Báo Cáo Tốt Nghiệp Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ theo các Quy định, hướng dẫn Bộ Quốc Phòng. Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Xuất phát từ nhu cầu công tác quản lý Nhà nước, trình hoạt động quan, tổ chức thực việc ban hành loại văn sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý hoạt động quan Văn đóng vai trò quan trọng việc trao đổi thông tin, ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh lãnh đạo cấp đến người Văn trở thành pháp lý để điều hành hoạt động quan Nhà nước Trong nghiệp đổi quản lý cải cách hành nước ta, cơng tác Văn thư - Bảo mật có vị trí quan trọng hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Kết thúc khóa học lớp Trung cấp Văn thư - Lưu trữ, em giới thiệu thực tập Ban Bảo mật – Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Tại đây, em thủ trưởng, cán bộ, nhân viên Ban Bảo mật Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu tạo điều kiện thuận lợi, chia nhiều kinh nghiệp thực tế Bên cạnh có khó khăn định việc trích lục phụ lục văn bản, mẫu biểu hầu hết tài liệu có độ mật hay chứa thơng tin nội quân Với kiến thức học từ giáo viên môn Công tác văn thư Sau hướng dẫn nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp trở thực tập đơn vị em thấy đợt thực tập có vị trí quan trọng trình củng cố lại kiến thức lý thuyết học trường, bổ sung kiến thức học vào thực tế cơng việc, qua đúc kết kinh nghiệm, có đề xuất, kiến nghị, giải pháp công tác Văn thư - Bảo mật Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu quan, đơn vị Quân đội, góp phần phục vụ cho nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN I KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU Khảo sát tổ chức máy Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Văn phòng Đảng ủy – Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu quan trọng yếu đảm nhiệm chức hai Văn phòng: Văn phòng Đảng ủy Văn phòng Bộ Tư lệnh Dưới lãnh đạo Thượng vụ Đảng ủy Quân khu, đạo trực tiếp Thủ trưởng Bộ Tư lệnh, kỷ qua, hệ cán bộ, nhân viên, chiến sĩ Văn phòng ln ln nêu cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần phục vụ, tận tụy cơng tác, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giúp Thường vụ Đảng ủy Bộ Tư lệnh kháng chiến xây dựng, góp phần xứng đáng vào nghiệp giải phóng dân tộc, bảo vệ Tổ quốc xây dựng đất nước Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán Văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc không Cho nên, phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật qn bảo vệ Tổ Quốc Là quan trực thuộc Bộ Tư lệnh Quân khu 7, với cấu tổ chức biên chế tương đối ổn định: - 01 Chánh Văn phòng; - 02 Phó Chánh Văn phòng; - Ban Kế hoạch – Tổng hợp; - Ban Bảo mật; - Ban Pháp chế; - Đội xe; - Bộ phận Hậu cần; - Trợ lý vật tư Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaVăn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Về chức năng: Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu thực chức tham mưu, tổng hợp hành phục vụ lãnh đạo Đảng ủy, đạo, huy Thủ trưởng Bộ Tư lệnh việc thực nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý; đạo nghiệp vụ công tác Văn phòng Quân khu Về nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7: - Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, quy chế làm việc Đảng ủy Bộ Tư lệnh; giúp Thường vụ, Đảng ủy Thủ trưởng Bộ Tư lệnh theo dõi, đôn đốc, phối hợp hiệp đồng tổ chức thực tổng hợp báo cáo; trì kiểm tra thực chế độ công tác, quy chế làm việc - Theo phân cơng, chủ trì phối hợp nghiên cứu soạn thảo văn lãnh đạo, đạo Thường vụ, Đảng ủy Thủ trưởng Bộ Tư lệnh có liên quan đến nhiều mặt công tác; đề án, dự án giao; báo cáo tình hình thực nhiệm vụ công tác theo định kỳ đột xuất - Tiếp nhận, phân loại công văn, tài liệu gửi đến Đảng ủy, Bộ Tư lệnh; báo cáo đề xuất xử lý, chuyển giao đến quan, đơn vị giải theo trình tự, thủ tục quy định; theo dõi, đôn đốc thực quản lý loại văn Đảng ủy, Bộ Tư lệnh - Theo dõi việc chuẩn bị thẩm tra, hoàn chỉnh văn bản, đề án quan, đơn vị trình Thường vụ Đảng ủy, Thủ trưởng Bộ Tư lệnh ban hành báo cáo cấp ban hành - Truyền đạt, theo dõi triển khai thực nghị quyết, thị, mệnh lệnh hành Đảng ủy, Thường vụ, Thủ trưởng Bộ Tư lệnh Thông báo chủ trương, định, kết luận theo đạo Thường vụ, Đảng ủy Thủ trưởng Bộ Tư lệnh đến quan, đơn vị, địa phương có liên quan để thực - Làm đầu mối giúp Đảng ủy Thủ trưởng Bộ Tư lệnh trì mối quan hệ thường xuyên, chặt chẽ, nguyên tắc với Đảng ủy Quân Trung ương, Bộ Quốc phòng quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng; Đảng ủy, đơn vị trực thuộc; cấp ủy quyền địa phương Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu - Giúp Đảng ủy Bộ Tư lệnh tiến hành công tác đối ngoại quân theo quy định Bộ Quốc phòng - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư bảo mật lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc Quân khu Trực tiếp quản lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chế độ quy định - Chủ trì phối hợp với quan có liên quan bảo đảm điều kiện phương tiện làm việc, sinh hoạt Đảng ủy Thủ trưởng Bộ Tư lệnh; tổ chức bảo đảm phục vụ họp, hội nghị Thường vụ, Đảng ủy Thủ trưởng Bộ Tư lệnh triệu tập; quản lý hồ sơ, ghi biên bản, biên tập kết luận họp, hội nghị Bảo đảm tài liệu, đưa đón, ăn nghỉ khách đến làm việc, dự họp theo quy chế làm việc - Quản lý, huy cán bộ, nhân viên thực nhiệm vụ; quản lý tài chính, tài sản Văn phòng theo quy định Nhà nước Quân đội - Thực nhiệm vụ khác Thường vụ Đảng ủy Thủ trưởng Bộ Tư lệnh giao SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG BTL QUÂN KHU CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CVP TRỢ LÝ VẬT TƯ BAN KH-TH BAN BẢO MẬT PHÓ CVP BAN PHÁP CHẾ BỘ PHẬN HẬU CẦN ĐỘI XE II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU Đặc điểm tình hình cơng tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Trong trình thực nhiệm vụ, Ban Bảo mật tổ chức quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ Cán văn thư thực quy trình như: Tổ chức sử dụng, quản lý tốt công văn đi, đến quy định, bảo quản dấu chặt chẽ, đặc biệt công tác ban hành văn thực quy trình Trong trình thực gặp nhiều thuận lợi, khó khăn sau: * Thuận lợi: - Cơ quan Văn phòng tổ chức quán triệt, triển khai thực đầy đủ quy định Chính phủ, Bộ Quốc phòng Qn khu công tác Văn thư, bảo mật, lưu trữ như: Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 BQP việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội; Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ Quốc phòng việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan Quân đội; Hướng dẫn số 986-HD/VPQU ngày 21/12/2015 thể thức, kỹ thuật trình bày văn Đảng quân đội… - Sự quan tâm đạo Thủ trưởng Văn phòng công tác VTLTBM ngày sâu sát Đã chủ động ban hành văn lãnh đạo, đạo việc tổ chức thực nhiệm vụ VTBMLT quan, đồng thời đầu tư trang thiết bị, kho tàng chấn chỉnh hồn thiện quy trình luân chuyển, xử lý văn bản, tạo điều kiện cho nhân viên văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ, đảm bảo ban hành, theo dõi quản lý tài liệu chặt chẽ, quy định - Công tác ứng dụng phần mềm quản lý công văn hồ sơ văn quan tâm thực Nhân viên Văn thư sử dụng tốt chương trình quản lý cơng văn hồ sơ công việc giúp cho công tác quản lý văn ngày chặt chẽ, nhanh chóng khoa học - Hệ thống sổ sách đăng ký quản lý văn đầy đủ, chặt chẽ; công tác tổ chức quản lý văn văn thư nề nếp, quy định, tài liệu có độ mật lập sổ theo dõi, quản lý riêng tủ có khóa Việc nhân bản, chuyển phát tài liệu có độ Mật quy định, kịp thời, khơng để xảy tình trạng mát, lộ lọt tài liệu - Tất dấu tập trung quản lý văn thư bảo mật tủ có khóa bảo đảm an tồn giao 01 đồng chí nhân viên Văn thư quản lý sử dụng trực tiếp - Nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách quan bảo vệ an ninh cấp thẩm tra chặt chẽ, qui trình theo Thơng tư 263/TTBQP ngày 31/12/2013 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng tiêu chuẩn trị, nguyên tắc tuyển chọn, điều động người vào làm việc quan đơn vị trọng yếu, mật Quân đội * Khó khăn: - Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn chưa nghiên cứu, nắm quy định hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; khả sử dụng phần mềm soạn thảo văn hạn chế - Số lượng tiếp nhận công văn đến văn phát hành nhiều Trong có nhiều văn chứa nội dung tối mật, tuyệt mật cao đòi hỏi việc quản lý phát hành văn chặt chẻ tỉ mỉ * Tình hình tổ chức máy biên chế cán văn thư lưu trữ quan Văn phòng Ban Bảo mật quan Văn phòng tổ chức theo hình thức “Văn thư tập trung” tài liệu lưu trữ quan tài liệu chứa đựng nội thuộc bí mật Quân - Quốc gia Do đó, nhằm đảm bảo giữ bí mật, quản lý tốt công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trình hoạt động hàng ngày tất công văn, giấy tờ đi, đến đăng ký đầu mối Văn thư Việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ theo truyền thống vừa áp dụng công nghệ thông tin phần mềm Bộ Quốc phòng để quản lý văn Cơ quan Văn phòng Bộ Tư lệnh thành lập Bộ phận Lưu trữ Ban Bảo mật phụ trách với diện tích phòng kho khoảng 500m 2, kho trang bị khoảng 300 mét giá tài liệu (được làm từ thép không gỉ), 70 hệ thống kệ, tủ gỗ; hệ thống báo cháy tự động nhiều cặp hộp để tài liệu nộp lưu - Tổ chức biên chế gồm: + 01 Trưởng ban Bảo mật; + 02 Nhân viên Văn thư; + 02 Nhân viên lưu trữ; + Ngồi có số đồng chí tăng cường đảm bảo yêu cầu thực tế nâng cao chất lượng, hồn thành nhiệm vụ Cơng tác đạo Văn phòng Bộ Tư lệnh công tác văn thư lưu trữ Bên cạnh văn triển khai, năm Văn phòng Bộ Tư lệnh tham mưu, hướng dẫn tổ chức quán triệt, triển khai thực chặt chẽ: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư; Thông tư số 33/2015/TT-BCA hướng dẫn thực số điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ Nhà nước; Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ Quốc phòng việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật tài liệu Quân đội; Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ Quốc phòng việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan Quân đội; Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 Bộ Quốc phòng quy định thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, đơn vị Quân đội; Thông tư số 119/2015/TTBQP ngày 28/10/2015 Bộ Quốc phòng quy định quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu cơng trình xây dựng Bộ Quốc phòng; Chỉ thị số 97/CT-BQP ngày 04/12/2015 Bộ Quốc phòng việc tăng cường gửi, nhận, xử lý văn mạng truyền số liệu; Hướng dẫn số 986-HD/VPQU ngày 21/12/2015 Văn phòng Quân ủy Trung ương thể thức, kỹ thuật trình bày văn Đảng quân đội; Công văn số 5030/VP-BM ngày 05/10/2005 Văn phòng Bộ Quốc phòng việc bảo vệ thơng tin mật; Cơng văn số 5102/VP-BM ngày 27/8/2010 Văn phòng Bộ Quốc phòng việc tăng cường quản lý sử dụng dấu Văn phòng Bộ Tư lệnh trang bị tương đối đầy đủ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ như: máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy fax đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ kịp thời, nhanh chóng, xác hiệu Ngồi ra, Văn phòng Bộ Tư lệnh ưu tiên trọng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán nhân viên: tạo điều kiện cho 02 đồng chí tham gia khóa đào tạo Đại học Trung cấp văn thư lưu trữ Bộ Quốc phòng tổ chức để đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ trình độ chun mơn III TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHỮNG NỘI DUNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG BỘ TƯ LỆNH QN KHU Cơng tác lập hồ sơ Công tác lập danh mục hồ sơ Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7: Căn vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác năm Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu, nhân viên Văn thư-Bảo mật-Lưu trữ chủ trì, phối hợp với phận chuyên môn khác xây dựng Danh mục hồ sơ để hướng dẫn việc lập hồ sơ toàn quan, đơn vị Danh mục hồ sơ năm sau phải lập vào tháng cuối năm trước Căn vào Danh mục hồ sơ Thủ trưởng Văn phòng phê duyệt số lượng hồ sơ giao, cán bộ, nhân viên phân cơng lập hồ sơ lấy số bìa hồ sơ, mục lục văn để mở hồ sơ Công tác lập hồ sơ công việc (hồ sơ hành), hồ sơ nguyên tắc Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 7: - Yêu cầu hồ sơ lập: + phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, cá nhân có hồ sơ; + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc; + Các văn bản, tài liệu hồ sơ có chứng xác thực (chữ ký, dấu) có thời hạn bảo quản tương đối - Trình tự lập hồ sơ: + Mở hồ sơ; + Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc đưa vào hồ sơ; + Sắp xếp văn tài liệu hồ sơ; + Thống kê văn bản, tài liệu hồ sơ vào Mục lục văn bản; + Kết thúc biên mục hồ sơ Hồ sơ công việc (hồ sơ hành): Hồ sơ cơng việc hồ sơ phản ánh q trình nghiên cứu, theo dõi giải công việc hàng ngày cán bộ, nhân viên - Mở hồ sơ: cơng việc mở đầu cho việc hình thành hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc theo Danh mục hồ sơ trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ Ví dụ: “Tập báo cáo kết thực nhiệm vụ cứu hộ cứu nạn Phòng Cứu hộ - Cứu nạn/Bộ Tham mưu Quân khu năm 2017 ”, “Tập báo cáo kết triển khai định nhân cán Quân khu năm 2017” - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc vào hồ sơ: khâu quan trọng, định hình thành chất lượng hồ sơ có thu thập đầy đủ văn vấn đề, việc, đối tượng…đưa vào hồ sơ có hồ sơ hồn chỉnh có chất lượng cao Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, thủ trưởng, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Để thực nội dung thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải cơng việc vào hồ sơ tốt Ban, Bộ phận cán bộ, nhân viên Văn phòng đảm nhiệm mặt cơng tác giao, có trách nhiệm thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải tiến hành từ phát sinh vấn đề, việc thực suốt q trình giải cơng việc công việc kết thúc - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Văn thuộc vấn đề phải đưa vào hồ sơ đó; văn thuộc hồ sơ giải công việc năm xếp vào năm đó, trừ trường hợp cơng việc giải nhiều năm Ví dụ: Kế hoạch thực nhiệm vụ năm 2018 ban hành tháng 12 năm 2017 xếp vào năm 2018 Báo cáo Hội nghị tổng kết thi đua năm 2017 ban hành tháng 01 năm 2018 tài liệu đưa năm 2017 - Thống kê văn bản, tài liệu hồ sơ vào Mục lục văn - Kết thúc biên mục hồ sơ: + Kết thúc hồ sơ: Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Trường hợp hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc số hồ sơ chuyển sang năm sau Người lập hồ sơ phải kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ Các trường hợp cần xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo Chỉ huy ý kiến góp ý đạo khác thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ Mỗi văn đưa vào hồ sơ chính, có chất lượng tốt nhất, thức văn hồn chỉnh Trường hợp khơng có thay có giá trị + Biên mục hồ sơ: Sắp xếp thứ tự văn hồ sơ: Sắp xếp văn có hồ sơ theo trật tự định, phù hợp với hồ sơ cụ thể nhằm cố định thứ tự cho văn bản, đảm bảo mối liên hệ văn hồ sơ giúp cho việc tra tìm, quản lý văn hồ sơ thuận tiện Tùy vào loại hồ sơ mà văn hồ sơ quan, dơn vị xếp theo cách sau: Sắp xếp q trình giải cơng việc: Thường áp dụng để xếp văn hồ sơ việc, vụ việc….cụ thể hoàn chỉnh Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị Tổng kết nhiệm vụ cơng tác qn quốc phòng Qn khu năm 2017 Sắp xếp văn theo thứ tự thời gian văn bản: Thường áp dụng để xếp văn hồ sơ lập theo đặc trưng “ vấn đề” đặc trưng “ quan giao dịch” đặc trưng tên gọi” hồ sơ ngun tắc Ví dụ: Tập báo cáo tổng hợp tình hình an ninh trị - trật tự an tồn xã hội Bộ Tham mưu năm 2017 Được xếp theo thứ tự thời gian ban hành văn bản, ngày nhỏ xếp trước, ngày lớn xếp sau Sắp xếp theo vần chữ (A, B, C…): thường áp dụng để xếp tập đơn thư, tập khai cá nhân, tập báo cáo… Ví dụ: Tập Báo cáo kết thực nhiệm vụ Quân sự-Quốc phòng Bộ Chỉ huy Quân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu năm 2017 Sắp xếp theo thứ tự văn bản: áp dụng để xếp tập lưu văn Văn thư quan Ví dụ: Tập Báo cáo cơng tác tuyển chọn gọi công dân nhập ngũ Bộ Tư lệnh Quân khu năm 2018 Được xếp theo thứ tự từ số 01/BC-BTL đến số 70/BC-BTL - Đánh số tờ văn bản: Để cố định trật tự văn xếp, nhân viên văn thư đánh số cho văn hồ sơ Số tờ ghi chữ số Ả rập (01, 02, 03…) bút chì vào góc phải, phía tờ văn - Lập Mục lục văn bản: + Mục lục văn thống kê văn có đơn vị bảo quản (hồ sơ) theo mẫu + Mục lục văn giúp cho việc quản lý văn hồ sơ chặt chẽ tra tìm văn hồ sơ thuận lợi, dễ dàng Văn thư/Ban Bảo mật lập Mục lục văn theo quy định Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Bộ Quốc Phòng Mục lục văn trình bày sau: MỤC LỤC VĂN BẢN Số, ký Số hiệu văn TT (1) (2) Ngày tháng năm (3) Cơ quan ban hành (4) Trích yếu nội dung Tờ số Ghi (5) (6) (7) Mục lục văn viết đầy đủ, rõ ràng, xác theo mẫu - Chứng từ kết thúc: Cơ quan Văn phòng Bộ Tư lệnh: chứng từ kết thúc lập đầy đủ theo quy định Thông tư số 91/TT-BQP ngày 26 tháng năm 2012 Bộ Quốc Phòng Cụ thể sau: TỜ KẾT THÚC Hồ sơ gồm…………… tờ, viết chữ………………… Được đánh từ số…………….đến số…………………………… Đặc điểm bên trong……………………………………………… Người chỉnh lý Ngày ….tháng……năm 20 Người viết tờ kết thúc 10 QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU HỒ SƠ Tập tài liệu đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ bảo mật Quân đội (Từ ngày…… đến ngày…… ) Phông số: Mục lục số: THỜI HẠN BẢO QUẢN Vĩnh viễn Hồ sơ số: 02 Số tờ: 31 MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số: Cơ quan Số TT Số, ký hiệu văn Ngày, tháng, năm Trích yếu nội dung Tờ số Ghi ban hành (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 01 15/2012/TTBQP 21/02/2012 Bộ Quốc phòng Thơng tư quy định vê thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan đơn vị 02 91/2012/TTBQP 26/7/2012 Bộ Quốc phòng Thơng tư ban hành quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ bảo mật Quân đội 03 92/2012/TTBQP 26/7/2012 Bộ Quốc phòng Thơng tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan, đơn vị Quân đội 04 1901/HD-VP 13/3/2013 Văn phòng Bộ Quốc phòng Hướng dẫn số điểm Thông tư 91/2012/TT-BQP Thông tư 92/2012/TT-BQP 05 781QĐ/QUTW 17/11/2014 Quân uỷ Trung ương Quy định việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu dấu Đảng Quân đội 06 986HD/VPQU 21/12/2015 Văn phòng Quân uỷ Trung ương Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đảng Đảng Quân đội 07 1250/CT-BTL 24/3/2016 Văn phòng Bộ Tư Hướng dẫn thực số lệnh Quân khu nhiệm vụ trọng tâm công tác Văn thư lưu trữ, bảo mật tài liệu năm 2016 08 1423/CT-BTL 26/4/2016 Bộ Tư lệnh Quân khu Chỉ thị việc tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ Bộ Tư lệnh Quân khu 09 1003/VP-BM 13/10/2016 Văn phòng Bộ Quốc phòng V/ ký bảo đảm trước ký ban hành văn 32 Cơ quan Số TT Số, ký hiệu văn Ngày, tháng, năm ban hành (1) (2) (3) (4) 10 32/VP-BM 02/01/2017 Trích yếu nội dung Tờ số Ghi (5) (6) (7) Văn phòng Bộ Tư V/v thu thập, chỉnh lý giao nộp lệnh tài liệu vào lưu trữ quan 33 TỜ KẾT THÚC Hồ sơ gồm: …….tờ, viết chữ: …… Được đánh từ số: …… Đến số…… Đặc điểm bên trong: tốt NGƯỜI CHỈNH LÝ Ngày 30 tháng 12 năm 2018 NGƯỜI VIẾT TỜ KẾT THÚC 34 QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QN KHU HỒ SƠ Cơng tác phòng chống lụt bão, tìm kiếm cứu hộ cứu nạn, cháy nổ rừng, bảo vệ rừng, cứu sập (Từ ngày 12/01/2017 đến ngày 03/7/2017) Phông số: Mục lục số: THỜI HẠN BẢO QUẢN Vĩnh viễn Hồ sơ số: 02 Số tờ: 21 35 MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số: Cơ quan Số TT Số, ký hiệu văn Ngày, tháng, năm Trích yếu nội dung Tờ số Ghi ban hành (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 01 112/CT-BTL 12/01/2017 Bộ Tư lệnh Quân khu Chỉ thị nhiệm vụ cứu hộ cứu nạn 01-02 Bộ Tư lệnh Quân khu 02 113/KH-BTL 12/01/2017 Bộ Tư lệnh Quân khu Kế hoạch điều hành thực 03-08 nhiệm vụ Cứu hộ - Cứu nạn năm 2018 03 209/QĐ-BTL 25/01/2017 Bộ Tư lệnh Quân khu Quyết định việc kiện tồn Ban 09-10 Chỉ huy Phòng, chống thiên tai tìm kiếm cứu nạn Quân khu 04 413/TTr-BTL 09/12/2017 Bộ Tư lệnh Quân khu Tờ trình việc đề nghị đảm bảo kinh phí ứng phó, đảm bảo khắc phục bão số 16 05 779/KH-BTL 12/4/2017 Bộ Tư lệnh Quân khu Kế hoạch thực Nghị định thư 12-18 hợp tác Cứu hộ - Cứu nạn thường xuyên khu vực biên giới đất liền Việt Nam - Campuchia địa bàn Quân khu 06 1224/QĐ-BTL 05/6/2017 Bộ Tư lệnh Quân khu Quyết định ban hành Quy chế phối hợp Quân khu với lực lượng hiệp đồng địa bàn thực nhiệm vụ tìm kiếm cứu nạn 07 1530/QĐBCHPCTTTKCN 03/7/2017 11 19 Quyết định ban hành Quy chế làm 20-21 việc Ban Chỉ huy phòng, chống thiên tai tìm kiếm cứu nạn Quân khu 36 TỜ KẾT THÚC Hồ sơ gồm: 21 tờ, viết chữ: Hai mươi mốt tờ Được đánh từ số: 01 Đến số 21 Đặc điểm bên trong: tốt NGƯỜI CHỈNH LÝ Ngày 30 tháng 12 năm 2018 NGƯỜI VIẾT TỜ KẾT THÚC 37 Phụ Lục Số V PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU 38 PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI - HỆ THỐNG HÓA TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU (Phương án: Thời gian - Cơ cấu tổ chức) NĂM… A VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU I Tài liệu hướng dẫn chung công tác Văn phòng II Cơng tác hành - Tổng hợp Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Hội nghị - Lễ hội III Công tác Pháp chế IV Công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật Tài liệu công tác văn thư Tài liệu công tác lưu trữ Tài liệu công tác bảo mật V Công tác kiểm kê 0h ngày 01 tháng 01 0h ngày 01 tháng VI Công tác cải cách hành VII Cơng tác thi đua khen thưởng Tài lệu hướng dẫn chung công tác thi đua khen thưởng Khen thưởng thường xuyên Khen thưởng niên hạn Khen thưởng đột xuất VIII Cơng tác tài Tài liệu hướng dẫn chung cơng tác tài Dự tốn thu chi ngân sách, toán, đối chiếu ngân sách Hạn mức kinh phí, báo cáo tài quý, năm Các loại hợp đồng kinh tế Chứng từ thu, chi (BHXH, báo cáo quỹ tiền mặt) Các loại sổ sách kế toán - tài vụ 39 Phụ Lục Số VI MỤC LỤC HỒ SƠ 40 BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU MỤC LỤC HỒ SƠ Phông: Phông lưu trữ Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Từ năm: 2016 Đến năm: 2016 Phông số: Mục lục số (quyển số): 01 Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn Số tờ: 01 NĂM 2018 41 Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ (1) (2) NĂM 2016 A VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QN KHU II Cơng tác hành - Tổng hợp Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo V1 Tập Báo cáo kết thực nhiệm vụ Quân Quốc phòng năm 2016 V2 V3 V4 V5 Hội nghị - Lễ Hội Hồ sơ Hội nghị tổng kết nhiệm vụ Quân sự-Quốc phòng năm 2016 Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu IV Công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật Công tác văn thư Tập lưu văn năm 2016 Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu V Công tác kiểm kê 0h ngày 01 tháng 01 Kế hoạch kiểm tra địa phường, đơn vị công tác triển khai thực kiểm kê thời điểm 00 00 phút ngày 01/01/2018 VI Cải cách hành Tập báo cáo cơng tác cải cách hành giai đoạn 2011-2016 Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Thời gian Số lượng tờ Đầu (3) Cuối (4) 03/01/2016 21/12/2016 35 21/01/2016 15/12/2016 55 01/01/2016 30/12/2016 23 01/01/2016 30/6/2016 62 22/12/2011 25/12/2016 53 (5) BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU MỤC LỤC HỒ SƠ Phơng: Phơng lưu trữ Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Từ năm: 2017 Đến năm: 2017 Phông số: Mục lục số (quyển số): 02 Thời hạn bảo quản: Có thời hạn Số tờ: 02 NĂM 2018 Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ (1) (2) NĂM 2017 A VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU II Cơng tác hành - Tổng hợp Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo Tập báo cáo kết thực nhiệm vụ Quân sựQuốc phòng tháng, quý, 06 tháng, 09 tháng Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu năm 2017 Tập báo cáo kết thực nhiệm vụ Quân sựQuốc phòng tuần Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu năm 2017 Tập báo cáo sơ kết nhiệm vụ trị nội Văn phòng tháng, quý, tháng, 09 tháng năm 2017 Tập báo cáo kết thực số mặt cơng tác Quốc phòng địa phương, Giáo dục quốc phòng an ninh tháng, quý, 06 tháng, 09 tháng Văn phòng Bộ Tư lệnh năm 2017 Hội nghị - Lễ Hội Hồ sơ Hội nghị Sơ kết nhiệm vụ Quân sự-Quốc phòng 06 tháng cuối năm 2017 Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Hồ sơ Hội nghị Sơ kết thi đua tháng đầu năm 2017 Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu VII Công tác thi đua khen thưởng 01/17 02/17 03/17 04/17 05/17 06/17 Thời gian Đầu Cuối (3) (4) Số lượng tờ (5) Thời gian bảo quản (6) 09/01/2017 18/11/2017 97 10 năm 12/01/2017 20/12/2017 82 05 năm 15/01/2017 22/12/2017 87 10 năm 20/02/2017 22/12/2017 88 10 năm 15/5/2017 25/6/2017 37 05 năm 20/5/2017 13/6/2017 53 05 năm Ghi (7) 07/17 08/17 09/17 10/17 Khen thưởng thường xuyên Hồ sơ khen thưởng phong trào thi đua thắng lực lượng vũ trang 06 tháng đầu năm 2017 Văn 05/6/2017 phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Hồ sơ khen thưởng tập thể Đảng viên xuất sắc năm 2017 Đảng ủy Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân 15/10/2017 khu Khen thưởng đột xuất Hồ sơ khen thưởng phong trào thi đua đột kích mừng Đảng mừng xn lập cơng dâng Bác năm 2017 15/02/2017 Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Hồ sơ khen thưởng tập thể cá nhân có thành tích tốt cơng tác phòng chống khắc phục hậu 20/8/2017 thiên tai mùa lũ năm 2017 Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu 30/06/2017 14 10 năm 25/12/2017 23 70 năm 20/3/2017 17 10 năm 20/10/2017 33 10 năm ... CHẾ BỘ PHẬN HẬU CẦN ĐỘI XE II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU Đặc điểm tình hình cơng tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Tư lệnh Quân khu Trong trình... hoá lưu trữ Kho lưu trữ Quân khu năm 2017 04-06 05 05/KH-VP 05/01/2018 Văn phòng BTLQK7 Kế hoạch cấp phát trang bị bổ sung Ngành văn thư, bảo mật, lưu trữ Quân khu 07-12 06 06/QĐ-VP 07/01/2018 Văn. .. thức nâng cao trình độ chun mơn Trên báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác Văn thư, công tác Lưu trữ cho học viên lớp TCCN vừa làm vừa học ngành Văn thư- Lưu trữ khóa 117 năm học (2016-2018) từ