Những lỗi thường gặp trong Word và cách khắc phục Có đôi lúc đang soạn thảo văn bản mà gặp những lỗi khó chịu, dưới đây là 32 lỗi và cách khắc phục trong word: 1. Khi đánh số trang lại thấy xuất hiện chữ Page mà không hiện ra số trang : Khắc phục : Vào menu Tools > Options > chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Fiel codes > nhấn OK. 2. Để bỏ đường viền bao quanh văn bản: Bạn vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Text boundaries > nhấn OK.
Trang 1Những lỗi thường gặp trong Word và cách khắc phục
Có đôi lúc đang soạn thảo văn bản mà gặp những lỗi khó chịu, dưới đây là 32 lỗi và cách khắc phục trong word:
1 Khi đánh số trang lại thấy xuất hiện chữ Page mà không hiện ra số trang :- Khắc phục : Vào menu Tools > Options > chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Fiel codes > nhấn OK.
2 Để bỏ đường viền bao quanh văn bản: - Bạn vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Text boundaries > nhấn OK.
3 Khi hết dòng hoặc nhấn enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự để đếm dòng Khắc phục: Vào menu File > Page setup > chọn thẻ Layout rồi nhấn nút LineNumbers…
:-> bỏ dấu kiểm trong ô Add line numbering :-> nhấn OK.
4 Khi nhấn phím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options
> Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Tab Characters > nhấn OK.
5 Khi kẻ hình vẽ hay Text box thì xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thao Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Automatic Create… > nhấn OK.
tác:-6 Khi nh ấn phím Home hay End thì không có tác dụng:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Navigation keys for Wordperfect users > nhấn OK.
7 Trên văn bản có màu nền là màu xanh và chữ màu trắng:- Khắc phục: Vào menu Tools
> Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Blue background, white text > nhấn OK.
8 Chèn hình vào văn bản nhưng không thấy hình ảnh hiện lên:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Picture Placeholders > nhấn OK.
9 Khi in văn bản nhưng lại in từ cuối trang lên đầu trang:- Khắc phục: Vào menu Tools
> Options > Chọn thẻ Print rồi hủy dấu kiểm trong ô Reverse Print order > nhấn OK 10.Đánh chữ nhưng không thấy chữ và trên thước lại không thấy số (tất cả đều biến thành màu trắng)- Khắc phục: Trên Destop bạn nhấn chuột phải chọn Properties > chọn thẻ Appearance > chọn tiếp mục Advanced rồi nhấn chuột vào dòng chữ Message text và tại hộp Color bạn chọn lại màu đen và nhấn OK > nhấn OK lần nữa
11.Chữ “i” bướng bỉnhSoạn thảo với font TCVN3-ABC có thể xuất hiện tình huống nhập từ kết thúc có chữ “i” lại hóa “i hoa” ví dụ từ “tôi” trong câu “Hà Nội và tôi” sẽ thành “tôI” Thủ phạm gây ra hiện tượng đó là do tùy chọn sửa tự động AutoCorrect của
MS Word hiểu nhầm từ ngữ của ta với của Tây, chữ cái biểu thị ngôi thứ nhất trong Anh văn luôn được viết hoa là “I” Khắc phục nó, cần truy cập trình đơn Tool của MS Word, lựa chọn AutoCorrect Option, bỏ dấu tick ở Replace text as you type Một tình trạng khác là chữ “ở” tại vị trí đầu câu như “ở hai đầu nỗi nhớ” sẽ hóa thành chữ “ậ …”, đó là do tùy chọn tự động viết hoa ký tự đầu cũng trong AutoCorrect của MS Word Để tiệt trừ nó cần bỏ dấu tick ở Capitalize first letter of sentences Xong bấm OK.
12.- Để sửa lỗi chữ i bị chuyển thành I: Vào Insert -> AutoText -> AutoText -> Chon Tab AutoCorrect Đánh chữ i ở ô Replace, nếu thấy hai chữ i, I xuất hiện ở dòng bên dưới thì bấm chọn vào dòng đó -> Delete OK
Trang 213.- Để sửa lỗi khoảng trống giữa chữ như ‘H ồng b ít đ ú’ thì làm như sau: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Edit -> Xóa dấu chọn ở ô ‘Use smart cut and paste’ OK
14.- Để sửa lại đơn vị khi định dạng trang từ Inches sang Centimeters: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Ở ô Measurement units chọn Centimeters OK
15- Để có đường bao quanh văn bản: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab View -> Đánh dấu chọn ở ô Text boundaries OK
16- Để xóa triệt để các đường zíc zắc đỏ gạch chân dưới dòng chữ: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Spelling and Grammar -> Xóa dấu chọn ở toàn bộ các mục “Check…” OK 17- Để chuyển nền văn bản sang màu xanh, chữ trắng: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Đánh dấu chọn ở ô Blue background, white text OK
18- Cách định dạng trang văn bản ( nhớ thực hiện bước này nếu không khi in ra không như mong muốn): Vào File -> Page setup -> Ở Tab Margin chọn các thông số căn lề, trên, dưới; ở Tab Paper Size chọn cở giấy in (A4) OK
19 Hiện tượng chữ sau cách xa chữ trước khi gõ font Unicode: Nhiều khi, văn bản bạn soạn thảo sẽ bị cách ra sau khi gõ dấu, dù chưa hề nhấn phím cách Để khắc phục tình trạng này, bạn vào Tools > Options > Edit rồi bỏ dấu chọn dòng
“Smart cut and paste”, nhấn OK.
20 Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi
bỏ dấu kiểm ở dòng Correct Two Intial Capital và OK.
21 Muốn gõ chữ thường ở đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ hoa: Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Capitalize first Letter of Sentence.
22 Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ.Thực ra đây không phải là lỗi mà là chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh Nó cũng không xuất hiện trong bản
in Tuy nhiên, nhìn vào đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ đi bằng cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm ở dòng Check grammar as you type.
23 Copy văn bản và ảnh nhanh từ mạng vào word Lướt Web và lấy dữ liệu từ mạng về đã trở thành công việc quen thuộc của mỗi cư dân trên mạng Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng cáp copy văn bản và hình ảnh thông thường về Word thì việc làm này tương đối mất nhiều thời gian, trong nhiều trường hợp, nếu dữ liệu lớn, máy tính của bạn có thể bị treo Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực hiện các bước sau: Trước hết bạn copy văn bản hoặc ảnh từ trên mạng, sau đó mở một trang Word mới Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special Nếu dữ liệu cần copy là dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” hoặc “Formatted Text” hoặc
“Unformatted Unicode Text” Ngược lại, khi dữ liệu cần copy là dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh cũng như giảm dung lượng của file
24 Bảo mật thông tin trong Word.Đôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà không muốn ai đọc được File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truy cập vào được nếu như bạn chọn công cụ sau Bạn
Trong mục chọn mật khẩu đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật khẩu tuỳ chọn Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” bằng cách nhấn chuột vào nút
“Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp Sau đó, bạn chuyển đến mục mật
Trang 3khẩu dùng để sửa đổi văn bản “Password to modify” bạn nhập mẩu khẩu vào Cuối cùng
Ngoài ra để có thêm tính năng bảo mật văn bạn, bạn vào Tools \ Protect Document Tại cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, mọi thay đổi sẽ được lưu lại và Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến nhưng không có quyền thay đổi văn bản) và Form (chỉ cho phép thay đổi những văn bản không được bảo vệ trong Form) 26.13.nhấn phím space(khoảng trắng) xuất hiện dấu chấm trên đầu? Bạn vào tool options nhấp vào thẻ view ở phần Formatting marks bạn chọn all
27.Lỗi chèn số thứ tự của trang mà không được:Đây là lỗi mà do bạn copy file ở nhiều nơi, cho nên khi bạn chèn trang nó sẽ không ra như bạn đánh máy bình thường được:
Ban vào Insert- pages numbers - format- continue from …-ok Là xong
28 Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu Trong một số trường hợp khi chúng ta sử dụng bộ gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu trong
MS Word sẽ làm chữ có dấu tự động bị tách giữa phần nguyên âm và phụ âm có dấu, trường hợp này là do chế độ cắt và dán thông minh của MS Word Để khắc phục trường hợp này chỉ cần tắt chế độ cắt và dán thông minh, việc tắt chế độ này cũng không ảnh hưởng gì đến quá trình soạn thảo và văn bản Vào menu Tools - Options Chọn thẻ Edit Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste Nhấn
OK Sau đó lưu tài liệu đang soạn thảo lại và khởi động lại MS Word.
Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ Trường hợp này là
Vào menu Tools - AutoCorrect Options Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct TWo INitial CApitals Nhấn OK
Mặc định đơn vị đo lường trong MS Word là inch, nhưng ở VN chúng ta dùng đơn vị đo lường là cm, trong thể thức văn bản theo qui định của nhà nước cũng tính bằng đơn vị đo
là cm Vì vậy chúng ta cần chuyển đổi đơn vị đo lường trong MS Word sang cm.
- Vào menu Tools - Options, chọn thể General Kích chọn Centimeters tại mục
- Vào menu Format, chọn Font Chọn thẻ Font, chọn kiểu chữ thường dùng nhất tại mục Font, chọn kiểu dáng tại mục Font style, chọn kích cỡ tại mục Size…,… Chọn xong,
Trang 4nhấn nút Default, nhấn Yes để xác nhận trong hộp thoại hiện ra ngay sau đó Nhấn OK
để kết thúc thao tác thiết lập font chữ mặc định.
- Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập của chúng ta có hiệu lực khi lần sau sử dụng MS Word.
32.Tắt khung bao quanh hình vẽ khi vẽ một đối tượng đồ họa vào văn bản Đây là một tính năng mới của MS Word, khi chúng ta vẽ một đối tượng đồ họa như Autoshape, Textbox vào văn bản thì MS sẽ tự tạo một khung viền bao quanh vùng con trỏ soạn thảo đang đứng, khung viền này có tác dụng nhóm các đối tượng vẽ thành một khối thống nhất để khi chúng ta di chuyển, thay đổi thì cả nhóm đối tượng đồ họa đi theo
nó thay thế cho việc chúng ta phải chọn những đối tượng đồ họa và click phải chọn Grouping… Nhưng đôi khi khung viền này xuất hiện không hợp lý và gây khó khăn cho chúng ta, để tạm thời tắt khung viền nhấn phím ESC.
Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản
Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.
Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc
gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!
Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.
Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.
Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn
Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character) Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím Nhiều ký tự khác ký
tự trắng(Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word) Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu(Sentence) Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).
Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,
… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.
Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký
Trang 5tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.
Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản
là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:
Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.
Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo
ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.
Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản
Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các "qui tắc" của soạn thảo văn bản trên máy tính Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau Các qui tắc này rất
dễ hiểu và dễ nhớ.
1 Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.
Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.
2 Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.
Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ Khoảng cách thể hiện giữa các
từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.
Trang 6Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào
ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do
đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.
4 Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
Một số cách khắc phục các lỗi thông thường trong soạn thảo văn bản word
Trong quá trình soạn thảo văn bản trong word, bạn có thể gặp một số lỗi mà do mình trước đây đã vô ý bấm nhầm phím chức năng gây ra hoặc do người sử dụng khác vô ý làm ra Tuy việc xử lý chúng rất đơn giản nhưng với những người chưa gặp thì đó cũng không phải là dễ dàng gì Chúng tôi xin nêu ra một số lỗi thông thường hay gặp và cách
1 KHẮC PHỤC LỖI NHẢY CÁCH CHỮ TRONG WORD: Khi soạn thảo các văn bản tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn "t iếng V iệt" Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools > Options từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và kích OK Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa.
2 LỖI MẤT CHỮ PHÍA SAU KHI VIẾT CHÈN: Word bị lỗi "gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất" Khi bạn muốn xóa một ký tự hay một đối tượng nào đó, thay vì bạn ấn phím Delete để xóa mà bạn ấn lộn phím Insert thì sẽ gây ra hiện tượng "gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất" (Nếu chú ý, xem thanh trạng thái có chữ OVR nổi lên) Vậy để khắc phục tình trạng trên bạn hãy ấn lại phím Insert 1 lần nữa Lúc ấy, chữ OVR sẽ mờ lại, bây giờ word trở lại như bình thường.
3 LỖI CÁCH MỘT CHỮ THÌ CÓ MỘT DẤU CHẤM: Hiện tượng cách một chữ thì có một dấu chấm này là do bạn đã vô tình kích hoạt nút
"Show/hide" Nút có hình biểu tượng giống như chữ q tô đậm (hoặc giống như cái
Chỉ cần kích lại nút "Show/hide" là hết ngay Hoặc vào Tools / Options / Thẻ View, phần Formatting marks, bỏ dấu kiểm ở ô All.
Khi căn đều cả hai bên phải và trái, ở những dòng ít chữ (không đủ một dòng) thường
- Có dòng thì giãn ra đến hết bên phải, mặc dù dòng đó chỉ có vài chữ (xấu)
Ví dụ: dòng thứ 5 bị giãn ra như thế này.
- Để chuột (dấu nháy) tại đầu dòng 6 (dòng kế tiếp ở dưới), kích phím BackSpace (để nối 2 dòng lại) rồi kích Enter (để đưa dòng 6 trở về vị trí cũ).
Trang 7XỬ LÝ NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN TRÊN WORD
K
hi thực hiện soạn thảo văn bản chúng ta thường gặp một số lỗi và phải tìm cách khắc phục Với những người chuyên nghiệp thường soạn thảo văn bản thì không có gì khó khăn tuy nhiên những người không chuyên nghiệp thì thật là “dở khóc dở cuời”.
AutoCorrect (tự động thay thế đúng), trong khi thực hiện soạn thảo văn bản ta có nhiều
từ, cụm từ lặp lại nhiều lần khi nay thay vì chúng ta gõ đi gõ lại thì chúng ta có thể thực hiện tạo từ gõ tắt bằng chức năng Autocorrect Ví dụ Thương mại ta chỉ cần gõ tm, kinh
tế => kt, sinh viên => sv, …và i =>I là một trường hợp từ gõ tắt Và "lỗi" nó cũng bắt
Tools / AutoCorrect options / Hộp thoại (Hình 1)
Tại mục Replace: Gõ các ký tự tắt (tm, kt, sv, i …) Tại mục With: gõ nội dung cần gõ tắt (Thương mại, kinh tế, sinh viên, I …)
Bước 1: Tools / Options / Hộp thoại (Hình 3)
Bước 4: Kích chọn Ok
Trang 83 Khi thực hiện gõ những từ có dấu “bỗng dưng” có cách trống ra Trong quá trình soạn thảo văn bản, sau khi thực hiện sao chép, di chuyển sau đó thực hiện gõ thì các từ có dấu bị cách trống ra Để thực hiện gõ không có cách trống ta thực hiện:
Bước 1: Tools / Options / Hộp thoại (Hình 4)
4 Khi thực hiện vẽ hình bằng Draw có khung Khi thực hiện chọn hình bằng Draw ngay lập tức trên màn hình xuất hiện một khung hình chữ nhật lớn Xoá khung này thì các hình trong đó đề bị xoá theo Khung này làm cho chúng ta thấy khó chịu Để không xuất hiện khung này khi vẽ ta thực hiện: Bước 1: Tools / Options / Hộp thoại (hình 5)
Trang 9- Bôi đen vùng cần sửa
- Format->Boders and Shading : tab Shading, Fill, chọn 'No Fill'
Nếu nó nằm trong Watermark thì thường thường nó là một cái picture Vào
Nếu nò là 'true background' thì làm theo cách của The Old Geezer.
Một số thủ thuật hay trong Word
Bài viết tổng hợp một số thủ thuật hay trong MS Word 2003
Chúng ta đã quá quen thuộc với màn hình soạn thảo mặc định dạng nền trắng chữ đen trong MS Word Tuynhiên, chính màn hình trắng sáng này rất dễ làm mắt chúng ta mau chóng mệt mỏi và đau khi làm việc lâu
Lưu ý: văn bản khi in vẫn giữ nguyên dạng nền trắng chữ đen
2 Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu
- Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hayUnikey,chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c” Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là tự nhiên
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools\Options từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọnthẻ Edit và vào mục Settings Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence
3 Xóa Password trong Word-Excell
Khi tạo một file văn bản bằng MS-Word hoặc file bảng tính bằng MS-Excel, chúng ta có thể bảo mật bằngcách thiết lập mật khẩu Sau một thời gian, có thể bạn sẽ quên mật khẩu đã thiết lập, vậy phải làm thế nào ?Trước khi xóa password, bạn cần download phần mềm Free Word and Excel password recovery (FWEpr) vềmáy
Sau khi cài đặt, tiến hành phục hồi pasword theo trình tự sau:
- Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan về chương trình và địa chỉ website
Trang 10- Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, chỉ đến vị trí của file word hoặc excel cần phục hồi mật khẩu(chú ý file word có phần mở rộng là doc còn file excel có phần mở rộng là xls, lựa chọn tại khung File ofStyle).
- Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng nếu trước đó chúng ta có một file dạng text (*.txt) ghi nhớ mậtkhẩu của file này trong một danh sách có nhiều mật khẩu khác Nên đánh dấu chọn cả 4 ô trongRecovery options Bấm nút Select Dictionary chỉ đến file dạng txt hoặc dic cần thiết Bấm nút Gođể chươngtrình tiến hành tìm kiếm mật khẩu thích hợp
- Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khi chúng ta không có một danh sách mật khẩu từ trước(ứng dụng trong trường hợp trên) Trong đó:
+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm khi chọn là số từ 0-9 hoặc ký tự a-z (có thể làchữ hoa hoặc chữ thường) và những ký tự đặc biệt khác
+ Khung From (length) quy định số lượng ký tự có thể có trong mật khẩu.Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm Mật khẩu ngắn, đơn giản thì FWEpr tìm càngnhanh và ngược lại
4 Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng
Trang 115 Tùy biến chữ trong Word
Tính đến thời điểm này, Word Art là cách duy nhất để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ Hãy thửmột cách khác, dễ dàng và nhiều chức năng hơn cả Word Art
Đầu tiên, bạn format chữ bao gồm font, màu chữ, đậm hay in nghiêng rồi bôi đen… rồi nhấn Ctrl +C.Sau đó, bạn vào menu Edit, chọn Paste Special Trong danh mục Paste Special,chọn Picturerồi OK
Lúc này, đoạn text đã được "hoàn trả" dưới dạng một bức ảnh, và bạn có thể thoải mái di chuyển, quaynghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực hiện tất tần tật những thứ có thể làm với một tấm ảnh (ảnh)
6 "Nghỉ giữa hiệp" trong PowerPoint
Đang giữa lúc thuyết trình dưới sự hỗ trợ của PowerPoint, bạn cần tạm dừng một chút để thảo luận hoặcbàn bạc một ý tưởng mới, hay chỉ đơn giản là dùng ít cà phê cho tỉnh táo Dù là bất cứ lý do gì, bạn cũngnên chèn một slide "đặc biệt" nhằm báo hiệu cho mọi người biết đang “nghỉ giữa hiệp” Một thủ thuật đơngiản để chèn một slide trống chỉ trong chớp mắt, là nhấn phím B để có màn hình màu đen Nhấnphím W để có màn hình màu trắng Để tiếp tục "trận đấu" sau giờ nghỉ giải lao, nhấn phím bất kỳ sẽ giúpbạn trở về tình trạng ban đầu Quá đơn giản và tiện lợi!
Trang 127 Tìm từ đồng nghĩa trong Word
Bạn thường soạn thảo văn bản trên Word và thường hay dùng đi dùng lại một từ nào đó Thay vì vắt óc ngồinhớ ra từ đồng nghĩa để "thay đổi không khí", hãy dùng đến sự trợ giúp của MS Word Có lẽ bạn chưa biết
MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha
Để khởi động chức năng này, bạn vào menu Tools > Language Hoặc nếu muốn dùng phím tắt, bạn cóthể nhấn Shift + F7 sau khi đã bôi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa Nếu bạn không bôi đen, MS Word sẽmặc định từ cần tìm kiếm nằm ở bên trái của chuột Phần còn lại là của bạn, chọn ra một từ ưng ý nhất rồiclick chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ
8 Viết hoa trong 2 giây
Shift + F3 vốn là phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa Tuynhiên, Shift + F3 lại lần lượt chuyển đổi từ chữ viết hoa các chữ cái đầu sang chữ thường rồi mới đến chữhoa Một tổ hợp phím có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sangthường và ngược lại, đó là Ctrl + Shift + A Để thay đổi một từ, bạn để trỏ chuột lên từ đó rồi nhấn Ctrl + Shift + A trong khi để thay đổi cả một cụm từ, bạn nhất thiết phải bôi đen cụm từ đó rồi mới nhấn tổ hợpphím Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần nữa cũng giúp quay lại định dạng chữ ban đầu
9 Vô hiệu hoá phím Insert trong MS Word
Như chúng ta đã biết, công dụng của phím Insert là bật tắt chế độ ghi đè trong Microsoft Word hay cácchương trình xử lý văn bản tương tự, nhưng mấy khi bạn dùng tới nó Tại sao bạn không vô hiệu hóa phímInsert luôn cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn có thể làm theo cách sau:
- Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro
- Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing
10 Tính toán trong MS Word
Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính toán trong văn bản của mình Biết vậy nên MS Wordđược trang bị một công cụ để chiều lòng các “thượng đế”, đó là trường (field), dùng để tính cả ở trong bảnglẫn mọi nơi trên văn bản
- Tính toán trong bảng: Khi bạn dùng lệnh Table\ Formula tức là bạn đã chèn một trường tính toán.Trường tính toán bắt đầu bằng dấu bằng Cách thức hoạt động của công thức (hoặc hàm) cũng như địa chỉtham chiếu đến các ô trong bảng tương tự như trong Excel
Nếu nhìn thấy công thức =SUM(LEFT) hoặc =SUM(ABOVE) cứ trơ như đá khi bạn sao chép hoặc thayđổi giá trị của các ô, bạn chớ vội tưởng công thức này chỉ có giá trị một lần và sao chép sang vị trí khác thìkhông dùng được
Trong trường hợp này, chọn trường công thức rồi nhấn F9 để Word cập nhật lại giá trị của nó Nếu muốnWord tự động cập nhật các trường khi in, vào menu Tools\ Options > chọn thẻ Print > chọnUpdate fields Các trường không được cập nhật ngay nhưng mỗi khi thực hiện lệnh Print (hoặc xem bằng Print Preview cũng được), Word sẽ tự động làm điều này cho bạn
Trang 13- Tính toán trên văn bản: Bạn có một số tổng cộng và các số hạng chi tiết của nó nằm rải rác trên văn bản.
Vì thường xuyên phải điều chỉnh các số liệu chi tiết nên bạn muốn số tổng cộng phải được cập nhật tự độngnhằm tránh sai sót Trước tiên, bạn đánh dấu các số liệu chi tiết bằng lệnh Bookmarktrong menu Insert.Sau đó, dùng trường công thức để tính toán dựa theo tên của các bookmark
Ví dụ: ta có 3 giá trị 14500, 65000, 2450 với tên bookmark lần lượt là solieu1, solieu2, solieu3, hãy gõ cấutrúc mã trường như sau (trước tiên nhấn Ctrl+F9 để có cặp ngoặc nhọn rồi gõ công thức vào bên trong):{=solieu1+solieu2+solieu3 \# “##0.00} Kết quả hiển thị là 81950.00 Bây giờ, dù các chi tiết có thay đổi, bạncũng không phải lo đến số tổng nữa, Word sẽ tự động cập nhật khi bạn in ra giấy Bạn có thể cộng, trừ,nhân, chia, lũy thừa các bookmark này thoải mái như làm trong Excel vậy
11 Soạn thư mời họp bằng MS Word 2000
Bạn đang băn khoăn không biết phải soạn một lá thư mời họp (họp chi đoàn của lớp chẳng hạn) như thếnào mới đúng kiểu? Tại sao bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn một “thuật sĩ”
Đầu tiên, vào File\ New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK HộpthoạiAgenda Wizard xuất hiện, nhấn Next Tại bước này, bạn chọn một trong ba kiểu mẫu
Ở phần Details, gõ ngày, giờ, tên, địa điểm tổ chức buổi họp, sau đó nhấn Next để tiếp tục
Ở phần Headings, đánh dấu chọn hai mục là Type of meeting và Special notes, nhấn Next
Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục đầu tiên và nhấn Next
Trong phần Topics, khung Agenda Topic, gõ vào tên của cuộc họp Khung Person, gõ vào số ngườitham dự, khung Minutes, gõ thời gian bắt đầu cuộc họp, sau đó nhấn Add rồi nhấn Next
Phần Minutes, bạn chọn No rồi nhấn Next, nhấn Finish để kết thúc
Đợi một chút, Word sẽ tạo ra cho bạn một lá thư Tuy nhiên, do đây là sản phẩm của Microsoft nên thư soạn
ra vẫn còn tiếng Anh, bạn phải chỉnh sửa lại đôi chỗ Cụ thể là:
- Nhấp chuột phải vào chữ Agenda ở góc trên cùng bên trái, chọn Edit Text và thay bằng chữ khác
- Chọn dòng minutes ở khung kế bên và thay bằng thời gian bắt đầu cuộc họp
- Ở phía dưới, chọn từng dòng và thay bằng đơn vị tổ chức cuộc họp, đại biểu, thư ký
- Chọn dòng chữ Agenda topics và thay bằng chữ Kỳ họp, đồng thời xóa bỏ con số trong khung này
- Cuối cùng, thay dòng chữ Special notes bằng chữ Kính mời và gõ vào nội dung thư mời
Bây giờ, bạn chỉ việc lưu lại và in ra là xong
12 Giấu một đoạn văn bản
Trong một văn bản, nếu bạn muốn che giấu một đoạn nào đấy vì lý do bảo mật thì bạn hãy tô chọn đoạn vănbản đó rồi truy xuất đến menu Format chọn Font Tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Font rồi bấm vào tuỳchọn Hidden trong vùng Effects rồi bấm Ok đế thấy được kết quả
Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn hãy truy xuất vào menu Tool >Options,bấm vào thẻ View rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text trong vùng Formatting marks.Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để chobạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu
13 Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo
Nếu bạn làm việc trong môi trường không an toàn vì điện áp thì hiện tượng treo máy hoặc tự khởi động lạiđột ngột là điều khó có thể tránh khỏi, để an toàn hơn cho công việc soạn thảo văn bản của mình bạn nênthiết lập thời gian tự động “lưu trữ” dữ liệu với cách thực hiện như sau:
Trang 14Bạn hãy nhấn vào menu Tool > Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tuỳmục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup”lại dữ liệu của mình (theo mặc định là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này.
14 Tự động chèn ngày, giờ vào văn bản
Trong văn bản của mình nếu bạn muốn thể hiện chi tiết ngày giờ hiện hành vào tài liệu văn bản thì hãy nhấncon trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau đó truy xuất vào menu Insert > Date and Time Tại đây bạn hãychọn một kiểu chèn trong vùng Available Formats sau đó nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn
đã chọn
* Cho hiển thị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo
a Lựa chọn vị trí đặt mục lục: (Thường đặt ở cuối file hoặc đầu file)
Trường hợp dùng Office 2000: Vào Insert \ Index and Tables…
c Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
Trang 15Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading
Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang
Show levels: Số cấp độ Heading
Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác
Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động
Trang 16Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộpthoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?"
Chọn nút Yes: Đồng ý Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhậtlại số trang cho các đề mục
d Kích và nút OK để MS Word hiển thị mục lục.
Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click
Trang 17Trường hợp bạn tiếp tục làm việc với file, có thể xóa nội dung mục lục đã tạo và làm lại thao tác “Cho hiểnthị mục lục tự động theo các đề mục đã tạo” để cập nhật lại các đề mục chính xác tại số trang hiển thị.
15 Nghe Nhạc CD trong Word
Bạn muốn nghe nhạc CD trong khi soạn thảo văn bản Word, điều này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong khisoạn thảo văn bản Thật đơn giản với plug-ins CD Plug-ins này sẽ tích hợp một CD player trên Word vàhoạt động như một máy tăng tốc Word Giúp cho quá trình xử lý văn bản của bạn ngoài tính chất khởi độngnhanh chóng, còn thêm cả chức năng giải trí
Hoạt động như một CD Player trên Word, plug-ins này hoàn toàn độc lập với các tính năng khác
Sau khi cài đặt, ngoài tính năng thưởng thức âm nhạc ngay trên word, bạn còn được tặng thêm liều thuốctăng tốc cho word Tốc độ mở word nhanh đến không ngờ Tốc độ xử lý văn bản hầu như đều được cảithiện Nếu với cấu hình máy yếu, bạn có thể nhờ plug-ins này trợ giúp sức trong khi khởi động word Thậtnhanh chóng và hoàn toàn thuận tiện
Plug-ins này bạn có thể download tại địa chỉ: http://www.amfsoftware.com/wwcd.exe
16 Thước đo chính xác
Một khó khăn thường gặp khi chỉnh sửa bảng tính trong Word đó là bạn không thể biết được kích thướcchính xác của các ô và các dòng Thường thì khi vẽ bảng, trên Ruler xuất hiện các ô vuông đánh dấu kíchthước nhưng liệu những ô vuông này có đủ để bạn tính toán chính xác bề ngang của cột và chiều cao củahàng?
Mọi chuyện sẽ được giải quyết nếu bạn vừa click chọn lên các ô vuông vừa nhấn phím Alt Thật tuyệt vờikhi con số chính xác cho biết kích thước của các ô, các dòng đều hiện rõ ràng trước mắt Giờ thì việc điềuchỉnh một bảng tính trở nên quá dễ dàng Nếu không tìm thấy Ruler trong cửa sổ soạn thảo, bạn có thể
"lôi" nó ra bằng cách vào menu View > chọn Ruler
17 Khéo co thì ấm
Hẳn bạn đã từng "một lần trong đời" cảm thấy khó chịu vì sau khi soạn thảo văn bản, trên trang cuối cùngcòn "vương" lại vài dòng chữ Điều này làm tốn thêm một tờ giấy in và quan trọng hơn, làm văn bản mấtđẹp Thường thì chúng ta sẽ nghĩ đến việc thu nhỏ font chữ hoặc "cắt xén" bớt một số chữ Để khỏi mất thờigian, bạn nên dùng đến chức năng được Microsoft Word cung cấp sẵn - Shrink toFit Để mở chức năngnày, bạn vào menu File > Print Preview hoặc click button Print Preview trên thanh công cụ
Khi cửa sổ Print Preview mở ra, bạn chỉ cần tìm đến button Shrink to Fit và click lên nó là được.Ngay tức thì, Word sẽ tự thu nhỏ kích cỡ font chữ để điều chỉnh văn bản cho vừa với trang giấy Đây chính
là lý do vì sao thủ thuật này được gọi là "khéo co thì ấm" Nếu gặp bảng báo lỗicủa OfficeAssistant trong quá trình thao tác thì bạn chỉ cần quay ra nhấn Save file rồi thử lại lần nữa
18 Bắt đầu lại hay tiếp tục?
Đây là thủ thuật liên quan đến việc đánh số dòng - Bullets and Numbering mà bạn vẫn thường dùngtrong lúc gõ văn bản Sau khi đã đánh số một danh sách dài, bạn cách ra một dòng rồi tạo lập danh sáchmới Lúc này, bạn muốn Word đánh số nối tiếp danh sách trên hay thiết lập một thứ tự mới? Nếu câu trả lời
là "tiếp tục" thì thật đơn giản, vì chức năng này đã được mặc định trong Word nhưng nếu muốn "thiết lậpmới" thì sao? Bạn chỉ cần click chuột mở menu phải rồi chọn Restart Numberinghoặc Continue Numbering
Nhưng nếu click chuột phải mà không thấy lựa chọn đâu thì sao? Bình tĩnh, bạn hãy vàomenuForrmat > Bulleted and Numbering rồi đánh dấu chọn Restart numbering hoặc Continue