Quy tắc chung:

- Quá trình cấp phát và sử dụng tài sản - trang thiết bị phải tuân theo một quy trình đã được Phòng Hành chính quy định sẵn.

- Quá trình sử dụng tài sản - trang thiết bị như sau:

+ Các thiết bị đều có sổ theo dõi ghi đầy đủ các nội dung sau: Nhãn hiệu của nhà sản xuất, ký hiệu, nước sản xuất, năm sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, tình trạng của thiết bị,... nhằm theo dõi quá trình sử dụng và sửa chữa, thay thế.

+ Việc trang bị các thiết bị phải đảm bảo về an toàn lao động, an toàn thiết bị và hiệu quả kinh doanh. Các thiết bị đưa vào sử dụng phải đúng mục đích và tính năng kỹ thuật, nắm vững nguyên tắc và thao tác sử dụng.

- Ngoài việc trang bị các thiết bị cần có các quy định về vệ sinh, bảo dưỡng thiết bị nhằm đảm bảo an toàn cho thiết bị, nâng cao tuổi thọ, hiệu quả kinh tế.

- Các bộ phận, cá nhân được giao quản lý và sử dụng thiết bị phải có trách nhiệm bảo quản, vệ sinh và lập sổ theo dõi riêng.

- Những người không có nhiệm vụ không được phép sử dụng.

- Khi có sự cố phải báo cho Trưởng bộ phận Hành chính để có biện pháp xử lý kịp thời, không để ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

2. Quy trình cấp phát:

- Bước 1: Viết giấy đề nghị tài sản – trang thiết bị

Bộ phận có nhu cầu về tài sản – trang thiết bị sẽ viết giấy đề nghị theo mẫu và để tại phòng Hành chính. Giấy đề nghị phải có đủ Chủng loại, số lượng đề nghị, chữ ký của người lập giấy , trưởng bộ phận.

- Bước 2: Duyệt giấy đề nghị tài sản – trang thiết bị.

Bộ phận Hành chính tiếp nhận giấy đề nghị tài sản – trang thiết bị, trưởng bộ phận Hành chính xem xét và ký duyệt số lượng . Sau đó trình lên Giám đốc ký duyệt.

- Bước 3: Ký biên bản giao nhận tài sản – trang thiết bị.

Sau khi số lượng tài sản – trang thiết bị được Giám đốc ký duyệt , Phòng Hành chính mua tài sản – trang thiết bị đó về và giao cho bộ phận có đề nghị theo biên bản giao nhận. Biên bản giao nhận phải đủ thông tin về ngày tháng giao nhận, số lượng, chủng loại tài sản – trang thiết bị giao nhận, chữ ký bên giao và bên nhận.

- Bước 4́ : Quản lý và sử dụng:

Bộ phận đề nghị mang tài sản - trang thiết bị về sử dụng và bảo quản theo tinh thần của qui chế này, hành chính công ty thường xuyên theo dõi việc sử dụng của các bộ phận để có cở sở đánh giá hiệu quả, cũng như có biện pháp xử lý các vi phạm theo qui định

Điều 27. Quy trình thuê taxi vận tải:

1. Quy tắc chung:

 Quy trình thuê taxi vận tải phải tuân theo quy định của Phòng Hành chính. Nếu không việc thanh toán cước phí taxi sẽ rất khó khăn.

 Phòng Hành chính lập sổ theo dõi thuê taxi vận tải và căn cứ vào đó để thanh toán cước phí taxi cho công ty hàng tháng.

 Việc sử dụng taxi phải hiệu quả, tránh hiện tượng lãng phí , sử dụng vào mục đích cá nhân gây tổn thất tài chính cho công ty.