Hướng dẫn sử dụng MS word 2016

TÀI LIỆU MS WORD CƠ BẢN I MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA WORD  Các lệnh công cụ Ribbon Microsoft Word 2013  Thước Ruler - công cụ chỉnh lề Word  Hiển thị cuộn ngang, dọc hình Word dễ hết Giới thiệu Ribbon Thanh Ribbon cơng cụ mà chưa toàn lệnh dùng để thực soạn thảo văn bản, chương trình lệnh chỉnh, phông chữ, kiểu chữ, chèn ảnh, video… Trên Ribbon bao gồm có Tab: Home, insert, design, Page Layout, References, Mailings, Review View a) Tab Home Tab Home Tab mở mặc định Ribbon Microsoft Word 2013 Cụ thể Tab Home có nhóm lệnh sau:  Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng để in trang lề, in ngang hay dọc, cột, kích thước giấy in…  Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn…  Arrange: Lệnh xếp đối tượng văn b) Tab Insert Tab insert nằm cạnh bên tab Home, cài đặt mặc định Ribbon Đây tab chứa lệnh liên quan đến chèn đối tượng văn bản, bao gồm:  Pages: Các lệnh chèn trang vào văn có  Tables: Các lệnh liên quan đến vẽ bảng, tạo bảng văn  Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa  Links: Lệnh chèn liên kết, đường link  Header & Footer: Tiêu đề văn  Text: Lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng Text TextBox, Wordart,…  Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn biểu tượng có sẵn sưu tập vào văn thời  Design: Lệnh liên quan đến mẫu văn trình bày theo bố cục c) Tab Page Layout Tab Page Layout tab chứa lệnh liên quan đến cách xếp bố cục văn Cụ thể bao gồm lệnh sau:  Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng để in trang lề, in ngang hay dọc, cột, kích thước giấy in…  Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn…  Arrange: Lệnh xếp đối tượng văn d) Tab References Tab References Tab mặc định thành Ribbon, chứa nhóm lệnh liên quan đến số thủ thuật đặc biệt cho văn đánh mục lục tự động, tạo nghi cho văn bản,… e) Tab Mailings Mailings chứa nhóm lệnh liên quan đến việc tạo lập mẫu phong bì thư, mẫu biểu có sẵn để phụcvụ cho việc trộn thư f) Tab Review Tab Review chứa nhóm lệnh liên quan đến thao tác kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản,… g) Tab View Tab View tab cuối cơng cụ Ribbon, cho phép bạn sử dụng nút lệnh để tùy chọn chế độ hiển thị văn bản, phóng to, thu nhỏ văn bản, lệnh tùy chọn hiển thị nhiều văn bản… Thước Ruler công cụ chỉnh lề Word Giống tên gọi nó, ruler thước kẻ đời thường mà bạn thường hay sử dụng Thước có đánh số khác nhau, để bạn dựa vào chỉnh cho chuẩn xác nhiều người sử dụng trình soạn thảo văn Thước bao gồm có ngang dọc, giúp bạn chỉnh lề lề hai bên lề trái phải theo nhu cầu Để sử dụng, bạn cần bôi đen văn dùng chuột di chuyển thước a) Cách hiển thị Ruler máy tính Thanh Ruler chứa Tab View, bạn cần click vào Tab “ View” sau bạn tích vào“ruler” Ngay hình Word load lại xuất thêm Ruler b) Cách đổi đơn vị đo Ruler Cụ thể bạn thực bước sau:  Bước 1: Bạn click vào “File” sau đó, bảng chọn bạn chọn “Options”  Bước 2: Tiếp đó, bạn chọn “Advanted”, bạn dung chuột kéo xuống dừng mục “Display” Trong mục đó, bạn lick vào mũi tên xuống (như hình) chọn đơn vị có sẵn Word Sau chọn xong, bạn cần click vào “ OK” Như bạn đổi đon vị đo cho thước thành công c) Cách hiển thị ngang, dọc hình Word  Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Word máy tính bạn lên khởi động Khi Word mở xong, bạn click vào “File”  Bước 2: Sau chọn Flike, bảng chọn ra, bạn click vào “ Options”  Bước 3: Giao diện Options Ở cột phía bên tay trái hình, bạn tìm click vào “Advanted” Sau đó, bạn chuyển sang cột thứ hai, sử dụng chuột kéo chuột xuống mục “Display” Trong mục đó, bạn tìm đánh dấu tích vào hai Đó là:”Show horizontal scroll bar”và “Show vertical scroll bar” Sau tích xong, bạn kéo xuống click vào “OK” xong II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN BAN ĐẦU TRONG WORD  Hướng dẫn định dạng khổ giấy đặt lề văn Word 2013  Hướng dẫn cách giãn chữ, giãn dòng, giãn đoạn văn word  Hướng dẫn thêm hàng, cột vào bảng Microsoft Word  Cách chia cột đơn giản nhanh chóng cho văn Word Cách định dạng khổ giấy Word  Bước 1: Bạn tìm cơng cụ Ribbon Tab Page Layout, tìm đến nhóm lệnh “Page Setup” sau chọn “Size”  Bước 2: Khi click vào Size, có nhiều kích thước khổ giấy ra, bạn chọn khổ giấy phù hợp với nhu cầu bạn Cách đặt chỉnh lề Word  Bước 1: Cũng tương tự bạn cài đặt lại khổ giấy bạn tìm cơng cụ Ribbon chọn vào Tab Page Layout, bạn tìm đến nhóm lệnh “Page Setup” chọn vào “Margins”  Bước 2: Sau bạn bạn click vào đó, có danh sách đổ xuống chứa mẫu săn có, bạn chọn mẫu mấu bạn cảm thấy phù hợp Hoặc ban tùy chỉnh lề theo mong muốn bạn cách click vào mục “Custom Margins” Khi đó, hộp thoại Page Setup lên, bạn chỉnh lề cách điều chỉnh thơng số cột hình mục Margins cho phù hợp sau click vào “OK” xong Cách giãn khoảng cách chữ word  Bước 1: Bạn mở văn mà bạn muốn chỉnh sửa Bạn bôi đen đoạn văn mà bạn muốn điều chỉnh khoảng cách chữ Hoặc bạn muốn chọn văn cách tốt bạn thực thao tác nhanh cách bấm tổ hợp phìm (Ctrl + A)  Bước 2: Di chuột lên công cụ chọn Tab Home, nhóm lệnh Font bạn click vào mũi tên góc phải (như hình) để mở hộp thoại Font Hoặc cách khác, bạn mở hộp thoại Font cách bấm tổ hợp phím Ctrl + D  Bước 3: Hộp thoại mở ra, bạn chọn vào mục “Advanced” Tiếp theo, mục “Spacing” bạn chọn:  Expanced: Nếu muốn tăng khoảng cách  Condensed: Nếu muốn giảm khoảng cách  Cụ thể muốn tăng hay giảm bao nhiêu, bạn điều chỉnh mũi tên lên xuống mục “By” Sau lựa chọn xong, bạn click vào chọn “Ok” 2 Cách dãn khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn word  Bước 1: Bạn mở văn cần chỉnh sửa ra, bạn bôi đen phần văn muốn thiết lập sau nhấn chuột phải chọn “ Paragraph…” Hoặc bạn vào Tab Home click vào biểu tượng “Line and Paragraph Spacing” chọn “ Line Spacing Options”  Bước 2: Hộp thoại Paragraph xuât Để chọn giãn dòng, bạn click vào mục “Indents and Spacing” tìm đến phần mục Spacing Ở đó, bạn quan tâm điều chỉnh hai mục:  Line Spacing: bạn chọn kiểu thiết lập khoảng cách  At: bạn điều chỉnh thông số khoảng cách Sau chỉnh sửa, xem thử mục Preview, bạn cảm thấy thấy phù hợp thi bạn click vào “OK” Như bạn có kết bạn mong muốn  Bước 3: Cũng hộp thoại Paragrap, bạn muốn thiết lập khoảng cách đoạn, bạn tìm đến phần mục Spacing quan tâm thiết lập thông số hai mục:  Before: Khoảng cách với đọan trước  After: Khoảng cách với đoạn sau Bạn vừa điều chỉnh thông số vừa xem mẫu thử mục Preview, cảm thấy phù hợp bạn click vào “Ok”.Như bạn thiết lập hoàn thành Chọn vị trí thêm hàng, cột Để thêm hàng cột vào bảng biểu có sẵn, để trỏ chuột vị trí cần thêm sau click chuột phải chọn insert Ngoài ra, để chèn thêm bạn chọn Insert Cell với thuộc tính:  Shift cells right: Chèn thêm ô trước vị trí đặt trỏ chuột  Shift cells right: Chèn thêm ô vị trí đặt trỏ chuột  Insert entire row: Chèn thêm hàng phía hàng đặt trỏ chuột  Insert entire column: Chèn thêm cột trước cột đặt trỏ chuột Hợp hàng, cột Đê hợp hàng, cột với nhau, chọn (bơi đen) hàng cột dó chọn Merge Cells để hợp Lưu ý: Các hàng cột mà bạn chọn phải thống với Xóa hàng, cột Để xóa hàng,cột dư thừa, thao tác tương tự thêm mới, đặt trỏ chuột cị trí cần xóa, chọn Delete Cells chọn trường hợp Shift cells left: Xóa ô trước vị trí đặt trỏ chuột  Shift cells left: Xóa vị trí đặt trỏ chuột  Delete entire row: Xóa hàng phía hàng đặt trỏ chuột  Delete entire column: Xóa cột trước cột đặt trỏ chuột Cách chia cột cho văn word A) Cụ thể bước chia cột word:  Bước 1: Đầu tiên, bạn mở văn mà bạn muốn chia cột Sau đó, bạn bơi đen đoạn văn cách giữ chuột trái di chuột từ điểm đầu đến điểm cuối bạn muốn chia cột Hoặc bạn muốn chia tất văn word cách nhanh bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + A để bơi đen tồn văn  Bước 2: Sau bơi đen văn xong, bạn di chuột lên cơng cụ chọn vào Tab “Page Layout” tìm đến nhóm lệnh Page Setup chọn vào mục “Columns”  Bước 3: Mục Columns đổ xuống hiển thị cho bạn mẫu có sẵn cột, hai cột, ba cột…hoặc bạn tự tạo kiểu theo thích Nếu bạn thích kiểu mẫu sẵn có cài mặc định bạn cần click vào lựa chọn Ok Còn bạn muốn tự tạo kiểu khác bạn chọn “More columns”  Bước 4: Nếu bạn chọn more columns lúc đó, hộp thoại “columns” Bạn cần phải chọn điền thông số phù hợp để tạo cột III CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG  Chèn Công Thức Tốn Học Vào Microsoft Word  Cách chèn hình ảnh vào viết Word 2013  Hướng dẫn chèn Smart-art  Hướng dẫn chèn Text Box - khung văn Word 2013  Chèn trang, ngắt trang xóa trang nhanh chóng Word Chèn Cơng Thức Toán Học Vào Microsoft Wor Tại cửa sổ soạn thảo chọn Insert chọn Equation Cách chèn hình ảnh vào viết Word Cách chèn hình ảnh có sẵn ổ đĩa Để chèn File ảnh từ ổ đĩa cứng vào văn bạn thực theo bước sau đây: Bước 1: Bạn soạn văn bình thường hàng ngày bạn thường soạn Sau đó, bạn nhấp chuột vào vị trí mà bạn muốn chèn ảnh Bước 2: Tiếp theo, bạn đưa chuột lên công cụ, bạn click vào tab “insert” Khi Tab mở ra, bạn tìm đến hộp lệnh “lllustrations” click vào “pictures” Bước 3: Cửa sổ insert mở ra, bạn chọn ảnh mà muốn chèn vào văn sau click vào “insert” Smartart – đối tượng chèn sơ đồ lên Word Hướng dẫn chèn Text Box Word 2013 IV THIẾT LẬP, CHỈNH SỬA VĂN BẢN  Cách trình bày kí hiệu đầu đoạn đẹp mắt word  Các kiểu thụt lề thường sử dụng văn Word  Hướng dẫn định dạng khổ giấy đặt lề văn Word 2013  Cách đánh số trang tự động cho văn dễ dàng word Cách trình bày kí hiệu đầu đoạn đẹp mắt word a) Bullets Để thực hiện, bạn làm sau:  Bước 1: Bạn tiến hành chọn đoạn văn cần thiết kế kí hiệu đâu đoạn  Bước 2: Nhấp chuột vào nút Bullets công cụ Ribbon Một danh sách đổ xuống, bạn cần click vào biểu tượng bạn muốn đặt làm kí hiệu đầu đoạn b) Numbering  Để thực hiện, bạn làm sau:  Bước 1: Lựa chọn đoạn văn cần tạo kí hiệu đầu đoạn  Bước 2: Bạn click chuột vào mũi tên xuống nút Numbering công cụ Một bảng đổ xuống với nhiều lựa chọn khác Bạn cần chọn mẫu mà thích nhất, click vào “OK” xong Lưu ý: Nếu bạn muốn lấy hình mặc định hình làm kí hiệu click vào nút numbering, muốn chọn kí hiệu khác click vào mũi tên đổ xuống c) Multilevel List Multilevel List kí hiệu giúp bạn tự động đánh mục từ lớn đến bé theo thứ tự định Ví dụ từ chương đến mục đến mục nhỏ…Thông thường kí hiệu thường sử dụng nhiều báo cáo, khóa luận, kiểm tra lớn… Cách thụt lề word 2013 a) Thụt lề trái word 2013  Bạn di trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn thụt lề sau tìm đến Tab Home click vào biểu tượng có tên “Increase Indent” Hoặc đơn giản nhanh bạn bấm tổ hợp phím “Ctrl + M” Dù bạn thực cách muốn tạo khoảng cách thụt sâu bạn cần thực nhiều lần Đến khảng cách nhật định bạn cảm thấy phù hợp bạn dừng lại Ngồi ra, cách khác bạn để chuột vào đoạn văn cần thụt lề, sau vào Tab Page Layout, tìm đến nhóm lệnh Paragrap chọn vào mục “Left”, bạn cần tăng giảm thông số cách nhấp vào mũi tên lên xuống theo mong muốn b) Thụt lề phải word 2013  Bước 1: Bạn đặt trỏ vào vị trí đoạn mà bạn muốn thụt lề phải  Bước 2: Tiếp bạn vào Tab Page Layout, nhóm lệnh Paragrap bạn để chuột vào mũi tên lên mục “ Right” Bạn cần nhấp chuột để tăng thông số lên Bạn nhấp chuột cảm thấy khoảng cách thụt đáp ứng nhu cầu bạn Ok Do cách thụt lề phải có mũi tên tăng lên giảm xuống nên bạn chỉnh thoải mái tùy theo ý thích mà khơng cần phải trải qua bước khác c Cách thụt dòng word Khác với thụt lề đoạn, thụt lề dòng bạn thụt dòng đoạn vào  Bước 1: Bạn đặt trỏ vào vị trí mà bạn muốn Sau đó, bạn mở Tab Home, tìm đến hộp thoại Paragraph click vào mũi tên góc phải nhóm lệnh (như hình)  Bước 2: Hộp thoại Paragraph xuất hiện, bạn điền số thông tin vào phần mục Indentations: mục Special bạn chọn “First Line” Hướng dẫn định dạng khổ giấy đặt lề văn Word 2013 Tại cửa sổ soạn thảo chọn “ Page Layout sau chọn Margin” Tại cửa sổ “Margin chọn Custom Margin” Tại cửa sổ “Page Setup chọn Margin” Chúng ta bắt đầu thiết lập thuộc tính cho văn bản: V CÁC THAO TÁC NÂNG CAO TRONG WORD  Tạo tiêu đề trang chân trang đẹp mắt công cụ Header Footer  Cách tạo Tab hay gọi tạo dấu chấm ( ) word  Làm để chuyển đổi file word sang file PDF  Hướng dẫn sử dụng comment Word đơn giản Cách chèn Header, Footer word  Bước 1: Đầu tiên, bạn mở File văn mà bạn muốn chèn Header Sau đó, bạn di chuột lên ơng cụ chọn Tab Insert, bạn chọn lệnh Header Có nhiều mẫu khác nhau, bạn click vào mẫu mà bạn cảm thấy phù hợp yêu thích  Bước 2: Khi Header chèn vào văn bản, bạn click chuột vào gõ nội dung mà bạn muốn sử dụng  Bước 3: Sau gõ xong, bạn chỉnh sửa Header cách: Bạn nhấp chuột vào vị trí Header bạn muốn chỉnh sửa văn tiến hành chỉnh sửa  Bước 4: Nếu trog trình thực hiện, bạn muốn gỡ bỏ Header khơng muốn sử dụng nữa, bạn cần vào Tab Insert sau chọn Header Trong danh mục bạn click chọn “Remove Header”  ... chèn sơ đồ lên Word Hướng dẫn chèn Text Box Word 2013 IV THIẾT LẬP, CHỈNH SỬA VĂN BẢN  Cách trình bày kí hiệu đầu đoạn đẹp mắt word  Các kiểu thụt lề thường sử dụng văn Word  Hướng dẫn định dạng... BẢN BAN ĐẦU TRONG WORD  Hướng dẫn định dạng khổ giấy đặt lề văn Word 2013  Hướng dẫn cách giãn chữ, giãn dòng, giãn đoạn văn word  Hướng dẫn thêm hàng, cột vào bảng Microsoft Word  Cách chia... Vào Microsoft Word  Cách chèn hình ảnh vào viết Word 2013  Hướng dẫn chèn Smart-art  Hướng dẫn chèn Text Box - khung văn Word 2013  Chèn trang, ngắt trang xóa trang nhanh chóng Word Chèn Cơng