Xây dựng hệ thống thông tin và triển khai thương mại điện tử trong công ty cổ phần kinh đô

Xây dựng hệ thống thông tin triển khai thương mại điện tử công ty cổ phần Kinh Đô I/ Giới thiệu chung công ty cổ phần Kinh Đô 1/ Giới thiệu chung Công Ty Cổ Phần Kinh Đô (sau xin gọi tắt Kinh Đô) tiền thân Công ty TNHH Xây dựng Chế biến thực phẩm Kinh Đô, thành lập năm 1993 Những ngày đầu thành lập, công ty xưởng sản xuất nhỏ diện tích khoảng 100m2 với 70 cơng nhân vốn đầu tư 1,4 tỉ đồng, chuyên sản xuất kinh doanh bánh snack, sản phẩm người tiêu dùng nước Năm 1994, công ty tăng vốn điều lệ lên 14 tỷ đồng nhập dây chuyền sản xuất snack trị giá 750.000 USD từ Nhật Thành công bánh snack Kinh Đô với giá rẻ, mùi vị đặc trưng phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng nước trở thành bước đệm quan trọng cho phát triển không ngừng Công ty Kinh Đô sau Năm 1999, công ty tăng vốn điều lệ lên 40 tỷ đồng, thành lập Trung tâm thương mại Savico Kinh Đô Quận 1, đánh dấu bước phát triển Kinh Đơ sang lĩnh vực kinh doanh khác ngồi bánh kẹo Công ty khai trương hệ thống Bakery đầu tiên, mở đầu cho chuỗi hệ thống hàng bánh kẹo Kinh Đô từ Bắc vào Nam sau Năm 2000, công ty tăng vốn điều lệ lên 51 tỷ đồng, mở rộng diện tích nhà xưởng lên 40.000m2 Tháng 9/2002, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thành lập với vốn điều lệ 150 tỷ đồng, Công ty TNHH Xây dựng Chế biến thực phẩm Kinh Đơ góp 50 tỷ đồng Ngày 12/12/2005, 25 triệu cổ phiếu KDC Kinh Đơ thức giao dịch lần đầu Trung tâm GDCK TP Hồ Chí Minh Tháng 07/2006, Công ty Cổ Phần Kinh Đô Tập đồn thực phẩm hàng đầu giới Cadbury Schweppes thức ký kết thỏa thuận hợp tác kinh doanh Đây bước chuẩn bị sẵn sàng Kinh Đô Việt Nam tham gia vào kinh tế khu vực khuôn khổ ASEAN (AFTA) Tổ chức Thương mại Thế giới – WTO Tháng 02/2007, Kinh Đô Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam (VietNam Eximbank) ký kết biên thỏa thuận hợp tác chiến lược Sau 16 năm hoạt động phát triển, quy mô vốn quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng trưởng đến Kinh Đô trở thành doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo hàng đầu Việt Nam 2/ Tình hình sản xuất kinh doanh Kết thúc năm 2011, Kinh Đô đạt 4247 tỷ đồng doanh thu thuẩn, tăng 32,6% so với kỳ năm 2010, nhờ vào yếu tố sản lượng bán hàng tăng giá số sản phẩm tăng nhẹ Lợi nhuận gộp cuối năm 2011 so với 2010 đạt 1673 tỷ đồng, tăng 33,8 % Tỷ suất lợi nhuận vốn sở hữu 0,51 tỷ suất vay nợ vốn đạt 0,26x Nhìn chung, tình hình sản xuất kinh doanh công ty cổ phần Kinh Đô thuận lợi 3/ Phân tích thực trạng quản trị ERP Kinh Đô Cuối năm 2003, Công Ty Cổ Phần Kinh Đơ thức áp dụng hệ thống ERP phục vụ cho công tác quản trị Chức phần mềm sau: Quản trị mua hàng  Lập duyệt yêu cầu mua hàng  Hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp lập đơn đặt hàng  Ghi nhận, theo dõi kiểm sốt tồn việc thực quy trình mua hàng, trả     hàng cho nhà cung cấp Theo dõi tiến độ thực đơn hàng Theo dõi thời gian địa điểm giao hàng Phân tích biến động giá mua qua thời kỳ Thống kê doanh số mua hàng chi tiết theo nhóm hàng, mặt hàng, nhà cung cấp Quản trị bán hàng  Ghi nhận, theo dõi kiểm soát tồn việc thực quy trình bán hàng, trả hàng nhà phân phối  Thiết lập sách giá bán, chiết khấu, khuyến mại  Kiểm soát hạn mức công nợ cho phép bán hàng  Báo cáo doanh số bán hàng chi tiết theo mặt hàng, nhóm hàng, nhà phân phối, khu vực, nhân viên kinh doanh,… Quản trị kho hàng  Ghi nhận, theo dõi kiểm sốt tồn việc thực quy trình nhập, xuất, điều     chuyển kho Kiểm soát định mức hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho theo mặt hàng, nhóm hàng, lơ hàng Phân tích tuổi hàng tồn kho Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác (bình qn gia quyền, FIFO, LIFO, thực tế đích danh,…)  Báo cáo nhập - xuất - tồn kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho,… Quản trị công cụ, dụng cụ tài sản cố định  Ghi nhận, theo dõi kiểm sốt tồn quy trình quản lý tài sản cố định công cụ, dụng cụ  Theo dõi thực tính tốn khấu hao tài sản cố định  Thiết lập tiêu thức đối tượng phân bổ chi phí  Thống kê, theo dõi việc điều chuyển quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định phận  Thực kiểm soát việc phân bổ chi phí cơng cụ, dụng cụ Quản lý sản xuất     Ghi nhận, kiểm sốt quy trình lập kế hoạch sản xuất Hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất Quản lý cơng thức sản xuất sản phẩm, quy trình sản xuất Theo dõi tình hình thực kế hoạch sản xuất kiểm soát tiến độ sản xuất  Kiểm soát chất lượng từ nguyên vật liệu đầu vào thành phẩm nhập kho, xuất bán  Kiểm soát phân tích giá thành sản phẩm Quản lý nợ thu chi phải trả       Ghi nhận, theo dõi kiểm sốt tồn việc thực quy trình quản lý cơng nợ Theo dõi chi tiết cơng nợ cho đối tượng, cho hố đơn Kiểm sốt việc thực hạn mức cơng nợ Phân tích tuổi nợ, theo dõi tình hình thu hồi nợ, toán nợ Lập kế hoạch thu nợ, tốn nợ Báo cáo cơng nợ bảng cân đối phát sinh công nợ, sổ chi tiết công nợ, biên đối chiếu công nợ,… Quản lý vốn tiền  Hỗ trợ thực lập kế hoạch thu, chi tiền  Ghi nhận, theo dõi kiểm soát tồn việc thực quy trình thu, chi tiền  Hệ thống sổ sách, báo cáo: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản tiền,… Kế toán tổng hợp  Ghi nhận, theo dõi định khoản kế toán  Hỗ trợ thực nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển,… dạng định khoản kế toán  Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính: bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, … 4, Phân tích thực trạng ERP cơng ty cổ phần Kinh Đô a/ Cơ Hội - Hệ thống sở hạ tầng công nghệ thông tin mạnh - Đội ngũ cán bộ, nhân viên CNTT có trình độ cao - Độ ngũ cán bộ, nhân viên phòng ban chức khác có khả ứng dụng CNTT thành thạo - Dữ liệu khách hàng ln ln cập nhật nên khả chăm sóc khách hàng tốt b/ Điểm yếu - Sản phẩm thơng dụng nên khách hàng phải tìm hiểu qua phương tiện thông tin - Cơ sở hạ tầng trang thiết bị lạc hậu so với doanh nghiệp nước ngồi c/ Cơ hội - Ngành cơng nghệ thơng tin Internet có bước phát triển mạnh, đặc biệt trang mạng xã hội Cơ hội quảng bá, tìm kiếm khách hàng thị trường giới với mức toán hấp dẫn mở cho Kinh Đô d/ Thách thức - Cơng nghệ thơng tin phát triển nhanh chóng đòi hỏi phải có nâng cấp hệ thống thường xuyên - Dựa phát triển mạnh mẽ CNTT đối thủ cố gắng thúc đẩy thương mại điện tử Chính vậy, u cầu cấp thiết cho công ty cổ phần Kinh Đô bước xây dựng hệ thống ERP thay cho hệ thống ERP cũ nhằm đáp ứng cho nhu cầu phát triển ngày nhanh doanh nghiệp II/ Xây dựng chiến lược phát triển thương mại điện tử cho Kinh Đơ 1/ Phân tích mơi trường kinh doanh cơng ty cổ phần Kinh Đô Hiện nay, đặc biệt giai đoạn 2010 – 2012, nhiều công ty sản xuất bánh kẹo đời Đồng thời, công ty làm ăn từ lâu có chỗ đứng thị trường liên tục phát triển mẫu sản phẩm khác nhằm thu hút người tiêu dùng GOODY Bibica, BBQ snack Hải Hà, Fruit Mix Dry Vinamit…Ngoài ra, hãng nước liên tục xuất sản phẩm sang Việt Nam dành chỗ đứng thị trường Danisa, Ricola từ Thụy Sĩ, Haribo, Bonne Maman từ Pháp…Tuy nhiên, nhờ sách mở rộng thị trường hiệu Kinh Đô, thị phần nhiều sản phẩm Kinh Đô liên tục tăng trưởng sản phẩm khác không giảm tăng nhẹ Qua phân tích trên, ta thấy thị trường bánh kẹo Việt Nam đăng thay đổi theo hướng đa dạng hóa thị trường, vị Kinh Đô cần phải thay đổi phương thức quản lý sản xuất theo hướng đổi công nghệ sản xuất theo hướng tự động hóa áp dụng phương thức quản lý ERP đại 2/ Chiến lược kinh doanh 2012-2016 tầm nhìn đến năm 2020 Kinh Đơ Hình thành đơn vị kinh doanh chiến lược SBU (Strategic Business Units) theo ngành hàng Các đơn vị kinh doanh chiến lược SBU dựa ngành hàng giúp chúng tơi có linh hoạt với thị trường khác biệt ngành hàng Đối với ngành hàng, sản phẩm vùng miền mà chúng tơi đương đầu với áp lực khác thời điểm khác Mục đích việc chia mảng kinh doanh thành SBU để tạo tập trung tính hiệu việc tăng trưởng, tạo lợi nhuận đặc biệt cạnh tranh Hình thành nhóm phòng ban chức cấp độ tập đồn Chúng tơi nhận biết có khác biệt, ngành hàng có nhiều điểm chung Vì chúng tơi cần chắn việc quản lý ngành hàng cách độc lập để đạt tập trung không tạo trùng lặp Điều dẫn đến việc hình thành nhóm phòng ban chức thuộc lĩnh vực Tài Chính, Nhân Sự, Cơng nghệ thơng tin, kế tốn, cung ứng, bán hàng tiếp thị để đảm bảo SBU tập trung vào việc cạnh tranh phòng ban chức tập trung vào việc giữ vững tính cạnh tranh SBU Trao quyền cho trưởng SBU đề quản lý mảng kinh doanh họ chủ doanh nghiệp Trong doanh nghiệp lớn, thường có trích cho thói quan liêu đè bẹp tính hiệu gây trì trệ định định trì trệ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ hội Kinh Đô không vấp phải trường hợp cấu trúc quy trình thiết lập tạo tính hiệu nên Kinh Đơ đưa định thời điểm tối đa hóa hội Đẩy mạnh quy mơ tổng thể Tập Đồn để tối đa hố tính hiệu quản lý chuỗi cung ứng Giá trị lớn khả đưa sản phẩm thị trường Để làm điều đó, chúng tơi phải mua ngun vật liệu, sản xuất phân phối sản phẩm mà hoạt động liên quan đến chuỗi chung ứng SCM thành tố quan trọng, xem lợi cạnh tranh Thông thường, qui mô doanh nghiệp lớn mạnh chuỗi cung ứng gặp khó khăn Kinh Đơ khơng Sự kết hợp quy mô Kinh Đô, phối hợp hệ thống ERP, tập trung hóa chuỗi cung ứng giúp cho lợi nhuận ngày tăng lên, kết tạo lợi nhuận cho cổ đông Thu hút nhân tài giỏi cách trở nên tốt “Chúng ai” phần quan trọng Kinh Đơ, kết hợp người khác nhau, đa dạng văn hóa dày dạn kinh nghiệm tập thể đội ngũ nhân Với đội ngũ cán công nhân viên chuyên nghiệp chuyên gia sản xuất Chúng tơi tập đồn gồm nhiều cơng ty thành viên Triết lý Kinh Đô thu hút nhân tài giỏi cách công ty tốt 3/ So sánh phần mềm ERP sản xuất hãng ngồi nước Để tìm phần mềm ERP hiệu nhất, tìm hiểu so sánh phần mềm ERP hãng khác nhiều tiêu chí giá thành, quy mơ thực hiện, độ tiện dụng (tính theo thang điểm 10), khả bảo mật giao diện phần mềm: Hãng phần Giá thành Quy mô thực Khả nâng cấp Độ Khả mềm tiện dụng bảo Oracle Trung bình Perfect ERP Cao SAP Rất cao Trung Dynamic (1415$/1CCU) Thấp xTuple Có (Oracle bảo 10 Lớn Lớn hành) Có Có – dễ nâng cấp hãng bình Trung bình Có – nhiên Microsoft NAV Openbravo Lớn nhỏ mật 8,5 nâng cấp cần phải bỏ chi phí Khơng thể nâng 8,5 500$/user) Thấp (800- Nhỏ cấp Không 7,5 1000$/user) cấp (400- Nhỏ thể nâng Dựa Sự so sánh phân tích trên, chúng tơi đề xuất sử dụng ERP Oracle, phù hợp với hồn cảnh cơng ty – công ty giai đoạn phát triển mạnh vững Chính vậy, để phù hợp với quy mơ hoạt động cơng ty phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP Oracle hoàn toàn hợp lý nguyên nhân sau: Oracle công ty phần mềm lớn thứ giới với doanh số hàng năm 10 tỷ USD Do hoạt động Việt Nam 10 năm trở lại nên giao diện phần mềm phù hợp với người dùng Sự chỉnh sửa phần mềm để phù hợp với người Việt Nam hỗ trợ, nâng cấp Oracla tốt Giá thành Oracle không đắt phù hợp với Kinh Đô – từ vài chục nghìn USD III/ Kế hoạch thực 1/ Yếu tố nhân lực Để vận hành hệ thống ERP, cần nhóm cán quản lý chính: Nhóm nghiệp vụ cán quản lý, tác nghiệp hàng ngày, thuộc phòng ban chức kế tốn - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, phận sản xuất : 16 cán Nhóm kỹ thuật gồm cán quản lý, nhân viên phụ trách kỹ thuật: người Việc thực quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP trải qua hai giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP giai đoạn thức vận hành hệ thống ERP Giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP bao gồm công việc như: chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, xây dựng danh mục đối tượng quản lý (hàng hóa, vật tư, nhà phân phối, nhà cung cấp,…), chuẩn bị hệ thống mạng máy tính, huấn luyện nhân viên… Giai đoạn vận hành hệ thống giai đoạn thức thực quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP Đối giai đoạn nhân lực quan trọng: a/ Giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ thống: Nhóm nghiệp vụ phải đưa yêu cầu nghiệp vụ, mục tiêu quản lý, xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra, thử nghiệm tính đắn hệ thống mơ hình giả lập Nhóm kỹ thuật chuẩn bị hệ thống máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng, đường truyền, cài đặt hệ thống, thực công việc chuyên môn quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền ) chuẩn bị cho việc vận hành Trong giai đoạn này, áp lực cho nhân lực tham gia lớn họ phải vừa thực tác nghiệp ngày để trì hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, vừa phải dành thời gian tham gia dự án chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP Đôi để thực tốt giai đoạn này, doanh nghiệp phải tuyển dụng thêm nhân b/ Giai đoạn vận hành hệ thống: Nhóm nghiệp vụ tham gia trực tiếp vào việc vận hành hệ thống Các nhân viên trực tiếp thực tác nghiệp tiếp tục tìm lỗi, bất tiện hệ thống Đối với phận quản lý, phải tiếp tục theo dõi, giám sát trình hoạt động, tìm điểm bất hợp lý, đề giải pháp khắc phục Bên cạnh phận quản lý phải tiếp tục phát triển hệ thống Nhóm kỹ thuật tiếp tục hỗ trợ đảm bảo hệ thống máy tính tồn cơng ty hoạt động thơng suốt, thực công việc chuyên môn quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền ) Như vậy, để thực quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP phải đảm bảo đủ nhân lực, đặc biệt nhân lực phải đảm bảo trình độ lực cho việc thực 2/ Yếu tố thời gian Nhiệm vụ Thời gian Thành lập dự án, đệ trình lên HĐQT 2/2013 Mua phần mềm từ Oracle 3/2013 – 5/2013 Mua hệ thống máy chủ thuê server 4/2013 - 9/2013 Lắp đặt hệ thống phần mềm Oracle nhà máy 9-12/2013 trụ sở công ty Chạy thử nghiệm 1/2013 – 7/2014 Chạy thức 8/2014 Bảo trì nâng cấp lần I 2/2017 Bảo trì nâng cấp lần II 8/2019 Theo đó, cơng ty bắt đầu triển khai dự án lắp đặt ERP từ tháng 2/2013 hồn thành dự án 18 tháng sau Sau phần mềm vào hoạt động thức từ tháng 8/2014, tiếp tục trải qua lần bảo trì sau 30 tháng (lần vào 2/2017 lần thứ 8/2019) 3/ Yếu tố chi phí Chi phí dành cho việc thành lập dự án triển khai hệ thống ERP công ty cổ phần Kinh Đô chia làm khoản: mua phần mềm Oracle thiết lập hệ thống sở hạ tầng a/ Mua phần mềm từ Oracle: Kinh Đô cần phải mua phần mềm quản trị dành cho lĩnh vực quản lý kinh doanh, chi phi tính theo bảng sau: Phần mềm Quản trị bán hàng Quản trị mua hàng Quản trị kho hàng Quản trị sản xuất Nợ, thu chi phải trả Giá thành (đơn vị: USD) 45950 68950 34950 52500 65450 Kế toán tổng hợp 63300 Quản lý vốn tiền 45950 Công cụ, tài sản cố định 11200 Tổng cộng 388250 Tổng chi phí cho việc mua phần mềm từ Oracle 388250 $ thực 3/2013 b/Thiết lập hệ thống sở hạ tầng: Gồm chi phí phần cứng chi phí mạng: Chi phí phần cứng: máy chủ ứng dụng (application server), máy chủ sở liệu (database server), máy chủ dự phòng sở liệu (backup database server) Chi phí hạ tầng mạng: hệ thống mạng LAN, Server đường truyền ADSL Tổng chi phí hệ thống sở hạ tầng cho nhà máy Kinh Đô dự kiến khoảng từ triệu đến 1,2 triệu USD, tùy thuộc vào giá thành hạ tầng mạng + máy chủ Như vậy, tổng chi phí cho tồn dự án khoảng từ 1,4 đến 1,6 triệu USD (Từ 28 đến 32 tỷ VND) KẾT LUẬN Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt việc áp dụng công nghệ thông tin thương mại điện tử vào sản xuất kinh doanh nhân tố định đến thành bại doanh nghiệp Chính vậy, việc cải tiến nâng cấp hệ thống ERP công ty Kinh Đô phải quan tâm mực ban quản trị để giúp cho Kinh Đô rút ngắn thời gian chi phí sản xuất, đồng thời qua nâng cao sức cạnh tranh sản phẩm thương hiệu Kinh Đô thị trường bánh kẹo nước tương lai hội nhập vào thị trường quốc tế  ... cho công ty cổ phần Kinh Đô bước xây dựng hệ thống ERP thay cho hệ thống ERP cũ nhằm đáp ứng cho nhu cầu phát triển ngày nhanh doanh nghiệp II/ Xây dựng chiến lược phát triển thương mại điện tử. .. kinh doanh công ty cổ phần Kinh Đô thuận lợi 3/ Phân tích thực trạng quản trị ERP Kinh Đô Cuối năm 2003, Công Ty Cổ Phần Kinh Đơ thức áp dụng hệ thống ERP phục vụ cho công tác quản trị Chức phần. .. thành lập dự án triển khai hệ thống ERP công ty cổ phần Kinh Đô chia làm khoản: mua phần mềm Oracle thiết lập hệ thống sở hạ tầng a/ Mua phần mềm từ Oracle: Kinh Đô cần phải mua phần mềm quản trị