Văn bản là một phương tiện dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Việc soạn thảo một văn bản chính qui, chuẩn mực theo đúng thể thức qui định của nhà nước có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện chỉ thị, mệnh lệnh của cơ quan đơn vị. Tuy nhiên, trước khi bắt tay vào việc soạn thảo văn bản, người soạn thảo phải xác định đúng thể loại văn bản để từ đó soạn thảo văn bản cho đúng nội dung và hình thức mà nhà nước quy định. Bài học này nhằm cung cấp cho người học khái niệm về các loại văn bản và phân cấp ban hành các loại văn bản ở Việt Nam.
GIÁO TRÌNH VĂN BẢN QUI PHẠM PHÁP LUẬT MỤC LỤC Trang Lời nói đầu Chương Các loại văn bản quản lý nhà nước và thẩm quyền ban hành văn bản của quan 1.1 Khái niệm văn bản và các loại văn bản quản lý nhà nước 1.1.1 Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.1.2 Các loại văn quản lý nhà nước 10 1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 11 1.2.1 Thẩm quyền ban hành văn qui phạm pháp luật 12 1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn hành 18 1.2.3 Thẩm quyền ban hành văn chuyên môn nghiệp vụ 24 1.2.4 Thẩm quyền ban hành văn tổ chức trị - xã hội 24 Chương Những yêu cầu bản soạn thảo văn bản và sử dụng thể văn, ngôn ngữ văn bản 27 2.1 Những yêu cầu chung soạn thảo văn bản 27 2.1.1 Yêu cầu về nội dung 27 2.1.2 Yêu cầu về hình thức 31 2.1.3 Yêu cầu về thời gian 31 2.1.4 Yêu cầu về kỹ thuật 31 2.2 Yêu cầu về thể văn và ngôn ngữ soạn thảo văn bản 33 2.2.1.Yêu cầu về thể văn 33 2.2.2 Yêu cầu về ngôn ngữ 34 2.2.3 Qui định về viết hoa văn hành 39 Chương Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản pháp qui dưới luật 47 3.1 Khái niệm và phân loại thể thức văn bản 47 3.1.1 Khái niệm thể thức văn 47 3.1.2 Phân loại thể thức văn 47 3.1.3 Kỹ thuật trình bày văn 48 3.2 Các loại thể thức và kỹ thuật trình bày các loại thể thức văn bản 49 3.2.1 Thể bắt buộc 49 3.2.2 Thể thức bổ sung 77 3.2.3 Thể thức 80 Chương Phương pháp soạn thảo số loại văn bản quản lý Nhà nước thông thường 88 4.1 Phương pháp soạn thảo nghị 88 4.1.1 Khái niệm nghị 88 4.1.2 Phân loại, phân cấp ban hành nghị 88 4.1.3 Phương pháp soạn thảo nghị 88 4.2 Phương pháp soạn thảo định 94 4.2.1 Khái niệm định 94 4.2.2 Phân loại, phân cấp ban hành định 94 4.2.3 Phương pháp soạn thảo định 94 4.3 Phương pháp soạn thảo thị 107 4.3.1 Khái niệm thị 107 4.3.2 Phân loại, phân cấp ban hành thị 107 4.3.3 Yêu cầu soạn thảo thị 107 4.3.4 Phương pháp soạn thảo thị 107 4.4 Phương pháp soạn thảo kế hoạch 111 4.4.1 Khái niệm kế hoạch 111 4.4.2 Phân loại, phân cấp ban hành kế hoạch 111 4.4.3 Yêu cầu soạn thảo kế hoạch 111 4.4.4 Phương pháp soạn thảo kế hoạch 111 4.5 Phương pháp soạn thảo báo cáo 115 4.5.1 Khái niệm báo cáo 115 4.5.2 Phân loại, phân cấp ban hành báo cáo 115 4.5.3 Yêu cầu soạn thảo báo cáo 116 4.5.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo 116 4.6 Phương pháp soạn thảo biên bản 123 4.6.1 Khái niệm biên 123 4.6.2 Phân loại biên 123 4.6.3 Yêu cầu soạn thảo biên 124 4.6.3 Phương pháp soạn thảo biên 124 Chương Quản lý và giải văn bản quan nhà nước 129 5.1 Quản lý và giải văn bản đến 129 5.1.1 Khái niệm văn đến 129 5.1.2 Trình tự, thụ tục quản lý, giải văn đến 129 5.2 Quản lý và giải văn bản 134 5.2.1 Khái niệm văn 134 5.2.2 Trình tự, thủ tục quản lý, giải văn 134 5.3 Quản lý và giải văn bản nội 136 5.3.1 Khái niệm văn nội 136 5.3.2 Ý nghĩa việc quản lý văn nội 138 5.3.3 Những qui định chung về lưu trữ 138 5.3.4 Phương pháp quản lý, giải văn nội 142 Tài liệu tham khảo 144 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt Luật Lt Pháp lệnh PL Lệnh Nghị Nghị liên tịch L NQ NQLT Nghị định NĐ Quyết định QĐ Chỉ thị CT Thông tư TT Thông tư liên tịch Quốc hội Ủy ban Thường vụ Quốc hội TTLT QH UBTVQH Chủ Tịch nước CTN Thủ tướng Chính phủ TTg Tòa án nhân dân Tối cao Viện kiểm sát nhân dân Tối cao Tòa án quân Viện Kiểm sát quân TANDTC VKSNDTC TAQS VKSQS Hội đồng nhân dân HĐND Ủy ban nhân dân UBND Qui phạm pháp luật QPPL Quản lý nhà nước QLNN Văn thư VT Kỹ thuật trình bày KTTB Chương CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN Văn phương tiện dùng để ghi tin truyền đạt thông tin từ chủ thể sang chủ thể khác ngôn ngữ hay ký hiệu định Việc soạn thảo văn qui, chuẩn mực theo thể thức qui định nhà nước có ý nghĩa quan trọng việc thực thị, mệnh lệnh 10 - Khi văn đến quan, nhân viên văn thư trực tiếp nhận văn phải kiểm tra địa gửi văn bản, số lượng văn bản, số lượng bì thư; kiểm tra bì thư ngun vẹn hay khơng Nếu có dấu hiệu bị rách, bị bên bì thư phải báo cho người phụ trách công tác văn thư quan biết để xử lý kịp thời - Sau nhận đủ số lượng văn đến, phận văn thư phải tiến hành phân loại văn nhận thành loại: Loại phải đăng ký loại đăng ký + Loại phải đăng ký: Tất văn bản, giấy tờ gửi cho quan, thủ trưởng quan người có chức vụ lãnh đạo quan mà bì thư có ghi chức danh họ; + Loại khơng phải đăng ký: Tất thư từ riêng, báo, tạp chí, thư, tin, sách tham khảo - Những văn có dấu mức độ khẩn phong bì cần bóc sau nhận Khi bóc bì thư ý khơng làm phần số, ký hiệu văn ghi ngòai bì thư khơng làm dấu đóng bì thư - Với văn có dấu mật: Khơng bóc bì thư có dấu mật, trường hợp giao trách nhiệm bóc - Đối với văn thường: Sau phân loại tiến hành bóc bình thường - Chú ý: Khi lấy văn phải nhẹ tay tránh làm rách văn Sau đối chiếu số ghi văn bản, ký hiệu văn với số, ký hiệu ghi ngồi bì thư Khi phát thấy văn gửi không địa chỉ, gửi không thẩm quyền (vượt cấp), không ngày tháng năm, dấu đen (bản photo) gửi trả lại cho quan gửi văn để biết rút kinh nghiệm Nếu văn có phiếu gửi sau nhận đủ văn bản, phải ký xác nhận đóng dấu lên phiếu gửi gửi trả phiếu gửi cho quan gửi văn 133 - Sau lấy văn ra, kiểm tra đầy đủ thơng tin đóng dấu đến lên văn - Dấu đến đóng thành phần ”Ngày, tháng, năm”, thành phần số ký hiệu văn Bước 2: Đăng ký văn đến - Các văn đến phải đăng ký vào sổ sách để quản lý chặt chẽ tra cứu văn nhanh chóng, dễ dàng - Khi đăng ký văn phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết văn vào sổ đăng ký công văn đến vào máy vi tính theo chương trình quản lý văn đến - Khi ghi văn vào sổ công văn đến, phải ghi ngày đến, số đến, nội dung văn đến thông số sau: Ngày Số Tên Số, Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến quan ký tháng trích nhận nhận hiệu ban yếu nội hành (5) dung (6) (7) (8) (9) (1) đến (2) (3) (4) Bước 3: Phân phối chuyển giao văn đến - Trình xin ý kiến phân phối: Sau bóc bì thư, đánh dấu đến lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký phần vào sổ trình tất văn bản, giấy tờ nhận cho người phụ trách văn phòng hành quan xem xét trình lên thủ trưởng quan để ghi ý kiến phân phối lên văn - Chuyển giao văn đến: + Tất văn đến, sau có ý kiến phân phối người phụ trách phải chuyển đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải 134 Không để văn chạy vòng qua nơi khơng có trách nhiệm giải quyết, không chuyển chậm văn + Đối với văn có đóng dấu mức độ khẩn, phải chuyển đến người có trách nhiệm giải + Khi chuyển giao văn phải đăng ký vào sổ, người nhận văn để giải (Kể thủ trưởng quan) phải ký nhận vào sổ Ngày chuyển Số đến Đơn vị nhận Ký nhận (1) (2) (3) (4) Ghi (5) Đối với văn mật mẫu sổ chuyển giao văn mật ghi thêm (Cột mức độ mật sau cột số (3) Bước 4: Giải văn đến - Nội dung công việc nêu văn thuộc phạm vi trách nhiệm Cán bộ, đơn vị cán đơn vị trực tiếp giải - Các cán thừa hành, sau nhận văn phải nghiên cứu nắm vững vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời vấn đề Những cơng việc có liên quan đến cán khác, phận phải khẩn trương phối hợp để giải tốt công việc Không tự ý chuyển văn cho phận khác, quan khác chưa có ý kiến lãnh đạo - Đối với công việc khẩn cấp, cần thiết đột xuất phải xin ý kiến giải nhận văn - Đối với văn khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, có ý kiến lãnh đạo ghi bên lề văn bản, khơng đóng dấu áp vào chữ ký bên lề mà phải soạn thảo văn trả lời theo ý kiến lãnh đạo Những văn có ý kiến lãnh đạo phải lưu hồ sơ công việc cán nghiên cứu - Đối với văn đề cập đến vấn đề quan trọng chủ trương, chương trình, kế hoạch công tác văn đạo, hướng dẫn 135 công tác cấp quan phải thủ trưởng, phó thủ trưởng quan giải - Đối với vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều phận, thủ trưởng quan cần tham khảo ý kiến cán bộ, phận liên quan trước giải Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải cơng việc gì, cán thừa hành phải trình tất văn có liên quan đến văn nhận Bước 5: Tổ chức theo dõi, kiểm tra việc giải văn đến - Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu tiến độ giải công việc quan - Thủ trưởng quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn quan theo theo qui định Nhà nước - Trưởng, phó phòng hành có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối tiến độ chuyển giao, đôn đốc giải văn theo thời gian qui định - Nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra tiến độ xử lý văn bản, độ xác thủ tục giao nhận văn việc kiểm tra phải lập sổ báo cáo với thủ trưởng hành Bước 6: Lưu văn - Tất văn đến phải làm thủ tục y để lưu trữ văn thư quan để thuận tiện cho việc tra cứu về sau Tóm lại: Các văn đến quản lý, giải theo bước sau : Bước 1: Tiếp nhận văn đến; Bước 2: Đăng ký văn đến; Bước 3: Phân phối chuyển giao văn đến; Bước 4: Giải văn đến; Bước 5: Tổ chức theo dõi, kiểm tra việc giải văn đến; Bước 6: Lưu văn 136 5.2 Quản lý, giải văn bản 5.2.1 Khái niệm văn bản Văn văn bản, giấy tờ, tài liệu … quan, đơn vị ban hành làm thủ tục gửi (Điều 2, Khoản 10 Quyết định 206/2005/QĐBQP) 5.2.2 Trình tự, thủ tục giải văn bản - Tất văn bản, giấy tờ quan ban hành gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn thư quan theo qui định sau: Bước 1: Kiểm tra, đóng dấu đăng ký văn - Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn để phát sai sót trước đóng dấu, ghi số, ngày, tháng, năm lên văn - Văn phải đóng dấu quan, đơn vị đóng dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) Nhân viên văn thư đóng dấu số lượng xác định phần nơi nhận - Những văn ký không qui định người quan khác mang tới văn thư khơng đóng dấu trường hợp phải giữ lại văn để báo cáo người có thẩm quyền giải - Khi đăng ký văn cần phải ghi số thông tin cần thiết sau: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn vào sổ đăng ký máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽ văn quan tạo thận tiện cho việc tra cứu về sau - Trước đăng ký văn đi, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại lần về thể thức văn bản, vị trí thành phần, cách trình bày thẩm quyền ban hành văn - Việc đăng ký văn thực sau: + Tùy theo số lượng văn quan nhiều hay mà lập sổ đăng ký cho phù hợp Thơng thường quan có văn ban hành năm cần lập sổ đăng ký văn đủ Một 137 sổ dùng để đăng ký văn mật đi, sổ dùng để đăng ký văn chung cho loại văn khác + Nếu quan có nhiều văn năm phải lập sổ sau : * Một sổ đăng ký văn mật * Một sổ đăng ký văn qui phạm pháp luật * Một sổ đăng ký văn thông thường cơng văn, báo cáo, tờ trình Bước Thủ tục phát hành Sau đăng ký văn cần hoàn thiện thủ tục phát hành sau : + Ghi số lên văn : số văn số đăng ký thứ tự văn năm kể từ ngày 01/01 + Tất văn quan ban hành đều đăng ký tập trung phận văn thư quan để lấy số chung theo hệ thống số quan, không lấy số riêng theo đơn vị tổ chức thảo văn + Ghi ngày tháng năm lên văn Ngày tháng năm ghi văn ngày tháng năm văn đăng ký vào sổ để chuyển Thông thường ngày ghi sổ ngày chuyển văn sáng ngày hôm sau không để chậm trễ Không ghi ngày sớm hay muộn ngày đăng ký gửi Ngày ghi lên văn ngày đăng ký ghi sổ phải giống phải ghi rõ ràng, xác, ngày 10 phải ghi thêm số 0, ngày tháng phải ghi số đằng trước Bước : Lưu văn Tất văn phải lưu lại 02 chính, văn thư quan, đơn vị soạn thảo Bản lưu văn thư quan phải có dấu đỏ, có chữ ký trực tiếp xếp theo thứ tự đăng ký Bước : Theo dõi văn 138 Cán bộ, nhân viên văn thư gửi văn phải có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn đến nơi nhận xử lý kịp thời trường hợp thất lạc, quên chậm trễ 5.3 Quản lý và giải văn bản nội 5.3.1 Khái niệm văn bản nội - Điều điều lệ về công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo NĐ số142/CP ngày 28/09/1963 Hội đồng phủ qui định : « Cơng văn, giấy tờ quan xí nghiệp Nhà nước lẫn văn dùng để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước để báo cáo, thỉnh thị, để liên hệ quan, ngành, cấp để ghi chép kinh nghiệm đúc kết ghi chép tài liệu cần thiết Công văn, tài liệu, thư từ quan nhận nơi khác gửi đến gọi tắt «Cơng văn đến » ; công văn tài liệu quan gửi cho nơi khác gọi «Cơng văn » Những sổ sách ghi chép, giấy tờ, thảo, loại công văn, tài liệu dùng nội quan gọi tắt «Văn nội »… » Để hiểu rõ ý nghĩa công tác văn thư lưu trữ cần tìm hiểu số thuật ngữ qui định luật Lưu trữ, Quốc Hội thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng năm 2012 sau: Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; Âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; Tài liệu điện tử; Bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; Sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; Tranh vẽ in; Ấn phẩm vật mang tin khác 139 Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng gốc, thay hợp pháp Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác Phông lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, khơng phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nước Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm phông lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân quy định khoản điều Luật Lưu trữ năm 2011 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với về vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành 140 trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 13 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 14 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 15 Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn định nhằm lưu giữ dự phòng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ 5.3.2 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản nội Công văn, giấy tờ phương tiện cần thiết họat động quan nhà nước Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi lại hoạt động lĩnh vực công tác khác quan, đơn vị cần giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Do vậy, việc quản lý giải văn nội cách khoa học có ý nghĩa quan trọng cơng tác hành văn phòng Nó giúp người huy quản lý, nắm công việc làm thuận tiện cho việc tìm hiểu, nghiên cứu khoa học về sau 5.3.3 Những qui định chung về lưu trữ - Nguyên tắc quản lý lưu trữ + Nhà nước thống quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam 141 + Hoạt động lưu trữ thực thống theo quy định pháp luật + Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Nhà nước thống kê - Chính sách của Nhà nước về lưu trữ + Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam + Tập trung đại hóa sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng khoa học, công nghệ hoạt động lưu trữ + Thừa nhận quyền sở hữu tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ thực hoạt động dịch vụ lưu trữ + Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế hoạt động lưu trữ - Trách nhiệm của người đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, qùn hạn có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ quan, tổ chức - Người làm lưu trữ + Người làm lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị nghiệp cơng lập phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng quan, tổ chức hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, sách ưu đãi khác theo quy định pháp luật + Người làm lưu trữ không thuộc trường hợp quy định khoản Điều phải đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; hưởng chế độ, quyền lợi người lao động làm việc tổ chức 142 + Người giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc - Các hành vi bị nghiêm cấm + Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ + Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ + Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ + Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân + Mang tài liệu lưu trữ nước trái phép - Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức + Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan - Trách nhiệm của nhân viên lưu trữ quan + Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu + Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 143 + Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định điểm b khoản này; + Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng + Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan + Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu - Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ cơng việc kết thúc, thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan + Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu + Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 - Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử + Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác + Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thơng tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an tồn khả 144 truy cập; bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt + Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác khơng có giá trị thay tài liệu số hóa + Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 5.3.4 Phương pháp quản lý văn bản nội - Để việc xếp hồ sơ, tài liệu tổ chức cách khoa học, cán văn phòng cần phân loại xếp văn thành lọai Trong thường có ngăn tủ đựng loại văn riêng sau : + Tủ đựng văn qui phạm pháp luật để nghiên cứu ; + Tủ đựng cơng văn tài liệu cần giải quyết, có bìa đựng cơng văn giải quyết, bìa đựng công văn cần giải ; + Tủ đựng cơng văn, tài liệu giải xong, có bìa đựng hồ sơ giải xong chờ nộp lưu, hồ sơ giải xong chờ chỉnh lý bổ sung văn theo dõi thực + Tủ đựng tài liệu mật (dùng bìa màu đỏ) Dấu mật có khung viền hình chữ nhật chiều dài 20mm, chiều rộng 08 mm, bên có chữ MẬT Dấu « TỐI MẬT » có khung viền dài 30mm, rộng 08mm Dấu « TUYỆT MẬT » có khung dài 40mm, rộng 08mm + Tủ đựng tài liệu không giải gồm loại : Báo cáo, tin, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật, quản lý để nghiên cứu tham khảo loại giấy tờ khác sử dụng xong mà không cần lưu trữ, ví dụ : Giấy mời họp, Báo cáo tuần… Tóm lại: Trên qui định quan trọng về việc quản lý giải văn quan nhà nước mà nhân viên văn phòng phải nắm để áp dụng vào việc xử lý, giải văn góp phần tích cực cho việc giải công việc quan, đơn vị 145 HƯỚNG NGHIÊN CỨU Vận dụng kiến thức học vào xem xét việc giải quyết, xử lý văn quan, đơn vị mà học viên, sinh viên công tác Nhận xét điểm đúng, chưa đúng, điểm cần khắc phục, sửa đổi cho phù hợp CÂU HỎI ÔN TẬP Câu : Trình bày qui định về việc giải văn đến ? Câu : Trình bày qui định về việc giải văn ? Câu : Trình bày qui định chung về lưu trữ? 146 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành văn qui phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2004, Chính trị quốc gia; 2004; Luật ban hành văn qui phạm pháp luật năm 2008, Chính trị quốc gia, 2008; Luật Lưu trữ năm 2011, Chính trị quốc gia, 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 Chính phủ về cơng tác văn thư, Chính trị quốc gia, 2004; Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 08/02/2010 Chính phủ về việc sửa đổi Nghị định 110/2004, Chính trị quốc gia; 2010; Quyết định số 206/2005/QĐ- BQP ngày 20/12/2005 Bộ Quốc phòng về việc ban hành quản lý văn hành Bộ Quốc phòng, Chính trị quốc gia, 2005; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Chính trị quốc gia, 2011; Thơng tư số 25/2011/TT- BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp về thể thức kỹ thuật trình bày văn QPPL phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ, quan ngang văn liên tịch, Chính trị quốc gia, 2011; Thông tư số 92/2012/TT- BQP ngày 26/7/2012 Bộ Quốc phòng hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan, đơn vị Quân đội 10 Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước, Học viện Hành quốc gia, 2006; 11 Giáo trình Xây dựng văn pháp luật, Đại học Luật Hà Nội, 2011 12 Giáo trình Tiếng Việt thực hành, Giáo dục Việt Nam, 2011 147 ... vào phạm vi ban hành sử dụng văn bản, người ta chia văn thành: Văn đến, văn văn nội Căn vào tính chất pháp lý văn bản, văn chia thành loại: Văn pháp qui, văn hành chính, văn tổ chức trị xã hội văn. .. 1: Văn gì? Trình bày loại văn Việt Nam? Câu 2: Văn Qui phạm pháp luật gì? Trình bày loại văn QPPL Việt Nam? Câu 3: Văn hành gì? Trình bày loại văn hành thơng dụng nay? Chương NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN... dân UBND Qui phạm pháp luật QPPL Quản lý nhà nước QLNN Văn thư VT Kỹ thuật trình bày KTTB Chương CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN Văn phương