Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý hoạt động trong thư viện

Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) đóng một vai trò rất quan trọng trong sự phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng của mỗi quốc gia. Đặc biệt là hiệu quả mang lại của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý Nhà nước, hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan chuyên môn và trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở nước ta hiện nay. Nửa sau thế kỷ XX, CNTT trở thành một trong những ngành phát triển với tốc độ cao trong nền kinh tế thế giới. Ở các nước phát triển, CNTT đã trở thành nguồn tăng trưởng quan trọng trong nền kinh tế. Ở các quốc gia và khu vực khác trên thế giới đã chú ý phát triển CNTT. Và qua đó, đã đem lại cho họ những ưu thế nhất định trong sự phát triển kinh tế và giải quyết một số vấn đề về xã hội. Đến cuối năm 1980 thế kỷ XX, do xu thế toàn cầu hóa về kinh tế, CNTT phát triển nhanh với năng lực mạnh đã ảnh hưởng đến nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam. Mốc quan trọng nhất đánh dấu sự hình thành, phát triển lĩnh vực CNTT ở nước ta là thời kỳ sau năm 1993 khi Chính phủ ban hành Nghị định 29CP xác định chính sách phát triển CNTT nước ta trong những năm 90. Từ đó, ngành CNTT Việt Nam đã từng bước phát triển. Thể hiện ở những mặt sau đây: Đã có đội ngủ cán bộ tin học chuyên nghiệp, bán chuyên nghiệp làm việc ở các ngành, các lĩnh vực kinh tế ở các địa phương. Hệ thống mạng truyền thông dữ liệu đã hình thành ở một số bộ, ngành. Hoạt động khai thác nguồn thông tin, sản xuất thông tin đã được áp dụng sớm ở một số cơ quan thống kê và các cơ quan nghiên cứu khoa học. Hoạt động dịch vụ thông tin phát triển mạnh trong các ngân hàng, tài chính, thông tin giá cả thị trường. CNTT đã được ứng dụng vào hoạt động quản lý nhà nước, vào công tác chuyên môn nghiệp vụ ở một số cơ quan cấp cao và ở địa phương. Hiện nay, CNTT đã được ứng dụng rộng rãi trong hoạt động của các ngành, các cấp, các lĩnh vực chuyên môn và trong đời sống xã hội. Cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử và hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) không ngừng phát triển. Các phần mềm chuyên dụng đa dạng, phong phú và ngày càng tinh xảo. Nhiều ngành nghề đã ứng dụng CNTT tốt như: Việc xây dựng giáo trình điện tử và tổ chức thi trắc nghiệm bằng máy tính trong các nhà trường phổ thông trung học; việc soạn nhạc trên máy tính ở các nhà hát, các viện âm nhạc; việc chế bản in ở các xưởng in, ở các cơ sở kẻ, vẽ, quảng cáo;… đã trở thành phổ biến. Trước sự phát triển kinh tế, xã hội của thế giới và đất nước đã làm cho nhu cầu nắm bắt thông tin của các tầng lớp nhân dân ngày càng cao. CNTT phát triển như vũ bão chi phối đến mọi mặt hoạt động quản lý, lao động, sản xuất và trong sinh hoạt của mọi người. Điều này đã có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động thông tin thư viện. Công tác quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động của thư viện truyền thống đã được làm trong hàng ngàn năm qua rất khoa học và đã mang lại hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, hiện nay công tác này sẽ tăng lên gấp bội nếu ứng dụng CNTT. Trong thời kỳ mới, đòi hỏi công tác quản lý và công tác chuyên môn từ quy trình bổ sung, sưu tầm nguồn tài liệu, xử lý kỹ thuật tài liệu cho đến quy trình tổ chức kho tài liệu và công tác phục vụ bạn đọc, đặc biệt là xây dựng bộ máy tra cứu tài liệu điện tử, công tác số hóa và biên tập tài liệu điện tử là công việc đòi hỏi phải ứng dụng CNTT để đáp ứng nhu cầu tra cứu, tham khảo tài liệu thư viện của bạn đọc. Việc xây dựng các CSDL là để thay thế dần phương pháp quản lý vốn tài liệu truyền thống. Các tủ mục lục tra cứu tài liệu được thay thế bằng bộ máy tra cứu điện tử. Thông qua việc dùng CSDL, thư viện sẽ quản lý tốt nhu cầu bạn đọc thư viện. Ngoài ra, việc xây dựng các bộ sưu tập số, sách điện tử giúp bạn đọc tiếp cận nhanh và hiệu quả nguồn thông tin, tri thức nhân loại được tàng trữ tại các thư viện.

Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 TRƯỜNG CHÍNH TRỊ THÀNH PHỐ CẦN THƠ TIỂU LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI THƯ VIỆN THÀNH PHỐ CẦN THƠ Giáo viên hướng dẫn: Minh Đăng Học viên: Nguyễn Minh Phụng Lớp: Trung cấp TCCTLL_HC chức khóa XVII năm 2011 Tổ: II Đơn vị công tác: Thư viện thành phố Cần Thơ Cần Thơ, tháng năm 2013 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Lời Cảm Ơn *** Qua Tiểu luận tốt nghiệp, xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc tập thể cán nhân viên Thư viện Thành phố Cần Thơ quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình học tập, thời gian để hồn thành tiểu luận Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban Giám hiệu Trường Chính trị TP Cần Thơ, thầy chủ nhiệm Lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Trân trọng cảm ơn thầy giáo Trường Chính trị Cần Thơ với tâm huyết tận tình giảng dạy, truyền đạt cho kiến thức quý báu Đặc biệt, cám ơn thầy Võ Minh Đăng hướng dẫn giúp đỡ thực Tiểu luận tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn Nguyễn Minh Phụng Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 UBND THÀNH PHỐ CẦN THƠ TRƯỜNG CHÍNH TRỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự - Hạnh phúc NHẬN XÉT TIỂU LUẬN Học viên: Nguyễn Minh Phụng Đơn vị công tác: Thư viện TP Cần Thơ Lớp: Lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII ĐIỂM NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN Cần Thơ, ngày tháng năm 2013 GIẢNG VIÊN GIẢNG VIÊN Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 MỤC LỤC PHẦN Trang Phần Mở đầu Phần Nội dung I Mơ tả tình II Phân tích nguyên nhân hậu III Xác định mục tiêu xử lý tình IV Xây dựng phương án xử lý tình lựa chọn phương án tối ưu V Kế hoạch thực VI Kiến nghị Phần Kết luận Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 A PHẦN MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, cơng nghệ thơng tin (CNTT) đóng vai trò quan trọng phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng quốc gia Đặc biệt hiệu mang lại việc ứng dụng CNTT công tác quản lý Nhà nước, hoạt động nghiệp vụ quan quản lý Nhà nước, quan chuyên môn lĩnh vực đời sống xã hội nước ta Nửa sau kỷ XX, CNTT trở thành ngành phát triển với tốc độ cao kinh tế giới Ở nước phát triển, CNTT trở thành nguồn tăng trưởng quan trọng kinh tế Ở quốc gia khu vực khác giới ý phát triển CNTT Và qua đó, đem lại cho họ ưu định phát triển kinh tế giải số vấn đề xã hội Đến cuối năm 1980 kỷ XX, xu toàn cầu hóa kinh tế, CNTT phát triển nhanh với lực mạnh ảnh hưởng đến nhiều nước giới có Việt Nam Mốc quan trọng đánh dấu hình thành, phát triển lĩnh vực CNTT nước ta thời kỳ sau năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định 29/CP xác định sách phát triển CNTT nước ta năm 90 Từ đó, ngành CNTT Việt Nam bước phát triển Thể mặt sau đây: - Đã có đội ngủ cán tin học chuyên nghiệp, bán chuyên nghiệp làm việc ngành, lĩnh vực kinh tế địa phương - Hệ thống mạng truyền thơng liệu hình thành số bộ, ngành - Hoạt động khai thác nguồn thông tin, sản xuất thông tin áp dụng sớm số quan thống kê quan nghiên cứu khoa học - Hoạt động dịch vụ thông tin phát triển mạnh ngân hàng, tài chính, thơng tin giá thị trường - CNTT ứng dụng vào hoạt động quản lý nhà nước, vào công tác chuyên môn nghiệp vụ số quan cấp cao địa phương Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Hiện nay, CNTT ứng dụng rộng rãi hoạt động ngành, cấp, lĩnh vực chuyên môn đời sống xã hội Cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử hệ thống sở liệu (CSDL) không ngừng phát triển Các phần mềm chuyên dụng đa dạng, phong phú ngày tinh xảo Nhiều ngành nghề ứng dụng CNTT tốt như: Việc xây dựng giáo trình điện tử tổ chức thi trắc nghiệm máy tính nhà trường phổ thông trung học; việc soạn nhạc máy tính nhà hát, viện âm nhạc; việc chế in xưởng in, sở kẻ, vẽ, quảng cáo;… trở thành phổ biến Trước phát triển kinh tế, xã hội giới đất nước làm cho nhu cầu nắm bắt thông tin tầng lớp nhân dân ngày cao CNTT phát triển vũ bão chi phối đến mặt hoạt động quản lý, lao động, sản xuất sinh hoạt người Điều có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động thơng tin thư viện Công tác quản lý tổ chức thực hoạt động thư viện truyền thống làm hàng ngàn năm qua khoa học mang lại hiệu định Tuy nhiên, công tác tăng lên gấp bội ứng dụng CNTT Trong thời kỳ mới, đòi hỏi công tác quản lý công tác chuyên môn từ quy trình bổ sung, sưu tầm nguồn tài liệu, xử lý kỹ thuật tài liệu quy trình tổ chức kho tài liệu công tác phục vụ bạn đọc, đặc biệt xây dựng máy tra cứu tài liệu điện tử, cơng tác số hóa biên tập tài liệu điện tử cơng việc đòi hỏi phải ứng dụng CNTT để đáp ứng nhu cầu tra cứu, tham khảo tài liệu thư viện bạn đọc Việc xây dựng CSDL để thay dần phương pháp quản lý vốn tài liệu truyền thống Các tủ mục lục tra cứu tài liệu thay máy tra cứu điện tử Thông qua việc dùng CSDL, thư viện quản lý tốt nhu cầu bạn đọc thư viện Ngoài ra, việc xây dựng sưu tập số, sách điện tử giúp bạn đọc tiếp cận nhanh hiệu nguồn thông tin, tri thức nhân loại tàng trữ thư viện Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Lợi ích việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện làm tăng hiệu suất lao động cho công tác quản lý công tác nghiệp vụ cán thư viện đồng thời tạo cho bạn đọc cách tiếp cận thư viện theo hướng đại Đó là: - Qua hệ thống CSDL, phần mềm chuyên dụng trang thông tin điện tử, cán quản lý nắm bắt thơng tin vốn tài liệu thư viện, tình hình phục vụ bạn đọc, tham khảo văn pháp quy trung ương, ngành, địa phương từ có định xác cho phát triển thư viện - Cán chuyên môn, nghiệp vụ làm việc hệ thống trang thiết bị CNTT, phần mềm chuyên dụng Từ đó, hiệu cơng việc tăng khối lượng chất lượng - Bạn đọc tiếp cận sử dụng tài liệu thư viện cách dễ dàng, thuận lợi thông qua mạng Internet, hệ thống CSDL, máy tra cứu điện tử, sưu tập điện tử, sách điện tử Mặt khác, thủ tục làm thẻ, mượn, gia hạn trả sách đơn giản, nhanh chóng xác - Cơng tác thống kê, báo cáo hoạt động thư viện kịp thời, xác, hiệu cao làm sở đáng tin cậy cho việc dự báo, định hướng hoạt động thư viện tương lai Hiện nay, mơ hình thư viện điện tử, thư viện số, thư viện ảo khơng xa vời mà trở thành thực số thư viện đại giới như: Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, Thư viện Quốc gia Trung Quốc… có vài mơ hình thư viện Việt Nam như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Học liệu Đại học Cần Thơ, Trung tâm Học liệu Đại học Huế,… Đối với Thư viện TP Cần Thơ nay, bước tin học hóa mang đậm tính chất truyền thống, chưa đáp ứng phát triển xã hội vận động theo hướng đại Điều làm cho lực quản lý thư viện, quản lý vốn tài liệu chất lượng phục vụ bạn đọc Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 hạn chế chưa đáp ứng với yêu cầu thành phố trực thuộc Trung Ương đường phát triển Vì vậy, việc ứng dung CNTT vào hoạt động quản lý thư viện, tự đơng hóa quy trình chuyên môn nghiệp vụ, xử lý tài liệu thư viện công tác phục vụ bạn đọc bước tiến tới mơ hình thư viện điện tử, thư viện số, thư viện ảo nhiệm vụ trước mắt lâu dài Thư viện TP Cần Thơ Đây lý để chọn đề tài “Thực trạng giải pháp ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hoạt động Thư viện TP Cần Thơ” B PHẦN NỘI DUNG I/ CƠ SỞ LÝ LUẬN Một số khái niệm * Thư viện ? Theo định nghĩa Tổ chức Văn hóa, Giáo dục Khoa học Liên hiệp Quốc (UNESCO): “Thư viện không phụ thuộc vào tên gọi nó, sưu tập có tổ chức sách, ấn phẩm định kỳ tài liệu khác kể đồ họa, nghe nhìn nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng tài liệu nhằm mục đích thơng tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục giải trí” Theo tiêu chuẩn Việt Nam 5453-1991: “Thư viện xác định quan (hoặc phận quan) thực chức thu thập, xử lý, bảo quản tài liệu phục vụ bạn đọc đồng thời tiến hành tuyên truyền giới thiệu tài liệu đó” * Cơng nghệ thơng tin ? Theo Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác đảng, đoàn thể sở tập : “CNTT hệ thống phương pháp khoa học, giải pháp công nghệ, phương tiện công cụ kỹ thuật đại nhằm tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu tài ngun thơng tin, đáp ứng nhu cầu thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội” Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Theo Nghị 49/CP Chính phủ phát triển CNTT nước ta năm 1990: “CNTT tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại - chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài ngun thơng tin phong phú tiềm tàng lĩnh vực hoạt động người xã hội CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ góp phần nâng cao chất lượng sống nhân dân CNTT phát triển tảng phát triển công nghệ Điện tử Tin học - Viễn thông tự động hố” Theo từ điển Wikipedia http://vi.wikipedia.org: “Cơng nghệ thơng tin, viết tắt CNTT, (Tiếng Anh: Information Technology, viết tắt IT) ngành ứng dụng công nghệ quản lý xử lý thông tin, đặc biệt quan tổ chức lớn Cụ thể, CNTT ngành sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, thu thập thơng tin Vì lý đó, người làm việc ngành thường gọi chuyên gia CNTT (IT specialist) cố vấn quy trình doanh nghiệp (Business Process Consultant), phận công ty hay trường đại học chuyên làm việc với CNTT thường gọi phòng CNTT” * Như vậy: CNTT lĩnh vực khoa học với kết hợp ngành tin học, điện tử, tự động hóa viễn thơng nhằm nghiên cứu giải tốn lưu trữ, xử lý, tìm kiếm, kết xuất truyền nhận thông tin, liệu phương tiện điện tử máy vi tính, mạng máy tính thiết bị ngoại vi, Thư viện ngành khoa học nghiên cứu vấn đề tổ chức sưu tầm, thu thập giới thiệu tài liệu; xử lý, tàng trữ quản lý vốn tài liệu, tổ chức tra cứu, tìm kiếm phục vụ tài liệu đáp ứng nhu cầu bạn đọc thư viện 10 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Từ thấy rằng, CNTT hoạt động thư viện có mối quan hệ mật thiết với Hoạt động thư viện vấn đề cần giải CNTT CNTT công cụ hỗ trợ đắc lực để thư viện phát huy hết lực vốn tài liệu nâng cao hiệu phục vụ bạn đọc Ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện thay quy trình quản lý, quy trình xử lý kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ thư viện từ phương thức truyền thống sổ sách sang quy trình quản lý xử lý chuyên môn nghiệp vụ thư viện đại máy tính, phần mềm chuyên dụng, hệ thống CSDL trang thiết bị CNTT Quan điểm Đảng Trong 20 năm gần đây, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin Đảng Nhà nước ta quan tâm Bộ Chính trị ban hành Chỉ thị 58CT/TW ngày 17/10/2000 việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nghiệp công nghiệp hóa - đại hóa đất nước Những văn quy phạm pháp luật Nghị 49/CP ngày 04/08/1993 Chính phủ phát triển CNTT năm 90 Nghị 07/2000/NQ-CP ngày 05/06/2000 Chính phủ phát triển công nghiệp phần mềm năm 2000-2005 Quyết định 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án tin học hoá quản lý hành nhà nước giai đoạn 2001-2005 với mục tiêu "Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ việc quản lý quan hành Nhà nước; đến cuối năm 2005, đưa hệ thống thông tin điện tử vào hoạt động" Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001-2010 Quyết định 137/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 Thủ tướng Chính phủ việc thành lập Ban Điều hành Tin học hoá Quản lý Hành Nhà nước Chính phủ giai đoạn 2001-2005 3.1 Một số văn 11 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Nhiều văn khác Bộ, Ngành đạo thực việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quan, đơn vị Trên giới, Hiệp hội Thư viện Thế giới (IFLA) thông qua tuyên ngơn Internet ngày 27/03/2002 cơng bố thức ngày 01/05/2002 Nội dung tuyên ngôn đề cập đến mối quan hệ hoạt động thông tin thư viện mạng thơng tin tồn cầu Internet Năm 2005, Hội nghị sơ kết ứng dụng CNTT hệ thống Thư viện cơng cộng tồn quốc Bình Định, Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam rõ “Đến năm 2010 hệ thống thư viện cơng cộng tồn quốc phải có mơ hình thư viện điện tử, bước ứng dụng CNTT cho thư viện cấp huyện…” Năm 2004, thành phố Cần Thơ nâng lên thành phố trực thuộc trung ương Điều mang lại niềm vui, niềm tự hào to lớn cho nhân dân thành phố đồng thời trách nhiệm nặng nề quan, cán cơng chức nhân dân thành phố Vì vậy, Thư viện TP Cần Thơ phải sức phấn đấu nhiều xứng đáng Thư viện thành phố trung tâm khu vực Đồng sông Cửu Long Thư viện TP Cần Thơ kho tàng trữ tài liệu tổng hợp đáp ứng cho nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí cho nhân dân thành phố Thư viện đóng vai trò quan trọng xã hội, trung tâm luân chuyển sách, báo dạng tài liệu khác cho bạn đọc thành phố, quan văn hóa, giáo dục ngồi nhà trường, với với hệ thống giáo dục, thư viện trường học, thư viện đại học, trung tâm thông tin tư liệu, hệ thống thư viện cơng cộng có Thư viện TP Cần Thơ góp phần lớn việc nâng cao trình độ tri thức khoa học cho đội ngũ trí thức, sinh viên, học sinh nhân dân thành phố phù hợp với nội dung Pháp lệnh Thư viện Việt Nam 3.2 Những nội dung thực Nội dung vấn đề ứng dụng CNTT ngành Thư viện Cần Thơ là: - Thay công tác quản lý thư viện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ phương tiện sổ, sách thủ công truyền thống sang phương tiện trang 12 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 thiết bị CNTT, CSDL, phần mềm quản lý thư viện thích hợp nhằm tự động hóa cơng tác xử lý chuyên môn nghiệp vụ, công tác phục vụ bạn đọc, làm sở cho công tác quản lý, điều hành hoạt động thư viện - Liên kết vốn tài liệu toàn ngành Thư viện Cần Thơ (Thư viện trung tâm hệ thống thư viện quận huyện, phường xã) với thư viện khu vực Đồng sông Cửu Long - Số hóa vốn tài liệu địa chí địa phương bước hình thành thư viện điện tử, thư viện số tương lai II/ CƠ SỞ THỰC TIỄN Khái quát chung Thư viện TP Cần Thơ Thư viện TP Cần Thơ tọa lạc số 01 Phan Đình Phùng, phường tân An, quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ Tòa nhà với kiến trúc cũ, trụ sở làm việc quyền Pháp thời kỳ Pháp thuộc Tòa nhà gồm tầng, diện tích sử dụng khoảng 9000m2 nằm quận trung tâm TP Cần Thơ - Nơi tập trung nhiều quan, ban ngành cấp thành phố quan Trung Ương đóng địa phương hệ thống trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp trường phổ thơng, Với vị trí nằm bên cạnh UBND TP Cần Thơ, cách Công ty Điện lực II 500m, cách Bưu điện TP Cần Thơ 200m, cách Bến Ninh Kiều 300m Thư viện Cần Thơ có vị trí thuận lợi việc triển khai hạ tầng sở vật chất trang thiết bị CNTT, mạng viễn thông tổ chức phòng máy tính phục vụ bạn đọc Quận Ninh Kiều với dân số khoảng 209.000 người Thành phần gồm nhà khoa học, cán công chức, sinh viên, học sinh,… Do đó, nhu cầu sử dụng thư viện lớn Mặt chung trình độ sử dụng máy tính mạng Internet để truy cập, khai thác thông tin cao Mặt khác, để thực tốt vai trò quan cung cấp thơng tin, phổ biến kiến thức, Thư viện TP Cần Thơ thực phương châm “Tất bạn đọc”, hoạt động xuất phát sở nhu cầu lợi ích thiết thực bạn đọc Thư viện mở cửa phục vụ bạn đọc xuyên suốt buổi ngày, ngày 13 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 tuần kể ngày Lễ, Tết (Riêng ngày thứ bảy chủ nhật phục vụ sáng – chiều) Trung bình ngày Thư viện phục vụ từ 600 – 800 lượt bạn đọc, lúc cao điểm từ 1000 – 1200 lượt Tất điều kiện tạo thuận lợi cho Thư viện TP Cần Thơ việc triển khai CNTT phục vụ bạn đọc * Về chức năng, nhiệm vụ thư viện Theo Pháp lệnh Thư viện 2001: “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác sử dụng chung vốn tài liệu xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác giải trí tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước” Cùng với ngành Thư viện tồn quốc, Thư viện TP Cần Thơ có chức văn hóa - tức lưu trữ, bảo quản phổ biến giá trị văn hóa thơng qua sách báo, tài liệu; chức thông tin - tức thông qua việc chuyển giao thông tin chứa sách báo, tài liệu qua công tác phục vụ bạn đọc; chức giáo dục tức thông qua sách báo, tài liệu, người đọc nâng cao hiểu biết, góp phần nâng cao dân trí xã hội; chức giải trí - tức giúp bạn đọc thư giản sau lao động căng thẳng Thư viện TP Cần Thơ quan trực thuộc Sở Văn hóa - Thể thao Du lịch Cần Thơ có chức năng, nhiệm vụ thu thập, xử lý kỹ thuật, lưu trữ bảo quản dạng tài liệu sách báo dạng giấy dạng lưu trữ khác, phục vụ cho cơng tác, nghiên cứu, học tập, giải trí cho nhân dân TP Cần Thơ Thực trang * Về nguồn nhân lực Thư viện TP Cần Thơ có số lượng cán công nhân viên (CBCNV) 30 người Trong đó, đa số có trình độ đại học thư viện đại học ngành sư 14 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 phạm tốn học, văn học, sử học,… Thiểu số lại có trình độ cao đẳng, trung cấp Về trình độ tin học, có 03 tốt cao đẳng trung cấp tin học, số lại có chứng A, B tin học chứng đào tạo tin học Thư viện Quốc gia Việt Nam trung tâm học liệu trường đại học nước * Về hệ thống trang thiết bị CNTT Thư viện có 02 máy server làm nhiệm vụ lưu trữ, xử lý liệu 30 máy workstation Phòng Chuyên biệt phục vụ bạn đọc truy cập thông tin Internet máy làm nhiệm vụ máy tra cứu tài liệu điện tử,… Tất phòng ban Thư viện trang bị máy tính phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ Hệ thống mạng LAN thiết lập nối kết toàn hệ thống máy tính Thư viện Thư viện có 02 đường truyền nối kết Internet cáp quang FPT VNPT * Về phần mềm chuyên dụng, CSDL vốn tài liệu điện tử Thư viện sử dụng phần mềm quản lý thư viện MyLib/windows 2010 Phòng Cơng nghệ Thông tin Thư viện thiết kế, CSDL lưu trữ 90.000 biểu ghi thư mục phục vụ cho công tác quản lý, giới thiệu hỗ trợ cho bạn đọc tra cứu tài liệu thông qua máy tra cứu tài liệu điện tử Thư viện tra cứu tài liệu trực tuyến (OPAC) mạng Internet Thư viện xây dựng vận hành trang thông tin điện tử mạng Internet – Đây kênh thơng tin quảng bá hình ảnh, giới thiệu hoạt động cung cấp thông tin, tài liệu Thư viện TP Cần Thơ đến bạn đọc thành phố khu vực Đồng sông Cửu Long tồn cầu Bên cạnh đó, Thư viện thiết lập trang thơng tin điện tử nội nhằm bước đầu tin học hóa cơng tác hành Với trang thơng tin nội bộ, cán Thư viện theo dõi lịch làm việc, lưu trữ hồ sơ cán công nhân viên, lưu trữ công văn (đến, đi) CSDL làm sở hỗ trợ cho cán lãnh đạo công tác điều hành quản lý thư viện 15 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Ngồi ra, Thư viện sử dụng phần mềm kế tốn hành nghiệp chuyên dụng cho nghiệp vụ kế toán Cuối năm 2012, Thư viện TP Cần Thơ số hóa 6.000 trang tài liệu tương đương với 30 tên sách Các tài liệu số hóa lấy từ vốn tài liệu địa chí Thư viện Trong có “Địa chí Cần Thơ”, “Cần Thơ xưa nay”, “Lịch sử Đảng Cần Thơ”,… 2.1 Những kết đạt nguyên nhân * Kết đạt được: Nếu so với mặt phát triển chung ngành, lĩnh vực khác xã hội phải cố gắng nhiều so với hoạt động Thư viện thư viện khu vực Đồng sơng Cửu Long thư viện nước Thư viện TP Cần Thơ đánh giá hoạt động ứng dụng CNTT có hiệu Hiện nay, hệ thống trang thiết bị CNTT: Mạng LAN, mạng Internet, máy server, máy workstation,… tạm đủ để hoạt động; hoàn chỉnh phần mềm ứng dụng cho ngành Thư viện Cần Thơ; thiết lập website mạng Internet; website mạng LAN bước đầu tin học hóa cơng tác hành Thư viện Hiện nay, công tác chuyên môn phòng ban Thư viện CNTT hỗ trợ Vì vậy, cơng tác quản lý cơng việc chuyên môn thực cách khoa học hơn, xác hơn, kịp thời Lịch làm việc lãnh đạo Thư viện, liệu cán công nhân viên thông báo nội đăng tải trang thông tin nội Công văn đến, công văn lưu trữ CSDL trang thơng tin nội Điều này, góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức – hành phục vụ cho lãnh đạo cơng tác quản lý thư viện Công tác phân loại tài liệu, biên mục tài liệu, xử lý liệu thực phần mềm quản lý thư viện hỗ trợ website thư viện nước 16 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Việc ứng dụng CNTT cơng tác cấp thẻ cho bạn đọc có hiệu đáng kể Thư viện rút ngắn thời gian cấp thẻ cho bạn đọc từ ngày xuống ngày Điều góp phần hưởng ứng cơng cải cách thủ tục hành phục vụ tốt cho bạn đọc thư viện Với ứng dụng CNTT, bạn đọc tra cứu CSDL Thư viện hệ thống máy tính mạng Internet cách nhanh chóng xác tư liệu mà họ cần Bên cạnh đó, họ tham khảo toàn văn tài liệu kho tài liệu số Thư viện thông qua kết nối liên thư viện nước quốc tế Bạn đọc thư viện phục vụ tốt hơn, sử dụng thư viện dễ dàng hiệu hơn, thủ tục làm thẻ, mượn tài liệu thư viện nhanh xác, giảm nhiều thời gian, công sức sử dụng thư viện Với 30 tên tài liệu địa chí số hóa, Thư viện TP Cần Thơ bước đầu phục vụ sách điện tử cho bạn đọc – mơ hình phục vụ tài liệu * Nguyên nhân đạt Khách quan Đó phát triển xã hội năm gần – Yêu cầu khai thác thơng tin tư liệu ngày cao đòi hỏi khách quan ngành thư viện nói chung, Thư viện TP Cần Thơ nói riêng phải thay đổi phương thức quản lý phục vụ để đáp ứng tốt yêu cầu bạn đọc sử dụng thư viện Đó vị trí Thư viện nằm trung tâm quận Ninh Kiều – Nơi có nhiều quan nghiên cứu; trường đại học, cao đẳng,… trình độ dân trí cao Vì thế, việc khai thác thơng tin thư viện thơng qua công cụ đại yêu cầu cần thiết Đó nhờ quan tâm hỗ trợ trang thiết bị CNTT, chuyên môn, nghiệp vụ Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam, quan tâm đạo động viên lãnh đạo địa phương đặc biệt Sở Văn hóa - Thể thao Du lịch Cần Thơ Chủ quan 17 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Thư viện TP Cần Thơ xác định yêu cầu phải ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện Hiểu rõ nắm bắt nhu cầu khai thác thông tin tư liệu bạn đọc thông qua phương tiện CNTT cao Sự đạo kế hoạch ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện Ban Giám đốc Thư viện giai đoạn trọng Qua phong trào xã hội hóa, nhiều quan, doanh nghiệp sẵn sàng tài trợ thiết bị CNTT cho thư viện hoạt động Sự nhiệt tình, tâm huyết làm nghề cán làm cơng tác CNTT Sự cộng tác có hiệu cán phòng ban Thư viện bước đưa tin học hỗ trợ công tác quản lý thư viện thực công tác chuyên môn ngày hiệu 2.2 Những hạn chế nguyên nhân * Hạn chế: Nhìn chung, số lượng máy tính bổ sung hàng năm phụ thuộc vào kinh phí trang bị sở vật chất thư viện Vì thế, máy tính nhiều khơng cấu hình, khơng đồng bộ,… có ảnh hưởng đến việc triển khai số ứng dụng đòi hỏi cấu tính tương thích hệ thống máy tính chia sẻ CSDL mạng LAN Tốc độ đường tuyền Internet thấp có ảnh hưởng đến số dịch vụ Thư viện triển khai thực qua mạng Internet Chưa có phòng máy server chun dụng Phòng Chuyên biệt dùng để khai thác thông tin Internet tham khảo tài liệu luận văn tốt nghiệp cử nhân, thạc sĩ chật hẹp ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ bạn đọc CSDL thư mục chưa điều chỉnh quán, đồng Một số trường hợp gây khó khăn cho bạn đọc tra cứu, tìm kiếm tài liệu thư viện Một số cán công nhân viên số phòng ban chưa thơng thạo tin học dẫn đến ngán ngại sử dụng máy tính, thiết bị CNTT phần mềm thực cơng việc Trình độ cán làm CNTT chưa đồng thấp so với yêu cầu làm ảnh hưởng đến tác nghiệp công việc hệ thống CNTT 18 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Cán làm CNTT biến động thu nhập Thư viện hạn chế * Nguyên nhân hạn chế Khách quan Sự chia tách địa giới hành tỉnh Năm 2004 tỉnh Cần Thơ chia tách, nâng Cần Thơ lên thành phố trực thuộc trung ương thành lập tỉnh Hậu Giang Thư viện tỉnh Cần Thơ cử cán đồng thời chuyển 03 máy tính 30.000 sách để thành lập Thư viện tỉnh Hậu Giang Điều ảnh hưởng đến CSDL thư mục Thư viện TP Cần Thơ mà phải cần nhiều năm sau chỉnh sửa trọn vẹn Mặt khác, năm 2007, Thư viện Quốc gia đạo Thư viện toàn quốc phân loại tài liệu theo bảng phân loại DDC biên mục tài liệu theo chuẩn MARC21 để hội nhập với cộng đồng thư viện khu vực quốc tế Cũng điều khiến CSDL thư mục Thư viện TP Cần Thơ lần biến động tính quán cần điều chỉnh lại tương lai Trụ sở làm việc thư viện xuống cấp, phòng ốc thiếu hợp lý ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống trang thiết bị CNTT Hiện máy server Thư viện chưa có phòng chun dụng bảo quản nên dễ xảy hư hỏng Sự đầu tư CNTT Trung Ương, TP Cần Thơ Sở VHTT & DL Cần Thơ hạn chế, nhỏ giọt ảnh hưởng đến hoạt động thư viện có yêu cầu trang bị thiết bị đồng bộ, mạnh tập huấn nâng cao trình độ cán Chưa có sách khuyến khích, đãi ngộ bồi dưỡng cán CNTT Thu nhập Thư viện không đủ sức kích thích họ làm việc sáng tạo để khai thác tốt hệ thống CNTT phục vụ công việc Chủ quan Trình độ cán CNTT hạn chế Một số cán (nhất cán lớn tuổi) e ngại sử dụng máy tính phần mềm phục vụ công tác quản lý chuyên môn nghiệp vụ Do yêu cầu bạn đọc, Thư viện khơng thể tạm dừng hoạt động, khơng có kinh phí bổ sung nên chưa có kế hoạch cụ thể để bước chỉnh sửa CSDL thư mục cho phù hợp với tình trạng kho sách 19 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 III Phương hướng – giải pháp * Phương hướng Hiểu rõ mục đích yêu cầu, tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT mang lại hiệu làm việc khoa học đạt kết cao cho cán công nhân viên bạn đọc, Thư viện TP Cần Thơ phát huy kết đạt thời gian qua đồng thời có biện pháp khắc phục, tháo gỡ khó khăn vướng mắc để nâng cao hiệu quản ứng dụng CNTT vào thư viện Cụ thể: - Điều chỉnh CSDL thư mục theo đạo thực chuẩn nghiệp vụ Thư viện Quốc gia Việt Nam Phấn đấu hồn thành cơng tác sửa chữa CSDL cho kho sách Phòng Đọc Phòng Mượn Từng bước tiếp tục hiệu đính kho sách lại năm - Triển khai phần mềm quản lý thư viện, hướng dẫn, hỗ trợ tin học nghiệp vụ thư viện cho thư viện quận huyện trọng điểm như: Ninh Kiều, Bình Thủy, Cái răng, Phong Điền Trong thời gian tới, tiếp tục triển khai cho thư viện cấp huyện lại - Cập nhật hình thức trình bày nội dung trang thông tin điện tử Thư viện cho phù hợp với tình hình phát triển - Tiếp tục tin học hóa cơng tác hành Lưu trữ tồn văn gởi nhận Thư viện, hồ sơ cán công nhân viên, lịch làm việc xây dựng bảng chấm công điện tử trang thông tin nội - Số hóa 9.000 trang tài liệu/năm từ vốn tài liệu địa chí Từng bước hình thành kho tài liệu điện tử có nội dung địa phương - Thông qua Liên hiệp Thư viện Đồng sông Cửu Long, liên kết với thư viện khu vực xây dựng mục lục liên hợp Internet - Tranh thủ xin đạo cấp có thẩm quyền, quan, doanh nghiệp qua phong trào xã hội hóa để trang bị nâng cấp đường truyền Internet, máy móc trang thiết bị CNTT Phấn đấu có phòng chun dụng chứa máy server làm cơng tác lưu trữ liệu * Giải pháp 20 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 1/ Về người Tạo điều kiện thời gian kinh phí khuyến khích cán học tập nâng cao trình độ tin học nghiệp vụ thư viện Cử cán học tiếp đại học sau đại học CNTT theo chế độ vừa học vừa làm Tiếp tục động viên cán tham gia khóa học đào tạo chứng A, B chứng tin học chuyên ngành Vụ thư viện, Thư viện Quốc gia Trung tâm học liệu trường đại học tổ chức Mở lớp tập huấn nội với nội dung đào tạo thiết thực, gắn với công tác ứng dụng CNTT ngành Thư viện: Kỹ sử dụng máy tra cứu tin kỹ khai thác thông tin mạng Internet; sử dụng thành thạo phần mềm quản lý thư viện; sử dụng thành thạo hệ thống cập nhật thông tin trang tin điện tử Thư viện trang tin nội hỗ trợ cơng tác hành chính: quản lý cơng văn, hồ sơ cán công nhân viên, đăng lịch làm việc Ban giám đốc theo dõi chấm cơng cán cơng nhân viên; kỹ số hóa tài liệu; sử dụng thành thạo phần mềm kế toán Nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cấp, tranh thủ với doanh nghiệp vấn đề đầu tư trang thiết bị, sở vật chất, ngân sách chế độ đãi ngộ cán CNTT làm việc thư viện 2/ Về trang thiết bị CNTT – phần mềm – CSDL Nâng cấp đường truyền Internet kinh phí thu từ dịch vụ Phòng Chun biệt để triển khai dịch vụ khác thư viện Internet Nâng cấp máy server kinh phí cấp hàng năm bố trí vị trí bảo quản thích hợp Nghiên cứu thăm dò ý kiến bạn đọc để thay đổi, bổ sung quy trình hoạt động thư viện làm sở nâng cấp trang thông tin điện tử, phần mềm quản lý thư viện phục vụ bạn đọc Hoàn thành việc điều chỉnh CSDL thư mục phản ảnh vốn tài liệu Thư viện TP Cần Thơ số thư viện quận, huyện trọng điểm thành phố IV Kiến nghị 21 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 - Bộ VHTT & DL Vụ Thư viện cần ban hành văn đạo ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện - Bộ VHTT & DL, Vụ Thư viện Thư viện Quốc gia Việt Nam, quan chủ quản địa phương cần có kế hoạch việc bố trí trụ sở thư viện thích hợp đầu tư kinh phí cho hoạt động thư viện hoạt động ứng dụng CNTT vào thư viện, đặc biệt thư viện địa phương trọng điểm TP Cần Thơ - Có sách khuyến khích, chế độ bồi dưỡng, đãi ngộ cho đội ngủ cán làm cơng tác CNTT thư viện Vì nghiệp vụ mới, đại cần có cán giỏi tâm huyết với mức thu nhập chấp nhận từ thực tốt nhiệm vụ tương lai C KẾT LUẬN Sự nghiệp thư viện phận quan trọng Ngành Văn hóa, Thể thao Du lịch Thư viện với chức nhiệm vụ góp phần tích cực vào nghiệp cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước, góp phần vào nghiệp xây dựng văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm đà sắc dân tộc, góp phần vào nhiệm vụ tuyên truyền đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước, góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học nâng cao trình độ dân trí thành phố Vấn đề đại hóa hoạt động thông tin thư viện nhu cầu thiết, điều kiện tiên để bước tiến đến hệ thống thư viện điện tử, thư viện số, thư viện ảo ngành Thư viện Cần Thơ thời gian tới Hệ thống thư viện đại góp phần nâng cao khả quản lý vốn tài liệu thư viện, nâng cao khả tổ chức khai thác thông tin nâng cao lực phục vụ bạn đọc sử dụng thư viện thành phố Hiện nay, Thư viện TP Cần Thơ khả qua phong trào xã hội hóa bước tin học hóa có hiệu hoạt động thơng tin thư viện tồn Ngành Đây bước khởi đầu khó khăn tiền đề cho năm sau phát triển ngày tốt 22 Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 Và sau cùng, theo tôi, ứng dụng CNTT hoạt động thư viện không hệ thống thư viện công cộng mà hệ thống thư viện chuyên ngành, thư viện trường đại học, cao đẳng, trung học, thư viện trường trị,… ứng dụng CNTT hoạt động thông tin thư viện đạt hiệu cao Tài liệu tham khảo: 1/ Nghiệp vụ công tác đảng, đoàn thể : Tập / - H : Chính trị - Hành chính, 2011 - tập; 19 cm 2/ Các văn pháp quy thư viện – H.: Bộ VHTT, 1999 3/ Thư viện học : Những viết chọn lọc / Lê Văn Viết - H : Văn hóa Thơng tin, 2006 - 498 tr.; 21 cm 4/ Kỷ yếu Sơ kết hoạt động ngành thư viện toàn quốc năm 2005 Phần mềm quản lý thư viện MyLib2010 – Module: Quản lý lưu thông tài liệu thư viện 23 Phần mềm quản lý thư viện MyLib2010 – Module: Tra cứu tài liệu thư viện Phần mềm quản lý thư viện MyLib2010 – Module: Quản lý thông tin bạn đọc thư viện Tiểu luận tốt nghiệp lớp trung cấp trị lý luận hành chinh chức khóa XVII năm 2011 5/ Báo cáo phương hướng hoạt động Thư viện Cần Thơ 6/ Trang thông tin từ điển Wikipedia 7/ Trang thông tin điện tử Thư viện TP Cần Thơ 24