Thiết kế tổ chức trong môn tổ chức học

Thiết kế tổ chức trong môn tổ chức học Thiết kế tổ chức mới là quá trình xây dựng tổ chức từ đầu, để xây dựng mới tổ chức cần phải thực hiện những công việc sau: Xây dựng luận cứ, lý luận và thực tiễn cho việc thành lập tổ chức. Căn cứ vào những văn bản pháp lý để đảm bảo tổ chức được thành lập theo đúng trình tự và không vi phạm pháp luật Xây dựng đề án thành lập tổ chức Trình cơ quan có thẩm quyền ra quyết định: phải xây dựng được rõ ràng thẩm quyền thành lập các tổ chức theo quy định

1 Khái niệm thiết kế tổ chức

Thiết kế tổ chức là một thuật ngữ được du nhập từ ngành khoa học tự nhên và kỹ thuật Thiết kế tổ chức là việc mô tả

tổ chức bằng những sơ đồ, mô hình, bản chỉ dẫn và những thuyết minh bằng lời về mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức

2 Thiết kế tổ chức mới

Thiết kế tổ chức mới là quá trình xây dựng tổ chức từ đầu, để xây dựng mới tổ chức cần phải thực hiện những công việc sau:

- Xây dựng luận cứ, lý luận và thực tiễn cho việc thành lập tổ chức

- Căn cứ vào những văn bản pháp lý để đảm bảo tổ chức được thành lập theo đúng trình tự và không vi phạm pháp luật

- Xây dựng đề án thành lập tổ chức

- Trình cơ quan có thẩm quyền ra quyết định: phải xây dựng được rõ ràng thẩm quyền thành lập các tổ chức theo quy định

2 Thiết kế tổ chức mới

Thiết kế tổ chức mới là một quá trình tạo ra một cơ cấu tổ chức và một hệ thống các quy trình thực thi công việc cho tổ chức.

Thiết kế tổ chức mới tức là phải trả lời được câu hỏi tổ chức được sinh ra để làm gì ?

- Kết hợp tất cả các nguồn lực lại với nhau nhằm đạt được mục tiêu và kết quả mong muốn

- Tạo ra sản phẩm hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả hơn

- Khuyến khích đổi mới

- Sử dụng tốt hơn công nghệ thông tin và sản xuất

- Thích ứng nhanh hơn với môi trường thay đổi và sự ảnh hưởng của môi trường

- Tạo ra giá trị cho nhiều người có liên quan (chủ thể, khách hàng )

- Thích ứng với thách thức về đa dạng,đạo đức,đổi mới

2 Thiết kế tổ chức mới

Quy trình 7 bước thiết kế tổ chức

Mô hình thiết kế tổ chức này dựa trên nguyên tắc có sự tư vấn của các chủ thể tham gia vào quá trình thiết kế tổ chức

- Bước 1: Hợp đồng để thiết kế tổ chức

- Bước 2: Đánh giá môi trường tổ chức

- Bước 3: Xây dựng quan niệm thiết kế tổ chức và lựa chọn

- Bước 4: Thực hiện thiết kế chi tiết

- Bước 5: Gắn liền với hệ thống tổ chức

- Bước 6: Thực hiện thiết kế

- Bước 7: Đổi mới và chấp nhận

2 Thiết kế tổ chức mới

Ví dụ: Quy trình thiết kế tổ chức của Nadler

1 Phân tích yêu cầu

2 Phân tích quy trình công việc

3 Phân tích hệ thống xã hội

4 Thiết kế tổ chức mới

5 Xây dựng kế hoạch xác lập cơ cấu tổ chức mới

6 Thực hiện mô hình tổ chức mới

7 Đánh giá, xem xét và hoàn thiện (nếu có)

3 Làm thế nào để thiết kế tổ chức

- Để thiết kế một tổ chức trước tiên phải có mục tiêu.

Trong phần này ta trả lời câu hỏi để làm gì?

- Tiếp theo là phải có kế hoạch

Trong phần này ta trả lời câu hỏi:

+ Làm như thế nào?

+ Làm ra sao?

+ Bao gồm những gì?

+ Thời gian bao lâu?

- Sau đó là phải có sự kiểm tra đánh giá:

+ Kết quả ra sao?

+ Thừa - thiếu chỗ nào?

+ Mức độ thành công?

3 Làm thế nào để thiết kế tổ chức

Khi thành lập tổ chức mới, nhà tổ chức cần:

- Xây dựng luận cứ khoa học cho việc thành lập tổ chức

- Sưu tầm những văn bản pháp lí có liên quan đến việc thàn lập tổ chức để xây dựng căn cứ pháp lí

- Xây dựng đề án thành lập tổ chức, tùy theo yêu cầu của cơ quan thẩm định, việc xây dựng đề án có thể có những hình thức cấu trúc khác nhau, những nội dung cơ bản của đề án

- Trình cơ quan có thẩm quyền ra quyết định

- Xây dựng điều lệ và ban hành điều lệ

3 Làm thế nào để thiết kế tổ chức

Bên cạnh đó để thiết kể 1 tổ chức, chúng ta cần:

- Xác định quy mô của tổ chức

- Tác động của môi trường bên ngoài

- Xây dựng chiến lược của tổ chức

- Xác định đặc thù công nghệ áp dụng trong tổ chức

- Xây dựng cơ cấu tổ chức

- Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng quát

- Xác định các thành phần cho các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

- Xác lập mỗi liên hệ giữa các bộ phận trong tổ chức

- Xác định các chức năng và nhiệm vụ

- Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức

4.Hoàn thiện tổ chức

Hoàn thiện tổ chức là quá trình cấu trúc lại, bố trí sắp xếp lại tổ chức cho phù hợp với điều kiện môi trường mới hoặc sự thay đổi mục tiêu của tổ chức:

+ Nâng cấp tổ chức, quy mô tổ chức nhỏ hay lớn

+ Sáp nhập

+ Chia tách

+ Chuyển đổi

Các công việc cần thực hiện:

- Đánh giá hiện trạng tổ chức: Một trong những cái khó là đánh giá về nhân lực, số lượng, chất lượng, cơ cấu (tuổi, giới tính, trình độ)

- Bố trí, sắp xếp lại cho hợp lý: Chuyên môn,sở trường, tính cách

- Xây dựng quy chế, quy định mới cho phù hợp: Việc xây dựng quy chế,quy định mới phải dựa trên cơ sở nền tảng của các quy định cũ để đảm bảo tính kế thừa, ổn định của tổ chức.

- Hoàn thiện hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền quyết định.

4.Hoàn thiện tổ chức

Có rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã áp dụng những phương pháp thiết kế tổ chức, hoàn thiện tổ chức của mình một cách đúng đắn phù hợp đem lại hiệu quả hoạt động cao nhất cho tổ chức, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số tổ chức, doanh nghiệp vẫn còn rất nhiều những vấn đề khó khăn trong công cuộc hoàn thiện tổ chức của mình, việc thiết kế tổ chức chưa được phù hợp, không tối đa được hiệu quả hoạt động của tổ chức, ví dụ như : quy định quy chế trong tổ chức còn lỏng lẻo, chế tài chưa được áp dụng triệt để, còn có tình trạng trốn tránh trách nhiệm, phân công nhiệm vụ không phù hợp, tổ chức bộ máy vẫn còn cồng kềnh phức tạp và không linh hoạt tính cạnh tranh với thị trường và các tổ chức khác chưa cao, phương hướng xây dựng hoạt động chưa được linh hoạt, khoa học….

4.Hoàn thiện tổ chức

Chúng tôi xin đưa ra một số phương pháp giúp hoàn thiện tổ chức:

- Thứ nhất, tiếp tục làm rõ lý luận,cơ sở thực tiễn về việc phân công chức năng, nhiệm vụ trong tổ chức

- Thứ hai, về hoàn thiện quy định, quy chế, chế tài của tổ chức

- Thứ ba, tiếp tục đổi mới cơ cấu, và phương thức hoạt động của tổ chức ngày càng tiên tiến

- Thứ tư, tổ chức bộ máy phải gọn nhẹ, có hiệu lực, không cồng kềnh phức tạp, đảm bảo được sự ứng phó linh hoạt, nhanh nhạy

- Thứ năm, các tổ chức phải thường xuyên tăng cường, sự cạnh tranh giao lưu với thị trường trong và ngoài nước, đồng thời với các tổ chức khác để tự phấn đầu, mở rộng quy mô để hoàn thiện nội bộ hơn.

- Thứ sáu, xác lập mục tiêu và phương hướng hoạt động một cách khoa học, hiệu quả

- Thứ bảy, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ, cử một số người đi học để nâng cao trình độ

- Thứ tám đối với những hoạt động mang tính chất riêng biệt hướng về tương lai, công ty, tổ chức cần những nhóm nhân viên riêng biệt

- Thứ chín, tham khảo những ứng dụng một cách sáng tạo những quy định, quy trình tổ chức của các công ty khác để tạp ra

mô hình kinh doanh của riêng mình

5 Các loại hình tổ chức cơ bản

Khái niệm cơ cấu tổ chức: là tổng thể các bộ phận được xác định rõ mối quan hệ, quyền hạn, trách nhiệm, được bố trí theo một cách thức nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chức năng, nhiệm vụ đã định của nhà quản lý

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Mô hình cơ cấu theo

5 Các loại hình tổ chức cơ bản

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Đặc điểm

- Tổ chức đơn giản lãnh đạo theo tuyến thẳng đứng

- Cấp quản lý đều thực hiện công việc giống nhau

- Câp quản lý cao nhất sẽ chịu trách nhiệm quản lý chúng

Ưu điểm

- Rõ về quyền lực, thuận lợi khi ra quyết định

- Dễ kiểm tra, kiểm soát, giải quyết mâu thuẫn nội bộ

Hạn chế

- Thiếu sự phối hợp, thiếu giám sát

- Người quản lý ít có chuyên môn hóa

Thủ trưởng cơ quan

Điều hành trực

tuyến

Điều hành trực tuyến

Sơ đồ cơ cấu tổ chức mô hình trực tuyến

5 Các loại hình tổ chức cơ bản

Mô hình cơ cấu theo chức năng

Đặc điểm

- Phân chia các công việc mỗi phòng ban đảm nhiệm1 loại hình công việc.

- Phân công lao động theo chuyên môn hóa, nhiệm vụ rõ ràng

Ưu điểm

- Thuận lợi trong bồi dưỡng, đào tạo, kế thừa kinh nghiệm

- Mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm các chi phí cho các tổ chức doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

Hạn chế

- Cá nhân chịu nhiều sự quản lý khác nhau

- Chồng chéo quyền lực, trách nhiệm

- Tạo nên sự cạnh tranh không cần thiết giữa các bộ phận

Tổng giám đốc

Nhà quản lý sản xuất Nhà quản lý tiếp thị Nhà quản lý tổ chức Nhà quản lý nhân sự Nhà quản lý hành chính

Sơ đồ cơ cấu tổ chức mô hình chức năng

5 Các loại hình tổ chức cơ bản

Mô hình cơ cấu theo trực tuyến chức năng Đặc điểm

- Cơ cấu kết hợp chung cả trực tuyến và chức năng được áp dụng phổ biến đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển – phục tùng và quan hệ phối hợp – cộng tác (phối hợp cùng phục tùng)

- Tạo khung hành chính vững chắc cho tổ chức quản lý doanh nghiệp, có hiệu lực, bảo đảm thể chế quản lý

- Phù hợp với môi trường kinh doanh ổn định, các ngành hàng đòi hỏi chuyên môn hóa với công nghệ cao trên địa bàn hoạt động hẹp

Ưu điểm

- Phát huy được các ưu điểm của cơ cấu trực truyến là phân quyền để kịp thời chủ huy truyền mệnh lệnh văn theo tuyến đã quy định, các thủ lĩnh ở các phân hệ chức năng (theo tuyến) vẫn phát huy được tài năng của mình đóng góp cho người lãnh đạo cấp cao của hệ thống tuy họ không có quyền ra lệnh trực tiếp cho mọi người trong các phân hệ

- Chuyên sau nghiệp vụ: đảm bảo cơ sở, căn cứ cho việc ra quyết định, hướng dẫn thực hiệ các quyết định

Nhược điểm

- Dễ phát sinh những ý kiến tham mưu, đè xuất khác nhau, không thống nhất giữa các bộ phận chức năng dẫn đến các công việc nhàm chán và xung đột giữa các đơn vị cá thể tăng

- Các đường liên lạc qua tổ chức có thể trở nên rất phức tạp

- Khó phối hợp được các hoạt động của những lĩnh vực chức năng khác nhau đặc biệt là nếu tổ chức phải luôn điều chỉnh với các điều kiện bên ngoài đang thay đổi

Hội đồng quản trị

Tổ giúp việc HĐQT Tổng giám đốc

Phó Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc

Ban Kiểm soát

Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

5 Các loại hình tổ chức cơ bản

Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

Đặc điểm

- Thường được các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều khu vực địa lý khác nhau áp dụng

- Tại mỗi khu vực địa lý Ban lãnh đạo giao quyền cho nhà quản lý đứng đầu các bộ phận đảm nhận tất cả nhiệm vụ, chức năng trong phạm vi cho phép

- Bộ máy khá cồng kềnh do ở mỗi khu vực địa lý đều phải thiết kế bộ phận chức năng

- Dễ xảy ra những xung đột giữa mục tiêu của khu vực với mục tiêu chung của tổ chức

- Cơ cấu này không khuyến khích nhân viên phát triển những kiến thức giải quyết những vấn đề tại các khu vực khác

- Cho phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lược của mỗi loại sản phẩm

- Nhà quản trị linh hoạt, phản ứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và sự thay đổi của môi trường

Hạn chế

- Bộ máy cồng kềnh, sử dụng không hiệu quả các nguồn tổ chức do phải thiết lập tất cả các bộ phận chức năng cho mỗi tuyến sản phẩm hay dịch vụ

- Sự phối hợp giữa các bộ phận rất khó khăn do nhân viên chỉ chú ý đến mục tiêu chung của tổ chức

- Tổ chức sẽ rất khó khăn khi điều động nguồn lực từ bộ phận này sang bộ phận khác

- Ban lãnh đạo cấp cao đặt ra những tiêu chuẩn chung cho tất cả các tuyến sản phẩm mà không quan tâm đến đặc điểm của từng ngành kinh doanh khác nhau

Tổng giám đốc

Sản phẩm X

Sản xuất Marketing Tài chính

Sản phẩm Y

Sản xuất Marketing Tài chính

Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay dịch vụ

5 Các loại hình tổ chức cơ bản

Mô hình cơ cấu tổ chức theo ma trận

Đặc điểm

- Kiểu cơ cấu này là tổng hợp của nhiều loại hình cơ cấu tổ chức khác nhau nhằm phát huy những mặt tích cực và hạn chế Đây là tổ chức

ở giai đoạn phát triển mạnh, mỗi dự án liên quan đến nhiều nhóm chức năng, mặt khác cơ cấu lại có tổ chức riêng

- Nhanh tay tạo ra sản phẩm mới hoặc nhanh chóng tiếp cận với chất lượng kỹ thuật cao trong khi vẫn giữ nguyên được lợii ích của tổ chức

- Làm gia tăng sự mơ hồ, căng thẳng và lo lắng về vai trò vì người ta được giao nhiệm vụ từ nhiều phòng ban

Hạn chế

- Trong cấu trúc ma trận xuất hiện tình trạng “Lỗ hỏng quyền lực” khi người giám đốc dự án nằm trên lề của cấu trúc dự án và cấu trúc chức năng

- Kỷ luật trong cấu trúc dự án xảy ra lộn xộn do quyền lực không rõ ràng

- Đòi hỏi nhà quản lý phải có khả năng quản trị nhân lực giỏi

- Mục tiêu của bộ phận dự án và bộ phận chức năng đôi khi mâu thuẫn xung đột với nhau

- Người lao động phải điều chỉnh các kỹ năng giao tiếp để hợp tác một cách có hiệu quả với các chuyên gia ở nhiều bộ phận khác nhau