Xác định và hạch toán các khoản dự phòng trong doanh nghiệp
Trang 1lời mở đầu
Trong nền kinh tế đang phát triển và diễn ra sôi động nh hiện nay, việc sử dụng quản lý có hiệu quả tài sản là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến lới nhuận của doanh nghiệp Trong doanh nghiệp giá trị tài sản luôn chịu sự tác động của nhiều nhân tố bên ngoài Sự giảm giá của tài sản có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong t-ơng lai mà hậu quả của chúng là không chắc chăn Doanh nghiệp phải đứng trớc nguy cơ rủi ro và chi phí khổng lồ để bù đắp cho rủi ro đó, để hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệp phải lập dự phòng Việc lập dự phòng có ý nghĩa về phơng diện kinh tế tài chính Dự phòng làm tăng số tổng chi phí, điều đó có nghĩa làm giảm doanh thu thuần của niên độ lập dự phòng Hay nói cách khác lập dự phòng là chuyển chi phí phát sinh các năm sau vào năm này Từ đó các doanh nghiệp trích luỹ đợc một số vốn để bù đắp cho các khoản chi phí thiệt hại khi chúng phát sinh Xuất phát từ lý do đó nên em chọn đề tài “ Xác định và hạch toán các khoản dự phòng trong doanh nghiệp”.
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Thanh Thuỷ
Trang 2I./ Sự cần thiết phải lập dự phòng trong doanh nghiệp:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhất là nền kinh tế ngày càng phát triển đa dạng, phức tạp, các doanh nghiệp không thể nào tránh khỏi một số rủi ro vì lý do khách quan không thể dự kiến nhng khi phát sinh thực tế thì mức thiệt hại lớn hơn mức dự kiến Nguyên tắc của kế toán là phải thận trọng, thà chấp nhận lỗ trớc lãi sau còn hơn là lãi trớc lỗ sau Nên chế độ chế toán cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng giảm giá tài sản, khoản dự phòng này phải là một sự đánh giá chi phí tốt nhất cần có để thanh toán nghĩa vụ hiện tại vào ngày lập bảng tổng kết tài sản
II/ Các loại dự phòng:
Dự phòng giảm giá vật t hàng hoá tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc phản ảnh toàn bộ giá trị bị giảm sút so với giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhằm ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhng cha chắc chắn và phản ảnh giá trị thực hiện thuần của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t.
Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán là bộ phận giá trị dự tính bị giảm giá của chứng khoán đầu t nhằm ghi nhận các khoản lỗ có thể phát sinh nhng cha chắc chắn Đồng thời qua đó phản ảnh đợc giá trị thực của các khoản đầu t chứng khoán.
Dự phòng phải thu khó đòi.
Dự phòng phải thu khó đòi là số tiền dự kiến và các khoản khó đòi vào chi phí trong kỳ.
III/ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
1/ Mục đích và sự cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mục đích:
Xuất phát từ thực tế giá cả của hàng hoá tồn kho thờng xuyên biến động tăng (giảm) do các nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan nh giảm giá, lỗi thời Để hạn chế bớt những thiệt hại xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp so với giá trị ghi sổ của hàng tồn kho Cuối kỳ
Trang 3kế toán nếu nhận thấy có bằng chứng chác chắn về sự giảm giá thờng xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán thì tiến hành lập dự phòng
Việc lập dự phòng hàng tồn kho đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của doanh nghiệp nhằm đa ra một hình ảnh trung thực về hình ảnh của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán
Giá trị thuần của hàng tồn kho thể hiện trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp là giá trị điều chỉnh giữa giá trị hàng tồn kho thực tế trên sổ kế toán và trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ hạch toán.
Sự cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Theo chế độ kế toán hiện hành, hàng tồn kho đợc ghi chép trên sổ kế toán theo giá thực tế Nhng trên thực tế giá mua hàng tồn kho trên thị trờng có thể bị giảm so với giá gốc Để thực hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán thì cần phải lập dự phòng cho phần giá trị hàng tồn kho bị giảm sút Qua đó, phản ánh giá trị thực hiện thuần của hàng tồn kho, giá trị thực hiện thuần của hàng tồn kho là giá có thể bán đợc trên thị tr-ờng
2/ Đối tợng và điều kiện lập dự phòng:
Theo qui định (Thông t số 107/2001TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31/12/2001 việc trích lập dự phòng hàng tồn kho phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo qui định của Bộ Tài chính là những vật t, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá thị trờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán
Các loại vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật t, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán Vật t hàng hoá tồn kho có giá trị bị giảm so với giá ghi trên sổ kế toán nhng giá bán sản phẩm dịch vụ đợc sản xuất từ vật t, hàng hoá ngày không bị giảm giá thì không đợc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
3/ Phơng pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá số lợng hàng tồn kho thực tế của từng loại vật t, hàng hoá để xác định mức lập dự phòng theo công thức sau:
Trang 4Mức lập dự phòng Lợng vật t, hàng Giá hạch Giá thực tếgiảm giá vật t, hàng = hoá tồn giảm giá x toán trên - trên thị trờnghoá cho năm kế hoạch tại thời điểm lập sổ kế toán tại thời điểm BCTC năm lập BCTC năm
4/ Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
- Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản “TK 139” Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
- Kết cấu tài khoản:
+ Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.+ Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.+ Số d Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (chi tiết giảm giá hàng tồn kho) Có TK: 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập ghi :
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632 : Giá vón hàng bán (chi tiết giảm giá hàng tồn kho). Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh đã bán, ngoài bút toán ghi phản ảnh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập của các loại hàng tồn kho này, ghi:
Trang 5Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
5/ Xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Căn cứ vào biến động thực tế và giá hàng tồn kho doanh nghiệp chủ động xác định mức trích lập, sử dụng và xử lý các khoản dự phòng theo đúng qui định
Cuối năm, doanh nghiệp có vật t, hàng hoá tồn kho bị giảm giá so với giá trị ghi trên sổ kế toán, thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo qui định
- Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số d khoản dự phòng năm trớc, thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá vật t, hàng hoá tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Nếu số dự phòng giảm giá trích lập cao hơn số d khoản dự phòng giảm giá vật t hàng hoá tồn kho để trích lập năm trớc thì doanh nghiệp tính thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc.
- Ngợc lại, nếu số dự phòng phải tính cho năm kế hoạch thấp hơn số số d khoản dự phòng giảm giá vật t, hàng hoá đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp phải hoàn nhập khác phần chênh lệch giữa số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch
IV/ Hạch toán dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t:
1/ Mục đích và sự cần thiết lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán:
Mục đích:
Theo nguyên tắc “Thận trọng” đòi hỏi kế toán phải lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, chứng khoán dài hạn khi cần thiết nhằm ghi nhận trớc vào chi phí của niên độ này những khoản thiệt hại có thể phát sinh do những nguyên nhân khách quan trong niên độ kế tiếp, từ đó xác định giá trị thực tế của các chứng khoán đang đầu t khi lập Bảng cân đối kế toán
Sự cần thiết lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán
Trong nền kinh tế thị trờng, các loại chứng khoán mà doanh nghiệp đầu t kể cả chứng khoán ngắn hạn và chứng khoán dài hạn đều có thể bị thiệt hại do giảm giá Theo nguyên tắc “Thận trọng” đòi hỏi kế toán phải lập dự phòng giảm giá cho các loại
Trang 6chứng khoán đàu t khi cần thiết nhằm ghi nhận trớc khoản tổn thất có thể xảy ra, giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp khoản tổn thất khi phát sinh
2/ Đối tợng và điều kiện lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán:
Là toán bộ chứng khoán đợc doanh nghiệp đầu t theo đúng qui định của pháp luật, đợc tự do mua bán trên thị trờng mà tại thời điểm kiểm kê, lập báo cáo tài chính có giá thị trờng giảm so với giá đang hạch toán trên kể kế toán (giá gốc ghi sổ) đợc pháp trích lập dự phòng.
Những chứng khoán không đợc phép mua bán trên thị trờng thì không đợc lập dự phòng giảm giá.
3/ Phơng pháp lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán:
Doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng loại chứng khoán đầu t, có biến động, giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm của năm báo cáo theo công thức sau:Mức lập dự phòng Số lợng chứng Giá chứng Giá chứng giảm giá đầu t = khoán bị giảm giá x khoán hạch - khoán thực tếchứng khoán cho tại thời điểm lập toán trên số trên thị trờng năm kế hoạch BCTC năm kế toán
Doanh nghiệp phải lập dự phòng riêng cho từng loại chứng khoán bị giảm giá và đợc tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t, làm căn cứ để hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
4/ Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t:- Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán, kế toán sử dụng tài khoản TK 229 “ Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn”, TK 129 “ Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn”.
Kết cấu tài khoản:
- Bên Nợ: Số dự phòng bù đắp thiệt hại thực tế do giảm giá chứng khoán Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán.
- Bên Có: Số trích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán.
Trang 7- Số d Có: Số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán hiện còn cuối kỳ.
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá đầu t ngăn han, đầu t dài hạn của các loại chứng khoán, các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn hiện có tính đến 31/12 tính toán phải lập dự phòng giảm giá cho các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn này So sánh với số đã lập dự phngf giảm giá năm trớc (nếu có) xác định số chênh lệch phải lập tăng thêm hoặc giảm đi (nếu có).
Trờng hợp số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, đầu t chứng khoán dài hạn phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, dài hạn, thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 129: Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn.Nợ TK 229: Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán dài hạn Có TK 635: Chi phí tài chính.
Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi các chứng khoán đầu t ngắn hạn, thu hồi hay đã chuyển nhợng, ngoài bút toán phản ánh giá chuyển nhợng hay thu hồi của những chứng khoán đã lập dự phòng giảm giá, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập của các chứng khoán này.
Nợ TK 129, 229: Hoàn nhập số dự phòng giảm giá của những chứng khoán đã chuyển nhợng hay thu hồi.
Trang 8Ngợc lại nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch nhỏ hơn vào chi phí hoạt động tài chính giống nh với niên độ kế toán trớc
5/ Xử lý khoản giảm giá chứng khoán đầu t:
Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số d khoản dự
phòng năm trớc đã trích thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t.
Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số d khoản dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán đã trích lập năm trớc thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí hoạt động tài chính
Giá trị khoản dự phòng đợc hoàn nhập vào thu nhập hoạt động tài chíh.
V/ Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:
1/ Mục đích và sự cần thiết phải lập dự phòng phải thu khó đòi.
Mục đích:
Dự phòng phải thu khó đòi nhăm mục đích:
- Đề phòng nợ phải thu không thu hồi đợc khi khách hàng không có khả năng trả nợ.
- Xác định giá trị thực của các khoản tiền tồn trong thanh toán khi lập báo cáo kế toán
Sự cần thiết phải lập dự phòng phải thu khó đòi.
Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh có những khoản phải thu mà ngời nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ hoặc vì lý do nào đó mà không xác định đợc ng-ời nợ Các khoản nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi Để đề phòng rủi ro, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ Vào cuối mỗi niên độ kế toán phải tính số d nợ phải thu khó đòi do ngời nợ không còn khả năng thanh toán có thể xảy ra trong năm kế hoạch để tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh
2/ Đối tợng và điều kiện lập dự phòng phải thu khó đòi
- Phải có tên, địa chỉ nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị hoặc ngời nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
Trang 9- Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc ngời nợ về só tiền còn nợ cha trả, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ.
- Căn cứ để đợc ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ hai năm trở lên, nhng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc ngời nợ có các dấu hiệu nh bỏ trón, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử thì cũng đợc ghi nhận là khoản nợ khó đòi.
3/ Phơng pháp lập dự phòng phải thu khó đòi
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiến hành hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi mức lập dự phòng phải thu khó đòi không đợc vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm và đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ Mức dự phòng cần lập có thể tính theo phơng pháp:
Cách 1: Phơng pháp ớc tính trên doanh thu bán chịu (đợc xác định trên cơ sở kinh
nghiệm thực tế của nhiều năm hoạt động từ sự phân tích tính chất các khoản phải thu) Mức lập dự phòng Tổng doanh số Tỷ lệ phải thu phải thu khó đòi = bán chịu x khó đòi ớc tính
- Cách 2: Doanh nghiệp dựa trên các tài liệu hạch toán chi tiết để phân loại các khoản
nợ phải thu theo thời hạn thu hồi nợ Các khoản nợ quá hạn đợc xem là có khả năng không đòi đợc nợ, nợ quá hạn càng lâu thì khả năng không đòi đợc nợ càng lớn Kế toán xác định mức lập dự phòng cần lập cho từng khoản phải thu khó đòi theo công thức:
Số dự phòng Tỷ lệ không đòi Nợ phải thu cần lập = đợc ớc tính x quá hạn
- Cách này khá sát với thực tế nợ không đòi đợc nhng tốn nhiều công thức.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Trang 104/ Phơng pháp hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:- Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh việc lập dự phòng về các khoản nợ phải thu khó đòi có khả năng không đòi đợc vào cuối niên độ, kế toán sử dụng TK 139” Dự phòng phải thu khó đòi”
Kết cấu tài khoản:
- Bên Nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi.- Bên Có: Trích lập số dự phòng phải thu khó đòi.
- Số d Có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn cuối kỳ.
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợc xác định là không chắc chắn thu đợc, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số d của khoản dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở cuối niên đọ trớc cha sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn đợc hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi.
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số d của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trớc cha sử dụng hết, thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi).
Trong niên độ kế toán, các khoản nợ phải thu khó đòi xác định thực sự là không đòi đợc đợc phép xoá nợ các khoản nợ, việc xó nợ các khoản phải thu khó đòi theo chế độ tài chính hiện hành Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ, ghi:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã trích lập)Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 138: Phải thu khác.