Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án xây dựng kho chứa hàng nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát

Thành phố Hồ Chí Minh đang ngày càng phát triển, một trong những ngành đang ngày một tăng mạnh là ngành xuất nhập khẩu. Sự tăng trưởng ngày càng mạnh đối với lĩnh vực này kéo theo hàng loạt dự án đua nhau ra đời hỗ trợ cho ngành hàng phát triển. Nhưng để quản lý một dự án không phải chuyện đơn giản. Nếu lập tiến độ của một dự án chỉ là việc liệt kê và sắp xếp các công việc của dự án thì không phải là điều quá khó khăn với bất kỳ ai. Tuy nhiên để một tiến độ dự án được lập lên mang tính khả thi, khoa học và tiết kiệm thời gian nhất thì không phải là điều dễ dàng.Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực xuất nhập khẩu. Trong sự nghiệp phát triển của mình, công ty đã không ngừng đầu tư đổi mới các thiết bị công nghệ hiện đại, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, công ty cũng luôn hướng sự quan tâm, chú trọng đến công tác quản lý dự án, đặc biệt là những dự án hỗ trợ hết mình cho những kế hoạch kinh doanh của Công ty.Để góp phần nhỏ bé của mình cho sự phát triển của công ty, em đã chọn đề tài: “Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án xây dựng kho chứa hàng nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát ” nhằm tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển công ty, quy trình trong công tác về hoạt động xuất nhập khẩu, quy trình về quản lý tiến độ dự án của công ty, … để từ đó đóng góp một vài ý kiến của mình nhằm hoàn thiện các hình thức, các bước quản lý tiến độ dự án, tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển ổn định của công ty trên con đường phát triển và hội nhập hiện nay.Ths. Huỳnh Nhựt Nghĩa. Em xin chân thành cảm ơn đến bác Bùi Văn Nghĩa – Giám đốc nghiệp vụ tổng hợp – Trưởng phòng Hành Chính Nhân Sự cùng các anh chị Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài này tại quý Công ty, em cũng xin chân thành cảm ơn đến thầy giáo đã hướng dẫn và sửa chữa giúp cho đề tài này được hoàn thành.

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thành phố Hồ Chí Minh đang ngày càng phát triển, một trong những ngành đang ngày một tăng mạnh là ngành xuất nhập khẩu Sự tăng trưởng ngày càng mạnh đối với lĩnh vực này kéo theo hàng loạt dự án đua nhau ra đời hỗ trợ cho ngành hàngphát triển Nhưng để quản lý một dự án không phải chuyện đơn giản Nếu lập tiến độ của một dự án chỉ là việc liệt kê và sắp xếpcác công việc của dự án thì không phải là điều quá khó khăn với bất kỳ ai Tuy nhiên để một tiến độ dự án được lập lên mang tínhkhả thi, khoa học và tiết kiệm thời gian nhất thì không phải là điều dễ dàng

Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực xuất nhập khẩu Trong sự nghiệp pháttriển của mình, công ty đã không ngừng đầu tư đổi mới các thiết

bị công nghệ hiện đại, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, công ty cũng luôn hướng sự quan tâm, chú trọng đến công tác quản lý dự án, đặc biệt là những dự án hỗ trợ hết mình cho những kế hoạch kinh doanh của Công ty

Để góp phần nhỏ bé của mình cho sự phát triển của công ty,

em đã chọn đề tài: “Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án xây dựng kho chứa hàng nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV SXThiên Thịnh Phát ” nhằm tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển công ty, quy trình trong công tác về hoạt động xuất nhập khẩu, quy trình về quản lý tiến độ dự án của công ty, … để từ đó đóng góp một vài ý kiến của mình nhằm hoàn thiện các hình thức, các bước quản lý tiến độ dự án, tạo tiền đề vững chắc cho

sự phát triển ổn định của công ty trên con đường phát triển và hội nhập hiện nay.Ths Huỳnh Nhựt Nghĩa Em xin chân thành cảm ơn đến bác Bùi Văn Nghĩa – Giám đốc nghiệp vụ tổng hợp – Trưởng phòng Hành Chính Nhân Sự cùng các anh chị Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát đã tạo điều kiện và giúp đỡ emtrong suốt quá trình nghiên cứu đề tài này tại quý Công ty, em cũng xin chân thành cảm ơn đến thầy giáo đã hướng dẫn và sửa chữa giúp cho đề tài này được hoàn thành

Cuối cùng, em xin kính chúc quý Thầy (Cô) khoa Quản trị Kinh Doanh-trường Đại học Tài Chính-Marketing mạnh khỏe, công tác tốt Chúc quý công ty ngày càng thịnh vượng hơn

2 Mục tiêu nghiên cứu

Dựa trên cơ sở lí luận chung về quản lý dự án, đồng thời xem xét các mục tiêu đề ra của công ty nhằm đánh giá công tác quản lý tiến độ dự án quản lý tiến độ dự án tại công ty TNHH TM

DV SX Thiên Thịnh Phát

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Nghiên cứu lý thuyết về Quản trị dự án và Quản lý tiến

- Đề xuất cách quản lý dự án tốt hơn cho Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu và dữ liệu nghiên cứu

- Thu thập thông tin thứ cấp từ các bộ phận nhân sự, kế toán, bộ phận kinh doanh của đơn vị, các báo cáo và thông báo của công ty và xử lí thông tin bằng phương pháp mô tả, phân tích, thống kê

- Thu thập thông tin sơ cấp như tiếp xúc trực tiếp với các phòng ban tại công ty, khi có nhu cầu về số liệu và

thông tin chính như lịch sử hình thành hay tài chính, làm

đề xuất xin ý kiến trưởng bộ phận và ý kiến Giám đốc công ty để được cung cấp tài liệu và hoàn thành bài báo cáo sớm

- Phương pháp tổng tổng hợp và phân tích các thông tin

có liên quan tới nội dung nghiên cứu

5 Bố cục khóa luận

Bài khóa luận gồm 4 chương, như sau :

Phần mở đầu: giới thiệu một cách tổng quan về đề tài

nghiên cứu bao gồm: tên đề tài, lý do chọn đề tài, mục tiêu của

đề tài, nội dung và phương pháp nghiên cứu cũng như phạm vi nghiên cứu của đề tài

Phần nội dung: gồm 3 chương

 Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý tiến độ dự án đầu

tư xây dựng công trình

 Chương 2: Khái quát về Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát

 Chương 3: Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án

“Dự án xây dựng nhà kho chứa hàng nhập khẩu của Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát”

 Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý tiến độ dự án cho Công ty TNHH TM DV SX Thiên Thịnh Phát

Phần kết luận

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 Bảng logic dự án

Bảng 3.2 Tổng dự toán công trình theo đợt

Bảng 3.3 Bảng tổng hợp hao phí định mức

Bảng 3.4 Bảng tổng hợp nhu cầu nhân lực

Bảng 3.5 Bảng tổng hợp nhu cầu ca máy

Bảng 3.6 Quy định báo cáo Công ty

Bảng 3.7 Quy định báo cáo Ủy ban nhân dân huyện Củ ChiBảng 3.8 Tóm tắt tiến độ dự án Xây dựng nhà kho số 2Bảng 3.9 Nhu cầu ca máy

Bảng 3.10 Nhu cầu nhân lực

Bảng 3.11 Bảng tính khối lượng và chi phí ca máy lắp ghép

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Các lĩnh vực trong quản lí dự án

Hình 1.2 Biểu đồ Gantt dạng cột nằm ngang

Hình 1.3 Biểu đồ Gantt dạng đường ngang

Hình 1.4 Biểu đồ Gantt dạng biểu tượng

Hình 1.5 Sơ đồ mạng CPM

Hình 1.6 Sơ đồ mạng PERT

Hình 1.7 Phân tích về giá trị thu nhập

Hình 3.1 Sơ đồ ban Quản lý Dự Án

Hình 3.2 Đồ thị tiến độ công tác san lấp mặt bằngHình 3.3 Tiến độ thi công BêTông toàn khối

Hình 3.4 Sơ đồ tổ chức công tác xây

Hình 3.5 Bảng tiến độ thi công xây tường

DANH MỤC VIẾT TẮT

TNHH TM DV SX Trách nhiệm hữu hạn Thương

mại Dịch Vụ Sản xuất

thành viên

CHƯƠNG I/ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1.1 Dự án đầu tư và quản lí tiến độ dự án đầu tư.

1.1.1 Khái niệm về đầu tư

Trong nền kinh tế thị trường, chắc hẳn ai cũng đã từng biếtđến hay đơn giản là nghe nhắc tới thuật ngữ đầu tư Đây là thuậtngữ khá phổ biến, đồng thời cũng là lĩnh vực quan trong trongđời sống nói chung và trong trong nền kinh tế nói riêng Chính vìtầm quan trọng của nó mà pháp luật đã thể chế hóa các quyđịnh về đầu tư trong luật, mà cụ thể, đạo luật đang có hiệu lựcthi hành quy định về đầu tư đó là Luật Đầu tư năm 2005

Theo Luật Đầu tư 2005, Về bản chất, nội dung khái niệm

“đầu tư” không có gì thay đổi dù trong bất cứ giai đoạn kinh tế

-xã hội Chỉ có điều pháp luật quy định về nó, thể hiện nó như thếnào mà thôi Điều đó đồng nghĩa với việc khi phân tích khái niệmđầu tư, tuy bản chất đầu tư là không thay đổi nhưng có thể trongmỗi thời kì khác nhau, có thể có sự thay đổi trong cách nhìn củacác nhà làm luật về vấn đề này Vì vậy, cần phải phân tích sựphát triển của khái niệm đầu tư qua từng thời kì

Luật đầu tư 2005 với phạm vi điều chỉnh là hoạt động đầu

tư nhằm mục đích kinh doanh, đã đưa ra định nghĩa tại Khoản 1

Điều 3: “Đầu tư là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại tài sản

hữu hình hoặc vô hình để hình thành tài sản tiến hành các hoạt động đầu tư theo quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan” Luật này còn có sự phân biệt về

thuật ngữ giữa đầu tư và hoạt động đầu tư, theo đó hoạt độngđầu tư được hiểu là hoạt động của nhà đầu tư trong quá trìnhđầu tư gồm các khâu chuẩn bị đầu tư, thực hiện và quản lý dự

án đầu tư

Như vậy, đầu tư có đặc điểm chính là vốn Vốn có thể đượcbiểu hiện bằng tiền chứng khoán, cổ phần, cổ phiếu, trái phiếuhay các tài sản như máy móc, thiết bị, ke thuật, nhà xưởng hoặc các giá trị quyền sở hữu công nghiệp, bí quyết kỹ thuật,quy trình công nghệ, quyền sử dụng đất, mặt nước, mặt biển,không gian cũng như nhiều nguồn tài nguyên khác.

1.1.2 Đặc điểm của đầu tư

- Đầu tư gắn với chủ thể thực hiện là nhà đầu tư

Đầu tư là một hoạt động kinh tế, hoạt động xã hội hay hoạtđộng pháp lý thì đều cần có chủ thể thực hiện hoạt động này.Không có chủ thể hoạt động thì hoạt động đó không còn ý nghĩanữa Trong đầu tư cũng vậy, người thực hiện hoạt động đầu tư lànhà đầu tư và đầu tư luôn luôn gắn liền với chủ thể thực hiện lànhà đầu tư

Theo Khoản 4 Điều 3 Luật Đầu tư năm 2005, “Nhà đầu tư là

tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động đầu tư theo quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm:

a) Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo Luật doanh nghiệp;

b) Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập theo Luật hợp tác xã;

c) Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập trước khi Luật này có hiệu lực;

d) Hộ kinh doanh, cá nhân;

đ) Tổ chức, cá nhân nước ngoài; người Việt Nam định cư ở nước ngoài; người nước ngoài thường trú ở Việt Nam; e) Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật Việt Nam”.

- Các nhà đầu tư phải bỏ vốn, tài sản nhất định để tiến hành đầu tư

Trong hoạt động đầu tư, đích thân các nhà đầu tư phải bỏvốn, tài sản của mình thực hiện hoạt động đầu tư Vốn đầu tư

theo định nghĩa tại khoản 9 Điều 3 là: “tiền và các tài sản hợp

pháp khác để thực hiện các hoạt động đầu tư theo hình thức đầu

tư trực tiếp hoặc đầu tư gián tiếp”.

Định nghĩa đầu tư thì quy định vốn bao gồm “ các loại tài

sản hữu hình hoặc vô hình” “Tài sản hữu hình” có thể hiểu là

những tài sản hiện hữu cụ thể mà con người có thể cảm nhận

được sự tồn tại của nó Ví dụ như vật, tiền … “Tài sản vô hình”

có thể hiểu là những tài sản không hiện hữu trước con người, conngười không thể nhìn thấy được như quyền sử dụng đất, quyền

sở hữu…nói chung là các quyền tài sản đều là tài sản vô hình…

(Đề tài Phân tích khái niệm đầu tư theo Luật đầu tư năm 2005)

- Mục đích của đầu tư là kinh doanh thu lợi nhuận.

Dường như nhắc tới Đầu tư là chúng ta nghĩ tới lợi nhuận Đại từ điển Tiếng Việt cũng đưa ra một cách hiểu khác về đầu tư: “Bỏ

vốn vào để sản xuất, kinh doanh để được hưởng phần lời lãi…”.

Đây là cách hiểu thông dụng về đầu tư dưới góc độ kinh tế

Khoản 1 Điều 3 Luật Thương mại đưa ra khái niệm: “Hoạt động

thương mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác”

Như vậy, đầu tư cũng là một hoạt động thương mại, và mụcđích của hoạt động này (với tư cách là đối tượng điều chỉnh củaLuật Thương mại và Luật Đầu tư) không gì khác là nhằm sinh lợi.Lợi nhuận ở đây có thể hiểu là nhà đầu tư bỏ ra một nguồn lực

trong hiện tại, mong thu về một nguồn lực lớn hơn trong tươnglai.

- Đầu tư gắn với hình thức đầu tư cụ thể

Đầu tư bao giờ cũng gắn với một hình thức đầu tư cụ thể.Người ta không thể tiến hành đầu tư ngoài các hình thức đầu tư.Hình thức đầu tư là cách tiến hành hoạt động đầu tư của các nhàđầu tư theo quy định của pháp luật Trong điều kiện kinh tế thịtrường, hình thức đầu tư kinh doanh ngày càng phong phú, đadạng; mỗi hình thức đầu tư kinh doanh có những đặc điểm riêngnhất định về cách thức đầu tư vốn, tính chất liên kết và phânchia kết quả kinh doanh giữa các nhà đầu tư Căn cứ vào nhucầu và điều kiện cụ thể của mình, các nhà đầu tư có quyền lựachọn các hình thức đầu tư thích hợp theo quy định của pháp

luật Có hai nhóm hình thức đầu tư đó là đầu tư trực tiếp (Điều

21 – 25 Luật Đầu tư năm 2005) và đầu tư gián tiếp (Điều 26 Luật Đầu tư năm 2005).

1.1.3 Dự án đầu tư

Theo luật đầu tư thì dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏvốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địabàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định

Như vậy dự án đầu tư có thể xem xét từ nhiều góc độ khácnhau:

 Về mặt hình thức nó là một tập hợp hồ sơ tài liệutrình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạtđộng và chi phí theo một kế hoạch để đạt đượcnhững kết quả và thực hiện được những mục tiêunhất định trong tương lai

 Trên góc độ quản lý, dự án đầu tư là một công cụquản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các

kết quả tài chính, kinh tế – xã hội trong một thờigian dài.

 Trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tư là một công cụthể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu

tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế – xã hội,làm tiền đề cho cho các quyết định đầu tư và tàitrợ

 Về mặt nội dung, dự án đầu tư là một tập hợp cáchoạt động có liên quan với nhau được kế hoạchhoá nhằm đạt các mục tiêu đã định bằng việc tạo

ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhấtđịnh, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xácđịnh

(Nguồn: GS.TS.NGƯT Bùi Xuân Phong (Quantri.vn biên tập và

hệ thống hóa))

- Yêu cầu của dự án đầu tư

Để đảm bảo tính khả thi, dự án đầu tư phải đáp ứng các yêucầu cơ bản sau:

 Tính khoa học: Thể hiện người soạn thảo dự án đầu tư

phải có một quá trình nghiên cứu tỷ mỷ kỹ càng, tínhtoán thận trọng, chính xác từng nội dung của dự ánđặc biệt là nội dung về tài chính, nội dung về côngnghệ kỹ thuật Tính khoa học còn thể hiện trong quátrình soạn thảo dự án đầu tư cần có sự tư vấn của các

cơ quan chuyên môn

 Tính thực tiễn: các nội dung của dự án đầu tư phải

được nghiên cứu, xác định trên cơ sở xem xét, phântích, đánh giá đúng mức các điều kiện và hoàn cảnh

cụ thể liên quan trực tiếp và gián tiếp đến hoạt độngđầu tư

 Tính pháp lý: Dự án đầu tư cần có cơ sở pháp lý vững

chắc tức là phù hợp với chính sách và luật pháp củaNhà nước Muốn vậy phải nghiên cứu kỹ chủ trương,chính sách của Nhà nước, các văn bản pháp quy liênquan đến hoạt động đầu tư

 Tính đồng nhất: Các dự án đầu tư phải tuân thủ các

quy định chung của các cơ quan chức năng về hoạtđộng đầu tư, kể cả các quy định về thủ tục đầu tư.Với các dự án đầu tư quốc tế còn phải tuân thủ quyđịnh chung mang tính quốc tế

(Nguồn: GS.TS.NGƯT Bùi Xuân Phong (Quantri.vn biên tập và

hệ thống hóa))

- Phân loại dự án đầu tư

 Theo thẩm quyền quyết định hoặc cấp giấy phép đầu tư

 Đối với dự án đầu tư trong nước: Để tiến hành quản lý

và phân cấp quản lý, tuỳ theo tính chất của dự án vàquy mô đầu tư, các dự án đầu tư trong nước đượcphân theo 3 nhóm A, B và C Có hai tiêu thức đượcdùng để phân nhóm là dự án thuộc ngành kinh tếnào?; Dự án có tổng mức đầu tư lớn hay nhỏ ? Trongcác nhóm thì nhóm A là quan trọng nhất, phức tạpnhất, còn nhóm C là ít quan trọng, ít phức tạp hơn cả.Tổng mức vốn nêu trên bao gồm cả tiền chuyểnquyền sử dụng đất, mặt nước, mặt biển, thềm lục địa,vùng trời (nếu có)

 Đối với các dự án đầu tư nước ngoài: gồm 3 loại dự ánđầu tư nhóm A, B và loại được phân cấp cho địaphương

 Phân theo trình tự lập và trình duyệt dự án:

 Nghiên cứu tiền khả thi: Hồ sơ trình duyệt của bước

này gọi là báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

 Nghiên cứu khả thi: Hồ sơ trình duyệt của bước nàygọi là báo cáo nghiên cứu khả thi

(Nguồn: GS.TS.NGƯT Bùi Xuân Phong (Quantri.vn biên tập và

hệ thống hóa))

1.1.4 Dự án đầu tư xây dựng

- Khái niệm dự án đầu tư xây dựng

Mục 17, điều 3, Luật Xây dựng năm 2003 định nghĩa: “Dự án

đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định.”

Công trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế

Công trình xây dựng bao gồm công trình xây dựng công cộng, nhà ở, công trình công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, năng lượng

Các đặc trưng cơ bản của dự án xây dựng là:

Dự án xây dựng có mục đích cuối cùng là công trình xây dựng hoàn thành đảm bảo các mục tiêu đã đặt ra về thời gian, chi phí,chất lượng, an toàn, vệ sinh và bảo vệ môi trường… Sản phẩm (công trình) của dự án xây dựng mang tính đơn chiếc, độc đáo

và không phải là sản phẩm của một quá trình sản xuất liên tục, hàng loạt

(Nguồn: Đặc Điểm Của Dự Án Và Quản Lý Dự Án Xây Dựng,

lý dự án”>quản lý dự án), khi công trình dự án hết niên hạn khai thác và chấm dứt tồn tại Dự án xây dựng có sự tham gia của nhiều chủ thể, đó là chủ đầu tư/chủ công trình, đơn vị thiết kế, đơn vị thi công, đơn vị giám sát, nhà cung ứng… Các chủ thể này lại có lợi ích khác nhau, quan hệ giữa họ thường mang tính đối tác Môi trường làm việc của dự án xây dựng mang tính đa phương và dễ xảy ra xung đột quyền lợi giữa các chủ thể

Dự án xây dựng luôn bị hạn chế bởi các nguồn lực là tiền vốn, nhân lực, công nghệ, kỹ thuật, vật tư thiết bị… kể cả thời gian, ở góc độ là thời hạn cho phép

Dự án xây dựng thường yêu cầu một lượng vốn đầu tư lớn, thời gian thực hiện dài và vì vậy có tính bất định và rủi ro cao

(Nguồn: Đặc Điểm Của Dự Án Và Quản Lý Dự Án Xây Dựng,

https://kienthucxaydung.info )

- Phân loại dự án xây dựng

Theo Nghị định số 112/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2006của Chính phủ, các dự án đầu tư xây dựng công trình được chiathành các nhóm là nhóm các dự án quan trọng quốc giá, cácnhóm A, B và c Tiêu chí chủ yếu để phân chia dự án xây dựngthành các nhóm là:

 Tính chất, lĩnh vực phục vụ của dự án (quốc phòng,

an ninh, thủy lợi, giao thông, y tế, văn hóa, giáodục…)

 Tổng mức đầu tư.

Ngoài ra, người ta có thể phân loại dự án xây dựng theo các tiêu chí khác liên quan đến nguồn vốn đầu tư, diện tích chiếm đất, thời gian xây dựng công trình dự án, mức độ phức tạp về thiết kế và thi công…

Việc phân loại dự án có ảnh hưởng quyết định đến nhiều vấn đềtrong quản lý dự án, đó là:

Phân cấp quản lý, xác định chủ đầu tư, phê duyệt, cấp phép xây dựng

 Trình tự thực hiện các hoạt động xây dựng (trình tựlập dự án, trình tự thiết kế, trình tự lựa chọn nhàthầu);

 Hình thức quản lý dự án

 Thời hạn bảo hành công trình

 Bảo hiểm công trình xây dựng…

(Nguồn: Đặc Điểm Của Dự Án Và Quản Lý Dự Án Xây Dựng,

https://kienthucxaydung.info )

1.1.5 Quản lí dự án và Quản lí dự án đầu tư xây dựng

- Khái niệm về quản lí dự án

Quản lý nói chung là sự tác động có mục đích của chủ thểquản lý vào các đối tượng quản lý để điều khiển đối tượngnhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Quản lý đầu tư chính là sự tác động liên tục, có tổ chức, cóđịnh hướng quá trình đầu tư (bao gồm công tác chuẩn bị đầu

tư, thực hiện đầu tư và vận hành kết quả đầu tư cho đến khithanh lý tài sản do đầu tư tạo ra) bằng một hệ thống đồng bộcác biện pháp nhằm đạt được hiện quả kinh tế xã hội caotrong những điều kiện cụ thể xác định và trên cơ sở vận dụngsáng tạo những quy luật kinh tế khách quan nói chung vàquy luật vận động đặc thù của đầu tư nói riêng

Quản lý dự án là việc áp dụng những hiểu biết, kỹ năng,công cụ, kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm đạt được nhữngyêu cầu và mong muốn từ dự án Quản lý dự án còn là quátrình lập kế hoạch tổng thể , điều phối thời gian, nguồn lực vàgiám sát quá trình phát triển của dự án từ khi bắt đầu đến khikết thúc nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn,trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu câu

đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ , bằngnhững phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yêu:

 Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu,xác định những công việc cần được hoàn thành,nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trìnhphát triển một kế hoạch hành động theo trình tự lôgic

mà có thể biểu diễn được dưới dạng sơ đồ hệ thống

 Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phốinguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặcbiệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thờigian

 Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự

án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết nhữngvấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng

Để dự án thành công, nhà quản lý dự án phải xác định

rõ các bên hữu quan của dự án và đáp ứng nhu cầu, kỳvọng, mong đợi của họ, từ đó xác định phạm vi công việc vàmục tiêu của dự án

- Lĩnh vực quản lý dự án

Quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực chính cần được xem

xét nghiên cứu (theo Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế

(PMI)) là:

 Lập kế hoạch tổng quan: Lập kế hoạch tổng quan cho

dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tựlogic, là việc chi tiết hoặc các mục tiêu của dự ánthành những công việc cụ thể và hoạch định mộtchương trình thực hiện những công việc đó nhằmđảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đãđược kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

 Quản lý phạm vi: quản lý phạm vi của dự án là việcxác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêucủa dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án vàcần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vicủa dự án

 Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là việc lập kếhoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằmđảm bảo thời gian hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗicông việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khinào kết thúc và toàn bộ dự án báo giờ sẽ hoàn thành

 Quản lý chi phí: quản lý chi phí của dự án là quá trình

dự toán kinh p hí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến

độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổchức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin vềchi phí

 Quản lý chất lượng: quản lý chất lượng là quá trìnhtriển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng choviệc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm

dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

 Quản lý nhân lực: quản lý nhân lực là việc hướng dẫn,phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia

dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó chothấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệuquả đến mức nào?

 Quản lý thông tin: quản lý thông tin là quá trình đảmbảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanhnhất và chính xác giữa các thành viên dự án và vớicác cấp quản lý khác nhau Thông qua quản lý thôngtin có thể trả lời ba câu hỏi: ai cần thông tin về dự án,mức độ chi tiết cả các nhà quản lý dự án cần báo cáocho họ bằng cách nào?

 Quản lý rủi ro: quản lý rủi ro là việc nhận diện cácnhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và

có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán Quản lýhợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quátrình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ,thương lượng, quản lý các hoạt động và điều việcmua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cầnthiết cho dự án

Hình 1.1 Các lĩnh vực trong quản lí dự án

- Tiến trình quản lí dự án

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và

có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự

án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện Mỗi giai đoạnđược đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc.Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ của dự án Chu kỳ

dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gianthực hiện dự án Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽđược thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện Nócũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽthuộc và không thuộc phạm vi dự án

Tùy theo mục đích nghiên cứu, có thể phân chia chu kỳ dự

án thành nhiều giai đoạn khác nhau Chu kỳ của mộ dự án sảnxuất công nghiệp thông thường được chia thành 4 giai đoạn: xâydựng ý tưởng, giai đoạn phát triển, giai đoạn triển khai, giai đoạnkết thúc

 Giai đoạn xây dựng ý tưởng

Xây dựng ý tưởng dự án là việc xác định bức tranh toàncảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiệnkết quả đó Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi dự ánđược bắt đầu hình thành Tập hợp số liệu, xác định nhu cầu,đánh giá độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án lànhững công việc được triển khai và cần được quản lý trong giaiđoạn này

Quyết định chọn lựa dự án là những quyết định chiến lượcdựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chứcdoanh nghiệp Trong giai đoạn này, những nội dung được xétđến là mục đích yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềmnăng, mức độ chi phí, độ rủi ro và ước tính nguồn lực cần thiết.Đồng thời cũng cần làm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cáchphác thảo những kết quả và phương pháp thực hiện trong điềukiện hạn chế về nguồn lực Phát triển ý tưởng dự án không cần

thiết phải lượng hóa hết bằng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắngọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế.

 Giai đoạn phát triển

Giai đoạn phát triển là giai đoạn chi tiết xem dự án cần đượcthực hiện như thế nào mà nội dung chủ yếu của nó tập trung vàocông tác thiết kế và lập kế hoạch Đây là giai đoạn chứa đựngnhững công việc phức tạp nhất của một dự án Nội dung của giaiđoạn này bao gồm những công việc như sau: Thành lập nhóm

dự án, xác định câu trúc tổ chức dự án; lập kế hoạch tổng quan,phân tích công việc của dự án; lập kế hoạch tiến độ thời gian, kếhoạch ngân sách, nguồn lực cần thiết, kế hoạch chi phí Kết thúcgiai đoạn này tiến trình thực hiện dự án có thể được bắt đầu.Thành công của dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng và sựchuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn này

 Giai đoạn thực hiện

Giai đoạn thực hiện là giai đoạn quản lý dự án bao gồm các côngviệc thực hiện như việc xây dựng nhà xưởng và công trình, lựachọn công cụ, mua sắm thiết bị và lắp đặt Đây là giai đoạnchiếm nhiều thời gian và nỗ lực nhất Những vấn đề cần xem xéttrong giai đoạn này là những yêu cầu kỹ thuật cụ thể, vấn đề sosánh đánh giá lựa chọn công cụ, thiết bị, kỹ thuật lắp đặt, muathiết bị chính

Kết thúc giai đoạn này các hệ thống được xây dựng và kiểmđịnh, dây chuyển sản xuất được vận hành

lại số sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo; Thanh quyếttoán tài chính; đối với sản xuất cần chuẩn bị và bàn giao số tayhướng dẫn lắp đặt, các bản vẽ chi tiết, bàn giao dự án, lấy chữ

ký của khách hàng về việc hoàn thành; bố trị lại lao động, giảiquyết công ăn việc làm cho những người từng tham gia dự án

1.1.6 Quản lí dự án đầu tư xây dựng

- Nguyên tắc quản lý dự án xây dựng

Việc đầu tư xây dựng công trình phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế – xã hội, quy hoạch ngành, quy hoạchxây dựng, bảo đảm an ninh, an toàn xã hội và an toàn môi

trường, phù hợp với các quy định của pháp luật

Tuỳ theo nguồn vốn sử dụng cho dự án, Nhà nước còn quản lý dự

án xây dựng theo quy định sau đây:

 Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách Nhà nước kể cảcác dự án thành phần, Nhà nước quản lý toàn bộ quá trìnhđầu tư xây dựng từ việc xác định chủ trương đầu tư, lập dự

án, quyết định đầu tư, lập thiết kế, tổng dự toán, lựa chọnnhà thầu, thi công xây dựng đến khi nghiệm thu, bàn giao

và đưa công trình vào khai thác sứ dụng Người quyết địnhđầu tư có trách nhiệm bố trí đủ vốn theo tiến độ thực hiện

dự án

 Đối với dự án của doanh nghiệp sử dụng vốn tín dụng doNhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhànước và vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp Nhà nướcthì Nhà nước chí quản lý về chủ trương và quy mô đầu tư.Doanh nghiệp có dự án tự chịu trách nhiệm t

 Tổ chức thực hiện và quản lý dự án theo các quy định củapháp luật

 Đối với các dự án sứ dụng vốn khác bao gồm cả vốn tưnhân, chú đầu tư tự quyết định hình thức và nội dung quản

lý dự án Đối với các dự án sử dụng hỗn hợp nhiều nguồnvốn khác nhau thì các bên góp vốn thoả thuận về phươngthức quản lý hoặc quản lý theo quy định đối với nguồn vốn

có tỷ lệ % lớn nhất trong tổng mức đầu tư

- Tiến trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

 Lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựngcông trình

 Lập Báo cáo đầu tư xây dựng công trình (Báo cáonghiên cứu tiền khả thi) và xin phép đầu tư

 Lập Dự án đầu tư xây dựng công trình (Báo cáonghiên cứu khả thi)

 Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình

 Thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình

 Lập kế hoạch triển khai dự án

 Giám sát và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch dự án

 Bàn giao công trình đưa vào sử dụng

1.1.7 Nội dung của công tác quản lý tiến độ các

dự án đầu tư xây dựng công trình

Sau khi kế hoạch tổng hợp đã được xây dựng và được cấp cóthẩm quyền phê duyệt, dự án được phép triển khai sang giaiđoạn thực hiện, đây cũng là giai đoạn phải hiện thực hoá cácmục tiêu đã đề ra Giai đoạn triển khai thực hiện dự án là giai

đoạn cần phải triển khai các công tác giám sát, kiểm soát vàcác hành động điều chỉnh nếu cần thiết Quản lý tiến độ thựchiện dự án là một trong những nội dung then chốt trong quátrình triển khai thực hiện dự án, vì vậy các bước thực hiện cũngtuân thủ vào một vòng lặp liên tục: lập kế hoạch - giám sát -kiểm soát

1.2 Khái niệm và vai trò của kế hoạch tiến độ trong

thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình

1.2.1 Khái niệm về lập kế hoạch

Theo Steyner:”Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việcthiết lập các mục tiêu , quyết định các chiến lược , các chínhsách , kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định Lập kếhoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cảchu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lượcnhằm hoàn thiện hơn nữa.”

Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch được xem là mộtquá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biếnđộng diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức, đó là quá trìnhthích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xácđịnh trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụthể của tổ chức

Với cách tiếp cận theo nội dung và vai trò :

Theo Ronner:”Hoạt động của công tác lập kế hoạch là mộttrong những hoạt động nhằm tìm ra con đường để huy động và

sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quảnhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh ”

Theo Henrypah: “Lập kế hoạch là một trong những hoạtđộng cơ bản của quá trình quản lý cấp công ty , xét về mặt bảnchất thì hoạt động này nhằm mục đích xem xét các mục tiêu ,các phương án kinh doanh , bước đi trình tự và cách tiến hànhcác hoạt động sản xuất kinh doanh.”

Như vậy , Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu

và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó Lập

kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được làcái gì ?và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thếnào ? Tức là , lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mụctiêu cần đạt được , xây dựng một chiến lược tổng thể để đạtđược các mục tiêu đã đặt ra , và việc triển khai một hệ thốngcác kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Dự Án và Đầu tư, VS – TSKH Nguyễn Văn Đáng, Ths Nguyễn Thị Hải Bình 2015).

1.2.2 Khái niệm về lập kế hoạch tiến độ dự án và vai

trò của việc lập kế hoạch tiến độ dự án

Lập kế hoạch quản trị dự án là một quá trình xác định mụctiêu, phân chia các Lồn lực và sắp xếp các công việc theo mộttrật tự nhất định, đồng thời đề xuất các phương án hay biệnpháp thực hiện tương ứng, nhằm đạt được mục tiêu đó trongmột ban định thời gian có thời điểm khởi đầu và kết thúc rõràng

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Dự Án và Đầu tư, VS – TSKH Nguyễn Văn Đáng, Ths Nguyễn Thị Hải Bình 2015).

Kế hoạch tiến độ có vai trò hết sức quan trọng đối với việcxây dựng các nội dung kế hoạch khác và đến việc triển khai dựán: Trước hết kế hoạch tiến độ giúp người quản lý có được một

sự hình dung tổng quát về toàn bộ công việc cần thực hiện vàtiến trình thực hiện các công việc đó để hoàn thành mục tiêu dự

án, làm cơ sở cho việc xây dựng các kế hoạch cung ứng và điềuphối tài nguyên thực hiện dự án; làm cơ sở cho việc xây dựng kếhoạch đấu thầu triển khai, kế hoạch với các nhà thầu khác Trong hệ thống kế hoạch dự án, kế hoạch tiến độ được xem là kếhoạch nền tảng và phải xác lập trước các nội dung kế hoạchkhác

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Dự Án và Đầu tư, VS – TSKH Nguyễn Văn Đáng, Ths Nguyễn Thị Hải Bình 2015).

Kế hoạch quản trị dự án được thiết kế dựa trên những tínhtoán một cách kỹ lưỡng trong việc phân phối các nguồn lực theothời gian một cách tốt nhất, nhằm đảm bảo hiệu quả và thànhcông của dự án

Nguồn lực của dự án bao gồm 5M + T: Man – nhân sự;Money – Ngân sách; Material – Nguyên vật liệu, cơ sở vật chất;Machine - Công nghệ, máy móc và thiết bị kỹ thuật; Method –Phương pháp và Time – Tiến độ

Do vậy, khi lập kế hoạch phải tính toán và cân đối một cáchhợp lý nhất có thể trong việc sử dụng các nguồn lực hay còn gọi

là tài nguyên của dự án Hiệu quả của kế hoạch là phản ánhđược sự thỏa mãn của các mục tiêu mâu thuẫn nhau, sao chochi phí nhân lực, ngân sách, nguyên vật liệu, máy móc và thờigian ít nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng của dự án theocác tiêu chuẩn đã định trước

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Dự Án và Đầu tư, VS – TSKH Nguyễn Văn Đáng, Ths Nguyễn Thị Hải Bình 2015).

Khi chi phí của dự án vượt quá dự toán ngân sách, điều nàychỉ ra rằng, dự án có thể đang thiếu những con người thích hợp

và thông thường đã bị trễ so với hạn chót

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Dự Án và Đầu tư, VS – TSKH Nguyễn Văn Đáng, Ths Nguyễn Thị Hải Bình 2005).

1.2.3 Xác định trình tự các công việc

 Các hoạt động của dự án có mối quan hệ phụ thuộcvới nhau về trình tự thực hiện tuỳ thuộc vào logic kỹthuật của công nghệ tạo ra sản phẩm, phụ thuộc vàocác quyết định của nhóm dự án, phụ thuộc vào mức

độ sẵn có của nguồn lực

 Mối quan hệ phụ thuộc về lô gíc thực hiện các côngviệc Mối quan hệ về lô gíc thực hiện sẽ quy định hoạtđộng nào được thực hiện trước, hoạt động nào đượcthực hiện sau và là mối quan hệ bắt buộc và còn gọi

là mối quan hệ phụ thuộc cứng Ví dụ, dự án xây nhàbao gồm ba công việc (1) đổ móng, (2) xây tường (3)lợp mái Mối quan hệ phụ thuộc về lô gíc thực hiệnquy định rằng không thể dựng khung nhà và xâytường khi chưa tiến hành đổ móng nhà xong Hoặctrong dự án phát triển sản phẩm mới, chúng ta khôngthể tiến hành công việc kiểm tra/chạy thử sản phẩmkhi mà sản phẩm mẫu vẫn chưa sản xuất xong Dự ánphát triển một phần mềm mới có thể bao gồm cáchoạt động (1) thiết kế, (2) viết dòng lệnh (3) kiểm thửtheo một trình tự thực hiện nhất định

 Mối quan hệ phụ thuộc vào quyết định của nhóm dự

án Nhóm dự án cũng có thể quyết định các mối quan

hệ phụ thuộc giữa các hoạt động trong quá trình xáclập trình tự thực hiện các công việc Dựa trên kiếnthức và kinh nghiệm mà nhóm dự án quyết định trình

tự thực hiện các công việc hoặc dựa trên những khíacạnh cụ thể và đặc thù của dự án mà một trình tựthực hiện nhất định được ưa thích hơn các trình tựthực hiện khác Khi nhóm dự án quyết định một trình

tự thực hiện nhất định nào đó thì cần phải văn bảnhoá và giải trình cụ thể vì còn liên quan đến việc xácđinh thời gian dự trữ của các hoạt động và điều độnguồn lực

 Mối quan hệ phụ thuộc vào mức độ sẵn có của nguồnlực: Do hạn chế về nguồn lực hoặc do những yêu cầuquản lý mà trình tự thực hiện các công việc theo lôgíc kỹ thuật ban đầu đã bị thay đổi chuyển từ tiến

hành song song sang tiến hành tuần tự hoặc từ tiếnhành tuần tự sang tiến hành đồng thời cùng với việc

áp dụng trễ trong xác định các mối quan hệ

 Tất cả các hoạt động dự án, ngoại trừ hoạt động đầutiên và hoạt động cuối cùng, đều có ít nhất một côngviệc tiến hành trước và một công việc tiến hành sau

Sơ đồ mạng dự án thường sử dụng bốn mối quan hệ

về trình tự thực hiện các hoạt động

 Các mối quan hệ giữa các hoạt động biểu diễn trong

sơ đồ mạng có thể sử dụng độ trễ Độ trễ là khoảngthời gian tối thiểu mà một công việc phụ thuộc phảichờ để có thể bắt đầu hoặc kết thúc Ví dụ một đơnhàng mua nguyên vật liệu đầu vào được thực hiệntrong 1 ngày nhưng phải chờ 18 ngày sau thì nhàcung cấp mới có thể giao hàng cho công ty tại châncông trình

 Mối quan hệ kết thúc - bắt đầu: sự bắt đầu của mộtcông việc tiến hành sau phụ thuộc vào sự hoàn thànhcủa công việc tiến hành trước Đây là mối quan hệđược sử dụng phổ biến nhất trong phát triển sơ đồmạng

 Mối quan hệ kết thúc - kết thúc: Việc hoàn thành củacông việc tiến hành sau phụ thuộc vào sự hoàn thànhcủa công việc tiến hành trước Ví dụ công việc kiểmtra được tiến hành sau chỉ có thể hoàn thành khi côngviệc sản xuất sản phẩm mẫu tiến hành trước hoànthành bởi vì việc kiểm tra từng bộ phận của sản phẩmmẫu đã có thể được tiến hành trước khi việc sản xuấtsản phẩm mẫu hoàn thành Mối quan hệ này thườngđược sử dụng trong các tình huống mà hai hay nhiềuhoạt động kết thúc cùng một lúc

 Mối quan hệ bắt đầu - bắt đầu: Sự bắt đầu của côngviệc tiến hành sau phụ thuộc vào sự bắt đầu của côngviệc tiến hành trước Mối quan hệ hoàn thành - bắtđầu “thiết kế ngôi nhà, đổ móng” thông thường cóthể chuyển thành mối quan hệ bắt đầu - bắt đầu vớimột độ trễ nhất định chẳng hạn năm ngày Sau khihoạt động thiết kế được bắt đầu năm ngày thì có thểbắt đầu tiến hành đổ móng bởi vì không cần phải chờcho đến khi thiết kế chi tiết cả ngôi nhà hoàn thànhmới bắt đầu đổ móng mà có thể bắt đầu công việc đổmóng ngay sau khi thiết kế chi tiết phần móng đãhoàn thành.

 Mối quan hệ bắt đầu – hoàn thành: Việc hoàn thànhmột công việc sau phụ thuộc vào sự bắt đầu của côngviệc tiến hành trước Ví dụ công việc viết hướng dẫn

sử dụng sản phẩm có thể được hoàn thành sau khicông việc kiểm tra sản phẩm mẫu bắt đầu với mộtthời gian nhất định Mối quan hệ bắt đầu – hoànthành này ít khi được sử dụng trong thực tế

Sử dụng các mẫu sơ đồ mạng dự án chính tắc sẽ giúp đẩynhanh việc xác định trình tự thực hiện công việc Sơ đồ mạngmẫu chính tắc có thể áp dụng cho cả dự án hoặc cho từnghạng mục chính của các dự án tương tự Mẫu sơ đồ mạng chocác hạng mục chính hoặc cho các đầu ra chính, ví dụ, là cáctầng trong dự án xây dựng nhà cao tầng, thử nghiệm lâm sàngtrong các dự án nghiên cứu phát triển dược phẩm mới, viếtdòng lệnh lập trình cho các mô đun của dự án phần mềm,hoặc giai đoạn khởi động dự án của các dự án phát triển kinh

tế -xã hội

Kết quả của bước xác định trình tự thực hiện các công việc

là một sơ đồ mạng dự án Sơ đồ mạng dự án biểu diễn các hoạt

động và trình tự lô gíc thực hiện Sơ đồ mạng dự án có thể pháttriển bằng tay hoặc bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự

án Sơ đồ mạng dự án có thể phát triển cho toàn bộ dự án vớitất cả các hoạt động chi tiết hoặc cho các hạng mục công việcchính (các hoạt động gộp) Sơ đồ mạng thường đi kèm với bản

mô tả tóm tắt và phương pháp phát triển sơ đồ mạng

(Nguồn: Giáo trình Quản trị Dự Án và Đầu tư, VS – TSKH Nguyễn Văn Đáng, Ths Nguyễn Thị Hải Bình 2015).

1.2.4 Ước tính các nguồn lực và thời gian thực hiện

hoạt động

Ước tính các nguồn lực thực hiện hoạt động là quá trìnhước tính chủng loại và số lượng nguyên liệu, nhân lực, thiết bị,vật liệu để thực hiện từng hoạt động Ước tính các nguồn lựcthực hiện hoạt động cần xuất phát từ các yêu cầu của mỗihoạt động để xác định nguồn lực cho việc thực hiện từng hoạtđộng Các nguồn lực, ví dụ, nguồn nhân lực có thể phân loạichi tiết theo các lĩnh vực chuyên môn sâu cụ thể: thợ điện, thợ

cơ khí, thợ mộc, thợ nề; và cấp bặc nhất định: mới vào nghề,thuần thục, lành nghề

Ước tính thời gian thực hiện công việc là quá trình ước tínhcác khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc vớimức độ huy động nguồn lực nhất định

Một số nguyên tắc chung trong ước tính các nguồn lực vàthời gian thực hiện hoạt động

 Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động Nhữngngười tham gia vào ước tính các nguồn lực và thờigian thực hiện công việc phải là những người có kiếnthức và kinh nghiệm chuyên sâu về công việc Ví dụnhóm dự án thiết kế một mẫu ô tô mới phải am hiểu

về những thành tựu mới nhất trong công nghệ chế

tạo ô tô tự động Nhóm dự án xây dựng phải am hiểu

về các tiêu chuẩn và định mức áp dụng trong ngànhxây dựng

 Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính Mỗingười tham gia ước tính đều bị ảnh hưởng bởi nhữngsai lệch mang tính cá nhân nhất định cho nên để hạnchế những sai lệch này nên sử dụng nhiều người cùngước tính cho từng vấn đề Thông qua sự bàn bạc traođổi giữa những người tham gia sẽ giúp hạn chế bớt sựcực đoan trong việc đưa ra những con số ước tính màkhông phản ánh đúng tình hình thực tế

 Ước tính trong điều kiện bình thường Điều kiện bìnhthường về nguồn lực huy động, chuyên môn, phươngpháp làm việc, cường độ làm việc, thời gian làm trongngày trong tuần và các điều kiện khác

 Sử dụng thống nhất và nhất quán đơn vị đo thời giantrong ước tính thòi gian thực hiện các hoạt động

 Các ước tính là độc lập với nhau Ước tính thời gianthức hiện của một hoạt động độc lập với các ước tínhthời gian thực hiện của tất cả các hoạt động khác

 Các ước tính thời gian thực hiện từng hoạt động cầncân nhắc đến tính rủi ro trong việc thực hiện hoạtđộng

1.2.5 Các phương pháp ước tính

 Ước tính và đánh giá của các chuyên gia Một phươngpháp ước tính được cho là tin cậy nhất chính là ước tínhcủa các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thực hiệncác hoạt động ở các dự án tương tự trước đó Các ướctính của các chuyên gia sau đó được tổng hợp lại thànhước tính chung cho từng hoạt động

 Phương pháp tương tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn Dựatrên tính tương tự với dự án trước trên các khía cạnh

như thời hạn hoàn thành, kinh phí, quy mô, mức độphức tạp, để làm cơ sở cho việc ước tính nguồn lực vàthời gian thực hiện từng hoạt động với sự điều chỉnhphù hợp cho dự án mới Phương pháp tương tự có thể ápdụng cho toàn bộ dự án, từng hạng mục dự án, và chotừng hoạt động cụ thể.

 Phương pháp tham số Phương pháp tham số dựa trênmối quan hệ thống kê trong quá khứ giữa các đại lượng

để ước tính các nguồn lực, thời gian và chi phí thực hiệnhoạt động Ví dụ dựa trên số liệu quá khứ về thời gian,chi phí, và nguồn lực để thực hiện một đơn vị khối lượngcông việc chúng ta có thể ước tính được tổng thời gian,chi phí và nguồn lực thực hiện công việc đó bằng cáchchia tổng khối lượng công việc thực hiện cho thời gian(chi phí, nguồn lực) thực hiện một đơn vị công việc Ví

dụ một tổ công nhân có khả năng lắp đặt 25 mét cáptrong một giờ, như vậy để lắp đặt 1000 mét cáp thì tổcông nhân đó cần phải thực hiện trong 40 giờ (1000mét chia cho 25 mét/giờ = 40 giờ)

 Phương pháp ước tính ba điểm Ước tính thời gian và chiphí thực hiện một công việc có thể chính xác hơn nếuchúng ta tính đến mức độ rủi ro trong việc thực hiệncông việc đó và dải không chắc chắn của thời gian thựchiện công việc Khái niệm ước tính ba điểm là một kỹthuật áp dụng bắt nguồn từ PERT sử dụng ba ước tính

để xác định gần đúng cho thời gian thực hiện một hoạtđộng

 Thời gian có khả năng sảy ra nhất (m) Là thời gian thựchiện công việc trong điều kiện bình thường về phân bổcác nguồn lực, năng suất lao động, sự mong đợi về mức

độ sẵn sàng cho hoạt động và các điều kiện thực hiệnkhác

 Thời gian thực hiện trong điều kiện tốt nhất (lạcquan - a) là thời gian thực hiện công việc trongđiều kiện tốt nhất có thể

 Thời gian thực hiện trong điều kiện kém thuận lợinhất (bi quan - b) là thời gian thực hiện trong tìnhhuống khó khăn nhất

 Thời gian trung bình thực hiện công việc tính đượcbằng cách lấy trung bình có trọng số của ba ướctính trên theo công thức sau: t = (a + 4m + b)/6

 Phân tích dự phòng Ước tính thời gian và nguồn lựcthực hiện công việc có thể bao gồm cả thời gian vànguồn lực dự phòng áp dụng cho mức độ rủi ro trongquá trình thực hiện công việc Thời gian dự phòng cóthể xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhất định củathời gian thực hiện công việc hoặc theo một phươngpháp định lượng thống kê nào đó.Thời gian dự phòng cóthể xác định cho cả dự án và cho từng công việc và phảiđược ghi chép rõ ràng trong tài liệu về quản lý tiến độ

dự án

Việc ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện dự án có thểtiến hành từ trên xuống (top – down) hoặc từ dưới lên (bottom– up) Ước tính từ trên xuống là ước tính tổng chi phí và thờigian thực hiện toàn bộ dự án do các chuyên gia có kinh nghiệm

về các dự án tương tự và/hoặc do các nhà quản lý cấp cao tiếnhành đưa ra ước tính Ước tính từ trên xuống thường được ápdụng trong những trường hợp, ví dụ như: dự án chiến lượcquan trọng, dự án có mức độ không chắc chắn cao, dự án nội

bộ nhỏ, dự án có phạm vi hay thay đổi (ví dụ các dự án về pháttriển hệ thống thông tin)

Ước tính từ dưới lên là xuất phát từ các yếu tố chi tiết của

dự án như từ các gói công việc trong cấu trúc chia nhỏ côngviệc WBS và các hoạt động trong sơ đồ mạng dự án phát triển

từ phương pháp đường găng để ước tính các nguồn lực, chi phí,thời gian thực hiện từng hoạt động rồi tổng hợp nên thành ướctính tổng nguồn lực, chi phí, thời gian thực hiện cả dự án Ướctính từ dưới lên thường được áp dụng trong các trường hợp như

do yêu cầu của quản lý phải ước tính chi tiết, do các dự án kýkết hợp đồng cần phải ước tính chi tiết, do khách hàng yêu cầuphải giải trình chi tiết về thời gian về chi phí thực hiện dự án

Một phương pháp ước tính được áp dụng phổ biến trongthực tế là kết hợp đồng thời cả ước tính từ trên xuống và ướctính từ dưới lên: đưa ra ước tính sơ bộ từ trên xuống, phát triểnchi tiết WBS rồi tiến hành ước tính từ dưới lên, phát triển tiến

độ và ngân sách thực hiện, kết hợp với ước tính từ trên xuống

và điều chỉnh các khác biệt, thống nhất và lấy làm ước tínhchính thức cuối cùng

dự kiến hoàn thành từng công việc cụ thể Phát triển một bảntiến độ dự án là một quá trình được lặp lại nhiều lần để có đượcmột tiến độ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của các bên liên quan.Tiến độ dự án xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúccho từng hoạt động và các sự kiện chính Phát triển tiến độ dự án

có thể đòi hỏi phải xem xét và ước tính lại các mốc thời gian vàcác nguồn lực để đưa ra một bản tiến độ dự án được nhóm quản

lý dự án chấp nhận và trở thành bản kế hoạch tiến độ để theodõi và kiểm soát tiến độ thực tế Bản kế hoạch tiến độ dự án làmột cấu thành trong bản kế hoạch quản lý dự án.

1.2.7 Các công cụ phát triển tiến độ dự án

- Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ do Henry Gantt giới thiệunhằm thể hiện quá trình lập và thực hiện tiến độ cho một sốcông việc, trong đó các công việc được biểu diễn theo trình tựthời gian với trục thời gian được trình bày theo trục hoành Cáccông việc có thể được biểu diễn bằng các đoạn thẳng hay cácthanh ngang Độ dài của đoạn thẳng là độ dài của công việc và

vị trí giữa các đoạn thẳng biểu diễn mối quan hệ trước sau giữacác công việc Các công việc trên đường găng thường đuợc tômàu khác Nếu dự án đang được triển khai thì một đoạn thẳngđậm nét sẽ chỉ rõ tiến triển hiện tại của công việc

Biểu đồ Gantt có thể được xây dựng theo nhiều cách khácnhau nhờ sử dụng các ô bôi đen, đường cong, đường thẳng haybiểu tượng Nó cho phép so sánh thời hạn của lịch trình dự kiếnvới thời hạn thực tế của dự án bằng cách liệt kê ngày bắt đầu vàngày kết thúc của mỗi pha dọc theo tuyến thời gian Các phađược liệt kê từ trên xuống dưới và thời gian được thể hiện từ tráisang phải Sau khi cứ mỗi pha được đưa lên biểu đồ, thì tiến độcủa chúng được theo dõi một cách dễ dàng

Biểu đồ này có thể lập bằng tay, đưa vào máy điện toántheo chương trình thực hiện biểu bẩng hoặc chương trình quản lýthời gian, hoặc được thể hiện trên một bảng lịch trình gồm cácpha được đưa lên màn hình

Việc liệt kê các pha được thể hiện trên biểu đồ Gantt nhờ sửdụng phương pháp thông dụng nhất – vạch đường ngang Lịchtrình cho dự án bao gồm cả thời hạn hoàn tất dự kiến và thực tếcho mỗi pha được thể hiện Phương pháp này chỉ ra sự chậm trễ

nảy sinh ở đâu trong quá trình thực hiện dự án, giúp cho cácthành viên trong đội dự án có ý tưởng sơ bộ về ý tưởng giảiquyết sau này

Hình 1.2 Biểu đồ Gantt dạng cột nằm ngang

Hình 1.3 Biểu đồ Gantt dạng đường ngang

Một phương pháp khác để xây dựng biểu đồ Gantt là sửdụng các biểu tượng thay thế cho các cột/đường nằm ngang Thí

dụ, dùng hình tam giác màu trắng “, ” để thể hiện các phacông việc dự kiến và tam giác bôi đen “, ” - kết quả thực tế.Thời điểm bắt đầu được thể hiện bằng tam giác có định hướng

lên trên, và thời điểm kết thúc - tam giác có định hướng xuốngdưới

Các tam giác có thể sắp xếp trên một đường thẳng cho mỗipha hoặc, như trong ví dụ, được sắp xếp trên các đường thẳngkhác nhau cho phép dễ phân biệt giữa kết quả dự kiến và thực

tế So với phương pháp cột ngang, phương pháp này thể hiệnđược nhiều thông tin hơn, nhưng lại khó nhận biết nhanh chóngmức độ chênh lệch của toàn bộ dự án trong trường hợp có mộtpha bị chậm trễ

Hình 1.4 Biểu đồ Gantt dạng biểu tượng

 Ưu điểm của biểu đồ Gantt:

 Là công cụ hữu hiệu để xác định trạng thái hiện tại củamỗi công việc so với tiến trình đã được hoạch định

 Giúp theo dõi chi tiêu, sắp xếp thứ tự, hay phân bổ cácnguồn lực cho các công việc, đồng thời cũng có giá trị

trực quan trong việc theo dõi tiến triển của các côngviệc.

 Dễ hiểu, dễ dàng cập nhật tiến triển thực tế của dự ánmiễn là không thay đổi trình tự dự án

 Dễ xây dựng

 Hạn chế của biểu đồ Gantt

 Không nhận biết được các khâu “yếu” giữa các pha Mỗikhi công việc được chuyển giao từ một người hay mộtphòng cho người khác hoặc phòng khác, dự án dễ bịchậm trễ

 Không phát hiện ra vấn đề, mà đội dự án gặp phải, donhững chậm trễ không lường trước được Biểu đồ Ganttchỉ thể hiện được các thời điểm bắt đầu và kết thúc theo

dự kiến cho mỗi pha Nó giúp ta nắm bắt nhanh chóngtình trạng chung của dự án qua biểu đồ, song thế vẫnchưa đủ, vì nó không chỉ ra được sự chậm trễ của mộtpha sẽ tác động như thế nào đến sự hoàn tất của cácpha khác Như vậy, một trong những hành động cầnthiết khi theo dõi tiến độ dự án là phải phát hiện ra cácvấn đề chậm trễ và khắc phục chúng kịp thời, nhưngkhông phải lúc nào cũng thấy được, nếu chỉ sử dụngbiểu đồ Gantt

 Không phối hợp được các nguồn lực hoặc các yêu cầuhợp tác trong toàn bộ mạng lưới công việc ở các khâu

“yếu” trong lịch trình Nhiều dự án chỉ có thể được triểnkhai khi có đầy đủ phương pháp, tài liệu, báo cáo, sự hỗtrợ bên ngoài và các yêu câu khác đã được các thànhviên của đội tạo ra hoặc do phía khác cung cấp

 Không chỉ ra được mức độ hoàn tất của mỗi pha Người

ta có thể sử dụng phương pháp điền vào và theo dõichặt chẽ mức độ hoàn tất của các pha Song nhìn

chung, biểu đồ Gantt xây dựng không nhằm mục đíchtheo dõi chi tiết, mà chỉ cho ta một cái nhìn tổng quan

về toàn bộ dự án Thông thường khi phát hiện ra một saisót, ta sẽ cần phải điều tra, tìm nguyên nhân rồi khắcphục Nhưng tiếc thay lúc đó sai sót đã xảy ra rồi! Dovậy, để bổ sung cho những khiếm khuyết của biểu đồGantt người ta đã đưa ra một kỹ thuật lập lịch trình khác– sơ đồ Mạng, giúp phát hiện được các chậm trễ đangnảy sinh và khắc phục chúng bằng cách nhận rõ đâu làcác điểm yếu hoặc dự đoán các vấn đề

Có rất nhiều trường hợp không thể xác định được thời lượngcủa các công việc một cách chính xác Nguyên nhân là do cácnguồn lực con người, tôi Chính, nguyên vật liệu, máy móc thiếtbị, ), kể cả thời tiết thay đổi bất thường và có thể làm sai lệchtiến độ thời gian dự tính ban đầu trong kế hoạch Do vậy,phương pháp sơ đồ CPM và sơ đồ PERT cho phép đưa vào sơ đồmạng độ bất trắc với 3 ước tính thời lượng và được gọi là sơ đồmạng xác suất

CPM là một sơ đồ mạng xác định chỉ ra tuyến then chốtcũng như các khâu nối và các hoạt động không then chốt Lượngthời gian ước tính cho mỗi hoạt động được xác định bằng khoảngthời gian giữa thời điểm bắt đầu và kết thúc (thường tính bằng

số giờ hoặc ngày hay tuần) Điều này cho phép thấy được lưutrình công việc và các phần việc khác nhau của dự án phải đượcđiều hành đồng bộ như thế nào để đạt được sự hoàn tất củatừng pha

Hình 1.5 Sơ đồ mạng CPMKhi sử dụng để giám sát lịch trình, CPM theo dõi nhiều yếutố: thời hạn tối thiểu và tối đa cần thiết; lượng thời gian đã sửdụng cho mỗi pha và cho dự án tới thời điểm hiện tại; xác địnhđược thời điểm bắt đầu và kết thúc sớm nhất, đồng thời đã vạch

ra phương thức tính toán những khoảng thời gian đó để định ra

“các phao cứu đắm” các cơ hội bù lại thời gian bị trễ trong lịchtrình

Phương pháp PERT(Program and Evaluation ReviewTechnique) là phương pháp kế hoạch hoá và chỉ đạo thực hiệncác dự án sản xuất, các chương trình sản xuất phức tạp Để ápdụng phương pháp PERT phải thực hiện một số nội dung chínhsau:

Các bước tiến hành lập sơ đồ PERT gồm 3 bước cơ bản sau :

 Bước 1: lập kế hoạch dự án : Liệt kê tất cả các công việcphải thực hiện của dự án, biểu diễn trình tự theo kế hoạchcác công việc trên mạng theo thứ tự công việc nào cần làmtrước, công việc nào làm sau, những công việc nào cùnglàm song hành

 Bước 2: Lập tiến độ dự án : Dự đoán thời gian hoàn thànhcủa mỗi công việc; tính toàn đường gantt Sử dụng thôngtin có được để phát triển kế hoạch tiến độ hiệu quả và tiếtkiệm hơn

 Bước 3: Giám sát dự án, sử dụng kế hoạch tiến độ để kiểmsoát và giám sát dự án trong quá trình thực hiện Điềuchỉnh và bổ sung và giải quyết kịp thời những bất lợi xảy ratrong quá trình thực thi.

 Bước 4: Xác định đường gantt: Sau khi thiết lập xong mạngcông việc, ta xác định đường gantt Đường gantt là đườngdài nhất tính từ công việc đầu đến công việc cuối của dự

án phản ánh thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án.Đường gantt là đường đi qua các công việc gantt và sự kiệngantt

Hình 1.6 Sơ đồ mạng PERTTrong quản lý dự án, các công việc trên đường găng được quản

lý chặt chẽ vì nếu bất cứ công việc nào bị chậm trễ thì thời gianhoàn thành dự án cũng sẽ bị kéo dài thêm một thời hạn tươngứng

- Mô hình mạng chi phí – thời gian (Time – Cost Models)

Mối quan hệ giữa chi phí và thời gian hoàn thành côngviệc/dự án, phản ánh tính hiệu quả của công tác quản lý dự án.Đối với dự án sản xuất kinh doanh, nếu thời gian hoàn thànhcông việc/dự án bị kéo dài so với tiến độ quy định (trong hợp