Quản lý hệ thống thông tin quản lý kho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TỂ NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP - TIỂU LUẬN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUYÊN ĐỀ: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ThS Tôn Thất Lộc SINH VIÊN THỰC HIỆN Họ tên: Phạm Ngọc Quỳnh Như MSSV: 1525106010029 Mã Lớp: D15QC01 Thủ Dầu Một – 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP - TIỂU LUẬN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUYÊN ĐỀ: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN SINH VIÊN THỰC HIỆN Họ tên: Phạm Ngọc Quỳnh Như MSSV: 1525106010029 Lớp: D15QC01 09/11/2018 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Giảng viên LỜI CAM KẾT Em xin cam đoan tiểu luận em thực hiện, có hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn môn Tất thông tin em thu thập từ nhân viên công ty Em xin chịu hoàn toàn lời cam đoan MỤC LỤC Trang phụ bìa Nhận xét Lời cam kết Mục lục Danh mục hình Danh mục bảng Danh mục chữ viết tắt CHƯƠNG MỞ ĐẦU (ĐẶTVẤN ĐỀ) .8 1.1 Lý chọn đề tài .8 1.2 Mục tiêu 1.3 Đối tượng nghiên cứu .8 1.4 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Ý nghĩa khoa học thực tiễn 1.6 Kế hoạch thực CHƯƠNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 10 2.1 Hệ thống thông tin quản lý .10 2.1.1 Phân loại hệ thống thông tin tổ chức 10 2.1.2 Mơ hình sở liệu quan hệ .11 2.2 Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 12 2.3 Quản trị tồn kho .12 CHƯƠNG PHƯƠNG TIỆN – PHƯƠNG PHÁP 14 3.1 Phương tiện nghiên cứu 14 3.2 Phương pháp nghiên cứu 14 CHƯƠNG KẾT QUẢ THẢO LUẬN .15 4.1 Thực trạng hoạt động hệ thống doanh nghiệp .15 4.1.1 Thực trạng công ty 15 4.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty .15 4.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh .17 4.1.4 Quy trình nghiệp vụ 17 4.2 Xây dựng mơ hình ERD 18 4.2.1 Xác định đối tượng thực thể .18 4.2.2 Mơ hình ERD 18 4.2.3 Chuyển mơ hình ERD thành mơ hình quan hệ .19 4.3 Xây dựng sở liệu 19 4.3.1 Tạo bảng liệu Khóa .19 4.3.2 Xác định Mối quan hệ 24 4.3.3 Nhập sở liệu 24 4.4 Truy vấn liệu 25 4.5 Tạo form 27 4.6 Report 28 4.7 Thiết kế xử lý 29 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 30 5.1 Kết luận 30 5.2 Kiến nghị 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Mơ tả mơ hình sở liệu quan hệ .12 Hình 4.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH C&H Vina .16 Hình 4.2: Mơ hình ERD 19 Hình 4.3: Mơ tả cấu trúc liệu NHAN_VIEN .20 Hình 4.4: Mơ tả cấu trúc liệu HANG_HOA .21 Hình 4.5: Mơ tả cấu trúc liệu PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA .22 Hình 4.6: Mơ tả cấu trúc liệu CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 23 Hình 4.7: Mối quan hệ liệu .24 Hình 4.8: Trình bày truy vấn cập nhật thành tiền hàng hóa .25 Hình 4.9: Trình bày truy vấn tổng số lượng nhập xuất hàng hóa kho 26 Hình 4.10: Trình bày truy vấn thơng tin hàng hóa theo mã hàng 26 Hình 4.11: Form Thơng tin hàng hóa .27 Hình 4.12: Form Kiểm kho 27 Hình 4.13: Cấu trúc thiết kế bảng báo giá hàng hóa .28 Hình 4.14: Cấu trúc thiết kế bảng thành tiền hàng hóa 28 Hình 4.15: Cấu trúc thiết kế bảng kiểm kho hàng hóa 29 DANH MỤC BẢNG Bảng 4.1: Biến động suất lao động năm 2017 – 2018 17 Bảng 4.2: Xác định kiểu liệu NHAN_VIEN .20 Bảng 4.3: Xác định kiểu liệu HANG_HOA 21 Bảng 4.4: Xác định kiểu liệu PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA .22 Bảng 4.5: Xác định kiểu liệu CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 23 Bảng 4.6: Bảng liệu Nhân viên 24 Bảng 4.7: Bảng liệu Hàng hóa 24 Bảng 4.8: Bảng liệu Phiếu nhập xuất hàng hóa 25 Bảng 4.9: Bảng liệu Chi tiết phiếu nhập xuất hàng hóa 25 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt WTO ERD TNHH Tên đầy đủ World Trade Organization Entity Relationship Diagram Trách nhiệm hữu hạn CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Chúng ta sống làm việc kinh tế phát triển ngày, đặc biệt Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Vậy để doanh nghiệp tồn đứng vững thị trường nước quốc tế? Để thực điều doanh nghiệp cần quan tâm đến tất phận có cơng ty doanh nghiệp nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu từ xã hội, nâng cao hiệu suất làm việc, giảm loại chi phí khơng cần thiết Đối với doanh nghiệp sản xuất, cơng tác quản lý kho hàng hóa phải cần trọng quan tâm Khi doanh nghiệp giải tốt vấn đề kho hàng hóa giúp doanh nghiệp giảm loại chi phí tồn trữ nguyên vật liệu, giảm chi phí thuê mặt kho chứa Bên cạnh đó, đảm bảo cho việc cung ứng nguyên vật liệu dây chuyền không bị trì trệ Để đưa giải pháp hiệu cho công tác quản lý kho, làm tăng suất cơng việc việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt khâu kiểm soát hàng hóa doanh nghiệp Do đó, em chọn đề tài: “Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý quản lý kho hàng hóa cơng ty TNHH C&H Vina” 1.2 Mục tiêu đề tài Phân tích thực trạng kho công ty TNHH C&H Vina Phân tích hệ thống thơng tin quản lý kho xuất – nhập cơng ty Từ đó, góp phần làm giảm số chi phí lưu kho hàng hóa, nâng cao cơng tác quản lý kho xuất – nhập hàng hóa công ty TNHH C&H Vina 1.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý kho xuất – nhập hàng hóa cơng ty TNHH C&H Vina 1.4 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin quản lý kho xuất – nhập hàng hóa cơng ty TNHH C&H Vina 1.5 Ý nghĩa khoa học thực tiễn Thơng qua việc phân tích hệ thống thơng tin quản lý kho xuất – nhập, đề xuất giải pháp giúp giải hiệu tình trạng kho - Phòng thu mua: Lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cho đơn đặt hàng mới, quản lý trình tồn hàng nguyên vật liệu cũ nhằm giảm chi phí cho đơn đặt hàng sau - Phòng xuất nhập khẩu: Lập triển khai kế hoạch nhập hàng, xuất hàng Là phận quản lý, lưu trữ trình báo báo cáo liên quan đến trình xuất nhập cơng ty cho hải quan Phòng sản xuất: Xây dựng kế hoạch sản xuất, đề xuất chiến lược kinh doanh với ban giám đốc Phòng mẫu: Là phận chịu trách nhiệm đưa mẫu sản phẩm đầu tiên, có trách nhiệm xem xét chỉnh sửa phù hợp với yêu cầu khách hàng Có thay đổi cần thiết trước đưa mẫu xuống chuyền sản xuất 4.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh Công ty TNHH C&H Vina công ty chuyên sản xuất, gia công ba lô loại Các trang thiết bị hạ tầng đại, đáp ứng nhu cầu người lao động trình sản xuất Mức giá thành sản phẩm ổn định phù hợp với mức độ cạnh tranh thị trường, sản phẩm công ty đặt chất lượng lên hàng đầu, đáp ứng khả cung cầu trình xuất nhập hàng hóa thị trường ngồi nước Mức biến động suất lao động năm 2017 – 2018 công ty TNHH C&H Vina sau: Bảng 4.1: Biến động suất lao động năm 2017 - 2018 Chỉ tiêu Tổng doanh thu Tổng số lao động thao tác máy NSLĐ/năm NSLĐ/ngày NSLĐ/giờ tháng cuối năm 2017 11,8 13,3 Tỷ đồng 312 328 Người 0,037 0,0014 0,0047 0,0405 0,0015 0,005 Tỷ đồng/người Tỷ đồng/người Tỷ đồng/người tháng đầu năm 2018 Đơn vị tính Nguồn: Phòng nhân công ty TNHH C&H Vina Như vậy, tháng cuối năm 2017 tháng đầu năm 2018 doanh thu công ty đạt tăng thêm 1,5 tỷ đồng Tuy nhiên số la động có xu hướng tăng thêm tháng đầu năm 2018 dẫn đến suất lao động năm tăng, chi phí chi trả cho lao động tăng lên 4.1.4 Quy trình nghiệp vụ Khi cơng ty có nhu cầu nhập – xuất hàng hóa, nhân viên kho nhập – xuất hàng hóa lên bảng báo cáo thống kê loại mặt hàng cần nhập theo yêu cầu phận sản 17 xuất Nhân viên kiểm tra tình trạng số lượng hàng hóa tồn kho để đưa số liệu nhập hàng xác Khi lập bảng thống kê số lượng hàng hóa cần thiết để nhập về, nhân viên xác định: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, loại hàng (xuất/nhập), số lượng đơn giá loại hàng hóa Nhân viên tạo hàng hóa theo yêu cầu sở liệu với đầy đủ thông tin loại hàng hóa Sau cấp kiểm tra lại tất thông tin mặt hàng để tiến hành đăng kí mua bán 4.2 Xây dựng mơ hình ERD 4.2.1 Xác định đối tượng thực thể 1/ Thực thể: NHAN_VIEN - Mỗi thực thể tượng trưng cho nhân viên công ty - Các thuộc tính: MaNV, TenNV, Gioitinh, Ngaysinh, Diachi 2/ Thực thể: HANG_HOA - Mỗi thực thể tượng trưng cho mặt hàng cơng ty - Các thuộc tính: MaHH, TenHH, Donvitinh, Soluongton, SoluongTT 3/ Thực thể: PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA - Mỗi thực thể tượng trưng cho loại hàng hóa nhập cơng ty - Các thuộc tính: Sophieu, Loaiphieu, MaNV, NgayLP, Thanhtien 4/ Thực thể: CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA - Mỗi thực thể tượng trưng cho loại hàng hóa xuất cơng ty - Các thuộc tính: Sophieu, Loaiphieu, MaHH, Soluong, Dongia 4.2.2 Mơ hình ERD 18 Hình 4.2: Mơ hình ERD 4.2.3 Chuyển mơ hình ERD thành mơ hình quan hệ 1/ Thực thể: NHAN_VIEN NHAN_VIEN(MaNV, TenNV, Gioitinh, Ngaysinh, Diachi) 2/ Thực thể: HANG_HOA HANG_HOA(MaHH, TenHH, Donvitinh, Soluongton, SoluongTT) 3/ Thực thể: PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA PHIEU_NHAP_NHAP_XUAT_HANG_HOA(Sophieu, Loaiphieu, MaNV, NgayLP, Thanhtien) 4/ Thực thể: CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA(Sophieu, Loaiphieu, MaHH, Soluong, Dongia) 4.3 Xây dựng sở liệu 4.3.1 Tạo bảng liệu Khóa Hệ thống gồm tất có bảng (Table): - Bảng NHANVIEN - Bảng HANGHOA - Bảng PHIEUNHAPXUATHANGHOA - Bảng CTPHIEUNHAPXUATHANGHOA 19 1/ Bảng NHANVIEN - Bao gồm thông tin về: MaNV, TenNV, Gioitinh, Ngaysinh, Diachi - Bảng NHANVIEN xây dựng với trường khóa MaNV - Các field gạch in đậm khóa bảng Bảng 4.2: Xác định kiểu liệu NHAN_VIEN Field Name Description Data Type Field Properties Field Size: 10 MaNV Mã nhân viên Text TenNV Tên nhân viên Text Gioitinh Giới tính Yes/no Caption: Giới tính Ngaysinh Ngày sinh Date/time Caption: Ngày sinh Diachi Địa Text Caption: Mã nhân viên Field Size: 40 Caption: Tên nhân viên Field Size: 60 Caption: Địa Hình 4.3: Mơ tả cấu trúc liệu NHAN_VIEN 2/ Bảng HANGHOA - Bao gồm thông tin: MaHH, TenHH, Donvitinh, Soluongton, SoluongTT - Bảng HANGHOA xây dựng với trường khóa MaHH - Các field gạch in đậm khóa bảng 20 Bảng 4.3: Xác định kiểu liệu HANG_HOA Field Name Description Data Type Field Properties Field Size: MaHH Mã hàng hóa Text TenHH Tên hàng hóa Text Donvitinh Đơn vị tính Text Soluongton Số lượng tồn Number Caption: Số lượng tồn SoluongTT Số lượng thực tế Number Caption: Số lượng tồn Chenhlech Chênh lệch Number Caption: Mã hàng hóa Field Size: 30 Caption: Tên hàng hóa Field Size: 10 Caption: Đơn vị tính Field Size: Integer Caption: Chênh lệch Hình 4.4: Mơ tả cấu trúc liệu HANG_HOA 3/ Bảng PHIEUNHAPXUATHANGHOA - Bao gồm thông tin: Sophieu, Loaiphieu, MaNV, NgayLP, Thanhtien - Bảng PHIEUNHAPHANGHOA xây dựng với trường khóa Sophieu Loaiphieu - Các field gạch in đậm khóa bảng Bảng 4.4: Xác định kiểu liệu PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 21 Field Name Description Data Type Field Properties Field Size: Sophieu Số phiếu Text Loaiphieu N: Nhập; X: Xuất Text MaNV Mã nhân viên Text NgayLP Ngày lập phiếu Date/Time Caption: Ngày lập phiếu Thanhtien Thành tiền Number Caption: Thành tiền Caption: Số phiếu Field Size: Caption: Loại phiếu Field Size: 10 Caption: Mã nhân viên Hình 4.5: Mơ tả cấu trúc liệu PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 4/ Bảng CTPHIEUNHAPXUATHANGHOA - Bao gồm thông tin về: Sophieu, Loaiphieu, MaHH, Soluong, Dongia - Bảng CTPHIEUXUATHANGHOA xây dựng với trường khóa Sophieu, Loaiphieu MaHH - Các field gạch in đậm khóa bảng Bảng 4.5: Xác định kiểu liệu CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA Field Name Sophieu Description Số phiếu Data Type Text 22 Field Properties Field Size: Caption: Số phiếu Loaiphieu N: Nhập; X: Xuất Text MaHH Mã hàng hóa Text TenHH Tên hàng hóa Text Soluong Số lượng Number Dongia Đơn giá Number Field Size: Caption: Loại phiếu Field Size: Caption: Mã hàng hóa Field Size: 30 Caption: Tên hàng hóa Field Size: Integer Caption: Số lượng Field Size: Single Caption: Đơn giá Hình 4.6: Mơ tả cấu trúc liệu CT_PHIEU_NHAP_XUAT_HANG_HOA 4.3.2 Xác định Mối quan hệ 23 Hình 4.7: Mối quan hệ liệu 4.3.3 Nhập sở liệu 1/ Bảng Nhân viên Bảng 4.6: Bảng liệu Nhân viên 2/ Bảng Hàng hóa Bảng 4.7: Bảng liệu Hàng hóa 3/ Bảng Phiếu nhập xuất hàng hóa 24 Bảng 4.8: Bảng liệu Phiếu nhập xuất hàng hóa 4/ Bảng Chi tiết phiếu nhập xuất hàng hóa Bảng 4.9: Bảng liệu Chi tiết phiếu nhập xuất hàng hóa 4.4 Truy vấn liệu Truy vấn “Q_THANHTIENHANGHOA” Hình 4.8: Trình bày truy vấn cập nhật thành tiền hàng hóa Truy vấn “Q_TONGSOLUONGNHAPXUAT” 25 Hình 4.9: Trình bày truy vấn tổng số lượng nhập xuất hàng hóa kho Truy vấn “Q_HANGHOA” Hình 4.10: Trình bày truy vấn thơng tin hàng hóa theo mã hàng 4.5 Tạo form 26 Form Thông tin hàng hóa Form Thơng tin hàng hóa dạng Combo Box, form bao gồm Mã nhân viên, Tên nhân viên, địa bảng thơng tin hồng hóa Hình 4.11: Form Thơng tin hàng hóa Form Kiểm kho Form Kiểm kho dạng Tab Control, Form bao gồm Mã nhân viên, Tên nhân viên, địa hai tab thông tin hàng hoa số lượng hàng tồn kho Hình 4.12: Form Kiểm kho 4.6 Report 27 Report “Bảng Báo giá” Hình 4.13: Cấu trúc thiết kế bảng báo giá hàng hóa Report “Thành tiền” Hình 4.14: Cấu trúc thiết kế bảng thành tiền hàng hóa Report “Kiểm kho” 28 Hình 4.15: Cấu trúc thiết kế bảng kiểm kho hàng hóa 4.7 Thiết kế xử lý Tên ô xử lý: Thông tin hàng hóa nhập xuất kho Form : Thơng tin hàng hóa Input: Manhanvien, Tennhanvien, Diachi Output: Lưu thông tin vào sở liệu Table liên quan: CTPHIEUNHAPXUATHANGHOA Giải thuật: CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 29 5.1 Kết luận Thị trường cạnh tranh ngày trở nên khốc liệt mà công ty, doanh nghiệp sẵn sang hướng đến nhu cầu thị yếu khách hàng để nâng cao chất lượng, thương hiệu, đem lại doanh thu cao, phát triển doanh nghiệp Bên cạnh đó, để hàng hóa lưu thơng cơng tác quản lý kho quan tâm nhiều Điều không nâng cao hiệu chất lượng kho mà đảm bảo cho hàng hóa kho ln trạng thái ổn định, kiểm tra, giám sát, kiểm soát thường xuyên nhằm giảm phần lớn chi phí lưu kho chi phí phát sinh lỗi chất lượng hàng hóa Để quản lý tốt tình trạng hàng hóa lưu kho, thơng tin hàng hóa có, thơng tin hàng hóa cần nhập – xuất kho, công ty cần thiết lập hệ thống thông tin quản lý quan lý kho Hệ thống có nhiệm vụ hỗ trợ cho nhân viên kho kiểm sốt tốt lượng hàng hóa có sách đề xuất, điều chỉnh hợp lý cách dễ dàng thuận tiện Việc thiết lập hệ thống thông tin quản lý đem lại hiệu cao cơng tác quản lý mà có nhiều cơng ty áp dụng để giám sát tốt q trình kinh doanh cơng ty 5.2 Kiến nghị Nhằm đáp ứng tốt trình vận hành, xử lý hệ thống thơng tin quản lý cơng ty cần phải: - Có trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn đảm bảo cho nhân viên thao tác tốt thơng tin có hệ thống - Mỗi phần nên thiết lập hệ thống quản lý riêng biệt phù hợp nhằm nâng cao tính hiệu q trình quản lý - Cần có điều chỉnh kịp thời xảy sai sót q trình nhập liệu thao tác liên quan đến phần mềm hệ thống nhằm tránh hệ sau cho công ty - Yêu cầu người quản lý hệ thống phải có trách nhiệm tinh thần cơng việc 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng việt Công ty TNHH C&H Vina (2017), Bộ phận quản lý kho công ty TNHH C&H Vina, Kế hoạch công tác thực quản trị hàng tồn kho nửa cuối năm 2017 – đầu năm 2018 Công ty TNHH C&H Vina (2017), Phòng nhân cơng ty TNHH C&H Vina, Tình hình suất lao động công ty Công ty TNHH C&H Vina (2017), Phòng nhân cơng ty TNHH C&H Vina, Sơ dồ cấu tổ chức công ty TNHH C&H Vina Lê Văn Phùng, Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB Thông tin truyền thông, 2010 Nguyễn Văn Vy, Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Giáo dục Việt Nam, 2010 Trần Anh Tuấn (2015), Khái niệm hàng tồn kho, http://trananhtuan.com/hang-ton-kho-lagi/ , truy cập ngày 22/10/2018 31 ... HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP - TIỂU LUẬN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUYÊN ĐỀ: ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO GIẢNG VIÊN... triển, hệ thống truyền thông xem phận hệ thống thông tin, trợ giúp điều hành nhiều hệ thống khác hoạt động hiệu - Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS): Là hệ thống thông. .. quản lý kho, làm tăng suất cơng việc việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt khâu kiểm soát hàng hóa doanh nghiệp Do đó, em chọn đề tài: “Ứng dụng hệ thống thông