cách viết thư tín giao dịch bằng tiếng anh

Thư nhắc nhở Thư nhắc nhở Remider letter thường dược sử dụng sau khi người viết đã phát hành thư thông báo nhưng vẫn không nhận được phản hồi hay hành động nào từ người nhận.. Thông bá

Mục tiêu: Soạn thảo được các loại thư thông báo sau

Mục tiêu: Soạn thảo được các loại thư thông báo sau

Thông điệp tích cực/trung lập

Bố cục cơ bản

Cách tiếp cận thông điệp

Trình bày thông điệp

Thông điệp tiêu cực

•Gắn lợi ích 2 bên

•Nhã nhặn, lịch thiệp

•Từ ngữ lạc quan, tích cực

1 Lối viết

•Không nên hàm ý đồng ý hay từ chối

•Không dẫn dắt người đọc theo chiều hướng nào

Các dạng thư thông báo

The Edu House R&D Center

275/110 Quang Trung Street, Ward 10, Go Vap District,

HCMC May 8, 2017

No.381

Nguyen Duy Tin

Chaidcorp Vietnam

4 Tran Quang Dieu Street, Ward 13, District 3, HCMC

Attention: President of Chaidcorp Vietnam

The Edu House R&D Center

275/110 Quang Trung Street, Ward 10, Go Vap District,

HCMC May 8, 2017

No.381

Nguyen Duy Tin

Chaidcorp Vietnam

4 Tran Quang Dieu Street, Ward 13, District 3, HCMC

Attention: President of Chaidcorp Vietnam

Letterhead

Date (1-2 spaces) File Number

1 Thư thông báo thông điệp tiêu cực

Những câu và cụm từ hữu ích:

(1) State the concern and situation

oThank you for your …

oThank you for V-ing …

oWe would like to thank you for … oWe thank you for …

a Indicate consequences

oI’m writing this letter to inform you …

oThis letter is to inform you that …

oWe would like to remind you that…

oWe had written to you on …, about … in respect of …

oWe very much regret that we have not received any reply to our letter dated ………, regarding the … of…

1 Thư thông báo thông điệp tiêu cực

Những câu và cụm từ hữu ích:

(2) Indicate consequences and deadline

b Indicate deadline

oIf we do not receive … within a week of the receipt of this notice, we shall be constrained to resort to legal proceeding and you shall be held liable to the consequences

oWe will have to look elsewhere if you cannot deliver on time

oWe can have the right to unilaterally terminate the contract unconditionally

1 Thư thông báo thông điệp tiêu cực

Những câu và cụm từ hữu ích:

(2) Indicate consequences and deadline

(3) Indicate goodwill

- Thank you for your understanding!

- Thank you for the interest and time with us

- We shall be glad to serve you and hope to

receive your futher orders

- We assure you that any of your orders will have our great attention.

1 Thư thông báo thông điệp tiêu cực

Những câu và cụm từ hữu ích:

 Một số từ vựng tham khảo

in respone (n): sự đáp lại, sự phản hồi lại

looking for (v): tìm kiếm

invest (v): đầu tư

intimate (v): thân thiết, mật thiết

regards (n): trân trọng

1 Thư thông báo thông điệp tiêu cực

The account number is 483826484840

This is your first notice that this payment is late Please send payment as soon as possible, in order to prevent escalation of this case

Thanks for your understanding.

Sincerely,

2 Thư nhắc nhở

 Thư nhắc nhở (Remider letter) thường dược sử dụng sau

khi người viết đã phát hành thư thông báo nhưng vẫn không nhận được phản hồi hay hành động nào từ người nhận

 Trong giao dịch thương mại, ta thường dùng loại thư này

trong trường hợp cần nhắc nhở việc thanh toán (Payment

Reminder Letter )

 Bài này chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết một bức thư nhắc nợ

 Cấu trúc một bức thư nhắc nợ tuân theo các chuẩn viết một bức thư tín giao dịch

Nội dung cần có đối với một bức thư nhắc nhở :

• We would like to remind you that…

• We have not yet received…

• We had written to you on…, about… in respect of…

• We have failed to understand why…

• We very much regret that we have not received any reply to our letter date …, regarding the… of…

• We have failed to understand why…

• We very much regret that we have not received any

reply to our letter date …, regarding the… of…

(1) State the situation and deadline

2 Thư nhắc nhở

- "In the event that on the amount is still not paid,

we are forced to calculate interest according to the agreed."

- "As of , we will suspend your services without

notice to you and we will take further action."

Nội dung cần có đối với một bức thư nhắc nhở :

2 Thư nhắc nhở

(2) Indicate consequences

 Một số từ vựng:

Remind (v): nhắc nhở

Interest (n): lãi suất

Cooperation (n): sự hợp tác

Invoice (n): hóa đơn

Consequence (n): hậu quả

Respect of: vấn đề của

Balance (n): bảng cân đối

Overdue (adj): quá hạn

Amount of debt: món nợ

 Thư mẫu

Dear Mr.David,

Our records show that you have an outstanding balance dating back to April 2017.Your April invoice was for $250.00 and we have not yet to receive this payment.Please find a copy of the invoice enclosed.

If this amount has already been paid, please disregard this notice Otherwise, please forward us the amount owed in full by June 1 st,2017

As our contract indicates, we begin charging 5% interest for any outstanding balances after 30 days.

Thank you in advance for your cooperation.We hope to continue doing business with you in the future.

Sincerely,

2 Thư nhắc nhở

3 Thư cấp thiết

 Thư cấp thiết được sử dụng khi không nhận được sự phản hồi nào từ người nhận Bức thư này được sử dụng để hối thúc người đọc đi đến một hành động cụ thể ngay lập tức.

1 Thông báo sự chậm trễ của khách hàng

-We regret to inform you that …

-I’m afraid it would not be possible to …

-Unfortunately we cannot / we are unable to …

3 Thư cấp thiết

2 Nêu tình hình và thời hạn

oWe regret to inform you that our order number …

is now considerably overdue.

oPlease note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.

3 Chỉ ra hậu quả

oWe very much regret that the sum of… has been

overdue since long and in spite of our repeated request and reminders you haven’t cared to reply or remit the amount…

oIf we do not recevie within a week of the receipt of this noitice, we shall be constrained to resort to legal proceeing and you shall be liable to the consequence

3 Thư cấp thiết

 Từ vựng

Regret (n): hối tiếc

Overdue (adj): quá hạn

in spite of: mặc dù

Repeated (adj): lặp đi lặp lại

request (n): yêu cầu

liable (adj): trách nhiệm

Consequence (n): hậu quả

If we do not receive pay invoice within a week of the receipt of this noitice, we shall be constrained to resort to legal proceeing and you shall be liable to the consequence and if you have any queries about your account,i will not answer your question

Sincerely,

3 Thư cấp thiết

4 Tối hậu thư

 Đây là thư thông báo cuối cùng liên quan đến thư thông báo đã phát hành đầu tiên mà người nhận nhận được

 Thư được người viết soạn thảo và phát hành khi hạn đã đến nhưng người nhận vẫn không thực hiện điều đã thông báo trước đó

 Mục đích viết thư: Tối hậu thư cho người nhận biết rằng hậu quả mà họ phải gánh chịu sẽ xảy ngay sau khi lá thư được phát hành Bức thư này cũng sẽ được tập hợp lại cùng với những bức thư trước đó để làm bằng chứng và

cơ sở dữ liệu khi 2 bên có vấn đề pháp lí phát sinh

 Nội dung thư:

(1) Nêu ra tình huống: (Situation)

• You have not done exactly the contract while I have reminded you many times

• You have not paid money …

• You have been give more than ample time and notices regarding your now seriously overdue debt of [Money] with

• As of this date, your payment has not been received, and thus your account remains past due

4 Tối hậu thư

• (2) Thời gian và hậu quả (Time and consequence):

• Today is deadline

• Your account will be locked

• Terminate of the contract

• We will be irrevocable and not subject to any contractual liability then

• If you don't activate your account, then one hour later, this system will automatically cancel your account which you have just registered

• We will have to cancel the order

• We will have to look elsewhere if you cannot deliver on time

• We can have the right to unilaterally terminate the contract unconditionally

 Nội dung thư:

4 Tối hậu thư

• (3) Nhắc nhở lần cuối

 We hope that you will quickly make …

 To avoid this situation, please send your

payment to the account

 Please make payment to our account before

(ngày, tháng, năm).Otherwise we will have no other alternative but to take legal action

 Nội dung thư:

4 Tối hậu thư

Từ vựng

Reactivate (v): phục hồi hoạt động

Deadline (n): thời hạn cuối cùng

Terminate (v): hoàn thành, kết thúc

Irrevocable (adj): không thể thu hồi

Contractual (adj): bằng hợp đồng, giao kèo

Liability (n): tiền nợ, khoản phải trả

Unilaterally (adv): một bên

Unconditionally(adv): dứt khoát, quả quyết

Report (v): thông báo

Notification (n): sự thông báo

Failure (n): sự không làm được gì

Violation (n): sự vi phạm

Suspend (v): hoãn lại, tạm dừng

4 Tối hậu thư

 Thư mẫu

Dear Ms.Hien,

We would like to inform you that you are still 10.000USD short in payment Although we have notified you many times, we still haven't receive the payment yet

6 Thư công bố sản phẩm mới

 Thư mẫu

Your failure to pay the due amount is a violation of the payment term in our contract Therefore, we will suspend your account and it will be locked Once you have finished paying within 3 months, we will reopen the account for you If you do not make a payment, we will cancel your account

We hope that you will quickly make full payment to us

as quickly as possible

Sincerely,

6 Thư công bố sản phẩm mới

5 Thư thông báo tăng giá

 Thư thông báo tăng giá mang đến một thông điệp

tiêu cự nhưng có thể lhông yêu cầu một hành động

cụ thể nào từ người viết Nhằm mực đích xoa dịu tâm trạng người đọc trước khi đưa ra các lời giải thích hợp lý liên quan đến việc tăng giá Sau đó, một lần nữa thể hiện thiện chí của người viết ở phần cuối của lá thư

 Nội dung thư

1– Thể hiện thiện chí và sự cảm kích trong sự hợp tác của

khách hàng trong thời gian qua

oThank for your belief , support and cooperate with

us over time

oI don't know how to express my thanks

oI regret to inform you about a price increase to

oWe know that the unexpected price increase will affect your business, but I have to inform you about

a price increase

5 Thư thông báo tăng giá

2– Nêu ra tình huống, giải thích lý do tăng giá và thông báo tăng giá chính thức bắt đầu từ thời gian nào, các điều kiện

và điều khoản kèm theo (nếu có)

oPlease be informed, since the day……we will increase the product X because of………

oWe had to increase the price of……

oWe know that the unexpected price increase will affect

your business, but I have to inform you about a price

increase

oThe company notice of price increase since the day…

5 Thư thông báo tăng giá

3– Thể hiện thiện chí cuối thư và hi vọng được tiếp tục hợp tác lâu dài với khách hàng, cũng như hi vọng việc tăng giá không làm ảnh hưởng gì đến mối quan hệ hợp tác kinh doanh này

oHopefully, the price increase will not affect this business partnership

oI look forward to continue on working together.

5 Thư thông báo tăng giá

 Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:

- Thanks for your help/ consideration

- Please find attached…

- Please see the enclosed file of…

- I enclosed the file as below…

5 Thư thông báo tăng giá

 Từ vựng

Foreign currency (n): ngoại tệ

Price boom (n): giá cả tăng vọt

Inflation (n): sự lạm phát

Unregulated and competitive market (n): thị trường cạnh tranh

không chịu sự điều tiết

Private company (n): công ty tư nhân

Limited liability company ( Ltd) (n): công ty trách nhiệm hữu hạn

Joint stock company (JSC) (n): công ty cổ phần

Outlet (n): cửa hàng bán lẻ

Agent (n): đại lý, đại diện

5 Thư thông báo tăng giá

 Thư mẫu

Dear Mr Black

First, we wish you sustainable development and sincerely thank the trust of you for our company during the past years This is no with pleasure that

We must inform you that due to the increase in production expense, we must unfortunately raise the price of all our product.

5 Thư thông báo tăng giá

 Thư mẫu

In recent years, our company has tried our best to minimize costs, holding back prices to support our customers Operating Expenses Our increased by 20% over the past year, the price of raw materials as well as imported inputs rose sharply due to fluctuations in the USD / VND So we need to apply some minor changes in pricing strategy to ensure supply to customers the best value of the product.So

we would like to inform all of the Company's Dealer GOOD HEALTH FOOD well as customers all products of the company GOOD HEALTH FOOD will rise 5-10% on each product The price increase will be officially applied from 05.19.2017

5 Thư thông báo tăng giá

 Thư mẫu

We look forward to the cooperation and understanding of our customers For more information about increasing the product, please contact the following telephone numbers: 0933225511

Sincerely,

5 Thư thông báo tăng giá

6 Thư công bố sản phẩm mới

 Thư này được sử dụng khi có sự ra đời của

sản phẩm mới nhằm thông báo, giới thiệu cho khách hàng về sản phẩm mới của công ty.

 Lưu ý: Thư công bố sản phẩm mới thường

được gửi đến đối tưởng đã từng là khách hàng của công ty.

(1)Thông báo

o We are pleased to announce .

o We are glad to introduce you .

o I am solemnly notify you about the opening

new branch of my company

6 Thư công bố sản phẩm mới

(2) Giới thiệu về sản phẩm mới

oThe new products are made in

oI’d like to give you a detail introduction of the

product.

oThe product is safe for

oThis product helps you save more money than the previous one

6 Thư công bố sản phẩm mới

(3) Chỉ rõ thiện chí

o It will be launched into the market next month.

o We would like to express our appreciation toward

your trust and support over the last few years by

an event with lots of preferential treatments

6 Thư công bố sản phẩm mới

- Roughly (adv): khoảng

6 Thư công bố sản phẩm mới

 Thư mẫu

Dear Ms.Hien,

We would like to inform you that you are still 10.000USD short in payment Although we have notified you many times, we still haven't receive the payment yet

6 Thư công bố sản phẩm mới

 Thư mẫu

Your failure to pay the due amount is a violation of the payment term in our contract Therefore, we will suspend your account and it will be locked Once you have finished paying within 3 months, we will reopen the account for you If you do not make a payment, we will cancel your account

We hope that you will quickly make full payment to us

as quickly as possible

Sincerely,

6 Thư công bố sản phẩm mới

7 Công bố chương trình khuyến mãi

 Sử dụng khi các hình thức khuyến mãi của doanh

nghiệp hay các đại lý kinh doanh nhỏ lẻ phải được thông báo bằng văn bản đến Sở Thương mại nơi tổ chức khuyến mãi để thông báo cho khách hàng về chương trình giảm giá sắp tới, chương trình khuyến mãi hoặc trương trình bán gói hàng đặc biệt đang diễn ra Có thể kết hợp với thư công bố sản phẩm mới nếu 2 hoạt động này được đi kèm với nhau

 Nhằm mục đích tạo cho khách hàng (người đọc)

có thể cảm nhận được ngay lập tức những lợi ích từ chương trình khuyến mãi đem lại cho họ chứ ko chỉ

là 1 lời hứa hẹn.