o Phòng đào tạo : Quản lý hồ sơ học viên, lập kế hoạch thi kết thúc khóa học, quản lý kết quả thi cử của học viêno Khoa – Bộ môn : Tuyển dụng giảng viên mới, sắp xếp lịch giảng dạy cho c
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ
Lớp IS201.I24.1
Giảng viên hướng dẫn :
VŨ MINH SANG
HUỲNH ĐỨC HUY
Sinh viên thực hiện – Nhóm 8 :
PHAN HOÀNG TÂM 14520799
NGUYỄN ĐỨC TUẤN 16521546
TP HCM, ngày 10 tháng 03 năm 2018
Trang 2Quản lý tài liệu
Lịch sử thay đổi
Phan Hoàng Tâm
Nguyễn Đức Tuấn 10/03/2018
Giới thiệu tổng quan về phạm
vi, mục tiêu của dự án; các thuật ngữ, từ viết tắt và các nguồn tham khảo
Phan Hoàng Tâm 30/03/2018
Bổ sung các biểu mẫu & quy định liên quan đến các nghiệp
Phan Hoàng Tâm
Nguyễn Đức Tuấn 08/04/2018 Phác thảo sơ đồ DFD 3.0.0 Phan Hoàng Tâm
Nguyễn Đức Tuấn 15/04/2018 Tinh chỉnh sơ đồ DFD 3.0.1
Phan Hoàng Tâm 24/04/2018 Thiết kế sơ đồ ERD 3.1.0
Nguyễn Đức Tuấn 03/05/2018 Chuyển ERD sang mô hình
Trang 3MỤC LỤC
1 Giới thiệu 3
1.1 Từ ngữ viết tắt & thuật ngữ 3
1.2 Tham khảo 3
1.3 Tổng quan dự án 3
1.4 Phạm vi & mục tiêu của dự án 6
1.5 Các bên liên quan & nhân sự chính 9
1.6 Vai trò & trách nhiệm thành viên dự án 9
2 Đặc tả yêu cầu 10
2.1 Đối tượng khảo sát 10
2.2 Nội dung khảo sát 11
2.3 Phương pháp khảo sát 15
2.4 Kết quả khảo sát 16
3 Thiết kế – Đặc tả hệ thống 24
3.1 Thiết kế thành phần xử lý 24
3.2 Thiết kế thành phần dữ liệu 39
3.3 Thiết kế thành phần giao diện 43
4 Tổng kết – Đánh giá 48
5 Phụ lục 50
5.1 Kế hoạch phỏng vấn 50
5.2 Kết quả phỏng vấn 52
5.3 Tài liệu nghiệp vụ liên quan 55
Trang 41 Giới thiệu
1.1 Từ ngữ viết tắt & thuật ngữ
1 HCMUS – VNU Trường Đại học Khoa học Tự nhiên – Đại học Quốc
gia TP HCM
2 ĐH KHTN Đại học Khoa học Tự nhiên
3 Khoa – Bộ môn Gồm 3 khoa Anh ngữ, Nhật ngữ & Hoa ngữ
4 Khóa học VD : Khoa Anh ngữ gồm các khóa học như A1→ A6,
B1→ B6, Luyện Nghe – Nói, Văn Phạm 1→ 4, Luyện thi A/B, TOEIC 200 → 300,…
5 Lớp học Mỗi khóa học gồm các lớp từ thứ 2→ 6, gồm 2 lớp ca
sáng & 2 lớp ca chiều
1.2 Tham khảo
1 http://www.cfl.hcmus.edu.vn Website của Trung tâm Ngoại ngữ Trường
Đại học Khoa học Tự nhiên
2 Nguyễn Lê Trung Hiếu – Sinh
viên Trường Đại học Khoa Học
Ngữ cảnh : Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên
Địa chỉ : 227 Nguyễn Văn Cừ, Phường 4, Quận 5, TP HCM
Website : http://www.cfl.hcmus.edu.vn
Trang 5Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (tiền thân là Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Tổng hợp TP HCM), được thành lập năm 1979 Theo quyết định số 159/ĐHQG-TCCB của Giám đốc Đại học Quốc gia TP HCM (ĐHQG–HCM)
về việc thành lập Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên thuộc ĐHQG-HCM Tại quyết định này, Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học
Tự nhiên (TTNN) nhận nhiệm vụ đào tạo những ngoại ngữ cơ bản Anh, Nhật và Hoa, cũng như tổ chức thi và cấp các chứng chỉ quốc gia A, B, C
Tính từ năm 1996 đến nay TTNN đã đào tạo được hơn 100 khóa, cấp 27.227 chứng chỉ quốc gia A, B, C Anh, Nhật và Hoa Bên cạnh đó, TTNN cũng đã liên kết đào tạo tiếng Anh cho các cơ quan đơn vị trong Thành phố cũng như liên kết với các trung tâm ngoại ngữ khác thuộc các tỉnh, thành phố khu vực phía Nam : Sóc trăng, Mỹ tho, Gò công… Trung tâm cũng đã từng phối hợp tổ chức các lớp đào tạo, luyện thi chứng chỉ TOEIC, TOEFL và các chứng chỉ quốc tế khác
Về cơ sở vật chất, Trung tâm hiện đang triển khai giảng dạy tại hai cơ sở : 227 Nguyễn Văn Cừ – Quận 5 và Linh Trung – Thủ Đức với các phòng học đầy đủ trang thiết bị hiện đại phục vụ giảng dạy các lớp ngoại ngữ từ cơ bản, nâng cao, luyện thi…
để học viên có thể tham dự các kỳ thi chứng chỉ quốc gia A, B, C, B1, TOEIC,
TOEFL, IELTS, VNU
Với đội ngũ giảng viên tốt nghiệp từ các Trường Đại học danh tiếng trong và ngoài nước, giảng viên đã đạt các chuẩn giảng dạy tiếng Anh theo quy định như chứng chỉ C1, C2 hay Tesol Sự năng động của đội ngũ giảng viên hiện nay cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại là cơ sở để có thể giúp học viên nhanh chóng đạt kết quả mong muốn
Trang 6Ngoài ra, ký kết hợp tác giữa IIG Việt Nam và Trung tâm ngoại ngữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho sinh viên, học viên trong việc định hướng học tập tiếng Anh, đánh giá mức độ đạt chuẩn, dự thi các chứng chỉ quốc tế với lệ phí ưu đãi đặc biệt trong tương lai
Do số lượng học viên đăng ký tại trung tâm khá đông và liên tục thay đổi, gây khó khăn cho công tác quản lý, đào tạo và thi cử, nên trung tâm rất cần một hệ thống tin học tối ưu để đảm bảo mọi quy trình hoạt động được diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
Đặt vấn đề đó, nhóm HBP đã xác định xây dựng một dự án quản lý hệ thống dành riêng cho Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, với mục tiêu cung cấp một phần mềm hỗ trợ tốt quy trình quản lý nghiệp vụ dành cho các tổ chức, bộ phận thuộc trung tâm
Hiệu trưởng
Phòng tư vấn,
tuyển sinh Khoa – Bộ môn
Phòng kế hoạch tài chính Phòng đào tạo Phòng kỹ thuật
Trang 7o Phòng đào tạo : Quản lý hồ sơ học viên, lập kế hoạch thi kết thúc khóa học, quản lý kết quả thi cử của học viên
o Khoa – Bộ môn : Tuyển dụng giảng viên mới, sắp xếp lịch giảng dạy cho các giảng viên, quản lý hồ sơ giảng viên, ra đề thi, biên soạn và quản lý giáo trình của trung tâm,…
o Phòng kế hoạch tài chính : Thu học phí & lập biên lai cho các học viên đã ghi danh khóa học, đồng thời tính toán các chi phí cần thiết cho việc giảng dạy, duy trì hoạt động của trung tâm, báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng
o Phòng kỹ thuật : Cung cấp, quản lý các thiết bị hỗ trợ giảng dạy & học tập, đồng thời sửa chữa nếu xảy ra sự cố,…
1.4 Phạm vi & mục tiêu của dự án
a Phạm vi dự án
- Quản lý tư vấn, tuyển sinh : Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học mới; tiếp
nhận, phân loại & lưu trữ hồ sơ đăng ký của học viên
- Quản lý lớp học : In danh sách học viên của lớp học cho giảng viên phụ
trách
- Quản lý học viên : Tra cứu & cập nhật hồ sơ học viên, thông báo kết quả
khóa học và xử lý phúc khảo của học viên
- Quản lý kế hoạch kiểm tra, thi cử : Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học viên, lưu trữ đề thi & đáp án được gửi từ Khoa – Bộ môn
- Quản lý giảng viên : Tuyển dụng giảng viên mới, tra cứu & cập nhật hồ sơ giảng viên, phân công giảng dạy, quản lý công tác chấm thi
- Quản lý kế hoạch tài chính : Lập biên lai học phí, báo cáo học viên nợ học
phí, thanh toán lương giảng viên, thống kê chi phí các hoạt động hàng tháng
& tính toán lợi nhuận
Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hồ sơ đăng ký tuyển sinh của học viên
Xác nhận, lưu trữ hồ sơ học viên & thông tin đăng ký tuyển sinh vào hệ thống
Phòng đào tạo Tra cứu học viên Tra cứu học viên để kiểm tra hoặc
cập nhật hồ sơ cá nhân
Trang 8Cập nhật hồ sơ học viên Điều chỉnh thông tin cá nhân của học
viên Thống kê danh sách học
viên của lớp học
Tra cứu lớp học để in danh sách học viên cho giảng viên phụ trách
Lập kế hoạch thi kết thúc khóa học
Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học viên, lưu trữ đề thi & đáp án được gửi
từ Khoa – Bộ môn Thông báo điểm thi và xử
lý phúc khảo Tiếp nhận thống kê điểm thi từ Khoa – Bộ môn & thông báo kết quả đến
học viên, hoặc gửi đề nghị phúc khảo của học viên về Khoa – Bộ môn & phản hồi sau khi có kết quả phúc khảo
Khoa – Bộ môn
Tuyển dụng giảng viên mới Nhập hồ sơ giảng viên mới vào hệ
thống Tra cứu giảng viên Tra cứu giảng viên để kiểm tra hồ sơ
cá nhân hoặc thời khóa biểu giảng dạy của giảng viên
Cập nhật hồ sơ giảng viên Điều chỉnh hồ sơ cá nhân của giảng
viên Phân công giảng dạy Kiểm duyệt giáo án & sắp xếp lịch
giảng dạy cho giảng viên Thực hiện công tác chấm
thi & thống kê điểm thi của học viên
Chấm thi & lập thống kê điểm thi gửi
về Phòng đào tạo, đồng thời chấm phúc khảo nếu có
Thống kê học viên nợ học phí
Lập danh sách báo cáo các học viên chưa thanh toán học phí
Thanh toán lương giảng viên
Tính toán lương giảng viên & lập báo cáo thống kê
Báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng
Báo cáo tổng thu chi & lợi nhuận của tháng
Trang 9❖ Không thuộc phạm vi dự án :
- Quản lý cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật : Mua sắm, cấp phát trang thiết
bị, dụng cụ phục vụ giảng dạy & học tập, kiểm kê tài sản vật tư của trung tâm,…
Ngoài việc đáp ứng tốt các quy trình nghiệp vụ quan trọng, sản phẩm của dự
án cũng phải đảm bảo về mặt hiệu suất thực thi; cấu trúc & nội dung sản phẩm phải mang tính khoa học; độ bảo mật & an toàn dữ liệu cao; dễ vận hành, bảo trì
và phát triển; hạn chế rủi ro, Đồng thời, dự án phần mềm phải phù hợp với thời gian và ngân sách phát triển
Sản phẩm dự án được dựa trên :
- Quy trình phát triển phần mềm Agile / Scrum
- Công cụ thiết kế Visio, Axure
- Ngôn ngữ lập trình C# NET
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
- IDE lập trình Microsoft Visual Studio Community 2015, Microsoft SQL Server 2012
Sản phẩm dự án phải đáp ứng tốt các tiêu chuẩn kỹ thuật sau :
- Tính đúng đắn : Đáp ứng tốt các yêu cầu đặc tả của khách hàng
- Tính khoa học : Về cấu trúc và nội dung phần mềm
- Độ tin cậy : Thực thi tốt các yêu cầu nghiệp vụ
- Tính hiệu quả : Xử lý nhanh, hiệu quả kinh tế cao
- Tính an toàn : Dữ liệu được bảo mật
- Dễ bảo trì & phát triển…
Trang 101.5 Các bên liên quan & nhân sự chính
1 Nguyễn Khắc Cảnh Phòng tư vấn, tuyển sinh Trưởng phòng canhnk@cfl.edu.vn
2 Hồ Hồng Ân Phòng đào tạo Trưởng phòng anhh@cfl.edu.vn
3 Phạm Ngọc Diệp Khoa Anh ngữ Trưởng khoa dieppn@cfl.edu.vn
4 Nguyễn Thu Hương Phòng KHTC Trưởng phòng huongnt@cfl.edu.vn
1.6 Vai trò & trách nhiệm thành viên dự án
1 Phan Hoàng Tâm Manager
▪ Vạch ra phương hướng & phân công nhiệm vụ để nhóm hoàn thành đúng và kịp thời các mục tiêu của dự án
▪ Lập kế hoạch khảo sát yêu cầu
▪ Cập nhật các biểu mẫu & quy định liên quan đến dự án
▪ Thiết kế DFD cho các nghiệp vụ của Phòng tư vấn, tuyển sinh & Phòng đào tạo
▪ Thiết kế sơ đồ ERD
▪ Thiết kế giao diện phần mềm
▪ Tổng hợp nội dung báo cáo
2 Nguyễn Đức Tuấn Developer
▪ Nghiên cứu, phỏng vấn các đối tượng thuộc ngữ cảnh dự án để xác định các yêu cầu nghiệp vụ
▪ Thiết kế DFD cho các nghiệp vụ của Phòng Khoa – Bộ môn & Phòng kế hoạch tài chính
▪ Chuyển ERD sang mô hình quan hệ
▪ Thiết kế giao diện phần mềm
▪ Viết slide tóm tắt báo cáo
Trang 112 Đặc tả yêu cầu
Dựa vào thực trạng của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, muốn tin học hoá các nghiệp vụ cho hệ thống quản lý của trung tâm Đặt vấn đề đó, nhóm đã tiến hành quá trình khảo sát yêu cầu trên nhiều phương tiện, đưa ra tài liệu đặc tả yêu cầu và đề xuất các giải pháp tốt nhất để hỗ trợ các nghiệp vụ thiết yếu dành cho người quản lý :
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường của hệ thống
- Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống
- Xác định các yêu cầu của trung tâm đối với hệ thống quản lý trong tương lai
Từ đó, xác định các mục đích cần đạt được trong hệ thống
- Nêu ra được các điểm hạn chế, bất cập của hệ thống cần phải thay đổi
- Đưa ra được những vấn đề của hệ thống cần phải được nghiên cứu sửa đổi
- Chỉ tìm hiểu hiện trạng, không tìm giải pháp cho những vấn đề trong tổ chức
2.1 Đối tượng khảo sát
a Người dùng
- Trưởng phòng tư vấn, tuyển sinh
- Trưởng phòng đào tạo
- Trưởng Khoa Anh ngữ
- Trưởng phòng kế hoạch tài chính
- Trưởng phòng kỹ thuật
- Cùng một số nhân viên của các bộ phận trên
b Tài liệu
- Các biểu mẫu & quy định liên quan đến quản lý nghiệp vụ của từng phòng ban
- Các tập tin báo cáo, thống kê hoặc sổ sách (nếu có)
c Phần mềm
- Hệ điều hành
- Hệ quản trị CSDL
- Phần mềm hỗ trợ giảng dạy & học tập
- Phần mềm quản lý hệ thống của trung tâm
- Các phần mềm tiện ích khác (nếu có)
Trang 122.2 Nội dung khảo sát
▪ Chiến lược và định hướng phát triển trung tâm
▪ Đảm bảo chất lượng giáo dục
▪ Ban hành các quy chế, quy định
▪ Phụ trách chỉ đạo & phê duyệt ý kiến từ các phòng ban bên dưới
2 Phòng tư vấn,
tuyển sinh
▪ Lập kế hoạch, tuyên truyền và tư vấn, tổ chức tuyển sinh
▪ Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý hồ sơ đăng ký khóa học của học viên
3 Phòng đào tạo
▪ Hướng dẫn các đơn vị đào tạo xây dựng và phát triển các chương trình đào tạo mới, các chương trình chất lượng cao, cải tiến chương trình đào tạo, phương pháp giảng dạy – học tập, đề cương học phần, tài liệu học tập
▪ Tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt động giảng dạy, thực hiện chế độ công tác của giảng viên, chấp hành quy chế đào tạo của học viên
▪ Tổ chức các lớp học mới, phân công giảng viên, lập thời khóa biểu giảng dạy, học tập và lịch thi cho mỗi lớp học
▪ Quản lý hồ sơ học viên, lưu trữ điểm thi và cấp chứng chỉ theo chương trình đào tạo
Trang 13cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập để nâng cao chất lượng đào tạo
▪ Phối hợp cùng các đơn vị chức năng thực hiện việc thi kết thúc khóa học thuộc khoa quản lý Quản lý và lưu trữ bài thi, các tư liệu, tài liệu chuyên ngành thuộc đơn vị
5 Phòng kế
hoạch tài chính
▪ Chịu trách nhiệm về quản lý tài chính, quản lý số liệu về tài sản, quản lý quỹ tiền mặt, các chứng từ và các tài khoản của trung tâm
▪ Đôn đốc thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản học phí,
lệ phí của học viên, các khoản thu nộp nghĩa vụ của các đơn vị, cá nhân thuộc trung tâm
▪ Tham mưu cho Hiệu trưởng về các chế độ tài chính, tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp, cũng như các chính sách chế độ đối với cán bộ viên chức
▪ Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình
và kết quả hoạt động có thu và sử dụng kinh phí của trung tâm
6 Phòng kỹ thuật
▪ Đầu mối tổ chức đấu thầu, mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ phục vụ giảng dạy, học tập theo quy định hiện hành của trung tâm
▪ Xây dựng các quy định về quản lý, phân phối, sử dụng, bảo quản các loại trang thiết bị, vật tư, tài sản
▪ Hướng dẫn & chỉ đạo việc kiểm kê tài sản ở các đơn vị, thực hiện việc kiểm kê tài sản vật tư chung của trung tâm theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên
Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hồ sơ đăng ký tuyển sinh của học viên
Xác nhận, lưu trữ hồ sơ học viên & thông tin đăng ký tuyển sinh vào hệ thống
Phòng đào tạo Tra cứu học viên Tra cứu học viên để kiểm tra hoặc cập nhật hồ sơ cá nhân
Trang 14Cập nhật hồ sơ học viên Điều chỉnh thông tin cá nhân của học
viên Thống kê danh sách học
viên của lớp học
Tra cứu lớp học để in danh sách học viên cho giảng viên phụ trách
Lập kế hoạch thi kết thúc khóa học
Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học viên, lưu trữ đề thi & đáp án được gửi
từ Khoa – Bộ môn Thông báo điểm thi và xử
lý phúc khảo Tiếp nhận thống kê điểm thi từ Khoa – Bộ môn & thông báo kết quả đến
học viên, hoặc gửi đề nghị phúc khảo của học viên về Khoa – Bộ môn & phản hồi sau khi có kết quả phúc khảo
Khoa – Bộ môn
Tuyển dụng giảng viên mới Nhập hồ sơ giảng viên mới vào hệ
thống Tra cứu giảng viên Tra cứu giảng viên để kiểm tra hồ sơ
cá nhân hoặc thời khóa biểu giảng dạy của giảng viên
Cập nhật hồ sơ giảng viên Điều chỉnh hồ sơ cá nhân của giảng
viên Phân công giảng dạy Kiểm duyệt giáo án & sắp xếp lịch
giảng dạy cho giảng viên Thực hiện công tác chấm
thi & thống kê điểm thi của học viên
Chấm thi & lập thống kê điểm thi gửi
về Phòng đào tạo, đồng thời chấm phúc khảo nếu có
Thống kê học viên nợ học phí
Lập danh sách báo cáo các học viên chưa thanh toán học phí
Thanh toán lương giảng viên
Tính toán lương giảng viên & lập báo cáo thống kê
Báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng
Báo cáo tổng thu chi & lợi nhuận của tháng
Trang 155 Wifi router ▪ Phòng tư vấn, tuyển sinh (2)
▪ Phòng Khoa – Bộ môn (6/3 phòng) Trung bình Không
❖ Phần mềm
- Hệ điều hành : Windows 10 Pro
- Hệ quản trị CSDL : Microsoft SQL Server 2014
- Phần mềm hỗ trợ giảng dạy : Microsoft Office 2016 Pro, Windows Media Player 12,…
- Phần mềm quản lý hệ thống của trung tâm ngoại ngữ trường ĐH KHTN
❖ Con người : Nhân viên của các phòng ban đều sử dụng thành thạo phần mềm quản lý hệ thống nghiệp vụ & các phần mềm tiện ích khác
Trang 162.3 Phương pháp khảo sát
Để hiểu rõ hệ thống nghiệp vụ của Trung tâm Ngoại ngữ Trường ĐH KHTN, nhóm
đã tiến hành quan sát hiện trạng thực tế, truy cập website chính thức của trung tâm và nghiên cứu các tài liệu sách báo khác Từ đó đề xuất những câu hỏi có liên quan đến nghiệp vụ của từng bộ phận, phòng ban thuộc trung tâm và tiến hành phỏng vấn bằng các hình thức như email, điện thoại, phỏng vấn trực tiếp các đối tượng có trách nhiệm, nhằm xác định đầy đủ và chính xác nhất các yêu cầu về hệ thống nghiệp vụ hiện tại của trung tâm
Quá trình phỏng vấn được tiến hành cụ thể như sau :
- Quan sát thực trạng và thu thập thông tin về trung tâm qua các tài liệu điện tử, sách báo,…
- Xác định hiện trạng tổ chức các bộ phận, phòng ban của trung tâm
- Xác định chính xác đối tượng dự định phỏng vấn của từng phòng ban
- Chuẩn bị các câu hỏi mở trước khi phỏng vấn
- Liên hệ trước với đối tượng sẽ được phỏng vấn để thông báo mục đích phỏng vấn
và thống nhất thời gian & địa điểm phỏng vấn
- Bước cuối cùng, tiến hành phỏng vấn
Chiến lược khi phỏng vấn :
- Sử dụng những câu hỏi mở nhằm mở rộng phạm vi trả lời và thu thập những kết quả thực tế nhất
- Tạo không khí thoải mái, thân thiện trong khi phỏng vấn
- Không sử dụng ngôn ngữ tin học
- Làm chủ cuộc phỏng vấn, tránh lan man, tránh để người được phỏng vấn dẫn dắt
- Quan sát biểu hiện của người được phỏng vấn
- Chăm chú lắng nghe, ghi nhận và tóm tắt những ý kiến quan trọng
- Thông tin thu nhận phải rõ ràng, tránh những thông tin định tính, mơ hồ
Trang 172.4 Kết quả khảo sát
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học mới STT : 01 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Xác định kế hoạch khóa học, học phí của khóa
học & thiết kế thời khóa biểu cho các lớp học
2 Điều kiện bắt đầu 2 tuần trước khi kết thúc khóa học hiện hành
3 Thông tin đầu vào ▪ Ngày tuyển sinh, ngày khai giảng, ngày kết
thúc & ngày thi
▪ Học phí khóa học
▪ Danh sách lớp & thời khóa biểu các lớp (thứ,
ca học, phòng học)
4 Kết quả đầu ra ▪ Thông tin khóa học mới
▪ Danh sách lớp học kèm theo thời khóa biểu
▪ Hiệu trưởng phê duyệt kế hoạch & quyết định thông báo chiêu sinh cho khóa học mới
5 Nơi sử dụng Phòng tư vấn, tuyển sinh
6 Các quy tắc, điều kiện ▪ Thời gian đào tạo của một khóa học là 8 tuần
▪ Một khóa tối đa 10 lớp học
▪ Một lớp học tối đa 50 học viên
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
Tiếp nhận, phân loại &
lưu trữ hồ sơ đăng ký tuyển sinh của học viên
STT : 02 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Xác nhận, lưu trữ hồ sơ học viên & thông tin đăng
ký tuyển sinh vào hệ thống
2 Điều kiện bắt đầu Học viên đã đăng ký ít nhất một khóa học
3 Thông tin đầu vào ▪ Thông tin khóa học (ngày khai giảng, học phí)
▪ Thông tin các lớp thuộc khóa học (ca học, phòng học, số lượng đã đăng ký)
▪ Phiếu đăng ký của học viên, bao gồm thông tin cá nhân và danh sách lớp muốn đăng ký
4 Kết quả đầu ra ▪ Hồ sơ đăng ký của học viên → Lưu trữ vào hệ
thống
▪ Phiếu xác nhận đăng ký thành công
5 Nơi sử dụng Phòng tư vấn, tuyển sinh
6 Các quy tắc, điều kiện Lớp học muốn đăng ký chưa đạt số lượng tối đa
(50 học viên / lớp)
Trang 18Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Tra cứu học viên STT : 03 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Tra cứu học viên để kiểm tra hoặc cập nhật hồ sơ
cá nhân
2 Điều kiện bắt đầu ▪ Hiệu trưởng hoặc nhân sự Phòng tuyển sinh,
Phòng đào tạo muốn kiểm tra hồ sơ học viên
▪ Học viên yêu cầu điều chỉnh thông tin cá nhân
3 Thông tin đầu vào ▪ Danh sách học viên của khóa học hiện hành
▪ CMND, họ tên, SĐT của học viên cần tra cứu
4 Kết quả đầu ra Hồ sơ học viên hợp tra cứu
5 Nơi sử dụng Hiệu trưởng, Phòng tuyển sinh, Phòng đào tạo
6 Các quy tắc, điều kiện Không có
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Cập nhật hồ sơ học viên STT : 04 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Điều chỉnh thông tin cá nhân của học viên
2 Điều kiện bắt đầu Học viên yêu cầu điều chỉnh thông tin cá nhân
mới như điện thoại, email, địa chỉ,…
3 Thông tin đầu vào ▪ Danh sách học viên của khóa học hiện hành
▪ Từ khóa tra cứu như CMND, họ tên, SĐT
▪ Thông tin cần cập nhật như điện thoại, email, địa chỉ,…
4 Kết quả đầu ra Hồ sơ học viên đã được điều chỉnh
5 Nơi sử dụng Phòng tuyển sinh, Phòng đào tạo
6 Các quy tắc, điều kiện ▪ Học viên không được phép điều chỉnh CMND
▪ Xác nhận thông tin học viên trước khi cập nhật
Trang 19Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Thống kê danh sách học viên của lớp học STT : 05 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Tra cứu lớp học để in danh sách học viên cho
▪ Danh sách phiếu đăng ký khóa học
4 Kết quả đầu ra Danh sách học viên đã đăng ký lớp học
5 Nơi sử dụng Phòng tuyển sinh, Phòng đào tạo, Khoa – Bộ môn
6 Các quy tắc, điều kiện Không có
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Lập kế hoạch thi kết thúc khóa học STT : 06 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Sắp xếp ngày thi & phòng thi cho học viên, lưu
trữ đề thi & đáp án được gửi từ Khoa – Bộ môn
2 Điều kiện bắt đầu 2 tuần trước khi kết thúc khóa học hiện hành
3 Thông tin đầu vào ▪ Kế hoạch khóa học (ngày kết thúc, ngày thi)
▪ Danh sách học viên đã thanh toán học phí khóa học
▪ Danh sách các phòng thi
▪ Đề thi & đáp án do Khoa – Bộ môn gửi về Phòng đào tạo
4 Kết quả đầu ra ▪ Ngày thi
▪ Danh sách học viên của mỗi phòng thi
▪ Đề thi & đáp án được lưu trữ vào hệ thống
6 Các quy tắc, điều kiện ▪ Lịch thi của 2 khóa học khác nhau không được
trùng nhau
▪ Học viên còn nợ học phí sẽ không được xếp lịch thi
Trang 20Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Thông báo điểm thi và xử lý phúc khảo STT : 07 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Tiếp nhận thống kê điểm thi từ Khoa – Bộ môn &
thông báo kết quả đến học viên, hoặc gửi đề nghị phúc khảo của học viên về Khoa – Bộ môn & phản hồi sau khi có kết quả phúc khảo
2 Điều kiện bắt đầu ▪ Khoa – Bộ môn đã gửi kết quả chấm thi về
3 Thông tin đầu vào ▪ Thống kê điểm thi từ Khoa – Bộ môn
▪ Hoặc đơn phúc khảo của học viên → Điểm sau phúc khảo
4 Kết quả đầu ra ▪ Thông báo điểm thi khóa học
▪ Hoặc thông báo kết quả phúc khảo
5 Nơi sử dụng Phòng đào tạo, Khoa – Bộ môn
6 Các quy tắc, điều kiện ▪ Thống kê điểm thi phải được Trưởng Khoa –
Bộ môn phê duyệt
▪ Kết quả phúc khảo phải được Trưởng Khoa –
Bộ môn phê duyệt
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Tuyển dụng giảng viên mới STT : 08 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Nhập hồ sơ giảng viên mới vào hệ thống
2 Điều kiện bắt đầu Khoa – Bộ môn nhận được yêu cầu ứng tuyển
3 Thông tin đầu vào ▪ Quy định tuyển dụng
▪ Hồ sơ ứng tuyển bao gồm CMND, họ tên, ngày sinh, giới tính, điện thoại, email, địa chỉ, bằng cấp/chứng chỉ xác nhận trình độ chuyên môn,…
4 Kết quả đầu ra Trưởng Khoa – Bộ môn phỏng vấn, kiểm duyệt &
lưu trữ hồ sơ của giảng viên mới vào hệ thống
6 Các quy tắc, điều kiện Giảng viên phải có trình độ chuyên môn tương
đương với quy định tuyển dụng
Trang 21Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Tra cứu giảng viên STT : 09 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Tra cứu giảng viên để kiểm tra hồ sơ cá nhân
hoặc thời khóa biểu giảng dạy của giảng viên
2 Điều kiện bắt đầu Trưởng Khoa – Bộ môn muốn kiểm tra hồ sơ cá
nhân hoặc thời khóa biểu giảng dạy của giảng viên
3 Thông tin đầu vào ▪ Danh sách giảng viên thuộc Khoa – Bộ môn
▪ CMND, họ tên, SĐT của giảng viên cần tra cứu
4 Kết quả đầu ra Hồ sơ cá nhân hoặc thời khóa biểu của giảng viên
hợp tra cứu
6 Các quy tắc, điều kiện Không có
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Cập nhật hồ sơ giảng
viên
STT : 10 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Điều chỉnh hồ sơ cá nhân của giảng viên
2 Điều kiện bắt đầu Giảng viên yêu cầu điều chỉnh thông tin cá nhân
như điện thoại, email, địa chỉ hoặc bằng cấp/chứng chỉ,…
3 Thông tin đầu vào ▪ Danh sách giảng viên thuộc Khoa – Bộ môn
▪ Từ khóa tra cứu như CMND, họ tên, SĐT
▪ Thông tin cần cập nhật như điện thoại, email, địa chỉ, bằng cấp
4 Kết quả đầu ra Hồ sơ giảng viên đã điều chỉnh
6 Các quy tắc, điều kiện ▪ Giảng viên không được phép điều chỉnh
CMND
▪ Yêu cầu xác thực bằng cấp/chứng chỉ đối với giảng viên muốn cập nhật trình độ chuyên môn
Trang 22Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Phân công giảng dạy STT : 11 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Kiểm duyệt giáo án & sắp xếp lịch giảng dạy cho
các giảng viên
2 Điều kiện bắt đầu Phòng tuyển sinh đã công bố danh sách lớp &
thời khóa biểu của khóa học mới
3 Thông tin đầu vào ▪ Thông tin về khóa học
▪ Danh sách các lớp thuộc khóa học, kèm theo thời khóa biểu
▪ Danh sách giảng viên thuộc Khoa – Bộ môn
4 Kết quả đầu ra ▪ Giáo án giảng dạy đã được phê duyệt
▪ Danh sách giảng viên đủ tiêu chuẩn phụ trách khóa học, kèm theo lịch giảng dạy của mỗi giảng viên
6 Các quy tắc, điều kiện Trình độ giảng viên phải đáp ứng được yêu
cầu của khóa học
▪ Đối với 2 lớp khác nhau thì lịch giảng dạy không được trùng nhau
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ
Thực hiện công tác chấm thi & thống kê điểm thi của học viên
STT : 12 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Chấm thi & lập thống kê điểm thi gửi về Phòng
đào tạo, đồng thời chấm phúc khảo nếu có
2 Điều kiện bắt đầu ▪ Chấm thi ngay sau khi hoàn thành kỳ thi kết
thúc khóa học
▪ Hoặc chấm phúc khảo khi nhận được đề nghị
từ Phòng đào tạo
3 Thông tin đầu vào ▪ Danh sách bài thi của học viên
▪ Thông tin thang điểm & đáp án
▪ Hoặc đơn phúc khảo do Phòng đào tạo gửi về
4 Kết quả đầu ra ▪ Danh sách điểm thi của học viên → Lưu trữ
vào hệ thống
▪ Hoặc kết quả chấm phúc khảo → Gửi về Phòng đào tạo
6 Các quy tắc, điều kiện ▪ Học viên vắng thi sẽ bị lưu điểm 0 (kèm theo
Trang 23▪ Thống kê điểm thi phải được Trưởng Khoa –
Bộ môn phê duyệt
▪ Kết quả phúc khảo phải được Trưởng Khoa –
Bộ môn phê duyệt
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Lập biên lai học phí cho học viên STT : 13 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Nhập thông tin thanh toán học phí vào hệ thống &
lập biên lai học phí cho học viên
2 Điều kiện bắt đầu Học viên đã thanh toán học phí khóa học tại
Trung tâm
3 Thông tin đầu vào ▪ Phiếu xác nhận đăng ký khóa học do Phòng
tuyển sinh cung cấp
▪ Số tiền học viên đã nộp
▪ Bảng thống kê chi tiết học phí của khóa học
4 Kết quả đầu ra ▪ Chi tiết thanh toán được lưu vào thống kê học
phí
▪ Biên lai xác nhận thanh toán học phí
▪ Số tiến còn dư (nếu có)
5 Nơi sử dụng Phòng kế hoạch tài chính
6 Các quy tắc, điều kiện Học viên phải thanh toán trên ½ tổng số học phí
khóa học trở lên
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Thống kê học viên nợ học phí STT : 14 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Lập danh sách báo cáo các học viên chưa thanh
toán học phí
2 Điều kiện bắt đầu Đã hết thời hạn thanh toán học phí khóa học
3 Thông tin đầu vào Bảng thống kê chi tiết học phí của khóa học
4 Kết quả đầu ra Báo cáo nợ học phí, kèm theo thông tin số học phí
còn nợ của mỗi học viên → Gửi cho Phòng đào tạo
5 Nơi sử dụng Phòng kế hoạch tài chính
6 Các quy tắc, điều kiện Không có
Trang 24Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Thanh toán lương giảng
viên
STT : 15 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Tính toán lương giảng viên & lập báo cáo thống
kê
2 Điều kiện bắt đầu Thanh toán lương cho giảng viên định kỳ mỗi
tháng
3 Thông tin đầu vào ▪ Danh sách giảng viên của từng Khoa – Bộ
môn, kèm theo lương cơ bản & hệ số lương
▪ Bảng thống kê chuyên cần trong tháng
▪ Quyết định khen thưởng hoặc phụ cấp nếu có
4 Kết quả đầu ra ▪ Bảng lương của mỗi giảng viên
▪ Danh sách thống kê lương giảng viên
5 Nơi sử dụng Phòng kế hoạch tài chính
6 Các quy tắc, điều kiện ▪ Tổng lương = Lương cơ sở x Hệ số lương
▪ Thành lương = Tổng lương + Lương thưởng – Lương trừ
Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng STT : 16 Ngày lập : 20/03/2018
1 Mô tả công việc Báo cáo tổng thu chi & lợi nhuận của tháng
2 Điều kiện bắt đầu Báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng hoặc theo
yêu cầu đột xuất từ cấp trên
3 Thông tin đầu vào ▪ Bảng thống kê phí sinh hoạt trong tháng
▪ Bảng thống kê lương giảng viên
▪ Bảng thống kê học phí của học viên
4 Kết quả đầu ra Báo cáo tài chính của tháng → Gửi Hiệu trưởng
5 Nơi sử dụng Phòng kế hoạch tài chính
6 Các quy tắc, điều kiện Không có
Trang 253 Thiết kế – Đặc tả hệ thống
3.1 Thiết kế thành phần xử lý
a Lập kế hoạch tuyển sinh cho khóa học mới
Trang 26b Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ hồ sơ đăng ký tuyển sinh của học viên
Trang 27c Tra cứu học viên
Trang 28d Cập nhật hồ sơ học viên
Trang 29e Thống kê danh sách học viên của lớp học
Trang 30f Lập kế hoạch thi kết thúc khóa học