hệ thống thông tin quản lý

Trà sữa Tocotoco có địa chỉ tại số 25 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Quán được mở vào ngày 462017, quán là 1 cửa hàng trong chuỗi các cửa hàng trà sữa của công ty cổ phần TM và DV Taco được thành lập năm 2013 chuyên phục vụ các sản phẩm đồ uống trà sữa từ 9h 23h. Chi tiết xem tại:http:www.tocotocotea.comgioithieuhttps:www.foody.vnhanoitrasuatocotocoledaihanh Tại đây quán có không gian đẹp với đồ uống là các dòng trà sữa_1 trong những đồ uống được ưa chuộng hiện nay trên thị trường mang thương hiệu Tocotoco_ thương hiệu Việt nổi tiếng và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.a. Phân tích 5 lực lượng cạnh tranh ảnh hưởng đến việc kinh doanh của cửa hàng này như thế nào? b. Cửa hàng đã có chiến lược cạnh tranh chưa? Nếu chưa có, anhchị hãy đưa ra một chiến lược cạnh tranh phù hợp. Nếu đã có chiến lược cạnh tranh thì anhchị hãy mô tả lại chiến lược đó?c. Mô tả tóm tắt các hoạt động trong chuỗi giá trị tại cửa hàng. Cửa hàng đó nên tạo ra chuỗi giá trị như thế nào để phù hợp với chiến lược cạnh tranh của mình?d. Mô tả và vẽ các quy trình nghiệp vụ diễn ra tại cửa hàng trên.e. Để quản lý toàn bộ việc kinh doanh của cửa hàng bởi HTTT thì theo anh chị các chức năng cần thiết mà HTTT có thể hỗ trợ là gì?

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM HỌC VIỆN NGÂN HÀNG BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÓM: Vũ Việt Thành (NT) 18A4030279 K18QTDNB Phạm Hoàng Hà 18A4030075 K18QTDNB Nguyễn Thị Mỹ Linh 18A4030163 K18QTDNB Hồ Thanh Hải 18A4030079 K18QTDNB Giảng Viên: Ngô Thùy Linh Nhóm lớp: 05 ca thứ & ca thứ Hà nội, ngày 5/3/2018 Mục lục Đánh giá mức độ đóng góp thành viên Đề bài: I Các giai đoạn sử dụng hệ cơng tác để quản lý cơng việc nhóm II Giới thiệu quán trà sữa Tocotoco 25 Lê Đại Hành III Trả lời câu hỏi A lực lượng cạnh tranh ảnh hưởng tới việc kinh doanh quán trà sữa Tocotoco - Lê Đại Hành B Cửa hàng có chiến lược cạnh tranh chưa? Nếu chưa có, anh/chị đưa chiến lược phù hợp Nếu có chiến lược cạnh tranh anh chị mơ tả lại chiến lược đó? 11 C Mơ tả tóm tắt hoạt động chuỗi giá trị cửa hàng Cửa hàng nên tạo chuỗi giá trị để phù hợp với chiến lược cạnh tranh mình? 12 D Mơ tả vẽ quy trình nghiệp vụ diễn cửa hàng 14 E Để quản lý toàn việc kinh doanh cửa hàng HTTT theo anh/chị chức cần thiết mà HTTT hỗ trợ gì? 17 IV Quá trình sử dụng phần mềm cộng tác20 V Thơng tin silo q trình sử dụng phần mềm cộng tác 23 VI Tổng kết: 26 Đánh giá mức độ đóng góp thành viên Vũ Việt Thành: 22% Hồ Thanh Hải: 27% Phạm Hoàng Hà: 25% Nguyễn Thị Mỹ Linh: 26% Đề bài: Trà sữa Tocotoco có địa số 25 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội Quán mở vào ngày 4/6/2017, quán cửa hàng chuỗi cửa hàng trà sữa công ty cổ phần TM DV Taco thành lập năm 2013 chuyên phục vụ sản phẩm đồ uống trà sữa từ 9h - 23h Chi tiết xem tại: http://www.tocotocotea.com/gioi-thieu https://www.foody.vn/ha-noi/tra-sua-tocotoco-le-dai-hanh Tại quán có khơng gian đẹp với đồ uống dòng trà sữa_1 đồ uống ưa chuộng thị trường mang thương hiệu Tocotoco_ thương hiệu Việt tiếng đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm a Phân tích lực lượng cạnh tranh ảnh hưởng đến việc kinh doanh cửa hàng nào? b Cửa hàng có chiến lược cạnh tranh chưa? Nếu chưa có, anh/chị đưa chiến lược cạnh tranh phù hợp Nếu có chiến lược cạnh tranh anh/chị mơ tả lại chiến lược đó? c Mơ tả tóm tắt hoạt động chuỗi giá trị cửa hàng Cửa hàng nên tạo chuỗi giá trị để phù hợp với chiến lược cạnh tranh mình? d Mơ tả vẽ quy trình nghiệp vụ diễn cửa hàng e Để quản lý toàn việc kinh doanh cửa hàng HTTT theo anh chị chức cần thiết mà HTTT hỗ trợ gì? I Các giai đoạn sử dụng hệ công tác để quản lý cơng việc nhóm Giai đoạn Khởi tạo Cơng việc phải làm Cơng cụ cộng tác a, Quyền nhóm là: Nhóm nghiên cứu Phần mềm Planer sử dụng tài liệu mạng, thông tin website Tocotoco tài liệu giảng viên hay hỏi ý kiến giảng viên để hoàn thành tập lớn b, Mục đích nhóm là: - Tìm hiểu sử dụng hệ cộng tác để hoàn thành tập lớn nhóm c, Thành viên nhóm: - Vũ Việt Thành (NT) - Phạm Hoàng Hà - Nguyễn Thị Mỹ Linh - Hồ Thanh Hải d, Những mong đợi từ thành viên nhóm? - Sử dụng thành thạo hệ cộng tác - làm việc nhóm: Planner Tránh thơng tin silo q trình - cộng tác Cộng tác hiệu thành - viên nhóm Hồn thành tập giao e, Vai trò thành viên nhóm là:  Vũ Việt Thành - Vai trò nhóm trưởng: Phân chia cơng việc cho thành viên, tọa dự án cập nhập thông tin planer  Phạm Hoàng Hà, Nguyễn Thị Mỹ - Linh, Hồ Thanh Hải: Vai trò thành viên, thực phân cơng nhóm trưởng, tham gia hệ cộng tác planner, thực cộng Lên kế hoạch tác hoàn thành tập lớn a, Thực nhiệm vụ dự án Planner - Tìm hiểu sử dụng hệ cộng tác Planner - Trả lời câu hỏi tập - Làm báo cáo - Làm slide b, Làm để nhiệm cụ có liên qua tới nhau? - Phân chia công việc Planner - Tập hợp phần tập - Trong trình làm có phát - sinh thơng tin Silo ghi nhớ Viết báo cáo tập lớn dựa - công việc làm Làm slide dựa báo cáo để - thành viên khác xem nhận xét Thành viên có nhiệm vụ thuyết trình lấy slide từ người làm - để tập thuyết trình Cập nhận báo cáo lên Planner để thành viên đọc nhận xét góp ý c, Ai chịu trách nhiệm cho công việc? - Tất thành viện tìm hiểu sử dụng hệ cộng tác - Làm câu a: Hồ Thanh Hải - Làm câu b: Nguyễn Thị Mỹ Linh - Làm câu c: Phạm Hoàng Hà - Làm câu d: Vũ Việt Thành, Hồ Thanh Hải - Làm câu e: Nguyễn Thị Mỹ Linh, Hồ Thanh Hải - Làm slide: Hồ Thanh Hải - Thuyết trình: Nguyễn Thị Mỹ Linh, Phạm Hoàng Hà - Tổng hợp in word: Nguyễn Thị Mỹ Linh d, Khi nhiệm vụ hoàn thành? - Các câu hỏi xong trước 12h ngày 3/3/2018 - Slide xong trước 12h ngày 4/3/2017 - Chuẩn bị thuyết trình trước 12h ngày 5/3/2018 Thực - Đóng gói - II Trả lời câu hỏi tập lớn Planner skype đưa lên Thực yêu cầu tập giảng viên Báo cáo công việc Cách thành phẩm gửi lên Planner để người kiểm tra góp ý Tổng hợp phần đưa word Bản tổng hợp gửi trước 20h Word, Power point 4/3/2018 Kiểm tra tổng thể in Trình bày trước lớp Kết thúc dự án Giới thiệu quán trà sữa Tocotoco 25 Lê Đại Hành - Lịch sử hình thành: Tocotoco 25 Lê Đại Hành khai trương ngày 4/6/2017 sood 140 cửa hàng chi nhánh Tocotoco Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Taco Việt Nam khắp nước TocoToco - thương hiệu Việt mang hương vị Đài Loan đậm chất tinh túy nét ẩm thực Việt nhờ nghiên cứu kĩ vị, nét văn hóa ẩm thực vùng miền - Sản phẩm phục vụ: Tocotoco có thực đơn vô phong phú từ trà sữa đến trà hoa quả, trà đen, trà xanh, loại topping, mousse, trân châu… - Đội ngũ làm việc quán có nhân viên: quản lý, thu ngân, pha chế, chạy bàn, bếp  Một số câu hỏi mà nhóm tìm hiểu khảo sát: STT Câu hỏi Bạn làm phận gì? Các phận có chuyển đổi cho khơng? Câu trả lời Mình làm bên phận chạy bàn Công việc ngày thay đổi luân phiên phận cho Ví dụ hơm làm chạy bàn hơm sau cơng việc chuyển sang thu ngân Cửa hàng bạn có phận? Cơng việc phận nào? 10 11 12 13 Bên có phận: quản lý, thu ngân, pha chế, bếp, chạy bàn Thu ngân chịu trách nhiệm order cho khách Quản lý quản lý cửa hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho Các ca làm việc cửa hàng Cừa hàng làm việc có ca nào? Ca sáng: 8h-15h Ca tối: 15h-23h Bộ phận quản lý có thường xuyên Quản lý thường xuất cửa hàng cửa hàng không? vào ca, bên chi nhánh quản lý thường xuất ca tối, ca sáng thu ngân check camera để giám sát Thế quản lý không cửa hàng Dùng camera để giám sát trình kiểm tra nào? làm việc nhân viên vận hành cửa hàng Để đưa cốc trà sữa đến vs Thu ngân nhận đơn thu tiền khách hàng bạn cần làm khách, chuyển đến phận pha chế, bước gì? pha chế nhận nvl sẵn có từ bếp chuyển lên để tiến hành tạo sản phẩm, sau chuyển đến cho chạy bàn trao trả đồ cho khách Những thành phẩn để pha chế (trân Do cơng ty sản xuất nhập châu, thạch, trà…) lấy từ đâu? số NVL nước chưa sản xuất từ Đài Loan Những nguyên liệu để làm bạn Nhận từ kho xưởng sản xuất nhận từ đâu? công ty Quy trình nhập, xuất kho Quản lý kiểm kê số lượng kho nào, quản lý thực hiện? báo lên phận thủ kho vào cuối tháng nhập hàng kho tổng vào đầu tháng sau Tocotoco có sách ưu Có chương trình khuyến mại vào đãi cho khách hàng không? dịp lễ, dịp khai trương chương trình ưu đãi dành riêng cho thành viên cửa hàng Cửa hàng có nhận tổ chức Khơng, cửa hàng khơng có đủ khơng kiện cho khách hàng không? gian để tổ chức kiện cửa hàng lập để phục vụ nhóm, cặp đơi, cá nhân muốn thưởng thức trà sữa Khách hàng muốn tư vấn phản Bộ phận chăm sóc khách hàng từ hồi người tiếp nhận phía cơng ty 14 15 16 17 giải đáp? Có cách thức để mua hàng? Cách toán bên phía cửa hàng nào? Các nguyên liệu chế biến thừa hủy nào? Tocotoco có hay đưa sản phẩm hay khơng? 18 Theo bạn trà sữa tocotoco có khác biệt so với trà sữa lại? 19 Cửa hàng sử dụng phần mềm bán hàng hay quản lý gì? Khách hàng mua hàng trực tiếp từ chi nhánh cửa hàng gọi điện đến số hotline công ty để đặt hàng Thanh toán trực tiếp với thu ngân cửa hàng Nguyên liệu có date khác nhau, NVL nấu hủy ngày Hiện công ty đưa dòng sản phẩm Olong Olong kem chese, Olong thái cực Cái khác biệt so với đối thủ cạnh tranh công ty sử dụng NVL nguyên chất trà để pha chế đối thủ khác họ sử dụng bột trà để pha chế Phần mềm bán hàng IPOS III Trả lời câu hỏi A lực lượng cạnh tranh ảnh hưởng tới việc kinh doanh quán trà sữa Tocotoco - Lê Đại Hành Đối thủ cạnh tranh - Có tới quán trà sữa phố Lê Đại Hành Dingtea, Bobapop, Heeka, Feelingtea, Royaltea, v v bên cạnh qn coffee với nhãn hiệu tiếng Starbucks, Cộng Coffee số quán Drink&Food, với khu trung tâm thương mại Vincom Bà Triệu - Với xuất nhãn hiệu lớn, lâu đời có quy mơ lớn Dingtea, Royaltea, hệ số tập trung khu vực Lê Đại Hành cao việc cạnh tranh vơ khó khăn Thơng qua quan sát, nhóm có quan sát Tocotoco Dingtea đặt sát cạnh lượng khách hàng lựa chọn Dingtea thay Tocotoco số đáng kể - Với tăng trưởng mạnh ngành trà sữa rào cản gia nhập không thực cao Tocotoco - Lê Đại Hành phải nỗ lực nhiều xung quanh phố Lê Đại Hành có mức độ cạnh tranh cao - Một điều nhận thưởng thức trà sữa Tocotoco việc họ sử dụng trà nguyên chất để làm nên nguyên liệu pha chế, khác với việc sử dụng bột trà đối thủ cạnh tranh khác phố Lê Đại Hành Nhưng với danh tiếng lâu đời với việc người thưởng thức để ý tới tình tiết nhỏ mà lớn khiến cho khác biệt kể chưa tạo điểm nhấn cạnh tranh cho Tocotoco  Một số giải pháp mà nhóm đưa để giúp Tocotoco tạo lợi cạnh tranh chiếm thị phần:  Cạnh tranh giá: Tocotoco tăng giảm giá sản phẩm để đạt lợi cạnh tranh tạm thời  Tăng cường khác biệt hóa sản phẩm: Cạnh tranh cách cải tiến tính sản phẩm, ứng dụng tiến quy trình sản xuất sản phẩm  Sử dụng cách sáng tạo kênh phân phối : Tocotoco thực chiến lược gia nhập theo chiều dọc cách can thiệp sâu vào hệ thống phân phối sử dụng kênh phân phối mới; sử dụng kênh phân phối sản phẩm có liên quan kênh phân phối sản phẩm khác có đối tượng khách hàng tương đồng  Khai thác mối quan hệ với nhà cung cấp : Tocotoco sử dụng uy tín, quyền lực đàm phán hay mối quan hệ với hệ thống cung cấp để thực yêu cầu tạo khác biệt sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm giảm chi phí đầu vào Khách hàng (Quyền lực đàm phán) - Tocotoco có lợi quán đặt địa điểm mà xung quanh văn phòng trường THCS, lứa tuổi chuộng đồ uống sẵn sàng mua ngày - Theo quan sát, khách hàng bước vào cửa hàng chào đón cách lịch sự, nhân viên mời order với menu đa dạng, sau thưởng thức họ có quyền đánh giá thơng qua phiếu đánh giá cửa hàng Nhân viên order cung cấp thông tin với nhu cầu đầu vào người mua, qua hình thức tự vấn hương vị, số sản phẩm, v.v Ln sẵn lòng đáp ứng nhu cầu khách hàng làm thỏa mãn họ để cố gắng tạo lợi cạnh tranh - Mức độ cạnh tranh phía khách hàng cao Nhà cung cấp - Theo tìm hiểu Tocotoco theo hình thức tự sản xuất phân phối Tocotoco Lê Đại Hành sở tiếp nhận phân phối từ công ty Taco nên không bị áp lực cạnh tranh từ nhà cung cấp đầu vào, mức độ cạnh tranh cửa hàng yếu, có số sản phẩm mà NVL nhập từ Đài Loan Điều tạo tin tưởng từ khách hàng, đa số lượng khách hàng thuộc lứa tuổi 15-30 thường cảm thấy ổn thưởng thức đồ uống chế biến từ NVL nước Nhà cung cấp NVL Đài Loan nhà cung cấp độc quyền cho số sản phẩm Tocotoco họ khơng có lợi quyền lực quán trà sữa gia nhập dọc phía sau nhà cung cấp, điều giúp họ hạn chế việc ép giá NVL từ nhà cung cấp NVL Đài Loan Sản phẩm thay - Với nhu cầu ngày khác biệt, đa dạng khách hàng, Tocotoco mở bán thêm sản phẩm trà sữa olong hương vị lâu đời ngày lựa chọn, trà sữa olong tạo khác biệt sản phẩm để cạnh tranh với quán trà sữa Dingtea nằm bên cạnh Giá sản phẩm không đắt đỏ, lựa chọn đáng lưu tâm cho khách hàng muốn thưởng thức cốc trà sữa thơm mát Do thành lập năm, phí chuyển đổi cho sản phẩm thay không cao cho cửa hàng, đáp ứng nhu cầu khách hàng việc đổi - Tất đồ uống Tocotoco sử dụng ly nhựa mềm với size lớn vừa tùy theo nhu cầu khách hàng, nắp đậy quanh miệng ly, riêng loại sản phẩm iced blended macchiato có lớp kem nên sử dụng nắp cầu để thuận tiện cho việc đóng gói sử dụng sản phẩm Đối với sản phẩm chè Xueshan, chè cho bát sứ to màu đen, có thìa sứ kèm, giúp khách hàng thưởng thức trọn vẹn hương vị Đài Loan truyền thống - Mức độ cạnh tranh sản phẩm thay trung bình Đối thủ tiềm ẩn - Gần lại xuất thêm chi nhánh Royaltea nằm đối diện quán, Royaltea tên tuổi lớn mạnh thị trường trà sữa Như nói ngành trà sữa ngành tăng trưởng mạnh có rào cản gia nhập 10 - Chính sách ưu đãi giá cho nhóm: Khi khách hàng theo nhóm từ người trở lên, Tocotoco giảm trực tiếp 10% cho hóa đơn Chính sách khơng áp dụng hóa đơn ngày diễn chương trình đặc biệt - Chính sách giảm giá kiện: Đối với khách hàng tham gia kiện trở lên, từ kiện thứ ba, khách hàng giảm giá 10% cho hóa đơn ngày diễn kiện  Chiến lược khác biệt hóa sản phẩm: - Cạnh tranh cách cải tiến tính sản phẩm, ứng dụng tiến quy trình sản xuất sản phẩm C Mơ tả tóm tắt hoạt động chuỗi giá trị cửa hàng Cửa hàng nên tạo chuỗi giá trị để phù hợp với chiến lược cạnh tranh mình? Chi giá trị bao gồm thành phần: Hoạt động chính: Bao gồm hoạt động diễn theo thứ tự nối tiếp Nhóm hoạt động liên quan trực tiếp đến việc tạo giá trị cho sản phẩm Các hoạt động nhóm gồm: Vận chuyển đầu vào (Inbound Logistics): Quản lý xuống tổng kho Lạc Trung nhận hàng sau vận chuyển kho cửa hàng 25 Lê Đại Hành Chế tạo (Operations): Nhà bếp lấy nguyên vật liệu chế biến thành thành phẩm ví dụ trà sữa, trân châu, topping… sau chuyển cho phận pha chế Ở phận pha chế pha theo yêu cầu khách hàng Vận chuyển đầu (Outbound Logistics): Đối với sản phẩm đặt trực tiếp nhân viên chạy bàn gửi tới khách hàng Còn với khách đặt hàng qua mạng chuyển cho phận ship để gửi cho khách hàng Tiếp thị bán hàng (Marketing and Sales): Tocotoco Lê Đại Hành tham gia đăng app ăn uống foody, samsung, adayroi, meete,… đồng thời xây dựng website, app đặt hàng riêng, cộng với việc phát tờ rơi dọc tuyến phố Lê Đại Hành tuyến phố lân cận Dịch vụ (Service): Chính sách ưu đãi giá cho nhóm: Khi khách hàng theo nhóm từ người trở lên, Tocotoco giảm trực tiếp 10% cho hóa đơn (chính sách khơng áp dụng hóa đơn ngày diễn chương trình đặc biệt) Hay sách giảm giá kiện Đối với khách hàng tham gia 13 kiện trở lên, từ kiện thứ ba, khách hàng giảm giá 10% cho hóa đơn ngày diễn kiện Tặng voucher giảm giá, thẻ tích điểm Hoạt động hỗ trợ: Bao gồm hoạt động song song với hoạt động nhằm mục đích hỗ trợ cho việc tạo sản phẩm Đây hoạt động gián tiếp góp phần tạo giá trị cho sản phẩm Các hoạt động nhóm gồm: Mua hàng (Procurement): Các thiết bị sản xuất Tocotoco đại đạt chuẩn cục an toàn thực phẩm y tế chứng nhận Nguyên liệu công ty phần lớn tự sản xuất, số NVL nhập trực tiếp từ Đài Loan Phát triển công nghệ (Technology development): Ứng dụng công nghệ quản lý bán hàng lắp đặt camera quanh cửa hàng, máy bán hàng, máy dập nắp, máy in bill, in tem, app đặt hàng di động,… để giúp cho việc quản lý hiệu Quản lý nguồn nhân lực (Human resource management): Tocotoco lựa chọn đào tạo nhân viên khắt khe cố gắng chuẩn mực công việc đem lại hài lòng cho khách hàng Định kỳ có thi lên cấp để khuyến khích nhân viên tự học hỏi phát triển Ở Tocotoco Lê Đại Hành có nhân viên quản lý, quản lý chia nhân viên cho ca làm việc để dễ hoạt động Cơ sở hạ tầng doanh nghiệp (Firm infrastructure): Hệ thống quản lý đồng từ xuống, tất thông qua quản lý để tránh xảy Silo thông tin Cơ sở vật chất đại, phong cảnh đẹp, vị trí thuận lợi đông dân cư.Tocotoco Lê Đại Hành xây dựng gần khu trung tâm thương mại Vincome Bà Triệu với kết cấu tầng phong cảnh đẹp, thu hút lượng khách đông đảo Lợi nhuận: Lợi nhuận phần chênh lệch doanh thu chi phí Quán coi có lợi nhuận doanh thu bán hàng lớn chi phí bỏ Trong mơ hình chuỗi giá trị doanh thu giá trị bán hàng hóa giá trị tạo thông qua hoạt động thể mơ hình chuỗi giá trị Chi phí khoản tiêu hao để thực hoạt động Chính thực chiến lược cạnh tranh giá phí tối giản tạo lợi nhuận cao Chuỗi giá trị phù hợp với chiến lược cạnh tranh giá chiến lược khác biệt hóa sản phẩm Chiến lược cạnh tranh giá - Do làm chủ công nghệ nên hoạt động chế tạo mang lại nhiều giá trị cho sản phẩm Từ việc tạo nên nguyên liệu sơ chế trà, sữa, chân châu… nên có giá thành hợp lý, đến công thức pha chế tạo nhiều loại trà sữa ngon, vị khác biệt nên nhiều người ưa chuộng - Chính sách ưu đãi giá cho nhóm: Khi khách hàng theo nhóm từ người trở lên, Tocotoco giảm trực tiếp 10% cho hóa đơn Chính sách khơng áp dụng hóa đơn ngày diễn chương trình đặc biệt 14 - Chính sách giảm giá kiện: Đối với khách hàng tham gia kiện trở lên, từ kiện thứ ba, khách hàng giảm giá 10% cho hóa đơn ngày diễn kiện - Các hoạt động quản lý áp dụng công nghệ nhiều nên tiết kiệm nhân sự, giảm chi phí cho quán - Chiến lược khác biệt hóa sản phẩm Cạnh tranh cách cải tiến tính sản phẩm, ứng dụng tiến quy trình sản xuất sản phẩm - Các hoạt động hỗ trợ giúp Tocotoco đem lại nhiều giá trị cho khánh hàng Như việc qn có vị trí đẹp, thuận lợi cho khách, mặt đẹp trang trí bắt mắt Không gian rộng không nhiều bàn để tạo thoải mái cho khách hàng Thái độ phục phụ nhân viên phù hợp nên khách hàng hài lòng - Trong hoạt động hỗ trợ việc sáng tạo, phát triển công nghệ tao nên nhiều giá trị cho sản phẩm đồng thời giảm chi phí Tocotoco ln tâm niệm cạnh tranh cách cải tiến tính sản phẩm, ứng dụng tiến quy trình sản xuất sản phẩm Một điều nhận thưởng thức trà sữa Tocotoco việc họ sử dụng trà nguyên chất để làm nên nguyên liệu pha chế, khác với việc sử dụng bột trà đối thủ cạnh tranh khác phố Lê Đại Hành D Mơ tả vẽ quy trình nghiệp vụ diễn cửa hàng  Mô tả quy trình nghiệp vụ diễn cửa hàng Quy trình nhập hàng cửa hàng - Cuối tháng, quản lý sở chịu trách nhiệm kiểm kê lại số nguyên liệu tồn lại kho báo cho phận kế toán (phần kiểm kê tài sản) Sau bên kế tốn cơng ty cổ phần Taco nhận data từ quản lý báo lại cho quản lý số lượng hàng hoá mà cửa hàng (chi nhánh) nhập tháng sau Sau có data nhập hàng, đầu tháng sau quản lý sở xuống kho tổng Lạc Trung để nhập hàng Sau nhận đủ số hàng từ nơi sản xuất cơng ty quản lý kiểm kê so sánh với số lượng nhập xem có khớp với số lượng nhập không - Hầu nguyên liệu nhập từ xưởng sản xuất cơng ty, bên cạnh có số nguyên liệu nhập riêng từ bên Đài Loan 15 - - - - - Quy trình sản xuất  Đối với khách mua hàng trực tiếp Khách hàng nhìn menu order đồ uống cho thu ngân Thu ngân nhận thông tin từ khách hàng nhập vào hệ thống máy chủ IPOS tốn tiền cho khách IPOS nhận thơng tin cung cấp liệu lại cho thu ngân số lượng cốc, loại trà sữa thơng qua tem Thu ngân theo chuyển yêu cầu khách tới cho phận pha chế Pha chế thông báo nhận NVL chế biến từ bếp Bếp nhận thông tin từ pha chế check lại NVL xem hay hết Nếu hết bếp báo quản lý cửa hàng Quản lý đến kho xuất NVL mà bếp báo đồng thời ghi chép lại sổ xuất kho Sau nhận yêu cầu khách từ phía thu ngân nhận đủ ngun liệu có sẵn từ phía bếp, pha chế tiến hành pha chế đóng cốc chuyển đồ cho chạy bàn Chạy bàn nhận bill từ khách hàng trả đồ cho khách theo bill khách  Đối với khách đặt hàng qua mạng Khách hàng gọi điện qua số hotline công ty để đặt hàng trà sữa Công ty chuyển đơn hàng đến sở gần nơi người đặt hàng Thu ngân gọi điện check lại hoá đơn đặt hàng khách, in tem chuyển đến phận pha chế sau ship hàng đến cho khách địa khách đưa Tồn chương trình thơng báo online qua fanpage thức Tocotoco facebook Quy trình bán hàng Nhận thơng tin đặt hàng khách nhập vào hệ thống máy IPOS Nếu khách hàng thân thiết cửa hàng, khách hàng có thẻ thành viên, thu ngân lấy mã số thẻ check máy IPOS để lấy thông tin khách hàng chiết khấu ưu đãi theo quy định công ty Nếu khách mới, nhân viên thu ngân giới thiệu thẻ thành viên chương trình ưu đãi khách hàng thân thiết cửa hàng, tạo liệu data khách hàng hệ thống công ty Chọn hàng theo đơn đặt hàng Sau check lại đơn hàng với khách hàng Nhập mã KM, thẻ thành viên, thẻ ưu đãi khách hàng tiến hành tốn tiền Tiến hành pha chế đóng gói giao cho khách hàng Kiểm tra xem số cốc trà sữa đủ với số lượng đặt hàng khách hay chưa Giao hàng cho khách  Vẽ quy trình nghiệp vụ diễn hàng 16  Trong trình tìm hiểu quy trình cửa hàng, nhóm nhận thấy quy trình xuất số thông tin Silo sau: - Giữa phận thu ngân với pha chế: Thu ngân chưa nắm bắt nguyên vật liệu lại cửa hàng mà order đồ uống hết NVL cho khách làm nhiễu loạn hệ thống phần mềm bán hàng IPOS gây ảnh hưởng không tốt đến khách hàng đồng thời phía pha chế khơng thể tạo sản phaamra mà khách yêu cầu - Giữa phận thu ngân chạy bàn: Thu ngân chưa nắm rõ số lượng khách cửa hàng, số lượng bàn trống, dẫn đến khách đến mà lại khơng chỗ ngồi.Chạy bàn khơng nắm rõ số lượng cốc loại sản phẩm mà khách order để trả đồ dẫn đến có sai lệch q trình trả đồ cho khách  Nhóm đưa phương án khắc phục sau: - Thêm phương tiện liên lạc phận cửa hàng như: đàm 17 - Đặt số thứ tự bàn để thu ngân kiểm sốt lượng khách cửa hàng, tránh việc khách đến mà khơng có chỗ ngồi - Cửa hàng đặt hệ thống điện tử thông báo cho khách sản phẩm mà khách order xong, điều tiện cho việc không xảy nhầm lẫn trình trả đồ E Để quản lý toàn việc kinh doanh cửa hàng HTTT theo anh/chị chức cần thiết mà HTTT hỗ trợ gì?  Quản lý nhân viên bán hàng - Việc có nhiều cửa hàng song song với việc khó quản lý, lý xa cách địa lý cửa hàng khơng phải lúc có mặt tất cửa hàng để quản lý nhân viên bán hàng nên công ty sử dụng phần mềm bán hàng IPOS quản lý cửa hàng dễ dàng quản lý hiệu bán hàng nhân viên, giám sát hoạt động liên quan đến bán hàng nhân viên mà không cần tốn thời gian cho việc quan sát Với tác nghiệp nhân viên, số liệu thay đổi phần mềm giúp quản lý dễ dàng biết nhân viên làm gì, kiểm sốt hóa đơn nhân viên tạo ra, qua nâng cao ý thức trách nhiệm nhân viên bán hàng Bên cạnh đó, cửa hàng lắp thêm số Camera để tiện việc quan sát từ xa, việc sử dụng Camera hỗ trợ quản lý việc quan sát thái độ nhân viên, công suất làm việc, biết việc nhân viên có chăm hay khơng, hay nhìn qua việc vệ sinh cửa hàng, v.v - -  Quản lý nguyên vật liệu Luân chuyển nguyên vật liệu địa điểm kiểm tra nguyên vật liệu địa điểm khâu tốn nhiều thời gian Nếu khơng kiểm sốt kịp thời gây ảnh hưởng đến khách hàng chất lượng phục vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số.Quản lý cửa hàng thơng qua HTTT kiểm soát số lượng nguyên vật liệu trà, cà phê, rau củ quả, v.v kho xác giảm lượng nguyên vật liệu dư thừa, kịp thời nhập nguyên vật liệu cần thiết từ sở Từ việc luân chuyển nguyên vật liệu cửa hàng diễn nhanh khơng quy trình rắc rối,phức tạp  Quản lý thu chi Phần mềm giúp đo lường nguyên vật liệu trà sữa, cà phê,… xác giảm lượng sản phẩm dư thừa phải bỏ đáng kể Tất mặt hàng định lượng chi tiết giúp tính tốn khối lượng cần thiết ngày Nếu có phát sinh vượt hạn mức tồn kho có thông báo nhắc nhở để tiến hành đặt thêm cần thiết Tính giúp giảm hao phí khơng đáng có tiết kiệm khoản lớn danh sách chi phí bỏ Sau ca, thơng qua việc xử lý hố đơn thu ngân cho khách hàng, thơng tin hố đơn tự động 18 cập nhật lên hệ thống phần mềm IPOS để hỗ trợ cho việc quản lý doanh thu cửa hàng  Quản lý khách hàng - - - Với việc sử dụng phần mềm IPOS tất khách hàng đến quán, thông tin cá nhân lịch sử giao dịch họ lưu lại hệ thống Dựa vào đó, người quản lý quy định mức điểm để phân cấp bậc hội viên xác Mỗi loại hội viên nhận ưu đãi riêng nhằm thúc đẩy khách hàng thường xuyên ăn uống để hưởng khuyến hấp dẫn Những sở liệu không đơn giản để nắm hành vi hay thói quen người ăn uống mà trích xuất trường thông tin quan trọng số điện thoại hay email để người quản lý chạy chương trình SMS Email marketing hiệu Nếu muốn gửi chương trình khuyến mua tặng dành riêng cho khách hàng có tổng hóa đơn mua hàng 500.000 ăn uống qn lần, người quản lý khơng cần phải lọc thủ công hay gửi tin nhắn, email hàng loạt tới tất người Bởi rõ ràng giải pháp tốn nhiều thời gian, chi phí lớn lại chưa thực nhắm đối tượng mục tiêu Trong kinh doanh, người quan tâm đến việc quản lý liệu khách hàng, người quan tâm đến chương trình chăm sóc tri ân khách hàng – phần thói quen cố hữu từ xưa, phần khác công ty thu thập quản lý liệu khách hàng cho hợp lý dễ dàng – đặc biệt quản lý số lượng khách hàng lớn chuỗi cửa hàng Hầu hết công ty đặt tiêu chí cho rằng: “khách hàng thượng đế” Song thượng đế vào cửa hàng nào, họ hành xử lựa chọn hàng hóa, yếu tố định họ lựa chọn cửa hàng cửa hàng bên cạnh quản lý cửa hàng chủ cửa hàng không nắm rõ phán đoán cá nhân Họ tới cửa hàng chúng ta, họ có hài lòng với nhân viên cửa hàng khơng, họ có hài lòng giá khơng, họ có hài lòng sản phẩm không? Khi khách hàng mang sản phẩm sử dụng, họ có hài lòng với sản phẩm khơng Nếu họ khơng hài lòng có cách để biết khơng? Chính khâu chăm sóc khách hàng sau bán hàng quan trọng Dựa số liệu phần mềm IPOS nhà quản lý dễ dàng kiểm sốt doanh số khách hàng, thơng tin, tình trạng khách hàng Trên thực tế phát triển thành mơ hình chuỗi, lựa chọn công cụ quản lý phù hợp định đến thành công chuỗi cửa hàng trà sữa  Quản lý hoá đơn Xảy thất thoát doanh thu thuộc việc kiểm soát chưa chặt chẽ tình hình kinh doanh Người quản lý khơng thể có mặt lúc cửa hàng nên nhân viên dễ dàng bỏ hóa đơn để lấy tiền tư lợi cá nhân có camera theo dõi Để tránh tình trạng này, IPOS đưa phần mềm quản lý từ xa nhằm theo dõi toàn hoạt động họ Chỉ cần thực đăng nhập vào phần mềm kiểm tra danh sách hóa đơn ngày, quản lý biết hóa đơn bị can thiệp 19 - người gian lận Việc giúp công ty tránh thất doanh thu, chi phí khách hàng Tự động tính giá trị đơn hàng sau trừ khoản giảm giá khuyến - Cho phép giảm giá theo mặt hàng giảm theo hoá đơn Lập đơn đặt hàng từ khách hàng, tự động tính tốn đơn hàng, tính tốn tiền chiết khấu, giảm giá đưa tổng giá trị đơn hàng - Chỉnh sửa thêm bớt sản phẩm đơn đặt hàng (tăng số lượng sản phẩm cách nhấp vào dấu +, giảm số lượng sản phẩm nhấp vào dấu -, xóa sản phẩm khỏi đơn hàng) - Quản lí chương trình khuyến mại - Xem trước đơn đặt hàng trước in lưu vào danh sách đơn hàng  Quản lí danh mục sản phẩm - Cung cấp danh mục loại sản phẩm - Thống kê số lượng “Còn hàng” hay “Hết hàng”, sản phẩm bán chạy khuyến mại - Sắp xếp sản phẩm theo hãng, loại sản phẩm, giá cả, hàng bán chạy, hàng có khuyến - Cung cấp thơng tin chi tiết hình ảnh sản phẩm - Chọn sản phẩm từ danh sách hàng hóa, sử dụng cơng cụ để tìm kiếm nhanh sản phẩm  Nhóm đưa ý kiến thêm chức để hỗ trợ cho nghiệp vụ kể Thanh toán qua thẻ ngân hàng, visa Thêm số thứ tự bàn hóa đơn để thuận tiện cho việc giao sản phẩm tới tay khách hàng trực tiếp cửa hàng Tích hợp điện tử, tay bấm từ để báo cho khách hàng mua đồ lấy sản phẩm sản phẩm hoàn thành đặt tài quầy tránh việc khách đông mà nhân viên chạy bàn không bao quát hết lượng khách dẫn đến sai sót việc trả đồ cho khách 20 IV Quá trình sử dụng phần mềm cộng tác Phần mềm nhóm sử dụng tập Planner a Giới thiệu: Microsoft Planner hay Planner phần mềm quản lý hoạt động nhóm Microsoft Ứng dụng giúp người dùng quản lý tất công việc nhóm cách nhanh chóng dễ dàng sử dụng b Tiện ích Planner mang lại: - Quản lý nhiều dự án lúc: - Cung cấp biểu đồ mức khối lượng công việc cập nhập tiến độ cá nhân 21 - Phân chia cơng việc cụ thể lưu tài tiệu planner - Có thời gian biểu để nhắc nhở công việc cần thực c Sử dụng hệ cộng tác làm việc: B1: Tạo lập tài khoản - Các thành viên sử dụng tài khoản: msv@bav.edu.vn mà nhà trường cung cấp để đăng nhập vào Planner - Tạo dự án - Thêm thành viên nhóm vào dự án B2: Làm tập thơng qua Planner: 22 - Phân công nhiệm vụ Planner: - Nhóm trưởng kiểm tra tiến độ hồn thành cơng việc, thông qua lịch biểu: 23 - Tải tài liệu lên Planner: - Các thành viên khác lên kiểm tra nêu ý kiến B3: Kiểm tra hiệu quả thành viên: V Thơng tin silo q trình sử dụng phần mềm cộng tác a Khái niệm: 24 - Thông tin Silo xảy liệu hệ thống thông tin độc lập với Được tạo theo thời gian ứng dụng hỗ trợ nhóm cá nhân thực thi Khi tổ chức phát triển Silo tạo liệu trở thành vấn đề nghiêm - trọng Thông tin Silo gây hậu đơn vị tổ chức tham chiếu đến liệu b Silo trình sử dụng Planner - Phần mềm khơng hỗ trợ chat nhóm nên khơng có liên lạc thống với - Khơng có thông tin cụ thể tài liệu chỉnh sửa khiến nhóm trưởng khơng nắm bắt thơng tin xem hoàn thành Vd: Hải đăng hồn thành câu a, Hà thấy khơng hợp lý nên chỉnh sửa sau đăng lên Nhóm trưởng khơng biết nên lấy cũ Hải để tổng hợp thành hoàn chỉnh c Khắc phục silo: - Sử dụng skype để liên lạc thống thành viên Skype: Giới thiệu Skyper tọa nhà sáng lập Nikalas Zennstron Janus Friis vào năm 2003, phần mềm công nghệ giúp kết nối người dùng giới - Tiện ích mang lại cho nhóm Khắc phục nhược điểm khơng có chat nhóm Planner Group call để thành viên bàn bạc - Sử dụng hệ cộng tác B1: Tạo lập tài khoản số điện thoại B2: Nhóm trưởng tạo nhóm chat add thành viên vào nhóm 25 B3: Trao đổi thơng tin thành viên 26 VI Tổng kết: Sử dụng hệ cộng tác không triệt để giảm thiểu đáng kể tượng thông tin Silo xảy Sử dụng hệ cộng tác chuyên nghiệp giúp cho tiến độ làm việc chất lượng trình làm việc nhóm trở nên hiệu 27 ... viên quản lý, quản lý chia nhân viên cho ca làm việc để dễ hoạt động Cơ sở hạ tầng doanh nghiệp (Firm infrastructure): Hệ thống quản lý đồng từ xuống, tất thông qua quản lý để tránh xảy Silo thông. .. nào? 10 11 12 13 Bên có phận: quản lý, thu ngân, pha chế, bếp, chạy bàn Thu ngân chịu trách nhiệm order cho khách Quản lý quản lý cửa hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho Các ca làm việc cửa hàng... 15h-23h Bộ phận quản lý có thường xuyên Quản lý thường xuất cửa hàng cửa hàng không? vào ca, bên chi nhánh quản lý thường xuất ca tối, ca sáng thu ngân check camera để giám sát Thế quản lý không cửa