Đang tải... (xem toàn văn)
Hoạt động kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là mua và bán hàng hoá nhằm thu lợi nhuận và thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội khác của doanh nghiệp. Để thực hiện các mục tiêu của mình doanh nghiệp phải bỏ ra những chi phí nhất định. Các chi phí phát sinh trong từng ngày, từng giờ ở tất cả các giai đoạn khác nhau của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại trong một thời kỳ nhất định. Trước hết là các chi phí phát sinh ở khâu mua hàng, đó là các chi phí vận chuyển hàng hoá từ nơi mua tới kho của doanh nghiệp, chi phí tiền lương trả cho cán bộ công nhân viên chuyên trách ở khâu mua và các tạp vụ có liên quan đến khâu mua hàng hoá trong một thời gian nhất định.
Lời nói đầu Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị là một đòi hỏi khách quan của hầu hết các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng. Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ đối tợng của họ là những ngời lao động làm việc trong lĩnh vực sản xuất, những ngời làm những công việc chuẩn bị và lãnh đạo sản xuất về mọi mặt. Họat động lao động của họ có tác dụng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng hiệu quả cao. Bên cạnh đó một nhân tố có ảnh hởng và tác động rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp đó là hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị. Muốn cho bộ máy hoạt động có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục những tồn tại những hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải. Sau một thời gian nghiên cứu, học tập, trang bị kiến thức tại trờng và qua thời gian nghiên cứu thực tế tại công ty điện tử Nam Môn tôi đã chọn đề tài:" Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại công ty điện tử Nam Môn". Chuyên đề có kết cấu nh sau: Ngoài lời nói đầu và mục lục còn có: Phần I: Tìm hiểu chung về doanh nghiệp Phần II: Thực trạng và tình hình tổ chức bộ máy quản trị tại công ty và kiến nghị. 1 Phần I Tìm hiểu chung về công ty I.1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty điện tử Nam Môn. Công ty điện tử Nam Môn (tên giao dịch là Nam Mon Co. LTD) là công ty chuyên sản xuất kinh doanh mặt hàng loa điện tử nằm dới sự quản lý của UBND thành phố Hà Nội, đặt trụ sở tại 295 Bạch Mai - Hà Nội, là đơn vị kinh tế độc lập, hoạt động theo cơ chế hoạch toán kinh doanh. Về cơ bản, quá trình hình thành và phát triển của công ty từ khi ra đời đến nay đợc chia làm 2 giai đoạn. I.1.a/ Giai đoạn 1: (1989 - 1992) Tiền thân của công ty là cơ sở sản xuất kinh doanh và sửa chữa loa điện tử đợc thành lập ngày 18 - 2 - 1989 của UBND thành phố Hà Nội, với nhiệm vụ chế tạo và lắp ráp loa đài nhiều chủng loại kích cỡ khác nhau. Số lao động lúc đó chỉ có vẻn vẹn 28 ngời. Nhìn chung, do nguồn vốn hạn hẹp, máy móc thiết bị lạc hậu thủ công, năng suất thấp nên quy mô vẫn là đơn chiếc sản phẩm nghèo nàn, sản lợng thấp, kinh nghiệm làm ăn của cơ sở trên thơng trờng rất yếu, khả năng tiếp cận thị trờng và tổ chức tiêu thụ sản phẩm hầu nh không có, hoạt động của cơ sở kém hiệu quả không đem lại tích luỹ. Khi nhà nớc ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc. Chính sách mở cửa của nhà nớc đã làm cho các đơn vị sản xuất kinh doanh có hớng chuyển biến mạnh mẽ. Do sự nhận thức đợc xu hớng phát triển của thị trờng điện tử gia dụng nói chung và loa đài noí riêng, cơ sở đã đẩy nhanh tốc độ kinh doanh mặt hàng này. Tuy vậy, thị trờng điện tử gia dụng thời kỳ này vẫn còn hết sức nhỏ bé, sức mua bị hạn chế do thu nhập dân c thấp, điều kiện cơ sở hạ tầng (điện, truyền thanh, truyền hình) cha phát triển. Mặt khác, nguồn vốn đầu t không nhiều, kỹ thuật lạc hậu, trình độ quản lý thấp, nên sản xuất vẫn duy trì ở qui mô nhỏ, khả năng cạnh tranh thấp do thiếu kinh nghiệm và vốn hoạt động. 2 I.1.b/ Giai đoạn 2(1992 - nay) Ngày 20 - 9 - 1992 theo giấy phép số 046521 của UBND thành phố Hà Nội, cơ sở sản xuất kinh doanh loa điện tử Nam Môn chính thức chuyển thành công ty TNHH điện tử Nam Môn. Cơ chế thị trờng và tự chủ trong sản xuất đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển mạnh mẽ với sản lợng doanh thu tăng nhanh trở thành một đơn vị sản xuất loa đài lớn của Việt nam. Có thể thấy tình hình phát triển của công ty trong các năm qua nh sau: Biểu 1: Tình hình phát triển của công ty (từ 1994 - 1998) TT Chỉ tiêu ĐVT 1994 1995 1996 1997 1998 1 Tổng doanh thu Trđ 46800 65620 61140 58000 48000 2 Tổng số lao động ngời 156 181 175 173 157 3 Thu nhập bình quân đ/ng 692000 937000 920000 910000 600000 4 Tổng nộp ngân sách trđ 7273 10197 9501 9013 7460 5 Lợi nhuận trđ 2268,2 4736,8 250 230 110 I.2/ Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty điện tử Nam Môn có chức năng sản xuất các sản phẩm loa điện tử. Ngoài ra, công ty cũng có thể cung cấp công nghệ, các trang thiết bị công nghệ cũng nh những thiết bị kỹ thuật và đo lờng trong sản xuất loa điện tử đợc nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác. Hiện nay công ty đã thực hiện hầu hết các chức năng trên, mặt khác, sản xuất mới chỉ ở mức lắp ráp loa điện tử của nớc ngoài với trình độ kỹ thuật cao. Với việc thực hiện các chức năng nh vậy, đòi hỏi lao động của công ty phải đa dạng ngành nghề (thuộc hai loại chính là quản lý kỹ thuật và quản lý kinh tế). Để mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm của mình ở trong nớc cũng nh nớc ngoài, công ty phải xác định và sản xuất đợc sản phẩm chiến lợc, tìm đợc thị tr- ờng tiêu thụ. Do đó công ty cần mở rộng phát triển các hoạt động nghiên cứu kỹ thuật, marketing sản phẩm, nghĩa là cần tăng cờng quản lý kỹ thuật và quản trị kinh doanh có trình độ cao. 3 I.3/ Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Để tồn tại và phát triển trong giai đoạn chuyển đổi nền kinh tế, công ty đã tiến hành mở rộng đầu t sản xuất và đầu t chiều sâu. Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty mới chỉ là quy trình công nghệ lắp ráp sản phẩm loa điện tử nhng nó cũng rất phức tạp và đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao. Về máy móc thiết bị đã đạt đợc trình độ cao trong lắp ráp loa điện tử bằng dây chuyền công nghệ đồng bộ của Hàn Quốc, nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm. Nhìn chung năng lực sản xuất của công ty đủ lớn để đáp ứng đợc yêu cầu về chất lợng sản phẩm mà thị trờng đòi hỏi. Phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm này công ty sản xuất sản phẩm theo dây chuyền, phơng pháp này đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, quá trình công nghệ đợc chia nhỏ thành nhiều bớc, công việc sắp xếp theo một trình độ hợp lý và có thời gian thực hiện bằng nhau để giao cho từng ngời thực hiện. Để quản lý và tổ chức sản xuất đạt đợc hiệu quả cao, ngời quản lý phải có trình độ kỹ thuật cao để theo dõi, xử lý và cải tiến công nghệ, quản đốc phân xởng phải am hiểu kỹ thuật sâu, đợc chuyên môn hoá phụ trách từng dây chuyền và phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật, các lãnh đạo của công ty và cán bộ quản trị khác cũng phải am hiểu qua về công tác kỹ thuật. Đồng thời việc sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi tác phong làm việc công nghiệp nhanh gọn, hiệu quả. Do đó đội ngũ cán bộ quản trị cũng phải theo đợc nhịp độ của sản xuất để thích ứng và thúc đẩy sản xuất. 4 Sơ đồ 1: Sơ đồ công nghệ lắp ráp loa 5 Chuẩn bị linh kiện rời Hàn chân linh kiện vào mảng KCS kiểm tra việc hàn chân linh kiện Sửa chữa mảng rời Sửa chữa mạch Chuẩn bị mảng rời Chuẩn bị loa rời Lắp ráp máy Chạy và thử máy Chỉnh máy Đóng thùng loa Kiểm tra đóng dấu chất lượng Đóng hộp Thành phẩm Chuẩn bị vỏ loa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Từ (1) đến (3) : do xưởng CKD thực hiện Từ (4) đến (11) : do xưởng SKD thực hiện * Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho sản xuất Để phù hợp với công nghệ sản xuất loa, công ty cũng phải có các thiết bị ở trình độ hiện đại tơng xứng. Tuy nhiên việc mua sắm, đổi mới trang thiết bị sản xuất còn gặp khó khăn về tài chính. Ngoài một số băng chuyền và một số máy hàn tự động ra, hầu hết các thiết bị còn lại sử dụng lâu. Thiết bị chủ yếu yếu của công ty bao gồm: Biểu 2: Thiết bị công nghiệp chủ yếu của công ty. STT Tên thiết bị Nớc sản xuất Số lợng 1 Băng chuyền lắp ráp loa Hàn Quốc 01 2 Máy hàn tự động Nhật Bản 01 3 Máy phân tích âm thanh Nhật Bản 01 4 Máy đo độ cách điện Nhật Bản 02 5 Đồng hồ điện tử các loại Hàn Quốc 08 6 Các bộ phận cân chỉnh độ rung cho từng sản phẩm Hàn Quốc 06 7 Các công cụ cầm tay Việt Nam Những thiết bị trên là những thiết bị đắt tiền, yêu cầu độ chính xác cao và bảo quản cẩn thận, do đó công ty phải có những lao động chuyên quản lý thiết bị công nghệ với trình độ kỹ thuật cao, có trách nhiệm đồng thời đặt ra vấn đề kế hoạch bảo dỡng, kiểm tra, cải tiến và mua sắm mới thiết bị công nghệ phục vụ sản xuất. Xởng sản xuất CKD: Nguyên liệu chính ở đây là linh kiện rời nhập ngoại do các kho vật t của công ty cung cấp, xởng có nhiệm vụ lắp ráp thành máy linh kiện cho loa, sau đó đa tiếp sang phân xởng CKD. Xởng sản xuất SKD: Nhận dạng linh kiện từ xởng CKD và các loại vật t khác nh loa dời, vỏ loa . từ kho vật t của công ty sau đó lắp ráp và kiểm tra hoàn chỉnh thành phẩm nhập kho. 6 Chức năng của từng bộ phận 1. Phòng Kỹ thuật: Thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến kỹ thuật phục vụ cho sản xuất, chuyển giao công nghệ quản lý qui trình kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị, nghiên cứu phát triển kỹ thuật, ứng dụng phơng pháp kỹ thuật mới, thiết kế sản phẩm mới . 2. Phòng KCS: Có chức năng kiểm tra chất lợng sản phẩm và trong đó bao gồm cả một phần chức năng kỹ thuật đó là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm. 3. Trung tâm bảo hành: Có chức năng kèm dịch vụ bảo hành sản phẩm, sửa đổi, sửa chữa sản phẩm sau khi bán. 4.Phòng kế hoạch vật t : Có chức năng kế hoạch hóa và điều độ sản xuất, xác định chiến lợc chung và chiến lợc sản phẩm, xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, lập kế hoạch tiến độ sản xuất và công tác điều độ sản xuất. Ngoài ra phòng còn thực hiện mua nguyên vật liệu, vận chuyển nguyên vật liệu, quản lý kho và cấp phát vật t phục vụ cho quá trình sản xuất. 5. Phòng Kế toán tài chính: Thực hiện chức năng tài chính bao gồm việc tạo nguồn vốn, quản lý các loại vốn quỹ của công ty, công tác tín dụng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Ngoài ra phòng còn thực hiện chức năng hạch toán gồm hạch toán kế toán và thống kê, công tác ghi chép ban đầu, thông tin kinh tế nội bộ của công ty. 6. Phòng bán hàng: Thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm bao gồm: Nghiên cứu thị trờng, quảng cáo . 7. Phòng Xuất nhập khẩu: Thực hiện một phần chức năngmua hàng nh mua nguyên vật liệu, mua vật t kỹ thuật nớc ngoài, ký kết hợp đồng kinh tế với nớc ngoài. 8. Phòng Tổ chức hành chính: Thực hiện chức năng về nhân sự nh tuyển dụng, bố trí, đào tạo, khen thởng, kỷ luật đối với CNV của công ty. Bên cạnh đó phòng còn thực hiện chức năng nh định mức lao động, trả lơng, trả thởng cho CNV của công ty. 7 Phần II Tình hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty điện tử nam môn và kiến nghị II.1/Tình hình tổ chức bộ máy quản trị của Công ty trong các năm qua. II.1.1/ Tình hình phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản trị. Phân công quá trình quản trị là một phân chia quá trình quản trị ra thành các quá trình có tính chất chuyên môn hóa, theo những công việc riêng biệt và giao những công việc cho những ngời có trình độ chuyên môn và thích hợp về nghề nghiệp. Còn hiệp tác quá trình quản trị là kết quả của phân công quá trình quản trị, nó thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận, các cá nhân trong khi thực hiện các chức năng quản trị. Do đó để nắm rõ tình hình phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản trị, tăng nghiên cứu cơ tổ chức bộ máy để nắm đợc một số bộ phận chức năng trong bộ máy quản trị đó là việc phân công lao động trong từng bộ phận, để biết nhiệm vụ, chức năng, công việc của từng cá nhân và mối liên hệ giữa các cá nhân đó. II.1.2/ Cơ cấu bộ máy quản trị của Công ty. Nhìn vào sơ đồ (nh đã trình bày ở phần I) ta thấy bộ máy cơ cấu bộ máy quản trị của Công ty đợc xây dựng theo kiểu trực tuyến - chức năng, đây là kiểu cơ cấu đợc áp dụng phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay. Tuy vậy cơ cấu này còn cồng kềnh, vẫn còn những bộ phận có nhiều đầu mối quản lý. Đó là kết quả của sự phân chia các chức năng quản trị trong Công ty. II.1.2.a /Bố trí lao động trong bộ máy quản trị của Công ty - Về số lợng: Tổng số lao động làm việc trong bộ máy quản trị là 48 ngời chiếm 30,6% tổng số lao động của toàn Công ty. - Về trình độ: 8 + Bộ phận lãnh đạo của Công ty có trình độ cao và đồng đều, 100% có trình độ Đại học. + Bộ phận chức năng: Số lao động có trình độ Đại học phân bổ cha đồng đều; Các phòng: Tổ chức hành chính, kỹ thuật, trung tâm bảo hành có 70%. Các phòng ban khác chiếm dới 10%, số lao động làm việc ở bộ máy quản trị có trình độ sơ cấp là: 5/48 chiếm 16,7%. - Về chuyên môn: Số lao động đợc đào tạo về kinh tế là 13 ngời chiếm 27,08% trong tổng số lao động làm việc trong bộ máy. Số lao động làm việc đúng chuyên môn là 34 ngời chiếm 70,8% còn lại 29,2% làm việc sai chuyên môn. 9 II.1.3 - Tình hình thực hiện chức năng sử dụng lao động trong bộ máy quản trị. 1. Ban Giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất và kinh doanh của Công ty. Biểu 4: Kết cấu của Ban Giám đốc TT Chức danh Ngành nghề đào tạo Trình độ Tuổi 1 Giám đốc Điện tử Đại học 47 2 Phó GĐ I Vật lý bán dẫn Đại học 50 3 Phó GĐ II Kinh tế Đại học 53 Chức năng của từng thành viên trong Ban Giám đốc nh sau: + Giám đốc : Là ngời đại diện cho cán bộ CNV tại Công ty. Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ, hợp tác quốc tế, xuất nhập khẩu, kế hoạch kinh doanh, đầu t phát triển. + Phó Giám đốc I : Giúp Giám đốc phụ trách quản lý kỹ thuật và công tác bảo hành sản phẩm, kế hoạch hóa và điều độ sản xuất, công tác lao động tiền lơng. Ngoài ra Phó Giám đốc I còn đợc phép thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc chung khi Giám đốc vắng mặt. + Phó Giám đốc II : Giúp Giám đốc công tác phụ trách kinh doanh bao gồm: Quản lý nguồn vốn, tạo nguồn vốn cho sản xuất, kinh doanh và đầu t, quản lý khâu bán hàng, cấp phát vật t sản phẩm. Qua trên chúng ta thấy rằng sự phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng giữa các thành viên, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng ngời. Về mặt trình độ, Ban Giám đốc có trình độ cao, 100% có trình độ Đại học và làm việc đúng chuyên môn. Tuổi trung bình của Ban Giám đốc là 50. Trong Ban giám đốc cha có ai chuyên môn cả về kinh tế lẫn kỹ thuật. 2. Phòng Kế toán tài chính. Phòng Kế toán tài chính là bộ phận nghiệp vụ có chức năng giúp Giám đốc về công tác hạch toán, kế toán, quản lý và sử dụng các loại vốn quỹ, phân phối và phân phối lại thu nhập. Đồng thời giúp Giám đốc thực hiện kiểm tra, 10 . lập, hoạt động theo cơ chế hoạch toán kinh doanh. Về cơ bản, quá trình hình thành và phát triển của công ty từ khi ra đời đến nay đợc chia làm 2 giai đoạn.. nghệ lắp ráp từ các cơ sở sản xuất, vạch ra công nghệ sản xuất, giải quyết những vấn đề kỹ thuật cụ thể trong sản xuất hoặc những vấn đề công ty đòi hỏi.
