Word trình bày quá trình luân chuyển chứng từ mua hàng
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM – DV Đức Việt Giới thiệu công ty - Nanakids - trực thuộc quản lý Công ty TNHH TM – DV Đức Việt - Thương hiệu hàng đầu lĩnh vực phân phối và cung cấp sản phẩm nội thất cao cấp phòng ngủ dành riêng cho trẻ em từ 0-15 tuổi - Với sở hạ tầng tốt, hệ thống nhân lực giàu kinh nghiệm, sản phẩm Nanakids không đáp ứng cầu nước mà cịn vươn tầm xuất thị trường khó tính nhất: Nhật Bản, Mỹ, và nước châu Âu - Hiện nay, công ty mở rộng thêm đại lý toàn quốc thành phố lớn Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh,… Sản phẩm tiêu biểu - Dịng sản phẩm Nanakids gồm nhóm chính: Nội thất trẻ em: Nơi cũi, giường đơn, giường tầng, tủ, kệ, bàn ghế, bảng Chăn ga trẻ em: Dành cho nôi cũi và dành cho giường Trang trí phịng: Giấy dán tường RoomMates, đồ chơi, đèn ngủ, vali - túi xách Đánh giá chung tình hình cơng ty 3.1 Thuận lợi - Mẫu mã hàng hóa đẹp, đa dạng, màu sắc tươi sáng phù hợp với trẻ em - Đời sống ngày càng nâng cao Các bậc phụ huynh quan tâm việc tạo sống tốt cho cịn bé nên nhằm nắm bắt xu Nanakids ln tạo điều kiện tốt nhất, chất lượng tốt sử dụng sản phẩm cho bé nên mẹ hoàn toàn yên tâm - Sản phẩm là thương hiệu nổi tiếng thị trường, cho người tiêu dùng tin tưởng lựa chọn - An toàn cho trẻ học tập và sinh hoạt, phát huy khả sáng tạo 3.2 Khó khăn - Giá thành cao so với thu nhập trung bình người dân - Chưa thực phở biến với đại đa số người dân - Sự cạnh tranh công ty ngành và ngoài nước Cơ cấu tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG KINH DOANH Vai trị nhiệm vụ phịng ban: PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KĨ THUẬT Đại hội cổ đơng: tở chức theo định kì Qua đó, cở đơng biểu và lập điều lệ, đại hội này cổ đơng nghe báo cáo tài , biết tình hình hoạt động cơng ty có thuận lợi hay gặp khó khăn để giải đưa hướng khắc phục năm sau tốt Hội đồng quản trị: là quan quản lý cơng ty, có quyền thay mặt cơng ty để định số cơng việc có liên quan tới quyền lợi công ty Giám đốc: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung và kế hoạch kinh doanh năm công ty Giám sát đạo, quản lí việc điều hành kinh doanh công ty Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể yêu cầu phá sản công ty Phó giám đốc: Là trợ lí giám đốc, giúp việc cho Giám đốc quản lý điều hành hoạt động công ty theo phân công Giám đốc Chủ động và tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc hiệu hoạt động Phịng kinh doanh: là phận tham mưu, cơng tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng Phịng kế tốn: Tở chức hoạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tở chức ghi chép chứng từ kế toán chi tiết Thực báo cáo tài theo qui định hành Tổ chức ghi chép tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định Xác định đối tượng chi phí và tính giá thành sản phẩm Ghi chép sở và lập bảng cân đối tài cơng ty Phịng kĩ thuật: Quản lý, thực và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi công nhằm đảm bảo tiến độ, an toàn, chất lượng, khối lượng và hiệu kinh tế toàn công ty Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho dự án, loại phương tiện xe máy thiết bị thi công, sản phẩm khác để tổ chức thực toàn công ty CHƯƠNG 2: QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN Khái qt chung nghiệp vụ mua hàng 1.1 Khái niệm - Chu trình mua hàng là loạt hành vi kinh doanh phát sinh và hoạt động thu thập, xử lý liệu và cung cấp thông tin liên quan đến q trình mua hàng hóa, dịch vụ và toán cho loại hàng mua - Mục tiêu: Mua hàng từ người bán tin cậy Mua hàng với chất lượng cao Mua hàng với giá tốt Mua khoản mục yêu cầu Có nguồn lực cần Nhận mặt hàng đặt mua Đảm bảo loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị cắp 1.2 Các hoạt động - Nhận yêu cầu mua hàng, dịch vụ nội bộ, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng - Nhận hàng từ người cung cấp - Ghi nhận nợ phải trả - Thanh toán với người bán 1.3 Phạm vi hoạt động - Trong doanh nghiệp thương mại nói chung, hàng hố coi là hàng mua thoả mãn đồng thời điều kiện sau: - Phải thông qua phương thức mua - bán - toán tiền hàng định - Doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng và quyền sở hữu tiền hay loại hàng hoá khác - Hàng mua vào nhằm mục đích để bán qua gia công, chế biến để bán - Ngoài ra, trường hợp ngoại lệ sau coi là hàng mua: - Hàng mua vừa để bán, vừa để tiêu dùng nội doanh nghiệp mà chưa phân biệt rõ mục đích coi là hàng mua - Hàng hoá hao hụt trình mua theo hợp đồng bên mua chịu 1.4 Thời điểm ghi chép nghiệp vụ mua hàng - Thời điểm chung để xác định và ghi nhận việc mua hàng hoàn thành: là thời điểm doanh nghiệp nhận quyền sở hữu hàng hoá và quyền sở hữu tiền tệ (đã toán tiền cho nhà cung cấp chấp nhận toán) - Thời điểm cụ thể: Tuỳ thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua có khác Bộ chứng từ mua hàng - Phiếu yêu cầu mua hàng - Bảng báo giá - Đơn đặt hàng - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho bên bán lập - Biên bàn giao - Các chứng từ toán:UNC, phiếu chi - Phiếu nhập kho Tóm tắt qui trình mua hàng tốn Phiếu đề nghị mua hàng (PR) Chọn nhà cung cấp Hợp đồng Tạo Mã Nhận nguyên nhà cung hàng hóa/ tắc cấp Dịch vụ Đóng Thanh cuối tốn tháng/ sổ Báo cáo Mơ tả qui trình mua hàng tốn Bộ phận có nhu cầu mua hàng hóa nguyên vật liệu lập Phiếu đề nghị mua hàng liên (có thể là hàng hóa, NVL có mã sản phẩm cơng ty hàng hóa dịch vụ khác) xét duyệt theo “Bảng phân quyền phê duyệt” liên gkửi đến phận Mua hàng, liên lại lưu phận Bộ phận mua hàng dựa Phiếu đề nghị mua hàng xét duyệt mã hàng hóa, NVL và NCC mã SP, NCC chưa có tạo mã sản phẩm và mã NCC Sau đó, tạo liên đơn đặt hàng (PO) và liên hợp đồng ĐĐH và hợp đồng phê duyệt theo “Bảng phân quyền phê duyệt” : - Liên Đơn đặt hàng và liên hợp đồng gửi cho Bộ phận có nhu cầu mua hàng ; liên Đơn đặt hàng và liên Hợp đồng lưu phận; liên Đơn đặt hàng và liên Hợp đồng gửi cho phận Kho - Bộ phận có nhu cầu mua hàng gửi Đơn đặt hàng với hợp đồng đến cho NCC để xác nhận(đóng dấu, ký tên) photo và gửi cho phận kế toán Bộ phận Kho sau nhận liên Đơn đặt hàng từ Bộ phận mua hàng và ĐĐH/Hợp đồng tiến hành kiểm kê hàng hóa nhận hàng và lập liên Phiếu nhập kho hàng hóa : liên gửi cho phận kế tốn, liên cịn lại lưu phận NCC gửi hóa đơn tài cho phận mua hàng; phận mua hàng dựa ĐĐH, Hợp đồng và Hóa đơn NCC lập liên phiếu đề nghị tốn gửi Hóa đơn với liên Phiếu đề nghị toán cho phận kế tốn, liên cịn lại lưu phận Bộ phận Kế toán sau nhận chứng từ tốn : - Hóa đơn tài từ người mua hàng/NCC (Nếu khơng có HĐ tài phải có phiếu giao nhận hàng có mộc xác nhận cơng ty) - PNK từ thủ kho - ĐĐH/Hợp đồng photo từ người mua hàng NCC - Bản gốc Phiếu đề nghị toán từ phận mua hàng Kế tốn tốn tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ và tiến hành ghi nhận toán book (ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống) PO / HĐ / Phiếu đề nghị tốn ; PNK / PGH ; HĐ tài lưu phận Hàng tuần, phận kế toán kết xuất liệu từ hệ thống để kiểm tra chứng từ đến hạn, Lập lệnh chi và đưa cho kế toán trưởng xét duyệt gửi cho ngân hàng Cuối tháng, - Nhân viên phòng mua hàng làm báo cáo theo dõi đơn đặt hàng và đóng PO (đơn đặt hàng) mua đủ hàng Báo cáo này gửi đến trưởng phòng xem xét và ký duyệt và lưu phận - Kế toán toán gửi thư xác nhận đến NCC để theo dõi, thu thâp thư xác nhận và làm bảng tởng hợp, giải trình khoản chênh lệch (nếu có, deadline vào ngày hàng tháng) - Bảng tổng hợp thư xác nhận công nợ sau đối chiếu, giải trình chênh lệch (nếu có) trưởng phịng kế tốn kiểm tra và ký xác nhận và lưu phận Lưu đồ hệ thống Bộ phận yêu cầu -Lập phiếu yêu cầu mua hàng -Xét duyệt theo “Bảng phân quyền phê duyệt” Bộ phận mua hàng Bộ phận kho Phiếu đề nghị mua hàng A D E Xét duyệt mã hàng hóa, NCC NCC Bộ phận kế tốn Đơn đặt hàng Hợp đồng F ĐĐH (bản photo) G Hợp đồng (bản photo) BB giao nhận Đã có mã SP,NCC H PNK I Hóa đơn No - Nhận hàng, kiểm kê hàng hóa - Lập PNK hàng hóa và xét duyệt trưởng phận Phiếu đề nghị mua hàng Tạo PGNH (Nếu hóa đơn tài chính) Yes A Tạo Đơn đặt hàng và hợp đồng Xét duyệt theo “Bảng phân quyền phê duyệt” J Phiếu ĐNTT Phiếu nhập kho hàng hóa Kiểm tra tính hợp lý Chứng từ Đơn đặt hàng D 21 Hợp đồng H E B C Ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống B NCC C ĐĐH I Hóa đơn - Hàng tuần, kết xuất liệu từ hệ thống để kiểm tra chứng từ - Lập lệnh chi và xét duyệt Kế toán trưởng HĐ1 Đơn đặt hàng Gửi NCC để xác nhận Hợp đồng 2 Lệnh chi1 ĐĐH HĐ1 Lập phiếu Đề nghị toán và xét duyệt theo “Bảng phân quyền xét duyệt” Photo ĐĐH, Hợp đồng ĐĐH (bản Photo) F HĐ Phiếu đề nghị toán (bản Photo) G J NH - Cuối tháng lập báo cáo tracking ĐĐH và xem xét ký duyệt trưởng phịng - Đóng ĐĐH mua đủ hàng Cuối tháng gửi thư xác nhận công nợ đến NCC Thư xác nhận Báo cáo theo dõi ĐĐH - Theo dõi thư xác nhận - Lập bảng tởng hợp và giải trình khoản chênh lệch (nếu có, deadline vào ngày 5hàng tháng) Bảng tởng hợp Thư xác nhận Kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận Bảng tổng hợp Thư xác nhận (đã xét duyệt) DFD cấp Phiếu nhập kho hàng hóa Phiếu đề nghị mua hàng BB giao nhận ĐĐH + Hợp đồng + Hóa đơn + Phiếu nhập kho + Phiếu đề nghị toán Lập phiếu đề nghị mua hàng và xét duyệt Phiếu đề nghị mua hàng - Xét duyệt mã HH, NCC - Lập ĐĐH, Hợp đồng và xét duyêt ĐĐH + Hợp đồng Nhận hàng Kiểm kê, Lập PNK ĐĐH + Hợp đồng PNK ĐĐH + Hợp đồng ĐĐH + Hợp đồng NCC Hóa đơn ĐĐH + Hợp đồng xác nhận Photo ĐĐH, Hợp đồng Lập phiếu đề nghị toán Cuối tháng - Lập báo cáo tracking ĐĐH đưa trưởng phòng xem xét và ký duyệt - Đóng ĐĐH mua đủ hàng Bảng tổng hợp TXN Lệnh chi Phiếu đề nghị tốn + Hóa đơn ĐĐH + Hợp đồng photo -Gửi TXN và theo dõi -Lập bảng tổng hợp TXN đưa KTT kiểm tra và xác nhận - ĐĐH, Hợp đồng) - Phiếu đề nghị toán - Kiểm tra chứng từ - Ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống Hàng tuần Cuối tháng -Kết xuất liệu -Lập lệnh chi -Xét duyệt Lệnh chi Báo cáo theo dõi ĐĐH Ngân hàng Kết luận 7.1 Đánh giá chung Hệ thống kiểm sốt chu trình mua hàng va tốn cơng ty tốt, chun nghiệp 7.2 Rủi ro - Xét duyệt đề nghị mua hàng : Cơng ty chưa có quy định hạn mức tồn kho để xét duyệt dề nghị Công ty xét duyệt dựa só lượng yêu cầu phận có nhu cầu - Chọn nhà cung cấp: Cơng ty chưa có tiêu chí việc xét duyệt NCC (khả cung ứng; sách hậu mãi;…) dẫn đến rủi ro NVMH mối quan hệ cá nhân mà chọn nhà cung cấp thiếu lực, mua hàng để nhận hoa hồng,… - Nhận hàng hóa : Thiếu quy trình kiểm tra hàng hóa trước chấp nhận tốn ( hàng có công , nhu cầu sử dụng, số lượng , ) 7.3 Kiến nghị - PNK cần lập thành liên, liên kế toán lưu kho, liên lưu phận kế toán, liên phận mua hàng - Bộ phận mua hàng nên lập danh sách NCC đáp ứng tiêu phận yêu cầu, đáp ứng sách cơng ty Đồng thời NCC chọn phải phận chuyên trách phê duyệt trước tiến hành dặt hàng - Cơng ty nên có quy chế riêng dành cho nhân viên mua hàng vấn đề làm việc với nhà cung cấp ( nhận quà riêng, ăn ,… ) - Đơn đề nghị mua hàng cần xét duyệt dựa hạn mức tồn kho , nhu cầu sử dụng ( cho phép),… ... Tóm tắt qui trình mua hàng tốn Phiếu đề nghị mua hàng (PR) Chọn nhà cung cấp Hợp đồng Tạo Mã Nhận nguyên nhà cung hàng hóa/ tắc cấp Dịch vụ Đóng Thanh cuối tốn tháng/ sổ Báo cáo Mơ tả qui trình. .. nghị toán từ phận mua hàng Kế toán toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ và tiến hành ghi nhận toán book (ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống) PO / HĐ / Phiếu đề nghị toán. .. sản phẩm khác để tổ chức thực toàn công ty CHƯƠNG 2: QUI TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN Khái quát chung nghiệp vụ mua hàng 1.1 Khái niệm - Chu trình mua hàng là loạt hành vi kinh doanh phát sinh