Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn thư

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ, tìm kiếm và khai thác tài liệu nhanh chóng và hiệu quả, công tác lưu trữ tài liệu thực hiện đơn giản, không tốn thời gian, không mất nhiều công sức, tiết kiệm văn phòng phẩm

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Pắc Ta, ngày 15 tháng 3 năm 2017

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ

Kính gửi: Thường trực Hội đồng xét, công nhận sáng kiến cấp huyện Tên tôi là: Hà Ngọc Đoài

Ngày tháng năm sinh: 26/4/1989

Nơi thường trú: Mường Cang - Than Uyên - Lai Châu

Chức danh: Nhân viên

Trình độ chuyên môn: Đại học sư phạm Sinh

Tỉ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100%

Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “ Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại trường”

- Cơ sở được yêu cầu công nhận sáng kiến: Hội đồng công nhận sáng kiến cấp huyện

- Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý văn thư, lưu trữ

- Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: 1/9/2016

- Mô tả bản chất của sáng kiến: Áp dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý văn thư, lưu trữ thay thế các phương pháp lưu trữ, quản lý văn thư truyền thống bằng một số phương pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả cũng như đảm bảo yêu cầu cao trong công tác văn thư và lưu trữ tại nhà trường

+ Tính mới của sáng kiến: Trước khi áp dụng sáng kiến việc lưu trữ công văn đến, của nhà trường theo phương pháp thủ công in lưu văn bản tài liệu Tư khi áp dụng sáng kiến việc in lưu văn bản rất hạn chế nhưng vẫn đảm bảo việc lưu trữ và khai thác tài liệu của nhà trường nhanh gọn, đầy đủ kịp thời

+ Hiệu qủa mang lại: Việc lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời, tiết kiệm được thời gian, chi phí cho việc lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, cũng như việc khai thác tài liệu được dễ dàng nhanh chóng hiệu quả, giúp việc hoàn thành nhiệm vụ năm học của nhà trường

+ Với những lợi ích mang lại thì việc áp dụng sáng kiến rộng rãi là điều cần thiết trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu đối với các nhà trường trực thuộc phòng giáo dục và có thể áp dụng nhiều hơn nữa đối với các cơ quan công sở khác

- Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Nhân viên văn thư phải có trình độ tin học, nhà trường phải trang bị cho nhân viên văn thư một máy tính kết nối mạng internet và các ổ lưu trữ khi cần thiết

- Những thông tin cần được bảo mật (nếu có): Không

- Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tác giả:

+ Lợi ích của sáng kiến mang lại là giảm bớt công việc của văn thư, lưu trữ đảm bảo an toàn cho tài liệu, việc chuyển công văn đi, đến đảm bảo thuận lợi, nhanh chóng đúng thời gian và địa chỉ

+ Giảm chi phí cho công tác văn thư đặc biệt là lưu trữ tài liệu cho nhà trường nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu trong công tác thậm chí là tốt hơn so với trước khi áp dụng sáng kiến

- Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã áp dụng sáng kiến và theo ý kiến của tác giả sáng kiến: Việc áp dụng sáng kiến trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường mang lại rất nhiều lợi ích trong việc giảm chi phí, thời gian trong công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu của nhà trường được đảm bảo, việc khai thác và sử dụng tài liệu được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi

Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./

Người đăng ký

(Ký, ghi rõ họ tên)

Hà Ngọc Đoài

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂN UYÊN

TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG XÃ PẮC TA

THUYẾT MINH SÁNG KIẾN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI NHÀ TRƯỜNG

Tác giả: Hà Ngọc Đoài

Trình độ chuyên môn: Đại học Chức vụ: Nhân viên

Nơi công tác: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta

Pắc Ta, Ngày 15 tháng 3 năm 2017

I THÔNG TIN CHUNG

1 Tên sáng kiến: “ Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường”

2 Tác giả:

Họ và tên: Hà Ngọc Đoài

Năm sinh: 1989

Nơi thường trú: Mường Cang - Than Uyên - Lai Châu

Trình độ chuyên môn: Đại học sư phạm Sinh

Chức vụ công tác: Nhân viên

Nơi làm việc: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu Điện thoại: 0973635030

3 Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý văn thư, lưu trữ.

4 Thời gian áp dụng sáng kiến: Tư ngày 1 tháng 9 năm 2015 đến ngày

31 tháng 12 năm 2017

5 Đơn vị áp dụng sáng kiến:

Tên đơn vị: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta

Địa chỉ: Bản Sài Lương - Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu

Điện thoại: 0972391332

II NỘI DUNG SÁNG KIẾN

1 Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:

- Sự cần thiết của việc thực hiện sáng kiến

+ Cơ sở lý luận: Trên thế giới sự phát triển của công nghệ thông tin thay đổi

tưng ngày, tưng giờ Đối với lĩnh vực trao đổi và lưu trữ thông tin ngày càng thay đổi mạnh mẽ hơn, nếu việc tiếp nhận thông tin và lưu trữ thông tin không thay đổi và không ứng dụng các tiến bộ khoa học trong lĩnh vực công nghệ thông tin vào trong công việc thì làm cho chúng ta lạc hậu và ngày càng tục lùi so với thế giới

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng những văn bản pháp luật như Chỉ thị 58 của BCH TW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin

phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Đảng xác định công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng của sự phát triển Công văn số 682/PGDĐT- CM ngày 20/11/2015 của Phòng Giáo dục đã chỉ rõ cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành và quản lý giáo dục

Đối với một đơn vị trường học việc chuyển công văn, văn bản hay tài liệu lên phòng giáo dục và các cơ quan ban ngành khác rất quan trọng, việc tiếp nhận và có phản hồi hoặc báo cáo thực hiện là công việc thường xuyên, công việc của văn thư là đảm bảo sự thông suốt liên lạc, đồng thời lưu trữ các tài liệu có liên quan nên việc xử lý tốt và chính xác rất quan trọng đến việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường là rất cần thiết

+ Về mặt thực tiễn: Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận chuyên trách

phụ trách các vấn đề liên quan đến việc thông tin phối hợp giữa nhà trường và các cơ quan đơn vị chủ quản, là nơi tập trung tất cả các tài liệu phục vụ cho việc đảm bảo hoạt động của nhà trường đúng với kế hoạch và sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, lưu trữ các tài liệu của nhà trường có trách nhiệm đảm bảo thông suốt

sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản, việc thi hành các hoạt động, kế hoạch của nhà trường và chế độ báo cáo ngược lại

- Bản thân đã làm công tác văn thư lưu trữ được 3 năm tôi thấy khối lượng công việc văn thư lưu trữ của nhà trường ngày càng nhiều, do ngày càng nhiều tài liệu cần phải lưu trữ nhưng trong các hoạt động của nhà trường đôi khi cần phải đòi hỏi việc tra cứu nhanh chóng khẩn trương, đồng thời việc lưu trữ không tốn nhiều thời gian, công sức và tiết kiệm thiết bị vật tư văn phòng nhưng vẫn đảm bảo việc lưu trữ và bảo quản tại liệu một cách tốt nhất, không lo về an toàn hoặc tài liệu xuống cấp theo thời gian Vì vậy tôi đã đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường Tư

những kinh nghiệm công tác thực tiễn tôi đã đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: “ Một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường” nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ trong điều kiện

hiện nay

- Mục đích: Nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhà

trường Công văn trước khi gửi đi được kiểm tra chặt chẽ về thể loại, thể thức theo quy định Công tác quản lý lưu trữ văn bản và bảo mật thông tin tài liệu được đảm bảo, lưu trữ hồ sơ, tài liệu lâu dài với số lượng lớn không sợ thất thoát, khi có nhu cầu khai thác, sử dụng được đáp ứng kịp thời

Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng kiến:

Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn:

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính Phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ công tác văn thư

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

- Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

- Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 về việc ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lai Châu

- Công văn số: 544/PGDĐT-TĐKT ngày 14 tháng 9 năm 2015 của phòng Giáo dục và Đào tạo về việc Hướng dẫn đăng ký thi đua khen thưởng năm học 2015 - 2016

- Công văn số 682/PGDĐT- CM ngày 20/11/2015 của Phòng Giáo dục đã chỉ rõ cần đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong điều hành và quản lý giáo dục

- Công văn số: 637/PGDĐT-TĐKT ngày 26 tháng 10 năm 2015 của phòng Giáo dục và Đào tạo về việc triển khai thực hiện sáng kiến năm học

2015 - 2016

2 Phạm vi triển khai thực hiện:

Sáng kiến kinh nghiệm được áp dụng trong năm học 2015 - 2016 tại trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta và những năm tiếp theo

3 Mô tả sáng kiến:

a Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến:

- Công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường tư tháng 12 năm 2013 đã được thực hiện việc chuyển công văn tài liệu qua hòm thư điện tử Công văn đến in ra

2 bản sau đó vào sổ công văn đến một bản lưu và một bản chuyển đến người nhận hoặc bộ phận chịu trách nhiệm trong công văn Đối với công văn đi thì tuỳ theo yêu cầu những văn bản tài liệu chỉ cần chuyển qua email thì in ra một bản vào sổ công văn đi và lưu tại nhà trường còn sau đó chuyển đến địa chỉ người nhận Một số văn bản, tài liệu cần chuyển bản dấu đỏ đến tận cá nhân, cơ quan đơn vị nhận

- Như vậy đối với công văn đến cần tới ít nhất hai bản in ra và công văn đi

ít nhất là một bản trong quá trình thực hiện công văn đi người phụ trách báo cáo, soạn thảo văn bản có thể gửi luôn mà không cần thông qua văn thư nên việc lưu trữ, quản lý công văn đi của nhà trường không được đảm bảo, việc chuyển thư đến hay chưa đến nơi cũng không quản lý được theo đúng quy định

- Công tác văn thư cần rất nhiều thời gian cho sự sắp xếp, lưu trữ tài liệu Trong quá trình chuyển thư đến nhiều địa chỉ thì hay sảy ra việc có địa chỉ không nhận được, hoặc thời gian nhận được công văn bị chậm, các công văn được chuyển đi hoặc chưa chuyển đi không nắm rõ vì không được quản lý theo trình tự và theo dõi của văn thư

- Có những công văn chưa được báo cáo hoặc là có những công văn đã thực hiện báo cáo lại thực hiện lại lần nữa, việc chuyển thư, tài liệu có thể trùng lặp hoặc chuyển 2 lần đến cùng một địa chỉ

- Thời gian cho việc in ấn tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực, văn phòng phẩm, mỗi công văn đến cần ít nhất 2 bản, công văn đi là một bản như vậy khối lượng tài liệu trong một năm học đối với văn bản tài liệu đi đến sẽ rất lớn, thêm vào

đó lưu trữ là nơi tập trung lưu trữ tất cả các tài liệu hồ sơ sổ sách phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ năm học gộp lại tất cả thì sẽ phải lưu trữ khối lượng tài liệu khổng lồ Như vậy việc lưu trữ các tài liệu, công văn đi đến sẽ gặp rất nhiều khó khăn, tiêu tốn rất nhiều văn phòng phẩm như giấy in, mực in và các kẹp, tủ tài liệu để phục vụ cho viêc lưu trữ

- Một năm học các văn bản, tài liệu, công văn hồ sơ nhiều khi cần khai thác, sử dụng để giải quyết những công việc theo yêu cầu của cấp trên cũng như yêu cầu của nhiệm vụ dạy và học trong nhà trường Với khối lượng lưu trữ khổng lồ như vậy việc tra cứu khai thác và sử dụng tài liệu là một công việc rất khó khăn nhất là đối với những tài liệu văn bản đã lưu trữ thời gian lâu ngày, việc thất thoát là điều khó tránh khỏi

- Công tác văn thư trong nhà trường là bộ phận giúp việc đắc lực cho ban giám hiệu trong việc quản lý, điều hành các công việc của nhà trường trong đó có việc in ấn cung cấp các tài liệu cần thiết cho ban giám hiệu khi cần Đối với ban giám hiệu đôi khi đi công tác nhưng lại rất cần tài liệu khi có những vấn đề nảy sinh và lúc đó rất cần có tài liệu để in ra sử dụng hoặc tại nhà trường khi cần nhân viên văn thư lại phải in ra và mang lên phòng cho ban giám hiệu vì vậy mất khá nhiều thời gian công sức cho việc đi lại và in ấn

b Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến:

* Nhận và lưu trữ văn bản đến.

Mục tiêu: Nhận và lưu trữ văn bản một cách nhanh chóng, lưu trữ theo

trình tự khoa học và logic, việc lưu trữ tiết kiệm thời gian, vật dụng văn phòng và các văn phòng phẩm cần thiết trong quá trình lưu trữ, đảm bảo tài liệu lưu trữ lâu dài và không hư hại đến tài liệu theo thời gian

Cách thực hiện:

- Văn bản đến nhà trường văn thư sao lưu vào sổ công văn, sổ công văn được đánh bằng bản mềm (word, excel ) trên máy vi tính theo mẫu sổ công văn đến, mẫu số này theo dõi được tiến độ giải quyết công văn, chế độ báo cáo cấp trên và các bộ phận thực hiện giải quyết công văn

Ví dụ: Văn bản hướng dẫn báo cáo định kì được đánh dấu kiểm tra thời gian, tiến độ thực hiện báo cáo (bản dấu đỏ, email), người thực hiện

Các trích yếu nội dung công văn được liên kết với file trong khu vực lưu trữ văn bản trong ổ đĩa máy tính theo Hyperlink Sau đó công văn, văn bản hoặc tài liệu chuyển qua máy tính hoặc là địa chỉ hòm thư của ban giám hiệu, hoặc là những nơi, bộ phận theo công văn yêu cầu tùy theo tưng văn bản tài liệu mà có thể in ra nhưng khi cần khai thác hoặc sử dụng đến mới in ra còn không chỉ lưu vào ổ đĩa máy tính và USB dữ liệu riêng của văn thư

- So với giải pháp cũ là mỗi công văn, tài liệu cần ít nhất là hai bản in thì hiện nay với giải pháp mới này không cần chỉ khi cần thiết phải in ra mới tiến hành in ấn, đối với mỗi công văn hoặc văn bản đến chỉ cần sao lưu dữ liệu vào ổ lưu tài liệu đến và USB chuyên biệt để lưu trữ tài liệu của nhà trường Như vậy giảm thiểu được thời gian, công sức in tài liệu giấy in, mực in và các trang thiết bị phục vụ lưu trữ, việc vào sổ theo dõi công văn đến cũng không cần phải viết tay theo mẫu sổ thông thường mà thao tác luôn trên máy tính

- Giải pháp này giảm thiểu cho công tác văn thư rất nhiều thời gian, tiền của và công sức trong việc nhận và lưu trữ công văn, văn bản đến không phải tốn đến các tủ hồ sơ diện tích phòng lưu trữ, một chiếc USB hoặc vài Gigabyte tài liệu mà có thể thay thế vài tủ lưu trữ tài liệu Việc lưu trữ vẫn đảm bảo theo thời gian vì tài liệu đã được sao lưu và bảo quản đề phòng các sự cố có thể làm mất tài liệu, thất thoát

- Đối với giải pháp này tìm tài liệu để khai thác và sử dụng là một việc dễ dàng không mất thời gian, công sức đơn giản nhanh chóng Chỉ cần việc tìm theo sổ theo dõi công văn đến sau đó click vào đường link đã liên kết ở trong sổ là đã có được thứ mình cần

* Theo dõi quản lý và lưu trữ văn bản đi

Mục tiêu: Đảm bảo việc chuyển văn bản đúng nơi quy định, thời gian kịp

thời nhanh chóng, không để xảy ra tình trạng chậm muộn, nhầm lẫn hoặc không chuyển đến đúng nơi quy định của văn bản Lưu trữ đầy đủ và an toàn theo thời gian, không tốn kém văn phòng phẩm

Cách thực hiện:

- Việc theo dõi và quản lý văn bản đi là rất cần thiết đối với công tác văn thư, mọi hoạt động thông tin giữa nhà trường và các cơ quan ban ngành khác đều bị ảnh hưởng nếu không quản lý theo dõi thông tin, văn bản, tài liệu chuyển

đi một cách chặt chẽ và khoa học Công tác chuyển công văn đi quan trọng nhất là đúng địa chỉ, đúng thời gian và không có thiếu sót trong chế độ báo cáo, phản hồi tránh tình trạng việc gửi văn bản đi trùng lặp sẽ làm cho người nhận hoặc nơi nhận phân vân về sự chính xác của văn bản Việc chuyển văn bản phản hồi báo cáo lên cấp trên qua hòm thư điện tử nên người soạn thảo có thể gửi luôn tới địa chỉ email người nhận hoặc nơi nhận chính vì thế mà việc theo dõi quản lý và lưu trữ chưa được đầy đủ với giải pháp mới này tất các các văn bản chuyển đi đều phải gửi đến người phụ trách văn thư cho dù là bản mềm hoặc những văn bản không cần số hiệu sau đó nhân viên văn thư kiểm tra thể thức của văn bản cho chính xác nhất vào sổ theo dõi, sao lưu vào ổ đĩa và cuối cùng mới chuyển đến địa chỉ người nhận một cách chính xác và kịp thời, qua đó có sự theo dõi, quản lý và lưu trữ được tốt nhất không để sảy ra tình trạng không được chuyển hoặc là chuyển sai địa chỉ, gửi trùng lặp và không được lưu trữ theo hệ thống văn bản của nhà trường, đồng thời cũng không phải in ra để lưu trữ trư những văn bản cần phải in sao và lưu trữ bằng bản dấu đỏ

- Việc lưu trữ và vào sổ theo dõi cũng được tiến hành trên máy tính, sổ theo dõi công văn đi là sổ được phân ra tưng loại văn bản, tài liệu riêng và tên, phần trích yếu nội dung trong sổ cũng được liên kết với file tài liệu lưu trữ tại ổ đĩa thông qua Hyperlink việc vào sổ theo dõi và lưu trữ như vậy sẽ tiết kiệm được rất nhiều không gian, thời gian và công sức lưu trữ, việc tìm lại tài liệu lưu trữ sẽ đơn giản và nhanh chóng thuận tiện đáp ứng được yêu cầu của công việc của nhà trường Ví dụ: Ta cần tìm một báo cáo chuyên môn tháng 2 thì chỉ cần vào sổ theo dõi công văn đi và vào sổ theo dõi báo cáo tìm thấy tên báo cáo chỉ cần click chuột là ta đã có một báo cáo cần tìm có thể in ra hoặc là copy file ra thư mục để sử dụng Với việc lưu trữ như vậy ta sẽ rất hiếm khi phải lục tung tủ tài liệu chỉ để tìm một văn bản Quá trình theo dõi và quản lý chặt chẽ sẽ không