Quản lý quán cà phê

Quản lý quán cà phê

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN ĐẠI NGHĨAKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO

Đồ Án Chuyên Ngành

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ QUÁN CÀ PHÊ

Giảng viên hướng dẫn : Ngô Thị Ngọc Thắm Sinh viên thực hiện :

Tp.HCM, Ngày 19 tháng 11 năm 2017

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là sựpháttriển nhanh chóng của lĩnh vực công nghệ thông tin, công nghệ thông tin ngàycàng đi vào đời sống và được con người khai thác một cách rất hiệu quả biến nóthành công cụ lao động hữu ích và đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống xãhội, công cụ lao động , và Phân tích thiết và kế một hệ thống quản lý thông tin làmột phần quan trọng của lĩnh vực công nghệ thông tin, nó giúp con người có thểquản lí cơ sở dữ liệu một cách đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn,giúp tiếtkiệm được rất nhiều thời gian và nhân lực Chúng em thực hiện đề tài “ Phân tíchthiết kế hệ thống quản lí quán café ” nhằm nâng cao thêm kiến thức và tầm hiểubiết của mình về lĩnh vực này Lĩnh vực công nghệ thông tin nói chung và bộ mônthiết kế và quản lý hệ thống nói riêng

Chúng em chân thành cảm ơn Cô trong thời gian qua đã cung cấp cho chúng

em những kiến thức về lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin, và hướng dẫnchúng em có thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất Tuy nhiên, do sự hiểubiết của chúng em về lĩnh vực này còn hạn chế, đề tài còn nhiều thiếu sót, và chưađược hoàn thiện, vậy chúng em kính mong Cô thông cảm và góp ý them cho nhóm

để lần sau nhóm có them nhiều ý tưởng và hoàn thiện thêm vốn kiến thức cũng nhưnhững đề tài tiếp theo mà nhóm sẽ làm

Chúng em xin chân thành cảm ơn Cô!

Chương I: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP

THÔNG TIN

I Khảo sát thực tế

Quán café ecoffe là một quán café có tiếng trong thành phố Với lượng khách

càng ngày càng tăng, để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanhchóng hơn thì chủ quán đang từng bước tin học hoá các khâu quản lí Đặc biệt làtrong công tác kế toán và quản lí hàng hoá, đồ uống Bởi vì với công tác thủ côngtrước đó mà cửa hàng thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế như sau:

- Tra cứu thông tin về hàng hoá, các đại lí cung cấp hàng và khách hàng mất

nhiều thời gian và nhiều khi không chính xác

- Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng hoá, về thu chi cần nhiều loại giấy tờ

nên cồng kềnh và không đạt hiệu quả

- Cập nhật các thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc

thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột xuất

Trước tình hình đó vấn đề đặt ra là xậy dựng một hệ thống thông tin mới hoànthiện hơnđáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:

- Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trữ thông tin.

- Cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

- Thống kê được số lượng hàng hoá nhập xuất, thu chi và tình hình doanh thu

của cửa hàng

- Tự động in các hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơn

nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi

- Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết.

 Giới thiệu tổng quan về đối tượng được phỏng vấn:

Quán café ecofee kinh doanh các mặt hàng giải khát,ví dụ như cafe, sinh tố, trà

các loại v.v nằm trên số 345 đường Cộng Hòa quận Tân Bình tp HCM Quản lícửa hàng được tổ chức như sau: có bốn bộ phận chính bao gồm: bộ phận kếtoán, bộ phận phục vụ,bộ phận pha chế(đồng thời là bộ phận quản lí hàng hóa)

bộ phận bảo vệ Với đội ngũ nhân viên và quản lý có kinh ngiệm làm việc, quán

đã dần lấy được vị thế và chỗ đứng của mình trên thị trường kinh doanh quáncafé trong địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

II Bảng kế hoạch phỏng vẫn tổng quan và các bảng phỏng vấn cụ thể:

1 Quản lý nhân viên

2 Quản lý quy trình xuất nhập

viên Hiểu được quá trình quản lý và tổ chức

phân công công việc cho nhân viên

45 phút

5.2Quản lý quy

trình xuất

nhập hàng

Nắm bắt được quá trình nhập số liệu

và xuất hóa đơn

45 phút

5.3Quản lý thu

chi sổ sách Hiểu rõ về quá trình nhập xuất dữ

liệu hóa đơn bán hang,tổng kết thu chi

III Kế hoạch phỏng vấn:

1 Phiếu phỏng vấn:

a Phiếu phỏng vấn 1.

Đối tượng Là quản lý quán café :

hiểu rõ quá trình phâncông tổ chức nhân viên

Các yêu cầu đòi hỏi:

- Vai trò: là người hỏi, người

 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời

 Tổng hợp các nội dungchính

 Ý kiến của người đượchỏi

 Câu hỏi 1: Cơ cấu tổ chức

nhân viên của quán như thế

nào, có theo khuôn mẫu

chung haykhông?

Trả lời:

 Có Chúng tôi tổ chức quản lý nhânviên theo một cơ cấu gần như rấtphổ biến hiện nay, tổ chức chia làm

4 bộ phận bộ cụ thể bao gồm bộphận kế toán hay còn gọi là thungân, bộ phận phục vụ,bộ phận phachế(đồng thời là bộ phận quản lí

hàng hóa),bộ phận bảo vệ Làmviệc theoca.

 Câu hỏi 2: Anh có quan tâm

đến trình độ học vấn và

chuyên môn của từng bộ phân

nhân viên của mình không?

 Có Điều đó rất cần thiết nó giúptôi quản lý một cách có hiệu quảhơn vì tưng bộ phận riêng biệt sẽđược quy định một trình độ nhấtđịnh ví dụ như bộ phận kế toán (thungân )khi đượctuyển dụng phải cóbằng hoặc chứng chỉ về ngành kếtoán và có kinh ngiệm làm việc 1năm các bộ phận khác cũng cónhững quy định riêng

 Câu hỏi 3: Vậy trong quá

trình làm việc nếu nhân viên

có công việc nào đó xin nghỉ

 Câu hỏi 4: Chế độ tiền lương

và tiền thưởng của quán và

chế độ đãi ngộ cho nhân viên

như thếnào?

 Vâng.đối với từng bộ phận sẽ cómột mức lương khác nhau, còn vềtiền thưởng và chế độ mọt phầnphụ thuộc vào doanh thu của quán

và về thái độ làm việc của đội ngũnhân viên mà chúng tôi sẽ đưa ranhưng mức lương và thưởngkhácnhau

Các yêu cầu đòi hỏi:

- Vai trò: là người hỏi, người

Kinh nghiệm: 4 năm theo học tại trường

 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời

 Tổng hợp các nội dungchính

 Ý kiến của người đượchỏi

Dự án: Quản lý quán cafe Bộ phận: Quản lí nhập hàng và pha chế

 Câu hỏi 1: Menu đồ uống của

quán có đa dang và phong

phú để đáp ứng nhu cầu của

khách hàng?

 Có.Ngoài phục vụ các loại đồ uốngnhư:cà phê,nước ngọt…thì quánchúng tôi còn phục vụ các loại kemcác loại theo nhu cầu kháchhàng.Vì vậychúng tôi tin rằng đủsức đáp ứng tất cả nhu cầucủakhách

 Câu hỏi 2: Ngoài công việc

pha chế anh còn phụ trách

nhiệm vụ gì nữa không?

 Vâng, tất nhiên rồi! Ngoài côngviệc pha chế tôi còn phải kiêm luônviệc xuất nhâp hàng hóa cho quầybar, kiểm tra chất lượng hàng, rồiorder các mặt hàng hết để quán bổsung

 Câu hỏi 3: Anh có thể cho

biết quá trình của các nhiệm

vụ đó ra sao được không?

 Việc nhập xuất hàng: Khi các đại lýđem hàng vào quán tôi có nhiệm vụkiểm hàng rồi ghi chép số lượngvào sổ và ngược lại

 Việc order hàng: Cuồi ngày tôithống kê lại tất cả hàng hóa xemmặt hàng nào hết thì order cho

- Về chất lượng phục vụ

Các yêu cầu đòi hỏi:

- Vai trò: là người hỏi, người

 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời

 Tổng hợp các nội dungchính

 Ý kiến của người đượchỏi

 Câu hỏi 1: Với 1 số lượng

khách lớn cùng vào quán 1

lúc thì chất lựong phục vụ có

bị ảnh hưởng hay không?

 Tất nhiên là có! Khách đông đồngnghĩa với việc bộ phận phục vụphải rải đều ra, dẫn đến tình trạngkhách phải chờ đợi! Chúng tôi rấttiếc về điều đó.Nhưng khách cũnghiểu và thông cảm không phàn nàngì

 Câu hỏi 2: Thái độ phục vụ

của bộ phận phục vụ như thế

nào?

 Chúng tôi đã được dặn dò và chỉdẫn rất kỹ về thái độ trước khichúng tôi làm việc! Và chúng tôicũng ý thức được “Khách hàng làthượng đế”

Các yêu cầu đòi hỏi:

- Vai trò: là người hỏi, người

 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời

 Tổng hợp các nội dungchính

 Ý kiến của người đượchỏi

Dự án: Quản lý quán cafe Bộ phận: quản lý thu chi sổ sách

 Câu hỏi 1: dữ liệu của quán

về thu chi sẽ được lưu ở đâu

và sẽ được kiểm tra vào thời

gian nào?

 Mọi sổ sách của quán chúng tôi sẽđược lưu tại một máy tính riêng vàhàng tháng chủ quán sẽ kiểm tra vàyêu cầu tôi lập báo cáo tổng kết

 Câu hỏi 2: Trong quá trình

thanh toán hóa đơn có được

dữ lạihay không?

 Có ,tất cả các hóa đơn sẽ được dữ

để sau khi hết ca làm việc chúng tôi

sẽ tổng kết và đối chiếu doanh thubán được trong một ngày và để đốichiếu khi xảy ra những sai sót củamáyhay nhân viên

Các yêu cầu đòi hỏi:

- Vai trò: là người hỏi, người

 Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời

 Tổng hợp các nội dungchính

 Ý kiến của người đượchỏi

Dự án: Quản lý quán cafe Bộ phận: Quản lí sự cố

 Câu hỏi 1: Quán do anh quản

 Câu hỏi 2: Anh xử lí những

sự cố đo như thế nào?

 Chúng tôi sẽ dựa vào mức độ vàtừng trường hợp để chúng tôi xử lí.Nếu như ảnh hưởng đến kháchhàng chúng tôi sẽ trực tiếp phêmình nhân viên trước mặt kháchhàng và xin lỗi Chúng tôi ngay lậptức sẽ thay thế hoặc làm mới đồuống đó cho khách hàng

 Câu hỏi 3: Những nhân viên

mà làm nên những sự cố đáng

tiếc như thế thì anh sẽ xử lí

như thế nào?

 Chúng tôi sẽ tích mức độ thiệt hại

và trừ trực tiếp trên lương của nhânviên Phê bình nhân viên đó vàocuối tháng khi họp nhân viên Nếunhân viên đó liên tiếp mắc phảinhững sai lầm như thế chúng tôi sẽcân nhắc cho nhân viên đónghĩviêc

IV Nhiệm vụ cơ bản.

1 Giới thiệu chung vấn đề.

Khi có khách bước vào nhân viên phục vụ sẽ mở cửa cho khách Hỏi khách sốlượng người đi cùng để có thể sắp xếp chỗ ngồi một cách hợp lý nhất Sau khi đưakhách đến chỗ ngồi nhân viên phục vụ sẽ đưa Menu cho khách để khách chọn đồuống và đồ ăn nhẹ… Sau khi đã ghi hết các order của khách nhân viên phục vụ sẽchuyển list order này cho nhân viên pha chế Khi pha chế xong các đồ uống nhânviên phục vụ sẽ mang ra cho khách Khi khách ra về sẽ qua quầy thu ngân để thanhtoán Ngoài ra nhân viên muốn có các nguyên liệu để pha chế còn phải lấy lên từkho bảo quản

Từ những lý do trên đề tài quản lý quán café sẽ được chia làm 4 phần nhỏ : quản

lý bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho, quản lý lương

2 Mô tả nghiệp bài toán nghiệp vụ.

Một quán café luôn bao gồm 1 cửa ra vào, bên trong cửa hàng luôn được bố trí, sắpxếp thành từng dãy bàn nối tiếp nhau theo các phong cách riêng.

 Quản lý nhân viên:

o Quản lý nhân viên được chia thành 3 phần nhỏ: Quản lý ca, Quản lýthông tin nhân viên Qua quản lý ca ta có thể nắm rõ số nhân viêntham gia và thời gian bắt đầu đến kết thúc ca, và lương cho từng ca.Quản lý thông tin nhân viên giúp chúng ta có thể biết số lượng nhânviên trong quán cũng như thời gian họ công tác tại đây, và lý lịch cánhân của họ

 Quản lý nhân viên:

o Quản lý lương sẽ chấm công và tính lương cho mỗi nhân viên làmviệc theo ca trong một ngày, cuối tháng Hệ Thống xẽ đưa ra bảngdanh sách châm công nhân viên trong tháng đó và tính lương cả thángcho mỗi nhân viên dựa vào số công mà mỗi nhân viên làm việc trongtháng

o Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác nhau, mộtkho có thể lưu trữ được nhiều mặt hàng khác nhau

o Khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi đến, người quản lý kho kiểm tralại số lượng sản phẩm cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất kho,xuất các mặt hàng theo yêu cầu

o Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượngcần xuất Người quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đềnghị nhập sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1 lần theo yêu cầu Hoặc cóthể xuất số sản phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”, sau

đó tiếp tục xuất trả khi đủ sản phẩm

o Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồnkho thì người quản lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại chonhà cung cấp

o Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng và 1 cửa hàng cóthể nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau

o Hàng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuấtnhập trong ngày

o Cuối tháng người quản lý kho tổng hợp các phiếu nhập kho xuất khohợp lệ để ghi lại vào sổ Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất,

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC

NĂNG

1 Lập sơ đồ phân rã chức năng

Xác định các chức năng nghiệp vụ

13.Thống kê bán hàng Thống kê

14.Thống kê hàng trong kho

Hình 2.1: Sơ đồ phân rã chức năng

1.2 Xác định luồng thông tin nghiệp vụ

1.2.1 DFD mức khung cảnh (mức 0)

Hình 2.2 DFD mức ngữ cảnh 1.2.1 DFD mức đỉnh(mức 1)

Hình 2.3 DFD mức đỉnh (DFD1) 1.3. Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống

1.4 Sơ đồ ngữ cảnh chức năng bán hàng.

1.5 Sơ đồ ngữ cảnh chức năng quản lý kho.

1.6 Sơ đồ chức năng báo cáo.

1.7 Sơ đồ quản lý lương.

1.8 Sơ đồ quản lý kho.

1.9 Sơ đồ quản lý nhân viên.

 Thông tin nhân viên

 Lịch làm của nhân viên

- Khi có nhân viên nghỉ làm, người quản lý xóa thông tin nhân viên đó

- Lên danh sách ca ( sáng, chiều tối), lương mỗi ngày ứng với từng ca Phân công ca cho các nhân viên

- Nhập, sửa, xóa thông tin của ca làm, phân công ca làm cho nhân viên

Quản lý bàn

Đầu đề:

Tên chức năng: Quản lý bàn

Phần thân:

Lấy thông tin hàng

Nhập, sửa, xóa thông tin của hàng

Lấy thông tin hàng bán để làm bảng thóng kê

Thống kê hàng trong kho

Lấy thông tin hàng để nhập hoặc xuất hàng

3 Chuyển đổi DFD cũ sang DFD mới

B Quản lý nhân viên:

Quy trình thực hiện: Hệ thống hiển thị giao diện quản lý nhân viên

 Thêm mới: Người dùng nhập thông tin nhân viên, nếu họp lệ hệ thống sẽthêm nhân viên mới vào CSDL, nếu sai sẽ đưa ra thông báo

 Chỉnh sửa: Chọn nhân viên cần chỉnh sửa, nhập thông tin chỉnh sửa, nếuhọp lý thông tin mới về nhân viên sẽ được thay thế trong CSDL

 Xóa: Chọn nhân viên cần xóa, xác nhận xóa, thông tin về đại lý được xóakhỏi CSDL

Nhập UserName và password

Hiện thị thông báo lỗi

và yêu cầu nhập lại

C Quản lý bàn:

Quy trình thực hiện: Hệ thống hiển thị giao diện quản lý bàn

 Thêm mới: Người dùng nhập thông tin bàn, nếu hợp lệ hệ thống sẽ thêm bànmới vào CSDL, nếu saỉ sẽ đưa ra thông báo

 ·Chỉnh sửa: Chọn bàn cần chỉnh sửa, nhập thông tin chỉnh sửa, nếu hợp lýthông tin mới về bàn sẽ được thay thế trong CSDL

 Xóa: Chọn bàn cần xóa, xác nhận xóa, thông tin về đại lý được xóa

Truy cập danh sách bàn

Thêm sửa xóa thông tin

bàn

và yêu cầu nhập lại

Cập nhập vào cơ sở dữ

liệu

No

Yes