4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals):
Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ: tổng kết có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ trong tổng số nhân viên trong danh sách. Chức năng này sẽ chèn các tính toán thống kê theo yêu cầu của bạn tại các vị trí cần thiết. Cách thực hiện nhƣ sau:
- Chọn cơ sở dữ liệu cần tổng kết.
Hình 50. Hộp hội thoại Subtotals
- Chọn trƣờng dữ liệu dùng để nhóm tại ô Group by.
- Tích chọn trƣờng dữ liệu dùng để tổng kết tại khung Calculate subtotals for.
- Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết dữ liệu tại ô Use function. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tổng kết theo nhóm.
Hình 51. Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính
Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút <<Delete>> trên hộp hội thoại
Subtotals.
4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm
Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây đƣợc gọi là: Bảng tổng hợp.
Bảng tổng hợp đƣợc chia làm 4 vùng:
- Page Field: Toàn bộ dữ liệu đƣợc tổng kết theo từng nhóm của trƣờng đƣợc chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp.
- Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết trên một dòng. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trƣờng theo thứ tự từ trên xuống dƣới.
- Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết trên một cột. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trƣờng theo thứ tự từ trái sang phải.
- Data Field: Vùng dữ liệu đƣợc sử dụng để phân tích bằng các phép toán khác nhau nhƣ Sum, Count, Average,…
Tạo mới một bảng tổng hợp:
- Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột.
- Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 52. Hộp hội thoại Select Source
- Tích chọn Current selection và nhấn nút <<OK>>, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 53. Hộp hội thoại DataPilot
- Kéo và thả các nút tên trƣờng tại các vùng thích hợp để phân tích dữ liệu.
- Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trƣờng cần phân tích vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của trƣờng đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang các phép toán khác nhƣ Count, Average, Max, Min,… bằng cách nhấn vào tên trƣờng tại đây rồi nhấn nút <<Options>>.
- Nhấn nút <<OK>> để hoàn thành bảng tổng hợp.
Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền đƣợc lĩnh theo phòng và theo chức vụ:
Hình 54. Ví dụ về tổng hợp dữ liệu bằng chức năng DataPilot
Điều chỉnh bảng tổng hợp:
- Thay đổi vị trí các trƣờng: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trƣờng tại vị trí mong muốn.
- Bổ sung các trƣờng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp. + Vào menu Data\DataPilot\Start.
+ Thực hiện lại các bƣớc nhƣ khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung trƣờng vào các vị trí mong muốn.
- Xóa trƣờng: Trong bảng tổng hợp kéo tên trƣờng cần xóa ra khỏi bảng.
- Cập nhật thay đổi của dữ liệu vào bảng tổng hợp: + Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp.
CHƢƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề
Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang
Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang
In