Bài tập môn môn hệ thống thông tin kế toán

Nhân viên nhận hàng ở cảng nhận hàng hóa, kiểm tra và đối chiếu với lệnh mua hàng, xác nhận vào mặt sau của lệnh mua hàng, lập báo cáo nhận hàng và vận chuyển thiết bị đến bộ phận yêu cầ

BÀI TẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN P.3

Chương 1:

Bài 1.1 Lưu đồ Công ty Toàn Thắng chuyên sản xuất máy vi tính và thường xuyên có nhu cầu

mua thiết bị sản xuất Chu trình mua thiết bị sản xuất của công ty như sau:

Phòng ban có yêu cầu mua sắm thiết bị (phòng R) lập một yêu cầu mua hàng và một bản copy của yêu cầu mua hàng đó Bản copy yêu cầu mua hàng được lưu file theo số thứ tự tại bộ phận R Bản chính yêu cầu mua hàng được gửi đến phòng kế hoạch đầu tư (phòng I) Phòng I trả

về cho phòng R yêu cầu mua hàng bị từ chối, hoặc chuyển cho bộ phận mua hàng (bộ phận P) các yêu cầu mua hàng được chấp nhận mua

Bộ phận P sử dụng yêu cầu mua hàng đã được xét duyệt lập 1 lệnh mua hàng và 1 bản copy lệnh mua hàng đó Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp và phân công nhân viên tiến hành mua hàng Bản gốc được lưu file theo số thứ tự và bản copy được gửi đến bộ phận nhận hàng (bộ phận L)

Nhân viên nhận hàng ở cảng nhận hàng hóa, kiểm tra và đối chiếu với lệnh mua hàng, xác nhận vào mặt sau của lệnh mua hàng, lập báo cáo nhận hàng và vận chuyển thiết bị đến bộ phận yêu cầu mua hàng Lệnh mua hàng và bản copy báo cáo nhận hàng được lưu tại bộ phận nhận hàng Bản chính của báo cáo nhận hàng được chuyển đến bộ phận thanh toán

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ mua thiết bị của công ty nêu trên

Bài tập 1.2 Hệ thống tiền lương trong các phân xưởng của công ty Kim Hưng được mô tả như

sau: Công nhân bấm thẻ thời gian mỗi khi vào và ra phân xưởng Vào cuối mỗi tuần, bộ phận chấm công sẽ thu lại các thẻ thời gian và lập các bảng tổng hợp giờ công (2 liên) theo từng phòng ban, trong đó ghi ra tổng số giờ công và số lượng nhân viên Các thẻ thời gian và liên 1 của bảng tổng hợp giờ công được gởi đến bộ phận kế toán tiền lương Liên 2 của bảng tổng hợp giờ công được lưu theo ngày tại bộ phận theo dõi thời gian Tại bộ phận kế toán tiền lương, các bút toán về nghiệp vụ lương được thực hiện căn cứ vào những thông tin trên thẻ thời gian, và tổng số giờ công trên bảng tổng hợp giờ công Những định khoản này được lưu vào tập tin nghiệp vụ về lương trên đĩa từ Tập tin các nghiệp vụ lương được đưa đến bộ phận xử lý dữ liệu,

và được sắp xếp theo mã số nhân viên Tại bộ phận xử lý dữ liệu, có một chương trình máy tính kiểm tra sự phù hợp giữa mã số nhân viên với tập tin chính về nhân viên; giữa tổng số giờ làm việc, số lượng nhân viên trên bảng tổng hợp với số ghi chép tập tin nghiệp vụ Một bản in chi tiết

theo lô và theo mã số nhân viên được in ra Trên bản in thể hiện thông tin về mã của từng nhân viên, số giờ công của từng nhân và tổng số giờ công của toàn bộ nhân viên Bản in này được chuyển trở lại bộ phận kế toán tiền lương để xử lý chênh lệch nếu có, và được lưu theo ngày Trong quá trình này, tập tin chính về lương được cập nhật

Yêu cầu: Chú thích cho các số tương ứng (từ 1 đến 16) để hoàn thành lưu đồ về hệ thống tiền lương đã mô tả ở trên

Bài tập 1.3: Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ phòng kinh doanh, bộ phận gửi

hàng chuẩn bị việc giao hàng Một giấy báo gởi hàng gồm 3 liên được lập ra Liên 3 cùng với hàng hoá được gởi đến khách hàng Liên 2 được chuyển đến bộ phận lập hoá đơn Khi bộ phận lập hoá đơn nhận được liên thứ 2 của giấy báo gởi hàng, bộ phận này sử dụng những thông tin trên giấy báo để lập hoá đơn gồm 3 liên Liên 3 hoá đơn bán hàng được gởi đến khách hàng, liên

2 chuyển cho kế toán Ngoài ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu tại bộ phận lập hoá đơn Khi kế toán nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết phải thu, nhật kí bán hàng

và lưu hóa đơn bán hàng theo tên của khách hàng

Yêu cầu:

Phiếu đặt hàng

Lập lệnh

bán hàng

Lệnh bán hàng

(4 liên)

(b)

N

A

Lệnh BH Lập giấy , xác nhận giao hàng

(c)

(d)

(h)

Hóa đơn bán hàng

Nký BH

N

Ghi vào

(l)

(m)

(a)

(i)

Lệnh bán hàng

KH

KH

(j)

A

A

B

a Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu quá trình trên

b Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả những quá trình trên

c Chỉ ra những rủi ro và nêu các thay đổi, bổ sung trong quá trình trên để hạn chế rủi ro

Bài tập 1.4: Hoàn thành và mô tả lưu đồ sau:

Bài tập 1.5: Quá trình bán hàng thu tiền tại quán cà phê XYZ

Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên phục vụ ghi yêu cầu đó vào phiếu yêu cầu được đánh số trước gồm 2 liên: 1 liên trắng và 1 liên vàng Nhân viên phục vụ chuyển phiếu yêu cầu này vào quầy thu ngân Nhân viên thu ngân kí xác nhận và giữ lại liên trắng, liên vàng được chuyển xuống quầy pha chế Sau khi pha chế xong, nhân viên pha chế ký xác nhận đã hoàn thành

vào liên vàng và chuyển thức uống cho nhân viên phục vụ đưa đến khách hàng Khách hàng yêu cầu thanh toán tiền, nhân viên thu ngân lập phiếu tính tiền gồm 2 liên: 1 liên trắng và 1 liên vàng Thu ngân giao liên trắng cho nhân viên phục vụ chuyển cho khách hàng Nhân viên phục vụ nhận tiền từ khách hàng và xin lại liên trắng, chuyển tiền và liên trắng cho thu ngân Thu ngân nhận tiền và liên trắng, đóng dấu xác nhận đã thu tiền vào cả 2 liên của phiếu tính tiền, sau đó chuyển liên trắng phiếu tính tiền và phiếu trắng của phiếu yêu cầu cho kế toán, chỉ giữ lại liên vàng của phiếu tính tiền Kế toán kí nhận và nhập số liệu trên phiếu tính tiền vào máy Cuối ngày, nhân viên pha chế chuyển tất cả các phiếu vàng của phiếu yêu cầu cho kế toán Kế toán đối chiếu

2 liên của phiếu yêu cầu, tổng kết doanh thu và chuyển toàn bộ chứng từ cho chủ quán Nhân viên thu ngân chuyển liên vàng của phiếu tính tiền và toàn bộ tiền cho chủ quán Chủ quán nhận tiền và lưu các chứng từ theo ngày

Yêu cầu:

Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ cho quá trình trên

Bài 1.6: Hệ thống có 2 chức năng chính là đặt hàng và bán hàng.

Chức năng đặt hàng

Khách hàng đến yêu cầu đặt hàng Các yêu cầu được ghi vào đơn đặt hàng Bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho có đủ đáp ứng yêu cầu của đơn đặt hàng không Nếu đủ thì duyệt đơn đặt hàng còn ngược lại thì phản hồi kết quả không được cho khách hàng biết Sau khi đơn được duyệt, bộ phận tiếp nhận sẽ điền thông tin đặt hàng vào hóa đơn và chuyển đến bộ phận bán hàng

Chức năng bán hàng.

Sau khi nhận hóa đơn từ bộ phận tiếp nhận Bộ phận bán hàng sẽ chuyển thông tin hóa đơn + hàng hóa cho khách hàng, đồng thời nhận tiền từ khách hàng trả

Yêu cầu: vẽ DFD mô tả quy trình trên

Chương 2:

Bài 2.1: Quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABS

Hệ thống mua hàng hiện nay của công ty ABS được mô tả như sau:

Khi lượng hàng tồn kho của một mặt hàng thấp, thủ kho điện thoại cho bộ phận mua hàng và nói

rõ mặt hàng nào và số lượng cần đặt Bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gồm 2 liên Liên 1 gởi cho nhà cung cấp, liên 2 lưu theo số thứ tự tại bộ phận Khi hàng về, thủ kho kiểm tra đối

chiếu giữa hàng thực nhận với phiếu đóng gói đi kèm với lô hàng Phiếu đóng gói được chuyển đến bộ phận kế toán phải trả Khi nhận được hoá đơn mua hàng, kế toán phải trả đối chiếu hoá đơn với phiếu đóng gói và xử lý chênh lệch nếu có Một tờ séc chuyển khoản sẽ được lập với đúng số tiền phải trả được gởi đến nhà cung cấp cùng với bản sao của hoá đơn mua hàng Phiếu đóng gói được kẹp chung với hoá đơn và được lưu theo số thứ tự trong hồ sơ hoá đơn đã thanh toán

Công ty ABC dự tính sẽ thiết kế lại hệ thống mua hàng từ lúc phát sinh nhu cầu về hàng hoá cho đến khi việc thanh toán được thực hiện Hệ thống cần được thiết kế lại để đảm bảo tất cả các thủ tục kiểm soát là đầy đủ và hữu hiệu

Yêu cầu:

a Chỉ ra những hạn chế của quá trình mua hàng trên

b Bổ sung các chứng từ và cách luân chuyển chứng từ để hoàn thiện những hạn chế trên

Bài 2.2 Nam vừa được nhận vào làm nhân viên bán vé và thu tiền tại CineBox Khách xem phim

đến quầy, mua vé, trả tiền và nhận vé từ Nam Khi vào rạp, người xem phải trình diện vé cho người soát vé Anh ta xé vé, đưa cho người xem và giữ lại cùi vé

Nam nghĩ rằng, sau mỗi ca làm việc, anh ta có thể lấy 1 số tiền thu được từ bán vé mà không ai biết Bởi vì số lượng người xem trung bình mỗi ca là 300 người, do đó sẽ rất khó đếm chính xác

số lượng người xem mỗi ca

Yêu cầu:

a. Theo bạn, Nam có thể thực hiện được ý định của mình không

b. Hãy đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong tình huống trên và các thủ tục kiểm soát cần thiết

Bài 2.3 Các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng nào cần thiết để ngăn ngừa các tình

huống sau phát sinh:

1 Ô nhập “Số ngày làm việc” trong chương trình tính lương cho nhân viên ghi nhận số ngày làm việc thực tế của nhân viên trong tháng Trong danh sách trả lương có 1 nhân viên làm việc

45 ngày

2 Một nhân viên kỹ thuật bộ phận công nghệ thông tin truy cập vào trong dữ liệu của chương trình và thay đổi tiền lương phải trả cho mình từ 3tr lên 3.5tr

3 Trong danh sách các phiếu chi tiền, có 2 nghiệp vụ có số phiếu chi trùng nhau

4 Một công ty mất toàn bộ dữ liệu cần thiết sử dụng cho chương trình kế toán sau khi thay đổi máy tính mới

5 Trong báo cáo liệt kê hoá đơn GTGT mua vào bán ra được in ra từ 1 chương trình kế toán có những dòng hoá đơn không có mã số thuế

6 Trong bảng kê bán hàng, có ngày của hóa đơn bán hàng phát sinh trước ngày đặt hàng của khách hàng

7 Trong phần hành chi tiền, có 2 nghiệp vụ chi tiền thanh toán hết cho cùng 1 hóa đơn vào 2 ngày 13 và 26 trong tháng

8 Trong quá trình nhập liệu khoản thanh toán 104,000,000 từ khách hàng, kế toán nhập số 0 thành chữ “O” Do đó, chương trình đã không xử lý được nghiệp vụ, số dư của khách hàng cũng không thay đổi

9 Sau khi hoàn tất quá trình khai báo và nhập số dư đầu kì các tài khoản, đối tượng chi tiết của một phần mềm kế toán mới đưa vào sử dụng, kế toán đã tiến hành khoá sổ số dư đầu kì Khi đối chiếu số dư nợ của tài khoản 131 thì lại không khớp với số dư tổng hợp các khoản phải thu của các khách hàng.

10 Khi xem báo cáo tồn kho của một mặt hàng, có những thời điểm lượng hàng tồn kho của mặt hàng này bị âm do đó đã dẫn đến việc tính toán giá xuất hàng tồn kho bị sai.

Bài 2.4 Hãy thiết lập các thủ tục kiểm soát nhập liệu cho màn hình nhập nghiệp vụ bán hàng

dưới đây theo mẫu sau:

Ô nhập liệu Yêu cầu/mục tiêu đặt ra Các thủ tục kiểm soát cần thiết

Các ô dữ liệu về KH Chính xác, đầy đủ, hợp lệ - Chọn KH từ DS đã khai báo

Bài tập 2.5 Thủ tục kiểm soát nào là hữu hiệu trong việc ngăn ngừa và phát hiện những gian lận

hay sai sót sau:

a Nhân viên bán hàng lấy 500.000 đ từ tiền bán hàng cho khách hàng để xài

b Lúc nửa đêm, thủ kho lấy hàng trong kho và chuyển về nhà Khi hàng trong kho trở nên thiếu hụt một cách rõ ràng, nhân viên này đổ lỗi cho bộ phận nhận hàng là không giao đủ hàng về kho

c Một nhân viên trong bộ phận nhân sự lập ra một nhân viên “ma” nhằm lấy tiền lương để xài

d Nhân viên kế toán lập và trình lên một hóa đơn mua hàng từ một nhà cung cấp giả mạo, thực

ra là mẹ của nhân viên này, sau đó viết séc thanh toán và gửi về địa chỉ mẹ anh ta

e Một số nhân viên khai khống số giờ làm việc khi ghi vào thẻ thời gian để nhận thêm tiền làm việc ngoài giờ

f Nhân viên bán hàng nhập sai mã hàng khi lập lệnh bán hàng cho một đơn đặt hàng

g Trong quá trình cập nhật tập tin hàng tồn kho, một nghiệp vụ bán hàng với số lượng bị nhập sai đã làm cho số dư hàng tồn kho bị âm

Bài 2.6 Màn hình nhập liệu Phiếu xuất kho trên hệ thống của một công ty có nội dung như sau:

Hãy trình bày các thủ tục kiểm soát cần thiết cho màn hình nhập liệu trên theo mẫu sau:

Tên vùng

DL

Được

nhập

trùng

Giá trị mặc định

Số tự động

Bài tập 2.7 Trong thư quản lý gửi cho Ban giám đốc công ty Hồng Quang, kiểm toán viên đã

có một số góp ý như sau:

1 Các hóa đơn của người bán khi nhận được cần phải được một người có thẩm quyền ký duyệt cho thanh toán trên cơ sở đối chiếu với số lượng thực nhập trên Phiếu nhập kho và đơn giá trên đơn đặt hàng của đơn vị, cũng như kiểm tra lại việc tính toán trên hóa đơn

2 Công ty nên ban hành một quy định về cách thức ứng xử của nhân viên mua hàng khi giao tiếp với nhà cung cấp, ví dụ khi được tặng quà, mời đi ăn uống…

3 Bộ phận kiểm toán nội bộ nên tổ chức trực thuộc giám đốc, không nên trực thuộc phó giám đốc tài chính như hiện nay

4 Tất cả phiếu nhập kho đều phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng

5 Định kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và điều chỉnh lại số liệu trên sổ sách theo số thực tế kiểm kê 6 Hàng tháng, nhà quản lý xem xét lại các báo cáo biến động về tình hình doanh thu và chi phí so với kế hoạch và phân tích nguyên nhân dẫn đến sự biến động

7 Tất cả chứng từ thanh toán phải được đóng dấu “Đã thanh toán” khi chi trả

Yêu cầu: Cho biết mỗi đề xuất trên liên quan đến bộ phận nào của kiểm soát nội bộ (môi trường

kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát)

Bài tập 2.8: Hệ thống hiện hành có độ tin cậy ước tính là 90% Nguy cơ chủ yếu trong hệ thống

hiện hành nếu xảy ra sẽ làm tổn thất 30.000.000đ Có 2 thủ tục kiểm soát để đối phó với rủi ro trên Thủ tục A với chi phí thiết lập là 1.000.000đ và sẽ giảm rủi ro xuống còn 6% Thủ tục B chi phí ước tính là 1.400.000đ và giảm rủi ro xuống còn 4% Nếu thiết lập cả 2 thủ tục A và B thì chi phí ước tính là 2.200.000đ và rủi ro sẽ giảm còn 2%

Thủ tục nào nên được lựa chọn?

Bài tập 2.9:

a Hãy chỉ ra các cặp công việc nào vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Giải thích các rủi ro có thể xảy ra

- Trưởng phòng quản trị vật tư và thủ kho vật tư

- Thủ kho và nhân viên lương

- Thủ quỹ và kế toán phải thu

- Trưởng phòng tài vụ và kế toán trưởng

- Trưởng phòng quản trị vật tư và nhân viên phụ trách lương

b Doanh nghiệp thương mại Thành Toàn của Bác Hai có 04 nhân viên quản lý được phân công như sau:

- Cô Bích quản lý về nhân sự chấm công và phát lương

- Anh Bình thu tiền hàng hóa của khách và quản lý sổ sách, ghi chép theo dõi về nợ phải thu

- Cô Hoài tiến hành giao dịch thanh toán cho nhà cung cấp, theo dõi các khoản phải trả, quản lý tiền mặt tại quỹ và ngân hàng và tổng hợp số liệu kế toán

- Anh Nam làm thủ kho đồng thời tiến hành việc mua và nhận hàng hóa

Theo Anh/Chị việc phân chia công việc như vậy hợp lý chưa? Anh/chị có đề xuất nào thay đổi để hoàn thiện hay không?

Bài 2.10 Nam Ninh là công ty kinh doanh thiết bị xây dựng tại TP.HCM Hàng hóa được giao

miễn phí đến tận nơi cho khách hàng Khi khách hàng đặt hàng, nhân viên bán hàng điền đầy đủ các thông tin vào phiếu giao hàng 3 liên được đánh số trước 2 liên được chuyển đến bộ phận kho hàng, 1 liên lưu Căn cứ vào giấy giao hàng, thủ kho xuất hàng cho bộ phận giao hàng cùng với 2 liên giấy giao hàng Bộ phận giao hàng sẽ chuyển hàng đến cho khách hàng Khách hàng nhận hàng, kí vào giấy giao hàng sau đó giữa lại 1 phiếu, phiếu còn lại giao lại cho người giao hàng để đem về chuyển cho kế toán bán hàng vào cuối ngày

Sáng hôm sau, kế toán bán hàng nhận và kiểm tra số thứ tự các liên giấy giao hàng ngày hôm qua, tính toán tổng cộng doanh số Sau đó nhập các giấy giao hàng vào phần mềm kế toán được cài trên 1 máy tính dùng chung cho tất cả nhân viên của công ty Chương trình sẽ ghi nhận doanh thu, cập nhật nợ phải thu, số dư hàng tồn kho Ngoài ra, kế toán bán hàng còn theo dõi riêng quá trình bán hàng trên phần mềm Excel vì phần mềm kế toán hiện hành không cung cấp được 1 số báo cáo theo yêu cầu

Yêu cầu:

Bài 2.11: Công ty ABC đã tiến hành tin học hoá công tác kế toán Khi tiến hành xem xét, đánh

giá quy trình xử lý nghiệp vụ bán chịu và thu tiền trong hệ thống kế toán tin học của công ty

ABC, chuyên viên phân tích hệ thống đã chọn mẫu và in Sổ chi tiết các khoản phải thu của khách hàng, Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu, Sổ cái Tài khoản 131, Nhật ký bán hàng

và Nhật ký thu tiền Có các trường hợp sau:

1. Sổ chi tiết khách hàng X có 2 hoá đơn bán chịu có cùng số hoá đơn, cùng số tiền, nhưng ngày của hoá đơn khác nhau

2. Có 21 nghiệp vụ trên sổ Nhật ký bán hàng và Nhật ký Thu tiền tháng 08 năm 200X có ngày của chứng từ trong tháng 08 năm 200X+2

3. Trên Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu có 1 khách hàng không có Mã khách hàng, không có địa chỉ, chỉ có tên khách hàng; với số tiền phải thu của khách hàng này là 48.400.000đ

4. Sổ chi tiết khách hàng Z có một hoá đơn bán chịu với số tiền là số âm, nghiệp vụ này cũng được thể hiện trên Nhật ký bán hàng, trên sổ chi tiết bán hàng được in ra, các mặt hàng đều có đơn giá bán âm

5. Có 1 nghiệp vụ xoá sổ một khoản nợ phải thu khó đòi của một khách hàng Tuy nhiên số tiền được ghi nhận của nghiệp vụ này lớn hơn nợ gốc của khách hàng, nên trên sổ chi tiết của khách hàng này có số dư Có

Yêu cầu:

Trong mỗi trường hợp nêu trên, hãy xác định các sai phạm, các rủi ro có thể xảy ra và đề xuất các thủ tục kiểm soát ứng dụng cần thiết để hạn chế và khắc phục các sai phạm, các rủi ro đó.

Bài 2.12: Một doanh nghiệp đã tin học hoá công tác kế toán, đang sử dụng phần mềm kế toán

ABC Hiện nay hệ thống kế toán của doanh nghiệp đang gặp các vấn đề sau:

1. Nghiệp vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp bị ghi nhầm từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác do nhân viên kế toán nhập sai Mã số nhà cung cấp khi nhập liệu

2. Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp theo từng hoá đơn mua chịu thường bị nhập sai, dẫn đến số dư nợ phải trả cho các nhà cung cấp không đúng

3. Dữ liệu bán hàng của 1 cửa hàng gửi lên bằng file bảng tính Excel trên thẻ nhớ USB bị mất do nhân viên kế toán làm mất USB File dữ liệu này không có bất kỳ bản copy thứ 2 nào

4. Nhân viên mua hàng nhập liệu và gửi mail đặt hàng đến một nhà cung cấp đặt mua các mặt hàng mà doanh nghiệp không có nhu cầu thực sự