Tìm hiểu qui trình lập vận đơn xuất khẩu hàng hoá với hãng tàu MOL hà nội, việt nam

Lời mở đầu Hiện giới nhu cầu vận tải đường biển ngày tăng cao xuất phát từ phát triển vượt bậc trung tâm kinh tế lớn Mĩ, Tây Âu, Nhật Bản, Trung Quốc…Vận tải đường biển có vai trò quan trọng buôn bán quốc tế Với Việt Nam, vân tải đường biển có ý nghĩa khối lượng hàng hố xuất nhập chủ yếu thơng qua cảng biển lớn tăng lên nhanh Ở Việt Nam, thị trường dịch vụ vận tải đường biển sôi động với tham gia nhiều hãng tàu lớn giới SSA (Mỹ); Maersk (Đan Mạch); MOL, NYK, K’Lines (Nhật); PSA (Singapore); Hutchinson (Hongkong); …Trong số tên tuổi khổng lồ ngành vận tải biển giới, Mitsui O.S.K Lines (MOL) xếp vào hạng tốp đầu hãng tàu cung cấp dịch vụ vận tải biển Tập đoàn xây dựng hệ thống Logistics toàn cầu, thiết lập trụ sở nhiều khu vực toàn giới nhằm củng cố tổ chức cấu cách có hiệu quả, thành lập đội ngũ quản lý tới chi nhánh cung cấp dịch vụ với chất lượng đỉnh cao Tại Việt Nam, hãng MOL mở hệ thống văn phòng đại diện hoạt động hiệu Trong thương mại thương mại hàng hải quốc tế, vận đơn đường biển chứng từ có vai trò to lớn sử dụng phổ biển, phong phú đa dạng Với mong muốn có hiểu biết cụ thể vận đơn qui trình lập vận đơn nhà xuất với hãng tàu MOL, tơi chọn đề tài nghiên cứu cho q trình thực tập là: “Tìm hiểu qui trình lập vận đơn xuất hàng hoá với hãng tàu MOL Hà Nội, Việt Nam” Đề tài chia thành ba chương: Chương I: Giới thiệu chung vận đơn qui trình lập vận đơn Chương II: Giới thiệu công tác lập vận đơn khách hàng với MOL Chương III: Tìm hiểu qui trình lập vận đơn với MOL đề xuất giải pháp Xin chân thành gửi lời cảm ơn tới TS.Trần Sỹ Lâm, khoa Kinh tế Kinh doanh Quốc tế trường Đại học Ngoại thương, lời cảm ơn đến Chú Đặng Minh Hiển, Trưởng đại diện cuả MOL Hà Nội, tận tình bảo, hướng dẫn giúp tơi hồn thành báo cáo thực tập Báo cáo viết không tránh khỏi khiếm khuyết, mong góp ý từ phía thày Sinh viên Trần Thị Khánh Linh Chương I: Giới thiệu chung vận đơn qui trình lập vận đơn Khái niệm, chức năng, vai trò vận đơn 1.1 Khái niệm Vận đơn đường biển (B/L) chứng từ chuyên chở hàng hoá đường biển người chuyên chở đại diện người chuyên chở cấp phát cho người gửi hàng sau hàng hoá xếp lên tàu, sau nhận hàng để xếp Người cấp vận đơn người chuyên chở, chủ tàu người họ ủy quyền Thông thường thực tế người có phương tiện chuyên chở hàng hoá, kinh doanh chuyên chở hàng hoá, người uỷ quyền người cấp vận đơn Khi cấp vận đơn, người chuyên chở, chủ tàu đại diện họ phải ký vào vận đơn ghi rõ tư cách pháp lý Trong thực tế vận đơn thường người chuyên chở, chủ tàu hay thuyền trưởng đại lý người chuyên chở, chủ tàu hay thuyền trưởng ký Vận đơn đường biển phát hành theo gốc (Original) (Copy) Các gốc phát hành theo bộ, gồm gốc hay gốc giống Khi tốn tiền hàng theo phương thức tín dụng chứng từ, người bán phải xuất trình trọn (full set) vận đơn gốc toán tiền hàng Bộ vận đơn gốc chuyển qua hệ thống ngân hàng đến cho người nhận để nhận hàng Muốn nhận hàng người nhận phải xuất trình vận đơn gốc cho người chuyên chở Khi vận đơn gốc xuất trình để nhận hàng khác tự động giá trị Các cấp theo yêu cầu thường ghi chữ “Copy-Non Negotiable” 1.2 Chức Vận đơn đường biển có chức quan trọng sau đây: • Là biên lai nhận hàng để chở người chuyên chở Vận đơn đường biển chứng hiển nhiên việc người chuyên chở nhận hàng để chở Vận đơn chứng minh cho số lượng, khối lượng, tình trạng bên ngồi hàng hố giao Tại cảng đến, người chuyên chở phải giao cho người nhận theo khối lượng tình trạng lúc nhận cảng người nhận xuất trình vận đơn phù hợp • Là chứng từ sở hữu hàng hóa mơ tả vận đơn Người cầm vận đơn tay có quyền đòi sở hữu hàng hố ghi Do tính chất sở hữu nên vận đơn chứng từ lưu thông (Negotiable Document) Thông qua việc mua bán, chuyển nhượng vận đơn người ta mua, bán chuyển nhượng hàng hoá ghi vận đơn • Là chứng hợp đồng vận tải ký kết bên Bản thân vận đơn hợp đồng vận tải có chữ ký bên, vận đơn có giá trị hợp đồng vận tải đường biển Nó khơng điều chỉnh mối quan hệ người chuyên chở với người gửi hàng, mà điều chỉnh mối quan hệ người chuyên chở với người nhận hàng người cầm vận đơn Đồng thời liên quan đến tồn hành trình hàng từ hàng rời cảng từ nước người bán đến hàng cập cảng nước người mua, liên quan tới việc toán tiền hàng người bán với ngân hàng đại diện người mua bên nước người bán, giao dịch toán người mua với ngân hàng tín dụng phát hành L/C nước người mua Những chứng từ vận tải vận đơn đường biển không khống chế việc giao hàng nơi đến làm cho người mua bán hàng trình vận chuyển cách chuyển giao chứng từ cho người mua họ Vì vậy, vận tải đường biển, người chuyên chở đòi hỏi người nhận hàng phải có vận đơn đường biển nhận hàng Vận đơn đường biển có chất pháp lý đặc biệt, chưa thay phương tiện điện tử 1.3 Vai trò 1.3.1 Đối với người xuất Vận đơn đường biển chứng chứng minh người bán hồn thành trách nhiệm giao hàng cho người mua (thơng qua người chuyên chở) theo qui đinh hợp đồng mua bán Bởi người bán giao hàng đảm bảo tình trạng hồn tồn tốt hàng hố xếp lên tàu người chun chở đồng ý cấp vận đơn cho người bán Và người bán chuyển giao tồn trách nhiệm hàng sang cho người chuyên chở Vận đơn đường biển chứng từ thiếu chứng từ để toán tiền hàng Sau giao hàng xong, người xuất dùng vận đơn chứng từ khác hàng hoá lập thành chứng từ toán theo yêu cầu hợp đồng mua bán hay L/C.Với vận đơn hợp lệ người xuất có quyền đề nghị ngân hàng đại diện tốn có hàng hoá chuyển thành tiền tệ 1.3.2 Đối với người chuyên chở: Vận đơn đường biển người chuyên chở phát hành cảng cho người gửi hàng, có chức biên lai nhận hàng để chở, nên cảng đến sau giao hàng xong cho người nhận thu hồi vận đơn gốc cấp chứng chứng minh người chuyên chở hồn thành trách nhiệm vận chuyển hàng hố cam kết 1.3.3 Đối với người nhập Với việc xuất trình vận đơn gốc, người nhập đại diện có quyền đòi người chun chở giao hàng cho cảng đến Người chuyên chở giao hàng cho xuất trình vận đơn họ cấp cảng Đây chứng chứng minh cho việc người mua hoàn thành nghĩa vụ toán tiền hàng với ngân hàng theo qui định hợp đồng mua bán Vận đơn để người mua xác định số lượng tình trạng hàng hố mà người bán gửi cho cảng qua theo dõi thống kê việc thực hợp đồng mua bán Phân loại vận đơn 2.1 Căn vào tình trạng xếp dỡ a Vận đơn xếp hàng (Shipped on Board B/L) Là vận đơn người chuyên chở đại diện họ cấp hàng xếp lên tàu Việc xếp hàng lên tàu thể vận đơn sau: Nếu vận đơn có chữ in sẵn “nhận để xếp” (received for shipment) (taken in charge) thuyền trưởng ký vận đơn, phải ký thêm chữ “đã xếp hàng lên tàu” ngày, tháng, năm, để chứng minh cho việc xếp hàng (laden on board ) (shipped on board ) Nếu vận đơn ghi sẵn chữ “shipped on board” khơng cần ghi thêm để chứng minh cho việc xếp, mà ngày ký vận đơn ngày xếp hàng lên tàu, ngày giao hàng b Vận đơn nhận để xếp (Received for shipment B/L): Là vận đơn người chuyên chở cấp người chuyên chở nhận hàng (ở kho bãi) để xếp lên tàu ghi B/L, tức hàng hóa thực tế chưa xếp lên tàu Loại vận đơn bị ngân hàng từ chối toán, trừ L/C qui định cho phép 2.2 Căn vào khả lưu thông vận đơn a Vận đơn theo lệnh (Order B/L) Là vận đơn khơng ghi rõ tên, điạ người nhận hàng mà ghi chữ “theo lệnh” (to order) có ghi tên người nhận đồng thời ghi thêm chữ “hoặc theo lệnh” (or order) Vận đơn theo lệnh có đặc điểm chuyển nhượng cho người khác cách ký hậu (endorsement) Nếu vận đơn theo lệnh người gửi hàng người gửi hàng phải ký hậu người nhận mơi nhận hàng Có thể ký hậu để trống (in blank) hay ký hậu cho người cụ thể theo lệnh người Nếu vận đơn khơng ký hậu người gửi hàng nhận hàng b Vận đơn đích danh (Straight B/L) Là vận đơn mà có ghi rõ tên, địa người nhận hàng mà khơng có bị xóa chữ “or order” Chỉ có người nhận ghi vận đơn nhận hàng Loại vận đơn chuyển nhượng cách ký hậu c Vận đơn cho người cầm (B/L to Bearer) Là vận đơn đó: • Có ghi rõ chữ “cho người cầm” (to bearer) • Phát hành theo lệnh không ghi tên người nhận hay người hưởng lợi • Phát hành theo lệnh cho người hưởng lợi người ký hậu để trống mà không định người hưởng lợi khác 2.3 Căn vào nhận xét ghi vận đơn a Vận đơn (Clean B/L) Là vận đơn mà khơng có điều khoản nói cách rõ ràng hàng hóa bao bì có khuyết điểm Hay vận đơn khơng có ghi chú,những nhận xét xấu bảo lưu tình trạng bên ngồi hàng hóa b Vận đơn khơng hồn hảo (Unclean B/L) Là vận đơn có ghi chú, nhận xét xấu bảo lưu hàng hóa bao bì Vận đơn khơng hồn hảo khơng ngân hàng chấp nhận để toán tiền hàng 2.4 Căn vào hành trình a Vận đơn thẳng (Direct B/L) Là vận đơn sử dụng trường hợp hàng hóa vận chuyển từ cảng đến cảng đến tàu, tức chuyển tải dọc đường b Vận đơn suốt (Through B/L) Là vận đơn sử dụng trường hợp hàng hóa chuyên chở từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng cuối hai hay nhiều tàu hai nhiều người chuyên chở, tức hàng hóa phải chuyển tải dọc đường sang tàu biển khác c Vận đơn vận tải đa phương thức (Multimodal Transport B/L) Là vận đơn sử dụng trường hợp hàng hóa vận chuyển từ nơi đến nơi đến hai hay nhiều phương thức vận tải khác 2.5 Một số loại vận đơn chứng từ khác a Vận đơn người giao nhận cấp Vận đơn mà người giao nhận cấp vận đơn FIATA (Liên đoàn quốc tế Hiệp hội giao nhận) phát hành bao gồm loại sau đây:  Vận đơn vận tải đa phương thức FIATA (FBL): Vận đơn người giao nhận cấp chuyên chở hàng hoá vận tải đa phương thức vận tải đường biển Khi cấp vận đơn, người giao nhận đóng vai trò người chun chở người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO)  Forwarder’s Certificate of Transport (FCT): Giấy chứng nhận vận tải người giao nhận cấp cho người gửi hàng, xác nhận nghĩa vụ người giao nhận phải giao hàng cảng đến thông qua đại lý người giao nhận định  House B/L: Vận đơn gom hàng người giao nhận cấp cho người gửi hàng lẻ người giao nhận cung cấp dịch vụ gom hàng vận tải đường biển vận tải hàng không b Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party B/L) Đây vận đơn phát hành trường hợp hàng hoá chuyên chở theo hợp đồng thuê tàu chuyến có ghi câu: “sử dụng với hợp đồng thuê tàu” (to be used with charter parties) c Vận đơn xuất trình cảng gửi (B/L Surrendered) Thơng thường muốn nhận hàng cảng đến, người nhận phải xuất trình vận đơn gốc Trong thực tế có nhiều trường hợp hàng đến vận đơn lại chưa đến Để khắc phục tình trạng giảm chi phí gửi vận đơn gốc, người ta dùng loại vận đơn gọi vận đơn xuất trình cảng gửi Với loại này, người gửi hàng cần fax vận đơn đến người nhận người nhận nhận hàng mà khơng cần xuất trình vận đơn gốc d Giấy gửi hàng đường biển (Sea Waybill) Vận đơn đường biển loạt giấy tờ, chứng từ khác thương mại quốc tế trở thành trở ngại tốn Vì vậy, để làm bước đệm cho thương mại quốc tế không cần chứng từ tương lai, người ta đề nghị sử dụng chứng từ không lưu thông (Non-Negotiable) để thay vận đơn, gọi “Giấy gửi hàng đường biển” e Vận đơn bên thứ ba (Third Party B/L) Đây vận đơn ghi rõ người hưởng lợi L/C người gửi hàng mà người khác Vận đơn sử dụng nhà máy, xí nghiệp xuất uỷ thác qua đơn vị xuất, nhập f Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) Là biên lai ghi chép việc xếp hàng lên tàu thuyền trưởng thuyền phó lập Biên lai ghi rõ số lượng, khối lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tàu sở để cấp B/L g Vận đơn thay đổi (Switch B/L) Vận đơn cho phép cấp vận đơn khác thay đổi số chi tiết B/L, như: cảng xếp, cảng dỡ, số lượng, người gửi, ngày ký … Nội dung vận đơn 3.1 Mặt thứ • Phía bên trái: Tên địa người phát hành vận đơn • Phía bên phải: Loại vận đơn: Vận đơn chuyển nhượng (Negotiable) tức loại vận đơn tốn phương thức thư tín dụng, Vận đơn khơng chuyển nhượng (Non-negotiable) có nghĩa ngân hàng khơng chấp nhận tốn người bán xuất trình vận đơn kiểu • Booking No :Số Booking • B/L No: Số vận đơn • Tên vận đơn: Phổ biến thực tế Combine Transport B/L • Shipper: Tên, địa người gửi hàng • Consignee: Người nhận hàng, có trường hợp: Với vận đơn đích danh (Straight B/L) ghi rõ tên địa người nhận hàng Với Order B/L ghi “To order of ” ghi “To order”- mặc định theo lệnh Shipper Khi Shipper kí hậu (endorse) vận đơn, kí hậu để trống (in blank) kí hậu đích danh Với B/L to Bearer khơng cần ghi địa Trong thực tế vận đơn thường ghi “To order of the Bank” Ngân hàng thường bên giữ vận đơn • Notify party: Địa cần thơng báo đến, có trường hợp cụ thể: Nếu phần Consignee có ghi rõ địa chỉ: Ghi trùng địa Consignee phần trên, phần để trống mặc định địa Consignee Nếu phần Consignee ghi “To order of the shipper” “To order” phần có trường hợp:  Ghi rõ tên địa thông báo người nhận hàng  Để trống, nhiên phải đối chiếu với địa người nhận hàng ghi manifest • Pre-carriage by: Ghi tên người chuyên chở trước đó.Thực tế thường bỏ trống • Place of receipt: Tên nơi nhận hàng • Ocean vessel/Voy No.: Tên tàu biển số chuyến tàu Vận đơn dùng vận chuyển đường biển tàu chợ (Liner) gồm tàu Feeder theo tuyến định lịch trình sẵn từ trước • Port of loading: Tên cảng xếp hàng • Port of discharge: Tên cảng dỡ hàng • Place of delivery: Tên nơi giao hàng • Thơng tin hàng hóa (Particulars furnished by shipper): Bảng liệt kê chi tiết bao gồm: Số container số chì (Container No, Seal No), Số lượng container kiện hàng (No of Containers or Packages), loại container miêu tả chi tiết hàng hóa (Type or kind of Container or Packages- Description of goods), tổng khối lượng (Gross Weight), đơn vị tính (Measurement) • Tổng số container kiện hàng khác người chuyên chở nhận (Total number of container or other packages or units received by the Carrier) Phần cần lưu ý với người chuyên chở với chủ hàng để tránh xảy tranh chấp sau Nếu vận đơn không kê khai rõ số lượng, đơn vị tính cụ thể theo kiện hàng có mát hư hỏng xảy ra, đơn vị tính bồi thường thiệt hại container, cho dù khơng phải container bị thiệt hại Lúc rủi ro phía người chuyên chở lớn giới hạn bồi thường • Sau q trình đàm phán, cơng ty Pacific kí với MOL hợp đồng tín dụng tốn tháng lần, lơ hàng vận chuyển liên tục thu cước trả trước Việt Nam Bước 2: Booking – Công ty Pacific gửi Booking cho MOL • Trong Booking cơng ty gửi cho MOL có thơng tin hàng bao gồm tên, số lượng, trọng lượng, yêu cầu container…; thông tin tàu: Công ty định tàu Feeder cập cảng Hải Phòng, tàu mẹ cập cảng Hongkong (nguồn thơng tin phận Sales & Marketing thông báo trao đổi trực tiếp từ trước); thông tin ngày dự kiến hàng đến cảng đích (Kobe – Japan) • Sau nhận Booking từ Pacific Co., Ltd phận Customer Services Input Booking, nhập tất thông tin từ Booking công ty vào hệ thống mạng nội để xếp lịch trình phù hợp Bước 3: Booking CF Release - Gửi xác nhận đặt hàng cho Pacific HPHOP • Bộ phận Customer Service gửi Booking CF cho Pacific Co HPHOP email Đại diện Pacific trực tiếp xuống cảng Hải Phòng kiểm tra đối chiếu thông tin Booking CF với cảng, sau cảng xếp gửi D/O cho cơng ty để giao container rỗng • Container rỗng đưa nhà máy để đóng hàng - hình thức gọi Factory Loading Tại phận đóng hàng Pacific đóng hàng làm loạt thủ tục hải quan gồm có: mở tờ khai hàng hố; kiểm hố hải quan; kẹp chì MOL chì hải quan vào container xếp Với phương pháp này, Pacific chịu trách nhiệm toàn tình trạng hàng hố xếp vào container với khách hàng cơng ty Kanekyu International Ltd • Đại diện Pacific đưa container xếp (laden container) đến cảng trước khoảng thời gian phải rời nhà máy ấn định Booking CF mang phong bì có tờ khai hải quan đến HPHOP để thu xếp việc xếp hàng lên tàu • Khi có tờ khai hải quan cán quản lý cầu tàu cho phép xếp hàng lên tàu Trong thời gian tàu Feeder cập cảng xếp hàng tàu rời cảng, Pacific gửi Shipping Instruction cho phận Export Documentation để phát hành vận đơn Bước 4: Issue B/L – Phát hành vận đơn • Dựa vào yêu cầu hướng dẫn S/I, phận Export Documentation phát hành Draft Bill gửi cho Pacific Sau Pacific kiểm tra xác nhận (Check & Confirm) Ex Doc văn phòng Hà nội phát hành vận đơn • Từ phía HPHOP gửi thơng báo Loading Advance tới tồn hệ thống thơng báo việc hàng xếp tàu sẵn sàng khởi hành Ex Doc làm nhiệm vụ Doc Lock để chuyển nhiệm vụ cho cảng chuyển tải Hongkong (Transhipment Port) Bước 5: Payment – Pacific toán cước trả trước nhận vận đơn Vận đơn phát hành văn phòng MOL Hanoi, đại diện Pacific trực tiếp đến để toán cước trả trước, kiểm tra nhận vận đơn Đến kết thúc toàn qui trình lập vận đơn Pacific MOL Phân tích chứng từ liên quan đến qui trình lập B/L Trong trình lập vận đơn Combines Transport Bill of Lading có chứng từ liên quan sau: ♦ Booking Confirmation ♦ Container Unit Packing List – Invoice (Shipping Instruction) ♦ Combines Transport Bill of Lading ♦ Hoá đơn (GTGT) VAT Invoice 2.1 Booking Confirmation (PHỤ LỤC 1) Đây xác nhận đặt hàng phận Customer Services lập nên gửi cho Pacific Co., Ltd gửi cho cảng Hải Phòng (HPHOP) Thơng tin chi tiết gồm có: • Shipper - SHP: PACIFIC CO., LTD; • Địa cụ thể cơng ty - ADD • Số Booking - BKG NO: (545857126A); • Tên tàu - VESSEL: (KOTA MUTIARA / 412N (VH2)); • Tên cảng xếp hàng - L.PORT: HAI PHONG - CHUAVE PORT • Tên người dỡ hàng - P.DISCHA: HONKONG INTERNATIONAL TERMINALS LTD • Tàu chuyển tiếp - CONNECT: MOL ETERNITY / 059N (HS2) • Cảng dỡ hàng cuối - F.DISCH.: KOBE – P.I.NO.14&15(KICT) • Nơi nhận hàng xếp - PL.RCPT: HAI PHONG - CHUAVE PORT • Dịch vụ - SVC: CY/CY • Nơi giao hàng - P.DLVRY: KOBE • Nơi đến cuối - F.DEST.: KOBE • Loại hàng hố - COMMODITY: CUCUMBER AND GINGER • Tổng khối lượng - TTL PKG • Container: 20Dry 8’6’’ x • Ghi cụ thể liên quan đến hàng hay cước phí • Ngày dự kiến tàu:  ETA (Estimated Time Arrival)- Dự kiến ngày, tàu đến cảng, ETD (Estimated Time Departure) - Dự kiến ngày, tàu khởi hành rời cảng Những thông tin ngày, dự kiến cho tàu Feeder tàu mẹ hệ thống mạng lịch trình theo luồng hành trình định sẵn theo tuyến cố định  Dự kiến cho Feeder Vessel đến cảng chuyển tải (ETA: 04-072007 00:00, ETD: 05-07-2007 00:00)  Dự kiến cho tàu mẹ (Mother Vessel) đến cảng chuyển tải (ETA: 07-07-2007 00:00, ETD: 12-07-2007 10:40)  Ngày, cuối dự kiến tàu mẹ đến cảng đích (ETA: 16-07-2007 18:00)  Đây thông tin quan trọng thông báo cho khách hàng để thuận lợi cho việc xếp hàng lên tàu, tránh xảy chậm chễ tàu đến cảng Do gửi hàng tuyến Lines chuyến tàu có lịch trình định sẵn từ trước nên chủ hàng bị động phải nắm lịch tàu đến, tàu rời cảng để sẵn sàng xếp hàng • Ngày chậm Container phải rời khỏi CY (CY CUT: 05-07-2007 12:00) rời khỏi cảng (DOC CUT: 06-07-2007 09:00) Những ấn định cụ thể thời gian có liên quan tới loại phí phạt phần ý bên tờ Booking CF: Detention tariff - Tính theo ngày – phí khoảng thời gian lấy Container trả Container bãi; Demurrage tariff - Tính theo ngày - phí khoảng thời gian Container lưu kho cảng Với loại Cont Dry 20’ loại phí Free vòng ngày • Special requests to customer - Những yêu cầu đặc biệt với khách hàng 2.2 Container Unit Packing List – Invoice (PHỤ LỤC 2) Đây Shipping Instruction - hướng dẫn lập vận đơn, Pacific gửi cho phận Export Documentation Trong có thơng tin chi tiết: • Customer Pacific Co., Ltd • Consignee to Messers: Kanekyu International Ltd, 12-15, Chome, Sedoguchi, Hirano-ku, Osaka, Japan • Tên tàu: KOTA MITIARA / 421N • Điều kiện giao hàng: C&FJapan Ports • Phương thức tốn: T.T REMITTANCE • Cảng xếp: HAI PHONG PORT • Điểm giao hàng: KOBE PORT, JAPAN • Ngày khởi hành khoảng: 05TH JUL, 2007 • Mặt hàng - GOODS: SALTED CUCUMBER & SALTED GINGER  Thơng tin chi tiết hàng gồm có: Marks, NWT/set, GWT/set, NWT, GWT  Có Container ghi đầy đủ số Cont, mặt hàng Cont liệt kê cụ thể theo tiêu chí Điều rẩt cần thiết đưa vào vận đơn nhằm tránh tranh chấp sau 2.3 Combined Transport Bill of Lading (PHỤ LỤC 3) • Bộ phận Export Documentation sau nhận S/I tiến hành B/L Entry phát hành vận đơn Thông tin chi tiết nội dung vận đơn phân tích chương I Đây mẫu vận đơn vận tải liên hợp MOL, vận đơn COPY, nội dung hoàn toàn giống gốc phát hành • Vận đơn mang số MOLU545857126 in thơng tin Shipper, Consignee, Notify Party, Place of receipt Ocean vessel / Voy No; Port of loading, Port of discharge, Place of delivery, Particulars furnished by shipper xác giống thông tin xác nhận từ Booking CF Shipping Instruction • Trên vận đơn liệt kê cước phí: Các phí Prepaid OFR (OCEAN FREIGHT RATE) 1000 USD, THC (TERMINAL HANDLING CHARGE): 120 USD; DOCUMENT 200000 VND.Các phí tốn Hanoi Vietnam Riêng phí EHC (EQUIPMENT HANDLING CHARGE) Collect cảng đến, thu Tokyo Japan • Nơi phát hành vận đơn: Văn phòng MOL Hanoi ngày phát hành ngày giao hàng lên tàu KOTA MUTIARA NO 412N Hải Phòng, tức ngày 06/07/2007 (Đây ngày dự kiến tàu khởi hành in S/I) Người ký vận đơn gốc Đại lý Hãng MOL Hà Nội, Việt Nam • Mặt sau vận đơn có in sẵn tiêu chí liệt kê chương I • Sau B/L phát hành Shipper đại diện Shipper đến văn phòng MOL kiểm tra chi tiết, tất điều kiện phù hợp tiến hành toán cước nhận vận đơn có thơng báo từ cảng container xếp lên tàu 2.4 Hoá đơn (GTGT) VAT INVOICE (PHỤ LỤC 4) • Cước vận chuyển vận đơn số 545857126 cước Prepaid nên phận Accounting & Admin lập hố đơn thu cước, toán trực tiếp Pacific Ltd người đại diện đến nhận B/L hoá đơn gửi tới Pacific toán thời gian hợp lệ (do S/I - Invoice có thơng báo phương pháp tốn tiền gửi - Remittance) • VAT INVOICE lập thành hố đơn có: Tên khách hàng: CTY TNHH PACIFIC, Hình thức tốn: CK/TM (Chuyển khoản Tiền mặt), MS Thuế: 5400105260 • Một hố đơn thu Cước vận chuyển đường biển ngày 06/07/2007 (OFR) 1000 USD phí chứng từ 12,39 USD • Một hố đơn thu phí THC: 120 USD • Khi tốn xong cước, Pacific Co., Ltd nhận B/L từ phía MOL Hanoi Nhận xét Trên tồn qui trình cụ thể công ty Pacific làm lô hàng xuất với MOL Qui trình này, tính từ bắt đầu vận đơn phát hành tốn cước phí, áp dụng giống qui trình chung khái quát phần chương III Với cách lập vận đơn vậy, Pacific MOL trở thành đối tác thường xuyên lâu dài Đây ví dụ điển hình minh hoạ cho qui trình lập B/L khách hàng với MOL Một số khó khăn q trình lập B/L 3.1 Quá trình liên hệ MOL khách hàng • Từ phía hãng, phận Sales & Marketing tìm kiếm gặp gỡ khách hàng, giới thiệu dịch vụ MOL chào giá Có nhiều điểm gây khó khăn trình chào giá đàm phán MOL khách hàng thu thập thông tin tình hình dịch vụ, giá thị trường • Giai đoạn chuẩn bị q trình đàm phán thường có điểm: điểm dừng (giá thấp để bán hay giá cao để mua dịch vụ vận chuyển từ hãng); điểm đề xuất (điểm đưa để bắt đầu thương lượng); điểm mong muốn (điểm hãng khách hàng muốn đạt được) • Có thể có trường hợp xảy ra:  Trường hợp thứ khách hàng chấp nhận ngay, giá cho thuê MOL thấp giá dự định thuê khách (ví dụ: giá tối thiểu dự định thuê tàu khách hàng 4000USD, nên MOL chào giá 3900USD, họ chấp nhận ngay)  Trường hợp thứ hai giá tối đa thuê dịch vụ khách thấp giá tối thiểu cho thuê MOL (VD: người thuê chấp nhận giá 3500USD giá tối thiểu hãng 3600USD), trường hợp khơng có đàm phán  Trường hợp thứ ba phổ biến thực tế, hãng khách hàng xem xét tìm đến giao thoa giá, khoảng giá thuê khách giá cho thuê hãng • Hai bên thương lượng khoảng cách hai điểm dừng bên Ngồi giá bên nhượng sở cân nhắc điều kiện khác số lượng, điều kiện giao container, uy tín kinh doanh, sức mạnh thương hiệu, mong muốn xâm nhập thị trường, mức độ cạnh tranh, khả hợp tác lâu dài… 3.2 Q trình Booking, Input booking, Booking Confirmation • Từ phía khách hàng, họ mắc sai sót thông tin cá nhân, địa liên hệ, yêu cầu đặt dịch vụ MOL chưa tìm hiểu kỹ thơng tin chưa nắm rõ tình hình dịch vụ, tuyến vận chuyển MOL tham gia cung cấp dịch vụ…Có trường hợp khách hàng sau gửi Cargo Manifest (Bản kê khai chi tiết hàng hố cho Hải quan),sau muốn sửa đổi lại Manifest, phí cho lần sửa thơng tin sai qui định 40USD • Từ phía MOL, sau nhận Booking khách, tiến hành Input Booking Bước dễ xảy sai sót việc nhập số liệu thông tin khách hàng, thơng tin hàng hố, u cầu khách loại Container, số chuyến tàu, ngày dự kiến hàng đến cảng đích…Trong hệ thống MOL có hỗ trợ mạng nội nhằm tránh sai sót xảy ra, q trình ln đòi hỏi tập trung cao nhân viên, không thiệt hại với hãng tàu chắn • Trong Booking Confirmation việc xếp nhầm lẫn số container, vị trí cảng xếp hàng, số container, đặc biệt việc thông báo lệch tuyến ngày dự kiến Feeder, Mother VSS gây thiệt hại lớn cho hãng cho khách hàng liên quan đến việc điều Container đến cảng, số tiền phạt container cảng thời gian qui định… 3.3 Khâu nhận container rỗng, xếp hàng vào container điều đến cảng • Cảng Hải Phòng nhận Booking CF, gửi cho Shipper D/O (Delivery Original) để cấp vỏ container rỗng Shipper đến cảng nhận Nếu có trục trặc từ khâu gửi Booking CF, cảng điều MT Container không hợp lý, Shipper yêu cầu đổi vỏ, lúc gây thiệt hãi cho hãng, gây chậm chễ trình xếp hàng vào container khách, ảnh hưởng đến tồn hành trình hàng • Khi nhận Container từ cảng, có cách Shipper đóng hàng vào container: Factory Loading – đóng hàng nhà máy; hai CFS Loading – đóng hàng bãi gom hàng lẻ; ba CY Loading – đóng hàng bãi container Dù xếp hàng đâu, Shipper phải làm đầy đủ thủ tục làm tờ khai giám định hải quan, kẹp chì,… đưa Laden Container (container xếp hàng) đến cảng Thời hạn chậm để Container rời khỏi nơi đóng hàng ấn định Booking CF • Trong thực tế, khách hàng không đọc kỹ Booking Confirmation, chậm chễ việc xếp hàng đưa container đến cảng khơng hạn giao hàng tàu rời cảng theo lịch trình mà khơng đợi hàng đến Hậu thiệt hại toàn phía khách hàng, đặc biệt nghiêm trọng lô hàng lớn, gồm nhiều container 3.4 Phát hành vận đơn thu cước • Vận đơn phát hành theo thông tin yêu cầu S/I khách hàng gửi đến Trước nhận bill khách hàng tốn cước prepaid Trường hợp phát hành khơng xác thơng tin xác nhận người gửi hàng không chấp nhận vận đơn, tất nhiên khơng chấp nhận tốn cước • Với vận đơn không phù hợp với L/C, ngân hàng khơng chấp nhận tốn tiền hàng, người xuất chịu thiệt hại Hoặc với B/L phát hành khơng phù hợp thơng tin hàng hố, tình trạng container xếp lên tàu, người mua khơng nhận hàng từ phía hãng tàu cảng đến • Với hãng tàu, khơng thu cước coi hợp đồng dịch vụ thất bại, bên cạnh nhiều thời gian, phụ phí liên quan: phí chứng từ phát hành sai, phí giao dịch liên hệ, sửa đổi xác nhận thông tin liên kết từ cảng tới nơi phát hành vận đơn Việc phát hành lại vận đơn gây chậm chễ làm thất bại hành trình hàng gây thiệt hại cho bên liên quan Ý kiến đề xuất để khách hàng lập vận đơn hoàn hảo MOL MOL hãng tàu lớn giới, có hệ thống dịch vụ mạnh, đại với lịch sử phát triển lâu đời mạng lưới rộng khắp Tại Viêtnam, MOL xác lập hệ thống phục vụ thống tập đoàn, nên trục trặc xảy thực tế không nhiều Để khách hàng làm việc hiệu với MOL trình lập B/L xin đưa vài ý kiến sau: 4.1 Q trình tìm kiếm thơng tin đàm phán • Để đàm phán thành cơng tiến tới ký hợp đồng dịch vụ với MOL, khách hàng phải phân tích nhận diện: mục tiêu cần đạt tới hợp đồng vận chuyển, dự kiến tình huống, rủi ro bất lợi xảy ra, phương án thay thế, thơng tin từ phía hãng, thơng tin từ phía thị trường, yếu tố ảnh hưởng,… • Nếu khách hàng chọn làm đối tác tin cậy, với khả hợp tác lâu dài, đưa đề nghị hợp lý để phía hãng xem xét chấp nhận cung cấp dịch vụ với mức định giá có lợi nhiều ưu đãi • Với khách hàng làm việc với MOL, trình đàm phán, nên đưa nhượng cần thiết, hợp lý, tinh thần hợp tác chân thành, thiện chí để ngày tạo vị vững hệ thống khách hàng MOL 4.2 Q trình gửi nhận thơng tin: Khách hàng hoàn phải toàn chịu trách nhiệm thơng tin trong: • Manifest gửi cho Hải quan cần kiểm tra kỹ lưỡng, tránh xảy sai sót, lần chỉnh sửa phí dịch vụ gây lãng phí thời gian hành trình hàng • Booking gửi đến Customer Services phải đầy đủ thông tin chi tiết địa liên hệ, yêu cầu dịch vụ vận chuyển với MOL, yêu cầu container phù hợp với hàng hố… • Và Shipping Instruction nên rõ ràng, hướng dẫn hợp lệ tránh gây nhầm lẫn cho phận Documentation phát hành 4.3 Quá trình xếp hàng đưa đến cảng nhận B/L phát hành • Khách hàng phải đặc biệt ý đến thông tin thời gian bắt buộc phải rời nơi xếp hàng để đến cảng (CY CUT, DOC CUT), thời gian dự kiến cập cảng rời cảng (ETA, ETD) lịch trình tàu Việc liên quan đến khâu: nhận vỏ cont rỗng từ cảng đóng hàng; làm việc với hải quan để lấy giấy thông quan xuất kẹp chì; đưa container đến cảng Những cơng đoạn phải tiến hành liên tục, ăn khớp nhịp nhàng, tuyệt đối không xảy chậm chễ • Với vận đơn phát hành, khách hàng có kiểm tra, đối chiếu cần thiết tồn với kê khai hàng hoá từ cảng, liên hệ thơng tin từ phía ngân hàng phát hành L/C để tốn tiền hàng sau Tất khâu kiểm tra cần tốc độ, tập trung cao xác, nên đảm nhận người có trách nhiệm, kinh nghiệm, có khả bao qt lường trước tình xấu xảy khắc phục kịp thời Kết luận chung Qua ba chương đề tài thực tập khố tơi tìm hiểu chung vận đơn đường biển, công tác lập vận đơn hãng MOL văn phòng Hà Nội, qui trình lập vận đơn xuất khách hàng với MOL Việc nghiên cứu cho kinh nghiệm ban đầu làm quen với công tác lập vận đơn để thực lô hàng xuất nhà xuất với hãng MOL Có thể nói hãng MOL xây dựng qui trình hồn thiện cơng tác lập vận đơn với khách hàng, thực tế việc tuân thủ tuyệt đối theo nguyên tắc qui trình này, có rủi ro, tranh chấp xảy trình thực hợp đồng dịch vụ MOL với khách hàng Việc xây dựng áp dụng qui trình hồn thiện giúp MOL cung cấp hệ thống dịch vụ vận tải biển với qui mô chất lượng đỉnh cao Tuy nhiên, qui trình khơng thể tránh khỏi khó khăn phát sinh, khâu có lưu ý định Với nhận thức thu trình nghiên cứu, từ phân tích trình bày, tơi mạnh dạn đưa vài ý kiến riêng, nhấn mạnh lưu ý cần thiết để khách hàng nhà xuất nhập lập vận đơn hoàn hảo MOL, nhằm hạn chế tối đa thiệt hại xảy Những ý kiến đưa thiếu kinh nghiệm xin nhận góp ý từ phía thày Tài liệu tham khảo GS TS HỒNG VĂN CHÂU: Vận tải – Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, 2003; GS TS HỒNG VĂN CHÂU – Th.S TƠ BÌNH MINH: Incoterm 2000 Giải thích hướng dẫn sử dụng, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, 2002; TS NGUYỄN NHƯ TIẾN - Hướng dẫn sử dụng vận đơn đường biển thương mại hàng hải quốc tế, Nhà xuất Giao thông vận tải, 2001; PGS VŨ HỬU TỬU - Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nhà xuất giáo dục, 2006; Mitsui O.S.K Lines (MOL) – Rules on the Handling of Bills of Lading, Effective as from October 1, 1966 (Amended on Mar 1, 1988); Mitsui O.S.K Lines (MOL) – Combined Transport Bill of Lading, May, 20, 1996; Một số website www.molpower.com en.wikipedia.org http://www.vass.gov.vn contacts.gsa.gov/webforms.nsf www.unzco.com/basicguide MỤC LỤC Lời mở đầu Chương I Giới thiệu chung vận đơn qui trình lập vân đơn Khái niệm, chức năng, vai trò vận đơn .3 1.1 Khái niệm 1.2 Chức 1.3 Vai trò .4 1.3.1 Đối với người xuất .4 1.3.2 Đối với người chuyên chở 1.3.3 Đối với người nhập Phân loại vận đơn .5 2.1 Căn vào tình trạng xếp dỡ 2.2 Căn vào khả lưu thông vận đơn 2.3 Căn vào nhận xét ghi vận đơn .7 2.4 Căn vào hành trình 2.5 Một số loại vận đơn chứng từ khác Nội dung vận đơn .9 3.1 Mặt thứ 3.2 Mặt thứ hai 11 Kết luận 12 Chương 2: Giới thiệu MOL Hà Nội công tác lập vận đơn MOL 13 Giới thiệu MOL Hà Nội .13 1.1 Giới thiệu .13 1.2 Cơ cấu tổ chức .13 1.2.1 Sales and Marketing 13 1.2.2 Customer Services 14 1.2.3 Export Documentation 14 1.2.4 Accounting and Admin .14 1.3 Chức nhiệm vụ MOL Hà Nội 14 1.4 Thi trường chất lượng phục vụ 15 Tổng quát công tác lập B/L MOL Việt Nam 16 2.1 Loại vận đơn 16 2.2 Tình hình cấp vận đơn 16 Nhận xét 20 Chương III Tìm hiểu qui trình khách hàng lập vận đơn xuất với MOL Hà Nội 21 Qui trình lập vận đơn nhà xuất với MOL Hà Nội 21 1.1 Phân tích qui trình chung .21 1.2 Phân tích qui trình lập B/L Pacific Co., Ltd MOL 23 Phân tích chứng từ liên quan đến qui trình lập B/L 25 2.1 Booking Confirmantion 25 2.2 Container Unit Packing List – Invoice 27 2.3 Combined Transport Bill of Lading 28 2.4 Hoá đơn (GTGT) VAT INVOICE 28 Nhận xét 29 Một số khó khăn q trình lập B/L 29 3.1 Quá trình liên hệ MOL khách hàng 29 3.2 Quá trình Booking, Input booking, Booking Confirmation 30 3.3 Khâu nhận container rỗng, xếp hàng vào container điều đến cảng 31 3.4 Phát hành vận đơn thu cước 31 Ý kiến đề xuất để khách hàng lập vận đơn hoàn hảo MOL .32 4.1 Quá trình tìm kiếm thơng tin đàm phán 32 4.2 Quá trình gửi nhận thông tin 32 4.3 Quá trình xếp hàng đưa đến cảng nhận B/L phát hành 33 Kết luận chung 34 Tài liệu tham khảo 35 ... Tìm hiểu qui trình khách hàng lập vận đơn xuất với MOL Hà Nội Qui trình lập vận đơn nhà xuất xuất với MOL Hà Nội 1.1 Phân tích qui trình chung Sơ đồ khái quát qui trình chung Accounting S+M Payment... dịch vụ vận chuyển hàng hải Để thấy rõ ý nghĩa vận đơn thực tế tìm hiểu công tác lập vận đơn nhà xuất nhập với hãng vận tải Mitsui O.S.K Lines Hà Nội, Việt Nam Chương 2: Giới thiệu MOL Hà Nội... ta dùng loại vận đơn gọi vận đơn xuất trình cảng gửi Với loại này, người gửi hàng cần fax vận đơn đến người nhận người nhận nhận hàng mà khơng cần xuất trình vận đơn gốc d Giấy gửi hàng đường biển