CÁC VẤN ĐỀ EXCEL CHUYÊN NGÀNH DỰ TOÁN Mời bạn xem 1 video bài giảng trên Facebook để thấy là các bài học sẽ rất hay, hấp dẫn và thú vị: https:facebook.comdutoangxdvideos1419847698025243 Excel rất rộng và mênh mang, học gì bây giờ và bắt đầu từ đâu? Học gì để tập trung nguồn lực và tiết kiệm thời gian, công sức? Theo tôi bạn không cần phải nghiên cứu hết, chỉ cần tập trung vào các nội dung dưới đây luyện sao cho thành thạo và ứng dụng cho tốt. Quá trình sử dụng sẽ bổ sung thêm sau. Dưới đây có bài tôi kịp viết, có bài tôi đã làm video, có bài tôi chưa kịp viết hết, nhưng các mục tôi đề ra giúp bạn định hướng đi chủ động tìm hiểu trang bị cho bản thân. 1. Chức năng AutoFilter Ví dụ 1: Mời bạn xem bài viết https:goo.gl0xyVtc Ví dụ 2: Ứng dụng điều chỉnh bỏ chi phí dự phòng trong đơn giá, mời bạn xem video: https:facebook.comdutoangxdvideos1497653516911327 Ví dụ 3: Kết hợp AutoFilter và Replace để sửa công thức tính đơn giá http:giaxaydung.vndiendanshowthread.php?t=166878 2. Hàm Vlookup Cách dùng, ý nghĩa xem bài viết ở đây: https:goo.gljbQKgu. Hồi mới ra trường, mới vào nghề tôi thường hay sử dụng hàm Vlookup, khi có nhiều kinh nghiệm tôi ít sử dụng hàm này nữa, bởi hàm này rất nặng bảng tính và tìm kiếm tương đối, khi bạn muốn biết chính xác giá trị tính toán ở đâu thì rất mất thời gian dò tìm. Tuy nhiên, học hàm Vlookup giúp cho tư duy nền tảng của bạn tốt hơn, rất đáng để học. 3. Nhập cùng một số liệu vào các vùng khác nhau Sử dụng phím Ctrl và phím Enter kết hợp với kỹ thuật AutoFilter để nhập hoặc sửa số liệu đồng loạt (VD: Định mức, giá vật tư, mã vật tư...). 4. Hàm Sumif Ngày đầu mới ra trường tôi đi thi công, dự án trường Quốc tế Mỹ tại khu đô thị Ciputra thiết kế của nước ngoài, làm bản thống kê cốt thép trong Excel cộng từng ô rất mất công mà hay nhầm lẫn. Sau này biết hàm Sumif tôi có thể làm nhanh hơn, loại bỏ hẳn nhầm lẫn và cập nhật kết quả cực nhanh khi có điều chỉnh số liệu. Bạn hãy giữ Ctrl kích vào link xem bài Sử dụng hàm Sumif để tính toán thống kê khối lượng thép 5. Cách chèn thêm sheet trong Dự toán GXD Ví dụ cụ thể: Chèn thêm sheet để trình bày bảng thống kê cốt thép trong dự toán GXD (đưa khối lượng tương ứng với đường kính thanh và dùng hàm vlookup để điền khối lượng). Video chèn thêm sheet, tìm hiểu về hàm và chức năng: https:goo.glPdUShz 6. Hàm If, Iferror Hàm If: Cách sử dụng, ý nghĩa. Một ví dụ: Ứng dụng để điền, xử lý số liệu theo điều kiện. Chưa có Mời bạn xem bài về hàm Iferror: https:goo.glOzWP0v 7. Hàm CounTA Cách sử dụng, ý nghĩa. Ứng dụng kết hợp hàm if để đếm – đánh số thứ tự tự động trong bảng dự toán. 8. Hàm Min, Max Kết hợp hàm If và hàm Max để đánh số thứ tự tự động trong dự toán mời bạn xem bài sau https:goo.glYodAh4 9. Hàm Sum Ví dụ: Bảng tổng hợp chi phí trong dự toán GXD: Thay vì gõ địa chỉ các ô cộng với nhau thì dùng hàm Sum Mẹo: Muốn cộng tổng các ô, đánh dấu các ô đó ấn Alt và phím + đồng thời
Dự thảo Version 1.0 CÁC VẤN ĐỀ EXCEL CHUYÊN NGÀNH DỰ TOÁN Mời bạn xem video giảng Facebook để thấy học hay, hấp dẫn thú vị: https://facebook.com/dutoangxd/videos/1419847698025243 Excel rộng mênh mang, học đâu? Học để tập trung nguồn lực tiết kiệm thời gian, công sức? Theo bạn không cần phải nghiên cứu hết, cần tập trung vào nội dung luyện cho thành thạo ứng dụng cho tốt Quá trình sử dụng bổ sung thêm sau Dưới có tơi kịp viết, có tơi làm video, có tơi chưa kịp viết hết, mục đề giúp bạn định hướng chủ động tìm hiểu trang bị cho thân Chức AutoFilter Ví dụ 1: Mời bạn xem viết https://goo.gl/0xyVtc Ví dụ 2: Ứng dụng điều chỉnh bỏ chi phí dự phòng đơn giá, mời bạn xem video: https://facebook.com/dutoangxd/videos/1497653516911327 Ví dụ 3: Kết hợp AutoFilter Replace để sửa cơng thức tính đơn giá http://giaxaydung.vn/diendan/showthread.php?t=166878 Hàm Vlookup Cách dùng, ý nghĩa xem viết đây: https://goo.gl/jbQKgu Hồi trường, vào nghề thường hay sử dụng hàm Vlookup, có nhiều kinh nghiệm tơi sử dụng hàm nữa, hàm nặng bảng tính tìm kiếm tương đối, bạn muốn biết xác giá trị tính tốn đâu thời gian dò tìm Tuy nhiên, học hàm Vlookup giúp cho tư tảng bạn tốt hơn, đáng để học Tác giả: Nguyễn Thế Anh Nhập số liệu vào vùng khác Sử dụng phím Ctrl phím Enter kết hợp với kỹ thuật AutoFilter để nhập sửa số liệu đồng loạt (VD: Định mức, giá vật tư, mã vật tư ) 4 Hàm Sumif Ngày đầu trường thi công, dự án trường Quốc tế Mỹ khu đô thị Ciputra thiết kế nước ngoài, làm thống kê cốt thép Excel cộng ô công mà hay nhầm lẫn Sau biết hàm Sumif làm nhanh hơn, loại bỏ hẳn nhầm lẫn cập nhật kết cực nhanh có điều chỉnh số liệu Bạn giữ Ctrl kích vào link xem Sử dụng hàm Sumif để tính tốn thống kê khối lượng thép Tác giả chụp chung với GS Ts Nguyễn Đình Cống Cách chèn thêm sheet Dự tốn GXD Ví dụ cụ thể: Chèn thêm sheet để trình bày bảng thống kê cốt thép dự tốn GXD (đưa khối lượng tương ứng với đường kính dùng hàm vlookup để điền khối lượng) Video chèn thêm sheet, tìm hiểu hàm chức năng: https://goo.gl/PdUShz Hàm If, Iferror Hàm If: Cách sử dụng, ý nghĩa Một ví dụ: Ứng dụng để điền, xử lý số liệu theo điều kiện Chưa có Mời bạn xem hàm Iferror: https://goo.gl/OzWP0v Hàm CounTA Cách sử dụng, ý nghĩa Ứng dụng kết hợp hàm if để đếm – đánh số thứ tự tự động bảng dự toán Hàm Min, Max Kết hợp hàm If hàm Max để đánh số thứ tự tự động dự toán mời bạn xem sau https://goo.gl/YodAh4 Hàm Sum Ví dụ: Bảng tổng hợp chi phí dự tốn GXD: Thay gõ địa ô cộng với dùng hàm Sum Mẹo: Muốn cộng tổng ơ, đánh dấu ấn Alt phím + đồng thời 10 Hàm Index hàm Match Dùng để tìm liệu, điền tự động (vật liệu, nhân công, giá ca máy điền vào bảng tính đơn giá chi tiết) Bổ sung cho Vlookup 11 Hàm Product Sumproduct Cách sử dụng, ý nghĩa Ví dụ: Chiết tính đơn giá Mời bạn xem sau: https://goo.gl/yDVZFX 12 Cách chép liệu Copy – Paste nhiều thủ thuật không đơn giản Paste value, cách copy nhiều sheet, kéo thả liệu, ô, vùng 13 Sao chép nhanh liệu từ dòng Dùng phím Ctrl + “ (phím nháy nằm cạnh phím Enter) Ví dụ: Một cơng tác bê tơng cần sửa từ mác 75 sang 100 14 Ứng dụng chức Find, Find All, Replace, Replace All Cách sử dụng, ý nghĩa Dùng Replace All để sửa số liệu giống lần Ứng dụng thay hàng loạt liệu lỗi thay đổi hàng loạt -> Xem video Ứng dụng để tìm tất liệu giống bảng tính Hãy tải file việc thực hành theo đây: https://goo.gl/ALjgfy Video: Sao chép bảng tính, định dạng, tìm kiếm nhanh liệu tất bảng tính file dự tốn 15 Chèn dòng (cột), xóa dòng (cột), cut dòng (cột) tới vị trí Ví dụ: Cắt dòng lên đưa xuống – công thức liên kết sheet khác khơng đổi Ví dụ: Cắt từ vị trí sang vị trí khác khơng ảnh hưởng liên kết Ý nghĩa, tác dụng 16 Phương pháp lập dự toán theo đơn giá cơng trình Tạo sheet, nhập số liện, link số liệu ô, sheet dự tốn hồn chỉnh (có thể tham khảo template Dự toán GXD xem đây) 17 Hàm Average Cách sử dụng, ý nghĩa Ví dụ: Tính số giá bình qn phục vụ tính dự phòng cho yếu tố trượt giá Mời bạn xem sau: https://goo.gl/L0pPz3 18 Liên kết nhiều Workbook với Ví dụ: Để số liệu tự động cập nhật thay đổi, điều chỉnh khối lượng, đơn giá Ý nghĩa, tác dụng: Giảm công sức lao động số liệu kết tự động tính tốn thay đổi sửa liệu đầu vào - điều phát huy mạnh Dự toán GXD 19 Liên kết giá trị dự tốn Excel với Word Ví dụ: Để thuyết minh bảng tính có liên kết giá trị dự toán Ý nghĩa, tác dụng: Khi chỉnh sửa bên Excel, copy lại sang Word (mất thời gian mà nhiều khơng xác) 20 Định dạng bảng tính 20.1 Định dạng số, chữ, phần trăm 20.2 Tính Format Painter: Mời bạn xem https://goo.gl/M7O4zo 20.3 Center Across Section Ví dụ minh họa tiêu đề bảng tính phần mềm Dự tốn GXD 21 Địa tương đối địa tuyệt đối Ví dụ: Khi tính bảng lương nhân cơng, bảng giá ca máy 22 Hướng dẫn cách tạo sở liệu dùng cho phần mềm Dự toán GXD Sử dụng Excel cách tự động, tạo khối lượng liệu lớn để sau sử dụng lại cho dự tốn cơng trình khác 23 In ấn bảng tính, hồ sơ dự tốn Các thơng số Page setup trang in hồ sơ dự toán: Lề trái thường để đóng ghim dán gáy nên phải để rộng tối thiểu 0,75 (có thể 1,25), top, bottom để 0,5 để header footer 0,25 đánh số trang khơng bị chèn vào nội dung trang, riêng Right 0,25 tận dụng triệt để 24 Phần mềm GXD cơng cụ bổ trợ Phần mềm Dự tốn GXD, Đấu thầu GXD bạn làm Tư vấn thiết kế, Chủ đầu tư, Ban QLDA Phần mềm Dự thầu GXD, QLCL GXD, Quyết toán GXD bạn làm nhà thầu Phần mềm Dự toán GXD phần mềm GXD chạy Excel nên ngồi cơng cụ riêng sử dụng cơng cụ tạo sức mạnh kỳ diệu, suất lao động cực cao, hồ sơ in ấn dễ dàng đẹp - Tìm hiểu chức bảng tính Dự toán GXD – cấu trúc hồ sơ dự toán - Lập dự toán với phần mềm Dự toán GXD đâu? - Thử mã hiệu, thử dần lệnh xem kết sao? - Một tốn ví dụ sử dụng phương pháp lập dự tốn bù trừ chênh lệch - Một tốn ví dụ sử dụng phương pháp tính đơn giá chi tiết (đơn giá cơng trình) để lập dự tốn 25 In liên hồn đánh số trang tự động Trong Dự tốn GXD cần in để đánh số trang tự động, kéo thả xếp sheet theo trình tự in Kích vào sheet đầu, sau giữ Shift kích vào sheet cuối để nhóm (group) sheet lại Sau bấm in, số trang đánh tự động Bạn thử hiểu giá trị thủ thuật này: Nếu có máy in in sheet xem số trang, sau group sheet lại bấm in xem số trang bạn thấy khác biệt Nếu khơng có máy in cài phần mềm tạo máy in ảo Pdf (tôi hay dùng Dopdf phần mềm miễn phí, bạn Google Dopdf để cài vào máy) II CÁC KỸ NĂNG EXCEL CẦN LUYỆN, ỨNG DỤNG CHO THÀNH THẠO Sau thời gian dài giảng dạy Dự toán GXD chạy Excel, phần mềm Đấu thầu GXD, đặc biệt phần mềm Quản lý chất lượng GXD cần chỉnh sửa nhiều biểu mẫu Tôi thấy bạn cần trang bị thêm kĩ (trước tưởng chuyện nhỏ biết, dạy biết nhiều người lóng ngóng) Nhập liệu nhanh xác Bạn cần tập gõ nhanh, luyện gõ phím số Khi thao tác nhập liệu cần thực từ trái sang phải: hết dòng xuống dòng Khơng nên nhập theo cột, lệch sai hết bảng Làm việc nhóm với Excel Tổ chức nhóm làm dự tốn nhiều cơng trình, hạng mục cơng trình dự án Người giữ nhiệm vụ tổng hợp kết quả, tính tốn thêm chi phí tổng Chi phí Quản lý dự án, chi phí Tư vấn… cần biết link kết file vào bảng tổng hợp Biết giải pháp Dropbox Google Driver để chia sẻ làm việc nhóm Giải pháp Dropbox Google Driver: https://goo.gl/6bB9ZA Các kiểu đánh dấu vùng liệu bảng tính - Di chuyển chuột theo đường chéo vùng - Đánh dấu vùng với phím Shift - Đánh dấu vùng, vùng không liền kề, dòng, cột, nhiều dòng, nhiều cột Sửa liệu - Kích đúp chuột vào vị trí cần sửa - Dùng phím F2, Home, End phím mũi tên - Ngắt dòng dùng phím Alt Hàm joint (nối) liệu ô - Kết hợp liệu ô hiển thị vào với - Kết hợp liệu text với kết Cuộn bảng tính chạy Khi bảng tính lớn, đừng kích vào nút mũi tên để cuộn lên xuống, lâu Hãy kích thẳng vào chạy giữ tay kéo lên xuống cho nhanh, kích vào chạy để cuộn nhanh 7 Cách đặt Name bảng tính - Mời bạn xem viết: https://goo.gl/y7lyUq - Video Đặt tên cho ô ( Name) ứng dụng Dự toán GXD, QLCL GXD - Video Cách xử lý lỗi #Name đơn giản đến không ngờ mở file dự toán Đổi tên, chép, copy sheet, kéo thả vị trí sheet Kích đúp vào tên sheet để vào chế độ đổi tên Quá trình làm việc cần so sánh, liên kết liệu sheet kéo thả sheet cạnh để tiện thao tác Khi cần in ấn lại kéo thả sheet vị trí xếp để in ấn Các phím tắt Bạn xem phần phím tắt Thuộc phím tắt sử dụng giúp cho bạn thao tác nhanh, nhàn chuyên nghiệp nhiều 10 Một số cấu hình Excel, Windows 11 Ngơn ngữ lập trình Macro4, VBA Sau mạnh mẽ với ứng dụng nói cho cơng việc Nghiên cứu tự động hóa với ngơn ngữ lập trình tích hợp vào Excel Một ngày bạn bạn thấy sống, công việc khơng thể thiếu Macro VBA Một nửa dự tốn GXD hình thành từ ngơn ngữ lập trình Chỉ tự động hóa thao tác lặp lặp lại Excel mà Chúc bạn thu nhập ngày cao mà thời gian làm việc ngày đi, thời gian dành cho gia đình nhiều DANH MỤC CÁC PHÍM TẮT TRONG EXCEL + GXD Phím C ln sát cánh bên phím V, tình cảm Chồng Vợ ln bền vững sát cánh bên - Ngay phía phím A phím Z, mà xưa ta tưởng A đầu dãy Z cuỗi xa Có nhiều thứ nghĩ khác rõ ràng A Z… hóa khoảng cách mong manh - Phím D phím S nằm cạnh nhau, sống phân biệt khoảng cách Đúng Sai có rõ ràng? - Tại phím T ln đứng cạnh phím Y ? bên trái phím U I ? Lẽ trùng hợp ngẫu nhiên "Tình u” “U and I“ STT Phím tắt Ctrl + M Ctrl + O Ctrl + S Ctrl + Shift + D Khi bấm Ctrl + Shift + D để hiển thị hộp thoại chọn CSDL, phím tắt hộp thoại chọn CSDL giúp việc lựa chọn nhanh đơn giản hơn: Ctrl + C Ctrl + B Ctrl + K Ctrl + Enter Ctrl + “ 10 Ctrl + [ 11 12 13 14 15 16 17 F5 + Enter Ctrl + Z (Undo) Ctrl + F Ctrl + H Shift + Space Shift + ↑, ↓, ←, → Ctrl + phím trừ (-) Ctrl + Shift + phím cộng (+) 18 Ý nghĩa Tạo file hồ sơ Mở file hồ sơ có Lưu liệu file hồ sơ hành vào ổ đĩa Mở hộp thoại chọn CSDL Chọn sở liệu Bỏ chọn sở liệu Kích hoạt file liệu chọn Trước kết thúc nhấn tổ hợp phím đưa liệu vào tất ô chọn Sao chép liệu từ ô xuống Kiểm tra nguồn gốc liên kết liệu Đây tổ hợp phím quan trọng làm hồ sơ thầu phát huy sức mạnh Dự toán GXD Dự thầu GXD liệu liên kết trực tiếp Quay ngược lại vị trí trước nhấn Ctrl + [ Trả lại trạng thái trước thực thao tác Tìm kiếm liệu Tìm kiếm thay liệu Chọn dòng Chọn vùng di chuyển trỏ text Xóa (các) dòng chọn Chèn thêm (các) dòng chọn xuống STT Phím tắt Ý nghĩa 19 20 21 22 23 24 25 Ctrl + Shift + Space Alt + phím cộng (+) Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + Page Up Ctrl + Page Down Ctrl + Tab 26 Ctrl + ↑ ↓ 27 Ctrl + ← → 28 29 30 31 32 33 Ctrl + B Ctrl + I Ctrl + U Ctr + F2 F4 Chọn nhanh vùng có liệu quanh ô sáng Tạo nhanh hàm Sum với vùng liệu bên Di chuyển đầu bảng liệu, bảng tính Di chuyển cuối bảng liệu, bảng tính Chuyển qua lại sheet Chuyển qua lại sheet Chuyển qua lại file dự thầu, file Excel mở Nếu chọn cột mã hiệu đơn giá chẳng hạn di chuyển ô chứa mã đơn giá Di chuyển cột chứa số bảng tính, cột cuối cột cuối sheet trở cột A Bôi đậm liệu Định dạng nghiêng liệu Gạch chân text Mở nhanh hộp thoại Format Cell Chuyển chế độ sửa chữa Áp lại thao tác vừa thực Mời bạn xem thêm đây: http://dutoangxd.vn/threads/cac-phim-tat-khong-thethieu-khi-su-dung-excel-lam-cong-viec-du-toan-du-thau-kinh-te-xay-dung.12 Các học viên lớp dự toán, dự thầu Công ty Giá Xây Dựng tổ chức hướng dẫn thủ thuật sử dụng phím tắt hiệu quả, suất cao thú vị GXD CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG TRONG CẢ HỌC TẬP, CÔNG VIỆC VÀ CUỘC SỐNG