Quản lý quán cà phê
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRẦN ĐẠI NGHĨA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO Đồ Án Chuyên Ngành ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ QUÁN CÀ PHÊ Giảng viên hướng dẫn : Ngô Thị Ngọc Thắm Sinh viên thực : Tp.HCM, Ngày 19 tháng 11 năm 2017 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ, đặc biệt pháttriển nhanh chóng lĩnh vực công nghệ thông tin, công nghệ thông tin ngày vào đời sống người khai thác cách hiệu biến thành cơng cụ lao động hữu ích đóng vai trò quan trọng đời sống xã hội, công cụ lao động , Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thông tin phần quan trọng lĩnh vực cơng nghệ thơng tin, giúp người quản lí sở liệu cách đơn giản, dễ dàng nhanh chóng hơn,giúp tiết kiệm nhiều thời gian nhân lực Chúng em thực đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lí quán café ” nhằm nâng cao thêm kiến thức tầm hiểu biết lĩnh vực Lĩnh vực công nghệ thông tin nói chung mơn thiết kế quản lý hệ thống nói riêng Chúng em chân thành cảm ơn Cô thời gian qua cung cấp cho chúng em kiến thức lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin, hướng dẫn chúng em hồn thành đề tài cách tốt Tuy nhiên, hiểu biết chúng em lĩnh vực hạn chế, đề tài nhiều thiếu sót, chưa hồn thiện, chúng em kính mong Cơ thơng cảm góp ý them cho nhóm để lần sau nhóm có them nhiều ý tưởng hoàn thiện thêm vốn kiến thức đề tài mà nhóm làm Chúng em xin chân thành cảm ơn Cô! Chương I: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN I Khảo sát thực tế Quán café ecoffe quán café có tiếng thành phố Với lượng khách ngày tăng, để phục vụ khách tốt hơn, xác nhanh chóng chủ qn bước tin học hố khâu quản lí Đặc biệt cơng tác kế tốn quản lí hàng hố, đồ uống Bởi với cơng tác thủ cơng trước mà cửa hàng thực bộc lộ nhiều hạn chế sau: - Tra cứu thơng tin hàng hố, đại lí cung cấp hàng khách hàng nhiều thời gian nhiều khơng xác - Lưu trữ thơng tin nhập xuất hàng hoá, thu chi cần nhiều loại giấy tờ nên cồng kềnh không đạt hiệu - Cập nhật thông tin ngày tốn nhiều thời gian khó khăn việc thực báo cáo thống kê, có việc đột xuất Trước tình hình vấn đề đặt xậy dựng hệ thống thơng tin hồn thiện hơnđáp ứng yêu cầu sau: - Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trữ thông tin - Cập nhật liệu nhanh chóng, xác kịp thời - Thống kê số lượng hàng hoá nhập xuất, thu chi tình hình doanh thu cửa hàng - Tự động in hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi - Có khả lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh cần thiết Giới thiệu tổng quan đối tượng vấn: Quán café ecofee kinh doanh mặt hàng giải khát,ví dụ cafe, sinh tố, trà loại v.v nằm số 345 đường Cộng Hòa quận Tân Bình HCM Quản lí cửa hàng tổ chức sau: có bốn phận bao gồm: phận kế toán, phận phục vụ,bộ phận pha chế(đồng thời phận quản lí hàng hóa) phận bảo vệ Với đội ngũ nhân viên quản lý có kinh ngiệm làm việc, quán dần lấy vị chỗ đứng thị trường kinh doanh quán café địa bàn thành phố Hồ Chí Minh II Bảng kế hoạch tổng quan bảng vấn cụ thể: Bảng 1: kế hoạch vấn Thời gian Địa điểm Người vấn Chủ đề vấn Chương trình vấn 5.1Quản lý nhân viên 5.2Quản lý quy trình xuất nhập hàng 5.3Quản lý thu chi sổ sách 5.4Quản lý quy trình xử lí cố trình bán hàng Trường đại học Trần Đại Nghĩa Danh Quản lý nhân viên Quản lý quy trình xuất nhập hàng Quản lí thu chi sổ sách Quản lý quy trình xử lý cố q trình bán hàng Mục đích Thời gian 45 phút Hiểu trình quản lý tổ chức phân công công việc cho nhân viên 45 phút Nắm bắt trình nhập số liệu xuất hóa đơn 45phút Hiểu rõ q trình nhập xuất liệu hóa đơn bán hang,tổng kết thu chi 45 phút Nắm vững cách giải cố xảy trình bán hàng Bảng 2: Bảng kế hoạch vấn cụ thể: III Kế hoạch vấn: Phiếu vấn: a Phiếu vấn Đối tượng Là quản lý quán café : hiểu rõ q trình phân cơng tổ chức nhân viên chương trình + Giới thiệu + Tổng quan dự án + Tổng quan vấn: chủ đề đề cập Chủ đề 1: Câu hỏi trả lời Chủ đề 2: Câu hỏi trả lời Tổng hợp nội dung Ý kiến người hỏi + Kết thúc Các yêu cầu đòi hỏi: - Vai trò: người hỏi, người vấn - Vị trí: trưởng nhóm thu thập thơng tin PTTKHT Trình độ: sinh viên khoa CNTT Kinh nghiệm: năm theo học trường Ước lượng thời gian: phút phút phút 10 phút 10 phút phút phút Dự án: Quản lý quán cafe Tiểu dự án: quản lý nhân viên Câu hỏi: Trả lời: Có Chúng tổ chức quản lý nhân viên theo cấu gần phổ biến nay, tổ chức chia làm phận cụ thể bao gồm phận kế tốn hay gọi thu ngân, phận phục vụ,bộ phận pha chế(đồng thời phận quản lí Câu hỏi 1: Cơ cấu tổ chức nhân viên quán nào, có theo khn mẫu chung haykhơng? hàng hóa),bộ phận bảo vệ Làm việc theoca Có Điều cần thiết giúp tơi quản lý cách có hiệu tưng phận riêng biệt quy định trình độ định ví dụ phận kế toán (thu ngân )khi đượctuyển dụng phải có chứng ngành kế tốn có kinh ngiệm làm việc năm phận khác có quy định riêng Vâng Quán chúng tơi có đội ngũ nhân viên làm việc theo ca xét thấy nhân viênđó cần nghỉ lý đáng chúng tơi linh động cho nhân viên nghĩ liên hệ với ca làm việc khác ngày đến bổsung Vâng.đối với phận có mức lương khác nhau, tiền thưởng chế độ mọt phần phụ thuộc vào doanh thu quán thái độ làm việc đội ngũ nhân viên mà đưa mức lương thưởng khácnhau Câu hỏi 2: Anh có quan tâm đến trình độ học vấn chun mơn phân nhân viên khơng? Câu hỏi 3: Vậy q trình làm việc nhân viên có cơng việc xin nghỉ đột xuất,anh xử lý người nhân viên có bị trừ lương haykhông? Câu hỏi 4: Chế độ tiền lương tiền thưởng quán chế độ đãi ngộ cho nhân viên thếnào? b Phiếu vấn Yêu cầu đối tượng -Hiểu nắm rõ thơng tin quản lí hàng hóa -Q trình lưu sổ sách , nhập hàng Các yêu cầu đòi hỏi: - Vai trò: người hỏi, người vấn - Vị trí: trưởng nhóm thu thập thơng tin PTTKHT Trình độ: sinh viên khoa CNTT Kinh nghiệm: năm theo học trường Ước lượng thời gian: phút phút phút chương trình + Giới thiệu + Tổng quan dự án + Tổng quan vấn: chủ đề đề cập Chủ đề 1: Câu hỏi 10 phút trả lời 10 phút Chủ đề 2: Câu hỏi trả lời phút Tổng hợp nội dung phút Ý kiến người hỏi + Kết thúc Dự án: Quản lý quán cafe Bộ phận: Quản lí nhập hàng pha chế Câu hỏi 1: Menu đồ uống quán có đa dang phong phú để đáp ứng nhu cầu khách hàng? Có.Ngồi phục vụ loại đồ uống như:cà phê,nước ngọt…thì quán chúng tơi phục vụ loại kem loại theo nhu cầu khách hàng.Vì vậychúng tơi tin đủ sức đáp ứng tất nhu cầu củakhách Câu hỏi 2: Ngồi cơng việc pha chế anh phụ trách nhiệm vụ khơng? Vâng, tất nhiên rồi! Ngồi cơng việc pha chế tơi phải kiêm ln việc xuất nhâp hàng hóa cho quầy bar, kiểm tra chất lượng hàng, order mặt hàng hết để quán bổ sung Câu hỏi 3: Anh cho biết q trình nhiệm vụ không? Việc nhập xuất hàng: Khi đại lý đem hàng vào qn tơi có nhiệm vụ kiểm hàng ghi chép số lượng vào sổ ngược lại Việc order hàng: Cuồi ngày thống kê lại tất hàng hóa xem mặt hàng hết order cho quán nhập vào c Phiếu vấn Yêu cầu đối tượng chương trình Các u cầu đòi hỏi: - Hoạt động phần yêu - Vai trò: người hỏi, người cầu phục vụ vấn khách - Vị trí: trưởng nhóm thu thập - Về chất lượng phục vụ thơng tin PTTKHT Trình độ: sinh viên khoa CNTT Kinh nghiệm: năm theo học trường Ước lượng thời gian: + Giới thiệu phút + Tổng quan dự án phút + Tổng quan vấn: phút chủ đề đề cập Chủ đề 1: Câu hỏi 10 phút trả lời 10 phút Chủ đề 2: Câu hỏi trả lời phút Tổng hợp nội dung phút Ý kiến người hỏi + Kết thúc Dự án: Quản lý quán cafe Bộ phận: Bộ phận phục vụ Câu hỏi 1: Với số lượng khách lớn vào quán lúc chất lựong phục vụ có bị ảnh hưởng hay khơng? Tất nhiên có! Khách đơng đồng nghĩa với việc phận phục vụ phải rải ra, dẫn đến tình trạng khách phải chờ đợi! Chúng tiếc điều đó.Nhưng khách hiểu thơng cảm khơng phàn nàn Câu hỏi 2: Thái độ phục vụ phận phục vụ nào? Chúng dặn dò dẫn kỹ thái độ trước làm việc! Và ý thức “Khách hàng thượng đế” d Phiếu vấn Yêu cầu đối tượng Hiểu nắm rõ thông tin việc nhập số liệu in hóa đơn tính tiền sau nhận oder,việc tổng kết doanh thu bán hàng sau làm việc chương trình Các u cầu đòi hỏi: - Vai trò: người hỏi, người vấn - Vị trí: trưởng nhóm thu thập thơng tin PTTKHT Trình độ: sinh viên khoa CNTT Kinh nghiệm: năm theo học trường Ước lượng thời gian: phút phút phút + Giới thiệu + Tổng quan dự án + Tổng quan vấn: chủ đề đề cập Chủ đề 1: Câu hỏi 10 phút trả lời 10 phút Chủ đề 2: Câu hỏi trả lời phút Tổng hợp nội dung phút Ý kiến người hỏi + Kết thúc Dự án: Quản lý quán cafe Bộ phận: quản lý thu chi sổ sách Câu hỏi 1: liệu quán thu chi lưu đâu kiểm tra vào thời gian nào? Mọi sổ sách quán chúng tơi lưu máy tính riêng hàng tháng chủ quán kiểm tra yêu cầu lập báo cáo tổng kết Câu hỏi 2: Trong q trình tốn hóa đơn có lạihay khơng? Có ,tất hóa đơn để sau hết ca làm việc tổng kết đối chiếu doanh thu bán ngày để đối chiếu xảy sai sót máyhay nhân viên e Phiếu vấn Yêu cầu đối tượng - Nắm rõ phương pháp xử lí cố - Cách xử lí nhân viên xảy cố chương trình Các yêu cầu đòi hỏi: - Vai trò: người hỏi, người vấn - Vị trí: trưởng nhóm thu thập thơng tin PTTKHT Trình độ: sinh viên khoa CNTT Kinh nghiệm: năm theo học trường Ước lượng thời gian: phút phút phút + Giới thiệu + Tổng quan dự án + Tổng quan vấn: chủ đề đề cập Chủ đề 1: Câu hỏi 10 phút trả lời 10 phút Chủ đề 2: Câu hỏi trả lời phút Tổng hợp nội dung phút Ý kiến người hỏi + Kết thúc 10 V o Ngồi q trình kiểm kê sản phẩm hỏng hay tồn kho người quản lý kho tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhà cung cấp o Một nhà cung cấp cung cấp nhiều mặt hàng cửa hàng nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác o Hàng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết mặt hàng xuất nhập ngày o Cuối tháng người quản lý kho tổng hợp phiếu nhập kho xuất kho hợp lệ để ghi lại vào sổ Sau kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất, số lượng hàng tồn, hàng hỏng Các hồ sơ liệu Hồ sơ tài liệu Menu đồ uống Phiếu yêu cầu mua hàng Hoá đơn nhập hàng Phiếu chi Sổ theo dõi hàng (lưu hàng nhập số lượng hàng cũ lại) Phiếu yêu cầu đồ uống (đồng thời hóa đơn tính tiền) Phiếu thu Sổ thu chi Báo cáo Tác nhân Khách hàng Chủ cửa hàng Tác nhân • Bộ phận thủ kho • Bộ phận kế tốn • Bộ phận phục vụ 13 CHƯƠNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG Lập sơ đồ phân rã chức Xác định chức nghiệp vụ Quản lý nhân viên 14 Thoát hệ thống Quản lý bàn Quản lý hàng Cập nhật giá bán Nhập hàng Quản lý phiếu nhập Quản lý bán hàng Bán hàng 10.Thống kê bán hàng 11.Thống kê hàng kho Gom chức Quản lý nhân viên Quản lý hệ thống Hệ thống quản lý quán cà phê Thoát hệ thống Quản lý bàn Quản lý danh mục Quản lý hàng Cập nhật giá bán Quản lý nghiệp vụ Nhập hàng Quản lý phiếu nhập Quản lý bán hàng Bán hàng 13.Thống kê bán hàng Thống kê 15 14.Thống kê hàng kho Hình 2.1: Sơ đồ phân rã chức 1.2 Xác định luồng thông tin nghiệp vụ 1.2.1 DFD mức khung cảnh (mức 0) 16 Hình 2.2 DFD mức ngữ cảnh 1.2.1 DFD mức đỉnh(mức 1) Hình 2.3 DFD mức đỉnh (DFD1) 1.3 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống 17 1.4 Sơ đồ ngữ cảnh chức bán hàng 1.5 Sơ đồ ngữ cảnh chức quản lý kho 18 1.6 Sơ đồ chức báo cáo 19 1.7 Sơ đồ quản lý lương 1.8 Sơ đồ quản lý kho 1.9 Sơ đồ quản lý nhân viên 20 Đặc tả chức Đầu đề Tên chức năng: Quản lý nhân viên Đầu vào: Danh sách nhân viên Ca làm việc Công việc Chức vụ Đầu ra: Thông tin nhân viên Lịch làm nhân viên Phần thân: - Khi tuyển nhân viên mới, người quản lý nhập thông tin cho nhân viên (lý lịch, phận, chức vụ, lương ngày) - Khi có thay đổi cơng việc nhân viên thay đổi liên lạc, người quản lý thực đổi thơng tin nhân viên - Khi có nhân viên nghỉ làm, người quản lý xóa thơng tin nhân viên - Lên danh sách ca ( sáng, chiều tối), lương ngày ứng với ca Phân công ca cho nhân viên - Nhập, sửa, xóa thơng tin ca làm, phân công ca làm cho nhân viên Quản lý bàn Đầu đề: Tên chức năng: Quản lý bàn 21 Đầu vào: Mã bàn Khu vực Đầu ra: Tình trạng, danh sách bàn Phần thân: Lấy thơng tin bàn để gọi tính tiền Nhập, sửa, xóa thơng tin bàn Quản lý hàng Đầu đề: Tên chức năng: Quản lý hàng Đầu vào: Mã hàng Tên hàng Giá bán tình trạng Đầu ra: Danh sách hàng 22 Phần thân: Lấy thông tin hàng Nhập, sửa, xóa thơng tin hàng Cập nhật giá bán Nhập hàng Quản lý bán hàng Đầu đề: Tên chức năng: Quản lý bán hàng Đầu vào: Loại hàng Bàn Khu vực Đầu ra: Tình trạng, danh sách bàn Phần thân: Lấy thơng tin bàn để gọi tính tiền Thống kê bán hàng Đầu đề: Tên chức năng: thống kê bán hàng Đầu vào: Loại hàng 23 Bàn Khu vực Đầu ra: Tình trạng, danh sách hàng Phần thân: Lấy thơng tin hàng bán để làm bảng thóng kê Thống kê hàng kho Đầu đề: Tên chức năng: thống kê hàng kho Đầu vào: Mã hàng Tên hàng Đầu ra: Tình trạng, danh sách hàng Phần thân: Lấy thông tin hàng để nhập xuất hàng Chuyển đổi DFD cũ sang DFD 24 Hình 3: DFD1 mức đỉnh Biểu đồ hoạt động chức năng: A Đăng nhập: Quy trình thực hiện: Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập Người dùng nhập tên đăng nhập mật Hệ thống kiểm tra hợp lệ chuyển sang giao diện Nếu sai đưa thông báo, ứng với tên người đăng nhập mật thếnào giao diện hiển thị chức ứng với người sử dụng 25 Nhập UserName password No Kiểm tra Hiên thị yêu cầu nhập lại Yes Đưa thông tin chi tiết B Quản lý nhân viên: Quy trình thực hiện: Hệ thống hiển thị giao diện quản lý nhân viên Thêm mới: Người dùng nhập thông tin nhân viên, họp lệ hệ thống thêm nhân viên vào CSDL, sai đưa thông báo Chỉnh sửa: Chọn nhân viên cần chỉnh sửa, nhập thông tin chỉnh sửa, họp lý thông tin nhân viên thay CSDL Xóa: Chọn nhân viên cần xóa, xác nhận xóa, thơng tin đại lý xóa khỏi CSDL Truy cập vào danh sách nhân viên Thêm, sửa xóa thông tin nhân viên No Kiểm tra Yes Đưa thông tin chi tiết 26 Hiện thị thông báo lỗi yêu cầu nhập lại C Quản lý bàn: Quy trình thực hiện: Hệ thống hiển thị giao diện quản lý bàn Thêm mới: Người dùng nhập thông tin bàn, hợp lệ hệ thống thêm bàn vào CSDL, saỉ đưa thông báo ·Chỉnh sửa: Chọn bàn cần chỉnh sửa, nhập thông tin chỉnh sửa, hợp lý thông tin bàn thay CSDL Xóa: Chọn bàn cần xóa, xác nhận xóa, thơng tin đại lý xóa Truy cập danh sách bàn Thêm sửa xóa thông tin bàn No Hiện thị thông báo lỗi yêu cầu nhập lại Kiểm tra Yes Cập nhập vào sở liệu 27 ... nhân viên Quản lý hệ thống Hệ thống quản lý quán cà phê Thoát hệ thống Quản lý bàn Quản lý danh mục Quản lý hàng Cập nhật giá bán Quản lý nghiệp vụ Nhập hàng Quản lý phiếu nhập Quản lý bán hàng... liệu để pha chế phải lấy lên từ kho bảo quản Từ lý đề tài quản lý quán café chia làm phần nhỏ : quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho, quản lý lương Mơ tả nghiệp tốn nghiệp vụ 11 Một... vụ Quản lý nhân viên 14 Thoát hệ thống Quản lý bàn Quản lý hàng Cập nhật giá bán Nhập hàng Quản lý phiếu nhập Quản lý bán hàng Bán hàng 10.Thống kê bán hàng 11.Thống kê hàng kho Gom chức Quản lý