Báo Cáo Tốt Nghiệp Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ Khối Quân Đội

Báo Cáo Tốt Nghiệp Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ theo các Quy định, hướng dẫn Bộ Quốc Phòng. Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Xuất phát từ nhu cầu của công tác quản lý Nhà nước, trong quá trình hoạtđộng các cơ quan, tổ chức thực hiện việc ban hành các loại văn bản và sử dụngchúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi hoạt động của cơ quan Vănbản đóng vai trò rất quan trọng trong việc trao đổi thông tin, ghi chép các sựkiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh của lãnh đạo các cấp đến mọingười Văn bản đã trở thành căn cứ pháp lý để điều hành hoạt động của các cơquan Nhà nước Trong sự nghiệp đổi mới quản lý và cải cách hành chính ở nước

ta, công tác Văn thư - Bảo mật có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơquan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - doanh nghiệp, tổ chứckinh tế và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân

Kết thúc khóa học của lớp Trung cấp Văn thư - Lưu trữ, em được giới thiệu

về thực tập tại Ban Bảo mật – Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7 Tại đây, em

đã được các thủ trưởng, cán bộ, nhân viên trong Ban Bảo mật của Văn phòng Bộ

Tư lệnh Quân khu 7 tạo mọi điều kiện thuận lợi, chia sẽ nhiều kinh nghiệp thực

tế Bên cạnh đó cũng có những khó khăn nhất định trong việc trích lục các phụlục văn bản, mẫu biểu vì hầu hết các tài liệu tại đây đều có độ mật hay chứanhững thông tin nội bộ quân sự

Với những kiến thức đã học được từ các giáo viên của môn Công tác văn thư Sau khi được hướng dẫn nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp và trở về thực tập tại đơn vị em thấy đợt thực tập này có vị trí rất quan trọng trong quá trình củng cố lại kiến thức lý thuyết đã học ở trường, bổ sung kiến thức đã học vào thực tế công việc, qua đó đúc kết kinh nghiệm, có những đề xuất, kiến nghị, giải pháp mới trong công tác Văn thư - Bảo mật của Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7 và các cơ quan, đơn vị trong Quân đội, góp phần phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN

I KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 7

1 Khảo sát tổ chức bộ máy Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7

Văn phòng Đảng ủy – Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7 là một cơ quantrọng yếu đảm nhiệm chức năng của hai Văn phòng: Văn phòng Đảng ủy và Vănphòng Bộ Tư lệnh

Dưới sự lãnh đạo của Thượng vụ Đảng ủy Quân khu, sự chỉ đạo trực tiếpcủa Thủ trưởng Bộ Tư lệnh, hơn nữa thế kỷ qua, các thế hệ cán bộ, nhân viên,chiến sĩ của Văn phòng luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần phục

vụ, tận tụy công tác, hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ giúp Thường vụ Đảng

ủy và Bộ Tư lệnh trong kháng chiến cũng như trong xây dựng, góp phần xứngđáng vào sự nghiệp giải phóng dân tộc, bảo vệ Tổ quốc và xây dựng đất nước

Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạonắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giảiquyết công việc không đúng Cho nên, phải luôn luôn nêu cao tinh thần tráchnhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật quân sự bảo vệ Tổ Quốc

Là cơ quan trực thuộc Bộ Tư lệnh Quân khu 7, với cơ cấu tổ chức biênchế hiện nay tương đối ổn định:

Về chức năng: Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7 thực hiện chức năng

tham mưu, tổng hợp và hành chính phục vụ sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự chỉ đạo,chỉ huy của Thủ trưởng Bộ Tư lệnh trong việc thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm viquản lý; chỉ đạo nghiệp vụ công tác Văn phòng trong Quân khu

Về nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7:

- Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, quy chế làm việccủa Đảng ủy và Bộ Tư lệnh; giúp Thường vụ, Đảng ủy và Thủ trưởng Bộ Tưlệnh theo dõi, đôn đốc, phối hợp hiệp đồng tổ chức thực hiện và tổng hợp báocáo; duy trì và kiểm tra thực hiện chế độ công tác, quy chế làm việc.

- Theo phân công, chủ trì hoặc phối hợp nghiên cứu soạn thảo các văn bảnlãnh đạo, chỉ đạo của Thường vụ, Đảng ủy và Thủ trưởng Bộ Tư lệnh có liênquan đến nhiều mặt công tác; các đề án, dự án được giao; các báo cáo tình hìnhthực hiện nhiệm vụ công tác theo định kỳ hoặc đột xuất

- Tiếp nhận, phân loại công văn, tài liệu gửi đến Đảng ủy, Bộ Tư lệnh; báocáo đề xuất xử lý, chuyển giao đến các cơ quan, đơn vị giải quyết theo trình tự,thủ tục quy định; theo dõi, đôn đốc thực hiện và quản lý các loại văn bản củaĐảng ủy, Bộ Tư lệnh

- Theo dõi việc chuẩn bị và thẩm tra, hoàn chỉnh các văn bản, đề án củacác cơ quan, đơn vị trình Thường vụ Đảng ủy, Thủ trưởng Bộ Tư lệnh ban hànhhoặc báo cáo cấp trên ban hành

- Truyền đạt, theo dõi triển khai thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, mệnhlệnh hành chính của Đảng ủy, Thường vụ, Thủ trưởng Bộ Tư lệnh Thông báochủ trương, quyết định, kết luận theo chỉ đạo của Thường vụ, Đảng ủy và Thủtrưởng Bộ Tư lệnh đến các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan để thựchiện

- Làm đầu mối giúp Đảng ủy và Thủ trưởng Bộ Tư lệnh duy trì mối quan

hệ thường xuyên, chặt chẽ, đúng nguyên tắc với Đảng ủy Quân sự Trung ương,

Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng; các Đảng ủy, đơn

vị trực thuộc; cấp ủy và chính quyền địa phương đối với Văn phòng Bộ Tư lệnhQuân khu

- Giúp Đảng ủy và Bộ Tư lệnh tiến hành công tác đối ngoại quân sự theoquy định của Bộ Quốc phòng

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư bảomật lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Quân khu Trực tiếp quản lý,bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đúng chế độ quy định

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan bảo đảm điều kiện phươngtiện làm việc, sinh hoạt của Đảng ủy và Thủ trưởng Bộ Tư lệnh; tổ chức và bảođảm phục vụ các cuộc họp, hội nghị do Thường vụ, Đảng ủy và Thủ trưởng Bộ

Tư lệnh triệu tập; quản lý hồ sơ, ghi biên bản, biên tập các kết luận của các cuộchọp, hội nghị Bảo đảm tài liệu, đưa đón, ăn nghỉ khách đến làm việc, dự họptheo quy chế làm việc

- Quản lý, chỉ huy cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ; quản lý tàichính, tài sản của Văn phòng theo quy định của Nhà nước và Quân đội

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Thường vụ Đảng ủy và Thủ trưởng

Bộ Tư lệnh giao

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG BTL QUÂN KHU 7

CHÁNH VĂN PHÒNG

BAN PHÁP CHẾ

BAN KH-TH BẢO MẬT BAN TRỢ LÝ

II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 7

1 Đặc điểm tình hình công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Ban Bảo mật tổ chức quản lý tốtcông tác văn thư – lưu trữ Cán bộ văn thư cũng thực hiện đúng các quy trìnhnhư: Tổ chức sử dụng, quản lý tốt công văn đi, đến đúng quy định, bảo quản cáccon dấu chặt chẽ, đặc biệt là công tác ban hành văn bản được thực hiện đúngquy trình

Trong quá trình thực hiện gặp nhiều thuận lợi, khó khăn như sau:

* Thuận lợi:

- Cơ quan Văn phòng đã tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện đầy đủcác quy định của Chính phủ, Bộ Quốc phòng và Quân khu về công tác Văn thư,bảo mật, lưu trữ như: Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của BQP vềviệc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu trong Quân đội;Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phòng về việc hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan trong Quânđội; Hướng dẫn số 986-HD/VPQU ngày 21/12/2015 về thể thức, kỹ thuật trình bàyvăn bản của Đảng trong quân đội…

- Sự quan tâm chỉ đạo của Thủ trưởng Văn phòng đối với công tácVTLTBM ngày càng sâu sát hơn Đã chủ động ban hành các văn bản lãnh đạo,chỉ đạo việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ VTBMLT trong cơ quan, đồng thời đầu

tư về trang thiết bị, kho tàng và chấn chỉnh hoàn thiện quy trình luân chuyển, xử

lý văn bản, tạo điều kiện cho nhân viên văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảmbảo ban hành, theo dõi và quản lý tài liệu chặt chẽ, đúng quy định

- Công tác ứng dụng phần mềm quản lý công văn và hồ sơ văn bản đượcquan tâm thực hiện Nhân viên Văn thư sử dụng tốt chương trình quản lý côngvăn và hồ sơ công việc giúp cho công tác quản lý văn bản ngày càng chặt chẽ,nhanh chóng và khoa học

- Hệ thống sổ sách đăng ký quản lý văn bản đầy đủ, chặt chẽ; công tác tổchức quản lý văn bản của văn thư khá nề nếp, đúng quy định, tài liệu có độ mậtđược lập sổ theo dõi, quản lý riêng trong tủ có khóa Việc nhân bản, chuyển pháttài liệu có độ Mật đúng quy định, kịp thời, không để xảy ra tình trạng mất mát,

lộ lọt tài liệu

- Tất cả các con dấu đều được tập trung quản lý tại văn thư bảo mật trong

tủ có khóa bảo đảm an toàn và chỉ giao 01 đồng chí nhân viên Văn thư quản lý

sử dụng trực tiếp

- Nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách được cơ quan bảo

vệ an ninh cùng cấp thẩm tra chặt chẽ, đúng qui trình theo Thông tư BQP ngày 31/12/2013 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về tiêu chuẩn chính trị,

263/TT-nguyên tắc tuyển chọn, điều động người vào làm việc ở các cơ quan đơn vị trọngyếu, cơ mật trong Quân đội.

* Khó khăn:

- Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn bản chưa nghiên cứu, nắm chắc các quyđịnh về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; khả năng sử dụngphần mềm soạn thảo văn bản còn hạn chế

- Số lượng tiếp nhận công văn đến và các văn bản phát hành đi rất nhiều.Trong đó có nhiều văn bản chứa những nội dung tối mật, tuyệt mật rất cao đòihỏi việc quản lý và phát hành văn bản rất chặt chẻ và tỉ mỉ

* Tình hình tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan Văn phòng

Ban Bảo mật của cơ quan Văn phòng được tổ chức theo hình thức “Vănthư tập trung” do tài liệu lưu trữ của cơ quan là những tài liệu chứa đựng nộithuộc về bí mật Quân sự - Quốc gia Do đó, nhằm đảm bảo giữ bí mật, quản lýtốt các công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động hàng ngàytất cả các công văn, giấy tờ đi, đến đều đăng ký về một đầu mối là Văn thư Việc

tổ chức và quản lý công văn, giấy tờ theo truyền thống vừa áp dụng công nghệthông tin phần mềm của Bộ Quốc phòng để quản lý văn bản

Cơ quan Văn phòng Bộ Tư lệnh cũng đã thành lập Bộ phận Lưu trữ doBan Bảo mật phụ trách với diện tích phòng kho khoảng 500m2, hiện nay khođược trang bị khoảng 300 mét giá tài liệu (được làm từ thép không gỉ), 70 hệthống kệ, tủ gỗ; các hệ thống báo cháy tự động và nhiều cặp hộp để tài liệu nộplưu

- Tổ chức biên chế gồm:

+ 01 Trưởng ban Bảo mật;

+ 02 Nhân viên Văn thư;

+ 02 Nhân viên lưu trữ;

+ Ngoài ra còn có một số đồng chí tăng cường đảm bảo yêu cầu thực tếnâng cao chất lượng, hoàn thành nhiệm vụ

2 Công tác chỉ đạo của Văn phòng Bộ Tư lệnh đối với công tác văn thư lưu trữ

Bên cạnh các văn bản đã triển khai, trong năm Văn phòng Bộ Tư lệnh đãtham mưu, hướng dẫn tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện chặt chẽ: Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;Thông tư số 33/2015/TT-BCA hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định

số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hànhPháp lệnh Bảo vệ Nhà nước; Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của

Bộ Quốc phòng về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật tàiliệu trong Quân đội; Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc

phòng về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính củacác cơ quan trong Quân đội; Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 của

Bộ Quốc phòng quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổbiến trong hoạt động các cơ quan, đơn vị Quân đội; Thông tư số 119/2015/TT-BQP ngày 28/10/2015 của Bộ Quốc phòng quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ, tàiliệu công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng; Chỉ thị số 97/CT-BQP ngày04/12/2015 của Bộ Quốc phòng về việc tăng cường gửi, nhận, xử lý văn bản trênmạng truyền số liệu; Hướng dẫn số 986-HD/VPQU ngày 21/12/2015 của Vănphòng Quân ủy Trung ương về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng trongquân đội; Công văn số 5030/VP-BM ngày 05/10/2005 của Văn phòng Bộ Quốcphòng về việc bảo vệ thông tin mật; Công văn số 5102/VP-BM ngày 27/8/2010của Văn phòng Bộ Quốc phòng về việc tăng cường quản lý và sử dụng con dấu

Văn phòng Bộ Tư lệnh trang bị tương đối đầy đủ cơ sở vật chất phục vụcho công tác văn thư lưu trữ như: máy tính, máy in, máy photo, máy scan,máy fax đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ kịp thời, nhanh chóng, chính xác và hiệuquả

Ngoài ra, Văn phòng Bộ Tư lệnh còn ưu tiên chú trọng nâng cao trình

độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên: tạo điều kiện cho 02 đồng chí tham giakhóa đào tạo Đại học và Trung cấp văn thư lưu trữ do Bộ Quốc phòng tổ chức

để đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ và trình độ chuyên môn

III TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHỮNG NỘI DUNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 7

1 Công tác lập hồ sơ

Công tác lập danh mục hồ sơ Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác năm của Vănphòng Bộ Tư lệnh Quân khu, nhân viên Văn thư-Bảo mật-Lưu trữ chủ trì, phốihợp với các bộ phận chuyên môn khác xây dựng bản Danh mục hồ sơ để hướngdẫn việc lập hồ sơ trong toàn cơ quan, đơn vị Danh mục hồ sơ của năm sau phảiđược lập vào tháng cuối của năm trước Căn cứ vào bản Danh mục hồ sơ đãđược Thủ trưởng Văn phòng phê duyệt và số lượng hồ sơ được giao, cán bộ,nhân viên được phân công lập hồ sơ lấy một số bìa hồ sơ, mục lục văn bản để

mở hồ sơ

Công tác lập hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành), hồ sơ nguyên tắc của Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7:

- Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

+ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, cá nhân có hồsơ;

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyếtcông việc;

+ Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ có các bằng chứng xác thực (chữ ký,con dấu) và có thời hạn bảo quản tương đối đều nhau.

- Trình tự lập hồ sơ:

+ Mở hồ sơ;

+ Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc đưa vào hồ sơ;

+ Sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ;

+ Thống kê văn bản, tài liệu trong hồ sơ vào Mục lục văn bản;

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ

Hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành):

Hồ sơ công việc là hồ sơ phản ánh quá trình nghiên cứu, theo dõi vàgiải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, nhân viên

- Mở hồ sơ: là công việc mở đầu cho việc hình thành một hồ sơ Mở hồ sơ

là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu trên hồ sơ như: kýhiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Mỗi cá nhân khi giải quyết công việcđược giao có trách nhiệm mở hồ sơ công việc đó theo Danh mục hồ sơ hoặctrường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ

Ví dụ: “Tập báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ cứu hộ cứu nạn củaPhòng Cứu hộ - Cứu nạn/Bộ Tham mưu Quân khu 7 năm 2017 ”, “Tập báo cáokết quả triển khai quyết định về nhân sự cán bộ của Quân khu 7 năm 2017”

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ: đây là khâu quan trọng, quyết định hình thành và

chất lượng của hồ sơ vì có thu thập được đầy đủ văn bản về một vấn đề, một sựviệc, một đối tượng…đưa vào hồ sơ mới có được những hồ sơ hoàn chỉnh cóchất lượng cao Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tàiliệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tươngứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời những vănbản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, thủ trưởng, tham luận của các đạibiểu tại hội nghị, hội thảo bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thấtlạc Để thực hiện nội dung thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ được tốt từng Ban, Bộ phậncán bộ, nhân viên Văn phòng đảm nhiệm từng mặt công tác được giao, có tráchnhiệm thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ và phải được tiến hành ngay từkhi phát sinh vấn đề, sự việc và được thực hiện trong suốt quá trình giải quyếtcông việc cho đến khi công việc kết thúc

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Văn bản thuộc vấn đề nào phải

đưa đúng vào hồ sơ đó; văn bản thuộc hồ sơ giải quyết công việc của năm nàoxếp vào năm đó, trừ trường hợp công việc giải quyết nhiều năm

Ví dụ: Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm 2018 nhưng ban hành tháng 12năm 2017 thì được xếp vào năm 2018 Báo cáo Hội nghị tổng kết thi đua năm

2017 nhưng được ban hành tháng 01 năm 2018 thì tài liệu đó được đưa về năm2017

- Thống kê văn bản, tài liệu trong hồ sơ vào Mục lục văn bản

Mỗi văn bản chỉ đưa vào hồ sơ một bản chính, có chất lượng tốt nhất, cóthể thức văn bản hoàn chỉnh nhất Trường hợp không có bản chính được thaybằng bản sao có giá trị như bản chính

+ Biên mục hồ sơ:

Sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ:

Sắp xếp các văn bản có trong hồ sơ theo một trật tự nhất định, phù hợpvới từng hồ sơ cụ thể nhằm cố định thứ tự cho các văn bản, đảm bảo mối liên hệgiữa các văn bản trong hồ sơ và giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong một

hồ sơ được thuận tiện

Tùy vào từng loại hồ sơ mà văn bản trong hồ sơ của các cơ quan, dơn vịđược sắp xếp theo những cách sau:

Sắp xếp trong quá trình giải quyết công việc: Thường được áp dụng

để sắp xếp văn bản trong một hồ sơ một sự việc, một vụ việc….cụ thể vàhoàn chỉnh

Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị Tổng kết nhiệm vụ công tác quân sự quốc phòng

của Quân khu 7 năm 2017

Sắp xếp văn bản theo thứ tự thời gian của văn bản: Thường được áp

dụng để sắp xếp văn bản trong hồ sơ được lập theo đặc trưng “ vấn đề” đặctrưng “ cơ quan giao dịch” hoặc đặc trưng tên gọi” và hồ sơ nguyên tắc

Ví dụ: Tập báo cáo tổng hợp tình hình an ninh chính trị - trật tự an toàn

xã hội của Bộ Tham mưu năm 2017 Được xếp theo thứ tự thời gian ban hànhvăn bản, ngày nhỏ xếp trước, ngày lớn xếp sau

Sắp xếp theo vần chữ cái (A, B, C…): thường được áp dụng để sắp xếp

các tập đơn thư, các tập bản khai cá nhân, tập báo cáo…

Ví dụ: Tập Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ Quân sự-Quốc phòng của

Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu năm 2017

Sắp xếp theo thứ tự của văn bản: được áp dụng để sắp xếp các tập lưu

văn bản đi ở Văn thư cơ quan

Ví dụ: Tập Báo cáo công tác tuyển chọn gọi công dân nhập ngũ của Bộ

Tư lệnh Quân khu 7 năm 2018 Được sắp xếp theo thứ tự từ số 01/BC-BTL đến

số 70/BC-BTL

- Đánh số tờ văn bản:

Để cố định trật tự các văn bản đã được sắp xếp, nhân viên văn thư sẽ đánh

số cho các văn bản trong hồ sơ Số tờ được ghi bằng chữ số Ả rập (01, 02, 03…)bằng bút chì vào góc phải, phía trên của tờ văn bản

Cơ quan ban hành

Trích yếu nội dung Tờ số Ghi chú

TỜ KẾT THÚC

Hồ sơ này gồm……… tờ, viết bằng chữ………

Được đánh từ số……….đến số………

Đặc điểm bên trong………

Người chỉnh lý Ngày ….tháng……năm 20

Người viết tờ kết thúc

- Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ được trình bày tương đối đầy đủ các thông tin theo quy địnhnhư: Tiêu đề hồ sơ, tên cơ quan, đơn vị lập hồ sơ, thời gian ban hành của cácvăn bản có trong hồ sơ…

MẪU BÌA HỒ SƠ QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM

* Hồ sơ nguyên tắc

- Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý,tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Hồ sơ nguyên tắc được lập trên cơ sở tập hợp các văn bản quy phạmpháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các mặt công tác nghiệp vụ, cácvăn bản về chế độ, chính sách được sao chụp lại Những văn bản này được các

bộ phận cán bộ, nhân viên chuyên môn tập hợp không chỉ của một năm màthường là văn bản của nhiều năm

- Hồ sơ nguyên tắc do các Ban, cán bộ bộ phận và nhân viên chuyên môntại Văn phòng lập ra và được giữ lại ở đó để tra cứu hàng ngày, không phải giaonộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định như hồ sơ công việc

- Khác với hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn chỉnh

mà chỉ cần sắp xếp vào một tờ bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắc, lập Mục lục vănbản, thống kê văn bản theo thứ tự thời gian ban hành của văn bản

- Hàng năm, khi có văn bản mới phải bổ sung thêm vào hồ sơ Nếu có vănbản hay điều khoản nào trong văn bản đã thay đổi hoặc hủy bỏ cần gạch bỏ vănbản hoặc điều khoản nào trong bản mục lục văn bản

- Mỗi khi thuyên chuyển công tác, nghỉ việc cán bộ, nhân viên chuyênmôn đang giữ hồ sơ nguyên tắc cần phải bàn giao lại cho người làm thay côngviệc của mình, không tự ý mang đi hoặc tiêu hủy

Ví dụ: Cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn cần phải lập hồ sơnguyên tắc để giải quyết công việc: Hồ sơ nguyên tắc về công tác Văn thư-Lưutrữ; Hồ sơ nguyên tắc về công tác vật tư trang bị; Hồ sơ nguyên tắc công tác tàichính…

* Như vậy: So với quy định, việc lập hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành) thì

hồ sơ nguyên tắc là các hồ sơ phản ánh quá trình nghiên cứu, theo dõi và giảiquyết công việc hàng ngày của các cán bộ trợ lý và nhân viên theo lĩnh vựcchuyên môn, nghiệp vụ của mình Vì vậy Văn phòng Bộ Tư lệnh đã thực hiệnđúng việc lập hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành) theo các quy định hiện hành, hồ

sơ nguyên tắc là sau khi giải quyết xong công việc thì tất cả các văn bản đềuđược tập trung tại nhân viên Văn thư-Bảo mật để lưu trữ theo số thứ tự và đểtrong các bìa ba giây và bảo quản theo đúng quy định

- Công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của Văn phòng

Bộ Tư lệnh Quân khu:

+ Nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ chủ yếu là tài liệu hình thành trongquá trình giải quyết công việc hàng ngày của các cá nhân Thủ trưởng Bộ Tưlệnh và các cơ quan đơn vị trực thuộc Quân khu 7

+ Số lượng tài liệu Bộ Tư lệnh Quân khu 7 rất nhiều chủ yếu là tài liệuhành chính do cơ quan ban hành; tài liệu của cơ quan cấp trên và các cơ quan

đơn vị có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Bộ Tư lệnh gửi đến.

+ Do đó, trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc thì đơn vị,

cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kếtthúc, thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ

cơ quan Nhân viên Văn thư-Bảo mật có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vàlập biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biênbản giao, nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; bên giao giữ 01 bản, bênnhận giữ 01 bản

+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc chuyên môn có tráchnhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giaođầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, đơn vị

Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữcủa cơ quan, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị Các cơ quan, đơn vị có tráchnhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu củađơn vị vào Lưu trữ cơ quan

2 Công tác lưu trữ - Công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu: tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoahọc, trong đó tiến hành chỉnh sữa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xácđịnh giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối vớiphông hoặc tài liệu đưa ra chỉnh lý Chính vì vậy, chỉnh lý tài liệu lưu trữ đóngvai trò quan trọng trong công tác lưu trữ

2.1 Tình hình chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7:

Hiện tại, cơ quan Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7 đã vận dụng Thông tư số91/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phòng ban hành quy chế về công tác văn thư,lưu trữ, bảo mật tài liệu trong Quân đội để làm căn cứ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơquan

Cơ quan luôn xem công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng Do

đó hàng năm cơ quan đều tiến hành chỉnh lý tài liệu Kết thúc công việc một năm, côngtác cán bộ lưu trữ có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của năm trước đó

- Trình tự các bước chỉnh lý tài liệu bao gồm:

+ Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu;

+ Tiến hành chỉnh lý tài liệu;

+ Tổng kết chỉnh lý tài liệu

- Tài liệu được lưu giữ trong quá trình chỉnh lý là những văn bản chính, bản sao

có giá trị khi không có bản chính Đối với tài liệu hư hỏng, mất chữ cơ quan thường giữlại 02 bản để đối chiếu khi cần thiết

- Trong quá trình chỉnh lý, nhân viên lưu trữ căn cứ vào thời gian bảo quản để

xác định giá trị tài liệu Giai đoạn chỉnh lý cũng đã bỏ qua các khâu nghiệp vụ khắc khenên những tài liệu loại ra là những tài liệu trùng thừa và không có giá trị sử dụng sau khiđược loại ra, cơ quan đã thành lập Hội đồng và những người có thẩm quyền đánh giácác tài liệu được đem đi tiêu hủy.

2.2 Khối lượng tài liệu:

- Đã chỉnh lý: Tài liệu, hồ sơ sau khi giải quyết xong đã được nộp vào lưu trữ của

đơn vị để tiến hành chỉnh lý Khối lượng tài liệu trong năm đã chỉnh lý là 193 hồ sơ vàphục vụ 37 lượt người khai thác, sử dụng hơn 200 hồ sơ Hiện nay các tài liệu đượcgiao nộp về lưu trữ cơ quan phần lớn đã được chỉnh lý Tính từ năm 1946 đến naytổng số tài liệu hành chính mà cơ quan đã thu thập được khoảng 8320 hồ sơ tàiliệu, tổng chiều dài mét giá hơn 175 mét Bao gồm tất cả những tài liệu hướngdẫn của cấp trên, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơquan Những tài liệu đã đến hạn thì được thu thập về đầy đủ Do những tài liệuthu thập từ trước những năm 1990 do đó về chất lượng giấy mỏng, chữ nhoà, dễrách nát Vì vậy tất cả tài liệu phải bảo quản một cách cẩn thận

- Chưa chỉnh lý: Do đặc thù công việc của từng cơ quan đơn vị chỉ có 01

nhân viên văn thư, không có nhân viên lưu trữ Do đó, một số cơ quan đơn vịcòn vướng phải một số khó khăn nhất định trong việc chỉnh lý tài liệu không kịptheo đúng thời gian quy định hiện hành

Theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của QuốcHội ban hành thì thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ từ lưu trữ hiện hành vào lưutrữ lịch sử là 10 năm Phần này nhìn chung cơ quan đều thực hiện đúng quy địnhhiện hành

2.3 Phương án phân loại hệ thống hoá tài liệu của Bộ Tư lệnh Quân khu 7 đã chọn để chính lý tài liệu

- Đối với cơ quan Văn phòng, phương án chọn để chỉnh lý tài liệu đó là “Thờigian - Cơ cấu tổ chức” Trước tiên, tài liệu được chia theo năm là nhóm lớn, sau đó chiatheo đơn vị tổ chức là các nhóm vừa và ra các nhóm nhỏ, nhóm nhỏ hơn rồi chia thànhcác đơn vị bảo quản

+ Phân chia thành các nhóm lớn là các năm như: NĂM 2016, NĂM 2017,NĂM 2018

+ Phân chia thành các nhóm vừa như: A VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH,

B BỘ THAM MƯU, C CỤC CHÍNH TRỊ, D CỤC HẬU CẦN, E CỤC KỸTHUẬT

+ Phân chia thành các nhóm nhỏ như: I Tài liệu hướng dẫn chung vềcông tác văn phòng, II Công tác hành chính - Tổng hợp…

+ Phân chia thành các nhóm nhỏ hơn như: 1 Chương trình, Kế hoạch,Báo cáo; 2 Hội nghị - Lễ hội…

……

- Hồ sơ được hệ thống hoá theo từng dạng thời hạn bảo quản: Hồ sơ vĩnhviễn được hệ thống hoá số riêng, hồ sơ bảo quản có thời hạn được hệ thống hoáriêng Trong từng dạng bảo quản, hồ sơ được hệ thống hoá trong từng nhóm nhỏtheo nguyên tắc: Hồ sơ có tính chất hướng dẫn chung được xếp trước, hồ sơ cácvấn đề, vụ việc cụ thể xếp sau; tập tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trước, tàiliệu của cơ quan cấp dưới sau.

2.4 Hiệu quả của việc chỉnh lý thông qua việc tra tìm sử dụng khối tài liệu đã chỉnh lý

Thông qua việc chỉnh lý tài liệu theo phương án đã chọn tạo điều kiệnthuận lợi cho cán bộ, nhân viên lưu trữ và người khai thác sử dụng có thể tìmkiếm tài liệu dễ dàng, thuận tiện trong việc phục vụ các nhu cầu trong học tập vànghiên cứu một cách nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian và sức lực

I.V KẾT LUẬN

Qua công tác khảo sát tài liệu cũng như trong quá trình thực tập tốt nghiệptại cơ quan văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7 bản thân nhận thấy những ưu,khuyết điểm và tồn tại như sau:

* Ưu điểm:

+ Hiện nay công tác Văn thư-Lưu trữ tài liệu của cơ quan Văn phòng đivào nền nếp, hoạt động có chiều sâu, nguồn tài liệu trong phông lưu trữ phảnánh đúng chức năng nhiệm vụ của đơn vị, đáp ứng cho cán bộ nghiên cứu sửdụng phục vụ cho công tác hoạt động của đơn vị

+ Tất cả các nguồn tài liệu đều được phân loại cho vào bìa và bảo quảntrên giá và trong tủ sắt một cách gọn gàng ngăn nắp, thể hiện tính khoa học,tránh hư hỏng, thất lạc, mất mát Có quy định về công tác quản lý, thu nộp tàiliệu, cá nhân cán bộ các ban, có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo quảnvào giao nộp tài liệu

+ Công tác Lưu trữ của cơ quan Văn phòng số lượng tài liệu nhiều do các

cơ quan đơn vị giao nộp về lưu trữ cơ quan, một số cơ quan, đơn vị giao nộp tàiliệu được thực hiện một cách nhanh chóng

+ Hệ thống bảo quản tài liệu của kho lưu trữ cơ quan sắp xếp ngăn nắp,thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu và sử dụng tài liệu

* Nguyên nhân:

- Được sự quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra kịp thời của Chỉ huyVăn phòng luôn tạo mọi điều kiện tốt nhất về tinh thần và vật chất cho cán bộVăn thư- Lưu trữ nên việc thực hiện công tác nghiệp vụ chuyên môn dễ dàng

- Thường xuyên mở các lớp tập huấn về Văn thư-Lưu trữ cho cán bộ,nhân viên để nâng cao trình độ chuyên môn ngiệp vụ

- Tạo điều kiện cho 2 đ/c đi học lớp Trung cấp Văn thư-Lưu trữ khóa 117(năm học 2016-2018) và lớp Đại học Lưu trữ do Văn phòng Bộ Quốc phòng tổchức

+ Do ý thức của một số cán bộ chuyên môn chưa hiểu hết được tầm quantrọng của tài liệu lưu trữ nên đôi lúc giao nộp chưa kịp thời, còn để thất lạc tài liệu

+ Công tác lưu trữ chưa được chấn chỉnh thường xuyên

+ Kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ một số cơ quan, đơn vị còn còn hạnchế

Từ những nguyên nhân trên dẫn đến công tác giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ

cơ quan còn gặp nhiều khó khăn, nhất là thời gian giao nộp tài liệu chưa đúng quyđịnh hiện hành, còn để thất lạc tài liệu

* Biện pháp khắc phục:

- Thường xuyên mở các lớp tập huấn về Văn thư-Lưu trữ cho cán bộ,nhân viên để nâng cao trình độ chuyên môn ngiệp vụ

- Tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ sơ ngay từ trong công tác văn thư

và xử lý giải quyết công việc của cán bộ

- Cần tiến hành chỉnh lý số tài liệu tồn đọng trong kho

- Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để việc tra cứu được dễdàng, nhanh chóng

- Có các biện pháp kế hoạch cụ thể để Phòng chống cháy nổ, phòng chốngcôn trùng, mối mọt, ẩm mốc tài liệu

Để làm tốt hơn nữa công tác Văn thư - Bảo mật tại Văn phòng Bộ Tư lệnhthì đòi hỏi tất cả cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn phải nắm rõ nhữngquy định cũng như các Thông tư hiện hành được áp dụng trong Quân đội Vìvậy, việc cần thiết và thường xuyên là phải tổ chức được những lớp tập huấnsoạn thảo văn bản cho cán bộ Thực hiện đúng nguyên tắc: văn thư là khâu kiểmduyệt thể thức văn cuối cùng trước khi trình thủ trưởng ký Công tác bám nắm

kế hoạch của cơ quan cấp trên cũng rất cần thiết để không tạo ra những tìnhhuống chồng chéo công việc ảnh hưởng đến công tác kiểm tra thể thức và kỹthuật trình bày văn bản, tạo điều kiện cho nhân viên văn thư đều theo học các

lớp đại học, trung học do các trường của Bộ Quốc phòng tổ chức để có thể cũng

cố kiến thức và nâng cao trình độ chuyên môn

Trên đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp về công tác Văn thư, công tácLưu trữ cho học viên lớp TCCN vừa làm vừa học ngành Văn thư-Lưu trữ khóa

117 năm học (2016-2018) từ ngày 01/10/2017 đến ngày 16/11/2018 của tôi Mộtlần nữa tôi xin chân thành cám ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cở sở tạithành phố Hồ Chí Minh, Quý thầy cô đã chân tình dạy bảo và truyền đạt nhữngkiến thức bổ ích và những kinh nghiệm về kỹ năng nghiệp vụ của công tác Vănthư, công tác Lưu trữ và đặc biệt là tôi đã nhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạomọi điều kiện thuận lợi của Chỉ huy Văn phòng và cán bộ trong cơ quan BanBảo mật trong quá trình thực tập tốt nghiệp của mình

Cuối cùng xin chúc Ban Giám đốc cùng toàn thể thầy cô Trường Đại họcNội vụ Hà Nội cở sở tại thành phố Hồ Chí Minh mạnh khỏe, thành đạt, hoànthành tốt nhiệm vụ được giao Nhân dịp ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 em xinchúc Quý Ban Giám đốc cùng toàn thể thầy cô cùng gia đình lời chúc sức khỏe,hạnh phúc, thành đạt và những lời chúc tốt đẹp nhất./

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN TỰ KIỂM ĐIỂM CÁ NHÂN

Kính gửi: Thủ trưởng Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7

Tôi tên: ; Sinh: 28/11/1993

Cấp bậc: Thiếu úy CN

Chức vụ: Nhân viên lưu trữ

Đơn vị: Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7

Học viên lớp: Trung cấp chuyên nghiệp vừa làm vừa học ngành Văn Lưu trữ khoá 117 năm học (2016-2018) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơ sở tạithành phố Hồ Chí Minh

thư-Thực tập là một nội dung quan trọng trong quá trình học tập, nó đánh giákhả năng tiếp thu kiến thức đã học của từng học viên và giúp học viên tiếp xúcvới thực tế công việc, củng cố kiến thức đã học Theo kế hoạch thực tập tốtnghiệp cho học viên của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơ sở tại thành phố HồChí Minh và sự hướng dẫn của Thầy, Cô và các đồng nghiệp trong Ban Bảomật/Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7 từ ngày 01/10/2018 đến ngày16/11/2018

Trong quá trình thực tập tốt nghiệp bản thân tôi cũng có những thuận lợi

và khó khăn như sau:

- Hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp đúng thời hạn quy định

Nay tôi hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp của mình, kính mong Thủ trưởng Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7 có ý kiến nhận xét

Tôi xin chân thành cảm ơn Thủ trưởng cơ quan đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp này./

Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 11 năm 2018

NGƯỜI VIẾT

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ

THỦ TRƯỞNG VĂN PHÒNG

CÁC PHỤ LỤC

Phụ Lục Số I DANH MỤC HỒ SƠ

BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 7

Người lập

hồ sơ

Ghi chú

A VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH

II Công tác hành chính - Tổng hợp

1 Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo

01/KH - VP Tập Kế hoạch huấn luyện chiến dịch

Quân khu 7 năm 2019

Vĩnh viễn Trần Anh

Tuấn

02/BC-VP Tập Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm

vụ Quân sự - Quốc phòng năm 2019

Vĩnh viễn

Nguyễn Ngọc Trơn

05/HN - VP

Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác huấnluyện và sẵn sàng chiến đấu của Bộ Tưlệnh Quân khu 7 năm 2019

Vĩnh viễn

Nguyễn Ngọc Trơn

IV Công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật

1 Tài liệu về công tác văn thư

06/BM - VP Hồ sơ về công tác tập huấn ngành vănthư năm 2019 Vĩnh viễn Ngọc Trơn Nguyễn

2 Tài liệu về công tác lưu trữ

07/BM - VP

Hồ sơ về công tác triển khai thửnghiệm chương trình số hóa tài liệu lưutrữ năm 2019

Vĩnh viễn Ngọc Trơn Nguyễn

V Công tác kiểm kê

08/TTK - VP

Hồ sơ tổng kiểm kê trang thiết bị củaVăn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7năm 2019

Vĩnh viễn Quang Hải Trịnh