QUY TRÌNH lưu KHO tại CÔNG TY XI MĂNG bút sơn

Các doanh nghiệp ngày nay đang hương tới xây dựng một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất, tăng sản lượng và rút ngắn

QUY TRÌNH LƯU KHO TẠI CÔNG TY XI MĂNG BÚT

SƠN

LỜI NÓI ĐẦU Lưu kho nhiều là cách thông thường để một công ty duy trì dịch vụ khách hàng ở mức mong muốn Vào thời điểm hiện nay, khi tình hình suy thoái kinh tế của thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng vẫn chưa thực sự chấm dứt, mức lưu kho cao đã gây ra nhiều áp lực cho các công ty trong thời điểm này Nếu như hoạt động tác nghiệp sản xuất tại một doanh nghiệp vận hành nhanh nhẹn và linh hoạt sẽ giúp cho doanh nghiệp đưa ra được chiến lược giảm chi phí một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất Các doanh nghiệp ngày nay đang hương tới xây dựng một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất, tăng sản lượng và rút ngắn thời gian sản xuất, cụ thể các mục tiêu này bao gồm:

• Phế phẩm và sự lãng phí

• Chu kỳ sản xuất

• Mức tồn kho

• Năng suất lao động

• Tận dụng thiết bị và mặt bằng

• Tính linh động

• sản lượng

Trong số các mục tiêu đó thì giảm tồn kho ở tất cả các công đoạn sản xuất, nhất lad sản phẩm dở dang giữa các công đoạn được coi là cách thức hữu

hiệu nhất giúp giảm chi phí sản xuất.

Một số công ty vẫn luôn lập luận rằng duy trì mức tồn kho cao sẽ đem lại dịch vụ khách hàng chất lượng hơn, nhưng chính xác là sắp xếp lại danh mục hàng tồn kho một cách hợp lý, loại bỏ hàng hết hạn và không bán chạy, tích hợp chặt hơn mức tồn kho với hoạch định về nhu cầu cũng như xác định đúng mức tồn kho an toàn thì mới dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn Hơn nữa, tồn kho cao để duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng như mong muốn thì sẽ lại là “cú hồi mã thương” cho doanh nghiệp nếu nhu cầu của khách hàng giảm rõ rệt như hiện nay Rõ ràng giảm tồn kho đang trở thành một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của nhà quản trị

Dưới đây là một số nguyên tắc mà Công ty cổ phần bao bì xi măng Bút Sơn đang áp dụng để có được một chiến lược giảm tồn kho một cách hiệu quả Với thời gian nghiên cứu không dài và kiến thức về tác nghiệp trong sản xuất chỉ hạn chế trong một doanh nghiệp nên bài báo cáo của tôi còn nhiều hạn chế, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp bổ ích để bài báo cáo được hoàn thiện hơn nữa trong việc áp dụng vào tác nghiệp sản xuất

I VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ XI MĂNG BÚT SƠN

Tôi đã lựa chọn Công ty cổ phần Bao bì xi măng Bút Sơn, địa chỉ: Km2 -đường Văn Cao - TP Nam Định nơi tôi công tác để tiến hành phân tích, đánh giá quá trình tác nghiệp trong sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Để hiểu rõ hơn

về công ty mà tôi làm bài báo cáo xin có vài nét giới thiệu công ty

Tên Công ty: Công ty cổ phần bao bì xi măng Bút Sơn

Tên Tiếng Anh: But Son Cement Packing Joint-stock Company

Tên viết tắt: BBS

Trụ sở chính: Km số 2 - Đường Văn Cao - TP Nam Định - Nam

Định Điện thoại: 0350.383 9353 Fax: 0350.384 0395

Website: www.baobibutson.com.vn

Ngành nghề kinh doanh: sản xuất, kinh doanh bao bì, các sản phẩm từ nhựa, giấy trong đó các sản phẩm chính là vỏ bao xi măng

Công ty cổ phần bao bì xi măng Bút Sơn tiền thân là Công ty bao bì xi măng Nam Hà được thành lập theo quyết định số 1738B/QĐ–UB ngày 18/10/1996 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Hà (nay là tỉnh Nam Định) Ngày 21/5/2001, Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam có Quyết định số 285/XMVN-HĐQT về việc tiếp nhận, tổ chức lại sản xuất và đổi tên Công ty bao bì xi măng Nam Hà thành Xí nghiệp bao bì xi măng Nam Định là đơn vị trực thuộc Công ty xi măng Bút Sơn - Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam từ ngày 01/7/2001

Thực hiện chủ trương cổ phần hóa Doanh nghiệp Nhà nước, ngày 14/4/2003 thành Công ty cổ phần bao bì xi măng Bút Sơn với vốn điều lệ 30.000.000.000 VNĐ - Trong đó Tổng Công ty công nghiệp xi măng Việt Nam nắm giữ 55,62%

TIÊU CHÍ SỐ LƯỢNG TỶ LỆ

I Phân loại theo trình độ lao

động

II Phân loại theo lao động

Đội ngũ cán bộ công nhân viên: Công ty cổ phần bao bì xi măng Bút Sơn

có được một nguồn nội lực vững mạnh đó là đội ngũ 230 cán bộ công nhân viên

có trình độ chuyên môn cao luôn đồng tâm hiệp lực, phấn đấu hết sức mình vì sự tồn tại và phát triển chung của Công ty

Trang thiết bị hiện đại là một yếu tố quan trọng góp phần làm nên sự thành công của bao bì Bút Sơn Với công nghệ tiên tiến hiện đại đang được áp

dụng tại tất cả các nhà máy sản xuất vỏ bao xi măng trong cả nước, trên dây truyền thiết bị đồng bộ tiên tiến và hiện đại của các hãng nổi tiếng Châu Âu và châu Á cung cấp sẽ tạo ra các sản phẩm chất lượng, đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu của thị trường và cung ứng kịp thời các đơn đặt hàng với số lượng lớn

Chất lượng sản phẩm của Công ty đã được khẳng định với các khách hàng đặc biệt là các khách hàng trong Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam Điều này giúp cho Công ty luôn duy trì được một lượng khách hàng thường xuyên và một mức tăng trưởng ổn định

II TÌNH HÌNH TỒN KHO CỦA CÔNG TY

1 Kho thành phẩm:

TT SẢN PHẨM SẢN XUẤT TIÊU THỤ TỒN KHO

0

36.400.00

0

52.000

1 Vỏ bao xi măng Bút Sơn 23.708.000 23.700.000 8.000

2 Vỏ bao xi măng Hoàng Mai 9.004.000 8.960.000 44.000

6 Vỏ bao xi măng Nghi Sơn 2.900.000 2.000.000 900.000

0

45.087.40

0 952.000

2 Kho bán thành ph m: ẩ

STT BÁN THÀNH PHẨM ĐVT SỐ LƯỢNG GIÁ TRỊ

000

3 Kho nguyên v t li u chính: ậ ệ

STT TÊN NVL ĐVT SỐ LƯỢNG GIÁ TRỊ

4 Phụ gia tráng màng Kg 33.600 340.000.000

000

4 Kho ph tùng thay th s a ch a th ụ ế ử ữ ườ ng xuyên:

STT TÊN VẬT TƯ GIÁ TRỊ

00

5 Nhìn tổng thể về tồn kho:

Trên tổng thể, tồn kho tại công ty có thể được chia thành ba phần chính:

a Nguyên vật liệu như hạt nhựa, giấy Kraft, hạt phụ gia, mực in Bán thành

phẩm, vỏ bao thành phẩm,… Đây là những nhóm thấy được ngay tại kho hoặc nhà máy và được ghi nhận trong mục “tồn kho” trong hệ thống kế toán công ty, nên xuất hiện trên bảng cân đối kế toán Nhóm này không bao gồm các nguyên vật liệu bên trong công ty nhưng không sở hữu bởi công ty, như là phụ kiện cung ứng cho khách hàng, tồn kho của nhà cung cấp

Có một lưu ý cần nói thêm rằng sản phẩm vỏ bao xi măng KPK là một sản phẩm mang tính đặc thù, khi một sản phẩm được in ra ví dụ như vỏ bao xi măng Bút Sơn thì chỉ có công ty xi măng Bút Sơn tiêu thụ, không thể sử dụng cho các công ty xi măng khác điều đó dẫn đến một rủi ro tiềm tàng là có thể sang đầu năm 2010 lượng thành phẩm tồn kho 952.000 vỏ bao xi măng (tương đương khoảng 3,8 tỷ đồng) sẽ không thể tiêu thụ được

b Tồn kho của thiết bị, phụ tùng bảo dưỡng, tài sản không tận dụng hết, hàng hỏng và phế liệu, nguyên liệu cũ hoặc qua sử dụng… Nhóm này nằm trong cơ

sở và thuộc sở hữu của công ty nhưng lại không được tính vào hệ thống kế toán theo mục “tồn kho”, do đó không phản ánh trong bảng cân đối

c Các hàng hóa nguyên vật liệu (nguyên vật liệu thô, hàng thành phẩm, phụ tùng…) trong quá trình vận chuyển hoặc dự trữ tại kho của nhà cung cấp dịch vụ logistics nằm ngoài cơ sở nhưng thuộc sở hữu của công ty Nhóm này cũng bao gồm cả nguyên vật liệu đã sẵn sàng ở nhà cung cấp mà công ty cam kết sử dụng trong tương lai hoặc được sản xuất phục vụ một đơn hàng cụ thể nào đó và không thể chuyển đổi Ngoài ra, nó còn bao gồm cả hàng thành phẩm ở cơ sở của khách hàng mà công ty phải nhận lại

Thông thường, các nỗ lực giảm tồn kho chỉ tập chung vào nhóm tồn kho thứ nhất trong ba nhóm trên Tuy nhiên nhóm tồn kho này trên thực tế chỉ chiếm

khoảng 40% tổng lượng tồn kho Do đó, nếu giảm tồn kho của cả hai nhóm còn lại sẽ đem lại kết quả tổng thể rất ấn tượng và rất rõ ràng

III KẾT QUẢ BÁO CÁO

1. Có sự tham gia của hội đồng quản trị, ban giám đốc:

Trong bất kỳ thời điểm nào, giảm tồn kho tiêu thụ được thành phẩm không chỉ là việc của trưởng phòng kinh doanh công ty, mà còn có sự tham gia rất tích cực của cả ban quản trị công ty Bởi vì nó sẽ liên quan tới cả việc tái thiết kế lại quá trình tác nghiệp sản xuất Ngoài ra, nó đòi hỏi những quyết định nhanh chóng, nên việc Giám đốc điều hành trực tiếp lãnh đạo sẽ giúp giảm hàng tồn kho, tiêu thụ sản phẩm trở nên hiệu quả và tiến triển nhanh hơn rất nhiều

2 Quy trình từ đặt hàng, ký kết hợp đồng đến giao hàng chặt chẽ (order-to-deliver)

Tồn kho thừa thãi chỉ có thể được giảm một cách hữu hiệu khi tập trung vào các quy trình chéo giữa các phòng ban chức năng Ban lãnh đạo công ty cho rằng sẽ không hiệu quả nếu cho rằng tồn kho có thể được khoanh vùng cách ly

và quản lý độc lập Các cấp độ tồn kho thường sẽ biến thiên theo hiệu quả hoạt động của các quy trình chéo phòng ban chức năng Nhiều tồn kho có thể giảm được bằng việc rút ngắn quy trình hoạt động, và tìm các cách thức để chúng hoạt động nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn.Một trong những trở ngại chính của nỗ lực giảm tồn kho là quan niệm sai lầm rằng tồn kho chỉ có thể giảm nếu như ta quản

lý chúng tốt hơn Thực sự của tồn kho quá mức là các quy trình kinh doanh kém hiệu quả trong tổng thể của hoạt động sản xuất kinh doanh, chứ không chỉ đơn thuần là việc quản lý tồn kho Thông thường nguyên nhân gây ra tồn kho thừa thãi nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản trị Ví dụ, quy trình đặt hàng được thực hiện bởi nhóm marketing đôi khi không phản ánh trung thực kế hoạch nhu

cầu Điều này cũng có nghĩa là sự tham gia của ban giám đốc trong các dự án giảm tồn kho là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án

3 Có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp:

Việc có được sự cộng tác chia sẻ thông tin hữu ích với nhà cung cấp (đặc biệt với nhà cung cấp nguyên vật liệu chính) cũng giúp công ty giảm được tồn kho, rút ngắn quy trình kinh doanh, giảm bớt gánh nặng về công nợ, giảm chi phí và tăng lợi nhuận Công ty cổ phần xi măng Bút Sơn và nhà cung cấp có được sự chia sẻ trên tinh thần hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau để cùng nhau chia sẻ thông tin giá cả, số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu mà nhà cung cấp đang

có và nhu cầu của công ty đang cần cho sản xuất kinh doanh Theo đó, nhà cung cấp có thể thấy rõ mức tồn kho của công ty cần cho sản xuất để kịp thời cung ứng Đồng thời cũng là sự điều chỉnh kịp thời và phù hợp quy mô các lô hàng sản xuất để tránh sự thừa thãi không cần thiết

4 Cải tiến lịch trình sản xuất:

Thông thường thì lịch trình sản xuất tồi là hậu quả việc của việc mất cân đối trong hoạt động sản xuất, gây ra tắc nghẽn và giảm sản lượng, dẫn tới đầu ra không ổn định, nhiều tồn kho và thời gian dài hơn Với đặc thù của sản phẩm

vỏ bao xi măng, việc nhầm lẫn từ sản phẩm của công ty xi măng này sang sản phẩm của công ty xi măng khác trong quá trình hoàn thiện sản phẩm sẽ dẫn đến hậu quả không lường trước được, ảnh hưởng nghiêm trọng đến thương hiệu mà công ty đang gây dựng vì thế ban lãnh đạo công ty cho rằng với các quản lý kiểu

cũ và lịch trình sản xuất ngày một tăng lên thì nhất thiết cần được thay đổi bằng những phương pháp mới hiệu quả hơn

5 Áp dụng mô hình sản xuất “kéo” bởi nhu cầu thực tế

Xi măng là sản phẩm phụ thuộc nhiều vào thời tiết Vào giai đoạn mùa mưa, sản lượng xi măng tiêu thụ rất chậm chính vì thế cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ vỏ bao xi măng của các nhà máy xi măng Nhiều công ty bao bì

xi măng thỉnh thoảng vẫn đưa ra các dự liệu mức tồn kho nguyên vật liệu và hàng thành phẩm dựa trên các dự báo bán hàng dài hạn vốn không chính xác Hậu quả của việc đưa ra con số dự báo tồi là rất lớn và làm giảm hiệu quả hoạt động tổng thể của quá trình sản xuất Do đó để đạt được hiệu quả thì tác nghiệp trong quá trình sản xuất cần chuyển hướng theo nhu cầu thực tế, đảm bảo làm sao nguyên vật liệu phải được chuyển nhanh thành phẩm và nhanh chóng đến tay của khách hàng trước khi nó có thời gian để trở thành một khoản “nợ” trong bảng cân đối