MẸO ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN NHANH VÀ CHÍNH XÁC Các bạn sinh viên mới ra trường hoặc những người mới làm kế toán thường rất bối rối khi định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì ở trong sách vở các bạn chỉ được họcmười đến vài chục nghiệp vụ mẫu, còn thực tế khi đi làm, tùy loại hình và quy mô công ty, ở các công ty lớn có thể phát sinh đến hàng ngàn nghiệp vụ. Khi đó, đứng trước một nghiệp vụ bạn sẽ không biết hạch toán vào đâu. 1. Định khoản kế toán (Hạch toán kế toán Hay Ghi sổ kế toán) là gì? Định khoản kế toán được hiểu đơn giản là đối với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra rồi, ta ghi chép số tiền của nghiệp vụ đó vào bên Nợ và bên Có của những tài khoản quy định trong thông tư 200 (Chế độ kế toán doanh nghiệp phải học thuộc danh mục này, lên mạng tải về) 2. Các bước định khoản kế toán được thực hiện theo trình tự sau: Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan (1 nghiệp vụ xảy ra thì luôn ảnh hưởng ít nhất 2 đối tượng trong nghiệp vụ đó, có thể 3 cũng được). Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1 Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hay giảm) Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có (1 Nghiệp vụ xảy ra phải có ít nhất 1 tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có. Một khi đã xác định tài khoản này ghi nợ rồi thì tài khoản kia phải ghi có hoặc ngược lại. Nếu ảnh hưởng 3 tài khoản thì trong này phải có 2 có 1 nợ hoặc 2 nợ 1 có). Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản. Tổng số tiền bên nợ phải bằng tổng số tiền bên có. 3. Nguyên tắc định khoản kế toán Bên Nợ ghi trước Bên Có ghi sau Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi Có Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có 4. Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán Tài khoản kế toán được thiết kế theo mô hình chữ T như sau: + Nhóm tính chất tài khoản loại 1;2 (Tài sản): là tài sản thuộc sở hữu của Công ty Phát sinh tăng ghi bên Nợ và phát sinh giảm ghi bên Có. Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên nợ. (Đây là nguyên tắc chúng ta phải thuộc mà không nên hỏi vì sao như vậy).Tài sản thì mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai khi mà chúng ta sử dụng nó. Tài khoản loại 1;2: TÀI SẢN: Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có. Tài khoản loại 1;2 Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm bên nợ. Ví dụ: Như xe ô tô, Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Tivi, Tủ lạnh…. + Nhóm tính chất tài khoản loại 3;4 (Nguồn vốn): Nguồn vốn là nguồn hình thành nên tài sản, bất kỳ 1 tài sản nào cũng có nguồn hình thành (Có 2 nguồn hình thành nên tài sản là Nợ phải trả loại 3 và vốn tự có loại 4.) Học thuộc tính chất tài khoản loại 1;2 suy ra tính chất của tài khoản 3;4 (Nguồn vốn). Tính chất loại 3,4 ngược lại loại 1;2 : Tính chất loại 3 ;4 là Phát sinh tăng ghi bên Có và phát sinh giảm ghi bên Nợ. Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên Có. TK loại: 3;4 mang tính chất NGUỒN VỐN: Ngược lại, phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ.Tài khoản loại 3;4 Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm bên Có Ví dụ: Như chúng ta có Tivi thì người ta sẽ hỏi Tivi ở đâu mà có thì có thể là do tiền của chúng ta có để chúng ta mua ti vi=> Vậy là Ti vi Fanpage: tự học kế toán và thuế youtube: tự học kế toán Group: tự học kế toán và thuế được hình thành từ loại 4 là Vốn tự có. Ngược lại nếu ti vi này chúng ta mua thiếu => Vậy nó được hình thành từ loại 3 nợ phải trả Số dư có thể có ở cả Bên Nợ và Bên Có (Đối với các tài khoản lưỡng tính: 131;138; 331; 333; 338;421) + Nhóm tính chất của loại 5;7 (Doanh thu): khi phát sinh tăng doanh thu ghi bên Có ,phát sinh giảm ghi bên nợ là do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ. Nên tài khoản loại 5,7 không có số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ phải bằng tổng phát sinh bên có. Và doanh thu phát sinh khi chúng ta bán hàng hóa vàcung cấp dịch vụ cho khách hàng Ví dụ: Công ty kinh doanh tivi. Bây giờ bán ti vi cho khách hàng và khách hàng phải trả tiền cho Cty chúng ta thì Công ty chúng ta ghi nhận doanh thu và thu nhập khác (Loại 5;7) + Nhóm tính chất của loại 6;8 (Chi phí): Học thuộc tính chất 5;7 suy ra tính chất 6;8 (Chi phí) ngược lại 5;7 . Khi phát sinh tăng chi phí ghi bên Nợ, phát sinh giảm chi phí ghi bên Có là do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ. Nên tài khoản loại 6,8 không có số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ phải bằng tổng phát sinh bên có. Chiphí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát sinh, không mang lại lợi ích kinh tế trong những kỳ kế toán tiếp theo tức là chỉ mang lại lợi ích kinh tế của 1 tháng (Các bạn nên nhớ chỗ này, rất quan trọng). Ví dụ: chi phí tiền lương tháng 12017; Chi phí tiền điện tháng 12017, chi phí tiền thuê nhà tháng 12017; chi phí vận chuyển hàng đi bán tháng 12017….. Đây là nhóm chi phí 6,8 vì những khoản chi phí này chỉ liên quan đến tháng nó phát sinh, không liên quan đến những tháng sau. Lưu ý: Các TK đặc biệt: TK 214 – Hao mòn TSCĐ, TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung. TK 214: tăng bên Có, giảm bên Nợ. TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có. Ví dụ cách định khoản kế toán nghiệp vụ sau:Cty TNHH Hùng Cương, kinh doanh thương mại mặt hàng A. Ngày 112018 Cty Mua hàng hóa A với giá đã bao gồm thuế GTGT là 5.500.000 đồng (trong này thuế GTGT 10%), chưa thanh toán tiền cho người bán Nguyễn Kim Thực hiện định khoản kế toán được theo 5 bước sau: Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan. Ảnh hưởng đến 3 đối tượng kế toán. Hàng hóa A Thuế GTGT đầu vào Chưa thanh toán tiền cho người bán Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1 Hàng hóa A TK 1561 Thuế GTGT đầu vào TK 133 Chưa thanh toán tiền cho người bán TK 331 Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hay giảm) Hàng hóa A mua vào: biến động TĂNG Thuế GTGT đầu vào: biến động TĂNG Chưa thanh toán tiền cho người bán: biến động TĂNG Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có. Nghiệp vụ này có 2 tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có TK 1561 phát sinh TĂNG TK loại 1 TĂNG ghi bên NỢ TK 1331 phát sinh TĂNG TK loại 1 TĂNG ghi bên N TK 331 phát sinh TĂNG TK loại 3 TĂNG ghi bên CÓ Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản TK 1561: 5.000.000 (tiền hàng chưa gồm thuế GTGT) TK 1331: 500.000 (tiền thuế GTGT 10%) TK 331: 5.500.000 (tổng số tiền phải thanh toán) Sau khi đã thực hiện xong 5 bước, ta định khoản hoàn chỉnh nghiệp vụ trên như sau: Nợ TK 1561: 5.000.000 Nợ TK 1331: 500.000 Có TK 331: 5.500.000 Bộ chứng từ của nghiệp vụ này: Phiếu nhập kho (chứng từ ghi sổ)+kèm theo bộ chứng từ gốc là Hợp đồng kinh tế; Hóa đơn GTGT bên bán xuất; Biên bản bàn giao giữa bên bán với bộ phận mua hàng của bên mua với Thủ kho Ghi sổ: Sổ nhật ký chung; Sổ cái; Sổ chi tiết của đối tượng phải trả Nguyễn Kim, Sổ chi tiết mặt hàng A Sơ đồ chữ T: 5. Một số lưu ý khác cho các bạn mới đi làm: Xem lại sổ Nhật ký chung của Công ty các năm trước Các công ty thường có nghiệp vụ phát sinh các năm giống nhau, tham khảo lại file Nhật Ký Chung năm trước bạn sẽ biết ngay là nghiệp vụ này năm ngoái anh chị kế toán đã nhập vào tài khoản nào, chỉ cần làm giống như vậy là được.
MẸO ĐỊNH KHOẢN KẾ TỐN NHANH VÀ CHÍNH XÁC Các bạn sinh viên trường người làm kế toán thường bối rối định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh Vì sách bạn họcmười đến vài chục nghiệp vụ mẫu, thực tế làm, tùy loại hình quy mơ cơng ty, cơng ty lớn phát sinh đến hàng ngàn nghiệp vụ Khi đó, đứng trước nghiệp vụ bạn khơng biết hạch tốn vào đâu Định khoản kế toán (Hạch toán kế toán Hay Ghi sổ kế toán) gì? Định khoản kế tốn hiểu đơn giản nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy rồi, ta ghi chép số tiền nghiệp vụ vào bên Nợ bên Có tài khoản quy định thông tư 200 (Chế độ kế toán doanh nghiệp- phải học thuộc danh mục này, lên mạng tải về) Các bước định khoản kế tốn thực theo trình tự sau: Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan (1 nghiệp vụ xảy ln ảnh hưởng đối tượng nghiệp vụ đó, được) Bước 2: Xác định tài khoản đối tượng kế toán xác định bước 1 Bước 3: Xác định xu hướng biến động đối tượng kế toán (tăng hay giảm) Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có (1 Nghiệp vụ xảy phải có tài khoản ghi nợ tài khoản ghi có Một xác định tài khoản ghi nợ tài khoản phải ghi có ngược lại Nếu ảnh hưởng tài khoản phải có có nợ nợ có) Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào tài khoản Tổng số tiền bên nợ phải tổng số tiền bên có Nguyên tắc định khoản kế tốn - Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau - Nghiệp vụ biến động tăng ghi bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi bên - Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi Có - Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có Nguyên tắc sử dụng tài khoản kế toán Tài khoản kế toán thiết kế theo mơ hình chữ T sau: + Nhóm tính chất tài khoản loại 1;2 (Tài sản): tài sản thuộc sở hữu Công ty Phát sinh tăng ghi bên Nợ phát sinh giảm ghi bên Có Số dư đầu kỳ số dư cuối kỳ nằm bên nợ (Đây nguyên tắc phải thuộc mà không nên hỏi vậy).Tài sản mang lại lợi ích kinh tế tương lai mà sử dụng Tài khoản loại 1;2: TÀI SẢN: Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có Tài khoản loại 1;2 Số dư đầu kỳ cuối kỳ nằm bên nợ. Ví dụ: Như xe ô tô, Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Tivi, Tủ lạnh… + Nhóm tính chất tài khoản loại 3;4 (Nguồn vốn): Nguồn vốn nguồn hình thành nên tài sản, tài sản có nguồn hình thành (Có nguồn hình thành nên tài sản Nợ phải trả loại vốn tự có loại 4.) Học thuộc tính chất tài khoản loại 1;2 suy tính chất tài khoản 3;4 (Nguồn vốn) Tính chất loại 3,4 ngược lại loại 1;2 : Tính chất loại ;4 Phát sinh tăng ghi bên Có phát sinh giảm ghi bên Nợ Số dư đầu kỳ số dư cuối kỳ nằm bên Có TK loại: 3;4 mang tính chất NGUỒN VỐN: Ngược lại, phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ.Tài khoản loại 3;4 Số dư đầu kỳ cuối kỳ nằm bên Có Ví dụ: Như có Tivi người ta hỏi Tivi đâu mà có tiền có để mua ti vi=> Vậy Ti vi Fanpage: tự học kế toán thuế youtube: tự học kế toán Group: tự học kế toán thuế hình thành từ loại Vốn tự có Ngược lại ti vi mua thiếu => Vậy hình thành từ loại nợ phải trả Số dư có Bên Nợ Bên Có (Đối với tài khoản lưỡng tính: 131;138; 331; 333; 338;421) + Nhóm tính chất loại 5;7 (Doanh thu): phát sinh tăng doanh thu ghi bên Có ,phát sinh giảm ghi bên nợ cuối tháng kết chuyển vào loại để xác định kết lãi lỗ Nên tài khoản loại 5,7 khơng có số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ phải tổng phát sinh bên có Và doanh thu phát sinh bán hàng hóa vàcung cấp dịch vụ cho khách hàng Ví dụ: Cơng ty kinh doanh tivi Bây bán ti vi cho khách hàng khách hàng phải trả tiền cho Cty Cơng ty ghi nhận doanh thu thu nhập khác (Loại 5;7) + Nhóm tính chất loại 6;8 (Chi phí): Học thuộc tính chất 5;7 suy tính chất 6;8 (Chi phí) ngược lại 5;7 Khi phát sinh tăng chi phí ghi bên Nợ, phát sinh giảm chi phí ghi bên Có cuối tháng kết chuyển vào loại để xác định kết lãi lỗ Nên tài khoản loại 6,8 khơng có số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ phải tổng phát sinh bên có Chiphí mang lại lợi ích kinh tế kỳ mà phát sinh, khơng mang lại lợi ích kinh tế kỳ kế tốn tức mang lại lợi ích kinh tế tháng (Các bạn nên nhớ chỗ này, quan trọng) Ví dụ: chi phí tiền lương tháng 1/2017; Chi phí tiền điện tháng 1/2017, chi phí tiền thuê nhà tháng 1/2017; chi phí vận chuyển hàng bán tháng 1/2017… Đây nhóm chi phí 6,8 khoản chi phí liên quan đến tháng phát sinh, khơng liên quan đến tháng sau Lưu ý: Các TK đặc biệt: TK 214 – Hao mòn TSCĐ, TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung TK 214: tăng bên Có, giảm bên Nợ TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có Ví dụ cách định khoản kế toán nghiệp vụ sau:Cty TNHH Hùng Cương, kinh doanh thương mại mặt hàng A Ngày 1/1/2018 Cty Mua hàng hóa A với giá bao gồm thuế GTGT 5.500.000 đồng (trong thuế GTGT 10%), chưa toán tiền cho người bán Nguyễn Kim Thực định khoản kế toán theo bước sau: Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan Ảnh hưởng đến đối tượng kế tốn - Hàng hóa A - Thuế GTGT đầu vào - Chưa toán tiền cho người bán Bước 2: Xác định tài khoản đối tượng kế toán xác định bước 1 - Hàng hóa A TK 1561 - Thuế GTGT đầu vào TK 133 - Chưa toán tiền cho người bán TK 331 Bước 3: Xác định xu hướng biến động đối tượng kế tốn (tăng hay giảm) - Hàng hóa A mua vào: biến động TĂNG - Thuế GTGT đầu vào: biến động TĂNG - Chưa toán tiền cho người bán: biến động TĂNG Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có Nghiệp vụ có tài khoản ghi nợ tài khoản ghi có - TK 1561 phát sinh TĂNG TK loại TĂNG ghi bên NỢ - TK 1331 phát sinh TĂNG TK loại TĂNG ghi bên N - TK 331 phát sinh TĂNG TK loại TĂNG ghi bên CÓ Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào tài khoản - TK 1561: 5.000.000 (tiền hàng TK 1331: 500.000 (tiền TK 331: 5.500.000 (tổng số chưa gồm thuế GTGT) thuế GTGT 10%) tiền phải toán) Sau thực xong bước, ta định khoản hoàn chỉnh nghiệp vụ sau: Nợ TK 1561: 5.000.000 Nợ TK 1331: 500.000 Có TK 331: 5.500.000 Bộ chứng từ nghiệp vụ này: Phiếu nhập kho (chứng từ ghi sổ)+kèm theo chứng từ gốc Hợp đồng kinh tế; Hóa đơn GTGT bên bán xuất; Biên bàn giao bên bán với phận mua hàng bên mua với Thủ kho Ghi sổ: Sổ nhật ký chung; Sổ cái; Sổ chi tiết đối tượng phải trả Nguyễn Kim, Sổ chi tiết mặt hàng A Sơ đồ chữ T: Một Xem số lại lưu sổ Nhật ý khác ký chung cho Công bạn ty làm: năm trước Các cơng ty thường có nghiệp vụ phát sinh năm giống nhau, tham khảo lại file Nhật Ký Chung năm trước bạn biết nghiệp vụ năm ngoái anh chị kế toán nhập vào tài khoản nào, cần làm giống ... Thực định khoản kế toán theo bước sau: Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan Ảnh hưởng đến đối tượng kế toán - Hàng hóa A - Thuế GTGT đầu vào - Chưa toán tiền cho người bán Bước 2: Xác định. .. tài khoản đối tượng kế toán xác định bước 1 - Hàng hóa A TK 1561 - Thuế GTGT đầu vào TK 133 - Chưa toán tiền cho người bán TK 331 Bước 3: Xác định xu hướng biến động đối tượng kế toán. .. nợ cuối tháng kết chuyển vào loại để xác định kết lãi lỗ Nên tài khoản loại 5,7 số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ phải tổng phát sinh bên có Và doanh thu phát sinh bán hàng hóa vàcung cấp dịch