KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS Mã số: QT.01 – TL HS QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU - HỒ SƠ Ngày ban hành: 17/05/2016 Lần ban hành : 02 Bảng theo dõi phân phối TT Bộ phận phân phối tài liệu Ngày phân phối tài liệu Ký nhận 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Ngày ban hành: 17/05/2016 Lần sửa đổi: 02 Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TT Lần sửa đổi Vị trí Ngày ban hành: 17/05/2016 Nội dung sửa đổi Lần sửa đổi: 02 Ngày sửa đổi Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS MỤC ĐÍCH - Quy trình quy định phương pháp thống việc soạn thảo, xem xét, phê duyệt, ban hành quản lý, cập nhật tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng Trường Đại học Tài nguyên Môi trường Hà Nội - Qui định phương pháp thống việc nhận biết, bảo quản, bảo mật, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ hủy bỏ loại hồ sơ chất lượng thuộc hệ thố ng quản lý chấ t lươ ̣ng (HTQLCL) theo ISO 9001: 2008 Trường Đại học Tài nguyên Môi trường Hà Nội ; Lưu giữ những bằ ng chứng khách quan đáng tin câ ̣y và dễ dàng truy tim ̀ những thông tin cầ n thiế t có yêu cầ u PHẠM VI ÁP DỤNG - Quy trình áp dụng để kiểm sốt: Các tài liệu Nhà trường ban hành; tài liệu bên mà Nhà trường phải áp dụng, bao gồm: Tài liệu nội (do Nhà trường ban hành): Chính sách, Mục tiêu chất lượng, Sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, kế hoạch chất lượng, biểu mẫu, qui định nội bộ, văn định hướng kiểm soát hoạt động Nhà trường; Tài liệu bên ngoài: Văn pháp quy; tiêu chuẩn tài liệu tham khảo, tài liệu nước phục vụ cho cơng tác chun mơn - Quy trình áp dụng cho tất loại hồ sơ chất lượng Nhà trường TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA - Tài liệu nội bộ: tài liệu biên soạn phát hành - Tài liệu bên ngoài: tài liệu có nguồn gốc (biên soạn phát hành) từ bên ngồi - Tài liệu kiểm sốt tài liệu có hiệu lực Các tài liệu nội phải có chữ ký Lãnh đạo có đóng dấu đỏ Nhà trường - QMR (Quality Management Representative): Đại diện Lãnh đạo chất lượng - Hồ sơ: Những chứng, ghi nhận trình thực hiện, thực công việc, phục vụ khách hàng, thông tin phản hồi khách hàng, quản lý hành Nhà trường NỘI DUNG 5.1 Kiểm soát tài liệu nội 5.1.1 Quy định hình thức tài liệu nội Ngày ban hành: 17/05/2016 Lần sửa đổi: 02 Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS - Hình thức Sổ tay chất lượng, quy trình trình bày theo hình thức quy trình - Hình thức biểu mẫu thiết kế theo mục đích sử dụng cho hoạt động khác nhau, phải có thơng tin sau để kiểm soát (phụ lục 01): Logo Trường: phần header, bên trái Tên biểu mẫu: phần header, giữa, chữ in hoa, font Time New Roman Mã số biểu mẫu: phần header, bên phải Ngày ban hành, trang - Các tài liệu khác trình bày theo yêu cầu cụ thể tài liệu 5.1.2 Hệ thống ký mã hiệu tài liệu - Các tài liệu nội quy định mã số để thuận tiện cho việc sử dụng kiểm soát - Mã số tài liệu cụ thể qui định sau: a) Sổ tay chất lượng: STCL b) Quy trình: QT.XX-ZZ Số thứ tự quy trình, đánh số từ 01 đến hết Tên viết tắt quy trình Ví dụ: QT.01-TLHS quy trình kiểm soát tài liệu hồ sơ, mã số 01 c) Hướng dẫn: HD.XX.YY-ZZ Số thứ tự quy trình tương ứng Số thứ tự hướng dẫn quy trình từ 01 -> 99 Tên viết tắt quy trình Ví dụ: NB.HD.01.05-TL hướng dẫn số 05 quy trình số 01 kiểm sốt tài liệu hồ sơ d) Biểu mẫu: BM.XX.PP-ZZ Số thứ tự quy trình tương ứng Số thứ tự biểu mẫu quy trình từ 01 đến 99 Tên viết tắt quy trình Ngày ban hành: 17/05/2016 Lần sửa đổi: 02 Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS Ví dụ: BM.01.02-TLHS biểu mẫu số 02 quy trình 01 kiểm sốt tài liệu hồ sơ 5.1.3 Qui định trình bày nội dung tài liệu a Sổ tay chất lượng bao gồm nội dung sau: - Giới thiệu Nhà trường; - Giới thiệu Hệ thống chất lượng; - Các sách chung Nhà trường Nội dung Quy trình bao gồm phần sau: b Mục đích: nêu lên cần quy trình Phạm vi: tài liệu áp dụng cho phịng/ đơn vị, cơng việc, lĩnh vực Tài liệu viện dẫn: tài liệu hướng dẫn hay sử dụng để tiến hành công việc đề cập đến quy trình Thuật ngữ định nghĩa: giải thích thuật ngữ, chữ viết tắt sử dụng quy trình Nội dung: nêu nội dung chi tiết quy trình, tiến trình cơng việc, cách thức tiến hành trách nhiệm thực Hồ sơ: nêu loại hồ sơ liên quan đến quy trình, cách thức, thời gian lưu nơi lưu trữ hồ sơ Phụ lục: nêu loại BM tài liệu diễn giải cần thiết kèm theo (nếu có) Lưu ý: - - - Nếu mục Tài liệu viện dẫn; Thuật ngữ, định nghĩa; Hồ sơ; Phụ lục khơng có nội dung ghi ‘không’ ‘không áp dụng’ Đối với hướng dẫn đơn giản trình bày ln nội dung cụ thể Đối với quy trình/ hướng dẫn có lưu đồ sử dụng ký hiệu vẽ (trường hợp có nhu cầu sử dụng ký hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu lưu đồ mình) sau : Biểu tượng Ý nghĩa Bắt đầu kết thúc q trình Các bước cơng việc cụ thể Ra định: phê duyệt, kiểm tra A Ngày ban hành: 17/05/2016 Mũi tên bước quy trình Nối với nhánh khác (nhánh A) Lần sửa đổi: 02 Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS c Các tài liệu khác trình bày theo yêu cầu cụ thể tài liệu 5.1.4 Trách nhiệm kiểm tra phê duyệt tài liệu: - Tất tài liệu nội phải Hiệu trưởng người ủy quyền phê duyệt, ban hành - Trách nhiệm kiểm tra tài liệu trước phê duyệt, ban hành: Trưởng Bộ phận phân công QMR - Sổ tay Chất lượng, Quy chế làm việc, Chức nhiệm vụ cấu tổ chức Phịng, Quy trình: Cán Trưởng Bộ phận lập; QMR kiểm tra; - Các tài liệu khác Lãnh đạo phân công cụ thể 5.1.5 Phân phối, quản lý, sửa đổi sử dụng tài liệu nội bộ: - Tài liệu sau biên soạn sửa đổi hoàn chỉnh, QMR chịu trách nhiệm in 01 gốc để phê duyệt Sau phê duyệt, QMR chịu trách nhiệm lưu cập nhật cho Bộ phận liên quan Bản gốc QMR chịu trách nhiệm lưu giữ quản lý - QMR lập, theo dõi cập nhật danh mục, tài liệu kiểm soát thuộc Hệ thống chất lượng Nhà trường - Trong trình sử dụng thấy tài liệu cần phải sửa đổi cần ban hành tài liệu người đề nghị thực bước theo Phụ lục 01 - Khi sửa đổi tài liệu, tất phần thay đổi so với phiên trước in nghiêng ghi tóm tắt bảng Theo dõi sửa đổi tài liệu Trường hợp tài liệu có nhiều nội dung sửa đổi sửa đổi lần ban hành lại tài liệu - Các tài liệu lỗi thời phòng phân phối tự hủy giữ lại để tham khảo cần phải có dấu hiệu nhận biết 5.2 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi 5.2.1.Tài liệu bên ngồi dạng cứng mềm Các Bộ phận chịu trách nhiệm cập nhật quản lý sử dụng tài liệu bên có liên quan (văn pháp quy, tài liệu kỹ thuật…) 5.2.2 Khi cần thiết, người sử dụng cần kiểm tra hiệu lực tài liệu bên ngồi qua cơng cụ tìm kiếm www.google.com , qua website quan phát hành qua trang www.luatvietnam.vn (đối với văn quy phạm pháp luật) Đối với tài liệu kỹ thuật, người sử dụng muốn áp dụng vào hoạt động có ảnh hưởng đến hoạt động thi cơng, chất lượng phải trình Trưởng Bộ phận xem xét Lãnh đạo phê duyệt trước đưa vào áp dụng thực tế Ngày ban hành: 17/05/2016 Lần sửa đổi: 02 Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS 5.2 Kiểm soát hồ sơ Trách nhiệm Cá nhân/đơn vị giao nhiệm vụ Trình tự công việc Lập danh mục hồ sơ Cá nhân/đơn vị có liên quan Thu thập, phân loại, xếp kiểm sốt hồ sơ Các cá nhân/đơn vị có nhu cầu Truy cập, sử dụng hồ sơ Ngày ban hành: 17/05/2016 Diễn giải/Biểu mẫu - Hồ sơ chất lượng phân loại theo qui trình, quy định, hướng dẫn cơng việc TP/PP có trách nhiệm chủ trì phân loại quản lý hồ sơ thuộc phạm vi quản lý đơn vị - Mỗi đơn vị có trách nhiệm tự quản lý hồ sơ chất lượng có liên quan đơn vị thơng qua việc thu thập, phân loại, xếp hồ sơ - Các hồ sơ phân biệt, xếp lưu theo file Các file phải có tên để nhận biết Các loại hồ sơ khác nằm file phải phân riêng tờ phân trang có ghi tên ký mã hiệu hồ sơ để dễ nhìn, dễ tìm Trên trang file phải có Danh mục hồ sơ loại hồ sơ lưu file - Tuỳ theo tính chất loại hồ sơ, người có trách nhiệm lưu hồ sơ phải xếp file, hồ sơ xếp theo thứ tự thời gian theo số hồ sơ từ nhỏ đến lớn (cơng văn)… bảo đảm ngun tắc; dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy cần thiết - CBCNV phòng, ban, đơn vị phép truy cập, sử dụng hồ sơ phịng, ban, đơn vị - Các phòng, ban, đơn vị muốn truy cập, sử dụng, mượn hồ sơ phòng, ban, đơn vị khác phải đồng ý TP/PP liên quan phải ký nhận vào Phiếu mượn tài liệu hồ sơ BM.01.04 - TLHS Lần sửa đổi: 02 Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ Trách nhiệm Các đơn vị có liên quan Trình tự cơng việc Lưu trữ, bảo quản hồ sơ Các đơn vị, hội đồng xét hủy hồ sơ QT.01 - TLHS Xử lý hồ sơ Ngày ban hành: 17/05/2016 Diễn giải/Biểu mẫu - Các đơn vị thực quy trình Hệ thống chất lượng có trách nhiệm áp dụng phương pháp thích hợp để lưu trữ cách khoa học loại hồ sơ đảm bảo thuận tiện lưu trữ, sử dụng tránh nhầm lẫn, mát hư hỏng nguyên nhân khách quan Có hai cách lưu hồ sơ: + Các hồ sơ cứng: lưu trữ tủ hồ sơ đơn vị + Các hồ sơ dạng liệu (bản mềm) lưu ổ cứng máy tính lưu sang ổ cứng di động riêng phận - Thời gian lưu trữ: + Đối với hồ sơ hành chính, hồ sơ tuyển dụng, đào tạo hồ sơ chất lượng: thời gian lưu trữ năm tùy thuộc vào tính chất mức độ quan trọng hồ sơ + Đối với hồ sơ chuyên môn, thời gian lưu trữ 10 năm tùy thuộc vào tính chất mức độ quan trọng hồ sơ - Các hồ sơ sau hết thời gian lưu trữ xem xét hủy bỏ - Việc rà soát, hủy bỏ tiến hành vào tháng 12 hàng năm - Phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm định thêm thời gian lưu trữ hồ sơ hết hạn lưu trữ thấy cần thiết trình Hiệu trưởng/Đại diện lãnh đạo xem xét phê duyệt - Phụ trách đơn vị xem xét, phân loại hồ sơ hết hạn cần hủy bỏ ghi vào biên hủy hồ sơ theo biểu mẫu BM.01.05 - TLHS trình Hiệu trưởng /Đại diện lãnh đạo xem xét phê duyệt - Đơn vị/cá nhân giao có nhiệm vụ có trách nhiệm tiến hành hủy hồ sơ theo Biên hủy hồ sơ phê duyệt BM.01.05 - TLHS Lần sửa đổi: 02 Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS HỒ SƠ Nơi/người lưu Những yêu cầu sửa đổi tài QMR liệu Danh mục tài liệu QMR Sổ phân phối tài liệu QMR Biên xử lý hồ sơ Nơi phát sinh hồ sơ Phiếu mượn hồ sơ Biên xử lý hồ sơ TT TÊN HỒ SƠ Các đơn vị P/pháp lưu T/gian lưu 01 năm Theo quy định Lưu đến có danh mục 02 năm Bản cứng Bản cứng Hủy bỏ Theo quy định Nhà trường 03 năm Theo Theo quy quy định định Nhà Nhà trường trường PHỤ LỤC BM.01.01-TLHS: BM.01.02-TLHS: BM.01.03-TLHS: BM.01.04-TLHS: BM.01.05-TLHS: Phiếu yêu cầu ban hành, sửa đổi tài liệu Danh mục tài liệu hành Sổ phân phối - cho mượn tài liệu Phiếu mượn hồ sơ, tài liệu Biên xử lý hồ sơ Phụ lục 01 Lưu đồ trình xây dựng, sửa đổi tài liệu nội Trách nhiệm Lưu đồ q trình Mơ tả Biểu mẫu Trong q trình sử dụng tài Tất liệu HTCL, nhân viên thấy cần Đề nghị viết người phải viết bổ sung, sửa mới/sửa đổi BM.01.01-TLHS đổi cải tiến tài liệu nội lập Phiếu yêu cầu ban hành - sửa đổi tài liệu chuyển trưởng Bộ phận xác nhận Trưởng Bộ phận xem xét, Hiệu trưởng, hợp lý, QMR, Trưởng ký xác nhận, trình Hiệu trưởng Phê duyệt Bộ phận phê duyệt giao cho nhân viên thực Phòng cá nhân phân Nhân viên công viết sửa đổi theo u Viết, xin góp ý phân cơng cầu, sau phối hợp với QMR để lấy ý kiến góp ý người liên quan QMR/ Trưởng Bộ phận kiểm tra QMR, lại dự thảo, ký xác nhận Kiểm tra trình Hiệu trưởng Trưởng Bộ phận Ngày ban hành: 17/05/2016 Lần sửa đổi: 02 Trang: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ Hiệu trưởng Phê duyệt QMR Thông báo, cập nhật lưu giữ gốc Ngày ban hành: 17/05/2016 QT.01 - TLHS Trong trường hợp cần chỉnh sửa, bổ sung, Hiệu trưởng yêu cầu người phân cơng điều chỉnh lại Đóng dấu, cập nhật vào danh mục tài liệu HTCL thông báo, BM.01.02-TLHS cấp phát tới phòng/ cá nhân BM.01.03-TLHS liên quan Lần sửa đổi: 02 Trang: 10 ... trường PHỤ LỤC BM.01.01-TLHS: BM.01.02-TLHS: BM.01.03-TLHS: BM.01.04-TLHS: BM.01.05-TLHS: Phiếu yêu cầu ban hành, sửa đổi tài liệu Danh mục tài liệu hành Sổ phân phối - cho mượn tài liệu Phiếu... SOÁT TÀI LIỆU – HỒ SƠ QT.01 - TLHS - Hình thức Sổ tay chất lượng, quy trình trình bày theo hình thức quy trình - Hình thức biểu mẫu thiết kế theo mục đích sử dụng cho ho? ??t động khác nhau, phải... chun mơn - Quy trình áp dụng cho tất loại hồ sơ chất lượng Nhà trường TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA - Tài liệu nội bộ: tài liệu biên soạn phát hành - Tài liệu