Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá.doc

Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá.

Lời mở đầu1 Lý do chọn đề tài

Là nớc có nền kinh tế đã và đang phát triển ở tầm cao Nhà nớc ta khôngngừng nâng cao và chú trọng ban hành các chính sách, thiết lập các công cụquản lý nền kinh tế một cách có hiệu quả Kế toán là công cụ quan trọng trongquản lý nền kinh tế.

Trong các đơn vị HCSN kế toán chi hoạt động là một trong những nộidung chính của công tác kế toán Đây là một khâu rất quan trọng trong hệthống tài chính của mỗi đơn vị và đợc đặc trng bởi quỹ tiền tệ gắn liền với việcthực hiện chức năng của Nhà nớc, cơ quan chính quyền các cấp trong quản lýNhà nớc đối với các hoạt động kinh tế xã hội Trong điều kiện nền kinh tế thịtrờng, Nhà nớc ta cần sử dụng và quản lý nguồn ngân sách Nhà nớc có hiệuquả để tạo hành lang và môi trờng thuận lợi cho phát triển kinh tế, xây dựngkết cấu hạ tầng cho kinh tế xã hội.

Để phù hợp hơn với yêu cầu đổi mới và thể chế hoá nền kinh tế cũng nhđáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu chi hoạt động của các đơn vị HCSN trongthời gian qua văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá đã tiến hành tổ chức, thựchiện tốt công tác quản lý và hoạch toán chi hoạt động, góp phần nâng cao hiệuquả quản lý kinh tế tài chính của đơn vị Tuy việc hoạch toán kế toán chi hoạtđộng của đơn vị luôn đảm bảo đúng chế độ, chính sách quy định của Nhà nớchiện hành, nhng qua nghiên cứu việc hoạch toán kế toán chi hoạt động ở vănphòng Sở Tài Chính vẫn còn một số tồn tại nh: Việc ghi sổ cha khoa hoc, còntrùng lặp Chính vì vậy để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi hoạt động ởđơn vị tôi đi sâu vào nghiên cứu đề tài “ Thực trạng công tác kế toán chi hoạtđộng ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá”

2 Mục đích nghiên cứu

Đa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi hoạt động củaVăn phòng sở Tài Chính Thanh Hoá

3 Đối tợng nghiên cứu

Tổ chức công tác kế toán chi hoạt động

4 Phạm vi nghiên cứu

Tổ chức công tác kế toán chi hoạt động của Văn phòng sở Tài Chính ThanhHoá quý IV năm 2006

5 Phơng pháp nghiên cứu

- Phơng pháp nghiên cứu lý luận

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 1 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

- Phơng pháp thống kê

- Phơng pháp phân tích, đánh giá - Phơng pháp kế toán

1.1 Nội dung chi hoạt động:

Chi hoạt động là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng số chi hoạt động trong kỳbáo cáo đề nghị quyết toán, chỉ tiêu này đợc phản ánh theo từng nội dung chicủa mục lục ngân sách Nhà nớc, là những khoản chi mang tính chất thờngxuyên theo dự toán chi ngân sách Nhà nớc đợc cơ quan có thẩm quyền phêduyệt hàng năm cho các đơn vị HCSN.

Nội dung của các khoản chi ở đơn vị HCSN đợc thực hiện theo nguyên tắckhông hoàn trả trực tiếp và mang tính chất tích luỹ đặc biệt Do tính chất đadạng và phong phú của các đơn vị HCSN nên hoạt động chi tiêu của nhữngđơn vị này cũng có những đặc thù riêng.

Theo nội dung, tính chất hoạt động của các đơn vị HCSN các khoản chi baogồm:

- Chi sự nghiệp kinh tế

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 2 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

- Chi sự nghiệp giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học.

- Chi sự nghiệp y tế, văn hoá, xã hội, thông tin, thể thao và các sự nghiệpkhác do Nhà nớc quản lý.

- Chi quản lý hành chính Nhà nớc

- Chi cho quốc phòng, an ninh và trật tự xã hội.

Theo nội dung tài chính của các khoản chi, chi HC- SN bao gồm một số nộidung chủ yếu sau:

- Chi tiền lơng chính.- Chi phụ cấp lơng

- Chi trả tiền làm đêm, làm thêm giờ.

- Chi quản lý hành chính: Công tác phí, phụ cấp lu trú, vật t văn phòng,thông tin, liên lạc, truyền tin,…

- Chi sữa chữa, mua sắm tài sản cố định.- Chi thực hiện các chơng trình dự án, đề tài.- Chi phí thanh lý, nhợng bán vật t, TSCĐ,…

1.2 Vai trò của chi hoạt động.

Chi hoạt động là một khoản chi mang tính chất thờng xuyên, luôn gắn liềnvới các hoạt động kinh tế xã hội của Nhà nớc, duy trì và bảo vệ sự tồn tại vàphát triển của đất nớc Vì vậy chi hoạt động có vai trò quan trọng Thông quachi hoạt động sẽ tác động trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động kinh tế xãhội nhằm đạt đợc những mục tiêu đề ra.

Thông qua các khoản chi đầu t cho y tế, khoa học giáo dục, có thể nâng caochất lợng lao động, tạo sức bật cho nền kinh tế ở giai đoạn tiếp sau.

Chi hoạt động góp phần thiết lập sự công bằng xã hội ở mức độ nhất định.

1.3 Yêu cầu quản lý các khoản chi.

Chi hoạt động ở đơn vị HCSN là những khoản chi mang tính chất thờngxuyên và đợc thực hiện theo nguyên tắc không hoàn trả trực tiếp và mang tínhchất tích lũy đặc biệt Do tính chất đa dạng và phong phú ở các đơn vị HCSNnên hoạt động chi tiêu của các hoạt động này cũng có những nét đặc thù riêng.Song kinh phí hoạt động phải đợc sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động,đúng đối tợng Đúng tiêu chuẩn định mức của Nhà nớc và trong phạm vi dựtoán đã đợc duyệt Trong quản lý chi hoạt động phải tuân thủ những nguyên tắcsau:

- Phải hạch toán chi tiết từng loại chi phù hợp với thời gian cấp kinh phí theotừng nguồn kinh phí đợc cấp và từng nội dung chi theo mục lục ngân sách Nhànớc, theo từng khoản mục chi đối với các chơng trình, dự án, đề tài.

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 3 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

- Phải đảm bảo thống nhất giữa hạch toán với việc lập dự toán về nội dungchi, phơng pháp hạch toán.

- Các khoản chi phải có lệnh chuẩn chi của thủ trởng đơn vị, các khoản chinày phải đúng với chính sách chế độ và đợc theo dõi tại kho bạc Nhà nớc - Các đơn vị cấp trên ngoài việc phải theo dõi tổng hợp các khoản chi ở đơnvị cấp mình còn phải tổng hợp số chi trên toàn ngành.

- Các cơ quan tài chính thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi hoạt độngmột cách chặt chẽ, đảm bảo ngân sách Nhà nớc đợc sử dụng đúng mục đích,đúng đối tợng, tăng cờng kiểm soát tình hình tiền mặt, nâng cao hiệu quả sửdụng ngân sách và đảm bảo đơn vị hoạt động có hiệu quả cao.

1.4 Kế toán chi hoạt động

1.4.1 Nhiệm vụ của kế toán chi hoạt động

Xuất phát từ vai trò, vị trí của kế toán các khoản chi trong đơn vị hành chính sựnghiệp mà kế toán chi hoạt động cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ, rõ ràng các khoản chi hoạtđộng ở đơn vị.

- Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, địnhmức, kiểm tra việc ghi sổ kế toán, lập các báo cáo quyết toán các khoản chi - Cung cấp số liệu, tài liệu về tình hình chi để làm cơ sở cho việc lập dự toánchi sau này và phục vụ việc điều hành chi tiêu cho hợp lý, có hiệu quả.

1.4.2 Chứng từ sử dụng.

Chứng từ kế toán là căn cứ không thể thiếu trong công tác kế toán Do đó lậpchứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác là khâu quan trọng trong việc hạchtoán ban đầu, là căn cứ để thực hiện các hoạt động kinh tế ở đơn vị và chứngminh các nghiệp vụ kinh tế đã đợc thực hiện.

Theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính thìchứng từ sử dụng trong kế toán chi hoạt động gồm các chứng từ chủ yếu sau:- Bảng chấm công ( Mẫu số C01a - HD)

- Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số C01b - HD)- Giấy báo làm thêm giờ (Mẫu số C01c - HD)

- Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số C02a - HD)- Bảng thanh toán tiền thởng (Mẫu số C04 - HD)- Bảng thanh toán phụ cấp (Mẫu số C05 - HD)- Giấy đi đờng(Mẫu số C06 - HD)

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số C07 - HD)- Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng (Mẫu số C11 - HD)

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 4 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

- Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí (Mẫu số C12 - HD)- Phiếu nhập kho (Mẫu số C21 - HD)

- Phiếu xuất kho ( Mẫu C21 - HD)- Phiếu chi (Mẫu 31-BB)

- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C32 - HD)- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số C37 - HD)

- Bảng kê chi tiền cho ngời tham dự hội thảo, tập huấn (Mẫu số C40a - HD)- Biên bản giao nhận tài sản cố định ( Mẫu số C50 - HD)

* Bảng chấm công ( mẫu số C01a - HD)a Mục đích:

Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉhởng BHXH,… của công chức, viên chức và ngời lao động làm căn cứ tính trảlơng cho từng công chức, viên chức, ngời lao động trong đơn vị.

Cột C: Ghi ngạch bậc lơng hoặc cấp bậc, chức vụ của từng ngời.

Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng ( Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng củatháng).

Cột 32: Ghi tổng số công hởng lơng thời gian của từng công chức, viên chức,ngời lao động trong tháng.

Cuối tháng, ngời chấm công, ngời phụ trách bộ phận ký vào bảng chấmcông và chuyển bảng chấm công và các chứng từ liên quan nh giấy chứng nhậnnghỉ ốm hởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hởng lơng…về bộ phận kếtoán kiểm tra đối chiếu Sau khi kiểm tra đối chiếu xong kế toán tiền lơng căn

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 5 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

cứ vào các ký hiệu chấm công cho từng ngời tính ra số công theo từng loại tơngứng để ghi vào các cột 32,33,34.

Bảng chấm công đợc lu tại phòng (ban, tổ) kế toán cùng các chứng từ có liênquan.

c.Phơng pháp chấm công: Tuỳ thuộc vào các điều kiện công tác và trình độ kếtoán tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phơng pháp chấm công sau:

+ Chấm công ngày + Chấm công giờ

+ Chấm công nghỉ bù * Bảng thanh toán tiền l ơng

a Mục đích: Bảng thanh toán tiền lơng là chứng từ làm căn cứ để thanh toántiền lơng, phụ cấp và thu nhập tăng thêm cho công nhân viên, đồng thời đểkiểm tra việc thanh toán tiền lơng cho công nhân viên trong cơ quan b Phơngpháp lập và trách nhiệm ghi:

Bảng thanh toán tiền lơng đợc lập hàng tháng.

Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng là các chứng từ liên quan nh: bảng chấmcông, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu nghỉ việc hởng bảo hiểm xã hội, chứngtừ chia thu nhập tăng thêm do tiết kiệm chi….

Góc trên, bên trái của bảng thanh toán tiền lơng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận vàmã đơn vị sử dụng ngân sách.

Cột A, B, C ghi số thứ tự, mã số công chức, viên chức, họ và tên ngời đợc hởnglơng.

Cột D, E: Ghi cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lơngCột 1: Ghi hệ số lơng tính theo ngạch bậc

Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ

Cột 3, 4, 5: Ghi hệ số phụ cấp khác nh: phụ cấp trách nhiệm vợt khung, phụcấp kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo, phụ cấp khu vực, phụ cấp đặc biệt… Cột 6: Ghi tổng hệ số lơng và hệ số phụ cấp ( cột 6 = cột 1 + cột 2+ cột3 + cột4+ cột5)

Cột 7: Ghi tổng mức lơng đợc hởng bằng mức lơng tối thiểu nhân với hệ số ơng và hệ số phụ cấp.

l-Cột 8: Ghi số tiền lơng của những ngày nghỉ việc không đợc hởng lơng bằng sốngày nghỉ việc không đợc hởng lơng ( căn cứ vào bảng chấm công để lấy sốngày nghỉ không đợc tính lơng) nhân với (x) tiền lơng bình quân ngày.

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 6 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Cột 9: Ghi số tiền BHXH trả thay lơng bằng số ngày nghỉ hởng BHXH (căn cứvào bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ đợc hởng BHXH) nhân với (x) tiền l-ơng bình quân ngày nhân với (x) tỷ lệ hởng BHXH.

Cột 10: Ghi tổng tiền lơng và BHXH đợc hởng của mỗi ngời ( cột 10 = cột 7 –cột 8 + cột 9)

Cột 11,12,13: Ghi các khoản trừ vào lơng nh : BHXH, BHYT ( phần thu nhậpphải đóng góp thêm), thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Cột 14: Ghi tổng số tiền phải khấu trừ vào lơng

Cột 15: Ghi tổng số tiền lơng còn lĩnh ( cột 15 = cột 10 – cột 14)

Cột G: Ký xác nhận của ngời đợc hởng lơng hoặc ngời nhận hộ Đối với cácđơn vị thực hiện thanh toán tiền lơng qua kho bạc Nhà nớc thì ngời nhận lơngký trực tiếp vào tờ séc của mình và không phải ký xác nhận vào bảng thanhtoán tiền lơng.

Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lơng lập bảngthanh toán tiền lơng chuyển cho kế toán trởng soát, sét và thủ trởng duyệt, trêncơ sở đó lập phiếu chi và phát lơng cho công chức, viên chức, ngời lao động.Bảng thanh toán tiền lơng đợc lu tại phòng kế toán đơn vị Nếu đơn vị thựchiện việc trả lơng tại kho bạc thì bảng thanh toán tiền lơng đợc lập thành 2 liên: - 1 liên lu tại phòng kế toán đơn vị để làm cơ sở ghi sổ.

- 1 liên chuyển cho kho bạc ( nơi chịu trách nhiệm trả lơng cho đơn vị) để làmcơ sở thanh toán tiền lơng cho từng cá nhân.

* Giấy đi đ ờng(C06 - HD): Giấy đi đờng làm căn cứ để cán bộ, viên chức vàngời lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tácphí, tàu xe khi về đến cơ quan.

* Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (C07 - HD)

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền làm thêm giờ mà ngời lao động đợc hởng sau khi làm việc ngoài gìơ theo yêu cầu công việc* Bảng kê trích nộp các khoản theo l ơng (C11 - HD)

Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng dùng để xác định số tiền BHXH,BHYT, KPCĐ mà đơn vị và ngời lao động phải nộp trong tháng ( hoặc quý)cho cơ quan bảo hiểm và công đoàn Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán vềcác khoản trích nộp theo lơng, tính vào chi của đơn vị trừ vào lơng của cán bộcông chức, viên chức.

* Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí (C12 - HD)

Bảng kê thanh toán công tác phí dùng để liệt kê các khoản thanh toán côngtác phí cho cán bộ, công nhân viên trong cơ quan trong trờng hợp phải thanhSinh Viên: Lê Anh Đức - 7 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

toán công tác phí cho nhiều ngời, cho nhiều giấy đi đờng khác nhau hoặc nhiềugiấy của 1 ngời cùng thanh toán một lần.

* Phiếu nhập kho (Mẫu C21 - HD)

Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lợng vật t, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoánhập kho làm căn cứ ghi sổ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệmvới ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.

* Phiếu xuất kho ( Mẫu C21 - HD)

Phiếu xuất kho nhằm theo dõi chặt chẽ số lợng vật t, dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong các đơn vị, làm căn cứ đểhoạch toán chi hoạt động, chi dự án, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nớc, chiphí đầu t xây dựng cơ bản, chi sản xuất, kinh doanh và kiểm tra việc sử dụng,thực hiện định mức tiêu hao vật t, định mức sử dụng công cụ, dụng cụ.

* Phiếu chi (Mẫu 31-BB)a Mục đích:

xác định số tiền mặt, ngoại tệ, đá quý, kim khí quý, thực tế xuất quỹ làm căncứ để xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán, ghi sổ các khoản chi liên quan.b Phơng pháp lập và trách nhiệm ghi:

Phiếu chi phải đóng thành quyển, ghi số quyển và số của từng phiếu chi Sốphiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán Từng phiếu chi phải ghi rõngày tháng năm lập phiếu, ngày tháng năm chi tiền.

Ghi rõ tên địa chỉ ngời nhận tiền, lý do chi, số tiền ghi bằng số và bằng chữ, sốlợng, chứng từ gốc kèm theo.

Phiếu chi do kế toán lập làm hai liên ( đặt giấy than viết một lần) và chỉ sau khicó đủ chữ ký của ngời lập phiếu, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị, thủ quỹ mớiđợc xuất quỹ Sau khi nhận đủ số tiền ngời nhận tiền phải ghi số tiền đã nhậnbằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.

Liên 1 lu nơi lập phiếu.

Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ sau đó chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốcđể ghi sổ kế toán.

* Giấy đề nghị tạm ứng ( C32 - HD)

Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếuchi và xuất quỹ cho tạm ứng.

* Giấy đề nghị thanh toán ( C37 - HD)

a.Mục đích: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trờng hợp đã chi nhng cha đợcthanh toán hoặc cha nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theochứng từ ( nếu có) để làm thủ tục thanh toán.

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 8 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ đợc giao, ngờimua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán trởnghoặc ngời phụ trách kế toán kiểm soát và chuyển cho ngời có thẩm quyền phêduyệt Sau khi đã đợc duyệt chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán vàghi sổ kế toán

* Bảng kê chi tiền cho ng ời tham dự hội thảo, tập huấn ( C40a - HD)

Bảng kê chi tiền cho ngời tham dự hội thảo, tập huấn là căn cứ để quyếttoán kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu bảng kê chi tiềnnày chỉ sử dụng cho những đơn vị tổ chức hội thảo ngắn ngày ( 1 buổi, 1 ngày) *Biên bản giao nhận tài sản cố định ( Mẫu số C50 - HD)

Biên bản giao nhận TSCĐ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khihoàn thành xây dựng, mua sắm, đợc cấp trên cấp phát, đợc tặng biếu, viện trợ,nhận vốn góp, TSCĐ thuê ngoài… a vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản củađđơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng vốngóp….

Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ TSCĐ,sổ kế toán có liên quan.

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc theo quy định của Nhà nớc,đơn vị còn sử dụng một số chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp quykhác nh:

Hoá đơn mua hàng hoá dịch vụ ( điện thoại văn phòng phẩm, vật t, mua biênlai, ấn chỉ ), hoá đơn GTGT …

Các chứng từ kế toán phản ánh và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinhở các đơn vị đã đợc thực hiện Do đó, các chứng từ kế toán phải đợc lập kịpthời, đầy đủ, chính xác, theo đúng quy định của Nhà nớc và đợc tổ chức luânchuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghisổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơnvị.

1.5 Tài khoản sử dụng và phơng pháp hoạch toán:1.5.1 Tài khoản sử dụng chủ yếu

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 9 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Kế toán chi hoạt động sử dụng TK 661 Ngoài ra còn sử dụng các tài khoảnliên quan nh TK 461, 111,112 311, 461, 466, 337, 334, 332…

* TK 661- Chi hoạt động

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động ờng xuyên theo dự toán chi ngân sách đã đợc duyệt nh chi dùng cho công tácchuyên môn nghiệp vụ và bộ máy hoạt động của cơ quan Nhà nớc, các đơn vịsự nghiệp , các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lợng vũ trang, các hộiquần chúng do NSNN cấp hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí đảmbảo.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 661 - Chi hoạt động TK 661” Chi hoạt động”

+ Tài khoản 66112- Chi không thờng xuyên:

Dùng để phản ánh các khoản chi không thờng xuyên nh chi thực hiện nhiệmvụ đột xuất nhà nớc giao, chi thực hiện tinh giảm biên chế, chi sữa chữa mua

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 10 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

sắm TSCĐ… bằng nguồn kinh phí không thờng xuyên thuộc năm trớc cha đợcquyết toán.

- Tài khoản 6612 - năm nay: Phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinhphí ngân sách năm nay.

Tài khoản 6612 có 2 tài khoản cấp 3:

+ Tài khoản 66121- chi thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi thờngxuyên bằng nguồn kinh phí thờng xuyên thuộc năm nay Cuối ngày 31/12, nếuquyết toán cha đợc duyệt, số chi tập hợp trên tài khoản này sẽ đợc kết chuyểnsang tài khoản 66111 “ chi thờng xuyên” (thuộc năm trớc) và đợc phản ánh quabút toán sau:

Nợ TK 66111 Có TK 66121

+ Tài khoản 66122 - chi không thờng xuyên:

Dùng để phản ánh các khoản chi không thờng xuyên bằng nguồn kinh phíkhông thờng xuyên thuộc năm nay Cuối ngày 31/12, nếu quyết toán cha đợcduyệt, số chi tập hợp trên tài khoản này sẽ đợc kết chuyển sang tài khoản66112 “ chi không thờng xuyên” (thuộc năm trớc) và đợc phản ánh qua búttoán sau:

Nợ TK 66112 Có TK 66122 - Tài khoản 6613 - năm sau:

Tài khoản này chỉ sử dụng ở những đơn vị đợc cấp phát kinh phí năm trớc chonăm sau để phản ánh các khoản chi trớc cho năm sau đến cuối ngày 31/12, sốchi tài khoản này đợc chuyển sang TK 6612 “năm nay”.

Tài khoản 6613 có 2 tài khoản cấp 3:

+ Tài khoản 66131 - chi thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạtđộng thờng xuyên bằng nguồn kinh phí thờng xuyên năm sau.

+ Tài khoản 66132 - chi không thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoảnchi hoạt động không thờng xuyên bằng nguồn kinh phí không thờng xuyênnăm sau.

1.5.2 Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu về chi hoạtđộng.

Đợc thể hiện qua sơ đồ các tài khoản sau: Kế toán chi thờng xuyên

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 11 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

661

334,335 111,112 Tiền lơng, phụ cấp trả viên chức Các khoản thu giảm chi

Các khoản phải trả các đối tợng khác 332

Trích BHXH, BHYT, KPCĐ

Trên lơng phải trả viên chức 311(3118) 241 Số chi thờng xuyên sai Qtoán K/c chi sửa chữa TSCĐ hoàn thành Không đợc duyệt y, phải thu hồi

211,213 461(46121) Đầu t XDCB mua sắm K/c số chi thờng xuyên để ghi TSCĐ hoàn thành bàn giao giảm KP chi thờng xuyên khi đa vào sử dụng quyết toán đợc phê duyệt 111,461…

Mua TSCĐ đa vào SD ngay

Đồng thời ghi: 466111, 112, 152,

643 Định kỳ đơn vị sự nghiệp phân bổ dần chi

phí trả trớc

461 Rút dự toán chi thờng xuyên để chi trực tiếp

413

336 T/Ư KP của kho bạc chi trực tiếp Lãi tỷ giá hối đoái

Của hoạt động HCSN

1.6 Sổ kế toán sử dụng1.6.1 Sổ kế toán chi tiết.

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 12 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Để theo dõi chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kếtoán, niên khoá ngân sách và theo mục lục ngân sách Nhà nớc, kế toán chi hoạtđộng sử dụng các sổ chi tiết “ sổ chi tiết chi hoạt động”.

Sổ chi tiết chi hoạt động ( Mẫu số S61- H)

a Mục đích

Đợc dùng để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ,chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo nguồn kinh phí đảm bảotheo từng loại, khoản, nhóm, mục, tiểu mục của mục lục ngân sách Nhà nớcnhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việclập báo cáo số chi đề nghị quyết toán.

Cột B,C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ.

Cột D: Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ phát sinh theo từng chứng từ kếtoán

Cột 1: Ghi tổng số tiền phát sinh bên nợ TK 661 “chi hoạt động” trên chứng từTừ cột 2 đến cột 7 : ghi số chi thuộc các tiểu mục tơng ứng

Cột 8: Ghi tổng số tiền phát sinh bên có TK 661 “chi hoạt động” (các khoản ợc phép ghi giảm chi).

đ-Cuối tháng: Cộng tổng số phát sinh trong kỳ kế toán, số luỹ kế từ đầu quý, đầunăm.

1.6.2 Sổ kế toán tổng hợp.

Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý,điều kiện trang thiết bị, kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán đợc phép lựachọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kếtoán có thể thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời,chính xác, các tài liệu, thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điềuhành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.

Theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của bộ trởng Bộ Tàichính, các hình thức kế toán đợc áp dụng cho các đơn vị HC-SN gồm:

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 13 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái:

a Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái là các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đợc ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và đợcphân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán)

Trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùngmột quá trình ghi chép.

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảngtổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

* Đặc điểm

Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loạitheo toàn bộ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổkế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký- Sổ cái.

Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiếtb Các loại sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái.

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ nhật ký - sổ cái

- Các sổ, các thẻ kế toán chi tiết.

- Sổ kế toán chi tiết: Đợc mở cho các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết Sốlợng sổ kế toán chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yêucầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ của đơn vị nh sổ tài sản cố định, sổ chi tiếtvật liệu, thẻ kho….

Sổ kế toán tổng hợp: chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật Ký Sổ cái sổ này dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vừa theothứ tự thời gian, vừa theo hệ thống Sổ này mở cho từng niên độ kế toán vàkhoá sổ hàng tháng

-c Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán( hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại) đã đợc kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, tàikhoản ghi có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán(hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đợc ghi trên một dòng đợcghi trên cả hai phần, phần nhật ký và phần sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kếSinh Viên: Lê Anh Đức - 14 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

toán cùng loại đợc lập cho những chứng từ cùng loại ( Phiếu thu, phiếu chi,phiếu xuất kho, phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.

Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sau khi đã đ ợcdùng để ghi sổ Nhật ký - sổ cái, đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết cóliên quan.

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trongtháng vào sổ Nhật ký - sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hànhcộng số liệu của cột phát sinh ở phần nhật ký và các cột nợ, cột có của từng tàikhoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng.

Căn cứ vào số phát sinh các tháng trớc và số phát sinh tháng này tính ra số phátsinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số d đầu tháng và sốphát sinh trong tháng kế toán tính ra số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổNhật ký - sổ cái.

Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải đảmbảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột Tổng số tiền phát Tổng số tiền phát “ số tiền phát sinh” = sinh nợ của tất cả = sinh có của tất cả ở phần nhật ký các tài khoản các tài khoản Tổng số d Nợ các tài khoản = Tổng số d Có các tài khoản

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đợc khoá sổ để cộng số phát sinh nợ,số phát sinh có và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng Căn cứ vào số liệukhoá sổ của các đối tợng chi tiết lập “ bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tàikhoản Số liệu trên “bảng tổng hợp chi tiết” đợc đối chiếu với số phát sinh nợ ,số phát sinh có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - sổ cái - Số liệu trên sổ Nhật ký - Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và “ bảng tổnghợp chi tiết” sau khi khoá sổ đợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp đúng sẽ đợc sửdụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.

* Trình tự ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 15 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

( Biểu 1.1)

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái

* Ưu điểm: Hình thức kế toán này có mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào mẫusổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra.

* Nhợc điểm: Hình thức kế toán này khó phân công lao động kế toán tổng hợpđối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều nghiệpvụ kinh tế, tài chính Theo hình thức này thì mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồngkềnh không thuận tiện cho việc ghi sổ.

* Phạm vi áp dụng: Thờng đợc áp dụng ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tàikhoản kế toán tổng hợp nh: Các đơn vị trờng học, ngân sách xã…

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 16 - GVHD: Nguyễn Xuân HàoChứng từ kế toán

chi tiếtBảng tổng hợp

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

a Đặc điểm

Các hoạt động kinh tế, tài chính đợc phản ánh ra chứng từ gốc đều đợc phânloại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vàocác sổ kế toán liên quan.

- Tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trênhai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từghi sổ.

- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kếtoán riêng biệt.

b Các loại sổ kế toán: + Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; + Sổ cái;

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

c Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đợc kiểm trađể lập chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thờngxuyên, có nội dung kinh tế giống nhau đợc sử dụng để lập “ bảng tổng hợpchứng từ gốc cùng loại” từ số liệu cộng trên “ bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại “ để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyểnđến kế toán trởng hoặc ngời phụ trách kế toán hoặc ngời đợc kế toán trởng uỷquyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ đăngký chứng từ ghi sổ và sổ cái, kế toán tiến hành khoá sổ cái để tính ra số phátsinh Nợ, số phát sinh Có và Số d cuối tháng của từng tài khoản Trên sổ cái tínhtổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng Căn cứ vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và sổ Cái sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu thì sửdụng để lập “ bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính.

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các chứngtừ kế toán kèm theo “ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” đợc sử dụngđể ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản.

Cuối tháng khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập“bảng tổng hợp chi tiết” theo từng tài khoản Số liệu trên “ bảng tổng hợp chiSinh Viên: Lê Anh Đức - 17 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

tiết” đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối tháng củatừng tài khoản trên sổ cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệutrên “ bảng tổng hợp chi tiết” của các tài khoản đợc sử dụng để lập báo cáo tàichính.

* Ưu điểm:

Ghi chép đơn giản, kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, thuậnlợi cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng cácphơng tiện kỹ thuật tính toán hiện đại.

* Nhợc điểm:

Việc ghi chép trùng lắp, khối lợng công việc ghi chép nhiều, công việc ghichép, kiểm tra thờng dồn vào cuối kỳ làm ảnh hởng đến thời hạn lập và gửi báocáo kế toán.

* Điều kiện áp dụng:

Hình thức kế toán phù hợp với mọi đơn vị có quy mô khác nhau, kết cấu đơngiản nên phù hợp với cả điều kiện lao động thủ công và lao động kế toán bằngmáy.

* Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

( Biểu 1.2)

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 18 - GVHD: Nguyễn Xuân HàoChứng từ kế toán

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo kế toánSổ quỹ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtBảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loạicùng loại

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết để ghivào hai loại sổ kế toán.

a Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung.

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệpvụ kinh tế, tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tựthời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên SổNhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

b Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung - Nhật ký chung

- Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

c Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán để đợc kiểm tra để ghi vào sổ Nhậtký chung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhcùng loại đã ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kếtoán phù hợp Trờng hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời vớiviệc ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế còn đợc ghi vào các sổ,thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng ( cuối quý, cuối năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “ bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản.Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết đợc đối chiếu với số phát sinh nợ, số phátsinh có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ cái Sau khi kiểm tra, đốichiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên sổ cái đợc sử dụng để lập“ Bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính.

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 19 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh nợ” và “Tổng số phát sinh có” trên bảngcân đối số phát sinh phải bằng “ tổng số phát sinh nợ” và “Tổng số phát sinhcó trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.

* Ưu điểm:

Hình thức kế toán này có u điểm là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuậntiện cho việc phân công lao động kế toán.

* Nhợc điểm:

Hình thức này việc ghi chép trùng lắp

* Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các đơn vị có quy mô vừa, khối lợng nghiệpvụ kinh tế phát sinh không nhiều lắm Đơn vị đã sử dụng phơng tiện tính toánvào trong công tác kế toán thì việc lọc số liệu mới chính xác đợc.

a Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 20 - GVHD: Nguyễn Xuân HàoChứng từ kế toán

Sổ NKC

Báo cáo tài chính

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối phát sinh

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Cónhiều chơng trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêuchuẩn, điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo nguyên tắc củamột trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy địnhtrên đây Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toánnhng phải đảm bảo in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quyđịnh.

Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị đợc lựa chọn mua hoặc tự xâydựng phần mềm kế toán phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụngtại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêucầu kế toán quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theoquy định của chế độ sổ kế toán.

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sữa chữa sổ kếtoán theo quy định của luật kế toán, các văn bản hớng dẫn thi hành luật kế toánvà của chế độ kế toán này.

- Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán dobộ Tài Chính quy định tại thông t số 103/2005/TT - BTC ngày 24/11/2005 đểlựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơnvị.

b Các loại sổ của hình thức trên máy vi tính

Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổcủa hình thức kế toán đó Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giốngsổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.c Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã đợc kiểm tra tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi cóđể nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đợc thiết kế sẵn trên phầmmềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đợc nhập vào máy theotừng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái hoặc Nhật ký -sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

- Cuối tháng ( hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện cácthao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợpvới số liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thựcSinh Viên: Lê Anh Đức - 21 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

theo thông tin đã đợc nhập trong kỳ Ngời làm kế toán có thể kiểm tra, đốichiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán đợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện cácthủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

( Biểu 1.4)

* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính đợc thể hiệntheo sơ đồ sau:

Nhập số liệu hàng ngày in sổ, báo cáo cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán chi hoạt độngtại văn phòng sở Tài Chính Thanh Hoá.

2.1 Đặc điểm, tình hình chung của đơn vị có ảnh hởng đến công tác kếtoán chi hoạt động

2.1.1 Về lịch sử hình Thành

Sở Tài chính Thanh hoá đợc thành lập vào 01/01/1951, ban đầu có tên gọilà Ty Tài chính Sau này, đổi tên là Sở Tài Chính Vật Giá và giữ nguyên chođến bây giờ Với nhiệm vụ là giao dự toán ngân sách hàng năm cho các cấp,các ngành , đơn vị và hớng dẫn phân bổ, điều hành dự toán theo đúng quy địnhcủa luật ngân sách Nhà nớc và chỉ đạo của Uỷ Ban Nhân dân tỉnh.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Sở Tài chính Thanh Hoá

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 22 - GVHD: Nguyễn Xuân HàoBảng tổng

hợp chứng từkế toán cùng loại

Sổ kế toánSổ tổng hợpSổ chi tiết

Báo cáo tài chínhPhần mềm

kế toán

Máy vi tínhChứng từ

kế toán

+ Đang theo học cao học: 6 ngời+ Trình độ đại học: 74 ngời

+ Cao cấp lý luận chính trị : 20 ngời+ Cử nhân hành chính: 4 ngời

+ Đang theo học cao cấp lý luận chính trị: 5 ngời+ Chuyên viên cao cấp : 1 ngời

2.1.3 Bộ máy tài chính, cơ cấu các phòng

a Ban lãnh đạo: gồm 04 ngời

Giám đốc Sở: Phạm Cờng Vinh - Phụ trách chungPhó giám đốc Sở: 03 ngời

+ Ngô Đình Chén - Chủ tịch công đoàn, phụ trách văn xã và doanh nghiệp+ Nguyễn Anh Khuyến - Phụ trách đầu t, văn phòng và ngân sách huyện + Nguyễn Lơng Thăng - Phụ trách quản lý và công sản

- Xây dựng các đề án, huy động các nguồn vốn cho đầu t phát triển.* Phòng Tài chính hành chính sự nghiệp gồm 14 cán bộ

* Văn Phòng Sở gồm 14 cán bộ

Nhiệm vụ:

- Thực hiện công tác cải cách hành chính tại bộ phận một cửa

- Bố trí sắp xếp công tác tổ chức, cán bộ, điều động, đề bạt luân chuyểnđúng quy trình quy định, đảm bảo sự hoạt động liên tục của các phòng trongsở

- Luân chuyển công văn đến, công văn đi kịp thời, sao chụp in ấn tài liệuđáp ứng yêu cầu công việc trong cơ quan.

- Quản lý chi tiêu theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nớc Bộ máy lãnh đạo, quản lý đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

a Chức năng, nhiệm vụ của kế toán Văn Phòng Sở Tài chính Thanh Hoá

Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng cung cấp thông tin mọi hoạtđộng kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nớc tại đơn vịSinh Viên: Lê Anh Đức - 24 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Giám đốc sở

Phòng Quản lý NS

Văn phòng Sở Phòng

Đầu t Phòng

Tài chính DN

Phòng Quản lý công sảnPhòng

Tài chính HCSN

Phòng Thanh tra tài chính

hành chính sự nghiệp, đợc Nhà nớc sử dụng nh một công cụ sắc bén có hiệulực trong việc quản lý ngân sách Nhà nớc tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việcsử dụng các nguồn vốn (trong đó cơ bản là vốn ngân sách) một cách tiết kiệm,hiệu quả.

Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tàichính, kế toán của Sở Tài chính phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thốngtình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình hình thànhkinh phí và sử dụng nguồn kinh phí.

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán chi ngân sáchcủa Sở

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý theo quyđịnh, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dựtoán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụngcác nguồn kinh phí ở Sở

b Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán tại văn phòng sở tài chính Thanh Hoá đợc bố trí nh sau:

Kế toán trởng kiêm kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp chịu sự lãnh đạotrực tiếp của chánh văn phòng và chịu trách nhiệm trớc giám đốc sở Tài Chínhvề hoạt động tài chính kế toán của toàn đơn vị.

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtBảng tổng hợp

chứng từ kế toán cùng loại

-TK 111: Tiền mặt

-TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc-TK 211: Tài sản cố định hữu hình-TK 214: Hao mòn tài sản cố định- TK 311: Các khoản phải thu- TK: 331: Các khoản phải trả-TK 312: Tạm ứng

-TK 332: Các khoản phải nộp theo lơng

-TK 334: Các khoản pahỉ trả công nhân viên chức và các đối tợng khác- TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái

- TK 431: Các quỹ

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 26 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

- TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

-TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ-TK 661: Chi hoạt động.

2.2.2 Hạch toán chi tiết chi hoạt động

*Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép vào sổ kế toán nh sau:

Từ các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại kế toánghi vào các chứng từ ghi sổ

Đồng thời với quá trình trên thì các chứng từ kế toán đợc ghi vào sổ chi tiết chihoạt động

Cuối tháng từ các chứng từ ghi sổ đã đợc lập kế toán ghi sổ vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ và sổ cái ( Chi hoạt động)

Cuối tháng từ sổ chi tiết chi hoạt động lập bảng tổng hợp chi tiết chi hoạt độngnhằm đối chiếu với sổ cái ( Chi hoạt động)

* Đối với các khoản chi trả cho cán bộ công nhân viên :

Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lơng ( biểu 2.1) tiến hành rút dựtoán ngân sách ( Mẫu số C2- 04/NS) nhập quỹ tiền mặt để lấy tiền trả lơng chocán bộ công nhân viên

(Biểu 2.1)

( Bảng thanh toán tiền lơng tháng 10)

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 28 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Giấy rút dự toán ngân sách Mẫu số C2 – 04/NS Kiêm lĩnh tiền mặt Niên độ:……… Ngân sách cấp tỉnh Số:………

( Khung nào không sử dụng thì gạch chéo )

Đơn vị lĩnh tiền: Văn Phòng Sở Tài Chính Thanh HoáMã Số ĐVSDNS: Mã địa bàn:

Tên CTMT: Mã CTMT:Tài khoản:

Tại KBNN: Thanh Hoá

Họ tên ngời lĩnh tiền: Nguyễn Thị ThuýGiấy chứng minh nhân dân số: 157561367

Cấp ngày: Nơi cấp: Sở Công An

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 29 - GVHD: Nguyễn Xuân HàoKhông ghi vào

khu vực này

Tạm ứng thực chi

Phần Do KBNN ghiNợ TK

Có TK

Nội dung thanhtoán

KBNN ghi sổ và trả tiền ngày

Thủ quỹ kế toán kế toán trởng Giám đốc

(Nguồn số liệu: VP Sở T/C Thanh Hoá)

- Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lơng kế toán hạch toán nh sau: Nợ TK 661 148.005.000

Số tiền: 148.005.000đ (Viết bằng chữ) Một trăm bốn tám triệu không trămkhông năm nghìn đồng chẵn

Thủ quỹ Ngời nhận (ký, họ tên) (ký, họ tên)

( Nguồn số liệu: VP Sở T/C Thanh Hoá)Sau khi lập phiếu chi kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ

Trích yếu Số hiệu tài khoảnNợ Có Số tiền Ghi chú

( kèm theo 01 chứng từ kế toán)

Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Ngời lập Kế toán trởng

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

( Nguồn số liệu: VP Sở T/C Thanh Hoá)Dựa trên bảng thanh toán lơng hàng tháng kế toán lập bảng kê trích các khoảntrích theo lơng đơn vị phải đóng góp cho cơ quan bảo hiểm cũng nh công đoàncấp trên.

( Biểu 2.4)

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 31 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Bảng kê

Trích nộp các khoản theo lơng lơng quý IV/2006

Tổng quỹ lơng= 148.005.000Tổng hệ số = 328.90

Tổng số ngời = 91Tổng số tháng = 1

BHXH = 15% = 22.200.750BHYT = 2% = 2.960.100

Tổng quỹ lơng=148.005.000Tổng hệ số = 328.90

Tổng số ngời = 91Tổng số tháng = 1

BHXH = 15% = 22.200.750BHYT = 2% = 2.960.100

Tổng quỹ lơng= 148.005.000Tổng hệ số = 328.90

Tổng số ngời = 91Tổng số tháng = 1

BHXH =15% = 22.200.750BHYT = 2% = 2.960.100Tổng cộng = 25.160.850Tổng cộng = 25.160.850Tổng cộng = 25.160.850

Trích BHXH: 15% = 66.602.250 BHYT: 2% = 8.880.300 KPCĐ: 2% = 8.880.300Tổng cộng: 84.362.850

( Viết bằng chữ: Tám t triệu ba trăm sáu hai nghìn tám trăm năm mơi đồng) Ngày 19 tháng 10 năm 2006 Ngời lập Thủ trởng đơn vị

( Đã ký) ( Ký, đóng dấu)

Đối với khoản chi này kế toán thanh toán với cơ quan bảo hiểm, công đoàn cấptrên bằng chuyển khoản thông qua giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản,chuyển tiền th điện theo (Mẫu số C2 – 05/NS)

Mẫu số C2 –05/NS

Giấy rút dự toán ngân sách Niên độ: 2006

Kiêm chuyển khoản, chuyển tiền th - điện Số: Cấp séc bảo chi

Ngân sách: tỉnh

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 32 - GVHD: Nguyễn Xuân HàoKhông ghi vào

khu vực này

Tạm ứng Thực chi

( Khung nào không sử dụng thì gạch chéo)Đơn vị trả tiền: Văn Phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá

Mã Số: ĐVSDNS: 3401490028 Mã địa bàn: 04Tên CTMT: Mã CTMT

Số tài khoản:… 14111.000 001….Tại KBNN: … Thanh Hoá….

Đơn vị nhận tiền: Bảo Hiểm Thanh Hoá

Số Tài khoản: 277 501 000 084 tại NH Nông Nghiệp Nội dung thanh toán Mã

Số tiềnThanh toán tiền BHXH,

BHYT, KPCĐ tháng 12

28.120.950 Cộng 28.120.950

Tổng số tiền ghi bằng chữ: (Hai tám triệu một trăm hai mơi triệu chín trămnăm mơi nghìn đồng)

Đơn vị trả tiền

Ngày 17 tháng 12 năm 2006

Kế toán trởng chủ tài khoản

KBNN a ghi sổ ngày ( Đã nhận đủ tiền)

KBNN B, NH B ghi sổ ngày …

Thủ quỹ kế toán kế toán trởng Giám đốc

( Nguồn số liệu: VP Sở T/C Thanh Hoá)

( ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

( Nguồn số liệu: VP Sở T/C Thanh Hoá)

* Đối với các khoản chi hàng hoá dịch vụ, công tác chuyên môn nghiệp vụ ởSở Tài chính bao gồm các mục sau: Mục 109, mục 110, mục 111, mục 112,mục 113 , mục 117, mục 119, mục 134, mục 145.

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 33 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Căn cứ vào thông t số 118/2004/TT-BTC ngày 08/12/2004 của Bộ TàiChính về việc quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị đối với các cơquan hành chính.

Căn cứ vào nghị quyết số 42/2006/NQ -HĐND tỉnh Thanh Hoá về việc quyđịnh chế độ chi hội nghị, chế độ công tác phí đối với các đơn vị HCSN

Căn cứ hoá đơn, chứng từ của đơn vị hoặc cá nhân đợc thụ hởng gửi đến, kếtoán sẽ lập các liên giấy rút dự toán bằng chuyển khoản để thanh toán cho họqua kho bạc Nhà nớc….hoặc sẽ căn cứ giấy đề nghị thanh toán lập phiếu chi

Cụ thể nh sau:

Mục 109 (thanh toán dịch vụ công cộng)

Các khoản chi này căn cứ vào hoá đơn và giấy đề nghị thanh toán của thủquỹ cơ quan kế toán lập phiếu chi.

Sở T/C Thanh Hoá Giấy đề nghị thanh toán Ngày 02 tháng 12 năm 2006

Số: Kính gửi: Thủ trởng cơ quan và kế toán trởng

Họ tên ngời đề nghị thanh toán : Nguyễn Thị ThuýBộ phận: Văn phòng sở T/C

Nội dung thanh toán: Chi thanh toán tiền nớc tháng 12

Số tiền đề nghị thanh toán: 2.145.000đ Viết bằng chữ (Hai triệu một trămbốn lăm nghìn đồng chẵn)

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 34 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

( Biểu 2.6)

Sở Tài Chính Thanh Hoá Mẫu số: C31- BB

Phiếu chi Quyển số: 04

Ngày 03 tháng 12 năm 2006 Số: 668

Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Thuý Nợ TK 661Địa chỉ: Văn phòng Sở Tài Chính Có TK 111Lý do chi: Thanh toán tiền nớc tháng 12

Số tiền: 2.145.000đ Viết bằng chữ (Hai triệu một trăm bốn lăm nghìn đồngchẵn)

( Nguồn số liệu: VP Sở T/C Thanh Hoá)

Sở T/C Thanh Hoá Bộ phận: Lái xe

Giấy đề nghị thanh toán

Ngày 02 tháng 12 năm 2006

Số: Kính gửi: Thủ trởng cơ quan và kế toán trởng

Họ tên ngời đề nghị thanh toán : Nguyễn Văn VạnBộ phận: Tổ lái xe

Nội dung thanh toán: Chi thanh toán tiền nhiên liệu trong tháng 11Số tiền đề nghị thanh toán: 4.345.290đ

Viết bằng chữ( Bốn triệu ba trăm bốn lăm nghìn hai trăm chín mơi đồng)( Kèm theo 10 chứng từ kế toán)

Ngời đề nghị thanh toán Kế toán trởng Ngời duyệt ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của ngời đề nghị ( đã có sự phê duyệtcủa lãnh đạo) Kế toán hạch toán nh sau:

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 36 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào