Phân tích tìm hiểu các module ERP trong công ty giả định “bán lẻ, điện máy”

Bài tập lớn hoàn chỉnh đề tài Phân tích tìm hiểu các module ERP trong công ty giả định “bán lẻ, điện máy”. Gồm 3 chương: Chương 1.CƠ SỞ LÝ THUYẾT.1.1.Tổng quan về ERP 1.2.Hệ thống doanh nghiệp ERP Chương 2. ỨNG DỤNG CÁC MODULE ERP TRONG BÁN LẺ, ĐIỆN MÁY 2.1.Ứng dụng mô hình ERP trong quản trị doanh nghiệp kinh doanh thương mại 2.2.Phân tích các module trong ERP 2.3.Yêu cầu về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin khi áp dụng ERP Chương 3.ĐÁNH GIÁ KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-o0o -BÀI TẬP LỚN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP

ĐIỆN TỬ (ERP)

Tên đề tài:

Phân tích tìm hiểu các module ERP trong công

ty giả định “bán lẻ, điện máy”

Giáo viên hướng dẫn : TS Đỗ Mạnh Hùng

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Oanh

Đồng Thị Nhi Nguyễn Thị Cẩm Nhung

Hà Nội – 12/2018

LỜI NÓI ĐẦU

Trong suốt thời gian học tập, nhóm 15 chúng em đã nhận được nhiều sự quantâm, giúp đỡ của thầy và bạn bè Để hoàn thành báo cáo này, thay mặt nhóm 15 emxin chân thành cảm ơn đến thầy Đỗ Mạnh Hùng, người đã trực tiếp hướng dẫn giúpchúng em hoàn thành đề tài

Tuy thời gian chưa nhiều nhưng với sự cố gắng nỗ lực, quyết tâm của các thànhviên trong nhóm, em đã có thể tự hào nói rằng nhóm 15 đã hoàn thành đề tài bằngchính khả năng của từng thành viên Xong để hoàn thiện hơn, các thành viên trongnhóm rất mong nhận được những đánh giá, nhận xét, góp ý từ thầy và các bạn.Nhóm 15 chúng em xin chân thành cảm ơn!

Nhóm sinh viên thực hiện!

MỤC LỤC

DANH SÁCH HÌNH VẼ

KDTM Kinh doanh thương mại

CRM Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ

khách hàngHRM Human Resource Management: Quản lý nguồn lực

nhân sựSCM Supply Chain Management: Quản lý dây chuyền cungứngGTGT Giá trị gia tăng

TNDN Thu nhập doanh nghiệp

FAM Finance Accounts Management: Quản lý tài chính – kế toán

PHẦN MỞ ĐẦU

Hiện nay, các công nghệ tiên tiến phát triển ngày càng mạnh mẽ và được ứngdụng ngày càng nhiều vào các lĩnh vực kinh tế, sản xuất cũng như đời sống thườngngày của con người Một điểm tiêu biểu nhất trong việc phát triển công nghệ đóphải nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động Nhờ đó côngviệc được thực hiện nhanh, chính xác và đạt kết quả cao hơn rất nhiều

Mục đích của đề tài BTL: Phân tích tìm hiểu các module ERP trong công ty giả

định “bán lẻ, điện máy”

Phương pháp: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết và tài liệu thông qua các công cụ tìm

kiếm như google, coccoc …

Tìm hiểu các website sử dụng hệ thống phần mềm ERP, từ đó có ý tưởng phântích các module ERP

Dự kiến kết quả đạt được: Cung cấp những tài liệu cần thiết về hệ thống hoạch

định nguồn lực doanh nghiệp ERP

Tóm tắt nội dung của các chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết Trong chương này sẽ giới thiệu tổng quan về ERP,

hệ thống doanh nghiệp ERP triển khai ở Việt Nam cũng như trên thế giới

Chương 2: Ứng dụng các module ERP trong bán lẻ, điện máy.

Chương 3: Đánh giá kết luận Kết luận chung cho các chương trong BTL Nhấn

mạnh những vấn đề đã giải quyết đồng thời trình bày các vấn đề vẫn chưa được giảiquyết và đưa ra kiến nghị, đề xuất

Tài liệu tham khảo

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Tổng quan về ERP

1.1.1 Khái niệm ERP

ERP viết tắt là Enterprise Resource Planning là hệ thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp, là một phần mềm quản lý tổng thể tài nguyên doanh nghiệp, chophép doanh nghiệp tự kiểm soát được các nguồn lực của mình Từ đó đưa ra các kếhoạch khai thác tài nguyên một các hợp lý từ các quy trình nghiệp vụ đã xây dựngtrong hệ thống

Hiện tại khái niệm ERP cũng chỉ là một khái niệm mơ hồ cho nhiều người, cónhiều doanh nghiệp chỉ áp dụng vài phân hệ nghiệp vụ để quản lý cho doanh nghiệpmình, hoặc sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau sau đó kết hợp lại một cáchrời rạc nhưng cũng cho là đã ứng dụng ERP Để hiểu rõ hơn hãy phân tích ý nghĩacủa các từ kết hợp thành ERP như sau:

⁃ R (Resource – Tài nguyên): Resource có nghĩa là nguồn lực như tài chính,nhân sự, công nghệ, phần cứng, dữ liệu, thông tin,… Vì vậy khi ứng dụngERP thì phải làm sao biến các nguồn lực này thành các tài nguyên có giá trịcao cho doanh nghiệp

⁃ P (Planning – Hoạch định): Chúng ta phải tính toán, hoạch định báo cáo cáckhả năng phát sinh trong quá trình điều hành, sản xuất kinh doanh, trong việc

sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp Chẳng hạn như khi ứng dụng ERPthì sẽ tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho nhà máy sảnxuất để cung cấp đầy đủ cho các đơn hàng của nhà cung cấp Phải hoạchđịnh ra kế hoạch sản xuất sao cho hợp lý, không thiếu cũng như không thừa

để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp Hoạch định ra chiến lượckinh doanh, chính sách giá, chiết khấu, …

⁃ E (Enterprise – Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là mục đích cuối cùng củaERP, làm sao kết hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng nghiệp vụcủa doanh nghiệp vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thề đápứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của các phòng ban

Tóm lại, để hiểu một cách đơn giản thì ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh

nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là cơ bản Những gì quang trọng nhấttrong hoạt động doanh nghiệp đều được ERP quản lý, với mỗi ngành nghề kinhdoanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP cóthể khác nhau

SCM là gì?

Có thể nói một cách đơn giản: SCM (Supply Chain Management – Quản lý dâychuyền cung ứng) là một phần trong ERP SCM được định nghĩa là quá trình từ khi

doanh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm, vàđưa sản phẩm đó đến tay khách hàng.

SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiệncách thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sảnphẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các kháchhàng Điều quan trọng đối với bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá haydịch vụ, chính là việc làm thế nào để hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên

và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ dây chuyền cung ứng sản xuất

1.1.2 Lịch sử phát triển ERP

Hình 1 1 Lịch sử phát triển của ERP qua các thập kỷ

 Những năm 1960: là bình minh của các hệ thống máy tính doanh nghiệp đầu tiên.

Những hệ thống ban đầu này là các hệ thống máy tính cơ bản giúp quản lý các hệthống kiểm kê hàng tồn kho Hầu hết các hệ thống được viết bằng các ngôn ngữ nhưCOBOL hay ALGOL

 Những năm 1970: đã chứng kiến các hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên liệu

(MRP, viết tắt của từ Material Requirement Planning) và các Hoạch định nguồn lựcsản xuất (MRP II, viết tắt của từ Manufacturing Resource Planning), đây là cơ sởcho các hệ thống ERP sau này Những hệ thống ban đầu này giúp tích hợp một sốlượng lớn các tiến trình vào hệ thống Các quy trình kinh doanh tích hợp bao gồm:

• Quản lý Hàng tồn kho & Hàng tồn kho

• Quản lý tài sản

• Tạp vụ

• Kế hoạch sản xuất

 Sự ra đời của hệ thống ERP cuối những năm 1980: Cuối những năm 1980 và đầu

những năm 90 đã đánh dấu sự khởi đầu của các hệ thống ERP đầu tiên Vào thờiđiểm đó, chúng chủ yếu tập trung vào các công ty lớn nhất và phức tạp nhất Các hệthống này đòi hỏi sự chấp nhận rộng rãi và tư vấn để thực hiện các hệ thống mới.Trong một số trường hợp, các công ty phải hoàn toàn tái thiết kế quy trình kinhdoanh bên trong để thực hiện đúng Mặc dù hoạt động đầy đủ và doanh nghiệp đãsẵn sàng, các hệ thống ERP thời đó không gần như đầy đủ tính năng như các hệthống hiện nay Trong khi một số hệ thống trước đây có hỗ trợ trình cắm thêm, cáctrình cắm thêm hiện có nhiều hạn chế hơn Các mở rộng ban đầu bao gồm lập kếhoạch, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý chuỗi cung ứng

 ERP ngày nay: Ngày nay các hệ thống doanh nghiệp đã phát triển trở thành một bộ

phận quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp có quy mô lớn Ngày nay, các doanhnghiệp có nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết về mở rộng, bổ sung và tùy biến Rấtnhiều dữ liệu được lưu trữ trên đám mây và có thể truy cập qua đám mây Các công

ty có dữ liệu có sẵn cho họ bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào và với số tiền lớn hơnnhiều Ngoài ra, các hệ thống ERP cung cấp các giải pháp và phân tích dữ liệu chobất kỳ quy trình hoặc bộ phận nào Các hệ thống ERP hiện tại có quy mô lớn và trựcquan như các tổ chức, nhìn nhận sự không nhất quán và đề xuất các hành động

Có rất nhiều hệ thống ERP phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng hiện nay, ví

1.1.3 Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP

Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và pháttriển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đếncấu trúc của chương trình

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanhnghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho … ERP sẽ thay thế chúngbằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềmkhác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau Phần mềm ERP rất linhđộng trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp

Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phépquản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ,cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệuDrill-Down …

Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động

từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản

lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thờitrước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài Trên thế giới, hiện có rấtnhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sảnxuất kinh doanh của mình Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăngkhả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài

1.1.4 Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ERP

Ưu điểm của hệ thống ERP

 Bao quát tầm nhìn vào tất cả các quy trình quan trọng, tất cả các phòng ban,

bộ phận khác nhau của một tổ chức (đặc biệt là cho nhân viên quản lý cấpcao)

 Quy trình công việc tự động và mạch lạc từ một bộ phận/ chức năng sangmột bộ phận/ chức năng khác, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ vànhanh Điều này cũng đảm bảo rằng tất cả các hoạt động chồng chéo giữacác phòng ban khác nhau được theo dõi đúng và không điều gì bị “bỏ quên”

 Một hệ thống báo cáo thống nhất và duy nhất có thể phân tích, thống kê…v.v… trong thời gian thực, cho tất cả các chức năng/phòng ban

 Do cùng dùng chung một phần mềm ERP cho tất cả các phòng ban, nên việccác phòng ban cá nhân phải mua và duy trì các hệ thống phần mềm riêng của

họ sẽ không còn cần thiết

 Một số nhà cung cấp ERP có thể mở rộng hệ thống ERP của họ để cung cấpcác chức năng Business Intelligence, có thể cung cấp thông tin chi tiết về quytrình kinh doanh và xác định các khu vực tiềm năng, các vấn đề để cần cảitiến

 Tích hợp thương mại điện tử nâng cao với hệ thống ERP – hầu hết trong số

họ có thể xử lý việc theo dõi/ xử lý đơn đặt hàng dựa trên web và từ xa

 Có nhiều module trong hệ thống ERP như Tài chính / Định khoản, Quản lýnhân sự, Sản xuất, Marketing / Bán hàng, Quản lý chuỗi cung ứng / Khohàng, CRM, Quản lý Dự án, v.v

 Vì ERP là một hệ thống phần mềm dạng module nên nó có thể triển khaichỉ một vài module hoặc nhiều module dựa trên yêu cầu của một tổ chức.Nếu có nhiều module được triển khai, sự đồng bộ giữa các bộ phận khác

 Vì một hệ thống cơ sở dữ liệu được thực hiện trên máy chủ để lưu trữ tất cảcác thông tin theo yêu cầu của hệ thống ERP, nên nó cho phép lưu trữ tậptrung/ sao lưu tất cả các dữ liệu doanh nghiệp một cách đơn giản.

 Các hệ thống ERP được an toàn hơn vì nó áp dụng các chính sách bảo mậttập trung và áp dụng cho toàn thể doanh nghiệp Tất cả các giao dịch xảy rathông qua hệ thống ERP có thể được theo dõi bởi bộ phận chuyên trách và

 Hệ thống ERP làm cho việc theo dõi đơn đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho,theo dõi doanh thu, dự báo doanh thu và các hoạt động liên quan dễ dànghơn

 Hệ thống ERP đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các công ty doanh nghiệpđặc biệt là doanh nghiệp đa quốc gia tốt hơn

Nhược điểm của hệ thống ERP

 Lập kế hoạch, tùy biến, cấu hình, thử nghiệm, triển khai đòi hỏi độ phức tạpnhất định và kinh nghiệm của người triển khai dẫn tới chi phí khá cao

 Triển khai ERP rất mất thời gian – các dự án có thể mất 1-3 năm (hoặc hơn)

để hoàn thành và đầy đủ chức năng

 Quá ít tuỳ biến có thể khiến hệ thống ERP không theo sát với quá trình kinhdoanh và quá nhiều tuỳ chỉnh có thể làm tiến độ dự án chậm lại và khá khókhăn để nâng cấp

 Chi phí cao: Việc tiết kiệm chi phí/hoàn vốn có thể không được thực hiệnngay sau khi triển khai ERP

 Sự tham gia của người sử dụng là rất quan trọng để thực hiện thành công các

dự án ERP – do đó, đào tạo người dùng đầy đủ và giao diện cho người dùngđơn giản nhất có thể là rất quan trọng Nhưng hệ thống ERP nói chung là khóhọc (và khó sử dụng) hơn những ứng dụng cơ bản khác

 Có thể có thêm chi phí gián tiếp do thực hiện ERP – như cơ sở hạ tầng CNTTmới, nâng cấp các kết nối internet, chứng chỉ số, v…v …

 Việc di chuyển dữ liệu hiện có sang các hệ thống ERP mới rất khó khăn(hoặc không thể) đạt được Tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống phầnmềm độc lập khác cũng khó khăn như nhau (nếu có thể) Những hoạt độngnày có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và nguồn lực nếu quá cốgắng

 Triển khai ERP là khó đạt được trong các tổ chức phi tập trung với các quytrình kinh doanh và hệ thống khác nhau ở các phòng ban.

 Khi một hệ thống ERP được triển khai, có thể doanh nghiệp sẽ bị phụ thuộcvào một nhà cung cấp duy nhất để nâng cấp, tuỳ chỉnh Các công ty bị phụthuộc vào một nhà cung cấp duy nhất và có thể không có khả năng đàm phánhiệu quả cho các dịch vụ của họ

 Đánh giá trước khi thực hiện hệ thống ERP là rất quan trọng Nếu bước nàykhông được thực hiện đúng và kinh nghiệm kỹ thuật/ kinh doanh nguồn lựckhông có sẵn trong khi đánh giá, triển khai ERP có thể trở thành một thất bại

1.1.5 Chuẩn COBIT và chuẩn ITIL

Khái niệm ITIL?

• Information Technologies Infrastructure Library (ITIL): Thư viện kết cấu nềncông nghệ thông tin

• ITIL là thư viện cơ sở hạ tầng CNTT, là tập hợp các best practices, mô tảtoàn bộ các quá trình và chức năng trong vòng đời dịch vụ

• ITIL là ứng dụng xây dựng hệ thống quản lý dịch vụ CNTT, với mục tiêucung cấp một dịch vụ tốt nhất sao cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh.Khái niệm CoBit?

• COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology): Mụctiêu kiểm soát thông tin và công nghệ liên quan

• CoBit là 1 chuẩn quốc tế về quản lý CNTT gồm những khuôn mẫu(framework) về các thực hành tốt nhất về quản lý CNTT do ISACA và ITGIxây dựng năm 1996

• CoBit cung cấp cho các nhà quản lý, những người kiểm tra và những người

sử dụng IT 1 loạt các cách đo lường, dụng cụ đo, các quy trình và các hướngdẫn thực hành tốt nhất để giúp tăng tối đa lợi nhuận thông qua việc sử dụngcông nghệ thông tin; giúp quản lý và kiểm soát IT trong tổ chức, doanhnghiệp

1.2 Hệ thống doanh nghiệp ERP

1.2.1 Các chức năng cơ bản của ERP

Các phân hệ, chức năng tiêu biểu của một hệ thống ERP xây dựng ở Việt Nam

có thể như sau:

 Kế toán tài chính (Finance)

 Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

 Quản lý mua hàng (Purchase Control)

 Quản lý hàng tồn kho (Stock Control).

 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

 Quản lý dự án (Project Management)

 Quản lý dịch vụ (Service Management)

 Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

 Báo cáo quản trị (Management Reporting)

 Báo cáo thuế (Tax Reports)

Các module được triển khai trong ERP

Một hệ thống ERP có thể bao hàm rất nhiều chức năng trong các lĩnh vực khácnhau Trong rất nhiều hệ thống ERP, các chức năng đó được đóng gói lại với nhauthành từng bộ và được gọi là các module ERP (ERP modules):

 Tài chính - Kế toán: Sổ Nhật ký chung, Tài sản Cố Định, các Khoản Phải trả,Quản lý Tiền mặt, Đối chiếu Sổ sách

 Kế toán Quản trị: Quản lý ngân sách, Quản lý chi phí, Quản lý các hoạt độngphát sinh chi phí

 Quản lý nguồn nhân lực: Tuyển dụng, Đào tạo, Lương thưởng, Chế độ nghỉhưu và thai sản, Quản lý linh hoạt

 Quản lý sản xuất: Kỹ thuật, Hóa đơn nguyên vật liệu, Lệnh làm việc, Quản lýquy trình, Kiểm soát chất lượng Quá trình sản xuất nói chung, Quản lý vòngđời sản phẩm

 Quy trình đặt hàng: Hàng tồn kho, Kho vận, Phân tích và Báo cáo bán hàng,Hoa hồng Bán hàng

 Quản lý chuỗi cung ứng: Kế hoạch chuỗi cung ứng, Cấu hình Sản phẩm,Mua hàng, hàng tồn kho

 Quản lý dự án: Kế hoạch dự án, Kế hoạch nguồn lực, Chi phí Dự án, Thờigian và Chi phí

1.2.2 Triển khai ERP trên thế giới

Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộgiải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sảnxuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP đượcđánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả, ERP

là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển, việc triển khai thành công ERP sẽ tiếtkiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.Theo đánh giá của các chuyên gia của Công ty SAP, lợi ích lớn nhất của ERP là sự

kế thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiêncứu, tích luỹ kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một loạt các doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp,

ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinhdoanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiềukhách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàngtiềm năng Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợpnhư: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng;điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; Theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; xácđịnh quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống… Theo cácnghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty thì chi phí trung bình cho một dự ánERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là 15 triệu USD.Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp

sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ Cụ thể, nếu triển khai được đầy đủ, một hệthống ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1.6 triệuUSD Ngoài ra chương trình này còn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cholĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp kháchhàng, tự động hóa các quy trình quan trọng Giải pháp tích hợp nhiều loại thanhtoán, xử lý việc nhắc và đòi nợ, trả chậm, tính toán lợi nhuận, hoãn nợ, xử lý thuhồi, trả lại,… Bên cạnh những lợi ích đạt được, các doanh nghiệp ứng dụng ERPvẫn phải tiếp tục đối mặt với nhiều thách thức về nhân sự, kiến thức, thời gian vàchi phí triển khai ở các mức độ khác nhau tùy theo quy mô doanh nghiệp

Chính vì những lợi ích không thể phủ nhận đó của việc triển khai ERP ở nhiềudoanh nghiệp trên thế giới đã thực hiện từ rất lâu và mang lại nhiều lợi ích chodoanh nghiệp Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coiERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp ERP cũng được giảng dạy nhưmột môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp

Hình 1 2 Top các công ty lớn ứng dụng hệ thống ERP

1.2.3 Triển khai ERP tại Việt Nam

Ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm cácdoanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính Muốn

áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậy khôngphải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP ERP dành cho những doanh nghiệpthực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc và đã bước đượcnhững bước đáng kể trên con đường này Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO lànhững đối tượng rất tốt để triển khai ERP

Áp dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều bài toán quản lý, một số ví

dụ hiện đang là bức xúc của nhiều doanh nghiệp như sau:

• Tạo hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ với các kiểm tra chéo

• Tạo các báo cáo phân tích theo nhiều chiều một cách nhanh chóng

• Quản lý một hệ thống nhiều kho để tránh tình trạng nơi này xuất nơi kiakhông nhập

việc áp dụng ERP Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với cácgiai đoạn chính như sau:

 Giai đoạn 1: triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính Các phân

hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán nhưhiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễdàng

 Giai đoạn 2: triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho,quản lý việc giao nhận hàng Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào cácphân hệ kế toán Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng bantrong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng

 Giai đoạn 3: đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khaicác phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm Tùy từng

hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy vàgiờ công lao động

Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp Giai đoạn 3đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại Có thểdoanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phânxưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn Áp dụng được ERP đến giai đoạn

3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn

Theo đánh giá của các chuyên gia của Công ty SAP, lợi ích lớn nhất của ERP là

sự kế thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiêncứu, tích luỹ kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một loạt các doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp,ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinhdoanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiềukhách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàngtiềm năng Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợpnhư: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng;điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; Theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản;Xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống …

Theo các nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty thì chi phí trung bìnhcho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là

15 triệu USD Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triểnkhai phù hợp sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ Cụ thể, nếu triển khai được đầy

đủ, một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng nămkhoảng 1.6 triệu USD

Ngoài ra chương trình này còn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cholĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách

hàng, tự động hóa các quy trình quan trọng Giải pháp tích hợp nhiều loại thanhtoán, xử lý việc nhắc và đòi nợ, trả chậm, tính toán lợi nhuận, hoãn nợ, xử lý thuhồi, trả lại,…

Chính vì những lợi ích không thể phủ nhận đó của việc triển khai ERP tại doanhnghiệp mà hiện nay ở nước ta có không ít doanh nghiệp triển khai hoạt động đó

1.2.4 Phân loại các phần mềm ERP ở Việt Nam hiện nay

Phân loại theo nhà cung cấp

Phần mềm ERP của các nhà cung cấp nước ngoài

Đối với một dự án ERP, ngoài chi phí cho bản quyền phần mềm, chi phí cho nhà

tư vấn triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải bỏ ra rất nhiều thời gian vàcông sức cho việc triển khai ERP

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP nước ngoài thường có bề dầy kinh nghiệm

và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới Thêm vào đó, sảnphẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý đượcchuẩn hóa

Đặc biệt: trong hệ thống ERP, Kế toán thường là module quan trọng nhất.Module này là đầu mối trung tâm của dữ liệu, có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụphát sinh và in ra các báo cáo theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam Dovậy, hệ thống của các nhà cung cấp ngoài thường không đáp ứng được yêu cầu này

Có một thực tế rằng: rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh, nhà máy

ở Việt Nam dùng chung các phần mềm nước ngoài với cả hệ thống vẫn cần nhữngphần mềm của Việt Nam để lên các báo cái tài chính phù hợp

Hình 1 3 Rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP ở Việt Nam hiện nay được các

doanh nghiệp tin dùng

Phần mềm ERP của các nhà cung cấp trong nước

CNTT phát triển, những doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng đủ khả năng tựthiết kế những phần mềm ERP “thuần Việt” Với những phần mềm này được thiết

kế phù hợp với năng lực, trình độ của nhân sự Việt Nam

Một trong những thế mạnh hiển nhiên của các phần mềm ERP trong nước là cácquy trình xử lý tài chính kế toán trên phần mềm đều dễ dàng tuân thủ theo chuẩnmực kế toán Việt Nam hiện hành cũng như cập nhật kịp thời và nhanh chóng nhữngthay đổi liên tục của các thông tư, quyết định, hướng dẫn… của chế độ kế toántrong nước

Phân loại hệ thống ERP theo chi phí đầu tư

Chi phí là 1 vấn đề không thể không nhắc tới khi triển khai dự án ERP Một hệthống ERP quốc tế giá sẽ cao hơn nhiều lần so với ERP nội địa tự phát triển, đi kèm

đó là những lợi ích lâu dài Việc phân loại ERP theo chi phí cũng khá rõ rệt:

Các phần mềm ERP chi phí thấp như ERP dưới dạng website, được các công

ty đặt hàng viết theo yêu cầu, do một số team triển khai trong nước thực hiện Tuycác dự án này có chi phí thấp, nhưng độ rủi ro cao do thiếu tính chuyên nghiệp, dễphát sinh các chi phí ẩn, và đặc biệt là không có tính bảo mật cao

Các phần mềm ERP chi phí tầm trung được thiết kế và hoàn thiên bởi các đơn

vị triển khai lớn trong nước Thông thường tính ổn định và khả năng đáp ứng nhucầu doanh nghiệp của loại phần mềm này sẽ khá cao, nhưng các nơi triển khai họthường không triển khai toàn bộ các chức năng của hệ thống ERP mà thường chỉ có

1 số phân hệ như Kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng, kho…

Các hệ thống ERP chi phí cao của nước ngoài, quy trình chuẩn và độ uy tín

cao, triển khai hầu hết các phân hệ, chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp lớn, nhiềuchi nhánh và các công ty đa quốc gia Với loại này, tính bảo mật và khả năng tùybiến theo yêu cầu doanh nghiệp cao tuy nhiên khả năng triển khai thành công lạiphụ thuộc vào đơn vị triển khai (và vô số thứ khác như chi phí, nhân sự, quy trình

và tính định hướng của doanh nghiệp)

1.2.5 So sánh các loại phần mềm ERP trên thị trường hiện nay

Ưu điểm:

Phần mềm ERP kiểu này có chi phí tương đối hợp lý và đối với những ngườikhông am hiểu về kỹ thuật, về công nghệ cũng rất dễ sử dụng Thời gian triển khaicũng rất nhanh gon, chỉ cần đăng ký tên miền là có thể sử dụng được ngay, khôngcần chờ đợi

Ngoài ra, phần mềm ERP đóng gói thường xuyên cập nhật dựa vào phân tíchnhững yêu cầu mới của khách hàng Số lượng khách hàng sử dụng phần mềm ERPđóng gói cũng rất lớn nên người sử dụng dễ dàng trao đổi với cộng đồng này mỗikhi gặp bất cứ khó khăn nào

Sử dụng online dựa vào công nghệ điện toán đám mây cũng là một trong những

ưu điểm của phần mềm đóng gói ERP vì tiết kiệm được rất nhiều chi phí và mức độtiện lợi cao

Ngoài ra, phần mềm ERP đóng gói thường xuyên cập nhật dựa vào phân tíchnhững yêu cầu mới của khách hàng Số lượng khách hàng sử dụng phần mềm ERPđóng gói cũng rất lớn nên người sử dụng dễ dàng trao đổi với cộng đồng này mỗikhi gặp bất cứ khó khăn nào

Sử dụng online dựa vào công nghệ điện toán đám mây cũng là một trong những

ưu điểm của phần mềm đóng gói ERP vì tiết kiệm được rất nhiều chi phí và mức độtiện lợi cao

Nhược điểm:

Chính bởi vì các phần mềm kiểu này được viết sẵn nên không thể đáp ứng hoàntoàn yêu cầu đặc thù của các doanh nghiệp được nên đối với các công ty có đặc thùriêng thường lựa chọn sử dụng loại phần mềm viết theo yêu cầu

Các phần mềm ERP đóng gói thường có các phân hệ chức năng chính dưới đây:

 Kế toán tài chính (Finance)

 Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

 Quản lý mua hàng (Purchase Control)

 Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

 Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

 Báo cáo quản trị (Management Reporting)

 Báo cáo thuế (Tax Reports)

Trong mỗi phân hệ chính lại chứa các phân hệ chức năng con Ví dụ như phân

hệ kế toán tài chính bao gồm các chức năng con như sau:

 Sổ cái (General Ledger)

 Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)

 Công nợ phải thu (Accounts Receivable)

 Công nợ phải trả (Account Payable)

 Tài sản cố định (Fixed Assets)

Tuy nhiên, để biết được doanh nghiệp mình phù hợp với loại hình ERP nào, cần

sử dụng những phân hệ nào cần trải qua quá trình phân tích kỹ lưỡng nhu cầu củamình, tìm hiểu sâu về hệ thống ERP, hiểu được phần mềm quản lý ERP là gì và vaitrò của chúng, phối hợp làm việc cùng nhà cung cấp ERP để có thể đưa ra nhữngquyết định chính xác nhất

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết

kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang

áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu phát triển

Thêm nữa, phần mềm này phụ thuộc rất nhiều vào khả năng cũng như trình độcủa nhà cung cấp và sự phân tích ban đầu, nếu nhà cung cấp không có kinh nghiệm

về những hệ thống thông tin cùng loại, thì sau này, khi nhu cầu của doanh nghiệpthay đổi, việc nâng cấp hệ thống sẽ rất khó khăn hoặc tốn kém

Thời gian triển khai phần mềm ERP viết theo yêu cầu cũng là một trở ngại lớnvới các doanh nghiệp Thông thường, từ lúc đưa ra yêu cầu đến lúc triển khai sửdụng thì doanh nghiệp cần chờ tối thiểu 6 tháng hoặc lâu hơn nữa

Hình 1 4 Kế hoạch thực hiện viết phần mềm ERP

Phần mềm ERP nước ngoài

Những cái tên phần mềm ERP nước ngoài được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam

có thể kể đến như ERP SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, Sage ERP

Ưu điểm:

Điểm chung của các phần mềm kiểu này là có bề dầy kinh nghiệm và đã áp dụngthành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới Thêm vào đó, sản phẩm được xâydựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý được chuẩn hóa

Nhược điểm:

Tuy nhiên, các phần mềm ERP ngoại rất đắt đỏ Ngoài chi phí tư vấn, triển khaiphần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhàsản xuất ERP ngoại Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triểnkhai sản phẩm ERP ngoại là không hề nhỏ.Thực tế ghi nhận rằng, chi phí để triểnkhai dự án ERP ngoại với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt nam vào khoảng vài trămngàn USD Dự án thấp nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD

Đặc biệt: trong hệ thống ERP, Kế toán thường là module quan trọng nhất.Module này là đầu mối trung tâm của dữ liệu, có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụphát sinh và in ra các báo cáo theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam Dovậy, Hệ thống của các nhà cung cấp ngoài thường không đáp ứng được yêu cầu này

CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG CÁC MODULE ERP TRONG BÁN LẺ,

ĐIỆN MÁY

2.1 Ứng dụng mô hình ERP trong quản trị doanh nghiệp KDTM.

Tất cả các doanh nghiệp đều có thể áp dụng ERP, cho dù là công ty quy mô lớnhay vừa và nhỏ, cho dù là công ty đa quốc gia hay công ty của tập đoàn nhànước Tính năng linh hoat, dễ ứng dụng, dễ điều chỉnh của hệ thống là đặc trưng củagiải pháp quản trị ERP Sự thân thiện với người sử dụng và đáp ứng nhu cầu chongười sử dụng là đặc thù của giải pháp phần mềm này

Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại là mắt xích đóng vai trò rất quantrọng trong nền kinh tế Đây là các đơn vị trung gian mang sản phẩm từ các nhà sảnxuất đưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng Như vậy các doanh nghiệp thương mạikhông hề tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất mà tập trung theo hướng cảithiện khả năng quản lý, cụ thể là hệ thống cung ứng sản phẩm bán sản phẩm chokhách hàng

Lợi nhuận biên mà mỗi sản phẩm được phân phối đem lại thực tế là khá nhỏ nên

để tối đa lợi nhuận thì công tác quan trọng nhất của doanh nghiệp chính là tối ưuhóa hiệu quả trong quản lý, kinh doanh Do đó mô hình kinh doanh mà đơn vịhướng đến ở đây là lợi nhuận chứ không phải chất lượng sản phẩm

Vì nguyên nhân đó mà ERP sử dụng trong doanh nghiệp thương mại phân

phối sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp tối ưu quy trình quản lý Cụ thể các doanh

nghiệp thuộc lĩnh vực này sẽ đi sâu vào quản lý các hoạt động kinh doanh theo một

• Quản lý hoạt động tiếp thị, giảm giá, khuyến mãi

• Quản lý chi phí hoạt động

• Quản lý tài chính – luồng tiền

Để chuẩn bị cho sự tăng trưởng, các doanh nghiệp cần xem xét đầu tư vào côngnghệ, nhất là đầu tư phầm mềm ERP Một điều rõ ràng rằng: bất kỳ một khoản đầu

tư vào công nghệ nào cũng phải mang lại giá trị cho doanh nghiệp Để xác địnhđược giá trị và chi phí tương ứng thì các doanh nghiệp cần phải lập một bản kếhoạch cho việc đầu tư công nghệ và xây dựng khuôn mẫu

Nội dung sẽ bao gồm:

Hình 2 1 Sáu bước giúp lập kế hoạch và đầu tư chặt chẽ

a) Mô tả cách thức trong kinh doanh

Bước đầu tiên trong xây dựng kế hoạch đầu tư là xác định rõ ràng những tháchthức trong kinh doanh của doanh nghiệp để đưa ra quyết định đầu tư ERP

Mô tả những khía cạnh của môi trường kinh doanh dẫn đến sự cần thiết của giảipháp ERP, bao gồm: Tại sao vấn đề đó tồn tại; nhân sự, quy trình hoặc những hạnchế về công nghệ gây ra rắc rối, những ảnh hưởng của các vấn đề đó đối với doanhnghiệp và thời hạn các vấn đề đó phải được giải quyết

Một số thách thức chung dẫn làm cho các công ty phải xem xét đến giải phápERP bao gồm:

• Mong muốn phát triển hệ thống

Nhiều doanh nghiệp, cửa hàng hệ thống muốn phát triển thông qua việc sáp nhập hoặc tổ chức có hệ thống Tuy nhiên, sự tồn tại của nhiều quy trình hoặc các ứng dụng kinh doanh có thể làm cho việc quản lý trở nên khó khăn trong các tập đoàn lớn

Ví dụ, sự tồn tại của phần mềm kế toán có thể không hỗ trợ công ty con hoặc cácvăn phòng ở nhiều địa bàn, công ty được mua lại có thể có những cách thức hoạt động riêng Công ty cần một phần mềm ứng dụng chung để chuẩn hóa quy trình kinh doanh xuyên suốt toàn tổ chức.

Doanh nghiệp cần một hệ thống có thể xử lý số lượng lớn nghiệp vụ và số người

sử dụng ngày càng tăng Hoặc cần có nhiều chức năng vượt trội như hệ thống báo cáo và phân tích kinh doanh phức tạp, CRM hoặc tính lương

• Quy trình kinh doanh không hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp, hệ thống cửa hàng thực hiện những quy trình kinh doanhtồn nhiều thời gian, không hiệu quả, không đúng hướng Chẳng hạn, nhân viên tríchlọc thông tin bằng tay trên bảng tính để lập báo cáo, nhập lại thông tin khách hàngvào các mẫu khác nhau, cũng như tổng hợp dữ liệu từ nhiều công ty bằng tay hoặcnhập thông tin từ sổ chấm công bằng giấy

• Nhu cầu cắt giảm chi phí

Trong điều kiện khó khăn và không ổn định của nền kinh tế, nhiều tổ chức tìm cách cắt giảm chi phí hoạt động để giữ vững tỷ suất lợi nhuận Lúc này, họ sẽ muốn triển khai ERP để tự động hóa những công việc thủ công và cho phép nhân viên tập trung vào những vấn đề khác

Nhiều doanh nghiệp sử dụng ERP để giảm chi phí vận chuyển và phân phối sản phẩm bằng cách đưa hoạt động của họ gần với khách hàng hơn

Một số doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình để quản lý hoạt động phân phối về mặt địa lý trong khi vẫn cho phép công ty tổng hợp thông tin tài chính

• Hệ thống lỗi thời

Nhiều doanh nghiệp có hệ thống thông tin đã lỗi thời, nó không thể hỗ trợ gì thêm cho hoạt động của doanh nghiệp Họ cần chuyển sang một hệ thống ERP mới

có nhiếu chức năng hơn, dễ nâng cấp và hỗ trợ tốt hơn

b) Những lợi ích ERP mang lại cho hệ thống

Thay thế một hệ thống đã lỗi thời bằng một hệ thống ERP hiện đại có thể manglại cho doanh nghiệp những công cụ cần thiết thể xác định những thử thách kinhdoanh khi cắt giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận

Đó là những loại lợi ích ERP mà tổ chức có thể mong đợi thu được từ việc triểnkhai Khi đánh giá những giải pháp ERP khác nhau, tổ chức cần xem xét mỗi giảipháp mang lại những lợi ích đó như thế nào.

• Giúp doanh nghiệp, hệ thống cửa hàng nhỏ và vừa tăng trưởng

Chuyển sang sử dụng hệ thống tích hợp ERP một cách toàn diện sẽ cung cấp chodoanh nghiệp chức năng họ cần để quản lý rộng hơn, tinh vi hơn Một hệ thống phùhợp sẽ cho phép doanh nghiệp gia tăng khả năng sử dụng hệ thống thông qua việc

bố trí, sắp xếp tất cả hoặc một phần chức năng của ERP

Hoặc đầu tiên, doanh nghiệp có thể triển khai thực hiện ERP trong một bộ phậnvới một số người sử dụng, sau đó dần dần kết nối người dùng mới bằng mạng nội

bộ hoặc kết nối từ xa Với giải pháp như vậy, tổ chức có thể quản lý sự phát triểncủa mình trong khi giảm thiểu chi phí bổ sung

• Nâng cao hiệu quả

Giải pháp ERP phù hợp có thể cải thiện hiệu quả bằng cách cho phép tích hợp,

tự động hóa, cải thiện quá trình ra quyết định và hợp tác tốt hơn

• Tích hợp cung cấp thông tin rõ ràng mạch lạc

Giải pháp ERP phù hợp có thể tích hợp tất cả các quy trình quản lý vào một hệ thống thống nhất, liên kết thông tin và phân phối thông tin theo thời gian thực ở bất

cứ nơi nào

• Cải thiện quá trình ra quyết định

Một hệ thống ERP bao gồm các công cụ quản trị phân tích thông minh (BI) và các thông tin tích hợp giúp loại bỏ các quy trình lập báo cáo thủ công Khả năng báocáo tốt hơn cho phép nhân viên ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn, được dựa trên dữ liệu Các công ty cũng có thể sử dụng các công cụ BI để phân tích các quá trình kinh doanh để cải thiện các quá trình hiệu quả hơn

• Cộng tác tốt hơn

Khả năng giao dịch điện tử với các đối tác, nhà cung cấp và / hoặc khách hàngcho phép các công ty quản lý quá trình làm việc end-to-end với khách hàng và đốitác một cách hiệu quả và mang lại lợi nhuận tốt hơn

Các công ty có thể đáp ứng các nhu cầu của các đối tác và khách hàng tốt hơn vànhanh hơn Đối tác và khách hàng có cơ hội tham gia trong các quá trình của doanhnghiệp và đóng góp một phần của công việc, làm giảm nhu cầu lao động và chi phí.

c) Đánh giá chi phí giải pháp ERP

Tiếp theo sẽ xác định tổng chi phí sở hữu Những chi phí ứng dụng ERP thôngthường bao gồm:

• Chi phí bản quyền phần mềm

Nhiều giải pháp ERP có chi phí bản quyền cao Những doanh nghiệp vừa và nhỏthường tìm thấy những sản phẩm loại 1 (Tier 1) nhưng lại không có khả năng chi trảcho việc triển khai giải pháp ERP đó Một giải pháp ERP thiết kế cho doanh nghiệpvừa và nhỏ (SMB) có chi phí thấp hơn và có những chức năng phù hợp hơn

• Chi phí mở rộng giải pháp

Liệu rằng giải pháp đã đầy đủ, toàn diện hay nó yêu cầu doanh nghiệp phải nângcấpbỏ thêm tiền để có được những chức năng cao cấp hơn?

Hãy tìm kiếm một giải pháp có thể chứa đựng những tính năng tốt nhất và đầy

đủ các phân hệ có thể sử dụng xuyên suốt doanh nghiệp: kế toán tài chính, bánhàng, mua hàng, quản lý hàng tồn kho và sản xuất Giải pháp đó cũng phải dễ dàng

mở rộng để đáp ứng được số lượng người tăng lên khi cần thiết

• Chi phí đào tạo

Giao diện phần mềm sống động, trực quan sẽ giúp giảm chi phí đào tạo và chophép người dùng truy cập hệ thống nhanh hơn Hãy tìm kiếm những giao diệnngười dùng có đồ họa định hướng theo quy trình (graphical process-oriented userinterface); cung cấp một bao quát về các công việc phải làm và các bước cần thựchiện

• Chi phí triển khai

Triển khai ERP nổi tiếng là đắt đỏ Để giảm thiểu chi phí và thời gian triển khai,mang lại lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) nhanh hơn, nên tìm kiếm phần mềm phùhợp với doanh nghiệp mà không cần phải chỉnh sửa thêm cũng như chi phí dịch vụbảo trì hàng tháng

• Chi phí chỉnh sửa

Hệ thống ERP cần có đầy đủ khả năng chỉnh sửa theo những yêu cầu đặc thù củadoanh nghiệp.

• Chi phí quản lý và bảo trì

Để giảm chi phí quản lý và bảo trì, hệ thống phải bao gồm những công cụ quảntrị đơn giản và toàn diện để dễ dàng cập nhật và duy trì hệ thống mà không cầnnhiều nhân viên IT hay với sự hỗ trợ tối thiểu của bên thứ 3

Hệ thống ERP cũng cần phải dễ dàng nâng cấp phù hợp với sự tăng trưởng vànhững yêu cầu mới của doanh nghiệp Thiết kế tích hợp có thể làm cho hệ thống dễdàng kích hoạt các chức năng mới khi cần thiết, kết nối người dùng mới vào hệthống, hoặc nhanh chóng cung cấp cho chi nhánh mới một hệ thống quản lý hoạtđộng đầy đủ mà không cần phải chỉnh sửa các giao diện

• Những yêu cầu trong tương lai

Hệ thống nên hỗ trợ những công nghệ mới nhất để cho phép dễ dàng sửa đổi khi

có các thay đổi về phần cứng và công nghệ

d) Đánh giá rủi ro và những vấn đề phát sinh

Những vấn đề, rủi ro tiềm tàng bao gồm:

• Rủi ro hoạt động

Những rủi ro hoạt động bao gồm số lượng nhân viên sử dụng được phần mềm ít

do nó quá phức tạp và độ tin cậy hay tính liên tục của hoạt động thấp Những rủi ronày có thể được hạn chế bằng những giải pháp đáng tin cậy phù hợp với doanhnghiệp và dễ dàng tiếp nhận

• Rủi ro về IT

Những rủi ro về IT bao gồm rủi ro hệ thống không còn thích nghi với những yêucầu mới của hoạt động kinh doanh (như không cung cấp được những chức nănghoạt động phức tạp hoặc những chức năng quản lý trên diện rộng, trên toàn quốc)hoặc công nghệ mới

Rủi ro thứ 2 là hệ thống yêu cầu đội ngũ IT mạnh và yêu cầu có nhiều chu trìnhquản lý mà nguồn lực IT hiện có lại hạn chế Những công cụ quản trị mạnh sẽ giảmthiểu rủi ro này Để tránh thời gian triển khai lâu, nên tìm kiếm một hệ thống toàndiện, linh hoạt và cấu hình tốt

• Rủi ro về tài chính

Hệ thống ERP có cài đặt tốn kém và yêu cầu thêm những phân hệ hoặc nhữngchỉnh sửa đắt tiền Giảm rủi ro này bằng một giải pháp toàn diện với giá cả thiết bịphù hợp với quy mô của doanh nghiệp

e) Đề xuất lựa chọn giải pháp phù hợp

Một khi doanh nghiệp xác định được những lợi ích và chi phí cho những phương

án, doanh nghiệp đã có thể lựa chọn một giải pháp phù hợp

Khi xem xét các dịch vụ tư vấn ứng dụng của nhà cung cấp chuyên nghiệp hoặcđối tác tích hợp hệ thống, cần xem xét các yếu tố sau:

• Những kỹ năng và kiến thức đưa ra giải pháp cho doanh nghiệp của bạn cũngnhư các doanh nghiệp trong ngành khác

• Số năm kinh nghiệm trong cung cấp dịch vụ

• Có sử dụng phương pháp luận cho việc triển khai để chuẩn hóa việc triển khai phần mềm thông qua việc đưa ra tất cả các bước quan trọng cần thực hiện

• Sự chu đáo trong việc chuẩn bị tài liệu về quy trình triển khai, các cột mốc quan trọng và các kết quả chuyển giao

f) Đo lường ROI

Khi doanh nghiệp đánh giá những lợi ích và chi phí của ERP như thế nào trongquá trình ứng dụng ERP vào hoạt động, việc đó có thể bắt đầu bằng việc đo lườngROI (chỉ số hoàn vốn) dự kiến

Sau khi xác định những yếu tố của ROI dự kiến, doanh nghiệp có thể tiếp tụctheo dõi các yếu tố đó trong thời gian sau cài đặt để đo lường ROI thực tế Tính toánROI dựa trên công thức đơn giản:

ROI = [(Doanh thu từ đầu tư – Vốn đầu tư)/ Vốn đầu tư] *100

Khi xác định doanh thu từ hoạt động đầu tư, cần đảm bảo xem xét trên tất cả quytrình kinh doanh có ứng dụng ERP Dựa vào tiết kiệm về thời gian, về chi phí tiết và

sự gia tăng doanh thu từ việc áp dụng hệ thống mới Tương tự, khi tính toán vốnđầu tư, phải xem xét tất cả chi phí chi tiết trên giấy bao gồm: chi phí bản quyền, đàotạo, cài đặt, bảo trì…