Giao tiếp doanh nghiệp nghị Trang phục - Mặc trang phục mặc quần bảo hộ lao động theo quy định -Tóc cắt vấn, kẹp gọn gàng + Nam giới: Tóc khơng che hết khn mặt, che hết tai phủ hết cổ áo (trừ trường hợp có khiếm khuyết cần che lấp); râu ria mép cần cắt tỉa gọn gàng + Nữ giới: Tóc khơng che lấp khn mặt, kiểu tóc gọn gàng, tránh dùng ruy băng, đồ trang trí rườm rà tóc; cách trang điểm nhẹ nhàng Đi lại nơi cơng sở - Đi, đứng đàng hồng, đĩnh đạc khơng q chậm chạp Khơng để tay túi quần q trình giao tiếp - Nhường lối cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ Gặp chỗ chật chội phải nhường bước, vượt lên cần xin phép - Đi lại, đóng cửa nhẹ nhàng, khơng khốc vai nắm tay nhau, khơng nhìn chằm chằm vào hay trỏ vào phòng làm việc Không dựa vào tường hay vật xung quanh nói chuyện Cách chào hỏi - Đứng với tư đĩnh đạc, hướng mắt nhìn vào người đối diện thể tôn trọng - Giữ tư lưng thẳng, gật đầu chào - Mỉm cười thể thân thiện - ánh mắt cười thân thiện bày tỏ thiện chí sau chào hỏi - Khi người chào bận giao tiếp với người khác, cần cười gật đầu thể nhận biết đối tượng Đối tượng Khách hàng Đối tác Cấp chào cấp Đồng nghiệp Cách thức chào Xin chào Chú/Bác Xin chào Anh/Chị Bắt tay, cười chào Chào Anh/Chị Chào Anh/Chị Xin chào Chào Anh/Chị/Em Thời điểm chào Khi khách hàng đến Khi khách hàng Khi gặp gỡ ngày Khi gặp gỡ ngày - Thứ tự ưu tiên chào : Nhân viên chào cấp trước ; chào, cấp chào lại ; Đồng nghiệp cấp : người tuổi chào người nhiều tuổi trước 4 Cách thức bắt tay - Dùng tay chủ yếu dùng tay phải để bắt tay - Khi bắt tay nhìn thẳng vào mắt người (tránh nhìn vào mắt người đối diện Chủ tịch nước hay người đứng đầu cộng đồng tôn giáo) - Bắt tay với tư bình đẳng, đứng thẳng người (phụ nữ ngồi) thân thiện tơn trọng lẫn Chỉ nên siết nhẹ biểu nồng nhiệt, thân thiết - Bắt tay người theo thứ tự đến trước đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao Khi vị trí xã hội thấp hơn, cần chờ đối tác chìa tay trước - Không cúi lưng hay cầm lấy hai tay người đối diện bắt tay - Không tỏ thái độ khúm núm, cong gập người độ, đối tượng quan trọng tới mức - Không bắt tay lâu, lắc mạnh, lắc nhiều lần, lắc lia lịa, bắt tay kèm theo tiếng cười nói oang oang, huênh hoang, toe toét, giơ hai tay - Không buông thõng thả lỏng tay biểu hời hợt bắt tay Giới thiệu - Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao - Giới thiệu tên kèm theo chức vụ - Giới thiệu người quan trước với đối tác/ người đến (ưu tiên giới thiệu theo chức vụ, tuổi tác) Tự giới thiệu - Với đối tác, giới thiệu ngắn gọn tên, phận làm việc quan - Tránh rườm rà - Thái độ giới thiệu lịch sự, khiêm nhường Sử dụng danh thiếp - Cần chuẩn bị trước danh thiếp để gặp lần đầu đến buổi tiếp khách trao danh thiếp - Danh thiếp gửi kèm theo quà tặng, đồ lưu niệm, dùng để thăm hỏi, cảm ơn - Không dùng danh thiếp cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn - Khơng viết thông tin khác danh thiếp - Mẫu danh thiếp sử dụng thống theo quy định quan Cách trao, đổi danh thiếp - Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước - Người giới thiệu đưa danh thiếp sau nhận danh thiếp người đối diện - Đứng lên đưa danh thiếp, đưa danh thiếp cho người nhận lưu nhớ dễ dàng thơng tin sau nhận - Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ nhận danh thiếp - Giữ khoảng cách cánh tay nhận danh thiếp Nhìn xác nhận lại thơng tin danh thiếp - Nếu cần thiết, hỏi thông tin cách phát âm tên thơng tin chưa rõ danh thiếp - Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, bắt đầu với người có vị trí cao - Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, người đứng đầu hai nhóm - Sắp xếp lại danh thiếp sau nhận làm cách để ghi nhớ người gặp - Chú ý đưa danh thiếp tay trái nhận tay phải Nói chuyện - Diễn đạt câu nói ngắn gọn, dễ hiểu truyền cảm - Sử dụng từ ngữ đơn giản, rõ ràng xác, khơng dùng từ trừu tượng q chun mơn - Nói đủ nghe, không nên lặp lại việc giọng điệu khơng nên nói nuốt lời, khơng nên nói ăn nhai kẹo cao su hút thuốc - Nói “tơi” để diễn tả ý kiến 10 ứng xử với khách hàng/ đối tác - Chào hỏi khách trước chủ động giúp đỡ thấy khách có biểu cần giúp đỡ (kể khách đến để gặp mình) - Tác phong nhanh nhẹn, - Giao tiếp với thái độ ân cần, gần gũi, biểu thân thiện - Bảo đảm sẵn sàng sẵn sàng vào lúc - Tôn trọng khách hàng/ đối tác - Nhanh chóng giải thắc mắc, than phiền khách hàng/ đối tác nhằm phục vụ cách hữu hiệu - Giao lưu cởi mở với khách hàng/ đối tác quyền hạn, sẵn lòng chấp nhận đề nghị ý tưởng cải tiến hợp lý khách hàng/ đối tác - Biết lắng nghe, cố gắng hiểu khách hàng/ đối tác để đưa cách diễn đạt phù hợp với khả hiểu biết khả ý họ - Trong giao tiếp với khách hàng/ đối tác đảm bảo thái độ tôn trọng cấp đồng nghiệp, khơng nói xấu tổ chức, cấp đồng nghiệp - Thực cam kết với khách hàng 11 ứng xử với đồng nghiệp a, Giữa lãnh đạo với nhân viên - Khi gặp lãnh đạo, nhân viên phải chào trước, thể kính trọng lễ phép Lãnh đạo phải đáp lại cử chào hỏi thân thiện/ gật đầu mỉm cười đáp lại b, Giữa nhân viên với nhân viên - Người tuổi chào người lớn tuổi trước - Các CBCNV gặp phải chào hỏi lịch sự, mực 12 Giao tiếp điện thoại - Trả lời không tiếng chuông - Khi gọi đi, câu đầu tiên: Chào hỏi + xưng danh - Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: Alo + Tên + xin nghe - Trong nói chuyện: nói ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hưởng tới người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể sẵn sàng giúp đỡ - Không nên tranh cãi điện thoại Nếu cần thiết, giữ thái độ bình tĩnh - Giọng nói thật lịch sự, nghe người khác nói, nói rõ ràng, rành mạch, để người khác hiểu ý định nói - Khơng cắt ngang chừng câu hỏi người khác biết người ta định nói trước - Kết thúc gọi lời chào cám ơn đặt máy nhẹ nhàng - Khi kết thúc nói chuyện với người có chức vụ cao hơn, chờ người dập máy trước - Đặt chng điện thoại đủ nghe, không để tiếng chuông ảnh hưởng tới người xung quanh (đặc biệt điện thoại di động) - Trường hợp người gọi để lại lời nhắn, người nhận điện thoại phải có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn cho người cần nhận thông tin ... hàng/ đối tác đảm bảo thái độ tôn trọng cấp đồng nghi p, khơng nói xấu tổ chức, cấp đồng nghi p - Thực cam kết với khách hàng 11 ứng xử với đồng nghi p a, Giữa lãnh đạo với nhân viên - Khi gặp... đủ nghe, không nên lặp lại việc giọng điệu khơng nên nói nuốt lời, khơng nên nói ăn nhai kẹo cao su hút thuốc - Nói “tơi” để diễn tả ý kiến 10 ứng xử với khách hàng/ đối tác - Chào hỏi khách trước