Tài liệu mô tả một số bước để nhà quản lý có thể tham khảo ở giai đoạn đầu khi tiếp xúc với ERP. Thông qua mỗi bước, người đọc có thể thực hiện những sự chuẩn bị, điều chỉnh, bổ sung ở công ty mình để sẵn sàng cho giai đoạn triển khai ERP.
CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ ĐỂ TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP THÀNH CÔNG ERP giấc mơ mà nhiều Doanh nghiệp hướng đến thời đại áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kinh doanh Nhưng vấn đề đặt để triển khai ERP? Lựa chọn nhà cung cấp nào? Ngân sách sao? Thời gian dự án nào? Nguồn lực sao? Làm để đảm bảo dự án ERP thành công? Rất nhiều câu hỏi cần phải trả lời trước Doanh nghiệp tiến hành áp dụng hệ thống ERP Thành công nhiều thất bại không Hy vọng viết góp phần giúp Doanh nghiệp có chuẩn bị cần thiết trước triển khai dự án ERP Đánh giá nhu cầu Doanh nghiệp Tất nhiên câu hỏi triển khai dự án là: Tại doanh nghiệp lại cần nó? Nhu cầu doanh nghiệp gì? Câu hỏi theo ERP News VN quan trọng Xu ERP lan tỏa Bao nhiêu doanh nghiệp xung quanh triển khai ERP ERP tất yếu, sống doanh nghiệp thời đại Vì ta phải làm ERP Đầu tiên, Doanh nghiệp cần nhìn vào thực tế: Cần quản lý gì? Các vấn đề gây khó khăn cho việc quản lý Các vấn đề gây trở ngại cho việc phát triển Nhu cầu phát triển tương lai Ngân sách cho dự án Doanh nghiệp cần phải hiểu khó khăn nhu cầu để xác định lựa chọn hệ thống Có cần thiết phải ERP hay cần phần mềm Kế Toán/ Bán Hàng/ Phân Phối Chuẩn bị nguồn nhân lực Để triển khai hệ thống ERP, nguồn nhân lực – người – quan trọng Nguồn lực nói đến khơng thân doanh nghiệp mà nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP Về doanh nghiệp, cần chuẩn bị đội ngũ dự án: Trưởng dự án: nên vị trí chủ chốt hiểu cơng ty, định, điều người cơng ty cần thực công việc dự án Trưởng dự án cần phải theo dõi sát kế hoạch dự án để đảm bảo tiến độ Thành viên dự án: nên có vị trí chủ chốt vị trí để cần ý kiến/ định Các thành viên cần dành phần lớn thời gian cho dự án để đảm báo tiến độ Trình độ: đội ngũ dự án – bên cạnh kiến thức chun mơn – cần có kiến thức định hệ thống/ phần mềm/ tin học văn phòng/ kỹ giao tiếp để đáp ứng nhu cầu công việc Đánh giá thay đổi nguồn nhân lực suốt trình triển khai: nguồn nhân lực khơng ổn định, dự án kéo dài Trong thời gian triển khai dự án, đội ngũ dự án cần phải đào tạo đầy đủ hiểu “tương đối” rõ hệ thống Lựa chọn Nhà cung cấp Một bước đau đầu cho doanh nghiệp lựa chọn Nhà cung cấp giải pháp ERP Trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, nước nước Làm để lựa chọn Nhà cung cấp phù hợp trình tìm hiểu, xem xét, đánh giá doanh nghiệp Doanh nghiệp cầu xác định Phạm Vi triển khai, Ngân Sách cho dự án Sau chuẩn bị danh sách Bảng câu hỏi nhu cầu nghiệp vụ Doanh Nghiệp để gởi cho Nhà cung cấp Dựa vào kết phản hồi Bảng câu hỏi Nhà cung cấp, xem xét đánh giá, đưa định liên hệ với Nhà cung cấp để thực giới thiệu Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn kịch theo quy trình nghiệp vụ để gởi Nhà cung cấp yêu cầu thực theo Xem xét mức độ đáp ứng hệ thống Ngoài Doanh nghiệp thuê đơn vị Tư Vấn để tìm kiếm Nhà cung cấp hợp yêu cầu Hiện trường có nhiều Nhà cung cấp với giải pháp nước nước Các giải pháp nước: Chi phí tương đối rẻ Mức độ phù hợp thường Nhà cung cấp tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp Tính ổn định hệ thống chưa đánh giá đầy đủ Tính chưa đầy đủ Các giải pháp ngồi nước: Chi phí tương đối cao Tính ổn định cao Đầy đủ tính Mức độ tùy chỉnh thấp (hoặc chi phí tùy chỉnh cao) Xây dựng phạm vi dự án Ở Phần 1, Doanh nghiệp sau tìm hiểu rõ nhu cầu phần xác định phạm vi công việc ngân sách cho dự án Tuy nhiên chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng chi tiết cho phần việc phải thực hiện, mục tiêu, phương pháp đánh giá Xây dựng phạm vi công việc quan trọng Nó ảnh hưởng tới tiến độ kết dự án Rất nhiều Doanh nghiệp không xác định rõ phạm vi công việc với nhà cung cấp dẫn tới phạm vi công việc phát sinh nhiều, tràn lan khơng quản lý Điều dẫn tới dự án kéo dài thất bại Lập kế hoạch theo dõi tiến độ dự án Dự án phải có kế hoạch thời gian làm việc cụ thể cho giai đoạn Vai trò Trưởng dự án quan trọng việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án, kịp thời đưa định quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực để đảm bảo dự án tiến độ Qua giai đoạn, cần có tổng kết để đánh giá mức độ hoàn thành xem xét thực cho giai đoạn Chuẩn bị sở hạ tầng Để triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải có sở hạ tầng: máy chủ, máy tính, đường truyền, Từng hệ thống ERP có yêu cầu tối thiểu hạ tầng Doanh nghiệp cần hỏi rõ Nhà cung cấp để đánh giá mức độ đầu tư cho phần hạ tầng tương lai Tùy vào tình hình, Doanh nghiệp đầu tư hệ thống máy chủ đặt văn phòng Điều giúp doanh nghiệp chủ động việc trì bảo trì hệ thống Tuy nhiên Doanh nghiệp cần có nguồn lực phục vụ cho việc Doanh nghiệp thuê máy chủ từ Nhà cung cấp Tuy nhiên cần tìm hiểu rõ Nhà cung cấp máy chủ để đảm bảo hệ thống ổn định ln có dự phòng phát sinh vấn đề từ hệ thống Nhà cung cấp Doanh nghiệp nên có đánh giá để định đầu tư hay thuê hệ thống máy chủ Chuẩn bị quy trình, liệu báo cáo/ chứng từ Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình cơng việc cụ thể cho phòng ban, mối liên kết cơng việc phòng ban với ERP hệ thống thống kết thừa: đầu nghiệp vụ phòng ban đầu vào phòng ban khác Dữ liệu doanh nghiệp cần chuẩn hóa chuyển lên hệ thống ERP Đặc biệt liệu quan trọng như: Khách Hàng, Sản phẩm, Kho, Tồn Kho, Nhà Cung Cấp, Bộ định khoản kế toán,… Đồng thời Báo cáo/ Chứng từ liên quan cần chuẩn bị trước để sẵn sàng cung cấp cho Đơn vị triển khai Việc chuẩn hóa quy trình, liệu chuẩn bị sẵn báo cáo/ chứng từ góp phần giúp tiến độ dự án đẩy nhanh ... phối nguồn lực để đảm bảo dự án tiến độ Qua giai đoạn, cần có tổng kết để đánh giá mức độ hoàn thành xem xét thực cho giai đoạn Chuẩn bị sở hạ tầng Để triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp... phải hiểu khó khăn nhu cầu để xác định lựa chọn hệ thống Có cần thiết phải ERP hay cần phần mềm Kế Toán/ Bán Hàng/ Phân Phối Chuẩn bị nguồn nhân lực Để triển khai hệ thống ERP, nguồn nhân lực – người... toán,… Đồng thời Báo cáo/ Chứng từ liên quan cần chuẩn bị trước để sẵn sàng cung cấp cho Đơn vị triển khai Việc chuẩn hóa quy trình, liệu chuẩn bị sẵn báo cáo/ chứng từ góp phần giúp tiến độ