tiểu luận kế hoạch doanh nghiệp biểu đồ pert và gantt

tài liệu hữu ích cho quản lí dự án và kế hoạch doanh nghiệp

MỞ ĐẦU

Dự án / Kế hoạch là một tập hợp các hoạt động liên quan với nhau và phải được thực hiện theo một thứ tự nào đó cho đến khi hoàn thành toàn bộ các hoạt động Hoạt động được hiểu là một việc đòi hỏi thời gian và nguyên liệu để hoàn thành

Để điều hành dự án/ kế hoạch người ta thường dùng hai phương pháp phổ biến là :

phương pháp biểu đồ Gantt (Gantt bar chart) và phương pháp Kĩ thuật tổng quan

và đánh giá dự án/ kế hoạch - viết tắt là PERT (Project evaluation and review technique) Hai phương pháp nhằm vào mục đích điều hành thời gian và cũng là

cơ sở giúp lập biểu đồ phụ tải phân bố nguồn lực trong dự án/ kế hoạch

Để biết rõ hơn về tác dụng cũng như tầm quan trong của hai phương pháp trong quản lý dự án/ kế hoạch , dưới đây là phần đi sâu tìm hiểu về hai phương pháp và một số ví dụ liên quan

NỘI DUNG I- PHƯƠNG PHÁP BIỂU ĐỒ GANTT

1- Khái niệm

Biểu đồ Gantt (Gantt bar chart) là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng

như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian

- Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án Sơ đồ này được xây dựng vào năm

1915 bởi Henry L Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học

Trong biểu đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành

2- Mục tiêu chính của phương pháp

Phương pháp biểu đồ Gantt nhằm quản lý tiến trình và thời hạn các công việc dự

án, xác định tiến độ hợp lý để thực hiện các công việc khác nhau của dự án

1

3 - Vai trò

 Xác định được khối lượng các công việc cần thực hiện trong kế hoạch dự án

 Xác định được thời gian thực hiện từng công việc và thời gian hoàn thành toàn

bộ kế hoạch

 Làm cơ sở để phân bổ nguồn nhân lực cho từng công việc trong kế hoạch tổng thể hay dự án

Chú ý : Biểu đồ GANTT thích hợp cho loại dự án có quy mô nhỏ, khối lượng công

việc ít, thời gian thực hiện của từng công việc và cả dự án không dài

4- Các bước xây dựng biểu đồ Gantt

+ Bước 1: Liệt kê các công việc ( hoạt động )cần thực hiện với mỗi công việc

cần xác định ngày bắt đầu sớm nhất , độ dài thời gian thực hiện ước lượng ,công việc liền trước Việc xác định sự phụ thuộc và lịch trình của các công việc sẽ đảm bảo rằng khi kế hoạch tổng thể bị thay đổi , các công việc vẫn sẽ được tiến hành theo trình tự : Ở bước này cần lưu ý một số vấn đề sau:

o Đảm bảo rằng các hoạt động phụ thuộc không bắt đầu cho đến khi các hoạt động mà chúng phụ thuộc chưa hoàn thành

o Cố gắng tránh kéo dài đường găng ( Đường găng bao gồm chuỗi các công việc

từ khi bắt đầu đến khi kết thúc kế hoạch hay dự án có thời gian dài nhất để hoàn thành Đó cũng là khoảnh thời gian ngắn nhất mà kế hoạch dự án có thể hoàn thành ) Chú ý là đường găng có thể thay đổi theo thời gian khi các công việc được hoàn thành trước hoặc sau lịch trình

o Nên cho phép có một khoảng thời gian trễ trong lịch trình để dự phòng cho các

sự kiện không tiên đoán trước

+ Bước 2: Xác định tọa độ biểu đồ gantt : Trục hoành biểu hiện thời gian trục

tung thể hiện các công việc cần tiến hành

+ Bước 3: Biểu diễn các công việc trên biểu đồ

 Mỗi công việc được thể hiện bằng một đoạn thẳng , độ dài đoạn thẳng thể hiện thời gian thực hiện công việc , vị trí đoạn thẳng thể hiện trình tự thực hiện công việc Với những công việc không lằm trên đường găng , có thể dịch chuyển trong khoảng thời gian nào đó thì ta có thể sắp xếp theo phương tức triển khai sớm hoặc triển khai chậm

hạn sớm nhất có thể hoàn thành dự án mốc thời gian này được sử dụng như yêu cầu về thời hạn hoàn thành cho trường hợp triển khai muộn

o Trong cách triển khai chậm các hoạt động có thể đấy lùi lại tùy ý sao cho thời hạn sớm nhất hoàn thành dự án không bị ảnh hưởng

+ Bước 4 ;Tiến hành phân tích ; bước này thể hiện các công việc nối tiếp nhau

liên kết với nhau như thế nào và xác định các công việc trên đường găng

* Ví dụ : Những công việc của dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí của 1 nhà máy

được trình bày trong bảng 4.2.1 sau đây:

TT Công

tác

1 A Xây dựng bộ phân bên

trong

Yêu cầu: Vẽ sơ đồ Gantt theo 2 phương thức triển khai sớm, triển khai muộn

Và xác định các công việc trên đường găng

3

Thời gian (tuần)

1 A - Xây dựng bộ phân bên

trong

2 B - Sửa chữa mái và sàn

3 C - Xây ống gom khói

4 D - Đổ bê tông và xây khung

5 E - Xây cửa lò chịu nhiệt

6 F - Lắp đặt hệ thống kiểm soát

7 G - Lắp đặt thiết bị lọc khí

8 H - Kiểm tra và thử nghiệm

Hình 4.2.1: Sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai sớm

Thời gian (tuần)

1 A - Xây dựng bộ phân bên

trong

2 B - Sửa chữa mái và sàn

3 C - Xây ống gom khói

4 D - Đổ bê tông và xây khung

5 E - Xây cửa lò chịu nhiệt

6 F - Lắp đặt hệ thống kiểm soát

7 G - Lắp đặt thiết bị lọc khí

8 H - Kiểm tra và thử nghiệm

Hình 4.2.2: Sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai chậm

Trên hình 4.2.1 ta nhận thấy rằng các công tác A-C-E-G-H nằm trên đường găng Các công tác B-D-F không nằm trên đường găng và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án

 Ngoài ra sơ đồ Gantt còn có thể được biểu diễn dưới 2 dạng sau:

Thời gian (tuần)

1 Xây dựng bộ phân bên trong

2 Sửa chữa mái và sàn

3 Xây ống gom khói

4 Đổ bê tông và xây khung

5 Xây cửa lò chịu nhiệt

6 Lắp đặt hệ thống kiểm soát

7 Lắp đặt thiết bị lọc khí

8 Kiểm tra và thử nghiệm

Hình 4.2.3: Sơ đồ Gantt liên kết

Hình 4.2.4: Sơ đồ Gantt dùng cho kiểm soát

5

1

Xây dựng b ộ

phân bên trong

2

Sửa chữa mái

và sàn

3

Xây ống gom

khói

4

Đổ bê tông và

xây khung

5

Xây cửa lò chịu

nhi t ệt

6

Lắp đ t h ặt hệ ệt

thống kiểm soát

7

Lắp đ t thiết bị ặt hệ

lọc khí

8

Kiểm tra và thử

nghi m ệt

Khối lượng công vi c hoàn thành ệt Thời gian đánh giá

5- Ưu, nhược điểm của biểu đồ Gantt:

* Ưu điểm:

- Dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác

- Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc

* Nhược điểm:

- Không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ quy trình công nghệ Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét

- Chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có quy mô nhỏ, không phức tạp

II- PHƯƠNG PHÁP MẠNG ĐỒ PERT

1- Khái niệm

Mạng đồ Pert ( The program evaluation and review technique) hay chính là kĩ

thuật tổng quan và đánh giá dự án/ kế hoạch : là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng biểu đồ về sự phối hợp các hoạt động và sự kiện cần thiệt để đạt được mục tiêu chung của một kế hoạch hay dự án

- Phương pháp này được sử dụng lần đầu tiên trong hải quân Mĩ ( 1958) để lập kế hoạch và phát triển chương trình tên lửa xuyên lục địa Ban đầu dự kiến thực hiện chương trình trong 7 năm nhưng nhờ áp dụng phương pháp mạng đồ Pert mà thời gian thực hiện rút ngắn chỉ còn 4 năm

2- Mục tiêu chính của phương pháp

Đánh giá khả năng hoàn thành dự án trong thời hạn định trước

3- Vai trò

Mạng đồ Pert thường được sử dụng để phân tích và nhận biết những công việc cần phải được thực hiện để đạt được những mục tiêu về thời gian

Cho biết:

 Trình tự thực hiện các công việc: việc nào có thể làm ngay, việc nào làm sau việc việc nào

 Thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi việc

Thời gian

4- Các yếu tố chính trong mạng đồ Pert

Mạng đồ Pert gồm 4 yếu tố chủ yếu sau:

(1) Mạng lưới Pert: Là 1 biểu đồ biểu diễn tính liên tục và mối quan hệ những

công việc và sự kiện cần thiết để hoàn thành một kế hoạch tổng thế hay 1 dự án (chính là 1 mạng công việc)

- Mạng đồ Pert sử dụng phương pháp AOA( Activities on Arrow) – Đặt công việc

trên mũi tên :

 Các sự kiện được biểu diễn bằng những vòng tròn ( nút): là những điểm mà các quyết định được đưa ra hay những công việc cần được tiến hành

 Nguyên tắc đánh số các sự kiện:

o Đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải ,từ trên xuống dưới

o Sự kiện ở đầu mũi tên mang số lớn hơn sự kiện ở đuôi mũi tên

o Khi gặp sự kiện có nhiều mũi tên đến thì quay về đánh số các sự kiên bình thường nằm trên các đường khác Chỉ đánh số các sự kiện có nhiều mũi tên cùng đến khi các sự kiên ở đuôi những mũi tên này đã được đánh số

 Các hoạt động được biểu diễn bằng những mũi tên là những công việc cần được hoàn thành để di chuyển từ sự kiện này tới sự kiện khác

(2) Đường găng (Critical Path) : Mỗi kế hoạch đều tuân theo nhiều con đường và

mỗi con đường là sự liên tục của các sự kiên và công việc nối liền từ điểm bắt đầu cho tới điểm kết thúc Các kế hoạch có thể dơn giản hay phức tạp nhưng mỗi kế hoạch thường có 1 mạng lưới chính- đó là đường găng

“Đường găng là con đường có thời gian dài nhất để xác định độ dài của toàn

kế hoạch hay dự án”

Bất cứ sự chậm trề nào trong việc hoàn thành công việc dọc đuờng găng sẽ làm trì hoãn thời gian hoàn thành kế hoạch

(3) Phân bố các nguồn lực: Để thực hiện những công việc cần thiết cần nhiều

nguồn lực khác nhau Tính sẵn sàng của các nguồn lực có ảnh hưởng rất lớn đến độ dài thời gian thực hiện công việc và chi phí liên quan tới công việc đó

Vì vậy, nhà hoạch định phải ứớc tính và phân bố các nguồn lực càng chính xác càng tốt

7

* Ví dụ về ứng dụng mạng đồ PERT để vẽ biểu đồ phụ tải phân bố nguồn lực:

* Bảng thời gian và nguồn lực của kế hoạch

Công việc Công việc trước Thời gian( ngày) Số người cần thiết

Yêu cầu: Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực

 Vẽ sơ đồ PERT:

Đường găng của dự án là đường A-D dài 14 ngày Nếu có 3 lập trình viên thì thời gian hoàn thành dự án sẽ là 14 ngày Trên cơ sở sơ đồ PERT ta có sơ đồ PERT điều chỉnh:

S t t

1

2

F i

A

1 0

D

4

B

6

C

5

E

3

1

2

3

4

Công việc

B(6)

D(4) A(10)

E(3) C(5)

Theo sơ đồ trên, để thực hiện dự án theo đúng tiến độ 14 ngày, cần phải có 3 lập trình viên làm việc trong khoảng thời gian từ khi bắt đầu dự án đến hết ngày thứ 6, hai người thực hiện các công việc e và a trong 2 ngày từ ngày 7 đến hết ngày thứ 8

và chỉ cần một người thực hiện dự án trong thời gian còn lại từ ngày thứ 10 đến hết ngày 14

9

1

2

3

4

Công việc

B(6)

Sơ đồ PERT điều chỉnh

D(4) A(10)

E(3) C(5)

Lao động

Thời gian

C( 1,5)

B(1, 6)

E(1,3)

D(1,4) A( 1,10)

1

2

3

Biểu đồ phụ tải nguồn lực

(4) Chi phí và thời gian: Căn cứ vào lịch trình thực hiện kế hoạch theo mạng đồ

Pert mà các nhà quản trị có thể tập trung những nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc trọng yếu nhằm hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn

5- Các quy tắc khi lập sơ đồ PERT

Quy tắc 1: Sơ đồ phải lập từ trái sang phải

Quy tắc 2: Các công việc sau bắt đầu khi công việc trước đó kết thúc

Quy tắc 3: Chiều dài của mũi tên không cần theo đúng tỷ lệ với độ dài thời gian

của công việc

Quy tắc 4: Số thứ tự các sự kiện không được trùng lắp và theo một trật tự tương

đối hợp lý từ trái sang phải

Quy tắc 5: Trên sơ đồ không được có vòng kín:



Quy tắc 6: Trên sơ đồ không thể có đường cụt

6- Các bước trong tiến trình lập sơ đồ mạng Pert:

Gồm 6 bước:

+Bước 1: Xác định các hoạt động cần thực hiện và các mốc ( milestones) của

chúng, Các hoạt động là những công việc cần được trhực hiện để hoàn thành kế hoạch Các mốc là những sự kiện đánh dấu điểm bắt đầu và điểm kết thúc của 1 hay nhiều hoạt động

+ Bước 2: Xác định chuỗi các hoạt động đó( hay xác điịnh trình tự các hoạt động)

Thông thường ta lập bảng mô tả các hoạt động

Mà nên:

+Bứơc 3: Xây dựng mạng lưới Sử dụng thông tin chuỗi hoạt động để vẽ biểu đồ

mạng cho thấy chuỗi các hoạtđộng tuần tự và song song Đối với biểu độ hoạt độ ng cung nguyên bản, cá c hoạt động được mô tả bằ ng các đường mũi tên và các mốc được mô tả bằ ng hình tròn

* Ví dụ: Vẽ sơ đồ PERT của dự án “lắp ráp khu nhà công nghiệp” của công ty xây dựng Tiến Phát với bảng phân tích công việc như sau:

TT Tên công việc Ký hiệu thời gian (tuần) Công việc liền trước

* Mạng đồ PERT

+ Bước 4: Ứớc luợng thời gian hoạt động

Tuần thường được sử dụng làm đơn vị để tính thời gian hoàn thà nh hoạt động nhưng cũng có thể sử dụng bất kì đơn vị thời gian thích hợp nào khác

Một chức năng tiêu biểu củ a PERT là khả năng sắp xếp các khoảng thời gian hoà nthành hoạt động không chắc chắn của nó Với mỗi hoạt động, mô hình thường bao gồm 3 thời gian ước tính :

11

 (1) Thời gian lạc quan nhất – optimistic time (to)- là thời gian ngắn nhất để

hoàn thành công việc trong các điều kiện thuận lợi nhất

 (2) Thời gian bi quan nhất – pessimistic time (tp) – là thời gian dài nhất, vì

phải thực hiện công việc trong hoàn cảnh khó khăn nhất

 (3) Thời gian thường gặp ( thời gian ước tính theo khả năng hiện thực

)-Most likely time (tm) – là thời gian thường đạt được khi công việc được

thực hiện nhiều lần trong điều kiện bình thường

 PERT giả định mộ t xá c suấ t cho các thời gian ước tí nh Vớ i một xá c suấ t giả đị nh, khoảng thời gian dự kiến cho mỗi hoạt động có thể tính gần đúng bằng công thức trung bình sau:

* Thời gian thực hiện dự tính (Te) của một công việc:

 Te = (to + 4tm + tp)/ 6

 Nếu không thể xác định được tm , ta có: Te = ( 2to + 3tp) /5

* Ví dụ: Thời gian thực hiện dự tính Tei của công việc là bao nhiêu?

Cho bảng phân tích công việc của dự án như sau:

 (Áp dụng công thức Te = (to + 4tm + tp)/ 6 )

Thứ

tự

Công

việc

Công việc trước

đó

Thời gian ước lượng Thời gian

dự tính (T ei)

Lạc quan(t 0 )

Thường gặp(t m )

Bi quan (t p )

+ Bước 5: Xác định đường găng Đường găng( đường tới hạn) được xác định

bằng cách thêm thời gian cho cá hoạt động trong mỗi chuỗi và xá c định đường dài nhất trong dự á n Đường găng xác định được tổng lịch trình thời gian cần thiết cho một dự án Nếu các hoạt động bên ngoài đườ ng găng tăng tốc độ hay giảm tốc độ xuố ng (trong giới hạ n),tổ ng thời gian dự án sẽ không đổi

Nếu đường găng không rõ ràng thấy, có thể xác đị nh các giá trị sau cho mỗi hoạt

động :

ES – Thời gian bắt đầu sớm nhất hoặc EF – Thời gian hoàn thành sớm nhất

LS - Thời gian bắt đầu muộn nhất hoặc LF - Thời gian hoàn thành muộn nhất Những thời gian này được tính toán sử dụng thời gian dự kiến cho các hoạt động có liênquan:

- Thời gian bắt đầu và kết thúc sớm nhất của mỗi hoạt động được xác định bằng cách dọc theo mạng và xác đị nh thời gian sớm nhất mà hoạt động có thể bắt đầu và kết thúc dự a trên hoạt động tiền nhiệm của nó

- Thời gian bắt đầu và kế t thúc muộn nhất là thời gian muộn nhất mà một hoạt động có thể bắt đầu và kết thúc không tính trì hoã n của dự án LS và

LF được xác định bằng cách đi ngược sơ đồ

ES ( a) = Max( EF i )

EF (a) = ES (a) + t (a)

ES (1) = 0

LF (a) = Min( LS j )

LS (a) = LF (a) – t (a)

LF cc = thời gian thực hiện dự án

Trong đó:

a : là tên công việc

i : là công việc ngay trước công việc a

j : là công việc ngay sau công việc a

t : là thời gian thực hiện công việc a

ES(1) : là thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc đầu tiên

LFcc : là thời gian kết thúc muộn nhất của công việc cuối cùng

Ta nên sử dụng phương pháp AON ( Activities on Node) – Đặt công việc trong các

nút để xác định ES, EF, LS, LF và từ đó xác định đường găng Đường găng là đường đi qua các công việc có ES, LS bằng nhau EF, LF bằng nhau

13