpenOffice.org 3.1 đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng đông đảo ngƣời dùng Giống nhƣ phiên trƣớc, sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04 tài liệu đĩa chứa chƣơng trình phần mềm:  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Impress  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird 2.0, Mozilla Firefox 3.5 UniKey 4.0 Trong tài liệu này, hƣớng dẫn bạn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Calc có tính tƣơng tự mặt giao diện cách sử dụng nhƣ Microsoft Office Excel, dễ học dễ sử dụng OpenOffice.org Calc ngày đƣợc ƣa chuộng sử dụng rộng rãi tính hiệu cao công việc Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh đọc hết tài liệu, sau tiến hành thực hành máy tính kết thúc chƣơng, có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng Đối với ngƣời dùng có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel, tài liệu có giá trị để tra cứu q trình sử dụng Nội dung sách bao gồm:   Chƣơng 02: Các thao tác với trang tính  Chƣơng 03: Xử lý liệu bảng tính  Chƣơng 04: Hàm Calc  Chƣơng 05: Đồ thị  Chƣơng 06: Quản trị liệu  Chƣơng 07: Trình bày trang in  Bài tập thực hành  Phụ lục: Những khác Calc Excel  Chƣơng 01: Làm quen với Calc Một số câu hỏi thƣờng gặp Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC Sau hoàn thành chƣơng này, bạn nắm đƣợc:  Cách khởi động Calc  Màn hình làm việc Calc  Các hình thể bảng tính  Tạo bảng tính  Lƣu bảng tính lên đĩa  Mở bảng tính tồn đĩa  Đóng bảng tính khỏi Calc Cách khởi động Calc Có nhiều cách khởi động đƣợc phần mềm Calc Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút 3.1\OpenOffice.org Calc - Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org, xuất hình Welcome to OpenOffice.org Tại hình này, nhấn chuột vào biểu tƣợng Spreadsheet Start\Programs\OpenOffice.org Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Hình Màn hình Welcome to OpenOffice.org - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng Calc nhƣ nhìn thấy chỗ hình Desktop,… - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh bảng tính gần máy tính làm việc, chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở Khi Calc khởi động mở bảng tính vừa định Màn hình làm việc Calc Sau khởi động, hình làm việc Calc có dạng nhƣ sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Hình Màn hình OpenOffice.org Calc - Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm hình hiển thị tên bảng tính thời Nếu bảng tính đƣợc tạo tên Untitled X, với X số - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa lệnh để gọi tới chức Calc làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn - Thanh công cụ chuẩn công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp biểu tƣợng chức năng, giúp việc thực lệnh bản, quản lý xử lý trang tính nhanh - Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái công thức ô nhập liệu nhỏ gọi ô Tên, bao gồm chữ số, ví Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc dụ: D7 Đây chữ tên cột số dịng thời Bên phải ô Tên biểu tƣợng chức hàm Nội dung ô thời (dữ liệu, công thức hàm) đƣợc hiển thị cịn lại cơng thức Bạn sửa nội dung ô thời đây, sửa thời - Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên trang tính - Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính thời tổng số trang tính, độ thu phóng trang tính, trạng thái phím Insert,… - Cột (Column): Là tập hợp trang tính theo chiều dọc đƣợc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C, , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột) Ngồi bên trái nút chọn (đánh dấu khối) toàn trang tính - Hàng (Row): Là tập hợp trang tính theo chiều ngang đƣợc đánh thứ tự số từ đến 65536 - Ô (Cell): Là giao cột hàng Địa ô đƣợc xác định cột trƣớc, hàng sau, ví dụ C4, A23 - Ô thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với chấm vuông nhỏ góc dƣới (Mốc điền) hay cịn gọi Con trỏ ô (sau gọi trỏ) Tọa độ ô đƣợc hiển thị công thức Các hình thể bảng tính Để tùy chọn hình thức hiển thị bảng tính, bạn vào menu View chọn kiểu hiển thị mong muốn Calc có số cách để xem bảng tính nhƣ sau: - Normal: Là hình để soạn thảo - Page Break Preview: Chỉ hiển thị vùng bảng tính có liệu 10 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Giải thích: CSC: Chỉ số cũ CSM: Chỉ số Yều cầu: - Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT - Thêm cột KW, VƢỢT, TIỀN ĐIỆN, PHẠT, VAT trƣớc cột TỔNG CỘNG - Tính mức tiêu thụ tháng: KW = CSM - CSC - VƢỢT = Số KW vƣợt định mức (Biết số KW định mức cho hộ 120KW) - TIỀN ĐIỆN = Số KW định mức * GIÁ (Biết giá tiền điện định mức khu vực 800đ/KW, khu vực lại 1.000đ/KW) - PHẠT: Chỉ phạt hộ có mức dùng vƣợt định mức Mỗi KW vƣợt định mức đƣợc tính 1.500đ/KW cho tất khu vực - VAT = 10% * (TIỀN ĐIỆN + PHẠT) - TỔNG CỘNG = TIỀN ĐIỆN + PHẠT + VAT - Cộng = Tổng cột TỔNG CỘNG - Tìm mức tiêu thụ lớn tháng - Tìm mức tiêu thụ trung bình tháng - Xếp theo thứ tự tăng dần cột TỔNG CỘNG 120 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Bài 8: Nhập liệu, tính tốn lƣu tệp với tên Bai8.ods BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN THÁNG 10/2007 ĐƠN GIÁ: STT MÃ CHỈ SỐ CHỈ SỐ HỆ THÀNH PHỤ LOẠI ĐẦU CUỐI SỐ TIỀN TRỘI KD 34 NN 58 350 SX 90 150 CN 150 700 KD 400 650 SX 50 90 KD 345 546 NN 454 511 NN 786 CỘNG 62 800 904 Tổng cộng Trung bình Cao Thấp DỊ HỆ SỐ MÃ LOẠI LOẠI HỆ SỐ NN Nông nghiệp KD Kinh doanh SX Sản xuất CN Công nghiệp 2.5 121 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Lƣu ý: Giá trị 800 ĐƠN GIÁ phải nhập vào ô riêng biệt Yều cầu: - Thêm vào cột LOẠI sau cột MÃ LOẠI LOẠI đƣợc dị tìm bảng DÒ HỆ SỐ, dựa vào MÃ LOẠI - HỆ SỐ đƣợc dị tìm bảng DỊ HỆ SỐ, dựa vào MÃ LOẠI - Thêm vào cột KW sau cột HỆ SỐ KW định mức tiêu thụ điện tháng KW = CHỈ SỐ CUỐI - CHỈ SỐ ĐẦU - THÀNH TIỀN = KW * HỆ SỐ * ĐƠN GIÁ - PHỤ TRỘI đƣợc tính dựa vào KW nhƣ sau: + Nếu KW < 100 → PHỤ TRỘI = + Cịn lại PHỤ TRỘI = THÀNH TIỀN * 50% - CỘNG = THÀNH TIỀN + PHỤ TRỘI - Tính Tổng cộng, Trung bình, Cao nhất, Thấp cho cột - Xếp theo thứ tự giảm dần cột CỘNG - Định dạng cột số có dấu ngăn cách hàng nghìn - Kẻ khung trang trí bảng tính 122 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Bài 9: Nhập liệu, tính tốn lƣu tệp với tên Bai9.ods BẢNG THANH TOÁN LƢƠNG THÁNG 10/2007 LƢƠNG NGÀY: STT MÃ NV HỌ & TÊN HỆ SỐ NĂM NGÀY LƢƠNG VÀO CÔNG H01 LĨNH 22 D03 ĐỘC HẠI 28 S02 THỰC 24 D02 PHỤ CẤP 25 D01 LƢƠNG 24.000 29 Tổng cộng: Trung bình: DANH SÁCH NHÂN VIÊN HỆ SỐ NĂM LƢƠNG VÀO H01 Trần Thái 2.9 1992 D01 Trịnh Sâm 2.7 1989 D02 Trần Bình 2.6 1991 D03 Châu Hà 2.8 1997 S02 Phan Tiến 3.0 1995 MÃ HỌ & TÊN NV Lƣu ý: Giá trị 24.000 LƢƠNG NGÀY phải nhập vào ô riêng 123 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Yều cầu: - Các cột HỌ & TÊN, HỆ SỐ LƢƠNG, NĂM VÀO đƣợc dị tìm bảng DANH SÁCH NHÂN VIÊN, dựa vào MÃ NV - LƢƠNG = LƢƠNG CƠ BẢN * HỆ SỐ LƢƠNG * NGÀY CÔNG - PHỤ CẤP ĐỘC HẠI đƣợc tính dựa vào ký tự đầu MÃ NV nhƣ sau: + Nếu ký tự đầu MÃ NV D (Độc hại) PHỤ CẤP ĐỘC HẠI = 30% * LƢƠNG + Còn lại PHỤ CẤP ĐỘC HẠI = - THỰC LĨNH = LƢƠNG + PHỤ CẤP ĐỘC HẠI - Tính Tổng cộng cột LƢƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC LĨNH - Tính Trung bình cột LƢƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC LĨNH - Trang trí kẻ khung bảng tính, định dạng cột liệu số có dấu ngăn cách hàng nghìn - Các cột MÃ NV, HỆ SỐ LƢƠNG, NĂM VÀO đƣợc - Vẽ biểu đồ biểu diễn kết trung bình LƢƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC LĨNH 124 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL Giao diện ngƣời sử dụng - Calc sử dụng Giao diện văn bản, điều có nghĩa văn có cửa sổ riêng văn đƣợc hiển thị thời điểm - Excel sử dụng Giao diện đa văn bản, có nghĩa tất văn đƣợc hiển thị dƣới cửa sổ mẹ Khi đóng cửa sổ mẹ này, tất tệp đƣợc đóng Các tham số khác hàm - Điều khác Calc Excel Calc luôn dùng dấu chấm phẩy (;) để tham số khác hàm Excel sử dụng dấu phẩy dấu chấm phẩy, tùy thuộc vào hệ thống (ví dụ nhƣ dấu phẩy hệ thống tiếng Anh, dấu chấm phẩy hệ thống tiếng Đức) Thuật ngữ - Sự khác lớn Calc Excel việc sử dụng thuật ngữ, bảng sau tổng kết điểm khác Đối tƣợng Một ô riêng (A1) Toàn tập tin Một nhãn trang tính sổ làm việc Ghi Excel Calc Ơ Ơ Sổ làm việc (Workbook) Bảng tính (Spreadsheet) Bảng cơng tác (Worksheet) Trang tính (Sheet) Chú thích (Comments) Ghi (Notes) 125 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Rê thả Có chút khác việc rê thả Calc so với Excel: - Trong Excel, sau bạn chọn ô miền cần di chuyển, bạn cần di chuột đến viền miền để xuất mũi tên bốn chiều, sau rê chuột thả miền tới vị trí mong muốn Trong Calc, sau chọn miền, bạn đặt trỏ vị trí miền - Trong Calc, để rê thả ô đơn, cần thực nhƣ sau: + Chọn ô + Rê chuột để chọn thêm + Rê chuột trở lại để ô mong muốn di chuyển đƣợc chọn Khi bạn rê thả tới vị trí - Trong Calc, để chép ô miền nguồn rê thả, rê chuột theo cách bình thƣờng, sau trƣớc thả chuột nhấn giữ phím Ctrl Các phím tắt Sự khác việc sử dụng phím tắt Calc Excel đƣợc mơ tả bảng sau: Chức Phím tắt Excel Phím tắt Calc Chuyển địa tƣơng F4 đối thành tuyệt đối ngƣợc lại Shift+F4 Sửa ghi Shift+F2 Ctrl+F1 Đến ô F5 F5 (hiển thị Navigator) Chèn Hàm Khơng có Ctrl+F2 Nhập vào tồn đƣợc chọn Ctrl+Enter Alt+Enter 126 Alt+Shift+Enter (sao Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc chép định dạng) Trong hai trƣờng hợp ô phải liền Danh sách phạm vi - Excel cho phép tất tham số danh sách phạm vi Ví dụ: =SUM(A1,A3) tổng hai (gồm tham số) =SUM((A1,A3)) tƣơng tự nhƣng với tham số trở thành danh sách phạm vi =INDEX((A2:A3,C2:C3),1,1,2) - Calc cho phép danh sách phạm vi hàm INDEX Ví dụ: =INDEX((A2:A3;C2:C3);1;1;2) trả hàng thứ hai danh sách phạm vi Xóa nội dung - Trong Excel, nhấn phím Delete xố nội dung - Trong Calc, nhấn phím Delete xuất hộp hội thoại cho phép bạn chọn xoá mục sau đây: + Delete all Xoá tất + Text Văn + Numbers Số + Date & time Ngày + Formulas Công thức + Notes Ghi + Formats Định dạng + Objects Đối tƣợng 127 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Những mục đƣợc mặc định chọn là: Text, Numbers, Date & time, Formulas, Notes Chính nhấn phím Delete sau nhấn phím Enter xố mục đƣợc tích chọn mặc định Bạn xố mục cách nhấn phím Backspace thay nhấn phím Delete Định dạng số mặc định Calc Excel sử dụng định dạng số mặc định khác nhau: - Với Excel, ô đƣợc thiết lập mặc định định dạng số “General”, bạn nhập vào số 25.12345 hiển thị “25.12345” - Trong Calc ô đƣợc định dạng mặc định “Number”, bạn nhập vào số 25.12345, số 25.12 hiển thị Thông dịch nội dung ô - Trong Calc ô đƣợc định nghĩa kiểu văn bản, chí chứa nội dung số, sau đƣợc xem nhƣ kiểu văn đặc biệt có giá trị số Ví dụ: ô A1 đƣợc định dạng văn nội dung chứa ký tự “1”, Excel công thức =A1+1 trả giá trị 2, nhƣng Calc trả giá trị 10 Giới hạn Calc Excel mặc định có trang tính bảng tính Tuy nhiên, số trang tính tối đa tạo lại khác nhau: - Trong Calc, số trang tính tối đa 256 - Trong Excel, số trang tính tối đa phụ thuộc vào nhớ sẵn có 128 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 11 Địa hóa trang tính - Trong Calc có khả địa hóa trang tính Giống nhƣ việc tham chiếu với cột ô, dấu $ đƣợc sử dụng làm ký hiệu xác thực tên trang tính Ví dụ: =$Sheet2.$A$1 ln tới trang tính =Sheet2.$A$1 trang tính 1, đƣợc chép tới trang tính khác tới trang tính - Excel khơng có khả nhƣ 12 Công thức kiểu mảng - Calc hỗ trợ cơng thức tính kiểu mảng (các cơng thức đƣợc đƣa cách dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter), nhƣng Calc khơng có mảng số cơng thức Cơng việc theo vịng trịn để có giá trị không đổi ô bảng tính tham chiếu tới chúng - Một vài công thức mảng Excel dƣờng nhƣ dựa vào cách Excel tính tốn kết khơng theo tài liệu, nhƣ giống nhƣ thói quen khơng tốt chí Excel, tất nhiên không tốt nhập tệp chứa công thức nhƣ vào Calc 13 Cửa sổ Styles and Formatting - Calc có hai loại style bao gồm: (Cell Styles) trang (Page Styles) - Để hiển thị cửa sổ Styles and Formatting, vào menu Format\Styles and Formatting nhấn phím F11 - Để thêm, sửa, xố style, nhấn chuột phải vào cửa sổ Styles and Formatting chọn chức tƣơng ứng danh sách sổ 129 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc 14 In ấn Calc Excel có chức in giống nhau, nhƣng có số khác sau: - Theo mặc định Excel in bảng tính đƣợc chọn Trái lại, Calc theo mặc định in toàn bảng tính - Nếu bạn muốn in phần bảng tính, cần xác định phạm vi in (tƣơng đƣơng với việc thiết lập menu File\Page Setup\Sheet Excel) Cách thực nhƣ sau: + Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hộp hội thoại Edit Print Ranges + Tại khung Print range, chọn vùng muốn in Bạn chọn vùng in khơng liên tiếp, ngăn cách dấu chấm phẩy Mỗi vùng đƣợc in trang tách biệt + Nhấn nút để chấp nhận vùng in chọn - Để tiến hành in: + Vào menu File\Print + Nhấn nút để thay đổi thiết lập cho trang trắng bảng tính đƣợc chọn + Các thiết lập khác giống nhƣ Excel 130 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP Câu 1: Tơi dùng OpenOffice.org Calc để mở tệp định dạng Microsoft Office Excel 2007 (tệp xlsx) hay khơng? Trả lời: Hồn tồn OpenOffice.org 3.1 cho phép bạn mở tệp định dạng đƣợc tạo Microsoft Office 2007, bạn dùng chƣơng trình Calc để mở tệp xlsx Cũng tƣơng tự nhƣ vậy, bạn dùng chƣơng trình Writer để mở tệp docx hay chƣơng trình Impress để mở tệp pptx Câu 2: Làm để xuống dịng ơ? Trả lời: Để xuống dịng ơ, thay nhấn phím Enter bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter Câu 3: Tôi muốn đổi đơn vị đo lƣờng Calc từ Inch sang Centimeter phải làm nào? Trả lời: Để đổi đơn vị đo lƣờng từ Inch sang Centimeter, bạn thực nhƣ sau: - Vào menu Tools\Options 131 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc - Trên trái hộp hội thoại Options, chọn General thƣ mục OpenOffice.org Calc - Trên hình tùy chọn General bên phải hộp hội thoại, chọn Centimeter ô Measurement unit Hình 61 Đổi từ Inch sang Centimeter - Nhấn nút Câu 4: Làm để đổi dấu ngăn cách hàng nghìn từ dấu phẩy (,) sang dấu chấm (.), dấu ngăn cách thập phân từ dấu chấm (.) sang dấu phẩy (,) theo kiểu Việt Nam? Trả lời: Để đổi dấu ngăn cách theo kiểu Việt Nam, bạn thực nhƣ sau: - Vào menu Tools\Options - Trên trái hộp hội thoại Options, chọn Languages thƣ mục Language Settings 132 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc - Trên hình tùy chọn Language bên phải hộp hội thoại, chọn Vietnamese Locale setting - Tích chọn Same as locale setting Hình 62 Đổi dấu ngăn cách theo kiểu Việt Nam - Nhấn nút Câu 5: Tôi muốn chép nhanh định dạng ô sang khác phải làm nào? Trả lời: Bạn dễ dàng chép định dạng ô sang ô khác cách sử dụng cơng cụ Format Paintbrush Bạn chọn chép định dạng theo trƣờng hợp sau: - Trƣờng hợp 1: Sao chép định dạng tới nhiều ô liền + Nhấn chuột vào ô có định dạng cần chép 133 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc + Nhấn chuột vào biểu tƣợng chổi Format Paintbrush công cụ, lúc chuột chuyển từ hình mũi tên sang hình lọ mực đổ + Di lọ mực tới ô cần định dạng nhấn chuột, định dạng tƣơng tự nhƣ định dạng ô đƣợc chọn ban đầu, đồng thời chuột trở lại hình mũi tên nhƣ bình thƣờng - Trƣờng hợp 2: Sao chép định dạng tới nhiều ô không liền + Nhấn chuột vào có định dạng cần chép + Bấm đúp chuột vào biểu tƣợng chổi Format Paintbrush công cụ, lúc chuột chuyển từ hình mũi tên sang hình lọ mực đổ + Di lọ mực tới ô cần định dạng nhấn chuột, định dạng tƣơng tự nhƣ định dạng ô đƣợc chọn ban đầu + Di lọ mực tới ô cần định dạng khác thực tƣơng tự nhƣ + Khi hoàn thành việc chép định dạng, nhấn chuột vào biểu tƣợng chổi Format Paintbrush cơng cụ lần để chuột trở lại hình mũi tên nhƣ bình thƣờng 134 ... Writer  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc  Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Impress... phím Ctrl+Shift+Enter Calc tự sinh kết ô tƣơng ứng - Sửa công thức mảng: + Calc không cung cấp chức sửa công thức mảng 33 Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Sửa, xóa liệu  Sửa: Làm theo hai cách... tính (Calc) cần mở Khi Calc khởi động mở bảng tính vừa định Màn hình làm việc Calc Sau khởi động, hình làm việc Calc có dạng nhƣ sau: Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc Hình Màn hình OpenOffice.org