QUY TRÌNH THANH TOÁN1. MỤC ĐÍCHVÀ PHẠM VI ÁP DỤNG1.1 Mục đíchQuy định thống nhất về trình tự, nội dung xác nhận khối lượng và làm thủ tục thanh toán cho các nhà thầu, thanh toán với chủ đầu tư nhằm đảm bảo vận hành tốt hợp đồng và thanh toán đúng, đủ theo hợp đồng và thực tế. 1.2. Phạm vi áp dụng:Quy trình thanh toán áp dụng cho toàn bộcác hợp đồng do Canary trực tiếp ký hợp đồng hoặc Canary được ủy quyền để thực hiện hợp đồng.2. THUẬT NGỮCANARYCông ty CP Đầu tư CANARYCĐTChủ đầu tư hoặc bên A của CANARYNTPNhà thầu phụBQLDABan quản lý dự án đối với dự án do Công ty thực hiện quản lý dự ánBan điều hành dự án đối với dự án do Canary làm nhà thầu chínhCTHĐQTChủ tịch Hội Đồng Quản trịP. KTKTPhòng Kinh tế Kỹ thuậtP.KHĐTPhòng Kế hoạch Đầu tưP. TCKTPhòng Tài chính Kế toán3. NỘI DUNG3.1. Nội dung việc quản lý hợp đồng, xác nhận khối lượng và thanh toánTrực tiếp rà soát các hợp đồng do Công ty ký với đối tác khác;Thực hiện các thủ tục để giải quyết việc tạm ứng của các hợp đồng;Theo dõi các công việc tạm ứng, thanh toán theohợp đồng ký kết;Tiếp nhận hồ sơ đề nghị thanh toán; chủ động phối hợp lập các hồ sơ đề nghị thanh toán;Kiểm tra, đánh giá và xác nhận thanh toán theo hợp đồng;
QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 1/7 QUY TRÌNH THANH TỐN MỤC ĐÍCHVÀ PHẠM VI ÁP DỤNG 1.1 Mục đích Quy định thống trình tự, nội dung xác nhận khối lượng làm thủ tục toán cho nhà thầu, toán với chủ đầu tư nhằm đảm bảo vận hành tốt hợp đồng toán đúng, đủ theo hợp đồng thực tế 1.2 Phạm vi áp dụng: Quy trình tốn áp dụng cho tồn bộcác hợp đồng Canary trực tiếp ký hợp đồng Canary ủy quyền để thực hợp đồng THUẬT NGỮ CANARY Công ty CP Đầu tư CANARY CĐT Chủ đầu tư bên A CANARY NTP Nhà thầu phụ BQLDA -Ban quản lý dự án dự án Công ty thực quản lý dự án -Ban điều hành dự án dự án Canary làm nhà thầu CTHĐQT Chủ tịch Hội Đồng Quản trị P KT-KT Phòng Kinh tế - Kỹ thuật P.KH-ĐT Phòng Kế hoạch - Đầu tư P TCKT Phòng Tài Kế tốn NỘI DUNG 3.1 Nội dung việc quản lý hợp đồng, xác nhận khối lượng toán - Trực tiếp rà soát hợp đồng Công ty ký với đối tác khác; - Thực thủ tục để giải việc tạm ứng hợp đồng; - Theo dõi công việc tạm ứng, toán theohợp đồng ký kết; - Tiếp nhận hồ sơ đề nghị toán; chủ động phối hợp lập hồ sơ đề nghị toán; - Kiểm tra, đánh giá xác nhận toán theo hợp đồng; - Kiểm tra, rà soát hồ sơ, sai xót hồ sơ tốn; - Xác nhận bảng khối lượng, giá trị hồ sơ tốn (đảm bảo khơng có sai xót số học, đủ hồ sơ, hồ sơ hợp lệ); QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 2/7 - Thiết lập biểu mẫu đề nghị toán; - Theo dõi giải theo hợp đồng như: thu hồi tiền tạm ứng, khoản khấu trừ, giữ lại, bảo lãnh….; 3.2 Quy trình: 3.2.1 Xác nhận khối lượng toán 3.2.1.1 Sơ đồ khối: QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU T T Trách nhiệm Nhà thầu, TVGS, BQLDA Thời gian CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 3/7 Biểu mẫu Theo thực tế trườn g DA DA 2-3 KH-ĐT KH-ĐT 2-4 KH-ĐT 1-2 TGĐ TCKT 2-3 TCKT 10 TCKT 11 TCKT 1-3 12 TCKT 3-5 Tổng 15-25 ngày QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 4/7 Hồ sơ toán từ nhà thầu/ nhà cung cấp/ tư vấn Khơng đạt BQLDA Phòng KT-KT Kiểm tra Khơng đạt Đạt Phòng KH-ĐT Kiểm tra Đạt Chấp thuận, Trình Chủ tịch phê duyệt Khơng đạt CT Phê duyệt Phòng TC - KT Kiểm tra Đạt Yêu cầu xuất hóa đơn Không đạt Kiểm tra Đạt Làm thủ tục & Thanh tốn 3.2.2.2 Mơ tả: QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 5/7 Bước 1:Lập hồ sơ toán: Trách nhiệm: BQLDA + Nhà thầu + TVGS Thời gian thực hiện: Từ lúc bắt đầu triển khai thi công, nghiệm thu Việc kiểm tra Hồ sơ toán BQLDA Bên xem xét thảo thuận tùy thuộc vào khối lượng công việc Nội dung thực hiện: - Lập hồ sơ toán đợt toán theo yêu cầu ghi hợp đồng (riêng hóa đơn VAT cho lần toán xuất hồ sơ chấp thuận Phòng Tài Kế tốn).BQLDA phải chịu trách nhiệm kiểm soát hồ sơ (kiểm soát khối lượng, điều khoản toán theo hợp đồng…) trước chuyển hồ sơ để làm thủ tục toán - Số lượng hồ sơ cần lập: Theo Hợp đồng Canary CĐT, Canary NTP - Chuyển hồ sơ tốn cho Phòng kỹ thuật Bước 2: P.Kinh tế-Kỹ thuật tiếp nhận Hồ sơ toán: - Thời gian: 01 ngày làm việc Phòng Kỹ thuật tiếp nhận Hồ sơ tốn từ BQLDA thơng qua biên bàn giao Hồ sơ Bước 3: P KT-Kỹ thuật kiểm tra Hồ sơ toán Thời gian thực hiện: Từ 02-03 ngày làm việc Nội dung thực hiện: - Dựa hồ sơ toán nhận P.Kỹ thuật tiến hành kiểm tra hồ sơ, nội dung kiểm tra gồm: + Kiểm tra số lượng hồ sơ + Kiểm tra tính hợp lệ biên nghiệm thu, hồ sơ chất lượng + Kiểm tra khối lượng, lỗi số học - Đạt yêu cầu, Hồ sơ chuyển sang P KH-ĐT - Không đạt yêu cầu: Hồ sơ chuyển lại BQLDA để xử lý Bước 4:P.KH-ĐT tiếp nhận Hồ sơ toán Thời gian: 01 ngày P.KH-ĐT tiếp nhận Hồ sơ toán từ P.Kỹ thuật thông qua phiếu xử lý công việc Lưu ý: Các biên bàn giao phiếu xử lý cơng việc phải kẹp theo Hồ sơ từ phòng sang phòng lưu sau tốn QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 6/7 Bước 5:P.KH-ĐT kiểm tra Hồ sơ toán Thời gian thực hiện: Từ 02-04 ngày làm việc Nội dung thực hiện: - Kiểm tra, xem xét hồ sơ, xem xét điều khoản toán theo hợp đồng - Kiểm tra đơn giá, giá trị Hợp đồng Trường hợp phát sai sót thuộc phòng Kỹ thuật, phòng KH-ĐT thơng báo cho phòng kỹ thuật nắm bắt hồn thiện Đạt yêu cầu: Thiết lập biểu mẫu đề nghị tốn trình Chủ Tịch xem xét, chấp thuận Khơng đạt yêu cầu: Hồ sơ chuyển cho Nhà Thầu sửa chữa có thơng báo cho phòng kỹ thuật nắm bắt cơng việc Bước 6:Trình Chủ tịch/ Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt: Thời gian: 01 ngày Hồ sơ tốn P.KH-ĐT trình CT/TGĐ sau thủ tục tốn đạt u cầu Ngày trình ghi trong phiếu yêu cầu xử lý công việc Bước 7:Chủ Tịch/Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt: Thời gian thực hiện: Từ 01-02 làm việc Nội dung thực hiện: CT/TGĐ xem xét ký duyệt Nếu vướng mắc hay tồn thuộc phận nào, CT/TGĐ u cầu phận giải trình hiệu chỉnh trước ký Bước 8: Phòng TC-KT tiếp nhận Hồ sơ toán - Thời gian: ngày Hồ sơ duyệt thư ký CT/TGĐ chuyển cho phòng KH-ĐT Phòng KH-ĐT chuyển Hồ sơ tốn sang phòng kế tốn phiếu xử lý cơng việc Bước 9: Phòng TC-KT rà sốt Hồ sơ tốn - Thời gian: 02 - 03 ngày làm việc - Phòng TC-KT kiểm tra, rà sốt tính đầy đủ hồ sơ thủ tục tốn lần cuối - Nếu vướng mắc báo cáo CT/TGĐ xem xét, giải - Chủ tịch/Tổng giám đốc cho ý kiến giải cuối QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 7/7 Bước 10: Phòng TC-KT u cầu xuất hóa đơn - Thời gian: 01 ngày Nếu khơng vướng mắc, phòng TC-KT hướng dẫn yêu cầu Nhà thầu xuất hóa đơn đảm bảo yêu cầu phòng Bước 11: Phòng TC-KT tiếp nhận kiểm tra hóa đơn Thời gian: 01-02 ngày làm việc - Nếu hóa đơn nhà thầu hợp lệ Phòng tài làm thủ tục tốn, khơng hợp lệ u cầu nhà thầu xuất lại hóa đơn Bước 12: Phòng TC-KT làm thủ tục toán Thời gian 3-5 ngày làm việc Lưu ý: Tổng thời gian thực hồ sơ toán từ tiếp nhận từ P.Kinh tế - kỹ thuật đến thực xong thủ tục toán từ 15-25 ngày làm việc ... lãnh….; 3.2 Quy trình: 3.2.1 Xác nhận khối lượng toán 3.2.1.1 Sơ đồ khối: QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU T T Trách nhiệm Nhà thầu, TVGS, BQLDA Thời gian CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Tên quy trình Ngày.. .QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 2/7 - Thiết lập biểu mẫu đề nghị toán; - Theo dõi giải theo hợp đồng như: thu hồi tiền... 11 TCKT 1-3 12 TCKT 3-5 Tổng 15-25 ngày QUY TRÌNH THANH TỐN VỚI NHÀ THẦU Tên quy trình Ngày ban hành Lần ban hành QT-KTTT-01 01 Số trang 4/7 Hồ sơ toán từ nhà thầu/ nhà cung cấp/ tư vấn Khơng