Đặt tên cho ô hoặc miền nhằm mục đích sau: - Tên dễ đọc, dễ nhớ.
- Khi đã gán tên có thể tham chiếu tới ô hoặc miền bằng tên.
- Việc di chuyển về một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên trở nên nhanh chóng và thuận tiện.
Tên phải bắt đầu bởi chữ cái hoặc dấu _ (nối dƣới), \ (sổ chéo ngƣợc), có độ dài nhiều nhất là 255 ký tự và không đƣợc chứa dấu cách. Để dễ đọc, các chữ cái đầu mỗi từ trong tên nên viết hoa, ví dụ HoTen hay nối các từ bằng dấu _ (nối dƣới), ví dụ Ho_Ten. Không nên gõ tiếng Việt có dấu trong tên.
8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay
Sau khi chọn ô hoặc miền cần đặt tên, thực hiện một trong hai cách sau: Cách 1:
- Nhấn chọn địa chỉ ô hoặc miền tại hộp tên trên thanh công thức. - Nhấn phím Delete để xoá địa chỉ đó đi.
- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền đã chọn. - Nhấn phím Enter.
Cách 2:
- Vào menu Insert\Names\Define, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 33. Hộp hội thoại Define Names
- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền trong khung Name. - Nhấn nút <<Add>> để chấp nhận tên vừa đặt.
- Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.
Nếu muốn lấy tên của ô hoặc miền này để đặt cho ô hoặc miền khác, trước hết phải xoá tên nó đi.
8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)
- Vào menu Insert\Names\Create, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 34. Hộp hội thoại Create Names
- Tích chọn cách tạo tên mong muốn:
+ Top Row: Lấy ô ở hàng đầu của khối đã chọn làm tên. + Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối của khối đã chọn làm tên. + Left Column: Lấy ô ở cột bên trái của khối đã chọn làm tên. + Right Column: Lấy ô ở cột bên phải của khối đã chọn làm tên. - Nhấn nút <<OK>>.
8.3. Dán tên vào công thức
Khi nhập hay sửa công thức, thay vì dùng địa chỉ của ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên, bạn có thể dùng tên của chính ô hoặc miền đó. Cách thực hiện nhƣ sau:
- Vào menu Insert\Names\Insert. - Chọn tên cần thiết trong danh sách. - Nhấn nút <<OK>>.
8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên
Bạn có thể đƣa con trỏ về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên bằng cách sau:
- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp tên trên thanh công thức. - Chọn tên ô hoặc miền trong danh sách sổ xuống.
Bạn có thể gõ tên của ô hoặc miền vào hộp tên để chọn nhanh ô hoặc miền đó.
8.5. Xóa tên ô hoặc miền
- Vào menu Insert\Names\Define.
- Chọn tên ô hoặc miền cần xoá trong danh sách. - Nhấn nút <<Delete>>.
- Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>. - Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.