Đang tải... (xem toàn văn)
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ Lịch sử và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tàI liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và phông Lưu trữ lịch sử và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ quan. Như vậy, thu thập và bổ sung tài liệu nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông lưu trữ và thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo những quy định của Nhà nước.
Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGỌC CHÁNH I KHÁI NIỆM TÀI LIỆU LƯU TRỮ: Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ có nhiều loại văn dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm tài liệu lưu trữ ngày có biến đổi định phù hợp với phát triển xã hội người Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ định nghĩa sau: Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… toàn xã hội Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu in giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác, trường hợp khơng chính, gốc thay hợp pháp II THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGỌC CHÁNH: Khái niệm: Thu thập tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ quan, phông lưu trữ Lịch sử Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Bổ sung tài liệu trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tàI liệu thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện phơng lưu trữ quan phông Lưu trữ lịch sử Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ thường xuyên, liên tục lưu trữ quan Như vậy, thu thập bổ sung tài liệu nhằm mục đích hồn chỉnh Phơng lưu trữ thực cách nghiêm chỉnh theo quy định Nhà nước Cách thu thập, bổ sung tài liệu trường THCS Ngọc Chánh: 2.1 Lập danh mục hồ sơ a) Khái niệm danh mục hồ sơ gì: Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Danh mục hồ sơ thống kê hồ sơ dự kiến lập quan, đơn vị tổ chức ngành, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ, xác định theo chế độ quy định b) Tác dụng danh mục hồ sơ - Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; - Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học; - Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Là cức để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng 3.3.2 Căn lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ bào gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan; Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân Nội dung lập danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ; b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập; c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ; d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ; Tổ chức lập danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo 02 cách - Cách thứ nhất: + Cuối năm học, lãnh đạo nhà trường giao cho cán văn phòng dự kiến danh mục hồ sơ cho toàn quan tách danh mục hồ sơ chuyển cho tổ chuyên môn, phận + Tổ trưởng đạo cho phận, nhân viên góp ý bổ sung hồn chỉnh phần danh mục đơn vị gửi lại cho văn phòng nhà trường + Văn phòng hồn chỉnh lần cuối danh mục hồ sơ tồn quan trình cho cho người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành - Cách thứ hai: Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ + Cuối năm học, phận, nhân viên tự dự kiến hồ sơ thuộc phần cơng việc cần phải lập năm; + Căn vào nhiệm vụ chủ yếu giao đảm nhận, CB, GVCNV cần xác định nhóm hồ sơ hồ sơ cần lập năm; + Thông thường nhiệm vụ lớn nhóm hồ sơ Trong cơng việc, nhiệm vụ cụ thể hồ sơ (Nếu q trình giải cơng việc hình thành nhiều tài liệu) Ví dụ: Cán bộ, nhân viên giao nhiệm vụ phụ trách công tác tuyển dụng cán bộ, nhân viên xác định nhóm hồ sơ cần lập hồ sơ tuyển dụng Sau chia việc tuyển dụng chức danh hồ sơ như: Hồ sơ tuyển dụng nhân viên kế toán, hồ sơ tuyển dụng nhân viên thư viện, hồ sơ tuyển dụng nhân viên y tế,… + Sau nộp cho tổ trưởng để kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung hoàn chỉnh danh mục hồ sơ chuyển cho Văn phòng nhà trường; + Cán văn phòng tổng hợp, hồn chỉnh danh mục hồ sơ tồn trường trình lãnh đạo ký duyệt, ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm c)Văn phòng chụp danh mục hồ sơ ban hành gửi tổ, phận, cá nhân có liên quan để thực lập hồ sơ theo danh mục Trong q trình thực có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ tổ, phận cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn phòng tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ trường Mở hồ sơ a) Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ b) Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (Theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Thu thập, cập nhât văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cuối năm học, văn phòng nhà trường tham mưu ban hành hướng dẫn thực việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ gởi đến tổ, phận, đoàn thể để thực Công việc cụ thể sau: * Hồ sơ nộp lưu tổ, phận, đoàn thể: Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, lưu giữ tổ, phận đoàn thể nên khơng phải giao nộp vào quan tự hủy hết hiệu lực - Các hồ sơ chưa giải xong công việc tổ, phận, đồn thể văn phòng khơng tiến hành thu thập, bổ sung - Các hồ sơ phối hợp giải công việc tổ, phận, đồn thể khơng tiến hành thu thập, bổ sung - Các văn gửi để biết, tham khảo không tiến hành thu thập, bổ sung * Hồ sơ cần thu thập, bổ sung: - Bước 1: Văn phòng gởi hướng dẫn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đến cho tổ, phận, đoàn thể (biểu 2) Sau tổ, phận, đoàn thể thu thập đầy đủ hồ sơ giao lại cho văn phòng tiến hành phân loại, chỉnh lý theo cách sau: + Phân chia tài liệu theo năm học: ví dụ năm học 2016-2017, 20172018 + Phân chia tài liệu theo nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ theo nội dung cơng việc vấn đề cơng việc Ví dụ: Văn phòng: Nhóm tài liệu cơng tác tổng hợp điều phối hoạt động (chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác…) trường - Nhóm tài liệu cơng tác cải cách hành - Nhóm tài liệu cơng tác thi đua, khen thưởng I - ………………… II Tổ chuyên mơn Tổ Tốn – Lý – Cơng nghệ: Nhóm tài liệu xây dựng kế hoạch năm học, học kì, tháng, tuần báo cáo - Nhóm tài liệu thực chuyên đề dạy học - Nhóm tài liệu bồi dưỡng thường xuyên … Tổ Hóa – Sinh – KTNN – Thể dục: - Nhóm tài liệu xây dựng kế hoạch năm học, học kì, tháng, tuần báo cáo - Nhóm tài liệu thực chuyên đề dạy học - Nhóm tài liệu bồi dưỡng thường xuyên - ………… Thư viện – Thiết bị: Nhóm tài liệu sách giáo khoa, sách tham khảo (kế hoạch mua sắm, cho mượn, kế hoạch dán đầu sách….) III - Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Nhóm tài liệu báo, tạp chí, thiết bị số (danh mục sách, hồ sơ mượn trả….) …… - Bước 2: Sau văn phòng xếp, chỉnh lý nhóm hồ sơ xong, tiến hành xây dựng mục lục hồ sơ, cho hồ sơ vào hộp để lên kệ Kết thúc hồ sơ a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ; b) Loại bỏ văn trùng, nháp tư liệu tham khảo xét thấy không cần đưa vào hồ sơ (Nếu có); c) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ - Sau thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu hồ sơ đưa vào hộp để bảo quản (Sắp xếp thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định thứ tự cho văn bản, tài liệu hồ sơ chặt chẽ, tra tìm văn bản, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng - Theo thời gian: Là xếp văn bản, tài liệu có hồ sơ theo thời gian ban hành văn bản, văn ban hành trước xếp trước, văn ban hành sau xếp sau; - Theo vần chữ cái: Là xếp văn hồ sơ có tên người tên địa phương, tên quan theo vần a, b, c;… - Theo tầm quan trọng tác giả: Là xếp văn tác giả cấp trước, đến văn cấp ( Áp dụng xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhiều tài liệu nhiều tác giả đề cập đến vấn đề (sự việc); - Theo q trình giải cơng việc: Là xếp văn đề xuất, đặt vấn đề lên trước đến vấn đề giải cuối văn kết thúc vấn đề ( Áp dụng cho hồ sơ việc cụ thể; - Theo thứ tự văn bản: Là xếp văn có số nhỏ trước, văn số lớn sau ( Áp dụng để xếp văn bản, tài liệu tập lưu văn văn thư quan; - Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh phải bỏ vào bì d) Đánh theo số tờ văn bản, tài liệu - Là ghi số thứ tự cho tờ văn có hồ sơ xếp, đánh số tờ cho học sinh bảo quản 20 năm trở lên; - Số thứ tự tờ văn ghi góc bên phải, chữ số Ả rập (1, 2, 3, ); - Nếu hồ sơ bảo quản nhiều đơn vị bảo quản số tờ ghi riêng cho đơn vị bảo quản (Đơn vị thống kê tra tìm tài liệu kho lưu trữ); Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Nếu văn đóng thành ghi số thứ tự cho cuốn; - Nếu hồ sơ có hình ảnh ảnh ghi số thứ tự Nếu tờ giấy dán nhiều hình ghi số thứ tự e) Lập mục lục văn (Tài liệu, công văn, văn kiện) - Mục lục văn thống kê văn có hồ sơ xếp đánh số tờ, nhằm cố định thứ tự văn hồ sơ; - Mục lục văn để quản lý chặt chẽ văn hồ sơ; - Chỉ lập mục lục văn cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn MỤC LỤC VĂN BẢN STT Số, ký hiệu Ngày, VB VB (1) (2) tháng Tác VB (3) giả Trích yếu nội dung Tờ VB số (4) (5) (6) Ghi (7) f) Lập chứng từ kết thúc Chứng từ kết thức phần ghi tóm tắt về: - Số lượng; - Chất lượng; - Tình trạng vật lý; - Tình trạng pháp lý; - Mức độ đầy đủ; - Đặc điểm khác;… Chứng từ kết thúc Đơn vị bảo quản gồm có tờ (Viết chữ: Mục lục văn có tờ Đặc điểm trạng thái văn bên hồ sơ: Ngọc Chánh, ngày tháng năm Người lập hồ sơ g) Trình bày bìa hồ sơ Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Bìa hồ sơ in theo mẫu TCN 1-2002 cục văn thư lưu trữ Nhà nước; - Ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Cơng nghệ ban hành TCVN 9521-2012 (Bìa hồ sơ lưu trữ) theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ - Cuối năm khoảng tháng 11, Văn phòng phối hợp với đơn vị tiến hành kiểm tra tình hình lập hồ sơ CB, CCVC; - Căn để kiểm tra: Danh mục hồ sơ yêu cầu hồ sơ; - Nếu thấy số lượng hồ sơ chưa đủ, chất lượng hồ sơ chưa đạt yêu cầu, Văn phòng hướng dẫn thêm thủ trưởng đơn vị đôn đốc nhắc nhở CB, CCVC bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; - Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (Đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ); - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (Nếu cần); - Nếu hết năm mà cơng việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn tháng, kể từ ngày cơng trình tốn b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan - Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành; - Hồ sơ công việc chưa giải xong; - Hồ sơ phối hợp giải công việc (Trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì); - Các văn gửi để biết, để tham khảo c) Thủ tục nộp lưu - Khi nộp lưu tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” - Và “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu; (biểu 1) Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan giữ loại Kết luận: Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công tác lưu trữ, cần phải thực thường xuyên, liên tục lưu trữ quan lưu trữ lịch sử Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu phông lưu trữ, từ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ CÁC BIỂU MẪU Biểu số 1: Biên giao nhận tài liệu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (Cơ quan quản lý tài liệu) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc .…, ngày .tháng năm 20 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ… ……………….… (1)…… gồm: Bên giao:… ………………(2)… …… đại diện là: - Ông (bà) ………………………………………………………… - Chức vụ công tác/chức danh………………………………………… Bên nhận:.:…………… … (3) ……… …đại diện là: - Ông (bà): ………………………………………………………… - Chức vụ công tác/ chức danh……………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liêu:…… (4) ………………………với nội dung cụ thể sau: Tên phông (Hoặc khối) Tài liệu:…………………………………………………… Thời gian tài liệu:……………………………………………………………… Thành phần số lượng tài liệu:…………………………………………………… 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (Cặp)………………………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (Đơn vị bảo quản):…………………………………………… - Quy mét giá: ………………mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có):………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Cơng cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo(5): ……………………………………………………………………………………… Biên lập thành hai bên giữ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC(6): Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên ghi rõ họ tên) (Chức vụ, chữ ký người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) Ghi chú: (1) Căn kế hoạch công tác hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v… (2,3) Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu VD: Phông lưu trữ Bộ…, trung tâm lưu trữ Tỉnh…, lưu trữ Sở/ban…, lưu trữ Công ty , vv tên quan tổ chức đơn vị (nếu có) thực chỉnh lý tài liệu (4) Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý (5) Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu có liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu: - Các cơng cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động…; - Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu vv (6) Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu khơng có dấu riêng) Biểu số 2: Đề cương biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ NĂM HỌC:……………… I Hướng dẫn phân loại tài liệu Phương án phân loại tài liệu - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phông; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu; Tài liệu phông ….được phân loại theo phương án … Cụ thể sau: Tên nhóm lớn (nhóm bản1) 1.1 Tên nhóm vừa 1.1.1 Tên nhóm nhỏ 1.1.2 Tên nhóm nhỏ 1.1.3 Tên nhóm nhỏ 1.2 Tên nhóm vừa ……………………… Tên nhóm lớn (nhóm 2) 2.1 Tên nhóm vừa 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 2.2 Tên nhóm vừa …………………… Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 10 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Tên nhóm lớn (nhóm 3) 3.1 Tên nhóm vừa ………………… 3.2 Tên nhóm vừa ………………… ………………… Hướng dẫn cụ thể trình phân loại tài liêu: Trong phần này, tình hình thực tế phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để người tham gia phân loại tài liệu thực thống II Hướng dẫn lập hồ sơ: Trình bày hướng dẫn chi tiết: Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ phơng khối tài liệu tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ: Chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ phơng tài liệu lập hồ sơ chưa xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vu) Việc viết tiêu đề hồ sơ: Việc xếp văn bản, tài liêu bên hồ sơ; Việc biên mục hồ sơ .…., ngày tháng năm 20… PHÊ DUYỆT NGƯỜI BIÊN SOẠN (Phê duyệt người có thẩm quyền (Ký tên) người có trách nhiêm) (Ký tên) Họ tên Sinh viên: Hoàng Quốc Việt – MSSV: 1536133046 11 ... bổ sung - Các hồ sơ phối hợp giải cơng việc tổ, phận, đồn thể không tiến hành thu thập, bổ sung - Các văn gửi để biết, tham khảo không tiến hành thu thập, bổ sung * Hồ sơ cần thu thập, bổ sung: ... nhiệm lập hồ sơ tổ, phận cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn phòng tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ trường Mở hồ sơ a) Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa... MSSV: 1536133046 Tiểu luận môn Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan giữ loại Kết luận: Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công