hoàn thiện về kế toán mua bán hàng hoá ở Công ty thương mại và đầu tư phát triển Hà Nội

hoàn thiện về kế toán mua bán hàng hoá ở Công ty thương mại và đầu tư phát triển Hà Nội

Chơng I Những vấn đề lý luận chung về kế toán mua bán hàng hoá ở doanh nghiệp thơng mại 1)Khái niệm: Hàng hoá là các loại vật t, sản phẩm có hình thái hoặc không có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. Trị giá hàng hoá mua vào bao gồm: Trị giá mua vào của hàng hoá và chi phí mua hàng hoá, nếu hàng hoá mua về cần phải sơ chế, phân loại, chọn lọc để tăng giá trị koặc khả năng bán của hàng hoá thì trị giá hàng mua bao gồm mua cộng chi phí gia công, sơ chế. 2) Nhiệm vụ kế toán - Phản ánh, giám đốc chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hoá về số lợng, chất lợng và chủng loại hàng hoá, tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá. - Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ, doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán với khách hàng, với ngân sách và xác định chính xác kết quả kinh doanh. - Phản ánh và giám sát tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và tình hình phân phối kết quả kinh doanh. - Lập và báo cáo kết quả kinh doanh đúng chế độ và kịp thời cung cấp số liệu cho việc duyệt quyết toán. Định kỳ phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hóa, tiêu thụ, kết quả và phân phối kết quả kinh doanh. 2.1) Hạch toán chi tiết hàng hoá. - Thực chất đây là sự kết hợp và phối hợp giữa thủ kho và bộ phận kế toán hàng hoá trong việc tổ chức kế toán chi tiết hàng hoá. - Hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết hàng hoá phổ biến là: 1 2.1.1) Phơng pháp ghi thẻ song song: - ở kho ghi chép về mặt số lợng, phòng kế toán ghi chép cả về số lợng và giá trị các loại hàng hoá. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất hàng hoá, ghi số liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Thẻ kho phải đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tiền hàng hoá thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3- 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. - ở phòng kế toán: Mở thẻ hoặc số kế toán chi tiết hàng hoá cho từng danh điểm hàng hoá tơng ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số l- ợng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 5 ngày 1 lần, khi nhận đợc các nhập xuất chứng từ kho chuyển đến, kế toán hàng hoá phải kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết hàng hoá có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ hoặc sổ hàng hoá. 2.1.2) Phơng pháp số d: - ở kho ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song nhng định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá. Cuối tháng thủ kho phải ghi số lợng hàng hoá tồn kho đã tính trên thẻ kho vào sổ số d, vào cột số lợng. Sổ số d đợc mở cho từng kho dùng cả năm. Trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kế toán kiểm tra và tính thành tiền. - ở phòng kế toán: Định kỳ 3 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng từ kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ ( theo giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ đồng thời ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm hàng hoá (nhập xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho sau đó cộng số tiền nhập xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm hàng hoá. 2.1.3) Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho : giống phơng pháp thẻ song song. 2 - ở phòng kế toán: Sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập kho của từng thứ hàng hoá ở từng kho cho cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng loại hàng hoá, mỗi thứ chỉ ghi 1 dòng trong sổ. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả số lợng và giá trị. 2.2) Hạch toán tổng hợp hàng hoá 2.2.1) Nguyên tắc hạch toán tài khoản 156 hàng hoá * Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào bao gồm - Giá mua: + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, ngiá trị hàng hoá mua vào là giá trị thực tế không có thuế GTGT đầu vào + Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không phụ thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá trị hàng hoá mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, thuê kho bến bãi, chi phí gia công, chi phí nhập khẩu ( nếu có ), chi phí đóng gói. - Hạch toán chi tiết nhập xuất kho hàng hoá hàng ngày đợc ghi sổ theo giá hạch toán. Cuối tháng kế toán phải tính giá thạnh thực tế của hàng hoá nhập kho và xác định hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá hạch toán của hàng hoá làm cơ sở xác định giá trị thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ. - Để tính trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho, kế toán phải áp dụng một trong các phơng pháp sau: + Phơng pháp nhập trớc : Trớc hết, ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và kế toán giả thiết rằng số hangf hoá nào nhập trớc thì xuất trớc ; xuất hết số hàng nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Giá thực tế của hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là đơn giá thực tế của những lần nhập sau cùng ( cuối cùng). 3 + Phơng pháp nhập sau xuất trớc: Ta phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và kế toán cùng gửi giả thiết những hàng hoá mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên xuất hết số nhập mới đến số nhập trớc. Đơn giá thực tế của hàng hoá tồn kho cuối kỳ là đơn giá thực tế của những lần nhập đầu tiên. + Phơng pháp bình quân gia truyền: Theo phơng pháp này trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho đợc căn cứ vào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân phải tính. Ta có công thức tính: Trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất = kho trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất trong kỳ Số lợng hàng hoá x xuất trong kỳ Trong đó: Đơn giá bình quân thực tế của hàng hoá = Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng hoá nhập trong kỳ Số lợng hàng hoá tồn đầu kỳ + Số lợng hàng hoá nhập trong kỳ + Phơng pháp thực tế đích danh: theo phơng pháp này, hàng hoá đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến khi xuất bán. Khi xuất kho, hàng hoá thuộc lô nào thì căn cứ vào số lợng và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. - Tính phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất kho trong tháng Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất kho trong tháng = Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn đầu tháng + Chi phí mua hàng phát sinh trong tháng ì Trị giá mua của hàng xuất kho trong tháng Trị giá mua của hàng còn đầu tháng + Trị giá mua của hàng nhập trong tháng - Tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong tháng bằng trị giá mua thực tế của hàng xuất kho trong tháng công với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất kho trong tháng. * Đánh giá hàng hoá theo giá hạch toán: Giá hạch toán của hàng hoá là giá dùng để hạch toán hàng ngay tình hình nhập vật từ khi cha tính đợc giá thực tế. Giá hạch toán do doanh nghiệp tự quy định cho từng danh điểm hàng hoá chỉ có tác dụng trong nội bộ doanh nghiệp và đợc sử dụng ít nhất trong 1 kỳ hạch toán. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc mua 4 của hàng hoá tại 1 thời điểm nào đó. Nh vậy khi dùng giá hạch toán để kế toán chi tiết giá trị hàng hoá nhập xuất thì cuối mỗi kỳ kế toán phải tính chuyển giá hạch toán thành giá thực tế của vật t xuáat kho để có số liệu ghi vào các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo tài chính. Điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán hàng hoá xuất trong kỳ ì Hệ số giá của hàng hoá Trong đó : Hệ số giá của hàng hoá = Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá hạch toán hàng hoá nhập trong kỳ - Hạch toán chi tiết hàng hoá phải thực hiện theo từng kho, từng loạ, nhóm, thứ hàng hoá. 2.2.2) Hạch toán hàng hoá Để hạch toán hàng hoá,kế toán sử dụng tài khoản 156 hàng hoá. tài khảon 156 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho và quầy hàng. * Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 156 hàng hoá - Bên nợ: + Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng ( kể cả thuế nhập khẩu hàng hoá phải nộp nếu có) + Chi phí thu mua hàng hoá + Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến ( gồm giá mua vào và chi phí gia công chế biến) + Trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại + Kết chuyển giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ ( nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) 5 - Bên có: + Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc xuất sử dụng cho sane xuất kinh doanh. + Chi phí mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ + Chiết khấu mua hàng đợc hởng khoản giảm giá, bớt giá mua hàng nhận đợc. + Trị giá hàng hoá trả lại cho ngời bán. + Trị giá hàng hoá phát hiện bị thiếu hụt, h hỏng, kém phẩm chất hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. - Số d bên nợ: + Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho + Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, của hàng hoá đã bán cha đợc chấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý ký gửi. * Tài khoản 156- Hàng hoá có 2 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1561 Giá mua hàng hoá: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào và đã nhập kho bao gồm giá mua và thuế nhập khẩu nếu có. - Tài khoản 1562 chi phí thu mua hàng hoá :phản ánh tình hình chi phí và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá. 3) Phơng pháp hạch toán hàng hoá: 3.1) Hạch toán mua hàng hoá ở doanh nghiệp thơng mại: * Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán mua hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên: 3.1.1) Nếu mua trong nớc 6 - Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về, kế toán căn cứ vào phiếu nhập và hoá đơn, ghi : + Phiếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Nợ TK 156 ( 1561) : Giá cha cả thuế GTGT Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán + Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp ghi trị giá hàng hoá nhập kho theo tổng giá thanh toán trên hoá đơn, kế toán ghi. Nợ TK 156 Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112, 331 - Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn + Khi nhận phiếu nhập kho phải lu vào tập hồ sơ hàng về cha có hoá đơn. + Trong tháng nếu nhận đợc hoá đơn thì kế toán ghi sổ nh trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về. + Cuối tháng nếu hoá đơn vẫn cha về phải ghi sổ theo giá tạm tính, ghi: Nợ TK 156 Giá tạm tính Có TK 331 + Sang tháng sau khi hoá đơn về so sánh giá ghi trên hoá đơn về so sánh giá ghi trên hoá đơn với gía tạm tính nếu có chênh lệch thì điều chỉnh theo giá hoá đơn. Cách 1: Ghi để định khoản giống nh định khoản đã ghi ở trong tháng trớc theo giá tạm tính đồng thời ghi bút toán đen ghi giá hoá đơn. Cách 2: Chỉ điều chỉnh phần chênh lệch giữa giá hoá đơn và giá tạm tính. - Trờng hợp hóa đơn về nhng hàng hoá cha về 7 + Khi nhận đợc hoá đơn phải lu tập hoá đơn vào hồ sơ hàng mua đang đi đờng + Trong tháng nhận đợc hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi sổ nh trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về. + Cuối tháng vẫn cha về, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi : Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, ghi : Nợ TK 151 : giá cha có thuế GTGT Nợ TK 1331 : thuế GTGT khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp ghi: Nợ TK 151 Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112, 331 + Sang tháng sau khi hàng về nhập kho hoặc giao bán hoặc gửi đi bán, kế toán ghi: Nợ TK 156 : nhập kho hay Nợ TK 157 : gửi bán hay Nợ TK 632 : giao bán Có TK 151 - Trờng hợp đợc hởng giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Nợ TK 111, 112 : nếu thu bằng tiền hay Nợ TK 331 : khấu trừ trêm khoản nợ phải trả Có TK 156 : giá mua cả hàng hoá trả lại Có TK 1331 : thuế GTGT tơng ứng với hàng trả lại - Phản ánh chi phí mua ngoài 8 Nợ TK 1562 Có TK 111, 112, 331 3.1.2- Nếu nhập khẩu hàng hoá. - Kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho ngời bán thuế nhập khẩu phải nộp, chi phí chuyển ghi Nợ TK 156 Có TK 3333 Có TK 111, 112, 331 - Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu : + Nếu hàng nhập khẩu dùng vào hoạt động kinh doanh hàng hoá chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ đ- ợc khấu trừ. Nợ TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 3331 Thuế GTGT phẩi nộp ( TK 33312: thuế GTGT hàng nhập khẩu) + Nếu hàng nhập khẩu dùng để kinh doanh hàng hoá không chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu đợc tính vào giá trị hàng mua ghi: Nợ TK 156 : hàng hoá Có TK 3331 : thuế GTGT phải nộp (TK 33312: thuế GTGT hàng nhập khẩu). 3.2) Hạch toán bán hàng ở doanh nghiệp thơng mại * Hạch toán bán hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên 3.2.1) Bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp 9 Phơng thức này đợc sử dụng trong trờng hợp doanh nghiệp xuất hàng cho khách hàng ngay tại kho doanh nghiệp đợc ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Trờng hợp này hàng hoá xuất kho đợc coi là tiêu thụ ngay. Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán nhng cha trả tiền ngay, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng. - Khi xuất kho hàng hoá đi tiêu thụ. Căn cứ vào giá thực tế của hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK : Hàng hoá - Doanh thu hàng hoá thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng số tiền bán hàng ( cha có thuế GTGT ), ghi Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp ( TK 33311- thuế GTGT đầu ra) Có TK 511- Doanh thu bán hàng ( giá cha có thuế GTGT) - Doanh thu bán hàng hoá không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán ( giá đã có thuế ), ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 : Doanh thu bán hàng - Doanh thu bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 : Doanh thu bán hàng + Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp, ghi 10