Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
SỔ KẾ TOÁN KHÁI NIỆM a Khái niệm Sổ kế toán tờ sổ thiết kế cách khoa học hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với sử dụng để ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp b Đặc điểm chung sổ kế toán: + Sổ kế toán thiết kế theo mẫu định, tùy theo loại sổ kế toán mẫu có hình thức khác định, vê nguyên tắc chung cần có đầy đủ yếu tố cần thiết cho việc ghi chép, tổng hợp thông tin, số liệu nghiệp vụ kinh tế tài chính; + Các tờ sổ, sổ kế tốn cụ thể có mối liên hệ chặt chẽ với nhau; + Sổ kế toán mở theo kỳ kế toán(tháng, quý, năm); + Căn ghi sổ kế toán chứng từ kế toán; + Việc ghi chép sổ kế toán phải theo phương pháp kế tốn PHÂN LOẠI SỔ KẾ TỐN Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép sổ kế toán 1 Sổ kế toán tổng hợp - Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán tình hình hoạt động đơn vị dạng tổng quát - Thuộc loại sổ kế toán tổng hợp - Thường có loại sổ như: sổ cái, sổ nhật ký chung; sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; số nhật kí chứng từ… + Sổ cái: sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh tài khoản kế tốn tổng hợp Mỗi tài khoản bố trí mở sổ riêng số trang sổ chung đơn vị nhiều tài khoản mở trang sổ Các yếu tố sổ thường có: (1) tên gọi sổ tài khoản; (2) ngày, tháng; (3) chứng từ; (4) nội dung diễn giải; (5) tài khoản đối ứng; (6) số tiền phát sinh Nợ, Có SỔ CÁI Tài khoản…… Năm…… Chứng từ Số Diễn giải TK đối ứng Ngày Số tiền Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Tác dụng sổ kế toán tổng hợp: thơng tin sổ kế tốn tổng hợp giúp cho việc nhận biết kiểm tra thông tin tổng hợp liên quan đến đối tượng mở sổ ví dụ sổ tài khoản cho biết số dư đầu kỳ, số phát sinh kỳ, số dư cuối kỳ, quan hệ đối ứng tài khoản, sổ nhật ký chung cho biết thông tin tổng hợp số tiền phát sinh nghiệp vụ theo thời gian, có tác dụng thuận lợi cho ghi sổ tham chiếu với sổ tài khoản 2 Sổ kế toán chi tiết - Là loại sổ kế toán mở cho đối tượng kế toán chi tiết, dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán chi tiết phản ánh trang sổ kế tốn chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể chi tiết đơn vị - Thuộc loại sổ kế toán chi tiết thường có sổ kế tốn như:sổ chi tiết tài sản(như sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết tài sản cố định ); sổ chi tiết toán(như sổ chi tiết toán với khách hàng, sổ chi tiết toán với người bán…); sổ chi tiết chi phí(như sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, sổ chi tiết chi phí bán hàng ); sổ chi tiết doanh thu bán hàng SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN HÀNG HÓA Năm… Tên hàng hóa… Đơn vị tính… Chứng từ Số Diễn giải Ngày Nhập SL Xuất Tiền SL Tồn Tiền SL Tiền Số dư đầu kỳ Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Tác dụng sổ kế toán chi tiết thơng tin sổ kế tốn chi tiết giúp cho việc nhận biết kiểm tra thông tin chi tiết liên quan đến đối tượng chi tiết phản ánh sổ Sổ kế toán kết hợp tổng hợp chi tiết - loại sổ kế toán dùng để kết hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế vừa theo đối tượng tổng hợp phản ánh tài khoản tổng hợp, vừa theo đối tượng chi tiết phản ánh tài khoản chi tiết liên quan - thuộc loại sổ thường có sổ kế tốn như:một số sổ tài khoản; số nhật ký chứng từ - tác dụng loại sổ này:giúp cho việc nhận biết kiểm tra thông tin vừa tổng hợp vừa chi tiết theo yêu cầu quản lý đối tượng cụ thể phản ánh sổ 2 Phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép sổ kế toán 2 sổ kể toán ghi theo thứ tự thời gian - sổ kế toán dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh phát sinh nghiệp vụ theo trình tự thời gian kế toán nhận chứng từ phản ánh nghiệp vụ - thuộc loại sổ thường có:sổ nhật ký chung; sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tác dụng:giúp cho việc nhận biết, kiểm tra số liệu, tài liệu kế toán theo thời gian thuận tiện, dễ dàng 2 sổ kế toán ghi theo hệ thống - loại sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng cụ thể theo tiêu kinh tế tài - thuộc loại sổ kế tốn thường có sổ tài khoản; sổ kế toán chi tiết; nhật ký chứng từ - tác dụng loại sổ này: giúp cho việc nhận biết, kiểm tra số liệu, tài liệu kế tốn theo đơi tượng theo tiêu kinh tế tài thuận lợi, dễ dàng 2 Sổ kế toán kết hợp ghi theo thứ tự thời gian ghi theo hệ thống - loại sổ kế toán dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo trình tự thời gian vừa theo hệ thống rên trang sổ - thuộc loại kế tốn có sổ nhật ký- sổ - tác dụng loại sổ này: giúp cho việc nhận biết kiểm tra số liệu, tài liệu kế toán vừa theo thời gian vừa theo đối tượng/tài khoản/chỉ tiêu kinh tế tài cách thuận tiện, dễ dàng Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ kế toán Loại sổ kế toán Nội dung Sổ kế toán kiểu bên - loại sổ mà thiết kế theo nguyên tắc trang sổ, cột số tiền ghi Nợ ghi Có cảu tài khoản bố trí bên trang sổ Sổ kế tốn kiểu bên - loại sổ mà thiết kế theo nguyên tắc trang sổ, cột số tiền ghi Nợ ghi Có cảu tài khoản bố trí bên trang sổ Sổ kế tốn kiểu nhiều cột - loại sổ mà thiết kế theo ngun tắc trang sơ có mở thêm nhiều cột chi tiết cột kế toán chi tiết Sổ kế toán kiểu bàn cờ - loại sổ kế thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ số sổ SỔ CÁI KIỂU MỘT BÊN: SỔ CÁI Năm Tài khoản Số hiệu Chứng từ Số Ngày Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SỔ CÁI KIỂU HAI BÊN: SỔ CÁI Năm Tên tài khoản Số hiệu Ngày Chứng từ Tài Số tiền tháng ghi sổ Diễn khoản ghi giải đối Số Ngày Nợ Có sổ ứng Người ghi sổ Kế tốn trưởng Ngày Chứng từ Tài Số tiền tháng ghi sổ Diễn khoản ghi giải đối Sổ Ngày Nợ Có sổ ứng Thủ trưởng đơn vị SỔ CÁI KIỂU NHIỂU CỘT NHẬT KÝ SỔ CÁI Năm TT dòng Ngày Chứng từ Diễn tháng giải Số Ngày ghi sổ Người ghi sổ Số phát sinh Kế toán trưởng TK 131 TK 331 TK 511 TK 621 TK Thủ trưởng đơn vị SỔ CÁI KIỂU BÀN CỜ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Ghi tài khoản 111, 112, 131, 156, 511, 632, Năm Tk nợ TK có ghi TK 111 TK112 TK 131 TK 156 TK511 TK ghi TK 111 TK 112 TK 331 TK 341 TK 511 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phân loại sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ kế tốn Loại Nội dung Sổ đóng thành - loại sổ kế tốn mà tờ sổ đóng thành quyển, có đánh số trang dấu giáp lai trang sổ - giúp cho việc lưu trữ, bảo quản sổ kế toán thuận tiện an toàn Sổ tờ rời - loại sổ kế tốn mà tờ sổ để riêng biệt, khơng đóng Phân loại sổ kế tốn theo nội dung kinh tế thông tin sổ Loại Nội dung Sổ tài sản tiền - phản ánh biến động loại tài sản tiền đơn vị như:sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng… Sổ vật tư - theo dõi tình hình biến động vật tư đơn vị sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ Sổ tài sản cố định Phản ánh tình hình biến động loại tài sản cố định sổ tài sản cố định hữu hình Sổ cơng nợ - phản ánh khoản công nợ phải thu, phải trả q trình hoạt động đơn vị sổ cơng nợ phải thu khách hàng Sổ thu nhập - tập hợp khoản thu nhập tiêu thụ sản phẩm dịch vụ khoản thu nhập khác thực kì hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Sổ chi phí - tập hợp tồn chi phí doanh nghiệp bỏ để tiến hành hoạt động kinh doanh Sổ vốn - quĩ - theo dõi tình hình biến động loại vốn chủ sở hữu đơn vị 2 Quy trình mở sổ, ghi sổ, khóa sổ chữa sổ kế tốn 2 1- Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật kế toán trưởng doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt sổ kế toán ghi tay trước sử dụng, ký duyệt vào sổ kế tốn thức sau in từ máy vi tính Sổ kế tốn phải dùng mẫu in sẵn kẻ sẵn, đóng thành để tờ rời Các tờ sổ dùng xong phải đóng thành để lưu trữ - Trước dùng sổ kế tốn phải hồn thiện thủ tục sau: * Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký người giữ ghi sổ, kế toán trưởng người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế toán * Đối với sổ tờ rời: Đầu sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ ghi sổ Các tờ rời trước dùng phải giám đốc doanh nghiệp người uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải xếp theo thứ tự tài khoản kế toán phải đảm bảo an tồn, dễ tìm 2 2- Ghi sổ Việc ghi sổ kế toán thiết phải vào chứng từ kế toán kiểm tra bảo đảm quy định chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh 2 3- Khoá sổ Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước lập báo cáo tài Ngồi phải khố sổ kế toán trường hợp kiểm kê trường hợp khác theo quy định pháp luật 2 Sửa chữa sổ kế toán - Khi phát sổ kế tốn ghi tay có sai sót q trình ghi sổ kế tốn khơng tẩy xố làm dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo phương pháp sau: (1)- Phương pháp cải chính: Phương pháp dùng để đính sai sót cách gạch đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xoá bỏ ghi số chữ mực thường phía phải có chữ ký kế toán trưởng phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp áp dụng cho trường hợp: - Sai sót diễn giải, khơng liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản; - Sai sót khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng (2)- Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp dùng để điều chỉnh sai sót cách: Ghi lại mực đỏ ghi ngoặc đơn bút toán ghi sai để huỷ bút toán ghi sai Ghi lại bút toán mực thường để thay Phương pháp áp dụng cho trường hợp: - Sai quan hệ đối ứng tài khoản định khoản sai ghi sổ kế tốn mà khơng thể sửa lại phương pháp cải chính; - Phát sai sót sau nộp báo cáo tài cho quan có thẩm quyền Trong trường hợp sửa chữa sai sót vào sổ kế tốn năm phát sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hồi tố theo quy định chuẩn mực kế tốn số 29 “Thay đổi sách kế tốn, ước tính kế tốn sai sót”; - Sai sót bút tốn tài khoản ghi số tiền nhiều lần số ghi sai lớn số ghi Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chỗ sai phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận (3)- Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp áp dụng cho trường hợp ghi quan hệ đối ứng tài khoản số tiền ghi sổ số tiền chứng từ bỏ sót khơng cộng đủ số tiền ghi chứng từ Sửa chữa theo phương pháp phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung mực thường số tiền chênh lệch thiếu so với chứng từ - Sửa chữa trường hợp ghi sổ kế toán máy vi tính (1)- Trường hợp phát sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn năm máy vi tính; (2)- Trường hợp phát sai sót sau báo cáo tài năm nộp cho quan Nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm phát sai sót máy vi tính ghi vào dòng cuối sổ kế tốn năm có sai sót; (3)- Các trường hợp sửa chữa ghi sổ kế tốn máy vi tính thực theo “Phương pháp ghi số âm” “Phương pháp ghi bổ sung” 2 Điều chỉnh sổ kế toán Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố thay đổi sách kế tốn phải điều chỉnh hồi tố phát sai sót trọng yếu năm trước theo quy định chuẩn mực kế tốn số 29 “Thay đổi sách kế tốn, ước tính kế tốn sai sót” kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết tài khoản có liên quan ... liệu kế toán vừa theo thời gian vừa theo đối tượng/tài khoản/chỉ tiêu kinh tế tài cách thuận tiện, dễ dàng Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ kế toán Loại sổ kế toán Nội dung Sổ kế toán. .. trí bên trang sổ Sổ kế toán kiểu nhiều cột - loại sổ mà thiết kế theo nguyên tắc trang sơ có mở thêm nhiều cột chi tiết cột kế toán chi tiết Sổ kế toán kiểu bàn cờ - loại sổ kế thiết kế theo nguyên... trang sổ - giúp cho việc lưu trữ, bảo quản sổ kế tốn thuận tiện an tồn Sổ tờ rời - loại sổ kế toán mà tờ sổ để riêng biệt, khơng đóng Phân loại sổ kế toán theo nội dung kinh tế thông tin sổ Loại