Quy tr×nh CẤP SỔ BHXH A. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU. I. Mục đích: - Thực hiện Quyết đònh số 555/QĐ-BHXH ngày 13 tháng 5 năm 2009 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc quy đònh cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội; - Đẩy mạnh hoạt động cải cách hành chính, quản lý chặt chẽ quá trình tham gia BHXH của từng đối tượng bằng công nghệ thông tin, rút ngắn thời gian cấp sổ BHXH; tạo điều kiện thuận lợi hơn cho đối tượng góp phần nâng cao hiệu quả công tác của Ngành. II. Yêu cầu: - Giám đốc BHXH huyện, th nh à phố có trách nhiệm kiểm tra, báo cáo và chỉ đạo cán bộ được phân công phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, chấp hành đúng quy đònh và giải quyết kòp thời các vướng mắc phát sònh. - Cán bộ cấp sổ, nắm chắc các văn bản quy đònh về công tác cấp sổ BHXH . - Sử dụng thành thạo chương trình SMS,. B.CÔNG TÁC CẤP SỔ BHXH: I. Đối tượng cấp sổ BHXH 1. Người tham gia BHXHBB quy đònh tại Điều 2, Nghò đònh số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật BHXH về BHXHBB. 2. Người tham gia BHXH Tự nguyện quy đònh tại Điều 2 Nghò đònh số 190/2007/NĐ-CP ngày 28/12/2007 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật BHXH về BHXH tự nguyện. 3. Người tham gia BHTN quy đònh tại Điều 2 Nghò đònh số 127/2008/NĐ- CP ngày 12/12/2008 của Chính phủ quy đònh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHTN. * Lưu ý: Theo quy đònh của luật BHXH người lao động khi tham gia BHXH sẽ được cơ quan BHXH cấp sổ trong thời hạn tối đa 30 ngày nên đối với trường hợp đơn vò gởi mẫu báo tăng mới lao động, cán bộ thu phải đề nghò đơn vò gởi đồng thời Tờ khai tham gia BHXH, BHYT và các hồ sơ liên quan để cấp sổ BHXH cho người lao động. 1 II. THẨM QUYỀN CẤP SỔ BHXH VÀ XÁC NHẬN TRÊN SỔ BHXH: 1. Cấp bìa sổ BHXH: - Bìa sổ BHXH được cấp khi người sử dụng lao động, người tham gia BHXH đăng ký tham gia BHXH với cơ quan BHXH. - Giám đốc BHXH huyện , th nh à phố cấp sổ BHXH lần đầu ký, đóng dấu trên trang 2 bìa sổ BHXH (Theo phân cấp từ 01/01/2008). 2. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN trên tờ rời sổ BHXH: Quý I hàng năm, cán bộ thu và Cấp sổ của BHXH huyện, th nh à phố kiểm tra các thông tin về quá trình đóng BHXH, BHTN trên cơ sở dữ liệu huyện quản lý về đóng BHXH, BHTN của người lao động thực hiện việc in tờ rời sổ BHXH của năm trước. Trường hợp cán bộ Cấp sổ BHXH huyện , th nh à phố có phát hiện sai sót về mức đóng và số tiền đóng BHXH, BHTN thì thông báo cho bộ phận Thu để xem xét điều chỉnh lại dữ liệu. Cán bộ Cấp sổ BHXH huyện chuyển Giám đốc BHXH huyện, th nh à phố ký đóng dấu vào nơi quy đònh trên Tờ rời sổ BHXH (ký tờ rời hàng năm), sau đó chuyển cho người sử dụng lao động. 3. Số sổ BHXH: Số sổ BHXH là mã số đối tượng của người đăng ký tham gia BHXH, BHTN lần đầu. BHXH huyện, th nh à phố đònh kỳ trước ngày 15 của tháng cuối quý, lập 02 bản Đăng ký cấp số sổ BHXH theo Mẫu số 01/SBH gửi Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH tỉnh. BHXH huyện, th nh à phố căn cứ khoảng số sổ BHXH được giao để in số sổ BHXH cho từng người tham gia BHXH, BHTN trên chương trình SMS, đồng thời ghi số sổ BHXH vào Tờ khai theo Mẫu số 01-TBH và mở sổ theo dõi việc cấp số sổ cho từng đơn vò tham gia BHXHBB, cá nhân tham gia BHXHTN theo Mẫu số 03/SBH. III. HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC CẤP SỔ BHXH. 1. Hồ sơ và thủ tục cấp sổ BHXH: a. Đối với người tham gia BHXH, BHTN bắt buộc: Hồ sơ gồm: - 03 Tờ khai theo mẫu số 01-TBH - 01 danh sách lao động tham gia BHXH, BHTN theo mẫu số 02a-TBH. - Bản sao Quyết đònh thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động đối với người sử dụng lao động. 2 - Hợp đồng lao động đối với người sử dụng lao động là cá nhân thuê mướn, sử dụng lao động. b. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện, hồ sơ bao gồm: - Tờ khai tham gia BHXHTN hướng dẫn tại Công văn số 1564/BHXH-BT ngày 02/6/2008 của BHXH Việt Nam. - 01 bản sao giấy khai sinh. 2. Hồ sơ và thủ tục cấp lại sổ BHXH: a. Trường hợp sổ BHXH bò mất hoặc hỏng thuộc trách nhiệm của người tham gia BHXH, BHTN: Người tham gia BHXH, BHTN làm đơn đề nghò cấp lại sổ BHXH theo mẫu số 06/SBH, nêu rõ lý do bò mất hoặc hỏng, tình trạng hỏng và cam kết chòu trách nhiệm trước pháp luật việc chưa hưởng chế độ BHXH một lần, sau đó nộp đơn, sổ BHXH (nếu hỏng) cho cơ quan BHXH. b. Trường hợp sổ BHXH bò mất hoặc hỏng thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động: - Người sử dụng lao động làm công văn đề nghò cấp lại sổ BHXH, cam kết chòu trách nhiệm trước pháp luật việc người lao động chưa hưởng trợ cấp BHXH một lần; - Người sử dụng lao động lập Biên bản nêu rõ nguyên nhân, số lượng sổ và các trang sổ bò mất hoặc bò hỏng; - Tờ khai cấp sổ lần đầu, sổ BHXH bò hỏng. c. Cơ quan BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH: - Cán bộ được giao quản lý sổ BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH viết Biên bản tường trình (có xác nhận của Giám đốc BHXH huyện), kèm theo sổ BHXH hỏng. Phòng Cấp sổ, thẻ trình Giám đốc BHXH tỉnh phê duyệt cấp lại sổ BHXH. IV. CẤP SỔ BHXH LẦN ĐẦU. 1. Cấp bìa sổ BHXH. a. BHXH huyện, th nh à phố: - Cán bộ Tiếp nhận và trả kết quả BHXH huyện, th nh à phố kiểm tra hồ sơ do người sử dụng lao động hoặc người tham gia BHXH tự nguyện nộp, nếu hồ sơ đầy đủ thì tiếp nhận nhận, ghi rõ thời gian trả hồ sơ; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì đề nghò hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy đònh mới tiếp nhận. Cán bộ tiếp nhận chuyển hồ sơ cho bộ phận thu, Cán bộ Thu phân loại và căn cứ vào số sổ tạm đang quản lý cho số sổ, nhập hoàn chỉnh hồ sơ cá nhân vào 3 chương trình quản lý từ Tờ khai tham gia BHXH và danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu 02a-TBH. - Chuyển cho cán bộ cấp sổ huyện: Hồ sơ cấp sổ BHXH. - Cán bộ cấp sổ huyện, th nh à phố thẩm đònh tờ khai của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN; cấp số sổ thật và ghi số sổ BHXH vào tờ khai của từng người lao động. - Cán bộ cấp sổ thực hiện in: + Bìa sổ BHXH; + 02 bản danh sách lao động chưa đủ điều kiện cấp sổ BHXH theo mẫu số 05/SBH để chuyển cho người sử dụng lao động (nếu có). - Trình Giám đốc BHXH huyện ký vào các Tờ khai theo mẫu số 01-TBH và danh sách theo mẫu số 05/SBH (nếu có). - Sau khi đóng dấu, thực hiện việc trả và lưu trữ hồ sơ như sau: + Cán bộ sổ giữ: 01 tờ khai theo mẫu số 01-TBH, 01 danh sách theo mẫu số 05/SBH (nếu có), bản sao giấy khai sinh. Đònh kỳ trước ngày 10 của tháng đầu q sau, cán bộ cấp sổ BHXH huyện, th nh à phố gửûi Danh sách cấp sổ BHXH trong tháng và gửûi tờ khai cấp sổ của từng người lao động mẫu 01-TBH về phòng Tiếp nhận và trả kết quả BHXH tỉnh để thực hiện lưu trữ theo quy đònh. + Cán bộ thu lưu: Bản sao QĐ thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Quyết đònh tuyển dụng hoặc quyết đònh về lương hoặc hợp đồng lao động. + Chuyển cho cán bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để chuyển cho người sử dụng lao động: Bìa sổ BHXH, 02 tờ khai theo mẫu số 01-TBH, 01 danh sách 05/SBH (nếu có); chuyển cho người tham gia BHXH tự nguyện tờ bìa sổ BHXH, 01 tờ khai. b. Người sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động viết tờ khai theo mẫu số 01-TBH, lập hồ sơ đề nghò cấp sổ BHXH và nộp cho cơ quan BHXH. - Nhận lại bìa sổ BHXH và hồ sơ cấp sổ từ cơ quan BHXH, kiểm tra các nội dung ghi trên bìa sổ BHXH, nếu có điểm nào chưa chính xác thì đề nghò cơ quan BHXH điều chỉnh lại; sau đó, người sử dụng lao động mời người lao động kiểm tra, ký vào nơi quy đònh trên bìa sổ BHXH. - Chuyển cho người tham gia BHXH 01 tờ khai để người lao động lưu giữ. c. Người tham gia BHXHTN nhận sổ BHXH và tờ khai từ cơ quan BHXH, kiểm tra các nội dung ghi trên sổ BHXH, nếu có điểm nào chưa chính xác thì đề 4 nghò cơ quan BHXH điều chỉnh, sau đó ký vào nơi quy đònh trên sổ, lưu giữ sổ BHXH và 01 tờ khai. 2. Cấp tờ rời sổ BHXH hàng năm: * Quý I hàng năm, cán bộ Cấp sổ của BHXH huyện, th nh à phố kiểm tra các thông tin về quá trình đóng BHXH, BHTN trên cơ sở dữ liệu huyện quản lý về đóng BHXH, BHTN của người lao động thực hiện việc in tờ rời sổ BHXH của năm trước. Trường hợp cán bộ Cấp sổ BHXH huyện có phát hiện sai sót về mức đóng và số tiền đóng BHXH, BHTN thì thông báo cho bộ phận Thu để xem xét điều chỉnh lại dữ liệu. - Cán bộ Cấp sổ BHXH huyện, th nh à phố chuyển Giám đốc BHXH huyện ký đóng dấu vào nơi quy đònh trên Tờ rời sổ BHXH (ký tờ rời hàng năm), sau đó chuyển cho người sử dụng lao động. Trong quá trình thực hiện việc in tờ rời BHXH cho người lao động hàng năm, Giám đốc BHXH các huyện, th nh à phố có trách nhiệm kiểm tra, báo cáo và thường xuyên chỉ đạo cán bộ được phân công phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, chấp hành đúng quy đònh và giải quyết kòp thời các vướng mắc phát sinh. * Lưu ý: Giám đốc BHXH các huyện, th nh à phố không ký xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN trên Tờ rời sổ BHXH khi người tham gia BHXH ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; di chuyển ngoài đòa bàn tỉnh; hoặc để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. 3. Cấp tờ rời sổ BHXH khi người tham gia BHXH, BHTN ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; di chuyển ngoài đòa bàn tỉnh; hoặc để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. - BHXH huyện, Thành phốõ chuyển hồ sơ yêu cầu chốt sổ cho Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ. - Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ chuyển hồ sơ yêu cầu chốt sổ cho phòng Cấp sổ, thẻ. - Phòng Cấp sổ, thẻ kiểm tra các thông tin về quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động trên cơ sở dữ liệu về đóng BHXH, BHTN trên chương trình SMS và thực hiện in chốt thời gian đóng BHXH, BHTN trên tờ rời sổ BHXH. - Phòng Cấp sổ, thẻ trình Giám đốc BHXH tỉnh ký, đóng dấu, sau đóù chuyển cho Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ trả cho BHXH huyện, th nh à phố để chuyển cho người tham gia BHXH, BHTN. 4. Sổ BHXH được cấp lần đầu không quá 30 ngày đối với người tham gia BHXH bắt buộc, 20 ngày đối với người tham gia BHXH tự nguyện, kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ (tính theo ngày làm việc). 5 V. CẤP LẠI SỔ BHXH. 1. Sổ BHXH được cấp lại trong trường hợp bò mất hoặc bò hỏng mà không đọc được đầy đủ các nội dung ghi trên sổ. 2. Trình tự cấp lại sổ BHXH: - BHXH huyện, th nh à phố chuyển hồ sơ yêu cầu cấp lại sổ BHXH cho Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ. - Phòng Tiếp nhận & Quản lý hồ sơ chuyển hồ sơ yêu cầu cấp lại sổ BHXH cho phòng Cấp sổ, thẻ. - Phòng Cấp sổ, thẻ đối chiếu hồ sơ đề nghò cấp lại sổ BHXH với cơ sở dữ liệu đang quản lý và danh sách người tham gia BHXH đã nghỉ hưởng trợ cấp BHXH một lần, hưởng lương hưu hàng tháng trên đòa bàn tỉnh, sau đó mới cấp lại sổ cho người tham gia BHXH, BHTN. 3. Sổ BHXH được cấp lại không quá 45 ngày, kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ (tính theo ngày làm việc). VI. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SỔ BHXH. 1. Người tham gia BHXH, BHTN: - Giữ, bảo quản sổ BHXH trong thời gian bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; di chuyển từ đơn vò này sang đơn vò khác; hưởng các chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp hưu trí, trợ cấp BHTN; tự đóng BHXH cho thời gian còn thiếu để được hưởng chế độ hưu trí theo quy đònh. - Khi đến nơi làm việc mới, phải nộp sổ BHXH kèm theo bản ghi quá trình đóng cho người sử dụng lao động lưu giữ. - Không được tự ý sữa chữa, tẩy xoá làm sai lệch các nội dung ghi trên sổ BHXH. 2. Người sử dụng lao động: - Giữ sổ BHXH của người lao động trong thời gian người lao động đang làm việc tại đơn vò; trả sổ cho người lao động sau khi cơ quan BHXH đã xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN khi người lao động nghỉ việc hoặc chuyển công tác đến đơn vò khác. - Bảo quản sổ BHXH trong điều kiện tốt nhất, bổ sung kòp thời hồ sơ, tờ rời sổ BHXH hàng năm. - Nếu người tham gia BHXH, BHTN bỏ việc mà chưa nhận sổ BHXH, thì người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo cho người lao động đến nhận sổ BHXH. Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày thông báo, nếu người tham gia BHXH, BHTN không đến nhận sổ, thì người sử dụng lao động nộp sổ cho cơ quan BHXH lưu giũa. 6 3. Cơ quan BHXH: - Bảo quản cẩn thận hồ sơ cấp sổ BHXH lần đầu, cấp lại sổ của người tham gia BHXH, BHTN theo các quy đònh lưu trữ hồ sơ hiện hành. - Lập biên bản giao nhận sổ BHXH giữa cơ quan BHXH với người sử dụng lao động, giữa BHXH tỉnh với BHXH huyện theo mẫu số 08/SBH. 7