Quy định sắp xếp và quản lý tài liệu - Chỉ có người quản lý được phân công mới có quyền cho mượn và sắp xếp tài liệu.. - Nhân viên quản lý có trách nhiệm bảo quản và theo dõi, ghi chép c
Trang 1QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
***
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, các nhân viên quản lý tài liệu, nhân viên làm việc tại Chi nhánh tỉnh Bình Dương và các sinh viên thực tập tại Chi nhánh tỉnh Bình Dương cần tuân thủ các quy định sau:
1 Quy định sắp xếp và quản lý tài liệu
- Chỉ có người quản lý được phân công mới có quyền cho mượn và sắp xếp tài liệu
- Nhân viên quản lý có trách nhiệm bảo quản và theo dõi, ghi chép các vấn đề liên quan đến bảo quản và cho mượn tài liệu
- Việc sắp xếp tài liệu phải đáp ứng được các tiêu chí quản lý văn thư như: ngăn nắp,
dễ tìm, sạch sẽ và an toàn (mối mọt và phòng cháy chữa cháy)
- Định kỳ hàng năm, nhân viên quản lý tài liệu có trách nhiệm: kiểm kê, duy tu, sắp xếp lại danh mục và báo cáo công viêc quản lý tài liệu cho Trưởng Chi nhánh bằng văn bản vào kỳ họp tổng kết cuối năm
- Khi có vấn đề phát sinh như hư tổn hay mất mát tài liệu, nhân viên quản lý phải báo cáo cho Trưởng Chi nhánh để xác định trách nhiệm của những người có liên quan cũng như có hướng xử lý phù hợp
- Nhân viên quản lý tài liệu có trách nhiệm tư vấn thường xuyên cho Trưởng Chi nhánh cách thức cải tiến việc sắp xếp quản lý tài liệu nhằm phục vụ tốt công tác quản
lý và tham khảo tài liệu cho Chi nhánh
- Nhân viên quản lý tài liệu có quyền từ chối cho mượn tài liệu nếu người mượn vi phạm các quy định tham khảo tài liệu
- Nhân viên quản lý tài liệu được hưởng phụ cấp trách nhiệm theo quy định của Chi nhánh
2 Quy định tham khảo tài liệu
- Chỉ có nhân viên của Công ty và sinh viên thực tập tại Chi nhánh tỉnh Bình Dương mới được phép tham khảo tài liệu
- Khi có nhu cầu tham khảo tài liệu có trong danh mục, các nhân viên hoặc sinh viên phải gặp trực tiếp người quản lý tài liệu để được hướng dẫn cách mượn và sử dụng tài liệu
Trang 2- Tìm và chọn tài liệu cần tham khảo trong DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO trước khi mượn Ghi nhận lại mã ký hiệu của tài liệu đã chọn
- Thời gian mượn và trả sách như sau:
Buổi sáng: 11h – 11h30 Buổi chiều: 16h – 16h30
- Cung cấp mã ký hiệu tài liệu cần tham khảo cho nhân viên quản lý tài liệu để được cung cấp đúng tài liệu theo yêu cầu
- Người mượn tài liệu phải ghi thông tin và ký tên vào SỔ MƯỢN SÁCH sau khi nhận
đã được tài liệu
- Số lượng tài liệu được mượn tối đa là 3 tài liệu/1 lần mượn Người mượn phải hoàn trả tài liệu đã mượn trước khi mượn thêm tài liệu khác
- Thời gian hoàn trả tài liệu đã mượn là tối đa 07 ngày sau khi mượn Nhân viên quản
lý có trách nhiệm nhắc nhỡ người mượn trả tài liệu đúng hạn và nghiêm cấm việc cho gia hạn mượn tài liệu
- Trong thời gian tham khảo tài liệu, người mượn có trách nhiệm bảo quản tài liệu và đảm bảo tài liệu được trả lại nguyên trạng ngay trước khi mượn
- Khi cần kiểm kê tài liệu thì nhân viên quản lý có quyền yêu cầu người mượn hoàn trả tài liệu sớm hơn quy định
3 Quy định xử lý vi phạm trong quản lý và tham khảo tài liệu
3.1 Trong quản lý tài liệu
- Nhân viên quản lý tài liệu không hoàn thành nhiêm vụ sẽ bị trừ khoản phụ cấp trách nhiệm trong tháng phát sinh vi phạm
- Trường hợp vi phạm nhiều lần nhưng không gây hậu quả nghiêm trọng, biện pháp xử
lý kết hợp là chuyển công viêc quản lý tài liệu cho nhân viên khác và đưa vào bảng đánh giá kết quả làm việc cuối năm
- Trường hợp nhân viên quản lý tài liệu không hoàn thành trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng (mất mát hay hư tổn tài liệu vì các lý do khác nhau): Biên pháp xử lý kết hợp là phải bồi thường giá trị tài liệu chuyển công viêc quản lý tài liệu cho nhân viên khác và đưa vào bảng đánh giá kết quả làm việc cuối năm
Trang 33.2 Trong tham khảo tài liệu
- Nếu thời gian trả sách trễ hơn quy định thì phạt tiền theo quy định của Chi nhánh là 5000đ/tài liệu/ngày (vi phạm lần 1) và số tiền phạt sẽ nhân theo số lần vi phạm cho các lần vi phạm tiếp theo
- Trường hợp gây hư hỏng tài liệu phải có trách nhiệm tu chỉnh tài liệu theo yêu cầu hoặc nộp phạt theo chi phí tu chỉnh tài liệu (bao gồm chi phí cho nhân viên thực hiện việc tu chỉnh)
- Trường hợp làm mất mát tài liệu phải mua trả tài liệu đó (tình trạng tài liệu phải tốt hơn hoặc tương đương) hoặc bồi thường bằng chi phí mua lại tài liệu (bao gồm chi phí cho nhân viên đi mua)
- Trường hợp vi phạm nhiều lần, nhân viên quản lý có quyền từ chối tiếp tục cho mượn tài liệu
Trưởng Chi nhánh
Nguyễn Như Nhứt