Việc áp dụng công nghệ thông tin vào giải quyết văn bản, trình ký và trao đổi công việc thể hiện rõ nét nhất qua mạng trực tuyến Internet, Yahoo, Gmail….. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ: Việc
Trang 1CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
BÁO CÁO SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN
Đề tài: “Ứng dụng Internet và mạng LAN nội bộ trong xử lý
và giải quyết văn bản”
I LÝ DO XÂY DỰNG SÁNG KIẾN
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc vận dụng công nghệ vào các lĩnh vực trong đời sống không còn xa lạ nữa, các cơ quan đoàn thể nói riêng cũng đã từng bước tiếp cận với công nghệ hiện đại
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào giải quyết văn bản, trình ký và trao đổi công việc thể hiện rõ nét nhất qua mạng trực tuyến Internet, Yahoo, Gmail…
Tuy nhiên, đây là việc làm mới mẻ, chưa có sự thống nhất về mặt hình thức Chính thế, mà khi cán bộ, công chức thực hành việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng gặp không ít khó khăn
Vì những khó khăn đó, tôi chọn đề tài “Ứng dụng Internet và mạng LAN nội bộ trong xử lý và giải quyết văn bản” làm đề tài sáng kiến kinh nghiệm góp
phần giảm tải về thời gian đi lại, hạn chế tiêu tốn tài nguyên giấy, rút ngắn quá trình soạn thảo, trình ký văn bản
II CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ:
Việc đầu tiên ta nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn phòng hoàn toàn có ích và mang lại không ít những hiệu quả thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức cho tập thể Sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc như: ứng dụng Yahoo, Gmail, Ymail và mạng LAN dữ liệu nội bộ trong vấn đề soạn thảo, xin ý kiến, trình ký và in ấn văn bản
- VD: Trình ký các văn bản như: Kế hoạch, Công văn, Báo cáo qua tiện ích Yahoo đến lãnh đạo xét duyệt mà không cần phải in ấn văn bản ra nguyên liệu giấy
Về ly thuyết, mạng cục bộ (LAN): là hệ truyền thông tốc độ cao được thiết
kế để kết nối các máy tính và các thiết bị xử lý dữ liệu khác cùng hoạt động với nhau trong một khu vực địa lý nhỏ như ở một tầng của toà nhà, hoặc trong một toà nhà Một số mạng LAN có thể kết nối lại với nhau trong một khu làm việc
Các mạng LAN trở nên thông dụng vì nó cho phép những người sử dụng (users) dùng chung những tài nguyên quan trọng như máy in , ổ đĩa CD-ROM, các phần mềm ứng dụng và những thông tin cần thiết khác và các máy tính được kết nối thành mạng cho phép các khả năng:
Trang 2Còn mạng Internet mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng,
một trong các tiện ích phổ thông của Internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các dịch
vụ thương mãi và chuyển ngân, và các dịch vụ về y tế giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo Chúng cung cấp một khối lượng thông tin
và dịch vụ khổng lồ trên Internet
III MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI:
1 Mục tiêu:
+ Giảm thời gian đi lại của nhân viên, tiết kiệm tài nguyên giấy cho những văn bản chưa hoàn chỉnh
+ In ấn văn bản qua mạng LAN văn phòng giúp giảm thiểu số lượng máy
in trong văn phòng
+ Rút ngắn quá trình xử lý văn bản, trao đổi thông tin và xin ý kiến khi tham mưu, trình ký văn bản cho lãnh đạo duyệt qua Yahoo, Gmail v.v…
+ Nâng cao hiệu quả làm việc
+ Nâng cao trình độ kỹ năng cho cán bộ cơ quan qua việc sử dụng, ứng dụng các tiện ích, ứng dụng có sẵn
2 Phạm vi:
Nghiên cứu, thực hành thử nghiệm trên tất cả các máy tính tại Văn phòng huyện đoàn Cư M’gar và quá trình ứng dụng các tiện ích Yahoo, Gmail, Ymail vào thực tế công tác, sau đó rút kinh nghiệm hoàn chỉnh quy trình
Liên hệ với các đơn vị bạn, chủ động học hỏi, tìm tòi các phương pháp nhằm giải quyết, xử lý văn bản một cách hiệu quả nhất
III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:
+ Ứng dụng các tiện ích của mạng Internet vào xử lý thông tin, trao đổi các
loại văn bản
+ Kết nối các dữ liệu và dữ kiện các máy tính lại với nhau qua mạng LAN, thuận tiện cho việc in ấn các văn bản
+ Giao tiếp trao đổi công việc, xin ý kiến một cách nhanh chóng.
+ Thực hiện lệnh in văn bản từ máy tính này, kết nối in ấn qua máy tính khác và ngược lại
Trang 3IV KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC :
Qua việc ứng dụng các tiện ích của mạng Internet và mang LAN văn phòng cho thấy:
1 Về thời gian:
+ Giảm thiểu thời gian đi lại của cán bộ trong quá trình tham mưu, xử lý các loại văn bản
+ Nhận, trao đổi các thông tin qua các trang báo điện tử, mạng xã hội v.v…
2 Về chi phí:
+ Sử dụng chung các công cụ tiện ích qua kết nối Internet + Chia sẻ kho dữ liệu dùng chung bằng phương share các ổ, file dữ liệu + Trao đổi các thông tin, thông điệp, hình ảnh, phim một cách nhanh chóng
và thuận tiện
+ Dùng chung các thiết bị ngoại vi (máy in, modem …) giúp giảm tối đa máy in trong văn phòng
3 Về đội ngũ cán bộ văn phòng:
+ Nâng cao trình độ tin học ứng dụng cho đội ngũ cán bộ
+ Bên cạnh đó, quá trình trao đổi thông tin qua các tiện ích được thực hiện thường xuyên nên lam thuong xuyen nen nang cao trinh do…
4 Về hiệu quả sử dụng Internet:
+ Kết nối nhận thông tin văn bản từ hệ điều hành trực tuyến OMS của tỉnh đoàn Đăk Lăk để có thông tin trao đổi 2 chiều giữa các huyện, thị, thành đoàn và tỉnh đoàn, các huyện, thị thành đoàn với nhau qua các tiện ích của mạng OMS
+ Hệ điều hành trực tuyến OMS của UBND huyện Cư M’gar với những tiện ích sẳn có giúp nắm bắt thông tin, chuyền tải các văn bản có liên quan từ UBND huyện đến các ban ngành đoàn thể của huyện và ngược lại
+ Hiện nay các cơ sở Đoàn – Hội trên địa bàn huyện Cư M’gar đều đã xử dụng hệ điều hành trực tuyến OMS và sử dụng tốt các tiện ích như: Yahoo, Gmail v.v… vì vậy quá trình gửi các văn bản đến các tổ chức cở sở Đoàn – Hội trên địa bàn được nhanh chóng, thuận tiện mang lại hiệu quả cao
5 Yêu cầu:
+ Lắp đặt Internet cho tất cả các máy tính trong văn phòng
+ Mỗi thành viên (nhân viên) đăng ký 01 ID yahoo, Gmail, Ymail
+ Thiết lập mạng LAN nội bộ trong hệ thống văn phòng
+ Ứng dụng các tiện ích trong trao đổi và xử lý văn bản
Trang 4KẾT LUẬN:
Ứng dụng Internet và mạng LAN văn phòng mang lại những hiệu quả thiết thực không chỉ trong trao đổi các loại văn bản, tham mưu, trình ký hay chia sẽ các thư mục, hình ảnh, các đoạn video bên cạnh đó các ứng dụng và tiện ích đã hỗ trợ tối đa cho việc khai thác các thông tin, báo chí, trong và ngoài nước góp phần thuận lợi cho việc nắm bắt tình hình và đề xuất những sáng kiến mới
Muốn đạt được những kết quả cao hơn trong thời gian tới, tôi xin được mạnh dạn đề xuất:
+ Được trang bị, nâng cấp, đổi mới phương tiện máy móc cơ bản trong văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocoppi
+ Sử dụng thiết bị hỗ trợ Wifi trong văn phòng giúp tiết kiệm chi phí cáp mạng
+ Thường xuyên tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao kỹ năng ứng dụng Internet, mạng nội bộ, hệ điều hành trực tuyến trong đội ngũ
+ Tổ chức các cuộc họp, giao bao trực tuyến giữa các cấp các, ngành giúp giảm thiểu tối đa thời gian đi lại của cán bộ
NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO