Chuong 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ánh giá yêu c u phát tri n HTTT qu n lý Ch ng II ÁNH GIÁ YÊU C U PHÁT TRI N HTTT II.1 S c n thi t công vi c c a giai n ánh giá yêu c u Sau nh n th c c s c n thi t ph i ti n hành thay i hay hi u ch nh m t h th ng thông tin, ng i qu n lý ch u trách nhi m v v n ós xu t m t yêu c u phát tri n h th ng thông tin B n xu t yêu c u s c g i t i lãnh o b ph n qu n tr tin h c (n u m t b ph n nh v y t n t i), ho c n m t công ty có ch c n ng phát tri n h th ng thông tin Trong th c t , tu theo hoàn c nh c th mà yêu c u c trình bày m t cách th c hay phi th c Trong m t s c quan nhà qu n lý ph i trình bày yêu c u phát tri n HTTT theo m u chu n ã quy nh, ó ph i nêu rõ v n mà h th y c n ph i gi i quy t; nguyên nhân c a v n ó; gi i pháp h mong mu n l i ích c tính m t s quan khác nhà qu n lý có th ch nêu nh ng nh n xét v HTTT b ng v n b n ho c ôi yêu c u phát tri n HTTT ch m t ph n n i dung trao i cu c h p t d án phát tri n h th ng thông tin không bao gi c ti n hành sau có u c u, lo i d án òi h i u t r t nhi u v tài chính, th i gian nhân l c Vi c quy t nh ti n hành phát tri n HTTT ph i c th c hi n sau m t cu c phân tích ban u h th ng thơng tin, c s phân tích ó c h i kh n ng th c thi s c xác nh Vi c phân tích ban u c g i ánh giá hay th m nh u c u, hay c i nghiên c u kh thi c h i ánh giá úng yêu c u m t giai n có ý ngh a r t quan tr ng cho vi c d án phát tri n HTTT thành công hay không M t sai l m m c ph i giai n r t có th s làm th t b i toàn b d án, kéo theo ó nh ng chi phí l n cho t ch c Ch ng h n, t ng ng r ng m t c quan có m t t ch c cơng ồn m nh, c quan ó ang ti n hành m t d án tin h c hoá m t s ch c n ng c a nhân viên cơng ồn mà thi u s ánh giá v ph n ng có th có c a t ch c cơng ồn D án ó r t có th s th t b i ánh giá yêu c u phát tri n HTTT bao g m công vi c: - Nêu v n - c oán ho c c h i l n c a d án - D ki n nh ng thay i có th s x y - ánh giá tác - ánh giá tính kh thi c a d án - Và ng c a nh ng thay i t d án a nh ng khuy n ngh cho nh ng ng i ch u trách nhi m quy t nh Giai n ph i c ti n hành th i gian t ng i ng n khơng t n nhi u chi phí th i gian M t s chuyên gia phát tri n HTTT c tính r ng nh ng tr ng h p phát tri n HTTT có quy mơ l n th i gian ánh giá yêu c u chi m kho ng -> 5% t ng th i gian dành cho d án ánh giá yêu c u m t nhi m v ph c t p, òi h i phân tích viên ph i nhìn nh n nhanh v i s nh y bén cao, t ó xác nh nh ng nguyên nhân nh t, xu t gi i pháp u hi u, xác nh l n v chi phí th i h n th c thi gi i pháp, ánh giá cm c quan tr ng c a nh ng bi n i s x y d oán c nh ng nh h ng c a chúng Nói tóm l i m t th i gian ng n phân tích viên ph i th c hi n l t qua tồn b cơng n c a m t quy trình phát tri n h th ng thơng tin Do ó cơng vi c ánh giá yêu c u th ng c giao cho nh ng phân tích viên gi u kinh nghi m Phát tri n HTTT qu n lý Trang H KTQD II.2 N i dung công vi c c a giai n ánh giá yêu c u ánh giá yêu c u có n m n i dung chính: - L p k ho ch - Làm rõ yêu c u - L p d án s b - ánh giá kh thi - Chu n b trình bày báo cáo II.2.1 L p k ho ch i giai n c a trình phát tri n h th ng c n ph i c l p k ho ch c n th n c hình th c hố c a k ho ch s thay i theo quy mô c a d án theo giai n phát tri n V c b n l p k ho ch c a giai n ánh giá yêu c u kh o sát s b h th ng ang xét, xác nh thông tin ph i thu th p c ng nh ngu n ph ng pháp thu th p c n dùng S l ng s a d ng c a ngu n thông tin ph thu c vào kích th c ph c t p a h th ng nghiên c u Ch ng h n, th m nh yêu c u phát tri n h th ng l p hoá n bán hàng cho m t doanh nghi p nh s yêu c u t v n v i s l ng ngu n thơng tin h n so v i qu n lý nhân s c a m t doanh nghi p l n mà nhân viên c t ch c biên thành nhi u p n v nh h n Trong m t s d án v i quy mô l n có nhi u ng i tham gia vào th m nh yêu c u n ph i xác nh nhi m v cho t ng thành viên xác nh ph ng ti n k t h p gi a nhi m v K ho ch ph i tr l i chi ti t câu h i sau: - Làm nh ng công vi c gì, phân c p cơng vi c? - M c tiêu s n ph m thu c c a t ng vi c ? - Ai s làm vi c nào? - Th i h n? - a m? - Cơng c chi phí? II.2.2 Làm rõ yêu c u Làm rõ yêu c u có m c ích làm cho phân tích viên hi u úng yêu c u c a ng i t yêu c u Xác nh xác i t ng yêu c u, thu th p nh ng y u t c b n c a môi tr ng th ng xác nh khung c nh nghiên c u Yêu c u phát tri n h th ng thông tin nhi u ch chung, có th d n n s nh m l n c thông báo m t cách r t chung Ch ng h n, m t nhà qu n lý yêu c u "Làm l i h th ng thông tin qu n lý n t hàng" Nh ng th c ông ta mu n s a h th ng thu nh n n t hàng vi c s d ng h th ng ch a có hi u qu V ph n mình, phân tích viên có th hi u thơng báo có ngh a nhà qu n lý mu n “làm l i toàn b h th ng t vi c thu nh n n, chuy n chúng v b ph n s n xu t, chu n b phân ph i hàng, làm hoá n toán g i chúng t i tài kho n khách hàng” Ai ng i hi u úng? Chính giai n ánh giá yêu c u c th công n làm rõ yêu c u cho phép xác nh câu tr l i Khi làm rõ yêu c u vi c u tiên phân tích viên ph i xác nh xác xem ng d ng mu n gì? Ti p theo phân tích viên ph i ánh giá xem li u yêu c u có úng nh ngh hay có th gi m xu ng ho c ph i t ng c ng m r ng thêm? Trang Khoa Tin h c Kinh t i ánh giá yêu c u phát tri n HTTT qu n lý Làm rõ yêu c u c th c hi n ch y u qua nh ng cu c g p g v i nh ng ng i t yêu u, sau ó v i nh ng ng i qu n lý nh ng b ph n ch c n ng b nh h ng ho c b tác ng c a h th ng thông tin ang c xem xét Làm rõ yêu c u nh m xác nh nh ng nguyên nhân d n n yêu c u xác nh h th ng c n có phác ho khung c nh c a th ng nghiên c u Khung c nh h th ng c xem ngu n ích c a thông tin, c ng nh b ph n, ch c n ng nh ng ng i tham gia x lý d li u Vi c xác nh khung c nh s có nh h ng l n t i vi c xác nh quy mô c a d án t ng lai hi u rõ h n khái ni m khung c nh h th ng ta có th minh ho nh hình d i ây: Xác nh khung c nh h th ng không ph i m t công vi c d dàng N u phân tích viên xác nh q h p s có nguy c m t s thành ph n quan tr ng c a h th ng s b b qua khơng tính n H th ng m i có th có tác ng t i ho c b nh h ng b i m t s nhân v t ho c m t s b ph n quan tr ng t ch c mà ng i thiets k ã không tính n q trình phát tri n h th ng Và ó h th ng thơng tin xây d ng lên c a d án có th khơng áp ng t t nhu c u c a t ch c Ví d : Khi nghiên c u m t h th ng l p hoá n mà l i không xem xét t i ho t ng thu nh n n t hàng g i tr hàng c ng nh sách tín d ng c a doanh nghi p Khung nh nh v y h p Ng c l i n u xác nh khung c m b o cho nhà phân tích tính h t t nh h ng t i nh ng b làm t ng th i gian chi phí c a d nh r ng s có nh ng h u qu tiêu c c, m c dù i y u t quan tr ng c a môi tr ng h th ng( nh ng nh h ng t i) nh ng m t khung c nh r ng nh v y án t ng lai Phân tích viên ph i t n d ng nh ng cu c g p g , c ng nh nh ng nghiên c u tài li u khác có t ch c thu th p thông tin v h th ng mơi tr ng th c c a Nh ng thơng tin có liên quan t i m t nhân l c, k thu t, t ch c tài r t c n thi t cho vi c ánh giá kh n ng th c thi c a d án Nh ng cu c trao i cho phép thu c ngu n g c c a u c u t nh ng góc nhìn khác Các cu c trao i không ch th c hi n v i nh ng ng i t yêu c u mà c v i nh ng ng i thu c b ph n khác thu c khung c nh h th ng Phân tích viên th ng g p nh ng ý ki n nh ng nhìn nhìn r t khác v v n nguyên nhân c a chúng Trong trao i v HTTT có nhi u nhân viên có tâm lý phòng, lo s phân tích viên óng vai trò nh m t tên m t thám n ánh giá cách th c hoàn thành nhi m v c a h Thái nh y nhi u nh h ng t i s nhìn nh n v n nguyên nhân c a yêu c u phát tri n HTTT Do v y phân tích viên ph i suy xét rút nh ng y u t khách quan nh t Phát tri n HTTT qu n lý Trang H KTQD Cu i cùng, phân tích viên ph i t ng h p thông tin m t cách rõ nét v nh ng v n ã c xác nh nh ng nguyên nhân gôc r nh t, chu n b m t b c tranh khái quát v gi i pháp ti n hành ánh giá kh n ng th c thi c a d án uý Các ph ng pháp thu th p thông tin nh Ph ng v n, Quan sát, Nghiên c u tài li u S ng phi u u tra nh ng cơng c c tin dùng c a nhà phân tích giai n ánh giá yêu c u su t trình phát tri n d án II.2.3 ánh giá kh thi Theo cách hi u chung ánh giá kh n ng th c thi c a m t d án tìm xem có y u t ng n c n nhà phát tri n h th ng th c hi n cài t thành công gi i pháp HTTT ã xu t hay không? ánh giá kh thi không ch làm m t l n mà trình phát tri n HTTT luôn ph i ti n hành vi c ánh giá l i tính kh thi Nh ng n i dung v kh n ng th c thi là: - Kh thi v t ch c - Kh thi v tài - Kh thi v th i h n - Kh thi k thu t - Kh thi v o c kinh doanh Kh thi v t ch c ánh giá tính kh thi v m t t ch c xem xét s hoà h p gi a gi i pháp HTTT d ki n i môi tr ng t ch c Nh ng câu h i t là: - D án có tơn tr ng sách qu n lý nhân s c a doanh nghi p khơng? - Nó nh h - ng nh th t i khơng khí làm vi c quan h v i khách hàng? nh h ng s x y v i nh ng h thông tin bên c nh t i s qu n lý ho t ng có s tr giúp c a h th ng - Li u s có nh ng d án m r ng không? ch c n ng c a h th ng? - a d ng hoá? D n Ng i s d ng s n sàng tham gia vào s phát tri n h th ng? Li u h có th i gian tham gia vào d án không? Hay ch tr l i nh ng câu h i ph ng v n? - Li u có nguy c kháng c l i s thay i t ng lai? - Li u h ã c t o v n hành h th ng mơi tr h có th i gian theo khố t o khơng? - n s s d ng thêm ng m i ch a? N u ch a Kh thi k thu t m Tính kh thi k thu t c ánh giá xem k thu t cơng ngh hi n có ho c có th mua c có áp ng phù h p v i yêu c u k thu t c a h th ng xu t khơng? Ví d : Sau nghiên c u nhà phân tích th y c n m t gi i pháp nh t h th ng nh n bi t ti ng nói có th thơng d ch c hàng ch c th ngơn ng ng nhiên ph i kh ng nh, chí cho t i th i m hi n t i, d án không th th c thi cv m tk thu t ng có m t k thu t có th có th tr ng nh ng d án không th th c thi v m t thu t, ch ng h n chúng hồn tồn khơng t ng thích v i cơng ngh ã có t ch c Trang Khoa Tin h c Kinh t ánh giá yêu c u phát tri n HTTT qu n lý Kh thi v tài Kh thi tài có hai n i dung c n kh ng a h th ng nh n ng l c ngu n v n l i ích kinh t Ngu n v n s c l y t âu lu ng ti n t ngu n v n c th c hi n nh th Câu h i không ch c a Ch HTTT mà c a c ng i phân tích phát tri n h th ng Kh thi v l i ích kinh t c l ng xem l i ích kinh t h u hình ch ng chi phí kinh t b hay khơng? i có l n h n Nh ng kho n chi phí quan tr ng: - Chi phí phát tri n - Chi phí cài t - Chi phí mua s m thi t b - Chi phí khai thác Kh thi v th i gian ti n ánh giá kh thi v th i gian xem xét b o m d án HTTT s N i dung ánh giá kh thi bao g m n i dung: c phát tri n úng - Kh n ng t ch c công vi c - Kh n ng ng i s d ng tham gia vào d án - Kh n ng th i gian có th tham gia c a Phân tích viên, L p trình viên, K thu t viên - Kh n ng hoàn thành c a vi c chu n b d li u cho h th ng Kh thi v o c kinh doanh ánh giá kh thi v m t o lu t l , quy ch quy nh, quy t c o cc n c xem xét: S cân i: Cái t t p S ng thu n: Nh ng ng nh n nh ng r i ro c kinh doanh xem xét h th ng xu t có tuân th o c c a xã h i c a t ch c hay không nguyên t c t c qua công ngh ph i l n h n s t n h i r u ro ib nh h ng b i công ngh ph i c hi u ch p L i l c thua thi t c a HTTT ph i c phân ph i m t cách công b ng Nh ng ng i c l i ph i chia s h p lý gánh n ng r i ro, nh ng ng i khơng c l i khơng ph i ch u vi c t ng r i ro nhi u ph i T i thi u hoá r i ro Ngay cho dù u công lý c ch p nh n HTTT v n c tri n khai cho tránh c nh ng r i ro không c n thi t Mason tóm t t v n o Accuracy, Property, Accessibility) c c a thông tin b ng t vi t t t PAPA(Privacy, - Tính riêng t : Thơng tin v cá nhân c a m t ng i hay m t t ch c mà ng i ó ph i b c l cho nh ng ng i khác? d i u ki n nào? Và v i hình th c b o v nào? Nh ng ng i c gi riêng cho mà khơng ph i b c l cho ng i khác? - T nh xác Ai ch u trách nhi m v tính xác th c, tin c y xác c a thơng tin? Ai ch u trách nhi m v nh ng sai sót thông tin bên b t n th ng s c gi i quy t nh th nào? Phát tri n HTTT qu n lý Trang H KTQD - S h u Ai s h u thông tin? Giá tr úng h p lý c a trao i? Ai làm ch nh ng ng truy n thông, c bi t nh ng ng truy n qua không gian? Vi c ti p c n t i ngu n l c hi m ó c phân b nh th nào? - Truy nh p Thông tin mà m t ng i hay m t t ch c quy n thu c, v i u ki n nào? Và v i s b o v nào? c quy n ho c c uý ánh giá kh thi r t quan tr ng òi h i phân tích viên có s hi u sâu v n , có n ng l c thi t k nhanh y u t c a gi i pháp ánh giá chi phí c a gi i pháp N u ánh giá nh n nh khơng tích c c bu c nhà phân tích ph i có m t xu t m i II.2.4 Chu n b trình bày báo cáo v ánh giá yêu c u Báo cáo cho phép nhà quy t nh cho phép d án ti p t c hay ng ng l i Báo cáo ph i cung c p m t b c tranh sáng s a y v tình hình khuy n ngh nh ng hành ng ti p theo Báo cáo th ng c trình bày nhà quy t nh có th yêu c u làm rõ thêm n Sau ó quy t nh ti p t c hay lo i b d án II.3 i dung c a báo cáo giai n ánh giá yêu c u Sau ây c ng c a báo cáo k t qu giai n ánh giá yêu c u Yêu c u - Tên yêu c u - Tên ng i ho c b ph n nêu yêu c u - H th ng tin nghiên c u có liên quan t i yêu c u - Nh ng v n Ph ng i yêu c u nêu lên ng pháp ti n hành ánh giá yêu c u - Các công c thu th p thông tin - Q trình thu th p thơng tin - Nh ng ng i ã g p làm vi c n i dung thông tin thu c Mô t khung c nh - Trình bày v b ph n, ch c n ng, câc v trí cơng tác có nh h nh h ng c a h th ng nghiên c u - Nêu tên nhà qu n lý có trách nhi m - c tr ng t ch c: sách, nhân s , ng d ng - c tr ng v công ngh : trang thi t b - Khung c nh tài chính: doanh s , t l t ng tr ng t l lãi H th ng nghiên c u - Tên g i mô t - M c ích c a h th ng Nêu v n Trang -V n nhìn d i góc nhà qu n lý có liên quan -V n nhìn d i góc nhà phân tích Khoa Tin h c Kinh t ng ho c b ánh giá yêu c u phát tri n HTTT qu n lý ánh giá v tính kh thi - T ch c - K thu t - Th i gian - Tài - o c Ki n ngh xu t c a d án - Mô t nhi m v c n th c hi n - xu t v th i h n - xu t v chi phí Câu h i ki m tra ánh giá ch Môi tr ng II ng t ch c h th ng thông tin gì? nh ngh a h th ng thơng tin qu n lý Trình bày c ng c a m t d án HTTT Trình bày cách th c s d ng MS PROJECT Nêu nh ng T i nói, giai l p m t d án c tr ng riêng có c a d án phát tri n HTTT qu n lý n ánh giá yêu c u giai n then ch t, b o m s thành công a m t d án phát tri n m t h th ng thông tin? Nêu tên công vi c c a giai T i giai n ánh giá yêu c u th n ánh giá yêu c u ng c trao cho nh ng phân tích viên gi u kinh nghi m? ánh giá tính kh thi th hi n nh ng v n 10 Theo anh (ch ) c n ph i trình bày nh ng gì? m b n báo cáo k t thúc giai ánh giá yêu c u?? Phát tri n HTTT qu n lý Trang n ... xác th c, tin c y xác c a thơng tin? Ai ch u trách nhi m v nh ng sai sót thơng tin bên b t n th ng s c gi i quy t nh th nào? Phát tri n HTTT qu n lý Trang H KTQD - S h u Ai s h u thông tin? Giá... pháp thu th p thông tin nh Ph ng v n, Quan sát, Nghiên c u tài li u S ng phi u u tra nh ng công c c tin dùng c a nhà phân tích giai n ánh giá yêu c u su t trình phát tri n d án II .2. 3 ánh giá kh... thi t Mason tóm t t v n o Accuracy, Property, Accessibility) c c a thông tin b ng t vi t t t PAPA(Privacy, - Tính riêng t : Thông tin v cá nhân c a m t ng i hay m t t ch c mà ng i ó ph i b c l cho