Các yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động tác nghiệp hiện nay của nhà khách la thành

Nhà khách La Thành được tận dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật, lao động hiện có để tổ chức các hoạt động dịch vụ ăn, ở và các dịch vụ có thu khác nhằm tận thu, giảm chi ngân sách; thực hiện

MỞ ĐẦU

Sau quá trình học tập, nghiên cứu môn học Quản trị sản xuất tác nghiệp; tham khảo các thông tin liên quan, tôi xin trình bày bài tập cá nhân về các vấn đề đặt ra trong yêu cầu của bài tập cá nhân môn Quản trị sản xuất tác nghiệp Báo cáo này tập trung phân tích các vấn đề đặt ra theo yêu cầu tại Nhà khách La Thành nơi tôi đang công tác

Theo đó, nội dung báo cáo sẽ tập trung vào các vấn đề:

- Giới thiệu sơ qua về Nhà khách La Thành

- Các yếu tố bên ngoài tác động tới hoạt động tác nghiệp hiện nay của Nhà khách La Thành

- Ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất cho Nhà khách

- Xác định các điều kiện cần thiết bên trong của Nhà khách La Thành để thực hiện các ưu tiên này

- Hệ thống sản xuất và tác nghiệp sẽ đóng góp như thế nào vào việc đạt được các

ưu tiên cạnh tranh này

- Các rào cản nào có thể gặp phải

BÁO CÁO

1.Giới thiệu sơ qua về Nhà khách La Thành

Nhà khách La Thành là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, trực thuộc Văn phòng Chính phủ Nhà khách thực hiện

các nhiệm vụ chính trị do Văn phòng Chính phủ giao, đó là: tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ Phục vụ ăn nghỉ cho khách là Đại biểu về dự Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, cán bộ các địa phương về làm việc với Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ Nhà khách La Thành được tận dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật, lao động hiện có để tổ chức các hoạt động dịch vụ ăn, ở và các dịch vụ có thu khác nhằm tận thu, giảm chi ngân sách; thực hiện theo chế độ, chính sách của nhà nước và quy định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhiệm

vụ chính trị được giao Nhà khách hiện có trên 300 phòng ngủ, 18 hội trường, 20 văn phòng cho thuê với diện tích đất gần 30.000m2 tại 218 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Như vậy, ngoài chức năng phục vụ nhiệm vụ chính trị, nhà khách La Thành còn thực hiện hoạt động sự nghiệp có thu cung cấp các dịch vụ như: ăn, ở, hội trường, cho thuê văn phòng…tạo doanh thu, đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động như vậy về bản chất thì nhà khách La Thành cũng thực hiện chức năng kinh doanh dịch vụ khách sạn và đương nhiên cũng phải chịu tất cả các áp lực về cạnh tranh trong kinh doanh, trong hoạt động tác nghiệp như như các doanh nghiệp khách sạn khác trên địa bàn thành phố Hà Nội

2 Các yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động tác nghiệp hiện nay của Nhà khách La Thành

Năm 2009 có rất nhiều yếu tố tác động đến ngành dịch vụ kinh doanh khách sạn nói chung và nhà khách La Thành nói riêng Khủng hoảng kinh tế lan rộng trên toàn thế giới gây ảnh hưởng mạnh mẽ tới tất cả các Quốc gia trên thế giới và Việt Nam cũng không là một ngoại lệ Ngành du lịch Việt Nam cũng bị ảnh hưởng nghiêm trọng: lượng khách du lịch vào Việt Nam giảm mạnh do khách du lịch tiết

kiệm chi tiêu, khách du lịch trong nước cũng giảm dẫn tới nhu cầu lưu trú giảm, các doanh nghiệp khách sạn buộc phải giảm giá phòng để thu hút khách, có những khách sạn giảm tới 50% điều này tác động trực tiếp tới nguồn khách du lịch (vốn chiếm tỷ trọng tới 45% trong lượng khách lưu trú của Nhà khách La Thành), ảnh hưởng mạnh tới doanh thu của Nhà khách trong năm 2009 và cũng thường xuyên

là một yếu tố mà Nhà khách phải đương đầu trong hoạt động kinh doanh dịch vụ

Thực hiện chính sách tiết kiệm chi tiêu công của Chính phủ việc tổ chức các hội nghị tổng kết năm, các cuộc họp, hội nghị hội thảo của các Bộ, Ban ngành cũng bị tiết giảm, hạn chế dẫn tới nguồn thu từ đối tượng khách này cũng suy giảm đáng kể

Trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhiều khách sạn văn phòng cho thuê cũng liên tục được xây dựng mới và có chất lượng cao hơn cũng ảnh hưởng tới mảng kinh doanh cho thuê văn phòng làm việc của Nhà khách Cạnh tranh mạnh mẽ trong hệ thống các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khách sạn có cùng cấp như khách sạn Kim Liên, Trung tâm hội nghị Quốc tế, trung tâm hội nghị Quốc gia, khách sạn Khăn Quàng Đỏ…cũng đang hàng ngày hàng giờ tạo áp lực lên hoạt động kinh doanh của đơn vị

Chỉ số CPI tăng giảm thất thường với xu hướng tăng cao trong năm 2008 và những tháng đầu năm 2009 làm giá cả các mặt hàng tươi sống, gas…(vốn là các khoản chi phí chủ yếu trong kinh doanh ăn uống), giá điện tăng thêm 8-9% áp dụng vào đầu tháng 3 năm 2009 … là những nhân tố làm tăng mạnh chi phí đầu vào trong hoạt động kinh doanh của Nhà khách Điều này ảnh hưởng tới tính cạnh tranh trong hoạt động của đơn vị vốn chỉ tập trung vào đối tượng khách có thu nhập trung bình trong xã hội

3 Ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất cho Nhà khách

Trước các khó khăn trên theo ý kiến của tôi ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất cho Nhà khách La Thành hiện nay cần tập trung vào 2 chiến lược, đó là:

3.1 Cạnh tranh bằng sự khác biệt:

Thực tế, hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn muốn tồn tại và thu hút, giữ được khách đòi hỏi Nhà khách phải không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao nhất Theo tôi điểm nhấn để tạo

sự khác biệt trong cạnh tranh ở ngành dịch vụ khách sạn chính là ở cơ sở vật chất

và chất lượng phục vụ, thái độ của nhân viên phục vụ Trong điều kiện hiện tại của Nhà khách thì chưa thể tuyển dụng, đầu tư xây dựng mới được cơ sở vật chất do các khó khăn về chính sách, cơ chế, vốn… thì có thể tập trung vào một số việc như sau:

- Cải tạo, nâng cấp các phòng nghỉ, hội trường hiện có nhằm tạo sự khác biệt trong hệ thống phòng ở của Nhà khách và các hội trường tổ chức tiệc cưới Chú trọng thu hút đối tượng khách cáo cấp qua đó dần nâng cấp đối tượng khách của Nhà khách, chuyển dần từ đối tượng khách trung bình sang đối tượng khách cao cấp, từ đó nâng cao vị trí, thương hiệu của Nhà khách trong ngành du lịch Một

số biện pháp cụ thể:

+ Tập trung cải tạo nâng cấp các phòng nghỉ hiện có như sơn sửa, làm lại trần thạch cao theo hướng có kỹ, mỹ thuật, đầu tư mới nội thất giường, tủ, bàn ghế, rèm cửa… tạo sự khác biệt giữa các loại phòng trong Nhà khách và tạo hẳn sự khác biệt so với các phòng nghỉ của các khách sạn khác, tạo ấn tượng đối với khách lưu trú về chất lượng, cách bài trí, trang trí trong phòng từ đó hướng tới đối tượng khách cao cấp, khách VIP Qua đó thu hút khách hàng và tăng doanh thu phòng buồng

+ Tập trung cải tạo, nâng cấp các hội trường phục vụ tiệc, tiệc cưới; trang trí sân khấu hội trường nhằm tạo sự khác biệt về phòng ăn tiệc nhằm thu hút đối tượng khách tổ chức tiệc cưới (ngoài chất lượng ăn uống, hiện nay đối tượng khách này đã rất chú trọng, quan tâm hơn đến hình thức như: sân khấu, hội trường, ánh sáng, cách tổ chức tiệc…)

- Nâng cao chất lượng hoạt động của nhân viên tại tất cả các mảng, khâu công việc Tập trung chú trọng đặc biệt vào khâu phòng buồng và khâu ăn uống là hai khâu chiểm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu của Nhà khách Chú trọng vào đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, các kỹ năng giao tiếp cho nhân viên nghiệp vụ, kỹ năng quản lý lãnh đạo cho cán bộ quản lý cấp phòng ban, tổ, đội của Nhà khách Tổ chức đào tạo nhân viên dẫn chương trình tiệc cưới, lớp nâng cao nghiệp vụ buồng, bàn, bar…nhằm đổi mới và nâng cao được chất lượng phục vụ Bên cạnh đó cần tiếp tục duy trì các quy trình nghiệp vụ đối với từng khâu công việc cụ thể như: quy trình nghiệp vụ phòng buồng, bàn, lễ tân, bảo vệ…tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ thông qua các biện pháp này nhằm từng bước nâng cao chất lượng phục vụ tạo sự hài lòng của khách hàng ở mức cao nhất

3.2 Cạnh tranh nhờ chi phí

Thực hiện tốt việc tiết kiệm chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại từng khâu kinh doanh trong đơn vị sẽ giúp cho đơn vị chủ động hơn trong việc xây dựng giá kinh doanh phù hợp, tăng tính cạnh tranh so với các đối thủ khác Một số biện pháp cụ thể cần áp dụng như:

- Tiến hành công tác quản lý bằng cơ chế khoán với nhiều hình thức như : khoán doanh thu, khoán chi phí, khoán định mức…

- Xây dựng chương trình hành động tiết kiệm chi phí chống lãng phí tại từng khâu công việc Quán triệt ý thức tiết kiệm tới từng cán bộ công nhân viên trong đơn vị

- Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc thực thi các văn bản khoán, các định mức chi phí Xây dựng chế tài thưởng, phạt rõ ràng trong việc tiết kiệm chống lãng phí

4 Xác định các điều kiện cần thiết bên trong của Nhà khách La Thành

để thực hiện các ưu tiên này

Để thực hiện tốt các ưu tiên trên đòi hỏi một số các điều kiện như :

- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mỗi cán bộ, nhân viên của Nhà khách

La Thành nắm vứng và hiểu rõ được các ưu tiên cạnh tranh của Nhà khách Từ đó, mỗi cán bộ, nhân viên trong đơn vị sẽ thấy được trách nhiệm của mình và có nỗ lực nhiều hơn để hoàn thành tốt các công việc trong phạm vi được giao

- Chuẩn bị nguồn vốn cho đầu tư cải tạo, nâng cấp; kinh phí cho đào tạo

- Bố trí sắp xếp kế hoạch cải tạo, nâng cấp hợp lý để không ảnh hưởng đến hoạt động phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh doanh của đơn vị: yêu cầu căn cứ vào

kế hoạch khách hàng tháng để có kế hoạch cải tạo, sửa chữa phù hợp Tiến hành làm dần dần từng phòng, hội trường không làm đồng loạt

- Có kế hoạch đào tạo chuyên sâu, đào tạo nâng cao cho cán bộ, nhân viên trong Nhà khách.Chú trọng sắp xếp thời gian đào tạo phù hợp Hình thức đào tạo là đào tạo lại do vậy phải có sự phối hợp để bố trí thời gian phù hợp để không ảnh hưởng tới công việc

- Phối hợp, thống nhất giữa các đơn vị, bộ phận liên quan trong nhà khách

để hoàn thành các mục tiêu ưu tiên trên

- Công tác chỉ đạo lãnh đạo cần quyết liệt,sát sao, linh hoạt

- Xây dựng các văn bản khoán, định mức chi phí, chương trình tiết kiệm cần

cụ thể, rõ ràng và có bổ sung, điều chỉnh để phù hợp với điều kiện hoàn cảnh từng thời kỳ

5 Hệ thống sản xuất và tác nghiệp sẽ đóng góp như thế nào vào việc đạt được các ưu tiên cạnh tranh này?

- Hệ thống tác nghiệp được bố trí khoa học, phân công cụ thể, phân định trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp Nhà khách hoàn thành được các ưu tiên cạnh tranh Các phòng ban, tổ đội thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận sẽ giúp cho guồng máy hoạt động của Nhà khách được nhịp nhàng ăn khớp Kết quả cuối cùng là tạo ra chất lượng dịch vụ tốt đáp ứng yêu cầu của khách hàng

- Căn cứ vào kế hoạch xây dựng cải tạo sửa chữa, đào tạo các khâu có liên quan có triển khai cụ thể về bố trí, sắp xếp nhân lực, phối hợp, thực hiện từ đó tạo

sự chủ động hoàn thành công việc của từng cá nhân, tổ đội, phòng ban

- Căn cứ vào các văn bản khoán, các định mức chi phí đã được quy định và

kế hoạch tiết kiệm chi phí các phòng ban chức năng tăng cường công tác quản lý, giám sát thực hiện chức năng giám đốc bằng đồng tiền; các đơn vị trực tiếp tổ chức hoạt động của bộ phận mình để hoàn thành tốt các văn bản khoán, các định mức chi phí từ đó tạo tiền đề cho việc cạnh tranh về giá cảu Nhà khách với các đối thủ cạnh tranh

6 Các rào cản nào có thể gặp phải?

- Việc vừa phải đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh vừa phải tiến hành công tác cải tạo sửa chữa, đào tạo nghiệp vụ là một khó khăn Hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng khi tiến hành công tác cải tạo, sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất

- Đội ngũ nhân viên phần đông là lớn tuổi, tác phong làm việc chậm chạp, khô cứng, khó tiếp thu và chấp nhận việc thay đổi, đổi mới Ngoại hình kém Do tuổi tác, già nua cũng là một nhân tố ảnh hưởng tiêu cực tới chất lượng kinh doanh phục vụ

- Trình độ,năng lực của cán bộ quản lý, nhân viên trong đơn vị không đồng đều Một số vị trí quản lý còn chưa được đào tạo bài bản cũng ảnh hưởng tới quá trình triển khai chiến lược cạnh tranh của đơn vị

- Tâm lý thụ động trong công việc, dĩ hòa vi quý trong công tác quản lý, e ngại sự đổi mới, trông chờ, ỷ lại cũng là nhân tố tác động tiêu cực

- Tăng cường công tác quản lý, giám sát sẽ tạo ra những phản ứng thiếu tích cực, bất hợp tác của một số cán bộ, nhân viên vốn quen với nếp làm việc cũ và do quyền lợi bị ảnh hưởng

7 Kết luận

Thực tế hoạt động của Nhà khách La Thành trong những năm qua cho thấy

có những thuận lợi khi là một Nhà khách thuộc Văn phòng Chính phủ, tuy nhiên cũng gặp không ít khó khăn do khái niệm Nhà khách trong ngành dịch vụ khách sạn du lịch được xem như là chất lượng dịch vụ kém, hoạt động mang nặng tính bao cấp, do vậy để dần tạo lập được thương hiệu Nhà khách La Thành có uy tín trên thị trường cần thiết tất yếu phải tập trung nâng cao chất lượng cơ sở vật chất

và chất lượng dịch vụ cung cấp Theo quan điểm của tôi việc nền kinh tế của ta đã

và đang hòa nhập với kinh tế quốc tế, tất yếu khách quan hệ thống nhà khách thuộc Văn phòng Chính phủ nói chung và nhà khách La Thành sẽ dịch chuyển sang mô hình hoạt động khách sạn và việc tập trung xây dựng các chiến lược cạnh tranh dài hơi cho Nhà khách dựa trên những yếu tố hiện có là việc tất yếu./

Tài liệu tham khảo

- Giáo trình môn Quản trị sản xuất tác nghiệp

- Quản trị hoạt động, tài liệu tham khảo của Chương trình đào tạo Thạc sỹ

Quản trị kinh doanh quốc tế.

- Quy chế tổ chức hoạt động và chế độ quản lý tài chính của Nhà khách La

Thành.

- Báo cáo tổng kết công tác năm 2008 của Nhà khách La Thành.

- Một số bài báo tham khảo trên internet./.