Nội quy công ty

2. Chấm công: Công ty thực hiện việc chấm công theo Máy chấm công bằng vân tay nh¬ư sau: - Đầu giờ làm việc buổi sáng (từ 8h kém 5 phút đến 8h 9’) và buổi chiều (từ 12h31’ đến 13h39'), mọi thành viên trong công ty phải check in bằng vân tay theo qui định. - Cuối giờ làm việc buổi sáng ( 12h00') và buổi chiều (17h30'), mọi thành viên trong công ty đều phải check out theo đúng quy định. - Nếu nhân viên thuộc bộ phận nào đi công tác, phụ trách bộ phận đó phải ký xác nhận vào Sổ theo dõi chấm công của Phòng Hành chính. Tr¬ường hợp phụ trách bộ phận đi vắng, thì người đ¬ược phụ trách bộ phận uỷ quyền sẽ ký thay.

NỘI QUY CÔNG TY

MỤC LỤC

CHƯƠNG I 4

QUI TẮC HÀNH CHÍNH 4

Điều1 Qui định thực hiện giờ làm việc hành chính: 4

1 Thời gian làm việc trong giờ hành chính như sau: 4

2 Chấm công: 4

Điều 2 Quy định hoạt động trong giờ làm việc 5

Điều 3 Qui định về trang phục trong giờ làm việc: 6

Đồng phục là trang phục được may theo đúng quy định của công ty và được trang bị cho toàn bộ nhân viên trong công ty 6

Điều 4 Quy định việc vệ sinh, an toàn trong giờ làm việc: 6

Điều 5 Quy định hệ thống phòng chống cháy nổ và nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ: 7

Điều 6 Quy định về bảo vệ tài sản, bí mật công nghê, kinh doanh của Doanh nghiệp: 8

Điều 7 Quy định tiếp khách trong giờ làm việc: 8

Điều 8 Quy định về việc gọi điện thoại: 9

1 Gọi điện thoại đi: 9

2 Nhận điện thoại đến: 9

Điều 9 Sử dụng và bảo quản con dấu trong Công ty 9

Điều 10 Việc sử dụng, khai thác thông tin và lưu trữ báo chí: 10

1 Thông tin: 10

2 Báo chí: 10

Điều 11 Họp thường kỳ, họp bất thường của Ban lãnh đạo, các trưởng bộ phận và toàn Công ty: 10

Điều 12 Uỷ quyền và nhận uỷ quyền: 11

Điều 13 Việc làm thêm giờ và thẩm quyền giải quyết: 11

CHƯƠNG II 12

QUI ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẾ ĐỘ ĐỐI VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG 12

Điều 14 Chế độ lương và phụ cấp của Người lao động: 12

Điều 15 Chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế 12

1 Qui định của Nhà nước về chính sách BHXH, BHYT: 12

2 Qui định của công ty về chính sách BHXH và BHYT: 13

Điều 16 Thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động: 14

1 Chế độ nghỉ hàng tuần: 14

2 Chế độ nghỉ phép: 15

3 Các trường hợp nghỉ khác: 15

Điều 17 Chế độ công tác phí: 16

Điều 18 Chế độ hiếu, hỉ: 16

CHƯƠNG III 17

QUI ĐỊNH VỀ KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT 17

Mục I 17

Khen thưởng 17

Điều 19 Quy tắc khen thưởng: 17

Điều 20 Nguyên tắc căn bản để thực hiện việc khen thưởng nhân viên: 17

Mục II 18

Kỷ luật lao động và trách nhiêm vật chất 18

Điều 21 Các hình thức kỷ luật: 18

Điều 22 Thời hiệu xử lý vi phạm: 18

Điều 23 Trách nhiệm vật chất 19

19

CHƯƠNG IV CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ 19

Điều 24 Quy trình về tổ chức nhân sự: 19

1 Qui trình tuyển chọn nhân sự: 19

2 Qui trình đào tạo: 21

Điều 25 Quy trình cấp phát và sử dụng văn phòng phẩm: 24

1 Quy tắc cấp phát và sử dụng: 24

2 Quy trình cấp phát: 24

Điều 26 Quy trình cấp phát và sử dụng tài - sản trang thiết bị 25

1 Quy tắc chung: 25

2 Quy trình cấp phát: 25

Điều 27 Quy trình thuê taxi vận tải: 25

1 Quy tắc chung: 25

2 Quy trình thực hiện: 26

Điều 28 Quy trình sửa chữa máy móc và trang thiết bị văn phòng; 26

1 Quy tắc chung: 26

2 Quy trình thực hiện: 26

Điều 29 Quy trình sử dụng két sắt Phòng Hành chính 27

1 Quy tắc chung: 27

2 Quy trình thực hiện: 27

CHƯƠNG V 28

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 28

Điều 30 Hiệu lực của nội quy 28

Điều 31 Điều khoản thi hành 28

Chương I

Điều1 Qui định thực hiện giờ làm việc hành chính:

1 Thời gian làm việc trong giờ hành chính như sau:

Sáng : 08h00’ - 12h00’

Chiều : 13h30’ -17h30’

2 Chấm công:

Công ty thực hiện việc chấm công theo Máy chấm công bằng vân tay nh ư sau:

- Đầu giờ làm việc buổi sáng (từ 8h kém 5 phút đến 8h 9’) và buổi chiều (từ 12h31’ đến 13h39'), mọi thành viên trong công ty phải check in bằng vân tay theo qui định

- Cuối giờ làm việc buổi sáng ( 12h00') và buổi chiều (17h30'), mọi thành viên trong công ty đều phải check out theo đúng quy định

- Nếu nhân viên thuộc bộ phận nào đi công tác, phụ trách bộ phận đó phải ký xác nhận vào Sổ theo dõi chấm công của Phòng Hành chính Trường hợp phụ trách bộ phận đi vắng, thì người được phụ trách bộ phận uỷ quyền sẽ ký thay

- Nếu phụ trách bộ phận đi công tác, trước khi đi phải thông báo hoặc đã đi do điều kiện, thì phải thông báo cho bộ phận hành chính vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau Để bộ phận hành chính trực tiếp ghi vào sổ theo dõi theo qui định.

- Các trường hợp đi làm việc bên ngoài, đều phải có mặt ký sổ đầu giờ Cuối giờ nếu đang phải thực hiện nhiệm vụ cho khách hàng, đối tác thì được thông báo bằng điện thoại cho phụ trách bộ phận hoặc người thay thế, ký thay và ghi lý do theo qui định

- Trường hợp đặc biệt sẽ được giải quyết cụ thể theo quyết định của phụ trách bộ phận hoặc giám đốc công ty

- Phòng hành chính có nhiệm vụ phối hợp cùng bảo vệ thường xuyên và định kỳ kiểm tra, giám sát việc thực hiện các qui định, nội qui của công ty đã ban hành Các trường hợp vi phạm đều được xử lý theo qui định của công ty

Nghiêm cấm trường hợp Check in chấm công đầu giờ rồi bỏ ra ngoài quá giờ làm việc.

Đối với các trường hợp vi phạm mà Phòng Hành chính phát hiện qua hệ thống giám sát Camera sẽ bị phạt gấp hai lần mức phạt theo quy định

Điều 2 Quy định hoạt động trong giờ làm việc

- Toàn thể các thành viên trong công ty phải tuân thủ nhiệm vụ của mình, dưới sự chỉ đạo của phụ trách bộ phận và Giám đốc Công ty

- Triệt để tiết kiệm khi sử dụng các thiết bị và vật liệu bao gồm: điện, nưước, máy in, máy điện thoại/fax, giấy in, nước uống Không sử dụng các trang thiết bị, máy móc, công cụ làm việc vào các mục đích khác ngoài công việc được giao

- Khi đem máy móc và các thiết bị ra ngoài công ty phải làm đầy đủ các giấy tờ quy định

- Trường hợp hết giờ làm việc khi mang hàng ra khỏi công ty nhân viên mang hàng phải có xác nhận của Trưởng ban và phải ký vào sổ theo dõi của bảo vệ

- Trường hợp hết giờ làm việc khi mang hàng vào công ty nhân viên mang hàng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mặt pháp lý đối với số hàng mang vào và phải ký vào sổ theo dõi của bảo vệ

- Không hút thuốc và không ném tẩu thuốc trong phòng và khu vực làm việc của công ty Không

ăn quà trong giờ làm việc, không vứt rác bừa bãi trong phòng cũng như khu vực làm việc của công ty

- Không đóng đinh treo, dán tranh ảnh, giấy tờ lên tường khi chưa được phép

- Mỗi cá nhân đều phải giữ gìn trật tự, vệ sinh chung, và khu vực làm việc của mình Mỗi sáng trước khi vào giờ làm việc, mỗi cá nhân phải vệ sinh khu vực làm việc, bàn ghế sạch sẽ Cuối giờ chiều trước khi ra về, phải sắp xếp tài liệu và cất vào tủ, khoá cẩn thận (rút chìa khoá khỏi ổ khoá)

- Phải tắt máy vi tính cá nhân và các thiết bị có liên quan trước khi ra về

- Tổng vệ sinh, dọn dẹp, lau chùi các thiết bị làm việc và các thiết bị hỗ trợ vào các chiều thứ bảy hàng tuần

- Bảo vệ an toàn tài sản của công ty và tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc phòng cháy, chữa cháy

Quy định về việc bàn giao giữa bảo vệ và hành chính của Công ty như sau:

- Giữa bộ phận hành chính của Công ty và bảo vệ phải ký sổ bàn giao khi bảo vệ bàn giao với hành chính vào cuối và đầu giờ làm việc, bảo vệ bàn giao với nhau khi thay ca.

- Bảo vệ chỉ được cho phép nhân viên ở lại làm thêm, vào công ty ngoài giờ theo các quy định của Công ty

- Bảo vệ phải ghi chép rõ và cụ thể trong sổ bàn giao các hiện tượng xảy ra như đã quy định đối với từng nhân viên của Công ty

Điều 3 Qui định về trang phục trong giờ làm việc:

- Đồng phục là trang phục được may theo đúng quy định của công ty và được trang bị cho toàn

bộ nhân viên trong công ty

o Đối với nhân viên Nam đồng phục bao gồm: 1bộ véc, áo sơ mi và cà vạt

o Đối với nhân viên Nữ đồng phục bao gồm: 1 bộ véc, áo sơ mi trắng và juýp

- Ngoài những ngày mặc đồng phục theo quy định, nhân viên mặc các trang phục khác với điều kiện gọn gàng, lịch sự, kín đáo, phù hợp với thuần phong mỹ tục và truyền thống Việt Nam

- Khuyến khích bộ phận kinh doanh và bộ phận Hành chính - văn phòng mặc đồng phục các ngày trong tuần

- Việc mặc đồng phục được quy định vào các ngày: thứ hai và thứ năm trong tuần (ngày mặc đồng phục có thể thay đổi theo thông báo của Phòng Hành chính)

o Vào mùa đông:

+ Đối với Nam: Bộ véc nam+ Đối với nữ: Bộ véc nữ ( có thể quần âu hoặc juýp)

o Vào mùa hè:

+ Đối với nam: áo sơ mi và quần âu ( theo mẫu của công ty)+ Đối với nữ: áo sơ mi trắng và juýp hoặc quần âu

Điều 4 Quy định việc vệ sinh, an toàn trong giờ làm việc:

1 Vệ sinh, an toàn trong giờ làm việc:

- Mỗi cá nhân đều phải giữ gìn vệ sinh khu vực làm việc của mình

- Hàng ngày vào mỗi sáng trước khi vào giờ làm việc, mỗi cá nhân phải vệ sinh khu vực làm việc, bàn ghế, máy vi tính cá nhân sạch sẽ

- Cuối giờ chiều trước khi ra về, phải sắp xếp tài liệu vào nơi quy định ( các tài liệu quan trọng phải cất vào tủ, khoá cẩn thận và rút chìa khoá ra khỏi ổ khoá), phải để tài liệu ngăn nắp, không lộn xộn Tránh để thất lạc, mất tài liệu công ty

- Phải tắt hết đèn, quạt, máy điều hoà, máy tính và các thiết bị có liên quan

- Giấy tờ không dùng đến thì tiêu huỷ trước khi đem ra ngoài khu vực công ty

- Không Không hút thuốc và không ném tẩu thuốc trong phòng và khu vực làm việc của công ty Không ăn quà trong giờ làm việc, không vứt rác bừa bãi trong phòng cũng như khu vực làm việc của công ty

- Không dán giấy lên tường bằng hồ, keo, băng dính hoặc bất kỳ hoá chất nào mà gây bẩn, ố tường

- Không làm bẩn, viết, vẽ lên tường trong khu vực công ty

- Không khoan, đục tường, treo tranh ảnh hoặc bất kỳ một tác động nào gây sứt, hỏng tường, khi chưa được phép của Giám đốc công ty hoặc người được uỷ quyền theo qui định.

- Bàn ghế làm việc phải được sắp xếp theo qui định Không tự do sắp xếp bàn ghế lung tung trong phòng làm việc, khi chưa có lệnh của giám đốc hoặc người được uỷ quyền theo qui định

2 Vệ sinh chiều thứ bảy:

- Các bộ phận phải tiến hành tổng vệ sinh chiều thứ bảy gồm các công việc cụ thể như sau: tắt máy tính và các thiết bị điện, khoá tủ và bàn làm việc, dọn dẹp tài liệu trên bàn, quét phòng, đổ rác vào thùng, cất tài liệu đúng nơi quy định, vệ sinh điện thoại, bàn ghế tủ điều hoà quạt, không gian làm việc vàc các vật dụng khác phục vụ cho công việc hàng ngày, khoá phòng và giao chìa khoá cho bảo vệ

- Thời gian thực hiện từ 16h đến 16h30 các buổi chiều thứ bảy

- Từ 16h30 trở đi nhân viên trực nhật của các bộ phận cùng chính và bảo vệ đi kiểm tra tại các khu vực và lập biên bản xác nhận lỗi VP

Điều 5 Quy định hệ thống phòng chống cháy nổ và nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ:

- Tất cả các thành viên trong công ty phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc phòng cháy theo qui định

- Nhân viên công ty trước khi ra về phải kiểm tra, thu dọn những vật liệu đễ gây cháy nổ để đúng nơi quy định

- Tất cả các thành viên trong công ty, nếu trường hợp xảy ra cháy nổ phải nhanh chóng xử lý và báo cho người có trách nhiệm trong công ty Nếu sự việc vượt quá tầm kiểm soát của mình phải thông báo ngay cho cơ quan phòng cháy chữa cháy của thành phố theo số điện thoại 114 và thông báo cho người có trách nhiệm của công ty và giám đốc công ty

1 Hệ thống điện

- Tắt tất cả các hệ thống điện trừ các hệ thống điện bảo vệ, điện cho máy chủ và máy fax khi hết giờ làm việc

- Trong trường hợp phát hiện thấy có hư hỏng có thể gây nguy hiểm cho tài sản của công ty thì phải nhanh chóng cắt nguồn điện của bộ phận hư hỏng để bảo đảm an toàn cho các thiết bị và tài sản khác của công ty và nhanh chóng thông báo cho người có trách nhiệm trong công ty

2 Điều kiện bảo vệ của công ty

- Hệ thống cửa :

Đảm bảo hệ thống cửa của công ty đủ độ chắc chắn bảo vệ tài sản của công ty Nếu thấy hệ thống cửa có dấu hiệu hư hỏng, không đủ để đảm bảo an toàn trong việc bảo vệ tài sản của công ty thì bảo vệ phải tìm cách khắc phục ngay và báo cho người có trách nhiệm trong công ty để kịp thời giải quyết

- Hệ thống khóa :

Đảm bảo khoá cửa của công ty có đầy đủ và nguyên vẹn như lúc được giao Trong trường hợp khoá bị mất hoặc có dấu hiệu nghi vấn thì nhanh chóng thông báo cho người có trách nhiệm của công ty để thay thế và tìm cách giải quyết

- Hệ thống máy tính :

o Kiểm tra xem hệ thống máy tính có còn bật hay không Nếu thấy hệ thống máy tính vẫn còn hoạt động phải nhắc nhân viên sử dụng máy tắt đi Nếu nhân viên đó không có mặt thì nhờ nhân viên khác tắt, nếu không còn ai thì bảo vệ tự tắt Trong trường hợp nhân viên đó có nhu cầu để máy thử qua đêm thì phải có xác nhận của giám đốc hoặc người phụ trách bộ phận đó sau khi đã có xác nhận bằng văn bản.

o Bảo vệ được phép áp dụng mọi biện pháp an ninh trong khuôn khổ pháp luật cho phép để đảm bảo an toàn tài sản cho công ty trong thời gian được giao bảo vệ

o Nếu thấy có tình trạng an ninh không đảm bảo thì phải gọi điện thông báo ngay cho công

an nơi sở tại để phối hợp giải quyết Trong trường hợp tình trạng an toàn của tài sản công ty bị đe doạ thì nhân viên bảo vệ được áp dụng mọi biện pháp mà pháp luật và quy định của công ty cho phép để đảm bảo an toàn cho tài sản của công ty

o Ngoài giờ làm việc các nhân viên không được phép tự ý vào công ty Trong trường hợp có công việc đột xuất thì phải được sự đồng ý của giám đốc hoặc phó giám đốc và có xác nhận của các trưởng ban

o Trong mọi trường hợp bảo vệ không được phép để người ngoài vào khu vực của công ty khi chưa được phép theo qui định

o Đối với nhân viên công ty: Sau 18h và ngày nghỉ ngày lễ không được phép để người ngoài vào khu vực kế toán, kho, bảo hành

o Đối với các khu vực khác phải có sự đồng ý của trưởng ban phụ trách trực tiếp Ngày nghỉ và ngày lễ phải có sự chấp thuận của giám đốc hoặc phó giám đốc

o Trong mọi trường hợp bảo vệ phải ghi rõ mọi sự việc xảy ra vào sổ nhật ký trực hàng ngày và phải bàn giao với người có trách nhiệm của công ty Đồng thời phải theo dõi đôn đốc cho tới khi sự việc đó được giải quyết triệt để

o Sau khi hết giờ làm việc mọi nhân viên công ty mang hàng vào hoặc ra khỏi công ty đều phải có xác nhận của trưởng ban và phải kí nhận vào sổ bảo vệ Bảo vệ không được tự ý ghi Trong trường hợp bảo vệ tự ý ghi bảo vệ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm

Điều 6 Quy định về bảo vệ tài sản, bí mật công nghê, kinh doanh của Doanh nghiệp:

Mọi nhân viên đều phải có ý thức bảo vệ tài sản của Công ty, bí mật công nghệ, kinh doanh của Công ty Mọi trường hợp xâm phạm tài sản chung, tiết lộ bí mật công nghệ cũng như kinh doanh của Công ty đều bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật và nội quy của Công ty

Điều 7 Quy định tiếp khách trong giờ làm việc:

- Bộ phận hành chính có nhiệm vụ đón tiếp, và hướng dẫn cho khách đến phòng khách

- Các trường hợp tiếp khách đến giao dịch tại Công ty, sẽ được Phòng Hành chính thông báo cho đối tượng đến Phòng khách để làm việc

- Trong trường hợp phòng khách đã có khách hàng đang làm việc, thì khách hàng đó được tiếp khách tại phòng làm việc của đối tượng

- Sau khi giao dịch với khách hàng tại phòng khách, mọi cá nhân phải sắp xếp ghế và các vật dụng khác (nếu có sử dụng) gọn gàng, ngay ngắn và có ý thức giữ gìn vệ sinh chung của phòng khách

Điều 8 Quy định về việc gọi điện thoại:

1 Gọi điện thoại đi:

- Điện thoại cố định tại công ty dùng cho giao dịch, không sử dụng vào mục đích cá nhân

- Trong trường hợp cần sử dụng điện thoại để giao dịch đường dài, ngoại tỉnh và quốc tế thì phải gọi trực tiếp qua mã số cá nhân

- Công ty sẽ cấp cho mỗi nhân viên một Mã số cá nhân Các nhân viên sẽ tự gọi điện và quản lý việc gọi điện thoại thông qua Mã số cá nhân của mình

- Khi nói chuyện điện thoại về công việc cần ngắn gọn tránh làm ngẽn đường và tốn phí điện thoại của Công ty

2 Nhận điện thoại đến:

- Mọi nhân viên khi nhận điện thoại phải từ tốn, nhã nhặn, lịch sự và rõ ràng khi trả lời khách

- Không nói chuyện riêng với người ngoài khi đang nhận điện thoại

- Nếu điện thoại đến về việc cá nhân thì nhân viên phải đàm thoại ngắn gọn, nhanh chóng để hạn chế đường dây bận

- Trường hợp đối tượng có điện thoại đi vắng, thì nhận lại lời nhắn và ghi vào sổ, sau đó tìm cách thông báo cho đối tượng đó sớm nhất

Điều 9 Sử dụng và bảo quản con dấu trong Công ty

- Con dấu của công ty khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức

- Con dấu của công ty được phòng Hành chính quản lý Phòng có trách nhiệm giữ gìn cẩn thận, không làm rơi gây sứt mẻ và làm biến dạng ban đầu Khi ra về, phải cất con dấu trong tủ được khoá

- Trong trường hợp cần thiết chỉ có Giám đốc hoặc Phó Giám đốc là người thứ hai được cầm dấu của Công ty được cầm dấu của Công ty Các trường hợp giao nhận dấu phải có biên bản xác nhận giữa hai bên

- Nhân viên giữ dấu không được sử dụng con dấu bừa bãi và sử dụng vào mục đích cá nhân

- Khi đóng dấu, nhân viên đóng dấu phải đóng dấu công ty, dấu chức vụ, dấu tên thật ngay ngắn, rõ ràng, không nhoè Theo đúng qui định cách đóng dấu của Nhà nước

- Việc đóng dấu các báo giá và hồ sơ thầu của các đơn vị khác phải có xác nhận của Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc nhân viên kinh doanh phụ trách

- Con dấu của công ty được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Quyết định, Thông báo, Công văn do Giám đốc ký

• Giấy giới thiệu, các tài liệu cần cung cấp thông tin hoặc giao dịch với các cơ quan, cá nhân bên ngoài do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký

• Séc, chuyển khoản do Giám đốc ký

• Hợp đồng, Biên bản Thanh lý Hợp đồng do Giám đốc hoặc Phó giám đốc ký

• Báo giá, Biên bản bàn giao, Hợp đồng, Biên bản làm việc ( nếu cần thiết ) được đóng dấu treo

• Hoá đơn tài chính do Giám đốc hoặc Phó giám đốc ký.

• Các trường hợp đặc biệt phải là giấy đề nghị trình giám đốc duyệt trước khi thực hiện

• Chú ý: Các trường hợp Phó Giám đốc hoặc trưởng phòng ký (nếu đóng dấu), thì phải có uỷ quyền của Giám đốc

Điều 10 Việc sử dụng, khai thác thông tin và lưu trữ báo chí:

1 Thông tin:

Tất cả các thông tin dưới mọi hình thức, không phân biệt của cá nhân hay công ty Khi chuyển đến công ty đều phải thông qua bộ phận hành chính trực tiếp nhận, đăng ký, ghi chép, theo dõi và cấp phát, thông báo đến các đối tượng có liên quan để xử lý Tất cả các đối tượng khác sau khi nhận được đều phải chuyển cho hành chính theo qui định này

Không có bất kỳ bộ phận hay cá nhân nào, tiếp nhận thông tin khi chưa thông qua bộ phận hành chính đăng ký đã tự ý xử lý thông tin đó Nếu đối tượng nào vi phạm sẽ bị xử lý theo qui định của công ty

2 Báo chí:

- Hàng ngày bộ phận Hành chính tiếp nhận, lưu giữ các loại báo, ấn phẩm của Công ty

- Phòng Hành chính có nhiệm vụ thu nhận, cập nhật các thông tin trên các báo có liên quan tới các bộ phận, và thông báo đến các bộ phận

- Các bộ phận khi nhận được thông tin, có trách nhiệm cử người tìm hiểu, nghiên cứu và xử lý thông tin đó có hiệu quả

- Việc thông báo và tiếp nhận thông tin, được thực hiện theo qui định của công ty

- Bộ phận hành chính có trách nhiệm báo thông tin cho các bộ phận phải kịp thời, nhanh chóng, chính xác

- Các thành viên khác trong công ty, được quyền tiếp nhận các thông tin có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình để phục vụ cho các hoạt động của công ty Các thông tin khác trên

báo chí thì được quyền tiếp nhận ngoài giờ làm việc, nhưng không được mang ra ngoài công

ty khi chưa được phép của người lưu giữ

Điều 11 Họp thường kỳ, họp bất thường của Ban lãnh đạo, các trưởng bộ phận và toàn Công ty:

- Họp định kỳ là cuộc họp định kỳ do giám đốc công ty chủ trì, có sự tham gia của các thành viên liên quan để xem xét và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

- Định kỳ mỗi tuần một lần vào một ngày trong tuần Giám đốc công ty sẽ tổ chức cuộc họp Ban Giám đốc để xem xét và đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Trong trường hợp có sự thay đổi thì phòng hành chính có trách nhiệm thông báo trước cho thành viên Ban giám đốc

- Các cuộc họp bất thường sẽ được giám đốc triệu tập, hoặc các phụ trách bộ phận có việc đột xuất đề nghị lên giám đốc công ty yêu cầu triệu tập cuộc họp bất thường

Điều 12 Uỷ quyền và nhận uỷ quyền:

- Giám đốc công ty là người có quyền lực tối cao đối với các hoạt động của toàn công ty Có quyền được uỷ quyền bằng mệnh lệnh hoặc bằng văn bản với nội dung uỷ quyền, thời hạn uỷ quyền và qui mô, được cụ thể hoá trong từng giấy uỷ quyền cho bất cứ đối tượng nào, khi cần thiết

- Các Phó Giám đốc có quyền được uỷ quyền cho các trưởng bộ phận, các nhân viên khi cần thiết trong phạm vi quyền hạn của mình, theo qui định và trình tự thủ tục của công ty

- Các Trưởng phòng ban, bộ phận có quyền được uỷ quyền cho cấp dưới của mình hoặc nhân viên khác, khi cần thiết trong phạm vi quyền hạn của mình, theo qui định và trình tự thủ tục của công ty

- Các trường hợp được nhận uỷ quyền phải có đủ tư cách, phẩm chất và năng lực để thực hiện công việc, nhiệm vụ được uỷ quyền

- Ngoài Giám đốc công ty, các trường hợp khác khi uỷ quyền cho người ngoài công ty về công việc có liên quan đến hoạt động, kinh doanh của công ty phải được sự chấp nhận của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách

- Giấy uỷ quyền phải được lập theo mẫu thống nhất trong toàn công ty theo qui định tại hành chính

- Nội dung, qui mô và thời gian uỷ quyền phải phù hợp với nhiệm vụ của công việc đó

- Các trường hợp khác ngoài các trường hợp đã nêu ở trên, do giám đốc công ty quyết định

Điều 13 Việc làm thêm giờ và thẩm quyền giải quyết:

- Nếu do công việc có nhu cầu làm thêm từ sau 18h30 thì phải điền vào phiếu đăng ký đề nghị làm thêm giờ tại bộ phận hành chính và được sự đồng ý của trưởng bộ phận

- Căn cứ vào phiếu đăng ký xin làm thêm đã được duyệt, bộ phận hành chính thông báo cho bảo vệ biết để hỗ trợ trong thời gian làm ngoài giờ đó

- Thời gian làm thêm không quá 22h00 , trừ các trường hợp nhập, vận chuyển hàng hoá sẽ được thông báo cụ thể

- Ngày lễ và chủ nhật nếu không được sự đồng ý của Giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền không được vào công ty

- Các trường hợp đặc biệt khác, trình giám đốc quyết định

Chương II

Điều 14 Chế độ lương và phụ cấp của Người lao động:

Tiền lương của Người lao động do hai bên thoả thuận trong Hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu qủa công việc

Hệ số lương của Người lao động được tính như sau:

Đối với nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học : Hệ số lương khởi điểm là 1,78 (2.34)Đối với nhân viên có trình độ Cao đẳng và trung cấp: Hệ số lương khởi điểm là 1,46 (1.80)

Hệ số lương của nhân viên Công ty được nâng lên theo đúng quy định của Công ty và Nhà nước với điều kiện không vi phạm theo hợp đồng lao động, qui chế công ty và đạt được sự thoả thuận của hai bên

Lương hàng tháng sẽ được phát 01 lần trong tháng Trong trường hợp khấu trừ lương của người lao động thì người sử dụng lao động phải thông báo rõ lý do và không được khâú trừ quá 30% tiền lương hàng tháng

Điều 15 Chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế

1 Qui định của Nhà nước v ề chính sách BHXH, BHYT:

- Tổng phí BHXH = Mức lương chính x 20%

Trong đó:

Người lao động đóng: Phí BHXH = Mức lương chính x 5 %

Công ty đóng: Phí BHXH = Mức lương chính x 15 %

- Tổng phí BHYT = Mức lương chính x 3%

Trong đó:

Người lao động đóng: Phí BHYT = Mức lương chính x 1 %

Công ty đóng: Phí BHYT = Mức lương chính x 2 %

2 Qui định của công ty về chính sách BHXH và BHYT:

a Mức lương được tính để trích nộp BHXH và BHYT:

- Đối với các nhân viên có thời gian làm việc tại công ty dưới 03 năm:

Mức lương chính = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương

- Đối với các nhân viên có thời gian làm việc tại công ty từ 03 năm trở lên:

Mức lương chính = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương x Hệ số thâm niên

- Hệ số thâm niên được chia 03 mức như sau:

o Những đối tượng có thời gian công tác tại công ty dưới 03 năm, thì hệ số thâm niên bằng 1

o Những đối tượng có thời gian công tác tại công ty từ 03 năm đến dưới 5 năm, thì hệ số thâm niên bằng 1,5

o Những đối tượng có thời gian công tác tại công ty từ 05 năm trở lên, thì hệ số thâm niên bằng 2

b Quy định và cách thức trích nộp BHXH và BHYT:

- Đối với các đối tượng đã ký hợp đồng chính thức với công ty dưới 1 năm: Công ty sẽ thực hiện việc đóng BHXH theo hình thức không bắt buộc Nếu cá nhân nào có nhu cầu đóng BHXH, công ty sẽ trích nộp theo đúng quy định của Pháp luật và trừ trực tiếp vào lương hàng tháng

- Đối với các đối tượng đã ký hợp đồng chính thức từ lần thứ hai trở đi: Việc đóng bảo hiểm xã hội theo nguyên tắc bắt buộc Công ty và người lao động sẽ trích nộp BHXH và BHYT theo tỷ lệ qui định trên

- Đối với các đối tượng đã có số thời gian ký hợp đồng lao động liên tục với công ty từ 3 năm trở lên: Công ty sẽ trích nộp toàn bộ số tiền BHXH và BHYT mà người lao động phải đóng hàng tháng

c Thanh lý Hợp đồng lao động và giải quyết chế độ cho người lao động

Đối với các trường hợp thực hiện mua BHXH, BHYT khi hết hạn hợp đồng lao động đã được ký hàng năm, sẽ được hai bên tiếp tục thoả thuận ký một (01) năm tiếp theo Nếu trong trường hợp hai bên không tiếp tục nữa và không có vi phạm nào đối với hợp đồng lao động đã ký, cũng như các qui định của công ty thì:

 Về BHXH:

+ Trường hợp đã có sổ BHXH thì:

 Người lao động phải có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ của mình theo hợp đồng lao động và các qui định của công ty

 Sau khi hai bên ký kết và thực hiện xong Biên bản thanh lý hợp đồng lao động, công ty sẽ có trách nhiệm chuyển trả sổ BHXH cho người lao động, đồng thời ký xác nhận các

thủ tục, giấy tờ cần thiết hợp pháp cho người lao động để chuyển các chế độ BHXH đến đơn vị mới theo đề nghị của người lao động

 Người lao động tự lo liệu và chuẩn bị các giấy tờ cần xác nhận

+ Trường hợp chưa đủ thời gian cấp sổ BHXH thì:

 việc thực hiện tương tự như trường hợp đã có sổ, nhưng không chuyển bằng sổ mà chỉ có trách nhiệm xác nhận các thủ tục giấy tờ liên quan (do người lao động chuẩn bị), để chuyển BHXH đến đơn vị mới

 Đối với BHYT:

BHYT được mua bắt buộc kèm theo BHXH, vì vậy việc chấm dứt trách nhiệm mua BHYT cũng được tính theo thời điểm chấm dứt BHXH theo thoả thuận trong biên bản thanh lý hợp đồng lao động, và người lao động phải nộp lại thẻ BHYT cho công ty để trả lại cho cơ quan bảo hiểm, không có các giấy tờ kèm theo

 Đối với các trường hợp khác:

• Mọi trường hợp còn lại đều được coi là vi phạm và không được giải quyết bất cứ chế độ nào liên quan, đồng thời phải hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm đối với công ty, còn việc giải quyết thì phải căn cứ theo biên bản làm việc cụ thể

• Các trường hợp cố tình vi phạm và cố ý từ chối trách nhiệm, đều phải xử lý theo qui định của công ty và pháp luật hiện hành

• Tuỳ theo mức độ để bị truy tố trước pháp luật

 Các chế độ mà người lao động được hưởng khi nghỉ việc:

• Đối với trường hợp phải nghỉ việc mà không vi phạm các điều khoản trong hợp đồng lao động đã ký và các qui định của công ty thì được hưởng đầy đủ các chế độ được ghi trong hợp đồng lao động đó và các qui đinh khác của công ty (nếu có)

• Đối với các trường hợp khác: mọi trường hợp còn lại đều được coi là vi phạm và không được giải quyết bất cứ chế độ nào liên quan, đồng thời phải hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm đối với công ty, còn việc giải quyết thì phải căn cứ theo biên bản làm việc cụ thể

• Các trường hợp cố tình vi phạm và cố ý từ chối trách nhiệm, đều phải xử lý theo qui định của công ty và pháp luật hiện hành và tuỳ theo mức độ để bị truy tố trước pháp luật

Điều 16 Thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động:

1 Chế độ nghỉ hàng tuần:

Mọi nhân viên đều được nghỉ ngày chủ nhật hàng tuần Đối với chiều ngày thứ bảy, các bộ phận được giảm số người làm xuống tối đa 1/2 tổng số nhân viên trong bộ phận Trường hợp tổng số nhân viên trong bộ phận là số lẻ thì số người đi làm phải nhiều hơn số nhân viên nghỉ nếu đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Các nhân viên của bộ phận làm việc chiều thứ 7 phải đảm bảo công việc của bộ phận được tiến hành thuận tiện

- Mọi công việc của các nhân viên được nghỉ phải được giải quyết theo đúng kế hoạch

- Trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công việc của các nhân viên được nghỉ chiều thứ 7 Trường hợp trưởng bộ phận nghỉ phải chỉ định người chịu trách nhiệm thay thế