Slide bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán chương 3 Phần 2

          Cách thức xác định liệu cần thu thập Xây dựng mơ hình REA So sánh q trình thu thập, lưu trữ xử lý liệu AIS thủ cơng AIS máy tính Các hoạt động ghi nhận liệu AIS thủ cơng máy tính Cách thức lưu trữ liệu AIS thủ công máy tính Vai trò tập tin chính, tập tin nghiệp vụ Các phương pháp mã hóa thực thể mang liệu Các phương thức nhập liệu Các cấu trúc tổ chức liệu Các khái niệm CSDL, hệ quản trị CSDL Sự kiện kinh tế Dữ liệu: Chứng từ gốc Phân tích nghiệp vụ ảnh hưởng tình hình tài nào? Sổ nhật ký Ghi chép để lưu trữ liệu đối tượng bị ảnh hưởng Sổ tài khoản Tổng hợp tạo thông tin truyền đạt tới người sử dụng Báo cáo  Tập trung liệu liên quan tình hình tài  Lưu trữ: sổ kế tốn riêng biệt theo đối tượng kế tóan, trùng lắp liệu  Chia sẻ DL Các hình thức sổ KT Sự kiện kinh tế Chứng từ Ghi Nhật ký Ghi sổ TK Báo cáo 3 Ghi chép trùng lắp -> Dữ liệu lưu trữ trùng lắp > Thay đổi HT khó khăn, thời gian Dữ liệu lưu trữ phân tán -> Chia sẻ thơng tin, liệu khó khăn Thơng tin cung cấp Tạo DL ghi ban đầu chứng từ  Thơng tin tài  Mức độ chi tiết thông tin  Thời gian cung cấp thơng tin: chậm, khơng phản ánh tức thời tình hình  Khó lập báo cáo linh họat theo nhiều tiêu thức khác -> Không đáp ứng thông tin cho nhiều đối tượng khác  Thông tin phải người ghi chép liệu lập DL lưu trữ tập tin liên quan Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo thông tin yêu cầu Thông tin Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Cơ sở liệu Báo cáo Lưu trữ Chương trình ứng dụng Cơ sở liệu (Data base) Hệ quản trị CSDL (DBMS) Chương trình ứng dụng Quá trình SXKD Người sử dụng Dữ liệu đầu vào Thông tin đầu Xử lý Kiểm sốt - phản hồi •Xác định liệu cần thu thập Chương trình ứng dụng •Tổ chức thu thập liệu •Tổ chức lưu trữ liệu Mơ hình REA ( Theo hoạt động chu trình kinh doanh Nguồn lực nào? Sự kiện gì? Đối tượng liên quan? Resources) ( Event) (Agent) Dữ liệu thu thập Các chu trình kinh doanh Mơ hình REA Xác định hoạt động, đối tượng nguồn lực cần thu thập liệu Dữ liệu cần thu thập cho đối tượng, nguồn lực Dữ liệu cần thu thập cho hoạt động Chứng từ hoạt động Yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý, đặc điểm kinh doanh Các nội dung, cách thức quản lý cần khai báo Nội dung chứng từ 10 Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng kiện – Mơ hình REA mơ hình REA minh họa chu trình doanh thu Resource Event Agent Đặt hàng Các bước xây dựng mơ hình REA  B1: Tìm hiểu môi trường mục tiêu tổ chức  B2: XĐ CTKD có kiện kinh doanh  B3: Phân tích kiện B2 để XĐ yếu tố nguồn lực, tác nhân địa điểm  B4: XĐ hành vi, đặc trưng thuộc tính kiện, nguồn lực tác nhân Từ XĐ mối quan hệ chúng Hàng hóa KH Xuất kho Tkhoản Giao Hàng Nviên Bán hàng Thu tiền 11 12 Mơ hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng kiện – Mơ hình REA Cơng ty Thái Ngun chun cung cấp dịch vụ giúp việc nhà, có chu trình bán thu tiền sau: Hằng ngày KH gọi đến yêu cầu dịch vụ NV kinh doanh gửi báo phí đến cho KH, KH chấp nhận báo phí NVKD tiến hành lập hợp đồng cụ thể dịch vụ cung cấp (loại dv, giá phí loại dv, mức độ thường xuyên cung cấp dv, thời điểm nhận toán) Sau KH ký hợp đồng, phận người giúp việc nhà tiến hành cung cấp dv cho KH KH bắt đầu tốn theo điều khoản HĐ Cơng ty thuê 01 NV để nhận xúc tiến việc nhận tốn với KH Hãy xây dựng mơ hình REA Cách vẽ mơ hình:  Sử dụng hình chữ nhật để nêu tên kiện, nguồn lực tác nhân; đường thẳng để nêu mối quan hệ chúng  Đặt nguồn lực bên trái kiện, tác nhân bên phải kiện  Sắp xếp kiện theo thứ tự thực  Mỗi kiện có liên kết với nguồn lực, liên kết với tác nhân bên liên kết với tác nhân bên  Một hình chữ nhật đại diện cho nhóm nguồn lực, nhóm tác nhân => khơng vẽ hình chữ nhật trùng 13 Thành phần thu nhập liệu Nội dung liệu thu nhập       14 Hoạt động: Các nội dung thực trình trao đổi nguồn nhân lực trình sản xuất kinh doanh Hoạt động xét duyệt: Cho phép trình trao đổi thực Hoạt động thực hiện: Thực trao đổi nguồn lực Hoạt động ghi nhận, theo dõi: Ghi nhận nội dung trao đổi nguồn lực Các nguồn lực: Các nguồn lực liên quan đến trình trao đổi Đối tượng: Cá nhân, phận liên quan cần theo dõi cho trình trao đổi  Chứng từ : thu thập nội dung (dữ liệu) họat động thực trình trao đổi nguồn lực  Tài khỏan: Thu thập nội dung nguồn lực phát sinh trình trao đổi nguồn lực theo u cầu thơng tin báo cáo tài thông tin quản lý  Đối tượng chi tiết: Thu thập nội dung nguồn lực, đối tượng cần theo dõi trình trao đổi nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý 15 Tổ chức tài khỏan Tổ chức đối tượng chi tiết  Tài khỏan: Là phương pháp mà kế tóan sử dụng để theo dõi, phản ánh cho nguồn lực liên quan đến hoạt động  Đối tượng cho tiết tổ chức thu thập nội dung cần quản lý chi tiết  Mỗi loại tài khỏan đối tượng kế toán để theo dõi cho loại nguồn lực giá trị  Bao gồm đối tượng nhận dạng hoạt động nguồn lực cần quản lý chi tiết( có theo dõi SL)  Qui trình tổ chức tài khỏan:  Xác định loại tài khỏan sở nguồn lực nhận dạng  Mỗi đối tượng cho tiết cần xác định nội dung mô tả nội dung quản lý  Xác định nội dung quản lý tài khỏan  Xác định nội dung quản lý theo dõi theo đối tượng chi tiết  Các nội dung quản lý đối tượng chi tiết sở để mã hóa cho đối tượng  Các nội dung quản lý(còn lại) theo dõi tài khỏan  Nội dung tổ chức đối tượng Đối tượng Nội dung mô tả 16  Mọi nội dung quản lý tài khỏan cấp tài khỏan Nội dung quản lý TK Nội dung theo dõi Nội dung theo Kết cấu tài lọai tài khỏan => Xáctheo định kết cấu tài ĐTCT dõi khỏan TK khỏan Tài khỏan Nội dung quản lý Mã hóa Theo khu vực KH-A-001 Doanh thu Khách hàng Tên, địa 17 A,B,C,D A,B,D C Cấp 1: 511 Cấp : 5111 >C 18 Các hoạt động thu thập, ghi nhận liệu   Chứng từ phản ánh nội dung hoạt động Quy trình tổ chức  ◦ Xác định tên chứng từ cho hoạt động ◦ Xác định nội dung chứng từ (Số ctừ, ngày, đối tượng, nguồn lực liên quan) ◦ Bộ phận lập chứng từ, phận sử dụng chứng từ (dự kiến) ◦ Mã hoá chứng từ (ký hiệu) Hoạt động Tên chứng từ Thu tiền Phiếu thu Nội dung chứng từ Số CT,Ngày ctừ, số tiền Bộ phận lập Kế tóan tiền Bộ phận sử dụng KH, Thủ quỹ AIS thủ cơng Q trình SXKD Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài Báo cáo tài Ký hiệu Ghi sổ nhật ký Chứng từ Lập báo cáo Sổ nhật ký Sổ cái, sổ chi tiết Chuyển sổ PT-0001 19  20 AIS máy tính  Sự kiện q trình SXKD Chứng từ Thơng tin theo yêu cầu Nhập liệu Cập nhật, truy xuất thông tin theo yêu cầu Các đối tượng, nguồn lực sử dụng Nhập liệu hoạt động liên quan   Các tập tin lưu trữ liệu Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động, thay đổi liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH…) sau kiện xảy Khai báo (Maintenance): Đảm bảo trì liệu đối tượng thường sử dụng (Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên…) Khai báo 21 22 Lưu trữ liệu tập tin AIS thủ công Hoạt động Lưu trữ Ghi nhật ký  Sổ nhật ký  AIS máy tính Hoạt động Lưu trữ Nhập liệu  Tập tin nghiệp vụ  Khai báo  Tập tin Chuyển sổ  Sổ cái, sổ chi tiết Thực thể khách hàng Cập nhật  Tập tin 23 Mã KH Tên khách hàng Dữ liệu tổng hợp Dữ liệu tham chiếu Địa Mã số thuế Số dư KHNN-01 Chase Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001 574,565,000 KHTN-01 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn Huệ 430421210-001 300,090,000 KHTN-02 UOB Viet Nam 17 Lê Duẩn, Quận 01 430011144-001 150,000,000 KHTN-03 Anh Tuấn 142 Điện Biên Phủ, Q.03 437821270-001 (234,000,000) KHTN-04 Công Ty Quang Minh 58 Nguyễn Du, Q.01 0302984527 KHTN-05 Công Ty Thành Công 258 Lê Lợi, Q.01 0302657481 100,000,000 Mẫu tin 24 Tập tin (Master File) ◦ Lưu trữ liệu thay đổi đối tượng trong, hệ thống VD: Khách hàng, Hàng hóa… ◦ Khơng chứa liệu kiện phát sinh ◦ Các liệu lưu trữ liệu tham chiếu hay liệu tổng hợp Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn XEROX PR-001 Cái 1561 100 HP LASER PR-002 Cái 1561 20 TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150   Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) ◦ Lưu trữ liệu kiện : đặt hàng, bán hàng, thu tiền… ◦ Luôn chứa trường NGÀY SỰ KIỆN, nghiệp vụ ◦ Luôn chứa liệu giá cả, số lượng liên quan đến kiện Số Ngày Mã KH Mã hàng SL Giá hđơn hđơn 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 10.000.000 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 20.000.000 345 345 7870 154/04 567 KHNN-01 PR-002 25.000.000 ĐĐH 26 25      Giảm thời gian nhập liệu VD: cần nhập mã KH ko cần nhập thông tin khác KH nhập hóa đơn bán hàng Tránh lưu trữ trùng lắp liệu VD: Dữ liệu KH lưu trữ tập tin Tăng cường khả kiểm sốt liệu VD: Chỉ nhập hóa đơn cho KH có tập tin Tiện lợi hoạt động bảo quản liệu: Thay đổi, thêm, xóa… Ý nghĩa ◦ Các thực thể mang liệu (hoạt động, đối tượng, nguồn lực) mã hóa để tạo tính nhất, phân biệt chúng với ◦ Việc mã hóa tiết kiệm thời gian hạn chế sai sót q trình nhập liệu truy xuất thông tin liên quan đến thực thể ◦ Tùy theo tính chất thực thể mang liệu, có phương pháp mã hóa thích hợp 28 27    Mã trình tự/mã liên tiếp: ◦ Số hóa đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS sinh viên ◦ Không linh động, hạn chế việc thêm, xóa liệu ◦ Khơng có tính mơ tả thuộc tính liệu Mã khối/nhóm: ◦ Gán nhóm số mang ý nghĩa định: ví dụ mã UPC bao gồm số đầu mã nhà SX, số sau mã sản phẩm   934673-042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tươi 29 Mã phân cấp: ◦ Gán nhóm số mang ý nghĩa vị trí, phân cấp ◦ Nhóm đứng trước cấp nhóm liền kề ◦ VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng KT-mã NV Mã gợi nhớ: ◦ Gán kí tự nhóm để mang ý nghĩa định ◦ VD: KH-001 Mã khách hàng, số 001 30        Xác định thực thể cần mã hóa Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêu cầu quản lý liên quan đến thực thể Lựa chọn phương pháp mã hóa thích hợp Xem xét tính mã Xem xét đại diện mã Xem xét tính tương lai mã Quy luật mã hóa cần thống phổ biến toàn DN  Xử lý tương tác : ◦ Là xử lý thực phần, phần xử lý người máy tính thực xen kẽ nhau, xử lý tương tác người dẫn dắt q trình xử lý, máy tính đóng vai trò trợ giúp tích cực ◦ Xử lý tương tác phương thức lựa chọn cho hệ thống xử lý nhiều thơng tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mơ tả cơng thức, pt tóan học, vận dụng kinh nghiệm vào trình xử lý 31   Xử lý giao dịch : Là xử lý yêu cầu kết quả, khơng có can thiệp từ ngòai vào Một trình xử lý gọi giao dịch, thích hợp với tiến trình có nhiều khâu độc lập Xử lý trực tuyến : Được sử dụng hệ thống đòi hỏi xử lý dòng thơng tin, mẫu tin thời điểm xuất 32  Xử lý phân tán : ◦ Các xử lý diễn phận vị trí khác nhau, có yêu cầu khác vào thời điểm khác ◦ Trong xử lý phân tán, với thành phần liệu xảy nhiều thao tác cập nhật, sửa chữa khai thác khác ◦ Vì cần quan tâm xử lý phân tán đảm bảo tính đồng hệ thống ◦ Việc truy cập thơng tin xảy hòan tòan ngẫu nhiên ◦ Khn dạng kiểu thơng tin khơng hòan tòan xác định ◦ Thông tin thay đổi liên tục thực tiến trình xử lý 33  Theo thời gian thực (Real-Time) ◦ Sự kiện ghi nhận sau phát sinh (vào tập tin nghiệp vụ) ◦ Khi liệu nhập, kiểm tra liệu tập tin liên quan (khách hàng, hàng TKho…) ◦ Các tập tin liên quan cập nhật ◦ Có thể xem báo cáo liên quan đến kiện (bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp…) sau nhập vào 34  35 Theo lô (Batch) ◦ Sự kiện tập hợp theo lô phát sinh (chưa nhập vào máy) ◦ Tính tốn số tổng cộng lơ chứng từ (Số kiểm soát) ◦ Các chứng từ lô nhập vào máy ◦ Đối chiếu số tổng lơ (do chương trình tính) với số kiểm sốt (tính trước nhập liệu), kiểm tra thơng tin báo cáo kiểm sốt lơ ◦ Chuyển lơ để cập nhập tập tin liên quan ◦ Các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ xem lô nghiệp vụ chuyển lô 36   Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô ◦ Sự kiện nhập vào máy phát sinh, khơng tính tốn số kiểm sốt lơ ◦ Các nghiệp vụ sau nhập vào “nằm chờ” mà không cập nhập vào tập tin liên quan ◦ Kiểm tra nghiệp vụ tình trạng “chờ” trước cập nhập ◦ Cập nhập nhóm nghiệp vụ nằm chờ vào tập tin liên quan ◦ Các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ xem lô nghiệp vụ “nằm chờ” cập nhập Tổ chức liệu theo kiểu tập tin: ◦ Dữ liệu tổ chức thành tập tin riêng tương ứng cho chương trình ứng dụng khác Tập tin ĐĐH Nhập NVBH Tập tin KH Chương trình BH Tập tin ĐĐH Tập tin HTK Nhập NV HTK Tập tin HTK Chương trình HTK Thơng tin HTK Thông tin BH 37 Mã Số ĐĐH Ngày ĐH Mã Số KH KVBH NVBH Mã hàng Tên hàng Giá 38 SL NVBH Mã hàng Tên hàng Đgiá xuất Giá bán Mã Số ĐĐH Mã Số KH NVBH KVBH Tên KH Địa Mức TD KVBH NVBH Hệ quản trị CSDL Lập báo cáo có sẵn Ứng dụng HTK Hệ điều hành Vấn tin DThu tích CSDL •Trùng lắp liệu lưu trữ •Khơng qn việc lưu trữ liệu •Chi phí lưu trữ tăng •Hạn chế việc kiểm soát liệu lưu trữ 39 Yêu cầu Báo cáo SL tồn NVHTK Mã Số KH Ứng dụng bán hàng Truy vấn Báo cáo theo yêu cầu 40 ... Nam 115 Nguyễn Huệ 430 421 210-001 30 0,090,000 KHTN- 02 UOB Viet Nam 17 Lê Duẩn, Quận 01 430 011144-001 150,000,000 KHTN- 03 Anh Tuấn 1 42 Điện Biên Phủ, Q. 03 437 821 270-001 ( 23 4 ,000,000) KHTN-04 Công... Nguyễn Du, Q.01 030 29 84 527 KHTN-05 Công Ty Thành Công 25 8 Lê Lợi, Q.01 030 26 57481 100,000,000 Mẫu tin 24 Tập tin (Master File) ◦ Lưu trữ liệu thay đổi đối tượng trong, ngồi hệ thống VD: Khách... chương trình ứng dụng khác Tập tin ĐĐH Nhập NVBH Tập tin KH Chương trình BH Tập tin ĐĐH Tập tin HTK Nhập NV HTK Tập tin HTK Chương trình HTK Thơng tin HTK Thông tin BH 37 Mã Số ĐĐH Ngày ĐH Mã Số