Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm

Nhiều năm gần đây lĩnh vực Công nghệ thông tin đ• và đang phát triển mạnh và ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Sự phát triển của Công nghệ thông tin dường như luôn đi kèm với sự phát triển của đất nước, nó biểu hiện cho sự phát triển kinh tế, là hiện thân của một cơ quan, tổ chức có bộ máy l•nh đạo . Nó đang là mối quan tâm hàng đầu của tất cả mọi người trên thế giới và là lĩnh vực mũi nhọn để phát triển đất nước. Tin học hoá chiếm một vị trí quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp giúp cho các tổ chức doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí cho phép nâng cao lợi nhuận và cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên. Các kỹ sư phần mềm là những người có khả năng đem lại những lợi nhuận thương mại lớn khác biệt thực sự với những kiểu lợi nhuận khác. Và ở đây, chìa khoá chính là sự chuyên nghiệp. Sự phát triển về phần mềm thực sự khó kiểm soát được, các dự án phần mềm thường kéo dài và vượt quá ngân quỹ cho phép. Những nhà lập trình chuyên nghiệp ngày càng cố gắng hoàn thành các dự án phần mềm một cách có chất lượng, đúng hạn và trong ngân quỹ cho phép. Công nghệ phần mềm bao gồm: phát triển đưa vào hoạt động, bảo trì và loại bỏ phần mềm có hệ thống. Kỹ sư phần mềm sẽ cung cấp những kỹ thuật, công cụ cơ bản nhằm phát triển các ứng dụng. Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng và ngày càng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Việc lưu trữ các văn bản, thông tin... trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kém nếu lưu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn và mất thời gian. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm được chi phí lưu trữ thông tin về mặt thời gian và tiền bạc. Sau một thời gian học tập và nghiên cứu thực tế hoạt động tại Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solution em quyết định lựa chọn đề tài: Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm

Lời mở đầu Nhiều năm gần đây lĩnh vực Công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh và ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Sự phát triển của Công nghệ thông tin dờng nh luôn đi kèm với sự phát triển của đất nớc, nó biểu hiện cho sự phát triển kinh tế, là hiện thân của một cơ quan, tổ chức có bộ máy lãnh đạo . Nó đang là mối quan tâm hàng đầu của tất cả mọi ngời trên thế giới và là lĩnh vực mũi nhọn để phát triển đất nớc. Tin học hoá chiếm một vị trí quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp giúp cho các tổ chức doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí cho phép nâng cao lợi nhuận và cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên. Các kỹ s phần mềm là những ngời có khả năng đem lại những lợi nhuận thơng mại lớn khác biệt thực sự với những kiểu lợi nhuận khác. Và ở đây, chìa khoá chính là sự chuyên nghiệp. Sự phát triển về phần mềm thực sự khó kiểm soát đợc, các dự án phần mềm thờng kéo dài và vợt quá ngân quỹ cho phép. Những nhà lập trình chuyên nghiệp ngày càng cố gắng hoàn thành các dự án phần mềm một cách có chất lợng, đúng hạn và trong ngân quỹ cho phép. Công nghệ phần mềm bao gồm: phát triển đa vào hoạt động, bảo trì và loại bỏ phần mềm có hệ thống. Kỹ s phần mềm sẽ cung cấp những kỹ thuật, công cụ cơ bản nhằm phát triển các ứng dụng. Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng và ngày càng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Việc lu trữ các văn bản, thông tin . trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kém nếu lu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn và mất thời gian. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm đợc chi phí lu trữ thông tin về mặt thời gian và tiền bạc. Sau một thời gian học tập và nghiên cứu thực tế hoạt động tại Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solution em quyết định lựa chọn đề tài: Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm 1 Chơng I tổng quan về Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI solution I. Vài nét về Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solution 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp IFI Solution Thành lập Công ty Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solutinđợc thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là Công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hớng chuyên sâu trong lĩnh cung cấp giải pháp phần mềm và quản trị doanh nghiệp. IFI Solution đợc thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị kinh doanh với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phơng thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao cho thị trờng. Công việc của IFI Solution : Công việc của IFI Solution đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của IFI Solution là phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp. Trách nhiệm đầu tiên của chúng ta là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tuyệt hảo cho khách hàng và thông qua đó đem lại thu nhập cao cho các thành viên trong Công ty, đóng góp cho xã hội và góp sức xây dựng đất nớc Việt Nam giàu mạnh. Mục tiêu của I F I Solution Mục tiêu tổng quát : Là những ngời làm tin học trẻ chúnh tôi luôn tâm niệm "không dừng lại ở giải pháp tin học đơn thuần mà phải mang đến sự hài lòng lâu dài cho khách hàng ". Chìa khoá của chúng tôi là nhân lực .Chúng tôi tập trung vào việc phát triễn thu nhận và đào tạo liên tục một đội ngũ chuyên nghiệp với khả năng nghiên cứu và phát triển . 2 Với kỷ năng chuyên sâu trong lĩnh vực tin học,chúng tôi hớng tới mục tiêu là công ty phát triễn phần mềm hàng đầu trong năm tới Đặt ra mục tiêu là phải đạt đợc và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp giải pháp phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp tại thị trờng Việt Nam. Với mục tiêu đặt ra này thì các thành viên trong công ty phải cố gắng hết mình cho công việc .Đồng thời khuyến khích các thành viên trong công ty co những ý t- ởng sáng tạo mới . Nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đề ra và các sản phẩm của công ty đợc ứng dụng rộng rãi tại thị trờng Việt Nam Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt là phơng châm kinh doanh của IFI Solution nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhất là phần mềm tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. Với sự chuyên sâu này IFI Solution sẽ cung cấp cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày các tốt hơn. * Mục tiêu của IFI Solution trong các năm 2003 2005 - Phấn đấu đạt mức tăng trởng doanh thu hàng năm từ 60% trở lên. - Phát triển và mở rộng việc cung ứng sản phẩm và dịch vụ sang lĩnh vực phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp - ERP Các giá trị và niềm tin của IFI Solution Chúng tôi mong muốn làm giàu cho bản thân, cho Công ty và phát triển cá nhân, phát triển Công ty, đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nớc Việt Nam giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Chúng tôi tin tởng vào lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luôn luôn đổi mới và hoàn thiện và gần đây là con đờng để tạo ra nhiều nhất các sản phẩm, dịch vụ có giá trị cho xã hội. Chúng ta tin tởng rằng lợi nhuận là kết quả của các đóng góp của chúng tôi cho khách hàng, cho xã hội, cho đất nớc. Chúng ta đóng góp nh thế nào thì chúng ta sẽ đợc đền đáp tơng ứng. Chúng ta tin tởng rằng hạnh phúc của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ sử dụng các khả năng trong mỗi cá nhân đó. Vì vậy chúng ta sẽ cùng nhau xây dựng một Công ty đem lại cho mọi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về khả năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần. 2. Các biện pháp kinh doanh và quản lý Công ty. 3 Lĩnh vực kinh doanh: Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt Đất nớc Việt Nam quá nghèo nàn và lạc hậu bởi vì con ngời Việt Nam làm ra quá ít sản phẩm với chất lợng cao. Một nguyên nhân chính là do ngời Việt Nam không có nghề, không biết làm ra một cái gì đó đến nơi đến chốn để có thể làm ra sản phẩm và hơn thế nữa phải là sản phẩm tốt hơn của ngời khác, của nớc khác để có thể đem ra bán cho khách hàng. Mong muốn và mục tiêu của IFI Solution là cùng nhau phấn đấu sao cho mọi nhân viên có một cuộc sống đầy đủ về vật chất và góp sức xây dựng đất nớc Việt Nam giàu mạnh thông qua con đờng xây dựng một đội ngũ nhân viên có trình độ, có thể làm ra các sản phẩm cụ thể với chất lợng cao cho khách hàng. Chúng ta sẽ đi theo con đờng Nhất nghệ tinh chuyên sâu phát triển sản phẩm và kinh doanh trong một lĩnh vực hẹp để có thể làm ra sản phẩm và dịch vụ tốt cho khách hàng . Phục vụ khách hàng: Cùng khách hàng đi đến thành công Cônh ty không chỉ dừng lại ở bán sản phẩm cho khách hàng mà còn mong muốn sản phẩm đợc khách hàng dùng một cách hữu ích. Sản phẩm và dịch vụ mang lại lợi ích cho khách hàng chính là mục tiêu và lợi thế cạnh tranh để phát triển kinh doanh lâu dài. Trong điều kiện trình độ nghiệp vụ, trình độ tổ chức và trình độ tin học hiện nay của khách hàng và chính của chúng ta, để mong muốn nói trên thực hiện thì chúng ta phải cùng làm việc sát cánh với khách hàng cho đến khi thành công. Kích thích làm việc Trả lơng theo kết quả công việc: Lơng và thu nhập của mỗi cá nhân sẽ phụ thuộc vào doanh số và lợi nhuận. Quỹ lơng tháng của toàn Công ty, của từng chi nhánh đợc tính dựa trên kết quả doanh thu của tháng. Việc chia lơng sẽ tuỳ từng trờng hợp cụ thể có thể sẽ đợc tính theo doanh thu của từng cá nhân, của 1 nhóm / đội / bộ phận làm việc hoặc theo xem xét đánh giá của cán bộ phụ trách cho từng tháng. Cạnh tranh nội bộ: Ngời đóng góp nhiều hơn sẽ đợc hởng nhiều hơn. áp dụng cả phơng pháp trả lơng có sự cách biệt rõ ràng giữa các ngôi sao so với các nhân viên trung bình. Bán cổ phần cho nhân viên: 4 Nhằm kích thích làm việc thông qua lợi nhuận kinh doanh cuối cùng của toàn Công ty, hàng năm Công ty sẽ bán khoảng 5% cổ phần cho các nhân viên làm việc trong Công ty. Ngoài các biện pháp trên chúng ta sẽ cùng nhau tìm tòi và áp dụng phơng án khích lệ cao nhất đối với các nhân viên giỏi, khích lệ cao nhất đối với sự làm việc hăng say, quên mình để đóng góp cho sự phát triển của Công ty, của xã hội. Quản lý: Luôn luôn đổi mới và hoàn thiện Lý do: * Thế giới ngày nay liên tục biến đổi, những cái gì ta biết ngày hôm nay thì chỉ vài tháng sau đã lạc hậu. Vì vậy sẽ không có giải pháp tối u cuối cùng mà mọi giải pháp tối u của ngày hôm nay sẽ là cái tạm đợc trong vài tháng tới và là cái lỗi thời của năm sau. * Thực tế thì trình độ và kinh nghiệm của chính chúng ta không phải là cao nên để phân tích và tổng quát hoá bài toán một cách tơng đối rõ ràng (chỉ là tơng đối), phơng án giải quyết và thực hiện triển khai một cách tơng đối hoàn hảo (chỉ là tơng đối) sẽ chiếm một thời gian dài và khi phát triển xong một sản phẩm hoàn hảo (chỉ là tơng đối) hoặc để tạo ra đợc một phơng án quản lý tối u (chỉ là tơng đối) thì thế giới đã thay đổi và sản phẩm đã thành lạc hậu, phơng án quản lý đã không phù hợp. Vì vậy: * IFI Solution sẽ phát triển sản phẩm theo phơng án Đỉnh tiếp đỉnh Tối u hoá , cùng nhịp bớc với sự thay đổi và phát triển của Công ty, của công nghệ, của khách hàng. Chu kỳ phát triển sản phẩm là ngắn, không vợt quá 1 năm. Đối với các dự án có kế hoạch nghiên cứu và phát triển dài hạn từ 2 -3 năm thì chúng sẽ đợc chia thành các giai đoạn nhỏ dới 1 năm sao cho mỗi năm phải cho ra đời các phiên bản thơng phẩm. * Về quản lý Công ty sẽ liên tục thử nghiệm, liên tục hoàn thiện và liên tục đổi mới cách thức điều hành mọi hoạt động trong Công ty sao cho phù hợp với sự phát triển của chính chúng ta và phù hợp với sự thay đổi của môi tr- ờng xung quanh để sản xuất kinh doanh càng ngày càng hiệu quả hơn và liên tục phát triển. Cạnh tranh: Luôn luôn, liên tục học tập, nâng cao trình độ của từng cá nhân, của toàn Công ty để vợt lên trên đối thủ 5 Lý do: Ngời chiến thắng là ngời học nhanh hơn ngời khác * IFI Solutoin là Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao (phần mềm) và lĩnh vực t vấn (t vấn ứng dụng triển khai hệ thống thông tin). Cả 2 lĩnh vực hoạt động này của IFI đều nằm trong nền kinh tế mới- nền kinh tế trí thức- nền kinh tế đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và luôn phải cập nhật các kiến thức mới. Vì vậy chỉ có thể luôn học tập và nâng cao trình độ thì mới đáp ứng đợc yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, của thị tr- ờng. * Chỉ với các sản phẩm, kiến thức t vấn và dịch vụ chất lợng cao thì ta vợt ra khỏi lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt về giá cả trong mảng thị trờng sản phẩm và dịch vụ t vấn cấp thấp. Và điều này đòi hỏi chúng ta phải luôn luôn, liên tục học tập và nâng cao trình độ của từng cá nhân và của toàn Công ty. Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh * Xác định thị trờng, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ. * Phát triển sản phẩm và dịch vụ. * Quản cáo tiếp thị. * Bán hàng. * Cung cấp sản phẩm và dịch vụ: T vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo. * Hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm. * Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho giai đoạn 1. 6 II. Tổ chức bộ máy quản lý của IFI Solution 1. Mô hình tổ chức 2. Chức năng - nhiệm vụ Chức năng- nhiệm vụ các phòng ban 1. Hội đồng quản trị: * Xác định chiến lợc phát triển dài hạn của Công ty. 7 Văn phòng và kế toán Phòng kinh doanh Hội đồng quản trị Giám đốc chi nhánh Phòng lập trình ứng dụng Phòng hỗ trợ bảo hành Phòng tư vấn thiết kế Hội đồng quản trị Phòng triển khai hợp đồng Hội đồng quản trị 1.1- Mô hình tổ chức các chi nhánh của Công ty Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Ban giám đốc Phòng tổng hợp Phòng nghiên cứu & Phát triển phần mềm 1.0- Mô hình tổ chức Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp IFI Hộ đồng quản trị 2. Giám đốc Công ty: * Điều hành thực hiện chiến lợc đề ra, phát triển kinh doanh. * Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của Công ty về tổ chức nhân sự, lơng, tài chính kế toán. * Tham gia vào xác định chiến lợc của Công ty. * Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi nhánh. 3. Các trợ lý giám đốc (Phòng tổng hợp): * Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán Công ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh. 4. Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: * Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. * Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. 5. Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh: * Bán hàng và dịch vụ khách hàng. * Hiện có chi nhánh tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Chức năng- nhiệm vụ các chi nhánh và bộ phận kinh doanh 1. Giám đốc chi nhánh: * Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra. * Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng, tài chính kế toán. * Tham gia vào xác định chiến lợc của Công ty. * Lập kế hoạch năm của chi nhánh. 2. Các trợ lý giám đốc (phòng tổng hợp): *Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng, tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. 8 3. Phòng kinh doanh: * Tìm kiếm khách hàng. * Bán các sản phẩm và dịch vụ của IFI cho khách hàng. 4. Phòng t vấn thiết kế: * Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau: + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lợng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng. * Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trớc đó. 6. Phòng triển khai hợp đồng (T vấn ứng dụng) * Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án 1 ngời triển khai. * Khảo sát thêm yêu cầu của khách hàng. * T vấn về xây dựng hệ thống thông tin. * Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chơng trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. * Cài đặt và đào tạo. * Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. * Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi cần thiết. 7. Phòng lập trình ứng dụng: * Tham gia vào xây dựng phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát bán hàng. * Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. 9 * Bảo hành chơng trình sửa đổi. 8. Phòng hỗ trợ bảo hành: * Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm, giải đáp thắc mắc, hớng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, th điện tử và tại trụ sở của khách hàng. * Bảo hành sản phẩm. 9. Phòng kế toán: * Kế toán. 10.Văn phòng: * Văn phòng, tổng đài, lễ tân. * Tạp vụ. 3. Tổ chức phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: * Trởng phòng: * Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của nhóm nghiệp vụ. * Phụ trách công nghệ, kỹ thuật. * Trởng nhóm nghiệp vụ: * Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của nhóm nghiệp vụ. * Phụ trách về nghiệp vụ. * Các nhân viên lập trình: * Lập trình. * Phát triển sản phẩm: phần mềm kế toán, quản lý mua, bán hàng và hàng tồn kho, TSCĐ, nhân sự, lơng, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý mạng máy tính . * Lập trình phục vụ quản lý nội bộ của IFI(Kế toán, Teamwork, Web site). 10