Hoàn thiện kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thư­ơng mại.DOC

Hoàn thiện kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thư­ơng mại

I Một số vấn đề chung về bán hàng 1.Khái niệm về bán hàng.

Bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hoá , dịch vụ , nó là khâu cuối cùng trong quá trình lu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp th-ơng mại Trong quá trình đó, doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền, hàng hoá, dịch vụ tơng đơng với giá bán theo quy định hoặc theo thoả thuận.

Trong các doanh nghiệp thơng mại, bán hàng chủ yếu là bán hàng hoá, dịch vụ cho bên ngoài Quá trình bán hàng ở doanh nghiệp thơng mại là qúa trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành một phần kết quả kinh doanh ( kết quả bán hàng) Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã đợc giao cho ngời mua và bên mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.

Xét từ góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình chuyển giao hàng hoá của doanh nghiệp bán cho các doanh nghiệp mua và nhận đợc tiền thanh toán của họ Nh vậy có thể tạm chia quá trình bán hàng thành 2 giai đoạn: Thứ nhất là doanh nghiệp bán xuất giao sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cho ngời mua, thứ hai là khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.

Qua phân tích trên chúng ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng đó là:

- Về mặt hành vi: Quá trình bán hàng diễn ra sự trao đổi, thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán trong đó ngời bán đồng ý bán và ngời mua chấp nhận mua, ngòi bán xuất giao hàng cho ngời mua và ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.

- Về mặt bản chất kinh tế : Quá trình bán hàng là quá trình diễn ra

sự thay đổi quyền sở hữu hàng hoá Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá đã chuyển sang ngời mua.

Nền kinh tế thị trờng buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến khách hàng, nhu cầu của họ Mỗi doanh nghiệp phải tự mình tìm lấy thị tr-ờng, tự tìm lấy đờng lối, phơng pháp, chiến lợc, chiến thuật riêng của bản thân mình để nhằm mục đích bán đợc nhiều hàng hoá, thực hiện phơng châm bán những gì mà thị trờng cần chứ không phải bán những gì mà mình có Vì thế để đứng vững trên thị trờng các doanh nghiệp thơng mại phải luôn luôn xác định kinh doanh cái gì ? kinh doanh nh thế nào? bán cho ai và thông qua cách thức bán hàng nào để thoả mãn nhu cầu ngời tiêu dùng?

Vì vậy doanh nghiệp thơng mại bán hàng là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức, kinh tế và kế hoạch nhằm thực hiện việc nghiên cứu và nắm vững nhu cầu thị trờng, tổ chức tiếp nhận sản phẩm, chuẩn bị hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng với chi phí kinh doanh nhỏ nhất, đem lại lợi nhuận tối u.

2 Vai trò của quá trình bán hàng

Trong các doanh nghiệp thơng mại, bán hàng là giai đoạn cuối của quá trình kinh doanh, là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Thực hiện tốt quá trình bán hàng thực sự có ý nghĩa đối với việc phấn đấu tăng lợi nhuận, nó có tác dụng nhiều mặt đối với lĩnh vực sản xuất vật chất và lĩnh vực tiêu dùng của toàn xã hội.

_ Trớc hết, quá trình bán hàng cung cấp hàng hoá cần thiết đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội một cách đầy đủ kịp thời cả về số lợng và chất lợng.

_ Dự kiến sự biến động của môi trờng kinh doanh, định hớng sản xuất , khuyến khích tiêu dùng nhằm đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng khu vực cũng nh toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

_ Thông qua bán hàng doanh nghiệp thơng mại có thể tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí, xác định đợc mục tiêu cần phấn đấu thực hiện, qua đó thấy đợc u thế và khả năng cạnh tranh trên thị trờng

Xuất phát từ vai trò bán hàng, kế toán bán hàng cũng là phần hành kế toán đợc đặc biệt quan tâm, giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp Do đó nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò của công tác bán hàng là rất cần thiết cho mỗi cán bộ kế toán cũng nh trong sự phát triển và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

3 Các phơng thức bán hàng

Căn cứ vào phạm vi bán hàng ngời ta phân chia thành bán hàng trong nớc và bán hàng xuất khẩu.

Bán hàng xuất khẩu: Là việc các đơn vị kinh doanh nớc ta bán hàng

cho nớc ngoài theo các hợp đồng đã ký hoặc theo các hiệp định, nghị định th của nhà nớc.

Bán hàng trong nớc: Là việc bán hàng cho các đơn vị hoặc cá nhân

trong nớc.

2

Việc phân chia nh trên cho thấy đợc tỉ trọng giữa bán hàng xuất khẩu va bán hàng trong nớc của 1 đơn vị kinh tế, 1 ngành, 1 vùng.

Bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại có thể đợc phân làm 2 khâu: Bán buôn và bán lẻ Do đó các phơng thức bán hàng cũng đợc chia thành các phơng thức bán buôn và các phơng thức bán lẻ.

3.1 Các phơng thức bán buôn.

Đây là phơng thức bán hàng mà hàng hoá đợc bán cho các đơn vị sản xuất, thơng mại để tiếp tục quá trình sản xuất hoặc luân chuyển bán Đặc trng của các phơng thức bán buôn là kết thúc quá trình bán hàng, hàng hoá cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng mà vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông, lúc này giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện Khối lợng hàng hoá đợc giao dịch mỗi lần thờng lớn, bán hàng theo từng lô hàng, việc thanh toán tiền hàng chủ yếu thông qua ngân hàng Bán buôn thờng đợc thực hiện qua 2 phơng thức sau:

a Bán buôn qua kho

Là phơng thức bán buôn mà hàng hoá đợc xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp để tham gia vào quá trình bán hàng và có thể tiến hành dới 2 hình thức:

Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

Theo hình thức này bên mua cử ngời đại diện mang giấy uỷ nhiệm đến kho của bên bán trực tiếp nhận hàng và áp tải hàng về Bên bán xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua

Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận nợ hàng hoá đợc coi là tiêu thụ Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ Tài Chính ban hành.

Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng

Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng đơn vị bán buôn xuất kho hàng hoá bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua ở một địa điểm đã thoả thuận Chi phí vận chuyển do bên mua hay bên bán chịu tuỳ theo các điều kiện đã đợc quy định trong hợp đồng

Hàng hoá sau khi chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán và chỉ khi nhận đợc tiền hàng hay bên mua chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới đợc coi là tiêu thụ

b Bán buôn vận chuyển thẳng

Là phơng thức bán hàng mà doanh nghiệp sau khi nhận hàng của bên cung cấp sẽ chuyển bán thẳng cho bên mua không phải qua nhập kho Đây là phơng thức bán hàng tiết kiệm nhất vì nó giảm đợc chi phí bảo quản hàng hoá, chi phí kho bãi, chi phí vận chuyển bốc dỡ và làm tăng nhanh tốc độ lu chuyển của hàng hoá Tuy nhiên phơng thức này chỉ đợc thực hiện trong điều kiện cung ứng hàng hoá có kế hoạch, khối lợng hàng

hoá lớn, không cần có sự chọn lọc, bao gói Bán buôn vận chuyển thẳng có thể đợc thực hiện dới 2 hình thức:

Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán:

Theo phơng thức này tại doanh nghiệp sẽ đồng thời phát sinh cả 2 nghiệp vụ mua và bán Bán buôn vận chuyển thẳng có thể chia ra thành:

+ Bán giao tay ba: doanh nghiệp sau khi nhận hàng hoá của nhà cung cấp sau đó giao bán luôn cho khách hàng của mình Sau khi giao nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ Chứng từ trong trờng hợp này là Hoá đơn bán hàng giao thẳng và hoá đơn GTGT.

+ Gửi bán thẳng: hàng hoá sau khi đợc mua từ nhà cung cấp sẽ không chuyển về nhập kho mà doanh nghiệp gửi đi bán thẳng Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi nhận đợc giấy báo chấp nhận thanh toán hoặc nhận đợc tiền hàng

Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán

Trong trờng hợp này doanh nghiệp sẽ đứng ra làm trung gian cho bên cung cấp và bên mua Doanh nghiệp sẽ uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp hàng theo hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký với bên cung cấp Về phía doanh nghiệp không phát sinh các nghiệp vụ mua và bán Căn cứ vào thoả thuận đợc ghi trong hợp đồng ký kết giữa các bên mà doanh nghiệp sẽ đợc hởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả.

- Khối lợng hàng hoá mỗi lần bán ra là nhỏ, do đó có thể không cần lập chứng từ cho từng lần bán, chỉ cuối ngày hoặc cuối ca bán hàng nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng.

Trong phơng thức này có các hình thức

a.Bán hàng thu tiền trực tiếp

Theo hình thức này nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng Nhân viên bán hàng trực tiếo thu tiền của ngời mua và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng Sau đó kiểm kê hàng hoá tồn quầy để tính số lợng hàng đã bán ra của từng loại mặt hàng trong ca, ngày để từ đó đối chiếu với doanh số bán ra theo báo cáo bán hàng với số tiền thực nộp để xác định thừa thiếu tiền

4

bán hàng Hoạt động đó không phải là căn cứ để thu tiền mà để tổng hợp lập báo cáo.

Lợng hàng Lợng hàng Lợng hàng Lợng hàngbán ra trong = tồn đầu + trong ca , _ còn lại cuốica, ngày ca, ngày ngày ca, ngày

b.Bán hàng thu tiền tập trung

Theo hình thức này hai nhiệm vụ bán hàng và thu tiền hàng đợc tách rời nhau Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn và tích kê thu tiền giao cho khách hàng để khách đến nhận hàng tại quầy do nhân viên bán hàng giao Hết ca hoặc định kỳ nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng (đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp) hoặc bảng kê bán lẻ ( đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) Ưu điểm của phơng pháp này là khắc phục đợc những lầm lẫn, mất mát và các hiện tợng tiêu cực nhng có nhợc điểm lớn là thủ tục phức tạp gây phiền hà cho khách.

Trong bán lẻ các doanh nghiệp thơng mại còn sử dụng một số ơng pháp bán hàng khác nh: Bán hàng bằng máy, bán hàng tự phục vụ( siêu thị), bán theo hình thức đặt hàng

ph-Ngoài ra còn một số hình thức bán hàng khác đang đợc sử dụng :

+ Bán hàng trả góp: bán hàng trả góp cũng là một hình thức bán hàng trả chậm, đợc áp dụng bán đối với những mặt hàng có giá trị lớn, có giá trị lâu bền và thời gian sử dụng lâu Theo cách này sau khi giao hàng cho ngời mua thì hàng đó đợc coi là tiêu thụ ngay và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hoá đó Doanh nghiệp lập hoá đơn bán hàng và hoá đơn thanh toán để căn cứ giao hàng và nhận tiền lần đầu, phần còn lại doanh nghiệp chấp nhận trả dần ở kỳ tiếp theo nhng phải chịu một mức lãi suất nhất định Thờng số tiền trả ở các kỳ bằng nhau trong đó bao gồm 1 phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trả chậm Phơng thức này giúp doanh nghiệp khai thác triệt để thị trờng tiềm năng.

+ Bán hàng thông qua các đại lý: Tiêu thụ hàng hoá qua đại lý có lợi ích to lớn Ngoài những lợi ích nh trung gian tiêu thụ hàng hoá, khi sử dụng đại lý doanh nghiệp duy trì đợc sự kiểm soát chặt chẽ đối với giá bán, tiêu thụ hàng nhanh chóng từ đó quay vòng đợc vốn nhanh Tuy nhiên việc sử dụng đại lý cũng có một số hạn chế nh ngời uỷ thác mất sự liên hệ với thị trờng nên phần nào họ kém nhạy bén với thị trờng, bên cạnh đó còn chậm thu hồi vốn và lợi nhuận bị chia sẻ.

Trên đây là các phơng thức bán hàng thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp thơng mại Tuy nhiên việc doanh nghiệp áp dụng phơng pháp bán hàng nào còn phải phụ thuộc vào đặc điểm, qui mô loại hình kinh doanh của doanh nghiệp Chọn đúng phơng thức bán hàng sẽ góp

phần thu hút đợc khách hàng, đẩy nhanh quá trình bán hàng, nâng cao doanh số bán, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

4.Phạm vi thời điểm xác định hàng bán

4.1 Phạm vi xác định hàng bán

Điều kiện hàng bán đợc hạch toán vào doanh thu nh sau:

-Hàng hoá phải thông qua mua, bán và thanh toán bằng tiền theo một ơng thức thanh toán nhất định.

ph Doanh nghiệp thơng mại mất quyền sở hữu về hàng hoá, đã thu đợc tiền hoặc đợc ngời mua chấp nhận nợ.

-Hàng hoá bán ra thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất , chế biến.

Một số trờng hợp ngoại lệ đợc coi là hàng bán nh:

-Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn gọi là hàng hoá đối lu.

-Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập, chia cho các bên tham gia liên doanh, thanh toán các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá cho bên mua.

-Hàng hoá xuất làm quà biếu tặng.

-Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

-Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán theo hợp đồng bên mua chịu.

Hàng hoá không đợc coi là hàng bán:

+Hàng mẫu của các cơ sở sản xuất đem gửi bán.+Hàng xuất gia công, đem đi góp vốn liên doanh

4.2 Thời điểm bán hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ

Trong doanh nghiệp thơng mại, thời điểm ghi chép vào sổ sách kế toán về bán hàng là thời điểm hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ Thời điểm đó, quy định theo từng phơng thức, hình thức bán hàng nh sau:

-Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, thời điểm hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng , đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ.

-Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng, thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu đợc tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng chấp nhận thanh toán.

-Phơng thức bán lẻ hàng hoá , thời điểm ghi nhận hàng bán là khi nhận ợc báo cáo của nhân viên bán hàng.

-Phơng thức ký gửi, gửi đại lý, thời điểm ghi nhận hàng bán là khi nhận ợc tiền của bên nhận đại lý hoặc chấp nhận thanh toán.

đ-6

Tuỳ theo từng phơng thức bán hàng mà thời điểm ghi chép bán hàng khác nhau nhng đều tuân theo nguyên tắc thời điểm ghi chép bán hàng là thời điểm chuyển quyền sở hữu , xác định doanh thu.

Từ thời điểm xác định hàng bán, kế toán sẽ ghi doanh thu bán hàng, xác định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp.

-Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu thực tế sẽ thu về bán hàng hoá, sản phẩm , cung cấp lao vụ, dịch vụ (kể cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán nếu có)mà doanh nghiệp đã bán cung cấp cho khách hàng.Tuỳ thuộc vào cách tính thuế hàng hoá mà chỉ tiêu doanh thu bán hàng có sự khác biệt.

+Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì chỉ tiêu doanh thu là toàn bộ số tiền thu thực tế sẽ thu về bán hàng hoá, sản phẩm , cung cấp lao vụ, dịch vụ.

+Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp cũng nh các đối tợng không chịu thuế GTGT( đối tợng chịu thuế xuất khẩu , thuế tiêu thụ đặc biệt) thì chỉ tiêu doanh thu bao gồm cả thuế nộp về hàng tiêu thụ( tổng giá thanh toán)

-Tổng số doanh thu bán hàng sau khi trừ các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu đợc gọi là doanh thu thuần.-Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá vốn hàng bán của hàng hoá mua vào là giá mua thực tế cha có thuế GTGT đầu vào và chi phí phát sinh trong khâu mua.

-Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp và các đối tợng không thuộc đôí tợng nộp thuế GTGT thì giá vốn hàng bán của hàng hoá , dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) và chi phí phát sinh trong khâu mua.

Lợi nhuận gộp bằng doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán.

5.Giá bán của hàng bán

Gýa bán hàng hoá đóng vai trò quan trọng trọng quá trình tiêu thụ hàng hoá, giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị tr-ờng Việc xác định giá cả hàng hoá phải thoả mãn đợc các yêu cầu bù đắp đợc các khoản chi phí và đem lại cho doanh nghiệp một khoản lợi nhuận, nhng đồng thời nó cũng phải đợc ngời mua chấp nhận có nghĩa là giá bán hàng hoá chính là giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán, đợc ghi trên hoá đơn và trong các hợp đồng mua bán.

Giá bán của hàng hoá đợc xác định bằng gía mua cộng với một phần bù đắp chi phí và hình thành khoản lãi nhất định, phần đó đợc gọi là “Thặng số thơng mại”.

Trong đó:

Để đa ra đợc giá bán hàng hoá hợp lý doanh nghiệp phải xác định gía vốn hàng bán để làm căn cứ tính giá bán của hàng hoá đồng thời ghi sổ cuối kỳ xác định hiệu quả của hoạt động kinh doanh Việc xác định đợc giá vốn hàng bán, tuỳ thuộc vào yêu cầu của công tác quản lý, cách đánh giá hàng hoá phản ánh trong tài khoản và sổ sách kế toán mà các doanh nghiệp vận dụng các phơng pháp tính cho phù họp.

Phơng pháp tính giá thực tế của hàng hoá xuất kho

Hàng hoá nhập, xuất, tồn kho theo quy định đợc tính theo giá trị giá thực tế Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào đợc tính theo từng nguồn nhập bao gồm trị giá mua của hàng và chi phí mua Trị giá vật t hàng hoá phản ánh trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho phải đánh gía theo nguyên tắc giá thực tế đợc quy định cụ thể cho từng loại vật t hàng hoá theo từng nguồn nhập và thời điểm tính giá Kế toán có nhiệm vụ xác định trị giá thực tế của vật t hàng hoá xuất kho Việc tính giá thực tế hàng xuất có thể áp dụng các phơng pháp:

a Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền

* Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ

Theo phơng pháp này hàng hoá xuất kho cha đợc ghi sổ, cuối tháng căn cứ vào số đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính đợc đơn giá bình quân của hàng hoá Từ đó tính đợc giá thực tế của hàng hoá xuất kho.

Đơn Trị giá hàng hoá Trị giá hàng hoá giá tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ bình =

quân Số lợng hàng hoá Số lợng hàng hoátồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ

Với phơng pháp này giá hàng hoá xuất kho tiêu thụ đợc tính tơng đối hợp lý, nhng không linh hoạt vì phải đợi đến cuối tháng mới tính đợc giá bình quân.

* Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập( bình quân liên hoàn)

Theo phơng pháp này đơn giá bình quân đợc xác định trên cơ sở giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và đơn giá thực tế hàng hoá của từng lần nhập trong kỳ Ưu điểm của phơng pháp này là giá bình quân có thể đợc xác định ngay sau mỗi lần nhập.

b Phơng pháp giá thực tế nhập trớc xuất trớc( FIFO)

Phơng pháp này đòi hỏi xác định giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Hàng hoá nhập trớc thì xuất trớc theo đúng đơn giá từng lần nhập tơng ứng, xuất hết hàng thì mới xuất hàng của kỳ tiếp theo.

Trị giá thực Số lợng Đơn giá bình quân1 tế hàng hoá = hàng hoá x đơn vị hàng hoá xuất kho xuất kho kỳ trớc

Đơn giá bình quân Giá trị hàng hoá cuối kỳ trớc1 đơn vị hàng hoá =

cuối kỳ trớc Số lợng hàng hoá cuối kỳ trớc

Công thức tính nh sau:

Đây là một phơng pháp tính giá hợp lý vì với mỗi doanh nghiệp hàng hoá mua trớc cần phải xuất bán trớc, hàng mua sau bán sau sẽ tránh đợc lỗi thời hay, kém phẩm chất, hỏng hóc trong thời gian bảo quản tại kho Việc áp dụng phơng pháp này khi giá cả hàng hoá đang tăng sẽ làm giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ tăng cao hơn so vơí phơng pháp tính giá bình quân nên làm cho trị giá vốn của hàng bán sẽ nhỏ hơn so với phơng pháp bình quân Phơng pháp nhập trớc xuất trớc phản ánh chính xác giá trị của hàng tồn kho thực tế vì gía trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ đợc căn cứ vào thời giá lúc lập báo cáo kế toán Phơng pháp này có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào mặc dù trên thực tế sự vận động của hàng hoá không theo trật tự nhập trớc xuất trớc.

c Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO).

Với giả thiết hàng hoá xuất bán đợc coi là hàng hoá mua vào sau cùng và hàng tồn kho đợc coi là đã mua từ lâu có nghĩa là hàng mua sau sẽ đợc bán trớc tiên Tuy nhiên trên thực tế doanh nghiệp thờng sẽ bán lô hàng nhập trớc và sử dụng giá của lô hàng nhập sau.

Công thức tính nh sau:

d Phơng pháp tính giá thực tế đích danh.

Theo phơng pháp này hàng hoá xuất khô thuộc lô hàng nào thì sẽ đợc tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng nào thì sẽ đợc tính theo giá thực tế của lô hàng đó, chính vì vậy nó phản ánh rất chính xác giá của từng lô hàng xuất bán nhng công việc ghi chép sổ sách phức tạp và đòi hỏi ngời quản lý phải nắm đợc chi tiết từng lô hàng.Phơng pháp này thờng đợc áp dụng cho các loại hàng hoá có giá trị cao đợc bảo quản riêng theo từng lô hàng của mỗi lần nhập.

6 Phơng pháp phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra

Giá hàng hoá Giá hàng hoá Số lợng hàng hoá Thực tế xuất = nhập kho theo x xuất kho trong kỳ Kho trong kỳ từng lần nhập theo từng lần nhập

Giá hàng hoá Giá mua thực tế đơn Số lợng hàng xuất thực tế xuất = vị hàng hoá nhập kho x kho trong kỳ theo kho trong kỳ theo từng lần nhập sau từng lần nhập

Khi mua hàng phát sinh các khoản chi phí thu mua, chi phí này liên quan đến cả hàng đã tiêu thụ và hàng còn lại nên để xác định chính xác kết quả kinh doanh cần phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo tiêu thức phù hợp( phân bổ theo doanh thu, theo trị giá mua của hàng bán, theo số lợng , trọng lợng )

Công thức phân bổ chi phí thu mua:

Chi phí thu Chi phí mua phân bổ thu muaChi phí thu cho hàng tồn + phát sinh

mua phân kho trong kỳ trong kỳ Trị giá

hoá bán ra Trị giá Trị giá xuất bántrong kỳ hàng hoá hàng hoá trong kỳ

tồn kho nhập kho trong kỳ trong kỳ

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho đợc tính theo công thức:

Chi phí thu Chi phí thu Chi phí thu Chi phímua phân = mua phân bổ + mua phân bổ - thu muabổ cho hàng cho hàng tồn cho hàng bán phát sinhtồn kho kho đầu kỳ ra trong kỳ trong kỳ

7 Các phơng thức thanh toán

a Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

Là hình thức thanh toán trực tiếp với ngời mua Khi nhận đợc hàng hoá thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ trả trực tiếp cho ngời bán Thanh toán trực tiếp giữa ngời bán và ngời mua có thể tiến hành bằng đồng ngân hàng Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý.

b Thanh toán không dùng tiền mặt

Là hình thức thanh toán đợc thực hiện bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp hoặc thanh toán bù trừ giữa các doanh nghiệp thông qua cơ quan trung gian là ngân hàng.

Có nhiều hình thức thanh toán không dùng tiền mặ, vận dụng hình thức nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và mức độ tín nhiệm lẫn nhau của các doanh nghiệp Thanh toán không dùng tiền mặt gồm:

* Thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn của ngân hàng, theo yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho ngời đợc hởng có tên trong tờ séc Séc chỉ đợc

phát hành khi có số d Séc thanh toán gồm séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc và sổ séc định mức.

Séc chuyển khoản là séc đợc dùng để thanh toán về mua bán hàng hoặc dịch vụ cung ứng giữa các đơn vị trong cùng địa phơng ngân hàng Séc này chỉ có tác dụng để thanh toán chuyển khoản, không có giá trị lĩnh tiền mặt Séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.

Séc bảo chi là séc chuyển khoản đợc ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả số tiền ghi trên tờ séc đó khi phát hành séc Đơn vị phát hành đem đến ngân hàng để đóng dấu bảo chi sau đó chuyển cho đơn vị thụ hởng

Nếu nh séc chuyển khoản đợc áp dụng giữa hai đơn vị mua bán hoàn toàn tín nhiệm lẫn nhau thì ngợc lại séc bảo chi đợc sử dụng rộng rãi trong tr-ờng hợp đơn vị mua bán không tín nhiệm lẫn nhau.

Séc và sổ séc định mức : vì nhợc điểm của séc bảo chi là không chủ động đối với ngời mua và mất thời gian đối với đơn vị bán nên có một hình thức thanh toán khác khắc phục đợc những nhợc điểm này đó là séc và sổ séc định mức- là loại séc chuyển khoản đợc ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả tổng số tiền ghi trong cả quyển séc Khi phát hành séc đơn vị chỉ đợc phát hành trong phạm vi hạn mức mà ngân hàng đảm bảo chi Mỗi lần phát hành séc bảo chi phải ghi số hạn mức còn lại cha chi vào tờ sau của séc, đơn vị bán hàng phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc.

* Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

Theo hình thức thanh toán này, đơn vị bán sau khi xuất chuyển hàng hoá cho đơn vị mua thì lập uỷ nhiệm thu gửi tới ngân hàng nhờ thu hộ số tiền bán hàng Ngân hàng bên mua khi nhận đợc chứng từ( uỷ nhiêm thu) và sự đồng ý của bên mua sẽ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua trả cho bên bán thông qua ngân hàng phục vụ bên bán Hình thức này áp dụng trong các đơn vị có tín nhiệm lẫn nhau và thờng xuyên giao dịch với nhau * Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi

Là hình thức thanh toán mà sau khi hàng hoá đợc chuyển giao hoặc dịch vụ đã cung ứng giữa hai bên mua và bán, ngời mua lập uỷ nhiệm chi yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền nhất định trả cho bên thụ hởng.

* thanh toán bù trừ

Trong hình thức thanh toán bù trừ đơn vị vừa là ngời mua đồng thời vừa là ngời bán Nội dung của phơng thức là định kỳ theo kế hoạch các bên chủ động cung ứng hàng hoá dịch vụ cho nhau, cuối kỳ báo cho ngân hàng biết , ngân hàng sẽ tổ chức bù trừ giữa các bên Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ nhận đợc ( hoặc phải chi trả) số chênh lệch sau khi đã bù trừ.

*Thanh toán bằng th tín dụng và tài khoản đặc biệt.

Th tín dụng là lệnh của ngân hàng phục vụ bên mua đối với ngân hàng bên bán yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị bán về số

12

hàng hoá đã chuyển giao của đơn vị bán cho đơn vị mua theo hợp đồng Hình thức này áp dụng đối với các đơn vị không tín nhiệm lẫn nhau và không cùng địa phơng ngân hàng.

Tài khoản đặc biệt Là hình thức mà đơn vị mua đợc phép của ngân hàng phục vụ đơn vị mình chuyển tiền đến ngân hàng địa phơng khác mở tài khoản riêng của đơn vị để thanh toán tiền hàng cho đơn vị bán.

Thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm sự an toàn trong vốn bằng tiền mặt của đơn vị, chống tham ô, lãng phí, chống lạm phát, ổn định giá cả góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển

c Thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng

Nếu nh thanh toán trực tiếp và thanh toán qua ngân hàng ngời bán chỉ nhận đợc tiền khi chuyển hàng hoá cho đơn vị mua thì ngợc lại thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trớc tiền hàng đơn vị bán sẽ nhận đợc tiền trớc khi xuất chuyển hàng cho đơn vị mua Tuy nhiên số tiền ứng trớc này chỉ bằng 1/2 đến 1/3 trị giá hàng hoá xuất bán Số tiền còn lại sẽ đợc thanh toán sau khi đơn vị bán cung ứng hàng Nghiệp vụ ứng trớc, ngời bán nhận đợc tiền trớc khi chuyển quyền sở hữu về hàng hoá cho đơn vị mua Hình thức này thờng áp dụng đối với những đơn vị kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn, số lợng hàng hoá cung ứng không nhiều hoặc đơn vị bán gặp khó khăn về tài chính thì đơn vị mua giúp đỡ dới hình thức ứng trớc.

II Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các Doanh Nghiệp thơng mại.

1 Phơng pháp hạch toán ban đầu.

Hạch toán ban đầu là quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ kế toán và sử dụng các chứng từ này phục vụ cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.

- Đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá chứng từ ban đầu sử dụng gồm: Hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng.

Hoá đơn GTGT ghi rõ phần giá bán cha có thuế và thuế GTGT, tổng giá thanh toán (đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

Hoá đơn bán hàng ghi rõ tổng giá thanh toán gồm cã giá bán và thuế GTGT (đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).

Ngoài ra để hạch toán việc thu hồi tiền bán hàng còn có: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi

- Đối với nghiệp vụ bán lẻ chứng từ đợc sử dụng là hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng hoặc bảng kê bán lẻ hàng hoá đối với những mặt hàng không thuộc diện lập hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền, giấy chấp nhận nợ

- Đối với nghiệp vụ bán đại lý chứng từ ban đầu sử dụng là bảng kê thanh toán hàng đại lý (ký gửi), phiếu thu hoá đơn thuế GTGT

-Đối với nghiệp vụ bán trả góp chứng từ ban đầu sử dụng là hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, giấy chấp nhận thanh toán

2 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng.

Hạch toán tổng hợp chính là việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, là căn cứ để đa vào các sổ tổng hợp.

2.1 Tài khoản sử dụng

Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản: 156,157,632,511,512,531,532,333,133,911.

Các tài khoản này có kết cấu và nội dung nh sau:

a Tài khoản 156 “ Hàng hoá “.

- Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá trong kho của doanh nghiệp.

- Tài khoản 156 có số d bên nợ phản ánh :Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho.

Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ.- Tài khoản 156 có hai Tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1561 “ Giá mua hàng hoá “.

Tài khoản 1562 “ Chi phí thu mua hàng hoá “.- Tài khoản này có nội dung và kết cấu nh sau:

14

- Trị giá hàng hoá mua vào đã nhập kho theo hoá đơn mua hàng ( theo ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên)

- Trị giá thuê gia công chế biến nhập kho( theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

- Trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại.- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa.- Thuế nhập khẩu phải nộp tính cho số hàng hoá mua ngoài đã nhập kho.- Chi phí thu mua hàng hoá.

- Trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ( theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

- Trị giá hàng hoá thực tế của hàng hoá xuất kho, để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê gia công chế biến hoặc sử dụng ( theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

- Chiết khấu giảm giá mua hàng hoá đợc hởng ( theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

- Trị giá hàng hoá trả lại ngời bán.- Trị giá hàng hoá thiếu hụt, h hỏng, mất mát, kém phẩm chất.

- Chi phí thu mua đã phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ.

- Kết chuyển trị giá hàng tồn kho ( theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)

b.Tài khoản 157 “ Hàng gửi đi bán “

-Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm gửi đi bán cha xác định là tiêu thụ.

-Nguyên tắc hạch toán tài khoản 157.

Chỉ phản ánh vào tài khoản 157 trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán, ký gửi đại lý cho khách hàng theo hợp đồng nhng cha đực chấp nhận thanh toán ( cha đợc tính là doanh thu bán hàng trong kỳ ).

Sản phẩm hàng hoá phản ánh trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , kế toán phải mở sổ chi tiết để tiêu thụ cho đến khi đợc chấp nhận thanh toán.

Không phản ánh vào tài khoản này chi phí vận chuyển , bốc xếp ứng hộ khách hàng

- Tài khoản này có nội dung và kết cấu nh sau:

- Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi trong kỳ

- Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện với khách hàng, nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.

- Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi cha đợc khách hàng chấp nhận thanh toán ( theo ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ)

- Trị giá hàng hoá, thành phẩm, lao vụ gửi đi bán đã đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán trong kỳ.

- Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi bán bị khách hàng trả lại.

- Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán cha đợc khách hàng chấp nhận thanh toán (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)-Tài khoản 157 có số d bên nợ:

Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi bán cha xác định tiêu thụ.

c Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán “

-Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá ,thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.

- Tài khoản 632 có nội dung kết cấu nh sau:

-Kết chuyển toàn bộ trị giá vốn của hàng hoá đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh.

-Kết chuyển trị giá hàng hoá đã bán nhng cha xác định là tiêu thụ ( theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

- Tài khoản 632 cuối kỳ không có số d.

d Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng “

-Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế , các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong một kỳ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Kết cấu tài khoản 511

16

- Xác định số thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế (thuế xuất khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt ) của hàng hoá đã cung cấp cho khách hàng và đã đợc xác định là tiêu thụ.- Trị giá hàng bán bị trả lại

- Khoản giảm giá hàng bán

- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả.

- Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.

-Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp 2

Tài khoản 5111: “Doanh thu bán hàng hoá”Tài khoản 5112: “ Doanh thu bán thành phẩm”Tài khoản 5113: “ Doanh thu lao vụ, dịch vụ “Tài khoản 5114: “ Doanh thu trợ cấp trợ giá”-Tài khoản 511 cuối kỳ không có số d.

e.Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ “

-Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá , sản phẩm dịch vụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, tổng Công ty hạch toán toàn ngành.

- Tài khoản 512 có kết cấu và nội dung tơng tự nh tài khoản 511 và có 3 tài khoản cấp 2

Tài khoản 5121 “Doanh thu bán hàng hoá “Tài khoản 5122 “ Doanh thu bán thành phẩm”Tài khoản 5123 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ “- Nguyên tắc hạch toán tài khoản 511, 512

Chỉ phản ánh vào tài khoản số doanh thu của khối lợng sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ mà đã đợc bán, cung cấp, thực hiện theo yêu cầu của khách hàng và đã đợc thanh toán ngay hoặc đã đợc cam kết chấp nhận thanh toán.

Không phản ánh vào tài khoản này trị giá hàng hoá vật t, thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến, trị giá sản phẩm hàng hoá gửi đi bán, dịch vụ đã đợc cung cấp cho khách hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán, trị giá hàng hoá gửi đi đại lý cha xác định là tiêu thụ, các khoản thu nhập về tài sản cố định, thu nhập về đầu t tài chính và các khoản thu nhập bất thờng khác.

f Các tài khoản giảm trừ doanh thu :* Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại “