Tổ chức sự kiện – một số bí quyết thành công
Qui Trình Thực Hiện Một EventCạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:1. Hình thành chủ đề theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).Nếu là Event Lunching sản phẩm thì chủ đề nó phụ thuộc vào thông điệp mà sản phẩm (brand) đó muốn đưa đến khách hàng mục tiêu.Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào chiến lược marketing dài hạn mà công ty đó mong muốn .2.Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiu vo khõu t chc. cho proposal sinh ng, n tng v chuyn ti c ý tng m agency mun cho khỏch hng cm c (feeling) thỡ phi cú hỡnh nh thit k minh ho : Sõn khu , tng th mt bng, banner, backdrop chớnh , h thng ốn, õm thanh , v tt c cỏc th i theo ca chng trỡnh .3ã Thc hin k hoch cú kốm kim soỏt: lỳc ny mi ngi s thc hin cụng vic t ngoi (outsourcing) theo k hoch v cú s giỏm sỏt ca cỏc trng b phn.4ã T chc s kin v theo dừi s kin: cỏc trng b phn s iu phi nhõn lc theo cụng vic ó c phõn cụng. Nhng lỳc cú phỏt sinh ngoi d kin, mi ngi s cựng tp hp li cựng gii quyt ti ch.5ã Kt thỳc s kin, chuyn c v kho (removal): dn dp ni t chc (cleaning), sa li nhng vt dng ó s dng (repair), thanh toỏn hp ng cho cỏc nh cung cp (contract acquittal), bo qun kho (storage)6ã Hp rỳt kinh nghim: Sau khi event kt thỳc, mi b phn s vit bỏo cỏo ghi nhn li nhng thiu sút v quỏ trỡnh chun b, quỏ trỡnh din ra v quỏ trỡnh kt thỳc s kin cựng nhau rỳt kinh nghim cho nhng s kin sau.Nghe tng chng n gin l th, nhng cụng vic t chc event l mt cụng vic khú. Nú ũi hi cỏc cụng ty phi thc s tõm huyt vi cụng vic mỡnh ang lm. Hy vng, vi quy trỡnh c th nhng ngi lm event Vit Nam khi bit rng mi ngi s hiu v ng cm vi cỏc cụng ty ca mỡnh.o din Trn Cnh ụn, giỏm c cụng ty truyn thụng Thng Mừ chia s nhng kinh nghim trong ngh thut húa Event:Vic ỏp dng ngh thut, c bit l in nh vo qung cỏo ó c khai thỏc trong nhng nm gn õy, ch yu l cỏc on phim qung cỏo truyn hỡnh (TVC) nh Omo vi cõu chuyn Ngi gỡ vt bn, Nestle vi s sn sng ca thanh niờn, Ponds vi sc mnh tui tr Cũn trong lnh vc Event, vic ỏp dng ny vn cũn khỏ mi m v nhiu tim nng. L mt o din lm Event ụn cng rt mun chuyn hoỏ nhng yu t ny sao cho n ý v nh nhng nht.Cú th vớ d v mt event nh, t chc mt ngy team building cho ton i Rejoice vo trc ngy tung sn phm mi. ly khớ th cho nhõn viờn sales P&G, ụn xõy dng concept trờn bi cnh cỏc chin s cựng hp lc ỏnh thnh Troy, va mang tớnh gii trớ, va ng ý khỏ sõu sc m ụn v cỏc ng s ó c gng th hin bng nhng k xo v nhng tỡnh tit mang tớnh ngh thut, cỏc bn trong i cm nhn ho khớ anh hựng v t ho v nhng n lc ca i trc ngy xụng trn.Khỏch hng event luụn yờu cu khỏch hng mc tiờu ca h c tụn vinh. Vỡ vậy, để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc rất nhiều vào cái tài của người “tổng chỉ huy“ event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết . Qui Trình Thực Hiện Một EventCạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng. với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công