PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION PLAN (QUY TRÌNH KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA) Mục đích: Quy định phương pháp thống nhất trong việc thực hiện các biện pháp cải tiến, thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm nâng cao chất lượng sản xuất, dịch vụ và loại bỏ các nguyên nhân gây ra các điểm không phù hợp.
QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /14 Phân phối tới phận: ☐ Phòng/BP Sản xuất (Kho NPL) ☐Phòng/BP Hành & Nhân ☐ Phòng/BP Sản xuất (Nhà cắt) ☐ Phòng/BP Tài & kế tốn& Cung ứng ☐ Phòng/BP Sản xuất (Xưởng may) ☐ Phòng/BP Y tế/Vệ sinh/Bếp ăn ☐ Phòng/BP Sản xuất (Hồn thiện & kho hàng) ☐ Phòng/BP kế hoạch/XNK/QL đơn hàng ☐ Phòng/BP Sản xuất (Bảo trì máy & điện/IT) ☐ Phòng/BP An ninh ☐ Phòng/BP Kỹ thuật ☐ Phòng/BP Tuân thủ/QA/ISO/COC ☐ Phòng/BP Quản lý chất lượng/QC ☐Ban Giám đốc Bảng Theo Dõi Sửa Đổi Tài Liệu Ngày sửa đổi Nội dung sửa đổi Người biên soạn Người sửa Trưởng phận Chữ ký Họ tên Ngày lập Ngày kiểm tra Người duyệt Trg/Phó ban ISOCOC Ghi (Tổng) Giám đốc QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /14 Ngày hiệu lực MỤC ĐÍCH: Qui định trách nhiệm phương pháp thực biện pháp khắc phục, phòng ngừa để giải vấn đề tồn tại, tiềm ẩn trình sản xuất thực HTQLCL đề xuất cải tiến nhằm không ngừng nâng cao hiệu lực Hệ thống quản lý chất lượng PHẠM VI ÁP DỤNG: áp dụng cho trình liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng Công ty TNHH MTV May Phú Anh TÀI LIỆU THAM KHẢO: - Sổ tay chất lượng; - Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (Điều khoản 8.5.2 8.5.3) ĐỊNH NGHĨA/THUẬT NGỮ: - Hoạt động khắc phục: Là cơng việc phân tích ngun nhân, đề thực biện pháp khắc phục tồn xảy ra, nhằm đảm bảo tồn khơng bị tái diễn - Hoạt động phòng ngừa: Là cơng việc phân tích nguyên nhân, đề thực biện pháp ngăn ngừa tồn xảy tương lai - Thực đề xuất cải tiến: Là việc thực ý kiến, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu lực HTQLCL NỘI DUNG: 5.1 Lưu đồ: - Xin xem trang sau QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Trách nhiệm Lần sửa đổi Trang/Tổng /14 Biểu mẫu đính kèm Nội dung Các phòng ban, Tổ sản xuất Các vấn đề cấn khắc phục, phòng ngừa, Cải tiến Trưởng đơn vị liên quan Phân tích nguyên nhân, lập phương án thực Giám Đốc, Trưởng ban ISO Không đạt Xem xét, đánh giá phương án Đạt Các đơn vị liên quan Thực Trưởng ban ISO Trưởng đơn vị liên quan Không đạt Theo dõi, Đánh giá Đạt Trưởng ban ISO Lưu hồ sơ 5.2 Diễn giải lưu đồ: 5.2.1 Những thông tin sử dụng hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Xử lý ý kiến phản hồi khách hàng (Sự hài lòng khiếu nại khách hàng) - Đánh giá chất lượng nội - Chất lượng sản phẩm/dịch vụ xử lý sản phẩm sai hỏng QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /14 - Tình trạng thiết bị sản xuất - Nguyên vật liệu nhà cung cấp - Kết thực hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến có - Kết xem xét lãnh đạo 5.2.2 Trách nhiệm đề hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Liên quan đến sản phẩm sai hỏng, xu hướng q trình, chất lượng sản phẩm: Phòng KT, Tổ sản xuất - Liên quan đến ý kiến phản hồi khách hàng: Phòng KT phối hợp với trưởng đơn vị liên quan thực - Liên quan đến HTQLCL, Xem xét lãnh đạo, đánh giá nội bộ, kết thực hoạt động KP-PN-CT, Trưởng ban ISO thực - Liên quan đến thiết bị sản xuất thiết bị đo lường: Phòng chất lượng QA/QC, Tổ điện - Liên quan đến vật tư nhà cung cấp: Phòng XNK, Phòng ĐHSX, cán chuyên trách 5.2.3 Quá trình thực hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến 5.2.3.1 Xác định hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Trong q trình thực cơng việc tất CBCNV phòng ban, Tổ sản xuất phát thấy vấn đề không phù hợp liên quan nói đến (5.2.1) có đề xuất cải tiến phải báo trưởng đơn vị phụ trách biết để tiến hành phân tích tìm ngun nhân đề biện pháp (Xem thêm quy trình, quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp) - Trong q trình thực biện pháp xử lý tồn trên, biết nguyên nhân gây không phù hợp có đề xuất cải tiến, Trưởng phòng ban Tổ trưởng SX Lãnh đạo cơng ty (Hoặc người uỷ quyền) mở phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa theo - Đề xuất cải tiến đề xuất Giám đốc cơng ty hay có trách nhiệm công ty 5.2.3.2 Đề hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Sau mở Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến chuyển phiếu đến đơn vị chức liên quan (nêu mục QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /14 5.2.2) Trưởng ban ISO Trưởng ban tập hợp trao đổi trực tiếp với phận có liên quan phân tích ngun nhân đề biện pháp biện pháp khắc phục, phòng ngừa thích hợp, ghi vào Phiếu u cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Phòng NS lưu hồ sơ q trình phân tích tìm ngun nhân đề biện pháp giải - Khi đề biện pháp khắc phục, phòng ngừa đề xuất cải tiến, Trưởng ban định rõ phận chịu trách nhiệm thực thời gian hoàn thành 5.2.3.3 Thực biện pháp khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Người phân công tiến hành thực biện pháp khắc phục, phòng ngừa cải tiến theo thời hạn giao - Trong trình thực hiện, người phân cơng phối hợp với đơn vị khác để biện pháp thực cách có hiệu lực Thực xong báo cáo kết cho trưởng đơn vị phụ trách biết 5.2.3.4 Theo dõi biện pháp khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Sau hoạt động khắc phục thực hiện, Trưởng ban tổ chức kiểm tra lại kết quả, lưu chứng trình thực biện pháp ghi vào Phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến - Định kỳ tháng, phòng ban photocopy phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa cải tiến (nếu có) chuyển Trưởng ban xem xét báo cáo họp lãnh đạo theo kỳ LƯU TRỮ - Các hồ sơ liên quan trình thực Phòng NS lưu trữ năm PHỤ LỤC VÀ BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /14 PHIẾU YÊU CẦU HOẠT ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA VÀ CẢI TIẾN - Ngày …… tháng ……… năm Số phiếu: - Đơn vị mở: Nội dung: Người mở: Nguyên nhân biện pháp: K.phục: Phòng ngừa: Cải tiến: Người thực hiện: ………… Duyệt - Thời gian hoàn thành: ……… Kết thực hiện: QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Người kiểm tra: Ngày…… tháng…… năm…… Số phiếu mới: Trang/Tổng /14 QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /14 PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION PLAN (QUY TRÌNH KHẮC PHỤC PHỊNG NGỪA) 1/ Mục đích: Quy định phương pháp thống việc thực biện pháp cải tiến, thực hành động khắc phục phòng ngừa nhằm nâng cao chất lượng sản xuất, dịch vụ loại bỏ nguyên nhân gây điểm không phù hợp Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng tồn hoạt động chất lượng Công ty Tài liệu tham khảo: - Cẩm nang quản lý chất lượng khách hàng Định nghĩa từ viết tắt: * Các định nghĩa -Hành động khắc phục: tiến hành để loại bỏ nguyên nhân gây sai lỗi không phù hợp tồn không đáp ứng theo tiêu chuẩn khách hàng - Hành động phòng ngừa: Là hành động tiến hành để triệt tiêu khơng phù hợp có tính tiềm ẩn, tiên đốn không phù hợp tương lai QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng /14 - Sự không phù hợp nặng: Là việc thiếu qui trình, tiêu chuẩn hay vi phạm cách có hệ thống tiêu chuẩn chất lượng thỏa thuận ban đầu, khiếu nại khách hàng không phù hợp nhẹ lặp lặp lại lần trở lên/tháng - Sự không phù hợp nhẹ: + Là không phù hợp trường hợp riêng lẻ, yêu cầu thỏa thuận không thực cách triệt để khơng gây hậu lớn khơng có tính hệ thống + Các phàn nàn khách hàng - Hành động khắc phục/phòng ngừa có hiệu là: Sau thực hành động phải đảm bảo chăn khơng phù hợp có tiềm ẩn không xẩy - Khiếu nại: Là việc sau nhận lô hàng Công ty cung cấp, khách hàng có đề nghị Cơng ty xem xét vàn đề mà họ khơng đồng ý cho chưa phù hợp với thỏa thuận ban đầu - Phàn nàn: Là việc trình sản xuất sau nhận mẫu giao hàng, khách hàng nói (bằng lời, văn qua email) không vừa ý yêu cầu khắc phục vấn đề có khả gây không thỏa mãn với yêu cầu đặt * Các từ viết tắt KP : Khắc phục PN : Phòng ngừa QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 10 / 14 Nội dung quy trình: 5.1 Hành động Khắc phục-Phòng ngừa: 5.1.1 Lưu đồ: Trách nhiệm Phòng QA, phận liên quan Phòng QA Phòng QA Trưởng đơn Tiến trình Phát ghi nhận vấn đề cần thực KP-PN Tiếp nhận tổng hợp báo cáo hành động KP-PN Điều tra nguyên nhân Mô tả công việc/Biểu mẫu 5.1.2.1 BM-SPKPH-01 5.1.2.2 BM-SPKPH-01 5.1.2.3 BM-KPPN-01 vị, phòng ban liên quan Lãnh đạo Cơng ty Phòng QA Đề biện pháp khắc phục Bộ phận có vấn đề cần KP-PN 10 5.1.2.4 BM-KPPN-01 QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Đơn Ngày hiệu lực vị phân công 01/04/2017 Lần sửa đổi Thực biện pháp Lãnh đạo công ty Đánh giá Trang/Tổng 11 / 14 5.1.2.5 BM-KPPN-01 5.1.2.6 - BM-KPPN-01 Phòng QA + 5.1.2 Mơ tả công việc biểu mẫu: 5.1.2.1 Phát ghi nhận vấn đề cần thực hành động KP-PN: Các nguồn thông tin đầu vào để xác định vấn đề cần hành động KP là: - Kết xem xét lãnh đạo - Kết đánh giá chất lượng nội - Sự cố máy móc thiết bị - Sản phẩm hỏng không phù hợp - Lỗi qui trình sản xuất, qui trình cơng nghệ - Các khiếu nại, công văn phản ánh chất lượng khách hàng - Chất lượng dịch vụ bên cung ứng - Các nguồn thông tin khác q trình hoạt động Cơng ty Đối với hành động PN, ngồi nguồn thơng tin sử dụng thơng tin đầu vào khác như: - Kết trình phân tích liệu sản phẩm trình 11 QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 12 / 14 - Kết điều tra ý kiến khách hàng sản phẩm dịch vụ - Các kinh nghiệm thực tế Tất CBCNV Công ty phát vấn đề cần thực KP-PN có trách nhiệm lập “Báo cáo khắc phục phòng ngừa” (BM-KPPN-01) chuyển phòng QA.Trong số trường hợp, lãnh đạo Cơng ty phân cơng người chịu trách nhiệm thu thập thơng tin phân tích liệu Người phân công chịu trách nhiệm lập “Báo cáo Hành động KP-PN” thấy cần thiết 5.1.2.2 Tiếp nhận tổng hợp báo cáo hành động KP-PN: Phòng QA có nhiệm vụ tiếp nhận tổng hợp tất báo cáo hành động KP-PN theo mẫu BM-KPPN-01 5.1.2.3 Điều tra nguyên nhân: Trưởng đơn vị nơi có vấn đề cần KP-PN, Phòng QA, Phòng liên quan phải tổ chức thực điều tra nguyên nhân gây cho vấn đề cần KP-PN phát sinh trình hoạt động chất lượng Nguyên nhân cần ghi nhận vào mẫu BM-KPPN-01 Trách nhiệm xem xét điều tra nguyên nhân không phù hợp qui định sau: - Trong trình nghiên cứu chế thử: Trưởng/phó phòng Kỹ thuật - Trong q trình sản xuất, lưu kho, bảo quản: Trưởng phận trực tiếp - Trong hệ thống chất lượng, hệ thống kiểm tra: Trưởng QA/Tổ trưởng QC 5.1.2.4 Đề biện pháp khắc phục: Trên sở báo cáo kết điều tra, trưởng đơn vị có vấn đề cần KPPN, phòng liên quan, phòng QA phải đề biện pháp xác định hành động 12 QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 13 / 14 KP, PN cần thiết thời gian thực để loại bỏ nguyên nhân gây vấn đề cần KP-PN bảo đảm vấn đề không lặp lại tiến hành công việc tương tự Các biện pháp xử lý phải ghi vào mẫu BM-KPPN-01 Trong trường hợp đặc biệt cần thiết phải thành lập Hội đồng để đề biện pháp khắc phục, phòng ngừa có định riêng Giám đốc Cơng ty 5.1.2.5 Thực biện pháp KP-PN: Trưởng đơn vị phân công tiến hành thực đầy đủ, nghiêm túc biện pháp khắc phục, phòng ngừa đề (BM-KPPN-01) Q trình khắc phục, phòng ngừa phải cung cấp đầy đủ vật tư, phương tiện cần thiết, kể hướng dẫn công việc bổ sung cần thiết Không tiến hành cơng đoạn đối tượng có vấn đề cần KP-PN có định QAM hoạt động KP-PN, sửa chữa hoàn tất 5.1.2.6 Đánh giá hoạt động KP-PN: Khi thông báo hoạt động khắc phục, phòng ngừa hồn tất theo hạn định báo cáo, Trưởng phòng QA, đại diện phòng liên quan phải khẳng định hoạt động khắc phục, phòng ngừa tiến hành, vấn đề cần KP-PN sửa chữa phù hợp với yêu cầu đề (BMKPPN-01) 5.1.2.7 Kết thúc hoạt động khắc phục, phòng ngừa: 13 QUY TRÌNH KIỂM SỐT HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MS: Ngày hiệu lực 01/04/2017 Lần sửa đổi Trang/Tổng 14 / 14 Trưởng phòng QA, đại diện phòng liên quan ký xác nhận vấn đề cần KP-PN giải vào mẫu BM-KPPN-01 vấn đề cần KP-PN không cần thiết phải tiếp tục theo dõi Trưởng phòng QA tổng kết đánh giá hiệu hoạt động khắc phục, phòng ngừa Nếu biện pháp thực khơng hiệu phải tiến hành biện pháp khác Phụ lục BM-KPPN-01 : Báo cáo khắc phục phòng ngừa 14