Nhận thấy tính cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ như một giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, bài tiểu luận sẽ đi sâu nghiên cứu đề tài: Ứng dụng giải pháp
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
=====000=====
TIỂU LUẬN ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP HỆ THỐNG ERP CHO
DOANH NGHIỆP LOGISTICS
Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Trịnh Thị Thu Hương Sinh viên thực hiện (nhóm số 14):
HÀ NỘI – THÁNG 3 NĂM 2018
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 2
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DOANH NGHIỆP LOGISTICS VÀ HỆ THỐNG ERP 3
1.1 Doanh nghiệp Logistics 3
1.1.1 Một số khái niệm về doanh nghiệp logistics 3
1.1.2 Phân loại doanh nghiệp logistics 4
1.1.3 Tầm quan trọng của doanh nghiệp Logistic 7
1.2 Tổng quan về ERP 8
1.2.1 Khái niệm về ERP 8
1.2.2 Chức năng giải pháp hệ thống ERP 9
1.2.3 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp 10
1.2.4 Các loại ERP 12
CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP VÀO DOANH NGHIỆP LOGISTICS 14
2.1 Cơ sở áp dụng ERP vào doanh nghiệp 14
2.2 Lợi ích khi sử dụng ERP vào doanh nghiệp logistics 15
2.3 Triển khai ERP cho doanh nghiệp logistics 16
2.4 Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP 17
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP SAP ERP CHO DOANH NGHIỆP LOGISTICS .20
3.1 Các thành phần của giải pháp vận tải SAP 20
3.2 Quy trình vận tải truyền thống cho người gửi hàng (SAP ERP, Logistics Execution System) 22
3.3 Giải pháp giao hàng truyền thống với chức năng Extended Tendering 23
3.4 Giải pháp vận tải truyền thống với SAP TM Support 24
3.5 Giải pháp giao hàng với cung cấp dịch vụ tham khảo (SAP TM kết hợp với SAP ERP logistics) 25
3.6 Giải pháp cung cấp dịch vụ vận tải (SAP TM kết hợp với SAP ERP Financials) 26
3.7 Quản lý vận tải với SAP ERP 28
KẾT LUẬN 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại toàn cầu hóa, các doanh nghiệp logistics Việt Nam không chỉ phải cạnh tranh với nhau mà còn phải đối đầu với những “ông lớn” quốc tế thâm nhập vào thị trường tiềm năng này Vì vậy, các doanh nghiệp trong lĩnh vực này luôn luôn tìm những giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh
Trong những thập kỷ qua, thế giới đã chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ của lĩnh vực logistics với vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) như là xương sống của toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics Ứng dụng CNTT không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của các công ty logistics mà còn góp phần đáp ứng yêu cầu ngày càng gia tăng của khách hàng
Nhận thấy tính cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ như một giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, bài tiểu luận sẽ đi sâu nghiên cứu đề tài: Ứng dụng giải pháp hệ thống ERP cho các doanh nghiệp logistics Bài tiểu luận sẽ phân tích những lợi ích của ERP trong việc giải quyết những khó khăn của các doanh nghiệp logistics từ đó đề xuất ứng dụng hệ thống SAP ERP logistics (là một hệ thống ERP của công ty SAP)
Cấu trúc bài tiểu luận gồm 3 chương: chương 1 nêu những kiến thức cơ bản về doanh nghiệp logistics và hệ thống ERP; Chương 2 sẽ nêu lợi ích của ERP đến doanh nghiệp logistics cũng như quy trình áp dụng hệ thông ERP; Chương 3 bàn luận cách thức áp dụng hệ thống SAP ERP cũng như quy trình quản lý vận tải qua SAP
Trang 4CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DOANH NGHIỆP
LOGISTICS VÀ HỆ THỐNG ERP
1.1 Doanh nghiệp Logistics
Dịch vụ logistics nước ta bắt đầu phát triển từ những năm 1990 trên cơ sở của dịch vụ giao nhận vận tải, kho vận Hiện nay, cả nước có khoảng 1.200 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics (so với con số 700 trước năm 2005) như dịch vụ giao nhận vận tải, kho bãi, bốc dỡ , đại lý vận tải, đại lý giao nhận, dịch vụ logistics… chủ yếu tập trung tại khu vực TP Hồ Chí Minh và Hà Nội
1.1.1 Một số khái niệm về doanh nghiệp logistics
a Doanh nghiệp
Theo luật doanh nghiệp 2005 (Điều 4), doanh nghiệp là tổ chức kinh tế, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh
b Logistics
Trước hết về từ “logistics”, Logistics có người dịch ra là hoạt động “hậu cần” bởi
nó bắt nguồn từ quân sự, hay lại nói đó lafdichj vụ giao nhận kho vận Tuy nhiên tất cảcác cách dịch đó đều chưa thỏa đáng, không phản ánh đúng bản chất của logistics, bởi
nó là mộ từ bao hàm nghĩa quá rộng, giống như trường hợp nghĩa của từ marketing vậy cách tốt nhất là giữ nguyên “logistics”
Trong luật thương mại Việt Nam 2005 (điều 233-mục 4-chương VI) : “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hay nhiều công đoạn bao gồm: Nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận của khách hàng để hưởng thù lao”
c Doanh nghiệp logistics
Doanh nghiệp logistics là những đơn vị tổ chức và cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu… Không chỉ hoạch định kế hoạch, giúp thực hiện và kiểm soát quá trình lưu thông, lưu trữ các loại hàng hxóa, nguyên vật liệu…theo nhu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp vận chuyển logictics còn đảm nhận luôn nhiệm vụ quản lý các thông tin có liên quan đến quá trình vận chuyển và lưu kho hàng hóa trongsuốt chuỗi logistics, xử lý các giấy tờ, các vấn đề phát sinh trong lô hàng mà mình đảmnhận vận chuyển…
Trang 51.1.2 Phân loại doanh nghiệp logistics
Phân loại theo hình thức khai thác hoạt động logistics:
Logistics bên thứ nhất (1PL – First Party Logistics hay Logistics tự cấp)
Logistics bên thứ nhất là hoạt động logistics do doanh nghiệp sở hữu sản
phẩm/hàng hoá tự mình tổ chức và thực hiện để đáp ứng nhu cầu của bản thân doanh nghiệp
Đây là logistics tự cung cấp, nghĩa là các công ty sẽ tự thực hiện các hoạt động logistics của mình Các công ty này có thể là người cung cấp, gửi hàng hóa hoặc là người nhận hàng Để làm được việc này thông thường các công ty này phải thực sự lớnmạnh và sở hữu nhiều trang thiết bị phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị xếp dỡ, nhân công thực hiện các hoạt động logistics … Trên thế giới số doanh nghiệp làm được việc này rất ít, chủ yếu chỉ là những tập đoàn Logistics lớn với mạng lưới toàn câu và có quy trình hoạt động phù hợp với từng địa phương
Logistics bên thứ hai (2PL – Second Party Logistics - Cung cấp dịch vụ
logistics bên thứ hai):
Logistics bên thứ hai là hoạt động logistics do nhà cung cấp logistics thực hiện cho một/một vài hoạt động nhỏ trong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu của chủ hàng
Đây chính là những công ty quản lý các hoạt động logistics truyền thống như vậntải hay kho vận có thể kể đến như các hãng xe tải, hãng tàu, hãng hàng không… Hình thức này thường dành cho những doanh nghiệp kinh doanh không sở hữu đủ phương tiện di chuyển và cơ sở hạ tầng để giúp cắt giảm chi phí và vốn đầu tư…
Logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics hay logistics theo hợp đồng):
Logistics bên thứ ba là hoạt động logistics do một doanh nghiệp độc lập thay mặtchủ cửa hàng tổ chức thực hiện và quản lý các dịch vụ logistics cho từng bộ phận chứcnăng
Đây chính là những công ty logistics cung cấp giải pháp tổng thể cho dịch vụ vậnchuyển hàng hóa của khách hàng, họ có thể đảm nhiệm oàn bộ quá trình quản lý Logistics hoặc chỉ một số hoạt động của chuỗi cung ứng Các công ty này có thể hoạt động trên danh nghĩa khách hàng của họ, bao gồm việc quản lý và thực hiện hoạt động vận tải và kho vận ít nhất trong vòng 1 năm
Logistics bên thứ bốn (4PL – Four Party Logistics hay Logistics chuỗi phân phối):
Trang 6Trong dịch vụ logistics bên thứ tư, bên cung cấp dịch vụ tích hợp, gắn kết các nguồn lực tiềm năng và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình và các tổ chức khác
để thiết kế, xây dựng và vận hành các giải pháp chuỗi cung ứng
Thuật ngữ này được sử dụng lần đầu tiên bởi công ty Accenture và là một khái niệm dựa trên nền tảng của TPL FPL có nhiệm vụ rộng hơn với vai trò quản lý nguồn lực, trung tâm điều phối kiểm soát và các chức năng kiến trúc và tích hợp các hoạt động logictics… Các công ty FPL cũng có nhiều lĩnh vực hoạt động hơn như: các dịch
vụ công nghệ thông tin, và quản lý các tiến trình kinh doanh
Logistics bên thứ năm (5PL – Fifth Party Logistics)
Logistics bên thứ năm là các dịch vụ logistics được cung cấp trên cơ sở thương mại điện tử Các nhà cung cấp 5PL sử dụng các hệ thống quản lý (hệ thống quản lý đơn hàng, hệ thống quản lý kho hàng và hệ thống quản lý vận tải) tích hợp trong một
hệ thống chung, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý các bên trong chuỗi phân phối
5PL là dịch vụ logistic phổ biến và phát triển nhất hiện nay dành cho Thương mạiđiện tử 5PL quản lý và điều phối hoạt động của các 3PL, 4PL thông qua các giải pháp thông tin liên quan đến cung và cầu trên thị trường dịch vụ giao hàng thương mại điện
tử Điểm đặc trưng của 5PL là các hệ thống (Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và Hệ thống quản lý vận tải (TMS) Cả ba hệ thống này có liên quan chặt chẽ với nhau trong một hệ thống thống nhất và công nghệ thông tin
5PL là giải pháp dành cho các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có thể tích hợp dễ dàng hệ thống quản lý/ ứng dụng của 5PL khi vận hành hệ thống chuyên
nghiệp
Kết luận
1PL là các doanh nghiệp tự đầu tư vào những phương tiện vận chuyển, các công
cụ hỗ trợ và nguồn nguyên nhiên liệu, nhân lực có sẵn để tổ chức và thực hiện các hoạtđộng logistics nhằm đáp ứng nhu cầu cho bản thân
2PL tập trung cung cấp các dịch vụ đơn lẻ, góp phần vào một khía cạnh nhỏ trong toàn bộ chuỗi cung ứng của khách hàng Thường 2PL là những nhà vận tải đường biển, đường bộ hay đường hàng không
Về 3PL và 4PL, nhìn một cách khái quát thì cả hai hoạt động này đều tham gia hoạt động trong chuỗi cung ứng từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm đầu ra, thực hiện việc vận chuyển đến tay người nhận
Vậy có sự khác nhau nào giữa 3PL và 4PL?
Trang 73PL đơn giản là một dịch vụ được thuê với mục đích để cắt giảm chi phí bằng việc lưu thông dòng chảy nguyên vật liệu và thiết bị từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất, đưa thành phẩm đến các kênh phân phối và nơi tiêu thụ, nó không mang lại giá trị cốt lõi cho toàn bộ chuỗi cung ứng của khách hàng 3PL chỉ cung cấp dịch vụ mang tầm chiến thuật hoặc hơn một chút, thường vào một số mắt xích nào đó trong chuỗi cung ứng.
Còn 4PL là người đảm nhận vai trò quản trị chiến lược và chuyên sâu trong toàn
bộ chuỗi cung ứng của khách hàng, nghĩa là tập chung cải tiến hiệu quả quy trình và vận hành toàn bộ chuỗi cung ứng và logistics 4PL cầu nối giữa khách hàng với các nhà cung cấp dịch vụ khác, mọi phương diện trong chuỗi cung ứng của khách hàng đều được quản lý bởi công ty 4PL
Như vậy, 4PL có liên quan với 3PL và được phát triển trên nền tảng của 3PL nhưng bao gồm lĩnh vực hoạt động rộng hơn (gồm cả các hoạt động của 3PL), các dịch
vụ công nghệ thông tin, và quản lý các tiến trình kinh doanh 4PL được coi như một điểm liên lạc duy nhất, là nơi thực hiện việc quản lý, tổng hợp tất cả các nguồn lực và giám sát các chức năng 3PL trong suốt chuỗi phân phối nhằm vươn tới thị trường toàn cầu, lợi thế chiến lược và các mối quan hệ lâu bền
Phân loại theo tính chuyên môn hóa của các doanh nghiệp logistics:
Các công ty cung cấp dịch vụ bao gồm:
- Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đơn phương: Là những công ty chỉ cung cấp một phương tiện vận tải Ví dụ công ty cung cấp dịch vụ đường bộ, đường biển, đường hàng không
- Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức: Là những công ty cung cấp dịch vụ vận tải khác nhau từ hai phương tiện trở lên trong cả quá trình vận chuyển
- Các công ty cung cấp dịch vụ khai thác cảng
- Các công ty môi giới
Các công ty cung cấp dịch vụ phân phối bao gồm:
- Các công ty môi giới khai thuê hải quan
- Các công ty thu nhận, gom hàng rẻ
- Các công ty chuyên ngành hàng nguy hiểm
- Các công ty chuyên dịch vụ đóng gói vận chuyển
Các công ty cung cấp dịch vụ logistics chuyên ngành bao gồm:
- Các công ty công nghệ thông tin
- Các công ty viễn thông
- Các công ty cung cấp giải pháp tài chính, bảo hiểm
- Các công ty cung cấp dịch vụ giáo dục và đào tạo
Trang 8Nếu người ta xem Marketing là vũ khí chiến lược, trong cạnh tranh vào những năm của thế kỉ XX, thì trong thế kỉ XXI, vai trò này đã nhường lại cho hoạt động logistics Do vậy dịch vụ logistics hoàn hảo sẽ là vũ khí quan trọng rong thời đại ngày nay Sau đây là vai trò hay tầm ảnh hưởng quan trọng của doanh nghiệp logistics:
a Doanh nghiệp logistics góp phần làm giảm chi phí lưu thông, chi phí sản xuất và chiphí cơ hội cho doanh nghiệp sản xuất, và doanh nghiệp thương mại
- Chi phí lưu thông: Dịch vụ logistics không chú trọng đến tiết kiệm chi phí cho một khâu nhất định mà chú trọng đến tính hiệu quả trong cả quá trình, nghĩa là cung cấp dịch vụ với chi phí nhỏ nhất
Với chi phí vận chuyển:
Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tự khai thác phương tiện vận tải của chính mình thường không đạt được hiệu quả do lượng hàng không cho phép khai thác tốt nhất trong tất cả các ngày làm việc hoặc xe chỉ chở một chiều Trong khi đó thông qua doanh nghiệp logistics xe sẽ chạy 2 chiều đi và về đều có hàng, conteiner sẽ đầy hơn do việc ghép chung hàng của các đơn vị thuê ngoài dịch vụ khác nhau
Ngoài ra , dựa vào phương thức vận chuyển đa phương thức, người cung cấp dịch vụ logistics giúp người gửi hàng giảm chi phí bằng cách kết hợp các phương tiện vận tải khác nhau như máy bay, xe lửa, tàu biển…
Các dịch vụ đóng gói và lắp ráp tại nơi tiêu thụ cũng giảm được trọng lượng và thể tích chuyên chở
Với chi phí lưu kho:
Với việc thiết kế và bố trí kho hợp lý , quản lý lượng hàng tồn kho bằng máy tính
để cập nhật thông tin hàng ngày, các doanh nghiệp có thể giảm hoàn toàn chi phí lưu kho
Chi phí và lãi suất ngân hàng:
Với việc giảm lượng hàng tồn kho cũng như các chi phí vận tải và các ch phí khác, doanh nghiệp cần một lượng vốn ít hơn phục vụ vào đầu tư cho những lĩnh vực
là thế mạnh của mình do đó nhu cầu vay vốn giảm, chi phí cho lãi suất tiền vay cũng giảm
- Chi phí sản xuất: Thông qua dịch vụ logistics, hàng hóa sẽ có dòng chảy đầu vào đảm bảo và chất lượng Một dịch vụ logistics tốt sẽ cung ứng dịch vụ ngay đúng lúc thị trường cần Và trong mối liên hệ trong sản xuất là đầu ra của một
tổ chức này chính là một đầu của tổ chức khác Hơn nữa dịch vụ logistics tốt sẽ
Trang 9đảm bảo nguyên vật liệu đi đúng theo lịch trình và đáp ứng kịp thời cho kế hoạch sản xuất do thiếu nguyên vật liệu
- Chi phí cơ hội: Thay vì việc các danh nghiệp đầu tư dàn trải vào các lĩnh vực kinh doanh mà mình không có nhiều lợi thế cạnh tranh và chiếm nhiều vốn như nhà kho, đội vận tải, họ có thể tập trung vào việc tạo ra sản phẩm độc đáo để tăng sức cạnh tranh
b Logistics là công cụ markrting hiệu quả giúp các doanh nghiệp sản xuất thâm nhập thị trường
Không gì thuận lợi hơn cho các nhà sản xuất khi có một căn cứ phân phối hàng ngay tại khu vực tiêu thụ Tại đây hàng hóa sẽ được phân phối theo yêu cầu của khách hàng theo đúng chất lượng và số lượng, việc in ấn nhãn hiệu theo tiếng bản xứ, thậm chí có thể mua thêm nguyên liệu tại chỗ để gia công thêm cho hàng nhập khẩu mà không bị đánh thuế, sẽ giảm chi phí rất lớn cho nhà nhập khẩu, và tạo thuận lợi rất lớn cho việc cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đa dạng khác nhau
c Doanh nghiệp logistics tạo thêm giá trị gia tăng và cung cấp dịch vụ khách hàng Ngày nay người mua hàng không chỉ mua một sản phẩm, vì công dụng của nó mà còn mua cả dịch vụ kèm theo sản phẩm đó
Với những dịch vụ giá trị gia tăng logistics, như dãn nhãn, đóng gói, lắp ráp, dịch vụ khách hàng đã tạo thêm giá trị gia tăng cho hàng hóa giúp cho doanh thu của nhà sản xuất được tăng lên Hơn nữa các dịch vụ như gom và phân hàng lẻ, xé lẻ các lô hàng lớn, chuẩn bị các lô hàng hỗn hợp, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và giảm được chi phí phát sinh
Với những vai trò của doanh nghiệp logistics trên đây đã làm cho các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại dần chuyển sang thuê ngoài dịch vụ logistics phục
vụ cho chuỗi hoạt động logistics của doanh nghiệp
1.2 Tổng quan về ERP
1.2.1 Khái niệm về ERP
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lí, vận hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác Thay vì thực hiện các công việc một cách thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lí và thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và tránh saisót hơn
Trang 10Các công việc trong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bởi ERP bao gồm: Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, các dự án đang khởi tạo
và theo dõi các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng ban trong công ty…
1.2.2 Chức năng giải pháp hệ thống ERP
Trong nhiều doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng ban hay một bộ phận lại có cáchquản lí dữ liệu khác nhau, không thống nhất Cách này có thể hiệu quả trong nội bộ, nhưng khi bước ra kết hợp các bô phận khác và tiến hành chuẩn hóa, nó lại mang đến nhiều khó khăn khi không thực sự thống nhất Thứ nhất là việc kết nối các dữ liệu với nhau, đặc biệt là các khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích Từ đó việc phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thờigian
ERP xuất hiện với mục đích giải quyết vấn đề này bằng cách thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không
bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời giandài Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu củamình chứ không cần phải mua hết cả bộ (vì có thể họ không cần đến), chứ còn những năm 90 thì ERP là một “cục” thật to bắt buộc công ty phải mua nguyên cả bộ rất đắt tiền
Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất Nhưng khái quát, hệ thống ERP cơ bản bao gồm những chức năng sau:
• Quản lí quan hệ khách hàng (Customer relationship management CRM)
• Quản lí mua hàng (Purchase functionalities)
• Quản lí bán hàng (Sales functionalities)
• Quản lí kho (Warehouse functionalities)
• Quản lí sản xuất,vận chuyển (Manafacturing and shipping functionalities)
Trang 11• Tài chính kế toán, quản lí chi phí (Financial accounting and expense
management)
• Quản trị nhân sự (Human resources management)
Hình 1: Chức năng của một hệ thống ERP cơ bản
1.2.3 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi
là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tậptrung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất
Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính
Trang 12Cụ thể, ERP mang lại những lợi ích cho công ty như sau:
Ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng: Với hệ thống ERP, các đơn
hàng của khách hàng được tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng cho đến khigiao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn Trên cơ sở này, Hệ thống ERP sẽ giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng hơn
Kiểm soát thông tin khách hàng: Như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở
một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ
như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo
dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhânlực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở
dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này
Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao,
người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP
LN theo chuẩn Việt Nam)
Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu
hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của
Trang 13mình, và đây là một ví dụ) Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Chức năng quản lý nhân sự và tính lương của ERP giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hợp lý Bên cạnh đó còn thực hiện các qui trình quản lý nhân sự, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, giảm thiểu các sai sót và gian lận trong việc tính lương như trước đây
Công tác kế toán chính xác hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của
hệ thống ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt được những sai sót mà nhân viên thường mắc phải so với khi thực hiện các tác vụ này một cách thủ công Chức năng hỗ trợ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác thông tin của từng tài khoản Hơn nữa, một hệ thống quản lí kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ chất lượng hơn
1.2.4 Các loại ERP
Hiện nay có nhiều công ty đang áp dụng ERP trong công việc của mình Ví dụ như Thế Giới Di Động Trong một bài phỏng vấn hồi năm 2009, công ty này chia sẻ rằng họ đã tự xây dựng ERP của mình với nhiều chức năng, từ hành chính, nhân sự cho đến quản lý các món hàng cũng như việc bảo hành
Nếu không xài giải pháp tự xây dựng như TDGĐ thì các công ty có thể tìm kiếm những giải pháp được xây dựng sẵn, sau đó tùy nhu cầu mà tùy biến lại cho thích hợp (hoặc đi thuê một công ty bên thứ ba tùy biến) Chúng ta có thể kể đến một số phần mềm ERP nối tiếng như SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite Đây là 3 tên tuổi ERP “lừng danh” và bộ phần mềm của họ nhắm đến những công ty vừa và lớn Mình được biết Boeing có xài Infor ERP LN và nhờ hệ thống này mà họ có thể sản xuất và kinh doanh thành công mẫu máy bay 787 Dreamliner Infor cũng đang có hơn 4500 khách hàng, từ các công ty tầm trung cho đến TOP500
Doanh nghiệp nhỏ hơn thì có thể dùng Dynamics ERP của Microsoft, ERP của IBM và một số những thương hiệu khác Một vài công ty phần mềm Việt Nam cũng cóbán ERP cho các công ty bên ngoài Tuy nhiên, những giải pháp nói trên đòi hỏi phải chi khá nhiều tiền, dao động từ vài chục nghìn cho đến cả triệu USD Chính vì thế, nếunhững công ty nhỏ hay cửa hàng muốn xài ERP thì có thể dùng những ERP mã nguồn
mở miễn phí trên mạng, ví dụ như Adaxa, ERP5, JFire, OpenERP, WebERP… Tất nhiên việc tùy biến cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp sẽ rất khó khăn nếu doanh nghiệp không có đủ kiến thức chuyên môn
Ngoài phần mềm cài trên PC và nền web, các hãng ERP cũng có làm thêm phiên bản di động cho ứng dụng của mình SAP, Infor ERP LN và một số hãng lớn khác đều cung cấp ứng dụng giúp nhân viên công ty xem xét thông tin mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đang ở ngoài đường và không mang laptop bên cạnh Bạn chỉ cần có smartphone là
có thể nắm được hoạt động của công ty hay cửa hàng của mình
Trang 14Về quy trình đưa ERP vào công ty, các hãng như Microsoft, SAP, Infor cũng có đại diện để đi bán triển khai và tùy biến phần mềm tùy theo nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên đó chỉ là một phần rất nhỏ, còn hầu hết các hãng sẽ bắt tay với những đối tác (là công ty bên thứ ba) để bán, tinh chỉnh ERP cũng như tích hợp ERP vào quá trình hoạt động thường ngày của doanh nghiệp Thời gian để triển khai ERP có thể chỉ mất vài tháng, nhưng cũng có khi lên đến cả năm trời.
Hình 2: Top 10 giải pháp ERP cho năm 2018 do PCmag bình chọn
Trang 15CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP VÀO DOANH NGHIỆP
LOGISTICS
2.1 Cơ sở áp dụng ERP vào doanh nghiệp
Doanh nghiệp khi hoạt động trên thị trường lâu năm cần có những giải pháp quản lý về lâu dài để tránh những rủi ro đến với mình Nếu chỉ dựa vào nguồn nhân lực sẵn có, e rằng việc xử lý thông tin sẽ không kịp và khiến doanh nghiệp lâm vào thếkhó ERP ra đời như một giải pháp toàn diện và thiết thực, nhưng các doanh nghiệp nên sử dụng ERP vào lúc nào?
+ Doanh nghiệp đang bị cạnh tranh nghiêm trọng
Mọi doanh nghiệp khi hoạt động thành công, sẽ có một giai đoạn đứng trên đỉnh danh vọng và có thể sớm xuất hiện đối thủ cạnh tranh gay gắt Đây không phải là điều mới trên thị trường, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ để có cách giải quyết tốt nhất Nhiều doanh nghiệp khi thấy xuất hiện đối thủ cạnh tranh dễ rơi vào thế bí và trở nên
có phần yếu thế Để vượt qua khoảng thời gian này dễ dàng, doanh nghiệp nên sử dụngERP – một giải pháp vô cùng hiệu quả Khi sử dụng ERP, mọi thông tin về sản phẩm đối thủ mang đến thị trường hay chiến lược bên đó sử dụng, bạn hoàn toàn có thể nắm được và tìm cách ứng phó
+ Bộ máy quản lý công ty cồng kềnh, yếu kém
Đây là trường hợp điển hình cho việc quản lý chồng chéo – tư duy về quản lý sai lệch khá nhiều của nước ta Trong các doanh nghiệp mới thành lập hoặc thành lập sau này, đều vướng phải lỗi không tổ chức bộ máy quản lý một cách khoa học, phù hợp, đúng năng lực Mọi người đều chăm chăm vào việc thực hiện công việc mà quên đi vị trí, nhiệm vụ của mình Lúc này, thực hiện ERP sẽ giúp bạn cắt giảm nhân lực hiệu quả, vị trí bộ máy trong công ty sẽ được sắp xếp một cách khoa học hơn, đảm bảo cho công việc được tiến hành hiệu quả
+ Quá nhiều thông tin cần xử lý
Khi doanh nghiệp trên đà phát triển, công việc ngày càng thuận lợi hơn là lúc khách hàng kéo đến nhiều hơn, nhưng nhân lực hiện tại trong công ty không thể xử lý triệt để được điều này Đơn hàng ngày càng nhiều lên, thông tin về khách hàng cần được xử lý luôn tồn đọng, hệ thống quản lý xuất/ nhập kho hàng hóa bị lẫn lộn Nếu không giải quyết dứt điểm khách hàng sẽ kêu ca, chán nản Trường hợp xấu nhất là vì phát triển mà bạn mất hết khách hàng thì thật là phiền phức và thất bại Nếu sử dụng ERP kịp thời, mọi khó khăn sẽ được xóa bỏ Lượng công việc được xử lý đều đặn hơn,
Trang 16báo cáo kịp thời cho lãnh đạo, vấn đề của khách hàng kịp thời giải quyết ERP mới là giải pháp quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần phải biết tới.
2.2 Lợi ích khi sử dụng ERP vào doanh nghiệp logistics
Tối ưu hóa kiểm soát hàng tồn kho
Với ERP, các công ty vận tải quản lý hàng tồn kho trên một bảng điều khiển cá nhân, cho phép họ xem đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng từ một địa điểm tập trung Điều này giúp cho việc đưa ra quyết định tốt hơn: các công ty có thể đưa ra dự đoán về các đơn hàng trong tương lai dựa trên các xu hướng bán hàng trước đó ERP cũng thúc đẩy thời gian phân phối Nghiên cứu cho thấy rằng phần mềm này tăng tốc
độ thời gian đặt hàng đến nhà phân phối bởi 23 phần trăm
Các chương trình ERP đi kèm với phân tích dữ liệu thời gian thực (real-time dataanalytics) giúp cung cấp cho các công ty những thông tin kinh doanh có giá trị Các công ty sử dụng ERP để xác định kho hàng tồn kho, xử lý các đơn đặt hàng trong nước
từ nhà cung cấp, và thực hiện các đơn đặt hàng ra nước ngoài cho khách hàng Điều này có thể được thực hiện trên máy tính hoặc điện thoại thông minh (ERP di động ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây)
Cải thiện việc phân phối
ERP cho phép các công ty vận tải cải thiện dòng quản lý phân phối (distribution management flow), từ việc hoàn thành sản phẩm cho đến khi vận chuyển Các chương trình này thu thập các bộ dữ liệu từ nhiều nguồn - hồ sơ trong nhà, internet, truyền thông xã hội - và hiển thị thông tin thông qua các bản đồ, biểu đồ và đồ thị Người
sử dụng ERP tham khảo dữ liệu này để cải thiện việc xử lý vật lý và phân phối hàng hóa từ trung tâm phân phối của họ và đảm bảo khách hàng nhận được hàng đúng thời gian Nhiều công cụ ERP thúc đẩy giao tiếp giữa các nhà cung cấp (suppliers), các nhàphân phối (distributors), và các nhà bán lẻ (retailers); từ đó có thể gửi thông tin trực tiếp tới người lái xe, như các báo cáo về giao thông và địa chỉ khách hàng
ERP có thể tiết kiệm tiền cho các công ty vận chuyển Nghiên cứu cho thấy dữ liệu chính xác, thời gian thực (accurate and real-time data) về quy trình kinh doanh củacông ty làm giảm chi phí hoạt động là 23% và chi phí hành chính là 22% Các công ty thấu hiểu về các phương thức phân phối của họ có thể tùy chỉnh các chương trình ERP sao cho phù hợp và tối ưu 90% số người dùng ERP chỉnh sửa cho phù hợp phần mềm
để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Quản lý nhân viên hiệu quả