Tổ chức công tác Vốn bằng tiền ở cửa hàng Bách hoá Kim Liên

Hạch toán kế toán (gọi tắt là kế toán) là khoa học thu nhận xử lý và cung cấp hoạt động sản xuất kinh doanh thông tin về tài sản và vận dụng của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm kiểm tra giám sát hoạt động kinh tế tài chính. Kế toán là công cụ quản lý tài chính cần thiết trong bất kỳ chế độ kinh tế, chế độ xã hội nào, vai trò của kế toán xuất phát từ yêu cầu khách quan, của quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, khi nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu phạm vi của kế toán ngày càng được mở rộng chỉ rõ tầm quan trọng của kế toán trong quá trình phát triển sản xuất xã hội. Mác viết: "Kế toán như là phương tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuất ý niệm càng cần thiết chừng nào mà quá trình càng có một quy mô xã hội càng mất tính chất thuần tuý cá thể". Nước ta đang trong quá trình chuyển hoá sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đó là xu thế tất yếu là đường lối đúng đắn của Đảng và Nhà nước ta trong quá trình chuyển đổi đó mỗi doanh nghiệp để thực hiện tốt mục tiêu của hạch toán kinh tế là sản xuất kinh doanh phải có lãi đòi hỏi phải đổi mới bộ máy và cơ chế quản lý kinh tế. Để tồn tại và phát triển ngày càng một vững mạnh các doanh nghiệp phải có đầy đủ yếu tố cơ bản: vốn, lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó, vốn là cơ sở hàng đầu không thể thiếu đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Mục đích của mỗi doanh nghiệp là làm sao phải bảo toàn được đồng vốn của mình và thu được lợi nhuận từ đồng vốn mình bỏ ra. Vì vậy, nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý vốn một cách khoa học, giúp kế toán hạch toán được tiền mặt chính xác. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán "Vốn bằng tiền". Với thời gian ngắn được thực tập ở cửa hàng Bách hoá Kim Liên, được sự chỉ bảo của các cán bộ phòng Kế toán và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Lợi. Em nghiên cứu sâu vào đề tài: "Tổ chức công tác Vốn bằng tiền ở cửa hàng Bách hoá Kim Liên"

B¸o c¸o thùc tËp LỜI NÓI ĐẦU Hạch toán kế toán (gọi tắt là kế toán) là khoa học thu nhận xử lý và cung cấp hoạt động sản xuất kinh doanh thông tin về tài sản và vận dụng của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm kiểm tra giám sát hoạt động kinh tế tài chính. Kế toán là công cụ quản lý tài chính cần thiết trong bất kỳ chế độ kinh tế, chế độ xã hội nào, vai trò của kế toán xuất phát từ yêu cầu khách quan, của quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, khi nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu phạm vi của kế toán ngày càng được mở rộng chỉ rõ tầm quan trọng của kế toán trong quá trình phát triển sản xuất xã hội. Mác viết: "Kế toán như là phương tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuất ý niệm càng cần thiết chừng nào mà quá trình càng có một quy mô xã hội càng mất tính chất thuần tuý cá thể". Nước ta đang trong quá trình chuyển hoá sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đó là xu thế tất yếu là đường lối đúng đắn của Đảng và Nhà nước ta trong quá trình chuyển đổi đó mỗi doanh nghiệp để thực hiện tốt mục tiêu của hạch toán kinh tế là sản xuất kinh doanh phải có lãi đòi hỏi phải đổi mới bộ máy và cơ chế quản lý kinh tế. Để tồn tại và phát triển ngày càng một vững mạnh các doanh nghiệp phải có đầy đủ yếu tố cơ bản: vốn, lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó, vốn là cơ sở hàng đầu không thể thiếu đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Mục đích của mỗi doanh nghiệp là làm sao phải bảo toàn được đồng vốn của mình và thu được lợi nhuận từ đồng vốn mình bỏ ra. Vì vậy, nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý vốn một cách khoa học, giúp kế toán hạch toán được tiền mặt chính xác. 1 B¸o c¸o thùc tËp Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán "Vốn bằng tiền". Với thời gian ngắn được thực tập ở cửa hàng Bách hoá Kim Liên, được sự chỉ bảo của các cán bộ phòng Kế toán và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Lợi. Em nghiên cứu sâu vào đề tài: "Tổ chức công tác Vốn bằng tiền ở cửa hàng Bách hoá Kim Liên". Nội dung của Chuyên đề bên cạnh Lời nói đầu và Kết luận em xin trình bày một số vấn đề sau: Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán của đơn vị. Phần II: Nội dung chính của Báo cáo. Phần III: Kết luận. 2 B¸o c¸o thùc tËp PHẦN I ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA ĐƠN VỊ 1. Sự ra đời phương hướng hoạt động của đơn vị Công ty Bách Hoá Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Sở Thương mại Hà Nội. Trong những năm qua Công ty Bách hoá Hà Nội là một trong những đơn vị dẫn đầu của ngành thương mại, có uy tín rộng rãi trong các cơ quan quản lý, các bạn hàng và các tổ chức kinh tế. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 45 Hàng Bồ - quận Hoàn Kiếm Hà Nội. Đây là một trong những trung tâm trao đổi mua bán hàng hoá, là đầu mối giao thông quan trọng của Hà Nội. Vì vậy nó đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh buôn bán của công ty. Tiền thân ban đầu của công ty là Công ty Mậu dịch Hà Nội do Bộ Lao động Công thương quyết định được thành lập ngày 28/9/1954. Trải qua hơn 40 năm hoạt động mỗi bước đi của công ty gắn liền với sự thay đổi của nền kinh tế đất nước. Đến ngày 23/6/1988, để phù hợp với cơ chế kinh tế mới, công ty đã đổi tên thành Công ty Bách hoá Hà Nội. Với số cán bộ công nhân viên gồm 750 người, trong đó có 100 người có trình độ Đại học, Cao đẳng và 250 người có trình độ Trung cấp, số còn lại là trình độ sơ cấp hoặc đã qua đào tạo các lớp cơ bản. Công ty là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập và hình thức sở hữu vốn Nhà nước cấp và vốn tự có, công ty tự chủ về tài chính có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng có quyền sử dụng con dấu riêng và quyết định mọi phương thức hoạt động kinh doanh của mình. Công ty Bách hoá có 15 cơ sở trực thuộc gồm các Trung tâm thương mại và cửa hàng. Cửa hàng Bách hoá Kim Liên là một trong số 15 đơn vị trực thuộc của Công ty Bách hoá Hà Nội. Cửa hàng được thành lập ngày 28/8/1960, với tên gọi là cửa hàng Bách hoá Kim Liên. Trụ sở đặt tại số 135 phố Lương Đình Của - 3 B¸o c¸o thùc tËp quận Đống Đa - Hà Nội. Đây là trục đường chính - là đầu mối giao thông có đông dân cư sinh sống, là trung tâm buôn bán lớn, nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Mạng lưới của cửa hàng có 3 địa điểm: Tập thể Kim Liên, Khương Thượng và 82 Nguyễn Trãi. Tổng số có 35 cán bộ công nhân viên. Chức năng cụ thể của cửa hàng là bán lẻ các loại hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng. - Tổ chức nghiên cứu thị trường khai thác nguồn hàng bảo quản và dự trữ hàng hoá. - Tổ chức tuyên truyền quảng cáo (giới thiệu hàng, tổ chức bán hàng và phục vụ khách hàng). Ngoài ra cửa hàng còn tổ chức công tác quản lý: + Quản lý về kế hoạch luân chuyển hàng hoá. + Quản lý việc sử dụng nguồn vốn kinh doanh. + Quản lý lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật. + Quản lý về kế toán tài chính và các nghiệp vụ kinh doanh. Nhiệm vụ của cửa hàng là kinh doanh các dịch vụ: - Thực hiện nghĩa vụ và nhiệm vụ đối với Nhà nước: + Kinh doanh theo các mặt hàng đã đăng ký như lương thực phụ (Bánh, kẹo, nước giải khát, .); may mặc (quần áo may sẵn, khăn, .); dụng cụ gia đình (nồi, chảo, .); tạp phẩm (giấy, bút, .); kim khí điện máy; mỹ phẩm và hàng lưu niệm. + Nguồn hàng chủ yếu được lấy thông qua công ty và tự tổ chức khai thác trên thị trường. + Phương thức kinh doanh chủ yếu là bán lẻ, bán hàng thu tiền trực tiếp và bán hàng tự chọn. - Cửa hàng thực hiện bảo toàn và phát triển vốn được giao sao cho kinh doanh có hiệu quả, tăng lợi nhuận. 4 B¸o c¸o thùc tËp - Tổ chức quản lý lao động trong doanh nghiệp như tổ chức phong trào thi đua lao động tiết kiệm, nâng cao hiệu quả kinh doanh, giải quyết việc làm, không ngừng nâng cao văn minh thương mại, để thực hiện chính sách "Dân giàu - nước mạnh - xã hội công bằng - văn minh" của Đảng và Nhà nước. - Thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch do công ty giao cho như thuế GTGT, thuế vốn, BHXH, khấu hao TSCĐ, phí quản lý. Cửa hàng luôn phấn đấu để hoàn thành kế hoạch của công ty và Sở Thương mại giao cho hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước và các nghĩa vụ khác, chăm lo đến đời sống vật chất tinh thần cán bộ công nhân viên. Cửa hàng luôn tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên đi học để nâng cao trình độ chuyên môn. Mặt khác luôn theo dõi sát sao thị trường để đề ra các phương hướng chiến lược kinh doanh đúng đắn cho kỳ hoạt động kinh doanh mới. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của cửa hàng Cửa hàng Bách hoá Kim Liên là một đơn vị trực thuộc Công ty Bách hoá Hà Nội nên bộ máy của cửa hàng cũng nằm trong hệ thống tổ chức của công ty, để phù hợp với loại hình kinh doanh và thích ứng với cơ chế thị trường công ty sắp xếp bộ máy tổ chức của cửa hàng như sau: Sơ đồ cơ cấu mạng lưới tổ chức hoạt động của cửa hàng 5 Tổ nghiệp vụ Tổ kế toán 3 tổ bán h ngà Tổ bảo vệ Khương Thượng Kim Liên Nguyễn Trãi Ban phụ trách B¸o c¸o thùc tËp Nhiệm vụ: - Ban phụ trách của cửa hàng gồm 2 người: + Đứng đầu là 01 cửa hàng trưởng: phụ trách toàn bộ cửa hàng, chịu trách nhiệm với công ty về hoạt động của cửa hàng, theo dõi tình hình hoạt động của cửa hàng, quyết định chính sách, phương thức kinh doanh, công tác đối ngoại. + 01 cửa hàng phó: nhiệm vụ giúp việc cho cửa hàng trưởng xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và triển khai các công tác sản xuất kinh doanh. - Tổ nghiệp vụ: có nhiệm vụ tìm nguồn hàng để đáp ứng mọi nhu cầu tiêu dùng của khách. - Tổ kế toán có chức năng thu thập xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động kinh doanh, cho công tác quản lý và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính và các báo cáo qui định và có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kế toán và trả lương cho cán bộ. - Ba tổ bán hàng có nhiệm vụ bảo quản hàng hoá kinh doanh tại địa điểm của cửa hàng hay nói cách khác họ thực hiện nghĩa vụ trao đổi hàng và tiền. - Tổ bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ tài sản trang thiết bị và hàng hoá cho cửa hàng. Như vậy, toàn bộ cửa hàng có 35 cán bộ công nhân viên với số vốn ít ỏi nhưng trong những năm qua cửa hàng vốn không ngừng phát huy mọi khả năng có thể của mình để tìm tiến tới hoà nhập với mạng lưới kinh doanh của Thủ đô và kinh doanh thu được cao trên cơ sở nguồn vốn được cấp để nhằm phát huy khả năng kinh doanh của mình. Tổng số vốn của cửa hàng tính đến ngày 31/12/2000 là 500.000.000 VNĐ. Trong đó, 100.000.000 là nguồn vốn được Nhà nước cấp, số còn lại là cửa hàng đã huy động nội bộ. Số vốn nội bộ của cửa hàng lớn hơn nguồn vốn được Nhà nước cấp. Ngoài ra trong mấy năm gần đây cửa hàng đã tự bổ xung nguồn vốn kinh doanh của mình bằng cách trích lợi nhuận. Vì thế nguồn vốn kinh doanh của cửa hàng không ngừng lớn hơn nhưng phải kinh doanh nhiều mặt hàng nên có một số mặt hàng chính phải áp dụng hình thức mua hàng của bạn hàng và trả chậm, để tiện dùng thêm nguồn vốn kinh doanh. Chính vì vậy, số vốn 6 B¸o c¸o thùc tËp bình quân rất nhỏ, tốc độ vòng quay vốn khá cao 12 vòng/năm. Điều đó có nghĩa là hiệu quả sử dụng vốn của cửa hàng đạt hiệu quả tốt. 3. Tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng, hình thức kế toán của cửa hàng áp dụng - Thực hiện hạch toán kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế được phân cấp. - Tổng hợp các số liệu. - Lên báo cáo về các hoạt động kinh tế đó (tính và nộp các loại thuế luật định, tự cân đối chi phí và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của cửa hàng). - Lập báo cáo kế toán và báo cáo hoạt động kinh doanh của cơ sở lên Công ty. Sơ đồ mô hình tổ chức kế toán của Công ty - Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Kế toán: Trực tiếp hạch toán kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế phản ánh của toàn bộ cửa hàng. Thu nhập số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của cửa hàng, tổ chức công tác hạch toán kế toán và bộ máy, phù hợp với mô hình kinh doanh của cửa hàng. - Để phù hợp với tổ chức quản lý của cửa hàng các bộ phận trong bộ máy kế toán có nhiệm vụ riêng. + Thủ quỹ: Quản lý tình hình thu chi của toàn bộ cửa hàng (phát lương). 7 Thủ quỹ Kế toán kho, quầy Kế toán các nghiệp vụ kinh tế Kế toán lương, thống kê Tổ trưởng kế toán B¸o c¸o thùc tËp + Kế toán kho, quầy: Theo dõi bán tồn tại kho vào các quầy hàng lên bảng kê, hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ, mua vào, bán ra, lên tờ kê chi tiết bán hàng, bảng kê số 4, các biên bản liên quan nộp tổ trưởng, kế toán tổng hợp. Theo dõi tình hình kinh doanh của quầy và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của quầy. + Kế toán lương, thống kê: Theo dõi tiền lương của cán bộ công nhân viên. + Kế toán các nghiệp vụ kinh tế: Hạch toán các nghiệp vụ như: thuế, bán hàng, thu tiền. 4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng đến công tác hạch toán của cửa hàng * Thuận lợi: Tất cả các cán bộ kế toán trong cửa hàng có trình độ Trung cấp trở lên đã qua công tác lâu năm. Vì vậy cán bộ kế toán có rất nhiều kinh nghiệm để giải quyết các vấn đề kinh tế phát sinh. Do đặc điểm mô hình kinh doanh, cửa hàng áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung để theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết để có hướng đầu tư điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng. * Khó khăn: Từ ngày 1/1/1999 Bộ Tài chính ban hành Luật thuế GTGT, việc áp dụng Luật thuế mới này đã gây khó khăn cho công tác kế toán của cửa hàng. Bởi vì cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng có các loại thuế suất mua khác nhau: 3%, 5%, 10%. Nhưng khi bán ra chỉ chịu thuế suất 5% và 10%. Nhưng hàng mua có thuế suất 3% nay phải chịu thuế suất bán ra là 10% sự chênh lệch đó làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CỬA HÀNG Cửa hàng Bách hoá Kim Liên là một đơn vị trực thuộc của Công ty Bách hoá Hà Nội nhưng cửa hàng phải tự hạch toán tình hình biến động và số hiện có các loại tiền mặt tại quỹ của cửa hàng, do đó bộ phận kế toán có vai trò quan trọng trong việc hạch toán tình hình quỹ tiền mặt tại cửa hàng. Hình thức hạch toán kế toán Công ty đang áp dụng: Nhật ký chứng từ. 8 B¸o c¸o thùc tËp Sơ đồ hạch toán kế toán Nhật ký chứng từ Căn cứ từ chứng từ hàng ngày kế toán lấy số liệu vào sổ quỹ, bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ thẻ chi tiết. Từ các nhật ký chứng từ đến cuối tháng vào sổ cái trước khi vào sổ cái kế toán đối chiếu bảng kê với sổ cái. Đến cuối tháng từ bảng kê, sổ và thẻ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Cuối tháng cộng các sổ thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đối chiếu với sổ cái. Và từ sổ cái, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết cuối tháng kế toán vào báo cáo tài chính. 9 Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo t i chínhà Bảng kê Sổ, thẻ chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng Tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi h ng ng yà à Đối chiếu kiểm tra Ghi h ng thángà B¸o c¸o thùc tËp PHẦN II NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÁO CÁO. TRÌNH TỰ TỔ CHỨC KẾ TOÁN "VỐN BẰNG TIỀN" TẠI CỬA HÀNG BÁCH HOÁ KIM LIÊN Chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, kế toán với tư cách là công cụ quan trọng của quản lý kinh tế để có thể đáp ứng tốt hơn cho công tác quản lý đòi hỏi phải làm tốt công tác kế toán. Trong công tác kế toán, kế toán vốn bằng tiền là một phần quan trọng. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có tài khoản bằng tiền nhất định. Đó là số tiền mà doanh nghiệp hiện có, có thể sử dụng mua hàng hoá, TSCĐ, thanh toán công nợ hay chi phí, tài sản bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ gồm cả ngân phiếu và tiền gửi ngân hàng kho bạc và tiền đang chuyển. Tài sản bằng tiền là loại tài sản có tính lưu động cao nhất trong doanh nghiệp nên đòi hỏi phải có sự quản lý và hạch toán chặt chẽ. Việc hạch toán bằng tiền phải tuân theo các nguyên tắc của Nhà nước. Hạch toán tài sản bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VNĐ) theo tỉ giá do ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh dịch vụ để ghi sổ kế toán. Kế toán tiền mặt tại quỹ: Tiền mặt ở quỹ chỉ sử dụng tiền Việt Nam. • Khi nhận tiền góp vốn lao động: Nợ TK 1111 Có TK 411 • Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ: Nợ TK 1111 Có TK 1121 10