TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH 1 FTU

Anh/chị hãy thảo giúp ông Hà một thư gửi kèm chào hàng với nội dung chính sau: Cám ơn công ty Melony đã hỏi mua và thông báo đã gửi qua bưu điện bằng đường hàng không mẫu hàng theo yêu c

TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH 1 FTU

1 Cover letter of exercise

Thang Long Garment Company

245 Minh Khai Street, Hai Ba Trung Distict, Hanoi

Tel: 0909888888 Fax: 0437589597

November, 23rd 2009

Our ref: TH/mh

Your ref: NJ/rm

F Lynch & Co Ltd

Nesson House

Newell Street,

Birmingham B3 3EL

United Kingdom

Dear Sir,

We thank you for your inquiry No E12/04 dated 20 November 2009 and we are pleased to enclose herewith our offer No OS/05 and the summer catalogue, the current price list as you asked for

We are confident that our products will be popular with the UK customers and will all be selling well in your market

The specifications of the goods, size, colour as well as styles are as per samples sent to you by air

The prices offered are quoted CIF London port including packing

We are willing to offer you a 5% quantity discount off net prices for orders over 20,000 and a 5% cash discount for prompt payment

As we have all the goods in stock, delivery can be made as requested /Delivery can be made as requested because we have all goods in stock

Payment is to be made in pound sterling, by irrevocable L/C at sight to be opened at Northminster, Birmingham to ThangLong garment Co Ltd’s account with Vietcombank for the total value of the goods to be delivered

In addition to the products you asked for, we also make goods to customers’ orders with styles, sizes and materials of their own and delivery can be made as promptly as requested

We do hope to receive your official order soon./ We look forward to receiving your order soon

Yours faithfully,

Signed

Le Thi Thanh Ha (Mrs.)

Export manager

Enc: 1.Offer No OS/05

2 Summer catalogue

3 Price list

Dear Mr Smith,

Re: inquiry for tea sets

We thank you for your enquiry of 23 November 2009, in which you asked for tea sets We are pleased to enclose our offer No CH/09 and the latest catalogue

We would like to draw your attention to/ to emphasize the following points: The price offered/ the quoted price is fixed $10 per set, CIF London port, including packing charges, valid within one month

We are willing to give/offer you the usual trade discounts of 5% and in addition 10% quantity discount for orders of over 1,000 sets at one time

We have all the goods in stock/ We have the items you ordered in stock/ The goods you ordered are available in stock and we have no trouble in meeting the delivery date you required and can deliver the goods within 2 weeks since receipt

of your official order if the quantity ordered is less than / under 1,500 sets and for larger quantities/orders, delivery time may be longer

Payment is to be made in British pound sterling by an irrevocable L/C at sight to

be opened through a first-class bank in the UK 15 days prior to the shipment to/ into the seller’s account with the Industrial and Commercial Bank of Vietnam, Hanoi Branch in favour of the seller for 100% of the value/ for the total value of the goods to be shipped

We are confident that our products will be very popular in your market, thanks to their fine designs, good workmanship and reasonable prices in addition to the well-selected and best quality materials used in their production

We look forward to your early order and can assure you that your order will

be completed/ processed/ executed to your satisfaction

Yours sincerely,

Do Xuan Bac (Mr.)

General Manager

Enc: 1.Offer form No CH/09

2 Catalogue

p

hần 1: Letter Writing

Ông Hà giám đốc công ty TNHH Hiệp Hưng, địa chỉ 550 Đường Lê Lợi, thành phố Hồ Chí Minh chào bán cho Công ty Melony, địa chỉ 20 Queen Park, London

SW 20, bộ giá xếp CD bằng gỗ (CD racks) Anh/chị hãy thảo giúp ông Hà một thư gửi kèm chào hàng với nội dung chính sau:

Cám ơn công ty Melony đã hỏi mua và thông báo đã gửi qua bưu điện bằng đường hàng không mẫu hàng theo yêu cầu, hôm nay xin gửi kèm thư này chào hàng chính thức và catalog có ảnh minh hoạ và đặc biệt lưu ý khách hàng một số điểm sau:

Mẫu giá CD bằng kim loại mà khách hàng hỏi chúng ta đã ngừng sản xuất Mẫu

mã mà khách hàng hỏi đã được cải tiến và thay thế bằng gỗ, nhẹ và đẹp hơn Khẳng định là ta có thể cung cấp 3000 bộ trong vòng 30 ngày sau khi nhận được đơn hàng chính thức

Giá chào bán là USD 7/ bộ, giá FOB cảng Sài Gòn bao gồm cả chi phí đóng gói bao bì, ta sẵn sàng dành cho người mua hưởng tỷ lệ chiết khấu là 5% nếu số lượng đặt mua là trên 1000 bộ Thanh toán bằng thư tín dụng không huỷ ngang trả ngay Chúng ta cũng sẵn sàng giúp người mua thu xếp vận tải bằng đường biển hoặc đường không số hàng trên theo phương thức cước thu sau nếu khách hàng yêu cầu Chào hàng này có giá trị trong vòng 30 ngày phụ thuộc vào xác nhận của người bán

Lưu ý khách hàng là hàng của ta được thiết kế tạo dáng hiện đại và lịch sự, với trình độ tay nghề cao, gỗ chất lượng tốt và đã được xuất sang thị trường EU và Mỹ với số lượng lớn, được khách hàng ưu chuộng Hy vọng sớm nhận được đặt hàng của khách

Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để có một bức thư đầy đủ về nội dung và đẹp về hình thức

Phần 2: Translate these sentences into English

• Chúng tôi xin thông báo rằng giá hàng sẽ còn thay đổi vì thị trường nguyên liệu thô hiện nay đang biến động

• Chúng tôi nghĩ rằng quý ngài đã thật sáng suốt khi lựa chọn dòng sản phẩm này và một khi quý ngài đã nhìn thấy sản phẩm mẫu, chúng tôi chắc chắn rằng quý ngài sẽ phải đồng ý rằng sản phẩm này độc đáo cả về chất lượng và mẫu mã

• Tất cả những mức giá được chào theo giá FOB cảng Southampton và sẽ còn được hưởng chiết khấu thương mại 25% nếu thanh toán bằng thư tín dụng

• Hiep Hung Co., Ltd.

• 550 Le Loi road / Street, HCM city

• 27th August 2009

• Melony Co., Ltd

• 20 Queen Park

• London SW 20

• Thank you very much for your enquiry dated / of … for the CD racks

We would like to inform you that we have sent the sample you required / requested by airmail

• Please find enclosed our firm offer and catalog with illustrated photos

• In addition, we would like to draw your attention to the following points:

• We are sorry / regret that the metal CD racks you asked for is no longer in production However, this model / design has been improved and replaced with the wooden one which is lighter and nicer

• We can assure you that we have no difficulties in providing 3,000 sets within

• are sure / confident that can provide / supply / turn out

• 30 days from receiving your official order

• upon / on receipt of

• The offer price is $7 per set, FOB Sai Gon port including packaging We are willing to allow / give / grant a 5% discount for orders of over / more than

1000 sets Payment is to be made by an irrevocable letter of credit at sight

• We are able to arrange transportation by sea or by air for the above consignment on the basis / mode of freight to collect / carriage forward

This offer will be valid for 30 days, subject to our confirmation

• until 27th September

• Please be noted that our products are made of high quality wood with sophisticated workmanship, modern and elegant in design have been exported to European and American market in large quantity and gained much popularity there

• have been highly appreciated / welcome

• We look forward to your early order

• Yours faithfully,

• Ha

• General Director

• *Encl: 1 firm offer

• 2 Catalogue

2 COVERING LETTER

It is a business letter enclosed with an offer to explain what are not said and make everything clearer, and add some favourable comments

How to write a covering letter?

Opening

- Express thanks

- Express pleasure in enclosing offer

Eg: We thank you for your letter dated ….

… and take pleasure in enclosing herewith an offer

- Repeat important terms;

- Offer discounts;

- Regret;

- Offer to send samples;

- Introduce other goods suitable

Eg: We would like to make clear the following points:

We would like to draw your attention to the following points:

We would like to emphasize the following points:

Ending:

- Promise good service

- Express hope for order

Exercise 1

Công ty của anh chị nhận được thư hỏi hàng mua áo len trẻ em, mã số 421/GL của 1 khách hàng Anh và áo khoác trẻ em mã số 876/NQ Anh chị hãy viết thư gửi kèm chào hàng cố định số OF 09/09 chào hàng bán áo khoác trẻ em mã số 876/NQ theo catalogue mùa đông đã gửi cho khách hàng Nhân tiện nói rõ thêm những điểm sau:

Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng không hủy ngang

và mở qua Ngân Hàng Lloyd Luân Đôn, 20 ngày trước ngày giao hàng vào tài khoản của ngân hàng Vietcom Bank, cho người bán hưởng 100% giá trị cua lô hàng được giao

Công ty anh chị sẵn sàng dành chiết khấu 2.5 % nếu trị giá đơn hàng của khách lên tới 150,000 pound.

Hàng có thể giao ngay vào 1 chuyến vào trung tuần tháng 11 để kịp thời bán vào dịp Nôen

Riêng với áo len mã 421/GL, hiện nay công ty không sản xuất nữa, thay vào đó anh chị chào bán loại áo len trẻ em 521/GL có nhiều màu đẹp hơn, nhiều kiểu hoa và giá lại rẻ hơn( mã 421/GL 5 pound/ chiếc, CIF London) Chào hàng này chỉ có giá trị đến ngày 2/12/09 Sau ngày đó giá chào bán

và các điều khoản điều kiện đã nêu trong chào hàng có thể sẽ thay đổi

We thank you for your enquiry dated…, in which you asked for children’s wooden sweater, code number 421/GL and children jacket, coded 876/NQ We are pleased to offer you jacket as illustrated in our winter catalogue sent to you Please find enclosed our firm offer No OF 09/09 giving detailed information of the terms and conditions for the above items In addition, we draw your attention to the following points: /We would like to emphasize the following points:

Payment is to be made in Great Britain Pound, by an irrevocable L/C, to be opened through the Bank of Lloyd, London 20 days before/ prior to the shipment, to the account of the Bank for Foreign Trade of Vietnam, in the seller’s favor for the total value of the goods to be shipped

We are willing/ pleased to offer you a 2.5% quantity discount for orders of

up to 150.000 GBP

The goods shall be delivered/ are to be delivered in one lot in mid – November in time for Christmas rush / for sales at Christmas

We regret to inform you that the wooden sweater, code number 421/GL is

no longer in production However, we can offer the substitute, code number 521/GL, which is in a wider and better range of colors and flowery patterns but cheaper than 421/GL ( 5 GBP per piece, CIF London)

This offer will only be valid /subject to acceptance until December, 2nd

2009 After this time, the offered price, terms and conditions stated (in this offer) herein, may be subject to change

Homework 1:

• Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu của Công Ty May Thăng Long (Thang Long Garment Company), địa chỉ 245 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 8633745, fax: 8652337 nhận được thư hỏi hàng số E12/04 đề ngày 20/11/20 của Công Ty F.Lynch & Co.Ltd, địa chỉ Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3 EL, Vương Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty

• Anh/chị hãy soạn thảo một thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng Catalogue mùa hè và bảng giá hiện hành để bà Thanh hà ký với một số nội dung chính sau:

• Cám ơn công ty F.Lynch & Co.Ltd đã quan tâm đến các sản phẩm của Công

ty và tin tưởng rằng chúng sẽ được khách hàng tại Anh Quốc ưa chuộng và hàng sẽ bán rất chạy tại thị trường của họ

• Quy cách phẩm chất và số đo cũng như màu sắc, kiểu dáng theo như hàng mẫu đã được gửi qua đường hàng không cho khách

Giá chào bán là giá CIF London Chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng mức giảm giá là 5% tính trên giá tịnh (net prices) cho những đơn hàng trị giá trên 20 nghìn bảng Anh và 5% nếu họ

• Hàng có thể giao theo yêu cầu của họ vì đã có sẵn trong kho

• Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả tiền ngay Tín dụng thư được mở tại ngân hàng Northminster, Birmingham, vào tài khoản của công ty Thăng Long tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam cho tổng trị giá hàng hóa sẽ giao

• Ngoài các loại áo sơ mi họ hỏi mua, công ty của Anh/Chị còn may theo đơn đặt hàng với kiểu dáng, số đo và cả nguyên liệu riêng của họ và có thể giao hàng nhanh chóng theo yêu cầu

• Hy vọng sớm nhận được đơn đặt mua chính thức của họ

• Ghi chú:

• + Ngày viết thư: 23/11/20

• + Số tham chiếu của thư hỏi hàng: MJ/rm

• + Số tham chiếu của thư này: TH/mh

• Exercise 2:

• ễng Đỗ Xuõn Bắc, Giỏm đốc cụng ty TNHH Hải Nam, địa chỉ giao dịch 224 Đường Giải Phúng, Hà Nội, chào bỏn cho ụng Jones Smith, Cụng ty Ceraco Ltd địa chỉ 354 King road, SW2 London , bộ đồ uống trà ,Anh/Chị hóy thảo giỳp ụng Bắc một bức thư để gửi kốm theo đơn hàng số CH/09 với những nội dung chớnh sau:

• Cỏm ơn cụng ty Ceraco đó hỏi hàng trong thư ngày 23 thỏng 11 năm 20…

và xin gửi kốm thư này chào hàng và catalo mới nhất Tuy nhiờn ta cũng lưu

ý khỏch hàng một số điểm sau:

• Giỏ chào bỏn là cố định 10 bảng Anh một bộ, CIF cảng Luõn Đụn Anh Quốc, bao gồm cả chi phớ bao bỡ và đúng gúi, cú giỏ trị hiệu lực trong vũng

1 thỏng Ta cũng dành cho khỏch tỷ lệ giảm giỏ thương mại thụng thường là 5% và 10% cho những đơn hàng đặt mua trờn 1.000 bộ một lần Chỳng ta khụng cú khú khăn gỡ trong việc đỏp ứng thời hạn giao hàng

• Ta cú sẵn hàng nờn cú thể giao trong vũng 2 tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng chớnh thức của khỏch nếu số lượng mua là dưới 1500 bộ Nếu số lượng lớn hơn thời hạn giao hàng cú thể phải lõu hơn

• Thanh toỏn bằng tớn dụng thư khụng thể hủy ngang trả ngay, bằng Đồng Bảng Anh, mở tại một ngõn hàng hạng nhất ở Anh Quốc, 15 ngày trước ngày giao hàng, trả tiền vào tài khoản của người bỏn tại chi nhỏnh Ngõn Hàng Cụng Thương Thành Phố Hà Nội cho người bỏn hưởng 100% giỏ trị lụ hàng sẽ được giao

• Lưu ý khỏch: hàng của ta cú mẫu mó đẹp, giỏ cả phải chăng và tin tưởng hàng sẽ bỏn chạy và được khỏch hàng tại Anh ưa chuộng

• Bày tỏ hi vọng sớm nhận được đơn hàng của Cụng Ty Ceraco và đảm bảo với họ rằng đơn hàng sẽ được thực hiện làm họ hài lũng

• Anh/Chị cú thể thờm cỏc chi tiết khỏch để đảm bảo thư cú nội dung và hỡnh thức thớch hợp

3 OFFER

What is an offer?

An offer is a business letter to sell a good/ goods on stated terms and conditions

How many types of offers?

• Firm offer

• Free offer (offer without engagement)

– Firm offer:

+ Usually made to one buyer

+ Without sales confirmation

+ With time validity

– Free offer:

+ Made to many buyers

+ The transaction is made only when suppliers send their sales confirmation + No time validity

How to write an offer?

– Opening: Express thanks for the enquiry

Express pleasure in offering

– Message: Mention 7 terms and conditions at least

More terms and conditions with machines (technical documents and warranty)

– Ending: Express hope for orders and future business

Opening